informačno-komunikačné technológie - Zväz múzeí na Slovensku

INFORMAČNO-KOMUNIKAČNÉ TECHNOLÓGIE
VYUŽITIE V PREZENTAČNEJ ČINNOSTI MÚZEÍ
aj ostatných typov podujatí a výstav v SNM. Výmena kontaktov a preberanie hotových databáz
medzi jednotlivými pracoviskami SNM nie je v súčasnosti bežná. Zoznamy klientov
a mediálnych kontaktov tak čiastočne ostávajú tzv. rodinným striebrom každého pracoviska.
Hoci pri dôslednom rešpektovaní zákona o ochrane osobných údajov by ich zdieľanie mohlo
znamenať posun v oblasti propagácie inštitúcie ako celku.
V rámci jednotlivých špecializovaných múzeí SNM sa zloženie databáz klientov líši aj podľa
preferencie tém. Generálne riaditeľstvo SNM má tak spravidla iný zoznam kontaktov než Prírodovedné,
či Hudobné múzeum SNM. Pri informovaní o konkrétnej programovej ponuke
tak možno osloviť presne definovaný segment.
V múzejnej praxi si generálne riaditeľstvo SNM vytvorilo niekoľko druhov databáz:
- VIP klientov (vznikla zo zoznamov osôb pozývaných na slávnostné otvorenia výstav)
- médií (najmä pozvánky na slávnostné otvorenia, informácie o programe a organizačných
zmenách v inštitúcii)
- múzeí na Slovensku (informácie o programe SNM)
- škôl a vzdelávacích inštitúcií (oznámenia o programovej ponuke, lektorátoch a vzdelávacích
programoch k výstavam a podujatiam SNM)
- jednotlivych záujemcov o programovú ponuku SNM
- zamestnancov SNM (informácie o programoch a interné správy).
Dobre budovaná databáza by okrem kontaktu (adresy, telefónneho čísla, e-mailu) mala obsahovať
aj informáciu o type správ, ktoré je vhodné na adresu posielať. Častým nedostatkom
býva nepravidelná aktualizácia e-mailových kontaktov klientov. Sprievodným javom priameho
mailingu je tak zahlcovanie pošty vracajúcimi sa správami a znížená účinnosť priameho
marketingu. Kvalitná a funkčná databáza preto predpokladá systematické budovanie a starostlivosť.
Súčasnú verejnosť zahlcujú informácie rôzneho druhu, preto je dôležité správne označenie
odosielanej správy. Zaručí, že záujemca o kultúrnu sféru správu odlíši od množstva reklamných
a obchodných oznámení, nezmaže ju ako spam a v ideálnom prípade sa bude bližšie
zaoberať jej obsahom. Do predmetu správy je preto dobré vyznačiť meno inštitúcie, názov,
prípadne charakteristiku: „nová výstava“, „sprievodné podujatie“ a pod. Samotné oznámenie
by malo byť stručné a jasné. Malo by obsahovať názov, hlavných aktérov, krátku charakteristiku,
adresu, dátum a čas propagovaného podujatia. Odporúča sa doplniť kontakty na osoby
a médiá – ako zdroje pre viac informácií. Prehľadnosť zaručí dobre zvolené písmo, členenie
správy, prípadne farebné rozlíšenie v správe. Inštitúcie väčšieho významu majú na rozposielanie
hromadných e-mailov dopredu vytvorený formulár v súlade s pravidlami firemnej
komunikácie. Takáto správa pôsobí profesionálnym dojmom a napomáha okamžitej identifikácii
odosielateľa. V SNM bol v spolupráci s reklamnou agentúrou formulár zatiaľ zavedený
v prípade tzv. newslettera – mesačného elektronického prehľadu zaujímavostí a programovej
ponuky inštitúcie. Každá zaslaná správa by mala obsahovať formuláciu pre príjemcov, ktorí
si poštu ďalej neželajú dostávať. V ideálnom prípade je formulácia aktívna, čím šetríme čas
príjemcu.
Vzájomná komunikácia, prípadne spätná väzba medzi inštitúciou a verejnosťou je v prípade
hromadnej e-mailovej pošty zriedkavá. Klient vníma e-mail ako informáciu, na ktorú nie je
potrebné odpovedať. V ojedinelých prípadoch možno čakať poďakovanie, prípadne žiadosť
o doplnenie informácií.
Obsah
21