Buongiorno, rare og effektive møder - Kommunikationsforum

Buongiorno,
rare og effektive
møder
DiDDa Larsen & MikkeL Wiese

Buongiorno, rare og effektive møder
stil bogen på dit mødebord. Få inspiration til møder inden for det sociale område. og få inspiration alle andre steder, hvor i gerne vil
holde rare og effektive møder.
udgivet med støtte fra københavns kommunes socialforvaltning, soFakademiet. Tekst, modeller og fotos copyright kommunikér MÉr
Følg med i udviklingen af rare og effektive møder eller bidrag selv på: www.kommunikermer.nu/moeder og på www.effektiv.nu
isBn 978-87-994394-0-9

Smagsprøver og eksempler fra indholdet i denne bog ...
Vejen til rare og effektive møder går via Rom før mødet side 9 en rar møde -
indkaldelse · en ikke så rar mødeindkaldelse · DÆBi · eksempel på dagsorden med DÆBi ·
Medarbejdere på bostedet kuben om DÆBi Under mødet side 16 Du spiller en rolle på
det gode møde · Mødelederen · Mødedesigneren · referenten · 5 tips til gode møder · og 5 tips
mere Pausen side 24 al magt til fødderne tilbage til mødet side 28 Tænk
med hatten · Den 7. hat · guruka singh og den pink hat · Tre forskellige domæner · Model ·
Domæneteori med pink · Varm mødedeltagerne op · Fart og tempo på møder · Facework · Design
af et møde om trivsel · Hold dig vågen på mødet efter mødet side 51 referat skabelon ·
Tørresnoren · That’s amore
2. indhold

» Mange Møder kørte dårligt.
Vi besluttede at skifte lokale.
det bleV det bedste Møde
nogensinde. folk koM ud i
grupper. det at Vi skiftede
raMMer gjorde noget, og Vi
fik inVolVeret alle.«
Carina abel gjaldbæk, medarbejder i u-turn, københavns kommunes socialforvaltning.
3.

Vejen til effektive og rare møder går via Rom
Denne bog bygger på vores personlige
erfaring er, bl.a. som ansatte i københavns
kommunes socialforvaltnings tilbud til unge,
4. Forord
der har problemer med rusmidler, u-turn. Den
bygger også på et kompetenceudviklingsforløb
i mødeledelse, for Center for selvstændige
Boformer, finansieret af soFakademiet.
og så bygger den på mange års interesse for
at bruge kommunikationsmæssige indsigter
til at skabe rare og effektive møder både i
socialforvaltningen og alle andre steder, hvor
møderne har afgørende betydning for, hvordan
livet former sig for borgere der har brug
for hjælp.
typisk mandag
arbejdsdagen begynder med et møde kl.
9.30. Tre dobbelte kopper senseokaffe og et

monsterstørrelse rosenbrød, hjælper dagen i
gang. Dette ugentlige planlægningsmøde varer
fra 9.30 til 11.00. endnu et kort møde fra 11
til 12. kl. 12.00 starter mødet i teamet og det
varer så til 13.30, hvor rosenbrødet for længst
er holdt op med at virke og det er nødvendigt
med lidt frokost inden det ugentlige fælles
personalemøde, som varer fra 14.00 til 16.00
og aldrig et minut mindre.
Det er derfor ikke ualmindeligt at komme
helt mødeudmattet på arbejde den følgende
tirsdag morgen. sådan cirka var mandage for
bogens forfattere, da de var ansatte i forskellige
tilbud til udsatte.
en tirsdag i romersk bad
Denne tirsdag er ikke som andre tirsdage.
5. Forord

6. Forord
Bogens to forfattere er morgenfriske på vej
til skælskør, hvor de er blevet inviteret sammen
med en gruppe samarbejdspartnere til
at være med til at idéudvikle et nyt projekt
til unge. i skælskør bliver de indkvarteret på
et wellness- og kursussted, der hedder Villa
Fjordhøj.
rejsen mod rom er begyndt. Der er nemlig
tænkt over indholdet og rammernes betydning
for det gode møde mellem en stor
gruppe af samarbejdspartnere, der har prioriteret
deres arbejdstid til projektet. og sikke
en betydning! Det romerske bad i Villa Fjordhøj
viste sig at være en perfekt ramme for at
udvikle projektet.
De 37 graders varme og den antikke æstetik

gjorde noget ved den måde deltagerne kunne
være uenige på. omgivelserne og den velplanlagte
dag, gjorde det lettere at lytte til
hinanden.
en forårsdag i rom
en tidlig forårsdag i rom danner den fotografiske
ramme om denne bog. en dag hvor solen
skinner på den spanske trappe og på frugt og
blomstermarkedet Campo de fiori. Bogens to
forfattere har den grundtanke, at møder skal
være rare for at kunne være effektive. Derfor
har vi valgt en billedside, der fremhæver noget
så rart som forår, farver og livsglæde.
Denne bog er blevet muliggjort af københavns
kommunes ambitiøse satsning på
kompetenceudvikling, soFakademiet.
7. Forord

