Registratúrny_poriadok - ZŠŠkultétyho, Topoľčany

Základná škola Škultétyho 2326/11, 955 01 TopoľčanyRegistratúrnyporiadokSeptember 2009

Registratúrny poriadok Základnej školy v Topoľčanoch, Ul. Škultétyho/ďalej len škola/ sa vydáva v súlade so zákonom 149/1975 Zb. v znení neskoršíchpredpisov a zákonov Národnej rady SR č. 540/2001 Z. z. o štátnej štatistike aobsahuje:SPISOVÝ PORIADOK,ktorý upravuje zásady spisovej služby, spôsob vybavovania písomnosti, ich prijímanie,triedenie, evidenciu, ochranu, obeh, odosielanie a úschovu v organizačných útvaroch aspisovní až po skartáciu,aŠKARTAČNÝ PORIADOK,ktorý určuje zásady pre prípravu a samostatný výkon skartácie.Registratúrny poriadok nadobúda účinnosť dňa 1. januára 2002.SPISOVÝ PORIADOKSpisový poriadok ukladá povinnosti starať sa o riadnu spisovú evidenciu a účelné ibezpečné ukladanie vlastných písomností. Obsah a zameranie spisového poriadkuvychádza z organizačného poriadku školy.Článok 11. Spisový poriadok školy upravuje zásady spisovej služby, spôsob vybavovaniapísomnosti, ich prijímanie, triedenie, evidenciu, ochranu, obeh, odosielanie a úschovuv organizačných útvaroch a v spisovní až po skartáciu.2. Spisovým poriadkom sa riadi aj manipulácia s doporučenými, obyčajnými,balíkovými, cennými a dobierkovými zásielkami.3. Spisový poriadok sa zaoberá:a/ jednotným výkonom manipulácie a úschovy písomnosti školy,

vytvorením riadnych predpokladov pre kontrolnú činnosť príslušnéhodozorného archívneho orgánu,c/ pohotovosťou a komplexnosťou informačného toku v riadiacej činnostiškoly.Článok 21. Písomnosti sú písomné a iné záznamy, teda všetok spisový materiál,vrátane štatistického materiálu, evidencii nákresov, dokumentácie stavieb,fotografovanie, mapy, plány, magnetofónové pásky, filmy, diskety, CD a iné nosičeinformácií, ako aj k nim vyhotovené evidenčné a orientačné pomôcky, t.j. denníky aregistre.Článok 31. Za organizáciu a riadny chod spisovej služby v škole zodpovedá riaditeľ školy. Týmnieje dotknutá zodpovednosť všetkých zamestnancov za riadne zaobchádzanie spridelenými písomnosťami a ich ochranu.Článok 41. Preberanie a odovzdávanie zásielok v poštovom styku sa riadi poštovým poriadkom.Článok 51. Všetky podania doručené poštou alebo osobne preberá zástupkyňa riaditeľa školy.2. Otvára došlé zásielky, ktoré sú určené pre školu. Neotvára podania, ktoré súadresované riaditeľovi školy osobne, jednotlivým zamestnancom / súkromné zásielkyadresované na meno zamestnanca/, zásielky označené stupňom utajenia a podaniaadresované zamestnaneckej rade. Tieto podania sa neotvorené odovzdajú adresátovi.Za súkromné a osobné zásielky sa považujú tie, na ktorých je meno adresáta uvedenépred názvom školy. Ak sa dodatočne zistí, že také podanie má úradný charakter,odovzdá ho zamestnanec na zaprotokolovanie do podacieho denníka.3. Poverená pracovníčka porovná, či súhlasí počet písomnosti, ďalej počet príloh askontroluje ich druh. Prípadnú nezrovnalosť vyznačí na písomnosti a záznam podpíše.

