E-mails fra ”det offentlige” til borgerne - Omatskrive.dk

Per Salling: E-mails fra ”det offentlige” til borgerne
3. Hvem er du – i embeds medfør? Og hvem skriver du til?
Hvad enten det drejer sig om breve, indkaldelser, vejledninger eller andre former
for information, er det vigtigt at tænke på modtageren som et almindeligt menneske
af kød og blod. Og husk lige, at det er du også selv.
Det er som nævnt de færreste af dem, vi skriver til, der har forudsætninger for at
forstå det særlige fagsprog, som bruges blandt professionelle i den offentlige forvaltning.
Det er også de færreste, der er vant til at læse lange, komplicerede sætninger
eller kompakte og tætskrevne tekster. Og - for at sige det rent ud - det er de færreste
af os selv, der er i stand til at skrive den slags uden at begå sproglige fejl.
”Direktoratet”, ”kontrollen”, ”vi” og ”jeg”
Det virker uvenligt og upersonligt at bruge de gammeldags formuleringer som fx
Det skal herved meddeles og Man kan ikke give tilladelse til. Din læser får indtrykket
af, at du helst vil ”putte dig” bag organisationen. Det gør du faktisk også - for
holdningen bag den slags formuleringer er lige præcis, at ”jeg er ikke mig - jeg er
udelukkende en del af en organisation”. Men det er jo netop ikke idealet for den
moderne embedsmand m/k! Du forventes at træde frem som repræsentant for organisationen
– det menneskelige ansigt.
Se fx på brugen af vi og jeg. Det føles tit som det mest naturlige at skrive vi. Det
omfatter ”forvaltningen”, ”kommunen” eller ”sygehuset”. Men i en situation, hvor
du selv træder frem - fx som den, der underskriver og sender en høringsskrivelse,
har vedlagt nogle bilag og evt. kan ringes til - er det mere naturligt at bruge jeg og
mig.
Og formerne kan sagtens blandes: Ved et kontrolbesøg på adressen Mosby Stræde
23 den 1. november 2010 bemærkede medarbejderne fra Teknisk Forvaltning ... Vi
har efterfølgende konstateret, at ... Jeg skal derfor bede dig om at ... Hvis du har
spørgsmål til dette, er du velkommen til at kontakte mig på ...
De eller du?
På dette punkt er det helt umuligt at give éntydige retningslinjer. Men her er nogle
tommelfingerregler:
• Der er meget store regionale forskelle i Danmark på dette punkt. Det er slet ikke
sikkert, at nordkøbenhavnske normer for tiltale har gyldighed i Vestjylland. Eller
omvendt. (Der er faktisk langt bare fra Kolding til Herning på dette punkt!)
• ”De” er aldrig formelt forkert, men kan virke meget afstandsskabende. Nogle
føler sig holdt ud i armslængde, når de bliver tiltalt ”De”, specielt hvis det ikke
er første kontakt. Andre føler sig stødt over ”du”.
• Lad borgeren bestemme, om I skal være dus eller Des! Hvis du bliver tiltalt med
”du”, er det meget uhøfligt at svare med ”De” - og omvendt. Det gælder også på
skrift.
Husk altid det gamle ord: Hvis du er tæt på den, du taler med, så har du ikke
behov for at råbe højt.
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010 6/11