Platnik v5

KrDMFr5001Fp
Paweł Lisztoń
Program PŁATNIK

Program PŁATNIK
Pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z Zakładem
Ubezpieczeń Społecznych zapewnia program PŁATNIK. Jest on przeznaczony do
instalowania i uŜytkowania przez płatników składek oraz podmiotów upowaŜnionych, w tym
pracowników biur rachunkowych, którzy instalują program PŁATNIK po raz pierwszy lub
uŜywali wcześniejszych wersji programu.
Aktualna wersja programu pozwala między innymi na:
- manualną rejestrację danych do dokumentów ubezpieczeniowych,
- import danych z systemu kadrowo – płacowego,
- automatyczne wykorzystanie danych płatnika do przygotowania dokumentów
ubezpieczeniowych,
- wykorzystanie, przy tworzeniu nowych dokumentów zgłoszeniowych, danych
identyfikacyjnych ubezpieczonych, które przechowywane są w kartotece,
- utrzymanie danych historycznych osób ubezpieczonych,
- weryfikację dokumentów ubezpieczonych oraz przygotowanie raportu o wynikach
weryfikacji,
- tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów z innego
miesiąca,
- wyliczanie wartości w poszczególnych dokumentach rozliczeniowych,
- wyświetlanie zawartości elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych,
- drukowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych wraz z numerami wersji
zamieszczonym w nagłówku,
- drukowanie przelewów bankowych i dokumentów wpłaty,
- przygotowywanie przelewów bankowych w formie pliku tekstowego,
- automatyczne tworzenie i drukowanie raportów miesięcznych dla ubezpieczonego
ZUS RMUA,
- przygotowanie i weryfikację zestawów dokumentów ubezpieczeniowych,
- wysyłkę i potwierdzenie zestawów dokumentów,
- uzyskanie i obsługę certyfikatów niezbędnych do elektronicznej wymiany
dokumentów z ZUS,

tak, aby umoŜliwić przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej
( z zapewnieniem uwierzytelnienia, poufności i integralności danych ).
Najnowszą wersją programu PŁATNIK jest wersja 7.03.001. Wersja ta powstała w celu
zapewnienia realizacji wymogów wynikających z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych
i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów
miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji
rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów.
Ponadto program został zmodyfikowany w zakresie:
- dostosowania programu do instalacji w systemie Windows Vista,
- przekazywania dokumentów do ZUS w ramach systemu EWD, poprzez dodanie opcji
odpowiedzialnej za automatyczne kierowanie przesyłek w ramach dostępnych
serwerów w ZUS,
- instalacji serwera bez danych Microsoft SQL Server 2005 Express Edition.
Podstawy prawne
Zasady działania programu PŁATNIK są zgodne w szczególności z następującymi
przepisami:
- ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U.
z 2007 r. Nr 11 poz. 74, z późniejszymi zmianami),
- ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych
ze środków publicznych (Dz. U. Nr 210, poz. 2135 z późniejszymi zmianami),
- rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r.
w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia
zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych
korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji
rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 149, poz. 982
z późniejszymi zmianami),
- rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie
szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do

których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 78,
poz. 465),
- ustawą z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pienięŜnych z ubezpieczenia
społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity - Dz. U. z 2005 r. Nr 31,
poz. 267 z późniejszymi zmianami),
- ustawą z dnia 30 października 2002 roku o ubezpieczeniu społecznym z tytułu
wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. Nr 199, poz. 1673,
z późniejszymi zmianami),
- rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r.
w sprawie zróŜnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne
z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zaleŜności od zagroŜeń
zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz. 1692 oraz Nr 203, poz. 1720
z późniejszymi zmianami),
- ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz
zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776, z późniejszymi
zmianami),
- ustawą z dnia 28 listopada 2003 r. o słuŜbie zastępczej (Dz. U. nr 223, poz. 2217
z późniejszymi zmianami),
- rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 września 2003 r. w sprawie wzoru
bankowego dokumentu płatniczego naleŜności z tytułu składek, do których poboru
zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. nr 164, poz. 1586,
z późniejszymi zmianami),
- rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia
2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne słuŜące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100 poz.
1024),
- rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie
klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej
stosowania (Dz. U. z 2004 r. Nr 265, poz. 2644 z późniejszymi zmianami).
Zasady opłacania składek na:
- Fundusz Pracy - określa ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia
i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001 z późniejszymi zmianami),

- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych określa ustawa z dnia 13 lipca
2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
(Dz. U. Nr 158, poz. 1121).
Wymagania sprzętowe programu
Konfiguracja minimalna:
• procesor 486,
• 24 MB pamięci RAM,
• około 100 MB przestrzeni na dysku twardym (zaleŜy od konfiguracji systemu przed
instalacją),
• karta graficzna pracująca w rozdzielczości co najmniej 800*600 i wyświetlająca co
najmniej 256 kolorów,
• drukarka atramentowa lub laserowa,
• dowolny modem (przy przesyłaniu dokumentów drogą elektroniczną).
Przedstawiona konfiguracja minimalna zapewnia efektywną pracę w wypadku
operowania na niewielkiej liczbie dokumentów. Praca przy rozdzielczości ekranu 800*600
i ustawionych duŜych czcionkach moŜe powodować niedostępność niektórych elementów
okien programu.
Konfiguracja zalecana:
• procesor Pentium III lub szybszy,
• 256 MB pamięci RAM lub więcej,
• 100-500 MB wolnej przestrzeni na dysku twardym lub więcej - w zaleŜności od
przewidywanej wielkości bazy danych oraz zakresu instalowanych komponentów,
• karta graficzna SVGA pracująca w rozdzielczości 1024*768 i wyświetlająca 16
milionów kolorów (TRUE COLOR),
• drukarka atramentowa lub laserowa drukująca z rozdzielczością przynajmniej 300 dpi,
• karta sieciowa z dostępem do szerokopasmowego Internetu,
• napęd dyskietek FDD lub czytnik kart kryptograficznych.

