Bestyrelsens arbejde med risikostyring - JP Pro - Jyllands-Posten

Recommendations

Info

Nyhedsbrev for Bestyrelser Er bestyrelsens information god nok? Bestyrelsens grundlag for at træffe beslutninger er ofte hovedsageligt baseret på de informationer, som medlemmerne får fra direktionen. Materiale som fremsendes til forberedelse af bestyrelsesmøder og anden skriftlig orientering om selskabet og dets omverdensvilkår. Hvert bestyrelsesmedlem danner sig et billede af situationen på grundlag af disse informationer. Men kan det basale beslutningsgrundlag være forvrænget, ufuldstændigt eller præget af særinteresser, før det når til bestyrelsen? Ifølge artiklen ”How good is Your Board‘s Information?” i tidsskriftet ”The Corporate Board” er svaret ja. Der fremhæves følgende fejlkilder: • Vigtige funktioner i selskabet, som udarbejder dele af baggrundsmaterialet, kan have medarbejdere, som har svært ved at kommunikere præcist og fyldestgørende. • Mellemledere og/eller direktionen føler sig måske ikke komfortable med at videresende information til bestyrelsen, som bestyrelsen måske ikke vil bryde sig om. • Mellemledere og/eller direktionen kan have politiske særinteresser i at fremme eller stoppe udvalgte projekter eller andre programmer i virksomheden. • Medarbejdere, der indsamler og bearbejder faktuelle oplysninger om marked, konkurrenter, produkter og lignende, kan være fascineret af oplysninger, som ikke behøver så meget fokus, og undervurdere betydningen af andre oplysninger, som fortjener mere fokus. Ifølge artiklen bør bestyrelsen have en klar forståelse af, hvordan informationerne bliver indsamlet, sorteret og bearbejdet, før de når frem til bestyrelsen. Med andre ord bør bestyrelsen sætte sig ind i de procedurer og rapporteringssystemer, som ender med at give bestyrelsen det afgørende beslutningsgrundlag. Nødvendige spørgsmål Spørgsmålene, som bør stilles til denne informationsindsamling, er følgende: Hvordan er informationerne indsamlet? Hvor stor er usikkerheden på disse data? Hvilket system har været anvendt til at bearbejde data? Er systemets robusthed blevet testet? Hvem er ansvarlig for databehandlingen? Hvem er ansvar- Bestyrelsesarbejde i praksis Side 45 lig for udvælgelse af relevante data til bestyrelsen? Hvilke data bliver ikke videresendt til bestyrelsen? Hvis det ønskes, hvordan kan bestyrelsen få efterprøvet udvalgte data? Det fremhæves, at det vil kunne skabe problemer i forhold til direktionen, hvis bestyrelsen pludselig og uden nærmere forklaring sender den slags spørgsmål. Direktionen vil kunne opfatte det som mistillid, og det vil være uproduktivt for samarbejdet mellem direktion og bestyrelse. Men hvis bestyrelsen fremlægger spørgsmålene som en ny arbejdsproces og generel ny politik for informationsformidling til bestyrelsen, er der mindre risiko for, at det vil blive taget ilde op. Forklaring til direktionen Rationalet bag den nye informationspolitik overfor bestyrelsen skal forklares for direktionen. Det handler om, at bestyrelsen bedre skal kunne vurdere validiteten af de fremlagte oplysninger og eventuelle usikkerheder knyttet til indsamlingen og bearbejdning. Bestyrelsen kan sammen med direktionen drøfte og udarbejde forslag til, hvordan materialet kan præsenteres, eventuelt med et kort indledende resumé, så bestyrelsen fortsat får det korte, overskuelige overblik, men også de bagvedliggende data og mere detaljerede oplysninger. Med denne mere grundige information, får bestyrelsen mulighed for at gå dybere ned i selskabets dataindsamling og databearbejdning. Hvor er der dataindsamlingsprocesser, som skal ændres eller forbedres? Hvor mangler der vigtige oplysninger, som kan styrke bestyrelsens beslutningsgrundlag? Ved at melde den nye politik længere ned i organisationen, vil det kunne fremme præcision og bredde i informationsindsamlingen hos afdelingsledere. Det anbefales, at bestyrelsen løbende sørger for at teste og verificere indsamlede og bearbejdede data. Sidste skridt bliver at evaluere, om bestyrelsen anvender og tolker de fremlagte oplysninger på den ”rigtige” måde. Andre spørgsmål af relevans for bestyrelsesarbejdet er: Reagerer bestyrelsen for hurtigt eller for langsomt på nye oplysninger, om eksempelvis konkurrenter, markedsandele eller branchetendenser. Er bestyrelsen parat til at omgøre tidligere beslutninger, fordi nye data ændrer et tidligere beslutningsgrundlag.
Nyhedsbrev for Bestyrelser Bestyrelsesarbejde i praksis Side 46 Sådan opsætter bestyrelsen korruptionsværn Korruption og bestikkelse er under voldsomt angreb over hele verden. Virksomheder er centralt placerede primært som skydeskiver, men holder samtidig nøglen til en effektiv indsats. I fortsættelsen af sidste uges artikel, der tegnede et billede af de seneste års udvikling og udsigterne for erhvervslivet, peger Advokat og Partner i advokatfirmaet Lawhouse.dk, Sune Skadegård Thorsen, i denne uge på nogle af de konkrete overvejelser virksomheder bør gøre sig og tiltag, der kan iværksættes for at gardere sig mod den stigende risiko eller endog vende initiativer til en forretningsmulighed. I sidste ugebrev blev de store linier trukket op. I denne gennemgang peges på de overvejelser