ÅRSBERETNING 2012 (med bemærkninger til ... - Domstol.dk

domstol.dk

ÅRSBERETNING 2012 (med bemærkninger til ... - Domstol.dk

ÅRSBERETNING

2012

(med bemærkninger til årsnøgletal)

for

Retten på Frederiksberg

- udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

April 2013


1. Indledning – kort præsentation af retten

Retten på Frederiksberg er en af Danmarks 24 byretter.

Retskredsen omfatter Frederiksberg kommune samt visse dele af Københavns kommune (Bispebjerg-Brønshøj Provsti, Valby-Vanløse Provsti og

Sydhavn Sogn). Der bor i retskredsen ca. 275.000 personer.

Rettens personale består af en præsident og 12 øvrige dommere samt et nogenlunde tilsvarende antal øvrige jurister og ca. 65 kontor- og

servicemedarbejdere.

Indtil 30. september 2012 havde retten til huse i 2 bygninger på Howitzvej, Frederiksberg, samt i den gamle retsbygning på Blegdamsvej i København.

Den 1. oktober 2012 samledes hele personalet ved Retten på Frederiksberg i en nyopført retsbygning, beliggende Howitzvej 32, 2000 F.

Retten råder herved for første gang over (3) retslokaler, der er egnet til afvikling af større retssager (f.eks. nævningesager og andre sager med flere

parter, tiltalte etc.).

2. Resultater i 2012

Kort om DOMHUS-modellen

2

DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration

i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt

element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Nedenfor gennemgås

resultaterne for 2012 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.


Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet)

3

DOMHUSET

STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE

Strategi og planlægning

God ressourceudnyttelse

Fogedret

RETSSIKKERHED

UAFHÆNGIGHED

Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet

Driftsledelse og organisering

Strafferet

Effektive Arbejdsprocesser

EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION

SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME

Civilret

Skifteret

En ramme om

kvalitetsudvikling i

Danmarks Domstole

Rettens aktivitet i 2011 og 2012 fremgår af antallet af vægtede afsluttede sager. Vægtningen er beregnet ud fra en vurdering af sagernes gennemsnitlige

”tyngde” (belastning). Sagstallene, som ses nedenfor, er dels vægtet inden for den enkelte sagstype og dels på tværs af sagstyperne. Vægtningen på

tværs af sagstyper medfører, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager.

Ret Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012

SAMLET BYRETTERNE 775.132 756.822 165.778 183.769 67.432 60.368 411.677 355.663 75.808 75.533 63.906 64.557

Retten på Frederiksberg 40.814 41.849 8.632 10.779 3.563 2.925 24.138 23.957 3.394 3.340 4.696 4.702

Rettens produktivitet måles ved hjælp af et produktivitetsindeks, beregnet som forholdet mellem rettens samlede aktivitet målt som afsluttede vægtede

sager og rettens samlede årsværksforbrug. Produktivitetsindekset udgør en enkel og overskuelig indikator for rettens effektivitet og muliggør

en sammenligning med effektiviteten ved de øvrige byretter. Ved beregningen af den samlede produktivitet, anvendes rettens samlede vægtede

årsværksforbrug - dvs. også årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. Ved beregning af produktiviteten på de enkelte sagsområder

Udviklende arbejdspladser

Samarbejdsrelationer


er årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. nøgletalsfordelt, således at forskelle i andele i årsværksforbrug til generel ledelse og

administration mv. ikke vanskeliggør en sammenligning af de enkelte retter.

4

Sammenflytningen af rettens afdelinger, der som anført ovenfor fandt sted i september/oktober 2012, og som bl.a. medførte en uundgåelig nedlukning/-drosling

af rettens samlede aktiviteter i en periode, fik nødvendigvis negative konsekvenser for rettens produktivitet i 2012. Og førte selvsagt

også til længere sagsbehandlingstider, jf. nedenfor.

