IT-Branchepublikation: ERP - Nyhedsbrev for Bestyrelser

4. FASE i livscyklus omhandler oprydning og optimering. Dette
kan være i direkte forlængelse af implementeringen i fase 3.
Men ofte ses behov for oprydning og optimering i almindelighed.
blandt emnerne er:
• Sikring af stabil drift med gode procedurer for håndtering
af fejl og afvigelser så de kan minimeres eller helt undgås.
• Sevice levels skal genbesøges: Er det de rigtige ting, vi
måler på, og kan det forbedres?
• Er it processerne veldefinerede og velfungerende, således
at f.eks. registrering af fejl og forslag til forbedring håndteres
effektivt?
• Virker governance strukturen, således at f.eks. dialogen
mellem it og forretningen er god og værdiskabende.
Vigtigt er her også beslutningskompetencen mellem centrale
og decentrale enheder (både indenfor it og indenfor
forretningen).
• bliver forhold til it leverandørerne håndteret professionelt
og følges der op på intentioner om at forbedre udvikling og
drift samtidig med, at der optimeres på omkostningssiden?
• har vi fortsat den rigtige balance i sourcing af it opgaverne:
hvad skal være interne kompetencer og ressourcer – og
hvad skal købes hos eksterne leverandører?
Vigtige værktøjer i fase 4 er leverandør- og kontraktstyring, service-
level management, rettelse af fejl og mangler, forbedring af
it processer og fastholden (eller etablering ) af de rigtige fora til
håndtering af relationerne mellem it og forretning. Service Management,
lean-it og performance forbedringer, bør være emner til
løbende genbesøg i denne fase.
Livscyklus tankegangen kan anvendes på hele applikationsporteføljen,
men den kan også anvendes på enkeltområder. hermed
kan de enkelte dele af system-porteføljen være i forskellige faser
af livscyklussen. Der kan være god it understøttelse på logistik-delen,
mens salg og marketing har dårlige forhold.
22 IT-Branchepublikation: ERP 2013
LEDELSENS FOKUS:
hJæLPESPØrGSMåL OG ANbEFALINGEr
hvilken fase befinder virksomhedens it sig i?
Livcyklus tilgangen hjælper virksomhedens øverste ledelse
til at skabe klarhed over sammenhæng mellem årsag og
løsning når it understøttelsen af forretningen er utilfredsstillende.
Virksomhedens ledelse bør være bevidst om, hvor i livscyklus
it overordnet set befinder sig. Symptomerne kan være
mange og er ofte sammenblandede. Derfor bør virksomhedens
ledelse altid klarlægge symptomer og årsager og så
agere derefter.
1. it og forrentning
Er der en klar it strategi. Tilgodeser ledelsesstrukturen at
der skal prioriteres mellem it opgaverne? Er rammerne for
udførelse af god it ledelse reelt på plads? hvis svarene er
nej – så er vi i fase 1.
» Sørg for at ledelsesstrukturerne er på plads og at fora
til dialog mellem forretning og It er til stede og velfungerende.
Undgå at anskaffe nye systemer før det
grundlæggende er på plads.
2. Valg og anskaffelse
har vi et specifikt hul i systemunderstøttelsen, som kræver
at vi anskaffer et nyt system – så er vi i fase 2.
» Prioritér skarpt mellem det, der er nødvendigt for, at
nå i mål – og det der kan/bør vente til senere. Ledelsen
skal støtte implementeringsprojektet maksimalt
– ikke skabe forhindringer ved at øge kompleksitet
og risici.
3. Implementering
Er vi i gang med en større systemimplementering, der sluger
ressourcer i såvel it som blandt forretningens nøglepersoner,
så er vi i fase 3.
» respekter denne fase og acceptér, at andre projekter
skal nedprioriteres eller helt sættes på stand-by. Det
kan være nødvendigt at korrigere målsætningen for
respektive ledere i perioden, så de ikke ”stjæler” projektets
ressourcer til andre formål.
4. Oprydning og optimering
Kniber det med at holde budgettet og service levels? Er it
systemerne ustabile. Fungerer it processerne ikke optimalt?
Er leverandørerne blevet sløsede, men sender fortsat
store regninger? Så befinder vi os i fase 4.
» Lav en prioriteret plan for oprydning og optimering.
Etablér dedikerede projekter med specifikke mål.
Projekterne forankres højt i organisationen for at
sikre fremdrift – ellers bliver opgaverne ikke løst og
problemerne vil fortsætte.