Vejledning til budgetmodel ”skolebod” - Alt om kost
Vejledning til budgetmodel ”skolebod” - Alt om kost
Vejledning til budgetmodel ”skolebod” - Alt om kost
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Indhold<br />
<strong>Vejledning</strong> <strong>til</strong> <strong>budgetmodel</strong> <strong>”skolebod”</strong><br />
1 Opdeling i faste og variable <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger ..................................................................................2<br />
1.1 Variable/direkte <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger.............................................................................................2<br />
1.2 Faste/indirekte <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger:..............................................................................................2<br />
2 Sammenhæng mellem <strong>budgetmodel</strong> og kontoplan ......................................................................3<br />
2.1 M<strong>om</strong>s ...................................................................................................................................3<br />
3 Løn<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger .........................................................................................................................3<br />
3.1 Køkkenpersonale..................................................................................................................3<br />
3.2 Lærer-/ pædagogtid..............................................................................................................4<br />
3.3 Sekretær ...............................................................................................................................4<br />
3.4 Rengøring.............................................................................................................................4<br />
3.5 Transport ..............................................................................................................................4<br />
3.6 Ledelse .................................................................................................................................4<br />
3.7 Øvrige personale<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger ............................................................................................4<br />
4 Fødevarer .....................................................................................................................................4<br />
4.1 Køb hos lokal købmand/supermarked..................................................................................4<br />
4.2 Catering firmaer og andre leverandører...............................................................................5<br />
4.3 Økologi ................................................................................................................................5<br />
5 Øvrige varekøb.............................................................................................................................5<br />
5.1 Engangsbestik ......................................................................................................................5<br />
5.2 Småinventar .........................................................................................................................5<br />
6 Inventar ........................................................................................................................................5<br />
7 Ejend<strong>om</strong>s<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger................................................................................................................5<br />
8 Forbrugsafgifter ...........................................................................................................................5<br />
8.1 El ..........................................................................................................................................6<br />
8.2 Vand og varme.....................................................................................................................6<br />
8.3 Renovation ...........................................................................................................................6<br />
8.4 Vandafledning......................................................................................................................6<br />
9 Indtægter ......................................................................................................................................6<br />
1
1 Opdeling i faste og variable <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger<br />
For at udarbejde et budget for en madordning, er der behov for en række elementer, s<strong>om</strong> i dag ikke<br />