Wymagania systemowe programu
Program "Płatnik" wymaga jednego z niŜej wymienionych systemów operacyjnych
(w polskiej wersji językowej):
• Windows 95 OSR2,
• Windows 98,
• Windows 98 SE,
• Windows NT 4.0 z Service Pack 6a (lub wyŜszy),
• Windows ME,
• Windows 2000 z Service Pack 3 (lub wyŜszy),
• Windows XP z Service Pack 1 (lub wyŜszy),
• Windows Server 2003 z Service Pack 1 (lub wyŜszy),
• Windows Vista
z zainstalowaną przeglądarką internetową: Internet Explorer w wersji przynajmniej 4.01 SP2.
Wymagania systemowe programu dla wysyłki automatycznej realizowanej przy pomocy
SDWI
Dla poniŜszych systemów:
• Windows 95 OSR2,
• Windows 98,
• Windows 98 SE,
• Windows 2000 Professional z Service Pack 3 (+ High Encryption Pack),
• Windows NT 4.0 Service Pack 6a,
• Windows ME
wymagana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji co najmniej 5.5 SP 2. W systemach
Windows NT 4.0 oraz Windows ME zalecana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji 6.0
SP1.
W systemach:
• Windows XP z Service Pack 1 (lub wyŜszy),
• Windows Server 2003 z Service Pack 1

wymagana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 SP1.
Wymagania systemowe programu dla wysyłki automatycznej realizowanej przy pomocy
EWD.
Dla poniŜszych systemów:
• Windows 98,
• Windows 98 SE,
• Windows 2000 Professional z Service Pack 3 (+ High Encryption Pack),
• Windows NT 4.0 Service Pack 6a,
• Windows ME
wymagana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji co najmniej 5.5 SP 2. W systemach
Windows NT 4.0 oraz Windows ME zalecana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji 6.0
SP1.
W systemach:
• Windows XP z Service Pack 1 (lub wyŜszy),
• Windows Server 2003 z Service Pack 1
wymagana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 SP1.
Na systemie Windows Vista wymagana jest przeglądarka Internet Explorer w wersji co
najmniej 7.0
Ponadto do uruchomienia programu wymagane są:
1. Komponenty dostępu do danych MDAC 2.7 (dla Windows NT 4.0 MDAC 2.71).
2. Jeden z motorów baz danych:
• MS Jet 4.0 z Service Pack 6 lub wyŜszym (motor bazy danych stosowany
w MS Access),
• MSDE 2000 z Service Pack 2 lub wyŜszym (motor bazy danych zgodny z
SQL Server 2000), dla systemu Windows Server 2003 wymagany jest
MSDE 2000 z Service Pack 3a lub wyŜszym,
• SQL Server 2000 z Service Pack 1 lub wyŜszym,

• SQL Server 7.0 z Service Pack 4 lub wyŜszym,
• SQL Server 2005 lub SQL Server 2005 Express.
Pełna wersja instalatora programu PŁATNIK instaluje
następujące składniki (jeśli są niezbędne):
• Pliki programu Płatnik,
• Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 SP1 w polskiej wersji językowej
(2.7 dla Windows 95),
• Przy wyborze rodzaju bazy danych MS Access instalowany jest aparat bazy danych
Microsoft Jet 4.0 Service Pack 8 w polskiej wersji językowej,
• Przy wyborze bazy danych MS SQL Server instalowany jest motor bazy danych
Microsoft SQL Server 2005 Express Edition z Service Pack 2; w tym przypadku
wymagany jest jeden z systemów operacyjnych: Windows 2000 z Service Pack 4,
Windows XP z Service Pack 2, Windows Server 2003 z Service Pack 1 lub Windows
Vista. Dla systemów Windows XP x64 i Windows Server 2003 x64 wymagane jest,
aby przed instalacją serwera SQL zainstalowany był Microsoft .NET Framework 2.0
x64,
• MSXML 4.0 Service Pack 2 (Microsoft XML Core Services) - poza Windows 95
wymagane do poprawnej pracy programu Płatnik.
Ponadto podczas instalacji programu Płatnik mogą być
instalowane:
• w systemie Windows 95 aktualizacja "Windows Socket 2 Update for Microsoft
Windows 95",
• Windows Installer 2.0 Redistributable - dla Windows 98, ME, NT4, 2000,
• Microsoft Win32 Smart Card Base Components - dla Windows 95, 98, ME,NT4.
W systemach Windows NT, 2000, XP oraz Server 2003 oraz Vista przy instalacji
Płatnika wymagane są prawa administratora.

Podstawa prawna
Wersja 7.03.001 programu PŁATNIK powstała w celu zapewnienia realizacji wymogów
wynikających z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 czerwca 2008
r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia
zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych
korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych
korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. nr 112, poz. 717).
Sposoby uzyskania pomocy przy realizacji sprawy
Pomoc telefoniczną uzyskuje się poprzez infolinię obsługi programu „Płatnik”. Pomoc
moŜna uzyskać takŜe poprzez Internet. Konto, na które mogą kierować pytania uŜytkownicy
programu „Płatnik” to: serwis@zus.gov.pl (w treści korespondencji (e-maila) naleŜy podać
nazwisko i imię lub nazwę podmiotu oraz adres zamieszkania osoby lub siedziby podmiotu.
Bez tych danych korespondencja pozostanie bez rozpatrzenia do chwili uzupełnienia o ww.
dane).
Podstawa prawna:
Art. 63 § 2 i art. 64 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. 2000 nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami).
Konto, na które mogą kierować pytania klienci Centrum Certyfikacji to: info@cc.unet.pl
W jednostce ZUS:
Informacje w tej sprawie moŜna uzyskać w jednostkach terenowych ZUS. Aby odnaleźć
informację na temat adresu i godzin funkcjonowania właściwej jednostki terenowej ZUS
naleŜy wpisać w okno wyszukiwania na stronie http://www.zus.pl/default.aspp=2&id=1866
nazwę miejscowości. Na stronie z danymi właściwego Oddziału ZUS naleŜy odnaleźć
najbliŜszą terenową jednostkę ZUS.

Konfiguracja programu
W ustawieniach programu PŁATNIK utrzymywane są parametry programu, czyli
wartości, które mają wpływ na wyliczenia w dokumentach, oraz opcje, które mają wpływ na
wygląd i działanie programu. Odpowiednie ustawienie opcji i parametrów pracy z programem
jest pierwszą czynnością, którą powinien wykonać uŜytkownik po instalacji programu. Do
parametrów programu naleŜą:
- okres rozliczeniowy,
- zakres numerów dokumentów rozliczeniowych,
- stopy procentowe składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń,
- stopy procentowe wynagrodzeń za przekazywanie składek na ubezpieczenie
zdrowotne i wypłatę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
- kwota przeciętnego wynagrodzenia brutto dla celu weryfikacji górnego ograniczenia
podstawy na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe,
- numery kont bankowych ZUS.
Opcje to między innymi:
- opcje wpływające na wygląd ekranu,
- sposób wydruku dokumentów płatniczych,
- wyświetlanie Rejestru płatników przy starcie programu,
- lokalizacje ścieŜek zapisu raportów z importu, plików przelewów, eksportowanych
plików KEDU, załączników komunikatów oraz raportów RMUA w postaci tekstowej.