Ikke desto mindre er det lykkedes at fastholde rettens position som en af landets mest effektive byretter, hvilket må anses som meget tilfredsstillende

i den foreliggende situation. Rettens produktivitet er endda steget i 2012 i forhold til 2011.

Årets nøgletal udviser følgende produktivitetsindeks for Retten på Frederiksberg (indeks 100 er lig med gennemsnittet ved byretterne i 2011):

Ret Samlet Retssager 1) Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012

5. BEDSTE RET 102,5 103,7 104,8 106,3 105,6 117,1 111,4 95,6 110,2 109,4 111,7 126,2

SAMLET BYRETTERNE 100,0 100,8 100,0 102,0 100,0 109,2 100,0 90,2 100,0 95,3 100,0 109,9

Retten på Frederiksberg 101,8 102,4 104,1 108,9 105,6 132,3 102,9 79,5 95,6 96,7 102,7 96,7

Rettens samlede produktivitet i 2012 – 102,4 – ligger således fortsat et pænt stykke over landsgennemsnittet. Det samme gør sig gældende for

samtlige sagsområders vedkommende – på nær civile sager og skiftesager.

Produktiviteten vedrørende afvikling af ”retssager” 1 og ”straffesager” er landets næsthøjeste.

For de civile sagers vedkommende skyldes den faldende produktivitet først og fremmest en opprioritering af afviklingen af straffesager. For

skiftesagernes vedkommende er produktiviteten bl.a. afhængig af omstændigheder, som ligger uden for rettens kontrol, jf. nedenfor.

En del af rettens årsværksforbrug må nødvendigvis anvendes på generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner mv. Det er vanskeligt, for

ikke at sige umuligt præcist at sige, hvor stor procenten til generel ledelse og administration mv. bør være. Procenten kan være for lille, så der ikke

er tilstrækkelig overordnet styring af retten. Men den kan også være for stor, så der anvendes årsværk til ledelse og administration, der ikke tilfører

værdi i forhold til at understøtte udførelsen af rettens kerneydelser og samtidigt opretholde en høj kvalitet i sagsbehandlingen Det er således vigtigt

at finde den rigtige balance med henblik på at anvende ressourcerne mest effektivt. Retten på Frederiksberg mener at have opnået en rimelig fordeling

af personaleressourcerne mellem generel ledelse og administration og sagsrelateret arbejde, idet man har fastholdt målsætningen om ikke at

1 "Retssager" svarer til den samlede produktivitet for "straffesager" og "civile sager".


anvende uforholdsmæssigt mange ressourcer på generel ledelse og administration. Retten har endda i 2012 formået at anvende færre ressourcer på

området i forhold til 2011:

Ret Årsværk til generel ledelse og administration %-del til generel ledelse og administration

2010 2011 2012 2010 2011 2012

SAMLET BYRETTERNE Jurister 45,5 40,3 35,4 10,1% 8,8% 7,7%

Retten på Frederiksberg

Retten på Frederiksberg

Retten på Frederiksberg

Retten på Frederiksberg

Retten på Frederiksberg

Retten på Frederiksberg

5

Kontor 186,6 174,5 164,7 18,0% 18,0% 18,2%

Elev 15,5 15,6 13,2 15,8% 16,0% 15,5%

Fleks 30,8 28,3 23,8 45,0% 43,1% 41,9%

Øvrige 91,2 85,2 80,1 86,5% 84,8% 84,1%

Samlet 369,6 343,9 317,4 21,0% 20,3% 19,8%

Samlet ekskl. feks og elever 323,3 299,9 280,3 20,3% 19,6% 19,2%

Jurister 2,4 1,9 1,1 9,5% 8,1% 4,2%

Kontor 8,3 8,5 8,1 15,4% 16,8% 16,6%

Elev 0,8 0,1 0,6 16,8% 2,8% 14,4%

Fleks 0,0 0,1 0,1 0,5% 1,9% 2,9%

Øvrige 3,9 4,0 3,9 77,1% 77,3% 79,3%

Samlet 15,4 14,5 13,8 16,8% 16,9% 16,0%

Samlet ekskl. fleks og elever 14,6 14,3 13,1 17,4% 18,1% 16,6%

Retten på Frederiksberg er således én af de byretter i Danmark, som anvender relativt færrest ressourcer på administration og ledelse.

Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid)

Der er som led i domstolsreformen – af domstolene selv – fastsat en række konkrete mål for sagsbehandlingstiden ved byretterne (og de overordnede

retter). For byretterne er målsætningen umiddelbart (dvs. i første omgang) at nedbringe sagsbehandlingstiden til niveauet i 2006. På

længere sigt er det målet at nedbringe den yderligere.

Mulighederne for at realisere disse mål afhænger naturligvis af domstolenes ressourcemæssige situation i den kommende årrække. Udviklingen er

umulig at forudsige, hvilket naturligvis vanskeliggør udtalelser om den fremtidige udvikling.

For Retten på Frederiksberg udviser tallene vedr. målopfyldelse i 2011 og 2012 (i procent) som følger – inden for de enkelte sagsområder:


CIVILE SAGER

6

Ret "Tunge" almindelige sager Øvrige almindelige sager Alle almindelige civile sager Ægteskabssager Forældreansvarssager

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012


FOGEDSAGER

Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012


FOGEDSAGER

Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner

8

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012

5. BEDSTE RET 49 46 36 37 52 48 76 66

SAMLET BYRETTERNE 75 66 53 50 80 67 98 90

Retten på Frederiksberg 112 107 67 63 90 89 103 118

Målopfyldelsen - og gennemløbstiderne - er stort set for alle sagstypers vedkommende – isoleret set - fortsat ikke tilfredsstillende.

Årsagen til den generelt ringe målopfyldelse samt de lange sagsbehandlingstider indenfor afviklingen af civile, straffe- og fogedsager må imidlertid

ses i et særligt perspektiv:

I rettens årsberetning for 2011 anførtes det således bl.a., at det realistisk måtte forventes, at retten ville ”tabe” en del tid på sammenflytningen i

efteråret 2012. Dette forhold har tilsvarende gjort sig gældende for alle andre byretter, der er blevet samlet i nye domhuse inden for de seneste år.

Rettens forudsigelse har desværre vist sig at holde stik. Retten har – groft anslået – ”spildt” op mod 3-4 ugers effektiv sagsbehandling ved indflytningen

i den nye retsbygning. I forbindelse med flytningen var der således totalt lukket for berammelser i to uger. Og samtidig med flytningen skete

der en reorganisering af retten, hvoraf en samling af retsafdelingen var den mest vidtgående. Afdelingen havde hidtil arbejdet i to sektioner, men

blev nu lagt sammen til een afdeling. Skabelsen af et nyt arbejdsfællesskab med tilhørende nye arbejdsgange har naturligt været medvirkende til den

konstaterede nedgang i rettens aktiviteter.

Ovennævnte tal for målopfyldelse og gennemløbstid er således ikke retvisende for embedets indsats i 2012. Tages der hensyn til spildtiden, vil

rettens samlede resultatet være et helt andet.

Dertil kommer imidlertid, for straffesagernes vedkommende, at retten i 2012 var belastet af et uforholdsmæssigt stort antal nævningesager (24

personsager i modsætning til 9 i 2011), der bl.a. havde tilknytning til bandekriminalitet o.l. Disse ”ekstra” sager medfører naturnødvendigt en

langsommere afvikling af embedets domsmandssager, da nævningesager kræver medvirken af 3 juridiske dommere (i modsætning til 1 dommer i en

domsmandssag) og oftest er af flere dages varighed. Man kan således – groft sagt – sige, at 1 nævningeretsdag svarer til 3 domsmandsretsdage.