» DeT er VigTigT aT HaVe Fokus på ikke aT spiLDe FoLks TiD.
MøDer skaL VÆre nÆrVÆrenDe For FoLk. De skaL ikke
HanDLe oM nogeT, Man Lige så goDT kunne HaVe LÆsT sig
TiL. Vi HoLDer så Mange MøDer, aT De MøDer Vi Har FÆLLes
aLLe saMMen, De skaL VirkeLig VÆre VeDkoMMenDe og
nÆrVÆrenDe. Der er oFTe en TenDens TiL aT HoLDe MøDer
For MøDernes skyLD. DeT Har Vi uDVikLeT os VÆk Fra.«
Lotte Bjaler, medarbejder i u-turn, socialforvaltningen københavns kommune.

Før mødet

En rar mødeindkaldelse
kære kolleger
Jeg glæder mig til at se jer til personalemøde på torsdag fra 14-16.
Vi skal arbejde med bostedets trivselspolitik.
Vi indleder mødet med lidt rar musik og en lækker smoothie. Bagefter vil jeg bede jer arbejde
med jeres opfattelse af, hvad trivsel er i mindre grupper. i skal ikke forberede andet
end måske et par tanker om, hvad trivsel på arbejdspladsen er for jer.
Mange hilsner
Mødeindkalderen
10. Før mødet

En ikke så rar mødeindkaldelse
vedr. personalemødet på torsdag
Det er blevet besluttet i Forvaltningens kontor Z per dd. at alle institutioner i forvaltningen
skal arbejde med trivselspolitik og vi skal levere et slutprodukt allerede dd. Derfor
bedes i alle være punktlige og møde til tiden
LÆs: Til tiden på torsdag!!!
Vi har meget der skal nås!!! Læs personalehåndbogen på drev h:uxz://institutionen:qdrevet.
Den kan printes og tages med hjem, så der er ingen undskyldninger for ikke at
have forberedt sig!!!
Mødeindkalderen
11. Før mødet

DÆBI
DÆBi er et værktøj til det velstrukturerede
møde, der samtidig giver mødedeltagerne
større indblik i mødets forløb og hensigt.
Hvem har overblikket?
personalemøder, møder med forvaltningen
og forældremøder. Møderne på socialpædagogiske
arbejdspladser er mange og har ofte
et bredt indhold og en stram dagsorden, der
gør det vanskeligt at bevare overblikket over
hvad indholdet af de enkelte punkter indebærer
og hvor de skal føre hen. Derfor anbefaler
vi at invitere DÆBi til mødet.
DÆBi er en forkortelse af Drøftelse, Æstetik,
12. Før mødet

Beslutning og information og dækker over de
fire formål, som punkter på dagsordenen kan
inddeles under. Ved at udvide dagsordenen
og inddele punkterne under kategorierne,
giver mødeplanlæggeren tydeligt udtryk for,
hvornår der er tale om at mødedeltagerne
skal foretage henholdsvis aktiv lytning og aktiv
ytring.
Møderne bliver rare, fordi der er en fælles
forståelse for hvad hvert punkt handler om.
om det skal diskuteres, om der er tale om information
eller en æstetisk detalje. Men også
mere effektive i kraft af at rollerne på forhånd
er defineret og det på den måde bliver lettere
at nå de enkelte målsætninger for arbejdspladsen.
13. Før mødet
Æ som Æstetik
Æstetik er et punkt, der nemt kan overses på en
travl arbejdsplads, hvor tempoet er højt og opgaverne
presser på fra alle sider. Æstetik handler
ikke bare om det skønne, selvom stearinlys,
udskåret frugt og skoldhed kaffe bestemt er
betydningsfuldt. Ligesom rare mødelokaler
og anden form for signalgivning om, at mødeplanlæggeren
har tænkt på mødedeltagernes
velbefindende er vigtig. et Æstetisk punkt på et
personalemøde kan også være, at alle indleder
med en hyggelig anekdote fra ugens løb
eller at i får tid til at hilse på hinanden og sige
en smule om jer selv. alle kommer til orde og
kommer til stede i rummet og der lægges et
solidt grundlag for et godt møde.