Opis parametrów i opcji programu Płatnik.
Poszczególne parametry i opcje programu PŁATNIK zostały umieszczone na zakładkach.
PoniŜej znajduje się szczegółowy opis parametrów i opcji oraz ich znaczenia w pracy
z programem.
Zakładka Ogólne zawiera:
- okres rozliczeniowy – umoŜliwia określenie okresu rozliczeniowego,
wykorzystywanego do tworzenia dokumentów rozliczeniowych,
- zakres numerów dokumentów rozliczeniowych – jest wykorzystywany przy
wyliczaniu dokumentów rozliczeniowych,
- opcję, która określa, czy Rejestr płatników ma być pokazywany przy starcie programu
– umoŜliwia to łatwiejszy wybór płatnika do kontekstu szczególnie dla biur
rachunkowych.
Zakładka Wyliczenia zawiera listę wszystkich parametrów niezbędnych do prawidłowego
wyliczenia i weryfikacji składek w dokumentach rozliczeniowych.
Do parametrów wyliczeniowych naleŜą stopy procentowe składek na:
- ubezpieczenie emerytalne,
- ubezpieczenia rentowe,
- ubezpieczenie chorobowe,

- ubezpieczenie wypadkowe,
- ubezpieczenie zdrowotne,
- procent wynagrodzenia za wypłatę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
- procent wynagrodzenia za przekazywanie składek na ubezpieczenie zdrowotne,
- procent ograniczenia podstaw na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe,
- kwota przeciętnego wynagrodzenia brutto.
Parametry wyliczeniowe są prezentowane w postaci rozwijalnej listy.
Wysokości stóp procentowych wykorzystywane do wyliczeń składek na poszczególne
ubezpieczenia oraz procent ograniczenia podstawy wymiaru składki na dobrowolne
ubezpieczenie chorobowe są podane z datą obowiązywania. Podczas wyliczeń podstawy
i składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe wykorzystywane są kwoty przeciętnego
wynagrodzenia. Kwoty te ogłaszane są przez Prezesa GUS co kwartał.
Zakładka Konta bankowe zawiera:
- numery kont bankowych ZUS dla płatności składek na poszczególne ubezpieczenia,
wykorzystywane przy tworzeniu dokumentów płatniczych.
Zakładka Adresy internetowe zawiera:
- adres strony internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dla płatników składek,
- adres pocztowy umoŜliwiający komunikację uŜytkownika z Serwisem programu
PŁATNIK,
- stronę informacyjną ZUS, gdzie podane są aktualne wysokości świadczeń, wskaźniki
i składki.
Zakładka Inne zawiera opcje dotyczące:
- ustawienie sposobu drukowania przelewów – umoŜliwia ustawienie lewego górnego
naroŜnika podczas wydruku oraz wybranie rodzaju wydruku:
• pełen wydruk – wydruk na czystej kartce,
• nadruk na formularzu A4 (dwa egzemplarze),
• nadruk (mały format) (jeden egzemplarz),
- pokazywania podpowiedzi dla panelu wyboru – jeŜeli opcja ta zostanie uaktywniona,
to po najechaniu wskaźnikiem myszy na ikony znajdujące się na panelu wyboru
wyświetlane będą podpowiedzi,
- sortowania według kolumn – opcja umoŜliwiająca sortowanie danych wg dowolnej
kolumny; nie zaleca się stosowania tej opcji przy duŜej ilości dokumentów
ubezpieczeniowych,

- systemu rejestrowania pracy programu – umoŜliwia wybór jednego ze sposobów
rejestrowania pracy programu Płatnik. Rejestrowanie zdarzeń podczas pracy
z programem Płatnik moŜe być wyłączone, uproszczone bądź szczegółowe. Zmiana
sposobu rejestrowania wymaga ponownego uruchomienia programu,
- sposobu uruchamiania weryfikacji dokumentów z blokami wielokrotnymi podczas ich
zapisywania,
- ustawień filtra.
W bloku Weryfikacja dokumentów z blokami wielokrotnymi uŜytkownik moŜe
określić, w jaki sposób ma zachowywać się weryfikacja podczas zapisu i zamykania raportów
imiennych. Do wyboru są następujące opcje:
• nie weryfikuj całego dokumentu,
• automatycznie weryfikuj cały dokument,
• pytaj, czy zweryfikować cały dokument.
Odpowiednie ustawienie opcji weryfikacji jest szczególnie waŜne dla uŜytkowników,
którzy tworzą raporty rozliczeniowe za np. kilkuset ubezpieczonych. NiezaleŜnie od wybranej
opcji dokumenty są zapisywane wraz ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami. Wybór ten
nie dotyczy wysyłki, podczas której weryfikowane są wszystkie dokumenty znajdujące się
w zestawie. Zawsze moŜna wykonać weryfikacje dokumentu o statusie Wprowadzony
klikając przycisk Weryfikuj w otwartym oknie dokumentu lub po zaznaczeniu dokumentu na
widoku i wybraniu odpowiedniej funkcji.
W bloku Filtrowanie uŜytkownik ma moŜliwość sterowania pracą filtrów. Jeśli zostanie
wybrana opcja Zawsze włączaj filtr przy zmianie widoku filtr będzie cały czas widoczny
w dolnej części ekranu – niezaleŜnie od tego, który z widoków zostanie wybrany. Jeśli ww.
opcja nie będzie zaznaczona, wówczas, aby zobaczyć filtr, naleŜy go włączyć w wybranym
widoku przez kliknięcie przycisku Filtr. Dodatkowo, jeśli nie ma potrzeby wyświetlania
wyniku działania filtra w kaŜdym kolejno wybranym widoku, naleŜy wybrać opcję Nie
wyświetlaj wyniku wyszukiwania. Jest to szczególnie pomocne przy pracy z duŜą ilością
Danych, gdyŜ wyświetlenie wyniku wyszukiwania przy kaŜdej zmianie widoku jest bardzo
czasochłonne.
Przy standardowej pracy z programem obie opcje są wyłączone, co oznacza, Ŝe filtr jest
widoczny w dolnej części ekranu dopiero na Ŝądanie, czyli po włączeniu go w wybranym
widoku i wynik wyszukiwania jest zawsze wyświetlany.