Dertil kommer, at der i 2012 er afviklet et større antal langvarige og komplicerede domsmandssager.


9

Endelig ”spilder” embedet ressourcer som følge af, at en række af allerede berammede straffesager må omberammes på grund af udefra kommende

omstændigheder, f.eks. forsvarerskifte og manglende forkyndelser. Ligesom det undertiden er meget vanskeligt at få berammet en sag inden for kort

tid som følge af, at anklagemyndigheden og/eller forsvareren ikke kan møde på det af retten foreslåede tidspunkt.

Ikke desto mindre er det – takket være rettens høje produktivitet og periodevis bistand af medarbejdere fra Retten i Glostrup – lykkedes at

nedbringe rettens ”bunker” af verserende sager betydeligt i 2012.

Dette gør sig navnlig gældende for antallet af verserende fogedsager, idet rettens fogedafdeling bl.a. gennem et LEAN-projekt samt udvidet samarbejde

med politiets eftersøgningsafdeling har skabt mere effektive arbejdsgange i sagsbehandlingen, hvorved det er lykkedes at afslutte mange

uforholdsmæssigt gamle fogedsager samt nedbringe berammelsestiden væsentligt. Afslutningen af de mange uforholdsmæssigt gamle sager har

imidlertid haft en negativ indflydelse op rettens gennemløbstid for fogedsagerne. Da dette nu i alt væsentligt er et overstået kapitel, er det rettens

forventning, at gennemløbstiden for fogedsager vil stabilisere sig eller måske yderligere afkortes i 2013.

Rettens centrale forberedelsesafdeling – Centralsekretariatet – har gennem flere leanprojekter optimeret arbejdsgange ved oprettelsen og behandlingen

af betalingspåkrav samt straffesager: Dette forventes at have en positiv indflydelse på rettens produktivitet samt gennemløbstid i 2013, idet

afdelingen forventes at formå at opretholde sagsbehandlingen med reduceret personale.

For skiftesager var sagsbehandlingstiden i 2012 fortsat acceptabel, uagtet afslutningen af en række skiftesager ligger uden for rettens kontrol. For

bobestyrerboer og de (alm.) privatskiftede boers vedkommende kan en række boer rent faktisk ikke afsluttes hurtigt som følge af manglende

mulighed for salg af boets faste ejendom på grund af den fortsatte økonomiske krise. Dertil kommer, at rettennfor de sidstnævnte boers vedkommende

ikke har direkte indflydelse på, hvornår arvingerne ønsker boet afsluttet (inden for de gældende frister). Det samme er tilfældet for uskiftede

boer, hvor retten er uden indflydelse på, hvornår den efterlevende ægtefælle inden for den gældende 6 måneders frist vælger at indsende den

formueoversigt, der afslutter boets behandling.

Resultat 3: Faglig kvalitet

Det har været et vigtigt element i domstolsreformen at sikre, at kvaliteten af domstolenes ydelser fortsat ligger på et højt niveau, herunder bl.a. i

forhold til den faglige kvalitet og den brugeroplevede kvalitet.

I 2012 arbejdede retten navnlig med følgende kvalitetsprojekter og -initiativer:

• Rettens hjemmeside blev fortsat kraftigt udbygget.

• Der afholdtes et en-dagskursus i skriveteknik og kommatering.

• Etablering af en mere brugerorienteret og professionel reception.


Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet

De enkelte retter får i et vist omfang feedback vedrørende den faglige kvalitet i forbindelse med løbende brugerundersøgelser. En sådan har dog

ikke været foretaget siden 2009.

Undersøgelsen fra 2009 viste, at 78 % af brugerne (almindelige og professionelle brugere) samlet set er tilfredse med retterne. I en tilsvarende

brugerundersøgelse fra 2005 var procenten af tilfredse brugere på 90 %. Set i lyset af, at retterne siden 2007 har været igennem en omfattende

reform, må resultatet af undersøgelsen imidlertid anses for tilfredsstillende.