registreres særskilt i k<strong>om</strong>munernes bogføring. Det skyldes dels, at den k<strong>om</strong>munale kontoplan ikke<br />
nødvendigvis er opdelt entydigt og dels at alle ressourcerne ikke nødvendigvis fremgår af<br />
bogføringen. På den baggrund skal der tages hensyn <strong>til</strong>, at der i budgettet for madordningen<br />
medtages samtlige <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger, herunder såvel variable og faste <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger, s<strong>om</strong> er forbundet<br />
med madordningen.<br />
1.1 Variable/direkte <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger<br />
Er <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger, der s<strong>om</strong> udgangspunkt, kan henføres direkte <strong>til</strong> madordningen. Det gælder typisk,<br />
at der er et tidsmæssigt sammenfald mellem de udgifter, der direkte kan henføres <strong>til</strong> aktiviteten og<br />
den <strong>til</strong>svarende <strong>om</strong><strong>kost</strong>ning.<br />
1.2 Faste/indirekte <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger:<br />
Er <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger, der s<strong>om</strong> udgangspunkt, ikke kan henføres direkte <strong>til</strong> een aktivitet. Disse optræder<br />
s<strong>om</strong> oftest et andet sted i skolens regnskab. Andre <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger er bogført andre steder i<br />
k<strong>om</strong>munens samlede regnskab eksempelvis husleje, central administration og forrentning og<br />
afskrivning.<br />
Det vil sige, at en del af <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningerne s<strong>om</strong> den enkelte skole har, er <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger s<strong>om</strong><br />
formentlig altid vil være der uanset <strong>om</strong> der er madordninger eller ikke. Disse <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningstyper er<br />
typisk ejend<strong>om</strong>s<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger sås<strong>om</strong> husleje og varme (delvist) og en del af inventaret s<strong>om</strong> skolen<br />
altid vil have.<br />
På grund af <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningernes ofte udelelige karakter, må der foretages et valg i forhold <strong>til</strong> fordeling<br />
af <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningerne. Der kan foretages fordeling udfra eksempelvis en realistisk vurdering, antal<br />
ansatte, arealet eller lønandele.<br />
Nedenfor er angivet eksempler på faste/indirekte og variable/direkte <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger.<br />
Variable <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger Løn<br />
Øvrige personaleudgifter<br />
Fødevarer<br />
Øvrige varekøb<br />
Inventar (s<strong>om</strong> direkte købes p.g.a. madordning)<br />
Rengøring af køkken<br />
Forbrug (el, vand og renovation)<br />
Faste <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger Inventar (s<strong>om</strong> vil være der alligevel)<br />
Ejend<strong>om</strong>sudgifter<br />
Forbrug (varme)<br />
De direkte/variable <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger vil stige ved indførelsen af madordningen mens de indirekte/ faste<br />
<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger, s<strong>om</strong> udgangspunkt vil forblive uændrede uanset <strong>om</strong> madordningen eksisterer eller ej.<br />
2
Det er således vigtigt, at være opmærks<strong>om</strong> på, hvad der er faste og variable <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger og<br />
dermed kende sit <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningsniveau med og uden madordningen.<br />
2 Sammenhæng mellem <strong>budgetmodel</strong> og kontoplan<br />
Før man går i gang med madordningen, skal der oprettes en særlig konto <strong>til</strong> at styre <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger<br />
og indtægter. Vi vil anbefale, at k<strong>om</strong>munen opretter et selvstændigt stednummer for madordningen<br />
på de skoler, der har madordning eller en selvstændig gruppering <strong>til</strong> madordning, s<strong>om</strong> går på tværs<br />
af skolerne i k<strong>om</strong>munen. Der er specielt to grunde <strong>til</strong> at kontere madordningen for sig selv:<br />
Opgørelse af brugerbetaling og eventuel m<strong>om</strong>s, s<strong>om</strong> begge kræver en præcis opgørelse af<br />
<strong>om</strong><strong>kost</strong>ningerne <strong>til</strong> madordningen i forhold <strong>til</strong> de øvrige driftsudgifter.<br />
2.1 M<strong>om</strong>s<br />
På en skole hvor madordningen er baseret på ekstern produktion, der sælges <strong>til</strong> eleverne, vil der<br />