4. Prevzatie písomnosti doručených osobne sa potvrdzuje podpisom a dátumom nakópii podania. Pracovníčka nesmie odoprieť potvrdenie o prevzatí písomností.5. Pracovníčka označí všetky podania prezentačnou pečiatkou a vyznačí dátumdoručenia a počet príloh.6. Omylom doručené zásielky sa vrátia neotvorené pošte bez potvrdenia o prevzatí.Otvorená zásielka sa vloží do novej obálky i s pôvodnou obálkou a zašle príslušnémuadresátovi.Článok 71. Poverená pracovníčka pri označovaní písomnosti rozdelí poštu na:a/ podania, ktoré sa adresátovi odovzdajú neotvorenéb/ písomnosti, ktoré sa rozdelia podľa druhovc/ noviny a iné tlačivá, ktoré sa rozdeľujú podľa rozdeľovníka2. Roztriedené podania sa zapíšu do centrálneho denníka. Riaditeľka školy určípríslušnosť na ich vybavenie a podľa potreby určí termín plnenia.3. Utajované zásielky sa odovzdajú riaditeľovi školy.4. Sťažnosti, oznámenia a podnety sa odovzdajú riaditeľovi školy a odstúpi ich nazaevidovanie do centrálneho denníka.5. Faktúry sa zaevidujú v knihe došlých faktúr.Článok 81. Došlé podania doručí poverená pracovníčka zamestnancom, ktorým sú adresovanéalebo určené na vybavenie. Podania sa doručujú zamestnancom s pôvodnými obálkamiv deň zápisu do centrálneho denníka.Článok 91. Centrálny podací denník sa vedie na sekretariáte riaditeľa školy. Každý kalendárnyrok sa viditeľne označí.2. Zápisy v podacom denníku sa každoročne označujú číselne podľa dátumu zápisu docentrálneho denníka v poradí od 1. januára do 3 1. decembra, kedy sa podací denníkuzavrie.

3. Do centrálneho denníka sa nezapisujú hromadné hlásenia, periodicky sa opakujúcepísomnosti, tlačivá, pozvánky, dodávateľské faktúry, vydané faktúry a písomnosti,ktoré sa evidujú osobitne.Článok 101. Poverená pracovníčka zapíše podanie do podacieho denníka. Podacie číslo vyznačína podaní. Podacie číslo sa skladá:a/ z protokolárneho číslab/ z označenia roku oddeleného od protokolárneho čísla lomením.Článok 111. Podací denník sa vedie tak, aby bolo z neho zrejmé, kde sa spisy nachádzajú. Zápisysa v ňom vykonávajú perom a čitateľne. Vyplňujú sa všetky údaje podľa predtlače.Chybné zápisy sa neprelepujú a nevymazávajú, ale sa prečiarknu tak, aby zostaličitateľné.Článok 121. Ak to vyžaduje povaha agendy, frekvencia spisov a záujem plynulého výkonuspisovej služby, môže poverená pracovníčka zaviesť menný, abecedný alebo vecnýregister.Článok 131. Poverená pracovníčka zodpovedá za správne a včasné vybavenie po vecnej aformálnej stránke.Článok 141. Písomnosti sa vybavujú účelne, preto sa volí najvhodnejší spôsob vybavovania.Výsledok osobného alebo telefonického rokovania sa vyznačí na písomnosti.2. Obyčajné písomnosti sa vybavujú spravidla do 8 dní, pokiaľ si ich povahanevyžiada dlhší čas.3. V korešpondenčnom styku v jednej veci sa na podaní uvádza jedno rovnaké číslo.

Článok 151. Všetky písomnosti školy sa vybavujú na úradnom papieri a postupuje sa podľapredtlače a zásad na úpravu čistopisu.2. Čistopisy vo forme osobných listov riaditeľa školy sa vyhotovujú s príslušnýmzáhlavím.3. Písomnosti školy zásadne podpisuje riaditeľ školy, ak osobitné predpisy aleboúpravy neustanovujú inak.4. Okrúhla pečiatka so štátnym znakom sa smie používať len na významné písomnosti,zakladajúce alebo zrušujúce práva, menovacie a odvolávacie dekréty. V bežnom stykua používa podlhovastá pečiatka.Článok 161. Koncepty v rukopise vyhotovujú zamestnanci čitateľne a parafujú ich.Ak sa vybavenia posielajú viacerým adresátom, musí byť na koncepte uvedenýrozdeľovník.Zamestnanec, ktorý vec vybavuje, vyznačí v koncepte presnú adresu počet a spôsobvyhotovenia a spôsob odoslania. Odoslanie formou obyčajnej zásielky sa nevyznačuje.Uvedie tiež potrebné pokyny pre spisovú manipuláciu.Článok l 7Za zabezpečenie včasného a správneho vybavenia písomnosti zodpovedá riaditeľ školya za vecné a formálne vybavenie poverená pracovníčka výkonom spisovej služby.Článok 18Rozmnožovanie písomnosti vybavuje poverená pracovníčka.Článok 19Kompletne vybavený spis s napísanou obálkou odovzdá zamestnanec zodpovedný zavybavenie poverenej pracovníčke na expedíciu. Tá vyznačí vybavenie spisu vpodacom denníku. Zásielky sa odosielajú poštou.