enhver bestyrelse bør gøre sig om disse problemstillinger. Særligt skal det understreges, at korruption fra at være en fradragsberettiget udgift i dag er strafbelagt. Selv et bestyrelsesmedlem vil kunne ifalde straf for gerninger foretaget af medarbejdere på den anden side af jorden. Man kan aldrig gardere sig mod enkelte personers handlinger. Men domstolene har slået fast, at strafudmålingen for virksomheden og dermed ledelsen vil tage hensyn til den indsats virksomheden har gjort for at sikre sig. Enhver virksomhed må spørge sig selv, om dens præventive indsats er tilstrækkelig! Der er talrige eksempler på, at retningslinier udarbejdet for bare få år siden ikke lever op til dagens standarder. Bestyrelsen må beslutte sig for at gøre en indsats og melde klart ud herom. Uden et utvetydigt engagement fra ledelsen vil en indsats på området blive svær, hvis ikke umulig, at gennemføre. Det er uden tvivl en uriaspost at skulle udfordre den gængse opfattelse i virksomheden og opfattes som unødig indblanding og stridende imod bundliniefokus. For internationale virksomheder er det vigtigt at indstille sig på indsigelser fra lokale selskaber om, at en indsats vil koste omsætning. Indsigelserne kan være reelle. Der kan i en overgangsperiode i budgetkrav og ikke mindst i bonusordninger tages skyldigt hensyn hertil, så den enkelte medarbejder holdes ’skadesløs’. En analyse af status quo er første skridt på vejen. Hvilke systemer har vi allerede? Hvor forekommer der tvivlsomme transaktioner? Og ikke mindst; hvilke holdninger er der i forskellige lande til bestikkelse? Har virksomheden forretninger i de lande, der ligger nederst i Transparency International’s (TI) korruptionsindeks, kan man være ret sikker på, at man har en væsentlig udfordring. Her ligger lande som Brasilien, Ecuador, Tyrkiet, og Nigeria. Analysen rejser imidlertid et dilemma. Ledelsen er ikke nødvendigvis interesseret i at vide, hvad der foregår. Så kan den nemlig blive pålagt handlepligt og risikere strafansvar. Vi må have en ’Code of Conduct’. Det gængse svar. Men den kan bare ikke stå alene. Der er udarbejdet mængder af vejledninger for erhvervslivet og enkelte sektorer. TI’s retningslinier vil fortsat være vejledende for området. Det Internationale Handelskammer og Dansk Industri har udviklet vejledninger. Alle sammen initiativer, der kan hjælpe med at danne rammen for en indsats. Det anbefales imidlertid, at virksomheden primært lader sig vejlede af analysen, så initiativerne målrettes. En strategi bør som minimum omfatte vision, politik, retningslinier, systemintegration, træning, kommunikation, kontrol, rapportering og kriseberedskab. Gennemsigtighed og nul-tolerance er nøgleord. Virksomheder skal være opmærksomme på, at FN konventionen fra december 2003 lægger op til kriminalisering af flere områder end OECDs konventionen, således at retningslinier fra før dette tidspunkt kan være utilstrækkelige. Det ses som god praksis, at de enkelte uønskede handlinger beskrives i et let tilgængeligt sprog og at vejledning kan hentes til ’gråzone’ områder, særligt til de såkaldte ’faciliterings’ betalinger. Politikken skal også kunne bruges af den enkelte medarbejder, der bliver spurgt om bestikkelse. Virksomheden kan vende udfordringen til en fordel ved at gå proaktivt til værks. Med den opmærksomhed, der er på området, kan virksomheden profilere sig på en god indsats og vinde konkurrencefordele frem for „uetiske“ konkurrenter. Samtidig ses det i stærkt stigende grad at multilaterale banker og offentlige indkøb stiller krav om en politik, ligesom virksomheden ved overtrædelser risikerer at blive sort-listet. Tre parts partnerskaber mellem virksomhed, stat og civilsamfund har vist sig effektive. Extractive Industries Transparency Initiative, hvor branchen offentliggør alle betalinger til staten har også nydt stor positiv opmærksomhed. Danske virksomheder og finansielle institutioner bliver berørt af den nye fokus og selv om vi opfatter os selv som ukorrumperede, vil vi fremover blive bedt om at kunne dokumentere det.
Page 1 and 2: Bestyrelsens arbejde med risikostyr
Page 3 and 4: FORORD Efter regnskabsskandalerne i
Page 5 and 6: Nyhedsbrev for Bestyrelser Kontrols
Page 7 and 8: Nyhedsbrev for Bestyrelser Bestyrel
Page 11 and 12: Nyhedsbrev for Bestyrelser Kreditkr
Page 15 and 16: Nyhedsbrev for Bestyrelser Finanskr
Page 17 and 18: Nyhedsbrev for Bestyrelser Pas på
Page 23 and 24: Nyhedsbrev for Bestyrelser Praktisk
Page 25 and 26: Nyhedsbrev for Bestyrelser Hvem tag
Page 27 and 28: Nyhedsbrev for Bestyrelser Kreditvu
Page 29 and 30: Nyhedsbrev for Bestyrelser ...forts
Page 31 and 32: Nyhedsbrev for Bestyrelser Guide: F
Page 33 and 34: Nyhedsbrev for Bestyrelser Corporat
Page 35 and 36: Nyhedsbrev for Bestyrelser Guide ti
Page 37 and 38: Nyhedsbrev for Bestyrelser Guide: V
Page 45: Nyhedsbrev for Bestyrelser Behov fo
Page 49 and 50: Nyhedsbrev for Bestyrelser Normen f
Page 51 and 52: Nyhedsbrev for Bestyrelser Det trad
Page 53 and 54: Nyhedsbrev for Bestyrelser Krav til
Page 55: Nyhedsbrev for bestyrelser c/o Jyll

Bestyrelsens arbejde med risikostyring - JP Pro - Jyllands-Posten

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?