Kommissorium - Det nye hospital i Vest - Region Midtjylland

9 PLAN FOR MEDARBEJDERMØDERNE I DISPOSITIONSFORSLAGSFASEN
Processen startede med en kick-off den 27. juni.
I dette afsnit beskrives generelle principper for, hvordan møderne i dispositionsforslagsfasen forberedes,
gennemføres og opfølges. Desuden præsenteres mødeplanen for de 14 medarbejdergrupper
samt koordineringsgruppen i dispositionsforslagsfasen.
I bilag 1 er alle medarbejderne i de 14 medarbejdergrupper oplistet tillige med øvrige medlemmer i
projektorganisationen og tilknyttede rådgivere fra CuraVita.
9.1 Generelle gennemførselsprincipper for medarbejdermøderne
Fra CuraVita deltager 2 sygehusplanlæggere, 1 arkitekt og 1 ingeniør i medarbejdergrupperne. I tillæg
deltager bygherren med repræsentanter fra medicoteknisk afdeling/udstyrsplanlæggere og bygherrerådgivere.
Al kommunikation forgår via byggeweb jf. bilag 2.
Arbejdet som CuraVita har ansvaret for gennemføres ved, at CuraVita ved programrådgiver, undergruppeledere
og arkitekt udarbejder oplæg til hver medarbejdergruppe i nogle mødeserier, og de generelle
principper i gennemførslen er som følger:
Programrådgiver udarbejder udkast til RFP, undergruppeledere/udstyrsplanlæggere udarbejder
tilhørende udstyrslister og arkitekt udarbejder tegninger til medarbejdergruppen, som udsendes
samlet fra CuraVita ved programrådgiver 3-4 hverdage før hvert møde.
Før møde forbereder/gennemarbejder medarbejderne udkast til RFP med udstyrslister og
tegninger som de tager med til mødet.
Oplæg gennemgås på møderne, drøftes og korrektioner aftales. Evt. aftales opgaver til medarbejderne
mellem møderne.
Aftalte ændringer indarbejdes i næste oplæg tillige med nye indspil
CuraVita skriver referat og leder møderne. Referat udsendes senest 1 uge efter mødet (jf beskrivelsen
i kap 8.5, 8.6 og 8.7)
Der afholdes mødeserier i følgende uger og efter følgende tidsplan:
Tværgående gruppe standardrum sengeområder/TVG3+: 2 (3) mødeserier i uge 33, 35 og 37
Tværgående gruppe standardrum TVG1, TVG2, TVG4+: 2 (3) mødeserier i uge 33, 35 og 37
Tværgående gruppe sengeområder og 10 Klyngegrupper: 4 mødeserier i uge 37, 40, 43 og 46
Tværgående gruppe bygninger, teknik, IT og drift: 6 mødeserier i uge 33, 35, 37, 40, 43 og 46
Kliniknære administrative arbejdspladser KLG8: gennemfører 3 mødeserier i uge 24, 27 og 32
(Kliniknære administrative arbejdspladser KLG8 er ikke en del af dette kommissorium men
mødetiderne er oplyst i kap 9.2)
Koordineringsgruppemøder: Uge 35 ved behov, derefter i uge 37, 40, 43 og 46.
Efter hver mødeserie har koordineringsgruppen et møde, hvor også Curavita deltager for at afklare
eventuelle spørgsmål og problemstillinger, der må løses på tværs af grupperne.
Efter sidste møde i hver medarbejdergruppe udarbejder Curavita et forslag til program, som udsendes
til medarbejdergrupperne en uge efter sidste møde. Medarbejdergrupperne kommenter pr. mail senest
en uge senere.
DNV-Gødstrup Medarbejderinddragelse - kommissorium 47