Eksempel på dagsorden med DÆBI
Forklaring på: Drøftelse =D; Æstetik = Æ; Beslutning = B; information = i
tid dagsordenpunkt mødeform og ansvarlig forberedelse formål
13.00 – 13.10 dit minut: rundt om bordet: overvej, hvad i vil fortælle i + Æ
14. Før mødet
Hvad er der sket siden sidst? Mødeleder holder tiden: på et minut – det kan være
et minut til jer alle både privat og arbejde
13.10 – 13.30 mødedesign: Hvordan går det med Louise og Mikkel holder oplæg overvej … i + D + B
implementeringen af mødedesigner- og introducerer til øvelser
rollen på de to institutioner?
13.30 – 13.50 tiramisu Vores afdelingsleder Hanne takker jer Hanne laver tiramisu Æ
13.50 -13.55 og så videre …

» en gang iMeLLeM Har Vi også
Bare snakkeT i Tre TiMer og
så TÆnker Man: HVor er Vi
oVerHoVeDeT på VeJ Hen, så
er DeT VigTigT MeD en Der
Har oVerBLikkeT.«
nikolaj, socialpædagog på kuben.

Under mødet

Kender du det?
kender du det at sidde på et møde og drømme om, at de andre deltagere ville tale pænere til
hinanden? at de ville lade være med at gentage hinanden? at frygte, at det i lige har siddet og
brugt lidt for lang tid på, er det samme, som i på næste møde kommer til at bruge lidt for meget
tid på? og kender du det, at mødedeltagerne ikke kan blive enige om, at det ofte går sådan?
Bogens to forfattere kender det godt. Her er vores enkelte bud på, hvordan det bliver muligt
at gøre eksempelvis personalemødet rarere og mere effektivt. Det handler om planlægning
af mødet, afvikling af mødet og udførelse af de beslutninger i træffer på mødet. Vi anbefaler
derfor, at i bruger
• en og gerne flere mødedesignere, der planlægger mødet
• en mødeleder, der er med til at designe mødet
• en referent, der skriver jeres beslutninger ned
De følgende sider handler om mødedesignernes, mødelederens og referentens roller.
17. under mødet

Mødelederen
Mødets svar på brylluppets toastmaster. indleder og afrunder mødet.
indleder og afrunder hvert punkt. instruerer og indleder øvelser. styrer
processen i mål og tager hånd om deltagerne undervejs.
• Sætter konteksten for mødet
• Har fokus på at nå i mål og tage hånd om deltagerne
• Skal kunne følge dagsordenen og springe i dagsordenen
• Disponerer tid og emner undervejs
• Samler op og konkluderer
• Skal kunne håndtere at være i de forskellige domæner og
kunne samle folk
• Er opmærksom på at andre ikke taber ansigt
• Har en forpligtelse til at gribe ind, hvis en kollega bliver dårligt behandlet
eller hvis der sker noget andet, som overskrider deltagernes grænser
18. under mødet

Mødedesigneren
Den eller de, der planlægger mødet – ofte mødelederen selv.
udarbejder en drejebog for mødet: Hvad skal der ske hvornår? Hvor lang tid skal hver del vare?
Hvordan bliver det effektivt, hvordan bliver alle hørt, hvordan bliver det rart, så alle får lyst til at
deltage er klassiske spørgsmål, som en mødeleder kan stille sig selv.
• Har klare formål med mødet
• Anvender forskellige øvelser og mødeformer til at nå mødets mål
• Benytter sig af forskellige metoder til mødedesign. Eksempelvis anbefaler vi, at afprøve Edward
de Bonos tænkehatte, som er en metode til at tage forskellige perspektiver på samme
problemstilling. ideen er at alle deltagere tager et faktuelt nøgternt eller et visionært perspektiv
på samme tid. Læs mere om tænkehattene på side 29.
19. under mødet

Referenten
referenten er den, der skriver de vigtige pointer og beslutninger
ned undervejs.
• Byder ind, samler tråde op og støtter mødelederen
• spørger for eksempel: kan jeg tage det her til referat?
• Får mødeleders og mødedeltageres accept af, at der godt
må bruges tid på mødet til at referatet bliver brugbart og
genkendeligt for alle
• kan med fordel anvende en referatskabelon
• kender forskellen på et beslutningsreferat og et beskrivende
referat
• kender mødets design, så hun ved, hvornår hun skal samle op
• udtrykker sig kort og præcist på skrift og er opmærksom på
at skelne mellem egne holdninger og fælles beslutninger.
20. under mødet