Článok 20Súkromná korešpondencia alebo taká korešpondencia, ktorá nesúvisí s činnosťouškoly je z prepravy úradných zásielok vylúčená.Článok 21Spisový materiál ostáva na sekretariáte riaditeľa školy po dobu jedného roka.Uschováva sa v uzamknutých skriniach a manipulovať s ním je oprávnená lenpoverená pracovníčka školy.Článok 22Nahliadnutie do vybavovaných spisov v spisovní možno podľa týchto zásad:a/ vlastní zamestnanci môžu nazerať do spisov bez osobitného povolenia, vprítomnosti poverenej pracovníčky školy, ak obsah podania súvisí s výkonom ichpráce,b/ služobné nazretie do písomnosti zamestnancami iných organizácii povoľuje riaditeľškoly.Článok 231. O strate alebo zničení písomnosti sa vyhotovuje zápis, v ktorom sa uvedie obsahpodania, dôvod straty. Súčasne sa určí aj spôsob nahradenia písomnosti alebo inéopatrenia.SKARTAČNÝPORIADOKČlánok 11. Skartáciou sa rozumie súhrn pracovných úkonov s vytrieďovaním a posudzovanímpísomnej, obrazovej, zvukovej a inej dokumentácie /ďalej len písomnosti/, uloženej vústrednej spisovní školy, ktorej prešla jej škartačná/ úschovná/ lehota, a ktorá z hľadiska správy a prevádzky školy už nemá žiadnuhodnotu.

2. Zásady pre prípravu a samotný výkon skartácie na škole upravuje škartačnýporiadok takto:a/jednotný postup pri skartácii písomnosti uložených v ústrednej spisovní b/vykonávanie riadneho výberu a technickej úpravy písomnosti, ktoré sa v škartačnomkonaní posúdili ako archívne dokumenty c/ utvorenie predpokladov pre kontrolnúčinnosť zamestnancov.Článok 21. Predmetom škartačného konania sú písomnosti, ktoré sú pre činnosť školy užnepotrebné. Skartácia písomnosti sa vykonáva v pravidelných intervaloch po dohode spríslušným orgánom štátnej archívnej správy.2. Písomnosti, ktoré sa v škartačnom konaní posúdili ako archívne dokumenty, saodovzdávajú na trvalú archívnu úschovu do štátneho archívu určenému po dohode spríslušným orgánom štátnej archívnej správy.. Písomnosti, ktoré nemajú trvalúdokumentárnu hodnotu, sa odovzdajú na priemyselné spracovanie tak, aby sa vylúčilamožnosť komukoľvek s oboznámiť s obsahom písomnosti, prípadne sa komisionálnezničia.3. Všetky písomnosti školy podliehajú riadnemu škartačnému konaniu. Bezškartačného konania sa nesmú zo školy odovzdať do zberu alebo zničiť žiadnepísomnosti. Treba dbať na to, aby pri reorganizácii /zlučovaní, odčlenení, likvidácii/ apri rozväzovaní pracovného pomeru zamestnancov nedochádzalo ku stratám a kneorganizovanému ničeniu písomností.4. V záujme plynulého a správneho škartačného konania je škola povinná sústavneviesť riadnu spisovú evidenciu všetkých písomností v útvarových registratúrach.Každá vybavená písomnosť sa musí označiť príslušný spisovým ukladacím znakom,škartačným znakom a lehotou.Článok 31. Dohľad nad skartáciou písomností na škole má príslušný orgán štátnej správy. Bezvykonania odbornej archívnej prehliadky zamestnancom príslušného orgánu štátnejarchívnej správy a bez písomného súhlasu