ZADANIA UśYTKOWNIKA
PoniŜej jest zawarty opis typowych scenariuszy pracy uŜytkownika, które mają pomóc
w sprawnej i efektywnej obsłudze programu PŁATNIK.
W scenariuszach tych opisane są takie aspekty pracy z programem, jak:
- wprowadzenie danych o ubezpieczonych,
- tworzenie dokumentów,
- wczytanie danych z systemów zewnętrznych w postaci plików KEDU,
- przygotowanie dokumentów do wysyłania do ZUS,
- przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej,
- zamówienie i pobranie danych z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych,
- wykorzystanie danych pobranych z CRU w programie Płatnik.
Ogólny scenariusz pracy z programem PŁATNIK
Celem programu PŁATNIK jest sporządzenie prawidłowych dokumentów
ubezpieczeniowych i ich przekazanie do ZUS. PoniŜej zostały przedstawione typowe
schematy postępowania dla róŜnych płatników. Schematy te pokazują tylko najwaŜniejsze
i najbardziej typowe operacje dla róŜnych grup uŜytkowników, ale nie są jedynymi
i obowiązującymi ścieŜkami pracy. Zostały wyróŜnione trzy róŜne grupy uŜytkowników:
- mały płatnik – rozliczający składki sam za siebie lub zatrudniający kilku
pracowników, który nie korzysta z systemu kadrowo-płacowego,
- średni lub duŜy płatnik – korzystający z systemów kadrowo-płacowych, który
wykorzystuje program Płatnik do weryfikowania i wysyłania dokumentów do ZUS,
- podmiot upowaŜniony w tym biuro rachunkowe, rozliczające składki za kilku
płatników.

Mały płatnik
Schemat pracy z programem PŁATNIK dla małego płatnika moŜna przedstawić
w następujących krokach:
1. Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych,
2. Utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych,
3. Weryfikacja dokumentów. Poprawa błędów,
4. Dołączenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa błędów,
5. Wysłanie zestawu (wydruk dokumentów lub wysyłka elektroniczna),
6. Potwierdzenie wysłania (w przypadku wydruku – ręczne, w przypadku wysyłki
elektronicznej – automatyczne),
7. Wykonanie innej funkcji w programie:
- przygotowanie dokumentów za kolejny okres,
- wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA,
- wykorzystanie kreatora dokumentu płatniczego,
- wykorzystanie funkcji administracyjnych programu,
- archiwizacja danych,
- realizacja innej operacji w programie.
Średni i duŜy Płatnik
Schemat pracy z programem PŁATNIK dla płatnika średniego i duŜego moŜna
przedstawić w następujących krokach:
1. Wybór płatnika do kontekstu,
2. Wczytanie dokumentów z systemów zewnętrznych,
3. Weryfikacja dokumentów. Poprawa błędów,
4. Dołączenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa błędów,
5. Wysłanie zestawu (wydruk dokumentów lub wysyłka elektroniczna),
6. Potwierdzenie wysłania (w przypadku wydruku – ręczne, w przypadku wysyłki
elektronicznej – automatyczne),
7. Archiwizacja zestawu dokumentów,
8. Wykonanie innej funkcji w programie:
- przygotowanie dokumentów za kolejny okres,

- wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA,
- wykorzystanie kreatora dokumentu płatniczego,
- wykorzystanie funkcji administracyjnych programu,
- realizacja innej operacji w programie.
Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony były przenoszone do
archiwum. Dotyczy to w szczególności tych płatników, którzy mają duŜo ubezpieczonych
i robią wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importują dokumenty
z systemów zewnętrznych. JeŜeli korekty dokumentów rozliczeniowych są przygotowywane
za pomocą Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naleŜy archiwizować zestawy
o poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden mniejszym od identyfikatora
ostatnio wysłanej korekty). Działanie takie ma na celu zmniejszenie wielkości roboczej bazy
danych i poprawę jej wydajności.
Płatnik upowaŜniony – np. Biuro rachunkowe
Schemat pracy z programem PŁATNIK dla płatnika rozliczającego więcej niŜ jednego
płatnika (np. biuro rachunkowe) moŜna przedstawić w następujących krokach:
1. Wybór płatnika do kontekstu,
2. Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych,
3. Wczytanie dokumentów z systemów zewnętrznych lub utworzenie dokumentów
ubezpieczeniowych,
4. Weryfikacja dokumentów. Poprawa błędów,
5. Dołączenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa błędów,
6. W wypadku konieczności przygotowania danych kolejnego płatnika (powrót do
kroku 1),
7. Wysłanie wszystkich zestawów dokumentów dla obsługiwanych płatników (wydruk
dokumentów lub wysyłka elektroniczna),
8. Potwierdzenie wysłania zestawów (w przypadku wydruku – ręczne w przypadku
wysyłki elektronicznej – automatycznie),
9. Archiwizacja zestawu dokumentów,
10. Wykonanie innej funkcji w programie:
- przygotowanie dokumentów za kolejny okres,
- wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA,

- wykorzystanie kreatora dokumentu płatniczego,
- wykorzystanie funkcji administracyjnych programu,
- realizacja innej operacji w programie.
Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony były przenoszone do
archiwum. Dotyczy to w szczególności tych płatników, którzy mają duŜo ubezpieczonych
i robią wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importują dokumenty
z systemów zewnętrznych. JeŜeli korekty dokumentów rozliczeniowych są przygotowywane
za pomocą Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naleŜy archiwizować zestawy
o poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden mniejszym od identyfikatora ostatnio
wysłanej korekty). Działanie takie ma na celu zmniejszenie wielko8ci roboczej bazy danych
i poprawę jej wydajności.
Statusy w programie Płatnik
KaŜdy dokument w programie posiada określony cykl Ŝycia, w którym dokument
przechodzi przez poszczególne etapy przetwarzania. Na kaŜdym etapie przetwarzania
zdefiniowano operacje i czynności, jakie moŜna wykonać z dokumentem. Aby w prosty
sposób zaprezentować na jakim etapie przetwarzania znajduje się dokument, wprowadzono
statusy.
Statusy dokumentów
Status dokumentu określa, jakie czynności moŜna z danym dokumentem wykonywać
i jest ściśle związany z jego przetwarzaniem. W programie Płatnik dokumenty mogą posiadać
cztery róŜne statusy:
• Wprowadzony – oznacza, Ŝe dokument został utworzony przez uŜytkownika lub
zaimportowany z pliku KEDU z systemu zewnętrznego. Dokument taki moŜna
edytować, usunąć oraz wydrukować w trybie roboczym.
• Wysłany – oznacza, Ŝe dokument został dołączony do zestawu dokumentów
i wysłany, ale nie ma jeszcze pewności, Ŝe dotarł do ZUS. Takiego dokumentu nie
moŜna edytować ani usunąć, ale istnieje moŜliwość zmiany jego stanu na
Wprowadzony.