oftest være tale <strong>om</strong> at salget er m<strong>om</strong>spligtigt. Men det kan afhænge af flere lokale forhold, og man<br />
bør i tvivls<strong>til</strong>fælde kontakte k<strong>om</strong>munens økon<strong>om</strong>iske forvaltning eller Told og Skat således at der<br />
er er taget højde for alle lokale forhold. Hvis du vil vide mere <strong>om</strong>, hvor man skal være særlig<br />
opmærks<strong>om</strong> på <strong>om</strong> en madordning er <strong>om</strong>fattet af m<strong>om</strong>spligt eller ej kan du læse mere under "Hvad<br />
med m<strong>om</strong>sen" på denne hjemmeside.<br />
Herefter vil vi gå over <strong>til</strong> de <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger s<strong>om</strong> knytter sig <strong>til</strong> madordningen.<br />
3 Løn<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger<br />
Det er vigtigt at løn<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger, der relaterer sig <strong>til</strong> madordningen faktisk også bliver budgetteret<br />
på madordningen. Det er svært for både ansatte, ledere og politikere at få det rigtige billede af hvad<br />
det faktisk <strong>kost</strong>er at have en madordning, hvis en del af <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningen <strong>til</strong> madordningen figurerer<br />
andet steds i skolens budget.<br />
Den oplagte lønudgift er lønnen <strong>til</strong> personalet i forbindelse med indkøb og salg. Ud over denne<br />
udgift er det også nødvendigt at tænke på, at der kan være lønudgifter <strong>til</strong> rengøringen, pedellen,<br />
ledelse, sekretær og lærere, der er involveret i madordningen. Det kan være svært at få et overblik<br />
over disse udgifter, da det ikke er al deres tid personerne bruger på madordningen. Det er derfor<br />
nødvendigt at lave et skøn over hvor meget tid i løbet af en uge, der bruges set i forhold <strong>til</strong><br />
timeprisen.<br />
I <strong>budgetmodel</strong>len er der ops<strong>til</strong>let en række forslag <strong>til</strong> personer, der skal lønnes i forbindelse med<br />
madordningen. Det du skal gøre er at vurdere, hvor meget tid personerne bruger på madordningen i<br />
løbet af en uge. Dernæst skal du kende årslønnen (brutto inkl. pension m.v. ) Herefter regner<br />
modellen selv <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningerne ud pr. år.<br />
3.1 Køkkenpersonale<br />
Personale s<strong>om</strong> står for indkøb, anretning og salg. Hvis en medarbejder er ansat <strong>til</strong> andre opgaver<br />
(f.eks. rengøring) er det vigtigt at få udskilt de timer, hvor vedk<strong>om</strong>mende arbejder i boden således<br />
at de budgetteres på madordningen.<br />
Der kan i perioder være <strong>til</strong>knyttet personale med støtte i jobtræning, arbejdsprøvning m.v.<br />
Om<strong>kost</strong>ninger her<strong>til</strong> inklusive ekstra tid <strong>til</strong> oplæring og <strong>til</strong>syn bør medregnes i budgettet.<br />
3
Der er i regnearket mulighed for at beregne timeforbruget på en række af de opgaver, der løses i<br />
køkkenet. Beregningen er opdelt på delopgaver og man har dermed mulighed for at få et mere<br />
præcist skøn over forbruget af timer. Det kan også være gavnligt at vurdere en ordning, der allerede<br />
er i gang og sætte tid på de opgaver der løses. Det skaber øget bevidsthed <strong>om</strong> at det man f.eks.<br />
sparer på indkøb af råvarer kan sættes <strong>til</strong> i produktionstid. Man bruger også nemt mere tid end man<br />
fores<strong>til</strong>ler sig på at lede efter gode <strong>til</strong>bud, hvor rabatten ikke står mål med den tid der er gået med<br />
finde disse <strong>til</strong>bud.<br />
3.2 Lærer-/ pædagogtid<br />
På de fleste skoler bruger lærere og pædagoger også tid på at få en madordning <strong>til</strong> at fungere. Det er<br />
her vigtigt at skelne mellem den tid der går med at bistå elever eller personale med at indkøbe og<br />
anrette maden og så den tid s<strong>om</strong> personalet i forvejen bruger på at sikre sammenhængen i børnenes<br />
hverdag. Hvis en lærer får timer <strong>til</strong> at stå for madprojektet bør det tælle med s<strong>om</strong> en <strong>om</strong><strong>kost</strong>ning i<br />
madordningen.<br />
3.3 Sekretær<br />
Der vil altid være lidt administration i form af betaling af leverandørregninger, evt.<br />
kontantbeholdning, bes<strong>til</strong>lingssystem m.v.<br />
3.4 Rengøring<br />
Den tid der bruges på særskilt / ekstraordinær rengøring af køkken m.v. fordi der er madordning.<br />
Spise<strong>om</strong>råder, fællesrum, aula m.v. skal normalt rengøres alligevel og tiden <strong>til</strong> dette bør normalt<br />
