WYTYCZNE DOTYCZĄCE STRON TRZECICH

WYTYCZNE DOTYCZĄCESTRON TRZECICH

Spis treści1. Cele i zakres obowiązywania 12. Współobowiązujące dokumenty 13. Strony Trzecie 14. Ogólne standardy dotyczące relacji ze stronami trzecimi 15. Uregulowania szczególne dla pośredników handlowych 16. Weryfikacja uczciwego postępowania 27. Kontrola przestrzegania zasad compliance 38. Zobowiązanie do przestrzegania zasad compliance ikonsekwencje w razie ich naruszania 49. Historia zmian 4

Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 11. Cele i zakres obowiązywaniaPoza zasadami objaśnionymi w Kodeksie postępowaniakoncernu Bilfinger, odnośne Wytyczne dotyczące strontrzecich zawierają konkretne instrukcje postępowania wzakresie ważnym dla unikania ryzyk z tytułu compliancewe współpracy z określonymi partnerami handlowymi.Kodeks postępowania oraz Wytyczne dotyczące stron trzecichobowiązują Zarząd, kierownictwa jednostek, kadrękierowniczą oraz wszystkich innych pracowników koncernuBilfinger.2. Współobowiązujące dokumentyWspółobowiązującym dokumentem jest Kodeks postępowania.3. Strony TrzecieWspółpraca z określonymi partnerami handlowymi (dostawcami,usługodawcami, podwykonawcami, pośrednikamihandlowymi, partnerami w spółkach powoływanych wcelu realizacji umowy, partnerami w spółkach typu jointventure oraz partnerami w konsorcjach, wspólnie określanymiponiżej jako „strony trzecie”) może narazić koncern napoważne ryzyka związane z nieprzestrzeganiem zasad compliance.Poniżej ustalone zostały ogólne standardy dotyczącerelacji ze stronami trzecimi (ustęp 4.), uregulowaniaszczególne dla pośredników handlowych (ustęp 5.) oraz wytycznedotyczące weryfikacji uczciwego postępowania strontrzecich (ustęp 6.). Wytyczne uczciwej konkurencji zawierająjako uzupełnienie wymogi wynikające z prawa antymonopolowego.Ze względu na mniejsze ryzyka wynikające z nieprzestrzeganiazasad compliance dla koncernu Bilfinger,wytyczne niniejsze nie obowiązują we współpracy z innymipartnerami handlowymi, takimi jak klienci lub urzędy.4. Ogólne standardy dotyczące relacji zestronami trzecimiLegalnośćAngażowanie stron trzecich musi być zgodne z odpowiednimiustawami, z 10 zasadami inicjatywy Global CompactOrganizacji Narodów Zjednoczonych oraz wewnętrznymiwytycznymi koncernu, w szczególności z wytycznymi wzakresie zaopatrzenia.ReputacjaNielegalne działania stron trzecich mogą narazić naszwank dobre imię koncernu Bilfinger. Dlatego podczaswyboru partnerów handlowych należy wziąć pod uwagętakże ich reputację oraz uczciwość.Obowiązki nadzorowaniaZaangażowanie strony trzeciej, może spowodować dla koncernuBilfinger obowiązek nadzorowania strony trzeciej, ajego niedopełnienie będzie powodować sankcje w stosunkudo koncernu. Przykładowo, możemy zostać zobligowanido monitorowania pracowników podwykonawcy zatrudnionychna projektach koncernu. Nie wystarcza więc zapewnienieże nasze własne postępowanie jest zgodne zprawem, lecz, na ile jest to możliwe, musimy także zapewnićprzestrzeganie prawa przez stronę trzecią.5. Uregulowania szczególne dlapośredników handlowychNa przykładach z różnych przedsiębiorstw w kraju i za granicąokazało się, że angażowanie pośredników handlowychjest szeroko stosowaną metodą wykorzystywaną do płaceniałapówek. Z tego powodu pośredników handlowychobowiązują poniższe uregulowania szczególne, które wy-

Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 2biegają poza ogólne wytyczne (w szczególności wytycznezaopatrzenia). Pojęcie pośrednika handlowego obejmujeprzy tym wszystkich usługodawców, których działalnośćjest nastawiona na składanie zamówień na rzecz koncernuBilfinger, bądź na dystrybucję produktów i usług koncernulub których wynagrodzenie jest w znaczącym stopniu uzależnioneod dokonania transakcji handlowej przez koncernBilfinger – niezależnie od ich określenia.Wszystkie umowy z pośrednikami handlowymi zgodne zpowyższą wykładnią muszą zostać zatwierdzone przez kierownictwospółki nadrzędnej koncernu cząstkowego i dopuszczoneprzez szefa właściwej komórki organizacyjnejcompliance (Compliance Officer).Dopuszczenie może nastąpić dopiero po spełnieniu następującychwarunków:• Pośrednika handlowego poddano weryfikacji pod kątemuczciwego postępowania (patrz poniżej ustęp 6.).• Umowa z pośrednikiem handlowym zawierana jest wformie pisemnej.• Świadczenia umowne są w umowie jasno opisane i regularniedokumentowane przez pośrednika handlowego(na przykład przez comiesięczne raporty z działalności).• Pośrednik handlowy jest w stanie udowodnić, że posiadakompetencje oraz odpowiednią wiedzę fachową wymaganądla zlecanych prac lub realizowanych świadczeń.• Pośrednik handlowy nie pracuje ani pośrednio ani bezpośredniona rzecz potencjalnego zleceniodawcy, ani nieznajduje się w sytuacji związanej z żadnym innym konflikteminteresów.• Wynagrodzenie pośrednika handlowego jest stosownedo wykonanych przez niego świadczeń.• Wypłata wynagrodzenia uzależnionego od osiągnięciaokreślonego celu na rzecz pośrednika handlowego następujetylko wtedy, gdy działalność pośrednika handlowegorzeczywiście przyczyni się do złożenia zamówienia.Wypłata nastąpi dopiero po złożeniu zamówienia przezzleceniodawcę i wpływie płatności ze strony zleceniodawcy(w razie płatności ratalnych odpowiednio doudziału).• Płatności na rzecz pośrednika handlowego dokonywanesą przelewem na rachunek umiejscowiony w kraju siedzibypośrednika handlowego. Rachunek ten należy podaćw umowie. Płatności gotówkowe i czekowe są niedopuszczalne.• Umowa z pośrednikiem handlowym zabrania jego występowaniaw imieniu koncernu Bilfinger.• Pośrednik handlowy zobowiązuje się w umowie do działaniazgodnego z prawem i nieprzekazywania w związkuze swoją działalnością żadnych niedopuszczalnychprzysporzeń majątkowych na rzecz osób trzecich („klauzulaantykorupcyjna“). Naruszenie tych obowiązkówskutkuje (na tyle, na ile jest to możliwe) karą umowną,pociąga za sobą odszkodowanie i uprawnia koncern Bilfingerdo bezterminowego wypowiedzenia umowy.• Zakończenie działalności doradczej związanej z konkretnymprojektem jest dokładnie ustalone (przykładowowyraźne wyznaczenie terminu, brak widoków na otrzymaniezamówienia, konkurencja wygrała przetarg lubzleceniodawca przerwał realizację projektu).Umowy z pośrednikami handlowymi odbiegające od powyższychwytycznych mogą zostać zawarte dopiero po ichdopuszczeniu przez szefa pionu compliance (Chief ComplianceOfficer).6. Weryfikacja uczciwego postępowaniaPrzed zaangażowaniem strony trzeciej należy przeprowadzićweryfikację uczciwego postępowania przy wykorzystaniuudostępnionego w tym celu narzędzia informatycznegoTPCheck (zwanego poniżej „TPCheck”):

Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 4Sprawę tę należy przekazać szefowi właściwej komórki organizacyjnejcompliance (Compliance Officer) do informacjiw celu jej dalszego załatwiania. Zaangażowanie lub dalszezatrudnianie strony trzeciej może nastąpić dopiero pokontroli przestrzegania zasad compliance i odpowiednimdopuszczeniu przez szefa komórki organizacyjnej compliance(Compliance Officer).8. Zobowiązanie do przestrzegania zasadcompliance i konsekwencje w razie ichnaruszaniaZobowiązanie do przestrzegania naszych wewnętrznychwytycznych, wynikających z kodeksu postępowania i odnośnychwytycznych koncernowych oraz związanych z nimiregulacji ustawowych oraz możliwe konsekwencje wrazie ich naruszania, a także działania koncernu na rzeczszkoleń i kontroli, są objaśnione w punktach 1., 3. oraz 5. naszegoKodeksu postępowania.9. Historia zmian01.11.2012 r.

Intranet:www.bilfinger.net/complianceWebsite:www.bilfinger.com/compliancePhone worldwide:00 800 bilfinger (00 800 2 45 34 64 37)