• Potwierdzony – potwierdzono wysłanie do ZUS. Potwierdzenie jest moŜliwe
w wypadku, kiedy jesteśmy pewni, Ŝe dokument dotrze lub dotarł do ZUS.
W praktyce oznacza to: otrzymanie potwierdzenia przesłania dokumentów drogą
elektroniczną lub otrzymanie potwierdzenia przesyłki poleconej na poczcie.
Dokument w takim stanie moŜna tylko przeglądać i drukować.
• Historyczny – pochodzi z poprzedniej wersji programu Płatnik. Dokumenty te
pozwalają na odtworzenie przebiegu ubezpieczenia płatników i ubezpieczonych oraz
na tworzenie dokumentów korygujących.
Cykl Ŝycia dokumentu w programie:
• etap przetwarzania – określa czynności wykonywane podczas pracy z dokumentem,
• status – pokazuje jaki dokument ma status przetwarzania na danym etapie pracy,
• widok/obszar roboczy – określa w jakim widoku najlepiej pracować podczas danego
etapu pracy.
Etapy pracy z dokumentem:
1. Utworzenie dokumentu lub wczytanie z systemu zewnętrznego oraz jego
edycja - na tym etapie dokument ma status Wprowadzony i najłatwiej go
znaleźć w widoku Dokumenty wprowadzone.
2. Wysłanie zestawu dokumentów – po utworzeniu dokumentów naleŜy je
dodać do zestawu i wysłać do ZUS poprzez wydruk lub za pomocą przekazu
elektronicznego. Po wysłaniu zestawu dokumentów do ZUS, dokumenty
otrzymają status Wysłany i błąd widoczne w widoku Dokumenty wysłane.
3. Potwierdzenie wysłania zestawu dokumentów - po zakończeniu tego etapu
dokumenty będą miały status Potwierdzony i będą znajdowały się w widoku
Dokumenty wysłane.
W widoku Wszystkie dokumenty znajdują się wszystkie dokumenty płatnika niezaleŜnie
od etapu pracy i statusu w jakim znajduje się dokument. Dokumenty o statusie Historycznym
są to dokumenty z poprzedniej wersji programu wczytane zasileniem inicjalnym z plików
KEDU, moŜna znaleźć je w widoku Dokumenty wysłane lub Wszystkie dokumenty.

Statusy weryfikacji
W programie PŁATNIK wszystkie dokumenty, kartoteki oraz zestawy dokumentów
posiadają status weryfikacji. W zaleŜności od poprawności weryfikowanych danych
w dokumentach, kartotekach lub zestawach status weryfikacji moŜe mieć jedną
z następujących wartości:
• Błąd krytyczny - Ikona koloru czerwonego,
• Błędy - Ikona koloru pomarańczowego,
• OstrzeŜenie – Ikona koloru Ŝółtego,
• Brak błędu – Ikona koloru zielonego,
• Niezweryfikowany – Ikona koloru niebieskiego w kształcie okręgu ze znakiem
zapytania.
Status weryfikacji jest wyświetlany na widokach w postaci opisów, a w oknach
dokumentów, kartotek lub zestawów w postaci symboli graficznych na pasku stanu po lewej
stronie. Jeśli w dokumencie są róŜne błędy, np. OstrzeŜenia i Błędy krytyczne, to status
weryfikacji dokumentu jest określony jako Błąd krytyczny.
W obecnej wersji programu Płatnik weryfikacji będą podlegać tylko dokumenty
o statusie Wprowadzony. Dokumenty o statusach Wysłany, Potwierdzony i Historyczny nie
będą podlegać weryfikacji i będą miały status weryfikacji zgodny z ostatnio przeprowadzoną
weryfikacją z wersji programu z jakiej pochodzą.
Funkcje programu
Funkcje programu obejmują:
• obsługę danych płatnika,
• obsługę danych ubezpieczonego,
• tworzenie i weryfikację dokumentów ubezpieczeniowych,
• import dokumentów, w tym zasilenie inicjalne,
• tworzenie dokumentów płatniczych,
• tworzenie raportów ZUS RMUA,

• przekaz elektroniczny.
Obsługa danych płatnika
Program PŁATNIK przechowuje wszystkie dane płatnika w kartotece. Obsługa danych
płatnika sprowadza się do zasilenia kartoteki danymi identyfikacyjnymi, adresowymi oraz
numerami rachunków bankowych i wysokością stopy procentowej składki na ubezpieczenie
wypadkowe (jest to pierwsza czynność, którą naleŜy wykonać w pracy z programem).
Wpisanie danych płatnika do kartoteki umoŜliwia automatyczne wypełnianie ich we
wszystkich rodzajach formularzy. Poza tym w kartotece płatnika jest równieŜ przechowywany
zbiór informacji historycznych o danych identyfikacyjnych, jeśli ulegały zmianie. Dane
identyfikacyjne w kartotece płatnika są aktualizowane, jeśli do ZUS został przekazany
dokument ZUS ZIPA, ZUS ZPA - zgłoszenie lub ZUS ZFA - zgłoszenie. Aktualizacja danych
zaleŜy od dat zawartych w dokumentach wysyłanych do ZUS i od daty ostatniej zmiany
danych w kartotece. W kartotece płatnika na zakładce Dane identyfikacyjne w bloku
Informacje o płatniku są pola Data ostatniego zgłoszenia oraz Data ostatniego
wyrejestrowania.
Data zgłoszenia w Kartotece płatnika aktualizowana jest na podstawie najpóźniejszej
Daty powstania obowiązku opłacania składek podanej na przekazanym dokumencie ZUS
ZFA- -zgłoszenie lub ZUS ZPA - zgłoszenie.
Data wyrejestrowania w Kartotece płatnika aktualizowana jest na podstawie
najpóźniejszej Daty wyrejestrowania podanej na przekazanym do ZUS dokumencie ZUS
ZWPA.
Na postawie tych dwóch dat (zgłoszenia i wyrejestrowania) ustalany jest status kartoteki
płatnika, który prezentowany jest na pasku stanu okna Kartoteka płatnika. Status ten
zmieniany jest po uzyskaniu potwierdzenia przekazania dokumentów.
Obsługa danych ubezpieczonego
Program PŁATNIK utrzymuje dane ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych. Rejestr
ubezpieczonych jest to miejsce w programie, gdzie dane wszystkich osób ubezpieczonych
zebrane są w postaci listy, przy czym dane kaŜdego ubezpieczonego zgromadzone są

