You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
144 inceleme<br />
Başarılı bir toplantı<br />
nasıl yapılır?<br />
Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez<br />
bir <strong>parça</strong>sıdır. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi<br />
toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir.<br />
Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa,<br />
toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir <strong>parça</strong>sıdır.<br />
Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma<br />
fırsatını sunar. İyi toplantılar firmada birliktelik<br />
duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden<br />
üretilmesini sağlar.<br />
Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları<br />
ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün<br />
bulunmasını kolaylaştırır.<br />
Bazı yöneticilerde ise toplantı sendromu rahatsızlığı<br />
vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları<br />
bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir<br />
yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı<br />
“show” toplantılarında genellikle çözüm üretilemez.<br />
Gerilimli toplantılarda kendini incinmiş hissedenler,<br />
intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür<br />
toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar<br />
doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan<br />
kararları uygulamaya neredeyse vakit kalmaz.<br />
Verimli toplantılar için aşağıdaki noktalara dikkat<br />
edilmesi iyi olur:<br />
Gündem iki gün önceden bildirilmeli: Toplantıda<br />
konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve iki<br />
gün önceden katılacaklara bildirilmesi gerekir. Aksi<br />
takdirde çalışanlar, hazırlıksız olacağı için toplantı,<br />
sönük geçer ve çözüm önerilerine ulaşılamaz.<br />
Toplantı adabına herkes uymalı: Katılanlar,<br />
gündeme uymadığında ve kendi kişisel sorunlarını<br />
ve alakasız görüşlerini anlattığında toplantı tam<br />
bir zaman kaybı olur ve iş askerlik hatıralarının<br />
anlatılmasına kadar gidebilir.<br />
Toplantının sayısal ölçüleri dikkate alınmalı:<br />
Uzmanlar, özel bir durum yoksa toplantıya katılanların<br />
sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerektiğini<br />
vurguluyor. Bu sayı aşıldığında ikili konuşmalar<br />
başlıyor ve dikkatler dağılabiliyor. Yoğunlaşma<br />
zaafları, toplantı süresi 90 dakikayı aştığında da<br />
ortaya çıkıyor. 90 dakikadan sonra zihin yorgunluğu<br />
ortaya çıkıyor, katılımcılar not defterlerine yıldız ve<br />
çiçek resmi karalamaya başlıyor. Acil bir neden yoksa<br />
toplantıların arasında bir 15 gün bulunmalı. Sık sık<br />
yapılan toplantılar bıkkınlık yaratıyor ve kanıksandığı<br />
için ciddiye alınmıyor.<br />
Kişiler değil öneriler tartışılmalı: Toplantılarda kişilerin<br />
değil konuların tartışılmasına dikkat etmek gerekir.<br />
Aksi takdirde toplantı odası bir mahkeme salonuna<br />
dönüşür. Toplantıya korka korka gelen insanlarla<br />
verimli ve üretken bir görüş ve öneri alışverişi<br />
yapılamaz.<br />
Toplantıyı işin <strong>parça</strong>sı olmalı: Firmaların bir<br />
bölümünde toplantılar angarya olarak görülür. Bu<br />
firmalarda toplantı bittiğinde katılanların derin bir<br />
nefes alıp, “Nihayet bitti, artık işimize dönelim”<br />
dedikleri duyulur. Verimli çalışan firmalarda ise<br />
toplantılar, işin zaten ayrılmaz bir <strong>parça</strong>sıdır.<br />
Toplantılar demokratik yönetilmeli: Konuşma<br />
sırası, işyerindeki makama uygun olarak verildiğinde<br />
toplantılar resmileşir. Orta ve alt kademelerdeki<br />
kişiler “dinleyici” veya figüran rolünü benimser. Bu tür<br />
toplantılarda bilinen çözümler tekrarlanır, yeni bir fikir<br />
ortaya çıkmaz.<br />
Herkes aynı dilden konuşmalı: Belirli bir kelime,<br />
kavram ve terimin katılımcıların tümünde benzer<br />
çağrışımlar yapması tartışmaları anlamlı kılar.<br />
Katılımcıların aynı frekanstan konuşmaları, toplantı<br />
öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. Ortak<br />
bir frekans olmadığında toplantılar yalnız parazit üretir.<br />
Toplantılar geleceğe yönelmeli: İnsanlar bir araya<br />
geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya<br />
eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler<br />
ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur.<br />
Toplantılarda, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp<br />
analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına<br />
yönelmek daha iyi sonuçlar verir.<br />
OCAK 2017
Change language