indgå på skolens almindelige budget.<br />
3.5 Transport<br />
Når man selv står for afhentning af mad hos leverandør (eks. k<strong>om</strong>munalt køkken, plejehjem eller<br />
lign.) skal tiden <strong>til</strong> denne opgave indregnes. Der kan være medarbejdere, s<strong>om</strong> står for indkøb pr. bil<br />
og får godtgørelse for det og udgiften her<strong>til</strong> indregnes.<br />
3.6 Ledelse<br />
En velfungerende madordning kræver ledelsens opbakning og opmærks<strong>om</strong>hed. Der vil gå tid med<br />
møder, information <strong>til</strong> forældre og elever m.v.<br />
3.7 Øvrige personale<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger<br />
Andel af arbejdsskadeforsikring, BST og kursusudgifter. Desuden skal <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningen ved eventuel<br />
afhentning af mad hos leverandør, hvor den ansatte får kil<strong>om</strong>etergodtgørelse, samles her.<br />
4 Fødevarer<br />
4.1 Køb hos lokal købmand/supermarked<br />
Det er ofte svært for det lokale indkøbssted at konkurrere med de store leverandører, hvorfor det<br />
normale billede er, at mindre supplerende indkøb foretages lokalt, hvorimod de større indkøb<br />
lægges hos cateringfirma og andre grossister. Man vil stadig kunne få på konto en del steder,<br />
således at personalet ikke behøver at have kontanter med.<br />
4
4.2 Catering firmaer og andre leverandører<br />
Hvis en del af maden leveres s<strong>om</strong> færdigmad eller råvarer, der leveres <strong>til</strong> døren, vil der ofte være<br />
tale <strong>om</strong>, at man afregner en gang <strong>om</strong> måneden. Det er vigtigt, at være opmærks<strong>om</strong> på, at der bør<br />
indhentes <strong>til</strong>bud fra flere leverandører, og at k<strong>om</strong>munen kan have indkøbsaftaler med firmaer s<strong>om</strong><br />
man kan tage udgangspunkt i .<br />
4.3 Økologi<br />
En stor del af de skoler, der har madordning, er bevidste <strong>om</strong> at valget af råvarer er vigtigt, og der<br />
satses ofte på økologiske produkter. Vi vil videregive den erfaring, at man godt kan vinde både i<br />
kvalitet og pris ved at bruge lidt ekstra tid på at søge efter den rigtige leverandør, da udbuddet ikke<br />
er så tydeligt markedsført s<strong>om</strong> på traditionelle fødevarer.<br />
5 Øvrige varekøb<br />
5.1 Engangsbestik<br />
Der er stor bevidsthed <strong>om</strong> miljø og brugen af engangsbestik contra opvask. Der er både en<br />
miljømæssig og økon<strong>om</strong>isk overvejelse i forbindelse med bestik. Engangsbestik sparer tid,<br />
maskiner og vand men <strong>kost</strong>er ekstra i indkøb og påvirker miljøet ved afbrænding. Opvask af bestik<br />
kræver tid, opvaskemaskine, el og vand, men bestikket kan holde i mange år. Det er vores erfaring,<br />
at det kan betale sig, at sætte sig <strong>til</strong> at regne på <strong>om</strong> man bør gøre det ene eller det andet.<br />
5.2 Småinventar<br />
Inventar der ikke indgår i den faste vedligeholdelsesplan. Det vil sige alt hvad der er mindre end<br />
møbler og hårde hvidevarer.<br />
6 Inventar<br />
Inventaret opgøres i budgettet med angivelse af anskaffelsespris. I <strong>budgetmodel</strong>lerne er en række<br />
inventargenstande allerede listet op. Der indtastes anskaffelsespris og forventet holdbarhed.<br />
Herefter beregnes <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningen s<strong>om</strong> en afskrivning pr. år, der sikrer at <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger <strong>til</strong> inventar<br />
fordeles jævnt over den periode, hvor det rent faktisk indgår i produktionen.<br />
Reglerne <strong>om</strong> opgørelse af fysiske aktiver (ejend<strong>om</strong> og inventar) herunder både registrering af<br />
aktiver, afskrivning og forrentning af disse, er nærmere beskrevet under ”Fysiske aktiver”<br />
7 Ejend<strong>om</strong>s<strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger<br />
Det areal der bruges <strong>til</strong> en skolebod vil ofte være relativt småt i forhold <strong>til</strong> skolens samlede areal og<br />
en beregning af kvadratmeterprisen vil ikke være relevant. Det der er relevant at medregne er<br />
faktiske udgifter <strong>til</strong> indretning og drift af boden.<br />
8 Forbrugsafgifter<br />
Der er en sammenhæng mellem madordningens størrelse og <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningerne <strong>til</strong> forbrug. Jo større<br />
madproduktion og jo mere der produceres lokalt jo større vil forbruget være. Ikke blot i faktiske tal<br />
men også andelen af det samlede forbrug. Forbrugsafgifter <strong>til</strong> madordningen kan tegne sig for en<br />
væsentlig del af de samlede forbrugsafgifter. Især forbruget bør interessere alle typer af<br />