w kartotece. Kartoteka wspomaga obsługę ubezpieczonych, szczególnie w zakresie
przeglądania danych oraz tworzenia dokumentów zgłoszeniowych. Poza tym w kartotece
przechowywany jest zbiór historycznych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego oraz
status ubezpieczonego. Status ubezpieczonego moŜe być Zgłoszony lub Wyrejestrowany
i ulega zmianie po potwierdzeniu dokumentów zgłoszeniowych, w trakcie pracy Kreatora
aktualizacji statusów ubezpieczonego lub po manualnej edycji uŜytkownika programu. KaŜdy
ubezpieczony, dla którego są tworzone dokumenty ubezpieczeniowe w programie PŁATNIK,
powinien zostać dodany do Rejestru ubezpieczonych.
Dane ubezpieczonych moŜna wprowadzić do rejestru na kilka sposobów:
- manualnie (uzupełniając je przy pomocy klawiatury),
- wykonując zasilenie inicjalne,
- poprzez wczytanie aktualnych dokumentów ubezpieczeniowych pochodzących
z systemów kadrowo-płacowych.
Operacje związane z obsługą ubezpieczonych wywoływane są w widoku Rejestr
ubezpieczonych.
Utworzenie dokumentu
Funkcja pozwala na utworzenie nowego dokumentu ubezpieczeniowego. Po wyborze
dokumentu pojawia się formatka pozwalająca na wprowadzenie wszystkich danych
dokumentu. Dane płatnika w kaŜdym dokumencie są automatycznie uzupełniane danymi
z kartoteki płatnika. JeŜeli jest tworzony dokument ubezpieczonego, dane osoby
ubezpieczanej są równieŜ uzupełniane danymi z kartoteki. W programie moŜna tworzyć,
otwierać lub przeglądać dokumenty lub bloki wielokrotne dla 20 osób. Ograniczenie to ma na
celu zabezpieczenie programu przed otwieraniem zbyt duŜej liczby okien jednocześnie.
Weryfikacja dokumentu
Omówiona poniŜej grupa funkcji odnosi się do zagadnienia weryfikacji dokumentów
ubezpieczeniowych. Funkcje weryfikacji mogą być wywoływane w celu sprawdzenia
poprawności zarówno jednego dokumentu, jak równieŜ określonej grupy dokumentów.

W programie Płatnik weryfikacja jest dostępna tylko dla dokumentów o statusie
Wprowadzony. Zablokowana została weryfikacja pozostałych dokumentów, tj. dokumentów
o statusie Wysłany, Potwierdzony lub Historyczny.
Dokumenty, które znajdują się w bazie, powstałe w poprzednich wersjach programu
Płatnik, po przejściu na wersję aktualną zachowają wyniki weryfikacji z ostatnio
przeprowadzonej weryfikacji.
Dokumenty wprowadzone do bazy zasileniem inicjalnym będą miały status
Niezweryfikowany.
Import dokumentów
Funkcja ta słuŜy do wczytywania dokumentów ubezpieczeniowych z systemów
zewnętrznych i jest wspomagana kreatorem. Dane z systemów zewnętrznych powinny być
wygenerowane w postaci pliku KEDU, którego strukturę określa dokument „Specyfikacja
wejścia – wyjścia”. Program Płatnik wersja 7.03.001 umoŜliwia wczytywanie plików KEDU
o formacie XML lub SGML.
Dla programu Płatnik wersja 7.03.001 obowiązującym dokumentem jest:
- dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów, Specyfikacja
wejścia – wyjścia wersja 1.1, która obejmuje zmiany w dokumentach
ubezpieczeniowych,
- dla KEDU o formacie SGML - Specyfikacja wejścia-wyjścia, wersja 1.9.
W programie PŁATNIK istnieje kilka rodzajów importu:
- wczytanie wszystkich dokumentów z moŜliwością wczytywania dokumentów dla
wszystkich płatników istniejących w bazie,
- import nowych dokumentów,
- import dokumentów aktualizujących,
- import dokumentów nowych i aktualizujących.
Program Płatnik umoŜliwia wczytywanie dokumentów kilku płatników jednocześnie,
przy czym musi istnieć zgodność danych identyfikacyjnych płatnika w importowanych
dokumentach z danymi płatników w Rejestrze płatników.
Import dokumentów nowych i aktualizujących moŜe odbywać się tylko dla jednego
płatnika. Musi istnieć zgodność danych identyfikacyjnych płatnika między kartoteką płatnika
a dokumentami importowanymi.

Kreator importu dokumentów pozwala na określenie zakresu importowanych
dokumentów oraz ustawienie dodatkowych opcji porównania podczas importu nowych
i aktualizujących dokumentów. Oznacza to, Ŝe z pliku KEDU moŜna zaimportować
dokumenty wybranego typu, np. tylko ZUS ZUA, lub dokumenty dla wybranych
ubezpieczonych.
Podczas importu dokumentów nowych lub aktualizujących zawsze brane są pod uwagę
rodzaj dokumentu, dane identyfikacyjne płatnika i ubezpieczonego (aktualne i/lub
historyczne) oraz kod tytułu ubezpieczenia. Poza tym moŜna określić dodatkowe opcje
porównania, które umoŜliwiają wykonanie bardziej szczegółowych sprawdzeń
importowanych dokumentów. Do dodatkowych danych, które mogą być brane pod uwagę
w trakcie porównania, naleŜą:
- wymiar czasu pracy
- kod wykonywanego zawodu
- kod świadczenia/przerwy
- początek okresu świadczenia
- koniec okresu świadczenia.
W programie Płatnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcję Porównuj
z historią danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych. Opcja ta
domyślnie jest zaznaczona, czyli podczas importu nowych dokumentów i aktualizujących
zawsze brane są pod uwagę dane aktualne i historyczne ubezpieczonych. UmoŜliwiono
jednak wyłączenie tej opcji, co oznacza, Ŝe import będzie brał pod uwagę tylko aktualne dane
ubezpieczonego widoczne na zakładce Dane identyfikacyjne w kartotece ubezpieczonego.
Wyłączenie tej opcji jest zalecane dla tych płatników, którzy mają błędne dane historyczne
w kartotekach ubezpieczonych. Poza tym moŜna wykonać import, podczas którego będą
porównywane wszystkie pola w dokumentach.
Wczytanie wszystkich dokumentów
Wczytanie wszystkich dokumentów polega na kopiowaniu wszystkich dokumentów
z zestawu importowanego. W przypadku tej operacji nie jest istotne, czy dokumenty są
identyczne, czy róŜnią się między sobą. Wczytanie moŜe odbywać się dla jednego płatnika
(wybranego do kontekstu) lub dla wszystkich płatników wprowadzonych do Rejestru
płatników.