2. /zápisnice o škartačnom konaní/ a škartačného povolenia sa nesmú žiadnepísomnosti zničiť alebo odovzdať do zberu.Zamestnanec príslušného orgánu štátnej archívnej správy preskúma najmä nadväznosťškartačného návrhu na predošlé škartačné konanie: zistí stav starostlivosti opísomnosti, ako aj ďalšie predpoklady riadneho alebo mimoriadneho škartačnéhokonania.Článok 41. Za skartáciu a vykonanie skartácie zodpovedá riaditeľ školy.2. Za prípravu písomnosti na ich vyraďovanie zodpovedá poverená referentka. Tázodpovedá predovšetkým za:a/ správne označovanie písomnosti spisovými a škartačnými znakmib/ včasné odovzdávanie písomnosti ústrednej spisovníc/ odborné posúdenie písomnosti označených znakov "V", ktoré sú predmetomškartačného konania.3. Za vlastné vykonanie skartácie zodpovedá zamestnanec ústrednej spisovne.Článok 51. Škartačné znaky vyjadrujú všeobecno-dokumentárnu hodnotu jednotlivých druhovpísomnosti a zároveň určujú, ako sa má s nimi naložiť po uplynutí škartačnej lehoty.2. Škartačný znak "A" /archív/ označuje, že písomnosť má historickú hodnotu a pretoje určená na trvalú úschovu. Ide o takú písomnosť /skupinu písomností/, ktorá jedôležitá z hľadiska politického, historického, ekonomického, kultúrneho či štátneho.Napríklad "A 5" značí, že písomnosť bude po piatich rokoch po jej vybavení alebovyhotovení trvalé uložená v príslušnom štátnom archíve.3. Škartačný znak "V" /výber/ - takto označené písomností sa musia po uplynutíškartačnej lehoty podrobiť výberovému posúdeniu a rozhodne sa, čo sa má ponechať aodovzdať do príslušného archívu a čo sa môže ako dokumentárne bezcenné vyradiť.Napríklad "V 5" značí, že písomnosti sa po piatich rokoch výberovo posúdia.4. Škartačný znak "S" /skart/ - takto označené písomnosti sú pre potreby školy zhľadiska historického, politického, hospodárskeho a kultúrneho bezvýznamné a

nepotrebné. Napríklad "S" značí, že sa písomnosti po piatich rokoch úschovy a povykonaní odbornej archívnej prehliadky navrhnú na vyradenie. »Článok 61. Škartačná /úschovná/ lehota určuje počet rokov, počas ktorých musí byť písomnosťuložená v pôvodnom /registratúrnom/ usporiadaní v spisovní školy. Lehota sa počítaod 1. januára nasledujúceho roku, v ktorom sa písomnosť vyhotovila alebo vybavila.2. Škartačnú lehotu možno výnimočne predĺžiť pri celých skupinách písomnosti alebopre jednotlivé písomnosti, nemôže byť však skrátená. Predĺženie škartačnej lehoty pripísomnostiach skupiny "A" a "V" je možná len po predchádzajúcom rokovaní spríslušným orgánom štátnej archívnej správy.Článok 71. Účtovné písomnosti sa skartujú po uplynutí škartačných lehôt podobe akopísomnosti všeobecnej povahy, podľa vyššie uvedenej právnej normy a podľazákon563/91 Zb. o účtovníctve.2. Skartácia účtovných písomností sa vykonáva súčasne s písomnosťami všeobecnejpovahy.Článok 81. Škartačný plán je základnou pomôckou pre skartáciu jednotlivých druhovpísomností. Škartačný plán určuje pre jednotlivé druhy, skupiny písomností, vecnezoradených podľa spisového plánu, škartačné lehoty a škartačné znaky.Článok 91. Skartácia písomností sa pripravuje na všetkých organizačných útvaroch školy. Zhľadiska prevádzkového už nepotrebné písomnosti sa po uplynutí približne 2-ročnejúschovnej lehoty / tzv. štádium živej, aktívnej registratúry/ z príručných registratúrodovzdávajú do ústrednej spisovne.2. Písomností odovzdávané do ústrednej spisovne musia byť označené spisovýmukladacím znakom a lehotou. Rovnako je potrebné označiť aj ukladacie jednotky /