Der bliver gennemført en ny brugerundersøgelse ved retterne i forsommeren 2013.

Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal

10

Ledelsen ved Retten på Frederiksberg lægger meget stor vægt på de ansattes trivsel, som er af afgørende betydning for embedets opnåede resultater.

I 2010 blev der gennemført trivselsundersøgelse ved retterne. Undersøgelsen viste generelt en markant forbedring i forhold til en tilsvarende

undersøgelse i 2008.

I 2011 gennemførte Domstolsstyrelsen en lederevaluering ved retterne. Undersøgelsen viste for Retten på Frederiksbergs vedkommende gennemgående

en stor tilfredshed med rettens ledelsesgruppe. Der påpegedes selvsagt også muligheder for yderligere styrkelse af ledelsesindsatsen på enkelte

områder. Dette er taget til efterretning og en række initiativer, herunder kurser o.l. er sat i værk.

Tabellen nedenfor viser det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel, barns sygdom, omsorgsdage og

særlige feriedage, men inkl. deltidssygdom) samt rettens personaleomsætning i 2011-2012:

Ret Gnst. antal sygedage pr. ansat Personaleomsætning (%) Lønsumsforbrug (mio.)

5. BEDSTE RET 7,7 5,1

2011 2012 2011 2012 2011 2012

SAMLET BYRETTERNE 9,9 8,4 10,5 8,8 34,1 33,4

Retten på Frederiksberg 16,4 13,1 6,9 7,9 41,6 42,1

Lønsumsforbruget inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag og er i faste priser.


11

Som det fremgår ovenfor, har Retten på Frederiksberg fortsat et skuffende stort sygefravær blandt personalet. Antallet af sygedage pr. medarbejder

har selvsagt betydning for aktiviteten og dermed også for produktiviteten. Der er imidlertid sket et ikke ubetydeligt fald fra 2011 til 2012, som bl.a.

skyldes, at retten i 2012 har haft stor fokus på at nedbringe fraværet, bl.a. ved at fokusere på bekæmpelse af korttidsfraværet, navnlig gennem yderligere

uddannelse af afdelingsledelserne i afholdelse af omsorgssamtaler, drøftelse af udviklingen i sygefraværet på månedlige afdelingsmøder/chefmøder

samt etablering af midlertidige jobs på særlige vilkår, så medarbejdernes sygeperioder forkortes.

Faldet i sygefravær ville i øvrigt have været større, såfremt retten ikke i 2012 havde haft ekstraordinært mange langtidssygemeldte medarbejdere som

følge af graviditetsbetinget sygdom, kritisk sygdom mv.

Personaleomsætningen har traditionelt igennem mange år har været lav ved domstolene, hvilket har betydet stabilitet og fastholdelse af et personale

med stor erfaring. Personaleomsætningen ved Retten på Frederiksberg er da også – som det ses ovenfor – fortsat stabil og lav.

Gennemgående er resultaterne således tilfredsstillende, om end en yderligere nedgang i antallet af sygedage vil blive tilstræbt i 2013.

Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats)

Det har stedse været domstolenes ønske at styrke danskernes kendskab til og interesse for domstolene samt at fastholde tilliden til domstolene.

Samtidig ønsker man at styrke domstolenes omdømme i befolkningen. Det var derfor allerede et fokusområde i retternes handlingsplaner for 2011,

at retterne styrkede lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR.

I 2012 har Retten på Frederiksberg navnlig udført følgende indsatser med henblik på at styrke retternes omdømme og kommunikation:

• Ledende medarbejdere ved retten har fortsat med at udbrede kendskabet til domstolene gennem en række besøg og seminarer afholdt med

retskredsens skoler, herunder gymnasier og andre undervisningsinstitutioner, samt VUC.

