E-mails fra ”det offentlige” til borgerne - Omatskrive.dk

Per Salling: E-mails fra ”det offentlige” til borgerne
Logos henvender sig til tilhørernes fornuft
Det vil sige, at logos bygger på saglighed og argumentation.
• Hold dig til kendsgerninger.
• Vær saglig og objektiv.
• Optræd behersket og roligt.
Grundlaget for en argumentation skal altid være sagligt. Det vil sige:
• Du skal bruge argumenter, som er anerkendte på det faglige område.
• Sammenhængen mellem argumenter og konklusion skal være helt klar, også for
læseren.
For eksempel: § 19 i forvaltningsloven foreskriver, at parter i en sag har krav på at
blive orienteret om ”sagens faktiske omstændigheder”, før den bliver afgjort. (Der
er nogle undtagelser, som er beskrevet i loven.) Det gælder fx naboer til en svinefarm,
som søger om tilladelse til at udvide produktionsanlægget. Så du orienterer
dem selvfølgelig.
Her handler det om ”det vi skriver”: Det rent saglige - sådan er det.
Etos drejer sig om troværdighed
Her bliver der sat fokus på dig selv som myndighedsperson.
• Vær til stede som dig selv (jeg-form i rimeligt omfang).
• Hold ”øjenhøjde” med modtageren.
• Brug gerne relevante eksempler.
• Hold dig til sagen.
For eksempel: I en høringsskrivelse som det det ovennævnte eksempel med partshøringen
citerer du ikke lovens § 19 ordret, når du forklarer naboen, hvorfor han har
ret til at blive hørt. Du forklarer det med almindelige jævne ord, sådan som du ville
have gjort det, hvis du havde talt med ham i telefonen. Du optræder så at sige som
tolk.
• Skriv ikke: Forvaltningslovens § 19 foreskriver, at der i en sag, hvor en part
ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte
oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, ikke må træffes afgørelse,
før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet
denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis
oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning
for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af
den nævnte udtalelse. Derfor skal forvaltningen hermed give dig en frist på 14
dage til at indgive bemærkninger til hoslagte andragende …
• Skriv i stedet: Grisegården har søgt om tilladelse til at udvide deres produktion
af slagtesvin. Du bor så tæt på den kommende produktionsbygning, at du muligvis
kan blive udsat for lugtgener. Derfor vurderer vi i Teknisk Forvaltning, at
du er part i sagen, og det betyder, at du har ret til at komme med en udtalelse,
før vi træffer en afgørelse.
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010 4/11