alíky, šanóny, fascikle/. Označiť písomnosti sú povinní zamestnanci, ktorí písomnosťvybavovali. Správnosť označenia a určenia škartačných údajov potvrdí vybavujúcizamestnanec pri označení spisu svojim podpisom a dátumom, kedy sa tak stalo.3. Odovzdanie písomností sa administratívne vykoná na základe odovzdávaciehopreberaciehoprotokolu. Tento zároveň slúži pre potreby základnej evidencieodovzdaných-prevzatých písomností. Príprava skartácie sa vykoná na koncikalendárneho roku a písomností sa do ústrednej spisovne odovzdajú najneskôr v I.štvrťroku nasledujúceho roku.4. Zamestnanec ústrednej spisovne vyhotovuje zoznamy písomností, ktorým uplynuliškartačné lehoty.5. Po roztriedení písomností do skupiny "A" a "S" vyhotoví zamestnanec ústrednejspisovne škartačný záznam pre každú skupinu osobitne vo viacerých exemplároch/najmenej tri/. Škartačné zoznamy podpíšu zamestnanci, ktorí sa zúčastnili škartačnéhokonania s poznámkou, že písomnosti navrhnuté na vyradenie nie sú pre úradnú činnosťnepotrebné. Pred každou skartáciou treba porovnať údaje z evidenčných pomôcok sobsahom písomností navrhnutých na vyradenie.Článok 101. Škartačný návrh sa pred vyradením písomností predkladá príslušnému orgánuštátnej archívnej správy so žiadosťou o schválenie skartácie, ktorá:a/ slúži pre základnú evidenciu o odovzdaní a preberaní písomností, ktorésa posúdili v škartačnom konaní alebo archívne dokumentyb/ poskytuje archívnemu orgánu informácie o registratúre školy a pôvodcochregistratúry. Postupne sa doplňuje.2. Škartačný poriadok podpisuje riaditeľ školy.Originál a jedna kópia škartačného návrhu a škartačného zoznamu sa zašlepríslušnému orgánu štátnej archívnej správy so žiadosťou o určenie termínu odbornejarchívnej prehliadky.3. V prípade vpracovania škartačného návrhu pre utajované písomnosti trebapostupovať s odchýlkami uvedenými v smerniciach FMV z 23. 12. 1971 č. SKÚ-207/7,č. 11/72 Ú.v. SSR.

Článok 111. Súčasťou škartačného návrhu sú škartačné zoznamy, ktoré obsahujú vsystematickom usporiadaní podľa spisového plánu prehľad písomnosti, ktoré sa vškartačnom návrhu navrhli na odovzdanie na priemyselné spracovanie / skupina "S" / apreradenie do trvalej archívnej úschovy / skupina "A"/. Písomnosti sa musia vškartačnom zozname chronologicky usporiadať a rozdeliť do skupín podľaškartačných znakov "A" a "S". V každej skupine sa uvedie poradové číslo, spisováukladacia značka, obsah písomností, časový rozsah, množstvo /balíky, fascikle apod./,škartačný znak a lehota, poznámka /kde sa napr. uvedie pôvodný škartačný znak "V"/.2. Písomnosti navrhnuté a pripravené na skartáciu sa ponechajú v takom stave, abyboli prístupné odborným zamestnancom archívneho orgánu.3. Pre každú skupinu "A" a "S" sa vyhotovuje osobný zoznam.Článok 121. Odbornú archívnu prehliadku písomností navrhnutých na skartáciu vykoná príslušnýorgán štátnej archívnej správy podľa škartačného návrhu. Po vykonaní prehliadky sanapíše zápisnica o škartačnom konaní a v prípade, že sa skartácia vykonala v súlade spríslušnými predpismi, vydá orgán štátnej archívnej správy písomné povolenie /svýnimkou utajovaných písomnosti/, ktoré oprávňujú školu odovzdať vyradenépísomnosti na priemyselné spracovanie. Všetky vyskartované písomnosti sa súčasnevyvedú z evidencie ústrednej spisovne.2. K archívnym dokumentom sa vyhotoví inventárny zoznam, ktorý je súčasťounávrhu na odovzdanie archívnych dokumentov do trvalej archívnej úschovy. Archívnedokumenty sa odovzdajú príslušnému orgánu štátnej archívnej služby protokolárne.3. Pri odovzdávaní písomností na priemyselné spracovanie alebo do trvalej archívnejúschovy treba zabezpečiť riadny dozor, aby sa žiadne písomnosti nestratili alebonedostali do nepovolaných rúk.Článok l31. Písomnosti určené do trvalej archívnej úschovy sa spravidla uschovávajú vorigináloch. Ak nie je originál, nahradí sa vhodnou kópiou.

2. Písomnosti cudzieho alebo neznámeho pôvodu sa nesmú skartovať, nález trebaoznámiť príslušnému orgánu štátnej archívnej služby a podľa jeho odborných pokynovsa vykonávajú príslušné opatrenia.Topoľčany ...............................Mgr. Mária Bezákováriaditeľka školy