Jeśli chcesz wczytać jednocześnie dokumenty kilku płatników, to wybierz Wczytanie
wszystkich dokumentów i zaznacz pole wyboru dla płatników wprowadzonych do Rejestru
płatników.
Import dokumentów nowych
Import nowych dokumentów polega na kopiowaniu z zestawu importowanego
dokumentów róŜnych od dokumentów znajdujących się w widoku Dokumenty wprowadzone.
Import dokumentów aktualizujących
Import dokumentów aktualizujących polega na porównaniu dokumentów
z importowanego pliku KEDU z dokumentami znajdującymi się w bazie programu ze
statusem Wprowadzony i pominięciu tych dokumentów, które nie występują w programie
Płatnik, oraz wyszukaniu dokumentów takich samych i zastąpieniu ich dokumentami
pochodzącymi z importu. W wypadku importu z aktualizacją dokumentu zgłoszenia do
ubezpieczeń ZUS ZUA dla tego samego ubezpieczonego nie następuje uaktualnienie danych.
Importowany ZUS ZUA dopisywany jest obok dokumentu istniejącego w zestawie.
Mechanizm taki został wprowadzony dla sytuacji, w której ubezpieczony w danym zakładzie
pracy zawarł przynajmniej dwie umowy o pracę.
Kreator zasilania inicjalnego
Funkcja słuŜy do wczytania dokumentów powstałych w poprzednich wersjach programu
Płatnik (4.01.001 lub niŜsze) lub z innych systemów zewnętrznych oraz do zasilenia
istniejących kartotek ubezpieczonych danymi o oddziałach NFZ i jest wspomagana
kreatorem. Zasilanie inicjalne naleŜy wykonywać tylko w odniesieniu do dokumentów, które
wcześniej zostały przekazane do ZUS-u. Dokumenty takie otrzymają status Historyczny i są
umieszczane w zestawach dokumentów o statusie Historyczny i nazwie takiej samej jak miał
wczytywany plik KEDU. Oznacza to, Ŝe nie moŜna ich edytować, ale mają wpływ na
aktualizację kartotek płatnika i ubezpieczonych. Podczas zasilania inicjalnego tworzone są
nowe kartoteki ubezpieczonych dla osób, które nie zostały zidentyfikowane z Ŝadną istniejącą
w bazie kartoteką. Do istniejących kartotek są dopisywane aktualne bądź historyczne dane

o osobach ubezpieczonych lub płatniku. Jeśli wśród dokumentów, które są wczytywane,
istnieją dokumenty bez minimum identyfikacyjnego ubezpieczonego, to zostaną one
wczytane do programu, ale na ich podstawie nie zostaną utworzone nowe kartoteki
ubezpieczonych. Zasilenie kartotek ubezpieczonych danymi o oddziałach NFZ pochodzącymi
z plików *.kch moŜna wykonać po utworzeniu kartotek dla tych ubezpieczonych. Oznacza to,
Ŝe naleŜy najpierw wczytać do programu dokumenty ubezpieczonych, a później wczytywać
dane z plików *.kch. Usunięcie dokumentu o statusie Historyczny nie powoduje usunięcia
zapisów w kartotece powstałych w wyniku zasilenia bazy tym dokumentem. Aby usunąć
dokument historyczny naleŜy usunąć zestaw, do którego ten dokument jest dołączony.
Jeśli w poprzedniej wersji programu Płatnik (wersji 4.01.001 lub wcześniejsze) wysyłane
były do ZUS w kompletach korygujących tylko dokumenty faktycznie korygowane, czyli nie
całe komplety, to przed zasileniem inicjalnym musisz odpowiednio przygotować dokumenty.
Podczas zasilenia inicjalnego zakładane są nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które
wcześniej nie figurowały w Rejestrze ubezpieczonych. JeŜeli kartoteki zakładane są na
podstawie dokumentów, w których wypełnione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie
zostało wypełnione, to program automatycznie uzupełni pole Data urodzenia w kartotece. O
uzupełnieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje
odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu.
Kreator dokumentów płatniczych
Tworzenie dokumentów płatniczych jest wspomagane przez kreator umoŜliwiający
szybkie i wygodne tworzenie dokumentów płatniczych na podstawie zestawu dokumentów
lub danych wprowadzonych ręcznie. Za pomocą kreatora moŜna utworzyć dokument wpłaty,
przelewy bankowe lub zapisać dokument płatniczy w pliku tekstowym. Dokumenty płatnicze
mogą być tworzone na podstawie dokumentów o statusie Wprowadzony, Wysłany,
Potwierdzany lub Historyczny. Oznacza to, Ŝe dokumenty płatnicze mogą być tworzone na
podstawie utworzonych deklaracji, niezaleŜnie od statusu.
Podczas tworzenia dokumentów płatniczych za pomocą kreatora:
- identyfikator uzupełniający dla osoby fizycznej jest pobierany w następującej
kolejności: REGON, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, paszport; dla osoby
prawnej jest pobierany REGON, jeśli płatnik nie posiada numeru REGON, to pole to
pozostaje puste,

- do deklaracji korygujących nie są pobierane kwoty składek dla poszczególnych
składek, kwoty te naleŜy uzupełnić ręcznie,
- z kartoteki płatnika są pobierane numery rachunków bankowych, które zostały
wprowadzone jako ostatnie dla danego tytułu obciąŜenia.
Program umoŜliwia drukowanie dokumentów płatniczych na czystych kartkach papieru
jako kompletny wydruk (pełen wydruk) lub nadruku na specjalnie przygotowanych drukach
dowodów wpłaty/przelewu w jednym (mały format) lub w dwóch egzemplarzach (format
A4). Sposób wydruku dokumentów płatniczych naleŜy określić w oknie Ustawienia
programu na zakładce Inne.
Obsługa dokumentów ZUS RMUA
Funkcja obejmuje automatyczne przygotowanie raportów dla ubezpieczonych (ZUS
RMUA) na podstawie dokumentów rozliczeniowych oraz drukowanie ich w postaci
papierowej. PoniewaŜ raport dla ubezpieczonych powstaje na podstawie raportów imiennych
wysłanych do ZUS, konieczne jest przygotowanie takich raportów za dany okres
rozliczeniowy. Raporty imienne powinny mieć status Wysłany, Potwierdzony lub
Historyczny. Podczas wydruku raportu ZUS RMUA drukowane jest równieŜ zaświadczenie
o opłacaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zaświadczenie takie zawiera dane
identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, okres za jaki została opłacona składka oraz kod i nazwę
oddziału NFZ i jest zawsze drukowane u dołu pierwszej strony w taki sposób, aby umoŜliwić
odcięcie. JeŜeli w kartotece ubezpieczonego nie został podany kod oddziału NFZ, to po
wybraniu go podczas pracy kreatora i zaznaczeniu odpowiedniej opcji moŜna ten kod zapisać
do kartoteki.
Weryfikacja wstępna danych przekazu elektronicznego
JeŜeli podczas danej sesji pracy z programem uŜytkownik nie pracował jeszcze
z przekazem elektronicznym, to po przejściu do widoku związanego z przekazem wykonana
zostanie weryfikacja wstępna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL. Polega
ona na sprawdzeniu:
- odcisków kluczy publicznych certyfikatu punktu zaufania,