5
institutioner, da der på en institution kan ligge et forbrug på ca. 10.000 kr. i el og vand ud over det<br />
normale.<br />
Der skal så vidt muligt tages udgangspunkt i aflæsning af særskilt måler i forbindelse med boden og<br />
evt. køkken. Hvis der ikke er selvstændige målere, kan følgende grundlag for skøn anvendes.<br />
Bemærk: Der skal altid foretages nye skøn ved ændringer i forbrug / produktion.<br />
8.1 El<br />
De maskiner der benyttes, vil ofte bruge en del strøm. Der foretages skøn over alle maskiner med<br />
forbrug pr. dag. Det står på nyere / større maskiner anført hvad deres strømforbrug er ved maksimal<br />
ydelse, hvilket danner grundlag for et kvalificeret skøn, der herefter kan danne grundlag for en<br />
fordelingsnøgle ved fremtidig budgettering og udkontering af el-regning.<br />
8.2 Vand og varme<br />
Kan beregnes s<strong>om</strong> en andel af det samlede forbrug (kvalificeret skøn)<br />
8.3 Renovation<br />
Skønnet andel af det samlede renovationsregning, med mindre der er særskilt container <strong>til</strong> mad<br />
affald. Man kan evt. tælle affaldssække i en uge for at opgøre andelen af det samlede<br />
renovationsforbrug.<br />
8.4 Vandafledning<br />
Vandafledning følger vandforbruget .<br />
9 Indtægter<br />
Indtægterne kan bestå dels af den <strong>om</strong>sætning, der lægges i madordningen i form af brugerbetaling,<br />
og dels i form af k<strong>om</strong>munalt <strong>til</strong>skud samt <strong>til</strong>skud fra fonde, forsøgsordninger og statslige puljer <strong>til</strong><br />
fremme af sund <strong>kost</strong> m.v.<br />
En madordning kan ikke startes op uden en budgetteret <strong>om</strong>sætning, hvilket betyder at<br />
<strong>om</strong><strong>kost</strong>ningerne skal dækkes af, brugerbetaling, <strong>til</strong>skud fra k<strong>om</strong>munen eller skolen eget budget.<br />
Omsætningen er lig med det salg, der er fra skolens madordning, hvad enten det sker ved<br />
kontantsalg eller ved fast betalingsordning. Omsætningen må ikke forveksles med det samlede<br />
<strong>om</strong><strong>kost</strong>ningsniveau, s<strong>om</strong> findes når man ops<strong>til</strong>ler <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningsskabelonen. Det samlede<br />
<strong>om</strong><strong>kost</strong>ningsniveau vil typisk ligge væsentlig højere end det forventede salg, og det er netop her<br />
man skal gøre sig klart, hvorfra resten af <strong>om</strong><strong>kost</strong>ningen skal dækkes.<br />
Den del der handler <strong>om</strong> k<strong>om</strong>munale og eksterne <strong>til</strong>skud kan afklares i den politiske prioritering i<br />
eller uden for skolen. I forhold <strong>til</strong> eksterne <strong>til</strong>skud anbefales det at søge på de enkelte<br />
ministeriers/institutioners/organisationers hjemmesider. Hvis man vil fastsætte elev i budgettet<br />
kræver det normalvis et skøn. Vi beskriver nedenfor hvorledes dette skøn kan foretages. Vi har<br />
gennem vort besøg på 28 skoler og institutioner med madordninger fundet et niveau for hvad den<br />
typiske <strong>om</strong>sætning kan være.<br />
6
Når man ønsker at starte en madordning op skal de samlede <strong>om</strong><strong>kost</strong>ninger s<strong>om</strong> udgangspunkt<br />
anvendes <strong>til</strong> afdækning af <strong>om</strong>sætning/<strong>til</strong>skud. En mulig <strong>om</strong>sætning vil kunne afdækkes med en<br />
spørgeskemaundersøgelse <strong>til</strong> de mulige kunder (elever). For at dette skal være et retvisende billede<br />
kræver det, at der også tages hul på hvad <strong>til</strong>buddene i ordningen vil indeholde.<br />
Det er således meget svært, at sige noget helt præcist <strong>om</strong> hvilken <strong>om</strong>sætning der kan forventes hvis<br />
det er en ny ordning. Eksempelvis kan der tages udgangspunkt i følgende model:<br />
Om<strong>kost</strong>ningerne (iflg. budget ) er opgjort <strong>til</strong> 160.000 kr. pr. år og der er en (forventet) <strong>om</strong>sætning<br />
på 80.000 kr. s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mer fra ca. 400 elever der hver køber for ca. 200 kr. pr. år. Det vil sige at der<br />
er et k<strong>om</strong>munalt <strong>til</strong>skud på 80.000 kr.. Hvis det er besluttet, at madordningen skal hvile i sig selv<br />
skal priserne i gennemsnit hæves <strong>til</strong> det dobbelte, således at de samlede indtægter vil udgøre<br />
160.000 kr. pr. år.<br />
Det er selvfølgelig også et spørgsmål <strong>om</strong> hvor stort det k<strong>om</strong>munale <strong>til</strong>skud vil være <strong>til</strong> ordningen.<br />
Niveauet på de skoleboder, s<strong>om</strong> vi har besøgt ligger i intervallet ca. 200 – 300 kr. pr. elev. pr. år<br />
7