• Retten lægger et meget stort antal pressemeddelelser på sin hjemmeside vedrørende domme i straffesager. Retten vil i 2013 have fokus på at

øge mængden af pressemeddelelser også i civile sager og sager fra specialafdelingerne.

• Med henblik på at sikre og forbedre rettens kommunikation med sine brugere afholdt retten som anført ovenfor i slutningen af 2012 et

kursus i skriveteknik mm. Kurset forventes at blive gentaget i 2013.

• Retten har gennem talrige rundvisninger af forskellige interessegrupper i det nye domhus udbredt kendskabet til domstolenes arbejde i

Danmark.


3. Udviklingsaktiviteter i 2013

12

Retten vil i 2013 sætte fornyet fokus på nedbringelsen af embedets resterende pukkel af sager 2 , opstået i forbindelse med sammenlægningen i 2007

samt foranlediget af den økonomiske krise i samfundet i de seneste år. Samtidig arbejdes der på en afkortelse af sagsbehandlingstiden på alle områder.

Der vil i 2013 blive afviklet et LEAN forløb med deltagelse af repræsentanter for retten og anklagemyndigheden (Københavns politi) med henblik

på sammen at effektivisere sagsgangen i straffesager yderligere.

Med hensyn til straffesager er der i øvrigt allerede fra indflytningen i oktober 2012 sket en fokusering på afvikling af større straffesager

(nævningesager og langvarige domsmandssager), der gennem særlige initiativer og ændringer i berammelsesproceduren tilsigtes berammet med

kortest muligt varsel. Dette forventes i 2013 at medføre en betydelig forkortelse af sagsbehandlingstiden.

Retten har i 2012 haft en del problemer med udeblevne domsmænd. Retten har derfor i 2013 indført en procedure, hvorefter domsmænd blandt

andet skal møde på et tidligere tidspunkt end hidtil med henblik på at forbedre muligheden for at indkalde reservedomsmænd uden unødig ventetid

for rettens personale og de mødende i sagen.

Der vil på ny i 2013 blive forsøgt afholdt et møde mellem ledende repræsentanter for retten og dagspressen med henblik på at drøfte fælles

udfordringer og kommunikation mm.

Rettens eksterne kommunikation styrkes endvidere gennem møder og foredrag for rettens andre brugere og andre særligt interesserede grupper.

Rettens fogedafdeling har igennem en årrække, p.g.a. den økonomiske krise kombineret med retskredsens traditionelt store antal sager inden for

fogedområdet, været belastet med meget store sagsbunker og dermed en lang berammelsestid. Gennem indførelse af nyt sagsbehandlingssystem og

gennemførelse af LEAN-forløb forventes det imidlertid, at fogedafdelingen ved udgangen af 2013 har nedbragt antallet af verserende sager til et

omfang, der er meget tilfredsstillende.

Da retten som anført ovenfor fortsat har et uacceptabelt højt sygefravær hos medarbejderne, vil der også i 2013 være ekstra fokus på at få nedbragt

fraværet yderligere. Det er fortsat rettens hensigt at nedbringe rettens sygefravær til som minimum svarende til statens gennemsnit, idet de dermed

afledte ekstra medarbejderressourcer vil kunne anvendes til nedbringelse af gennemløbstiderne samt forøgelse af den faglige kvalitet. Nedbringelse

af sygefraværet skal ske gennem et fortsat stort fokus på den enkelte medarbejders fraværsmønster og via anvendelse af omsorgssamtaler.

Derudover vil retten indrette kontorer, som kan anvendes af medarbejdere, der i forbindelse med en (lettere) sygeperiode kan have behov for mere

ro, end flermandskontorer kan tilbyde. Endelig vil rettens Arbejdsmiljøudvalg arbejde målrettet på nedbringelse af sygefraværet i 2013.

2 Puklen vedrører navnlig civile sager og fogedsager.

More magazines by this user
Similar magazines