- czy w programie zarejestrowane są potrzebne do pracy z przekazem elektronicznym
certyfikaty wydawane przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla
ZUS takie, jak: CA-NAD, CA-ZEW, jednostki ZUS, płatnika związanego z aktualnym
kontekstem,
- w przypadku gdy płatnik chce korzystać z certyfikatu kwalifikowanego – czy
w programie zarejestrowane są potrzebne do pracy z przekazem elektronicznym
certyfikaty takie, jak: certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji, certyfikat
Centrum Certyfikacji (KIR, Sigillum lub UNIZETO Certum) i certyfikat
kwalifikowany płatnika wydany przez Centrum Certyfikacji,
- czy w programie zarejestrowane są aktualne listy certyfikatów uniewaŜnionych
(CRL).
Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza na swojej stronie internetowej
www.cc.unet.pl.
Narodowe Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza na swojej stronie
internetowej www.centrast.pl.
Odcisk klucza jest skrótem klucza publicznego (wykonanym wg algorytmu sha1) i słuŜy
do wizualnej weryfikacji wiarygodności certyfikatu.
Wyświetlanie identyfikatora klucza publicznego, które jest wykonywane dla certyfikatu CA-
NAD oraz w przypadku gdy płatnik chce korzystać z certyfikatu kwalifikowanego certyfikatu
Narodowego Centrum Certyfikacji, moŜna wyłączyć, zaznaczając pole wyboru Nie pokazuj
tego komunikatu podczas następnego uruchomienia programu w oknie Weryfikacja punktu
zaufania.
Sprawdzanie zarejestrowanych list CRL równieŜ moŜna wyłączyć, zaznaczając pole
wyboru Nie pokazuj tego komunikatu podczas następnego uruchomienia programu w oknie
Weryfikacja list CRL.
Opcje dotyczące wyświetlania odcisku klucza punktu zaufania oraz informacji o listach
CRL moŜna ustawić (ponownie włączyć) w oknie Ustawienia przekazu elektronicznego na
zakładce Certyfikaty i CRL.

Konfiguracja przekazu elektronicznego
Do parametrów przekazu elektronicznego naleŜą:
- jednostka ZUS,
- ustawienia metody przekazu dokumentów i zamówień do ZUS (róŜne w zaleŜności od
wybranej metody),
- włączenie opcji pracy z Elektroniczną Wymianą Dokumentów,
- wybór uŜytkownika certyfikatu (wydanego przez centrum certyfikacji dedykowane dla
ZUS),
- wybór certyfikatu kwalifikowanego wykorzystywanego do komunikacji z ZUS
w zakresie przekazywania dokumentów przez EWD,
- okres informowania o zbliŜającym się końcu okresu waŜności klucza prywatnego,
- ustawienia serwera proxy,
- adres e-mail do komunikacji z Centrum Certyfikacji dedykowanym dla ZUS,
- adres strony WWW Centrum Certyfikacji dedykowanego dla ZUS Unizeto Certum,
- adresy Centrum Certyfikacji dedykowanego dla ZUS słuŜące do pobierania
certyfikatów i list CRL,
- ustawienia wyświetlania ostrzeŜeń przed pierwszym uŜyciem funkcji przekazu
elektronicznego,
- adresy Centrum Certyfikacji dedykowanego dla ZUS dla przekazywanych
wiadomości,
- lokalizacje plików związanych z przekazem elektronicznym.
A takŜe parametry, który są widoczny wyłącznie po wybraniu kanału EWD:
- wybór certyfikatu kwalifikowanego wykorzystywanego do komunikacji z ZUS
w zakresie przekazywania dokumentów przez EWD,
- własny adres do przekazywania zestawów dokumentów.
Oraz parametry, które są widoczne wyłącznie po wybraniu korzystania z certyfikatu
kwalifikowanego takie, jak:
- adres Narodowego Centrum Certyfikacji,
- adres Narodowego Centrum Certyfikacji słuŜący do pobierania list CRL,
- adres centrum, które jest wydawcą certyfikatu kwalifikowanego słuŜący do pobierania
list CRL.

Dostępność funkcji i wygląd okna Ustawienia przekazu elektronicznego zmienia się
w zaleŜności od wybranego kanału komunikacji z ZUS.
Ustawienia ogólne przekazu elektronicznego
Na zakładce Ustawienia ogólne znajdują się parametry, które naleŜy ustawić w pierwszej
kolejności. NaleŜą do nich określenie jednostki ZUS oraz metody przekazu dokumentów
i danych z CRU i dokonanie wyboru kanału jakim będą one dostarczane do ZUS.
W programie Płatnik dostępne są dwa kanały komunikacji:
- SDWI – System Dwustronnej Wymiany Informacji,
- EWD – Elektroniczna Wymiana Dokumentów.
Jeśli opcja UŜywaj Elektronicznej Wymiany Dokumentów nie została zaznaczona
oznacza to, Ŝe pracujemy w systemie SDWI.
Wybór kanału będzie mieć wpływ na moŜliwość wyboru certyfikatów uŜywanych przy
przekazywaniu danych do ZUS:
- Przy przekazywaniu danych SDWI uŜywany jest tylko certyfikat wydany przez
centrum certyfikacji dedykowane dla ZUS.
- Przy przekazywaniu danych do EWD moŜe być uŜywany:
• albo certyfikat wydany przez centrum certyfikacji dedykowane dla ZUS (płatnika lub
osobisty),
• albo certyfikat kwalifikowany wydany przez jedno z kwalifikowanych centrów
certyfikacji działających na terenie RP: Certum, Sigillum lub Krajową Izbę
Rozliczeniową.

Słownik:
- CA-NAD – Nadrzędne Centrum Certyfikacji dla ZUS
- CA-ZEW – Zewnętrzne Centrum Certyfikacji dla ZUS
- CRL – Listy certyfikatów uniewaŜnionych
- CRU – Centralny Rejestr Ubezpieczonych
- EWD – Elektroniczna Wymiana Dokumentów
- KEDU – Plik zawierający zestaw dokumentów ubezpieczeniowych zapisanych
w postaci elektronicznej w odpowiednim formacie (Kolekcja Elektronicznych
Dokumentów Ubezpieczeniowych)
- SDWI – System Dwustronnej Wymiany Informacji
- ZUS-RMUA – Raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej
- ZUS-ZIPA – Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek
- ZUS-ZFA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej
- ZUS-ZPA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub
jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
- ZUS-ZUA – Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby
ubezpieczonej
- ZUS-ZWPA – Wyrejestrowanie płatnika składek

Źródło:
- Płatnik
- www.zus.pl