5 tips til gode møder
1. Benyt dig af tredelingen: mødedesigner, mødeleder og
referent.
2. Lav en inspirerende mødeindkaldelse – fortæl hvor meget
du glæder dig til at se deltagerne :-)
3. indled mødet med det italienerne kalder en antipasta. gerne
noget appetitvækkende, sjovt, rart eller overraskende.
4. skriv eller fortæl ved hvert punkt på din dagsorden, hvad du
har af forhåbninger til dine møde deltagere. gør det indbydende
som en god italiensk kok ville præsentere sin menu
for restaurantens gæster.
5. kun rare møder er gode møder – vær derfor opmærksom
på at tale til det bedste i dine møde deltagere.
21. under mødet

Og 5 tips mere
1. Lad referenten få en aktiv rolle på mødet. Han må gerne samle op på punkterne og spørge
mødelederen og deltagerne undervejs om ordvalg og beslutninger i referatet.
2. aktiver mødedeltagerne. Brug for eksempel walk & talk, snak med sidemanden, det vi kalder
summemøder, eller det at tage samme perspektiv på samme tid, det edward de Bono kalder
tænkehatte.
3. som ved alle gode italienske måltider er pauser, hvor der er plads til fordøjelse altafgørende
– indlæg en pause hver time – du kan også tilbyde små sjove aktiviteter i pausen.
4. er der noget, der går galt på mødet, så prøv at gøre noget andet. Du kan for eksempel tage en
pause, tage en runde, bede deltagerne snakke med deres sidemand eller noget helt fjerde.
Det er det, vi kalder en time-out.
5. slut af med mødets Tiramisu. som den berømte italienske dessert, som runder måltidets
smagsoplevelser af på en sød og glædesvækkende måde – sådan skal et møde også
rundes af.
22. under mødet

» Vi skiftes til at Være
Mødeleder hVer Måned. det
er ikke så let igen – Man skal
øVe sig og Vide, hVad det er
Vi skal haVe Med og hVordan
Vi griber det an … «
nikolaj, socialpædagog på kuben, som er et bosted under Center for selvstændige Boformer.
23. under mødet

PaUsen

» lena Var den eneste ryger og efter hun stoppede,
gleMte Vi fuldstændig at holde pauser.«
rikke, daglig leder på bostedet Vinklen
» nu spiser Vi lakridspiber i pauserne for at koMMe
udenfor og få lidt luft.«
katrine, pædagog på bostedet Vinklen
» … Man bliVer kVikket lidt op og får lige den energi Man
Mangler, når Man taler i toMgang og har brug for at
laVe et eller andet før Man koMMer tilbage til Mødet
igen, tænke nogle andre tanker … «
rikke, daglig leder på bostedet Vinklen
» Vi Ville ikke kunne undVære det – pauserne , de sMå snakke,
det er Med til at gøre det rart at Være her og styrke
fællesskabet.«
katrine og rikke
25. pausen

» før i tiden satte Vi ikke telefonen på lydløs, nu sætter
alle den på lydløs, så Må folk ringe senere. Vi Vil undgå
at pauserne bliVer brugt til ting, Man ikke har tid til i
hVerdagene.«
rikke, daglig leder på bostedet Vinklen
rikke fortæller, at hun har en pausekuffert med, når der er møder på bostedet Vinklen. kufferten
er fyldt med små aktiviteter, der skal afkoble medarbejderne i mødepauserne. kufferten indeholder
blandt andet en terning, der afhængig af slaget udfordrer medarbejderne til en lille leg. Det
kan være ‘sten saks papir’, at puste en ballon op på mindre end tredive sekunder, eller i fællesskab
bygge et korthus og flytte en vandflaske med en finger.
» pausekufferten er bare lige for at bryde den der ‘nu
sidder Vi til Møde’.«
rikke, daglig leder på bostedet Vinklen
26. pausen

Al magt til fødderne
pauser er der, hvor det vigtige sker. pauser er
der, hvor modsætninger mødes og nye indsigter
opstår.
pauser har inspireret til en af de mest effektive
former for mødeledelse af store forsamlinger,
mødets historie har kunne opvise: open space
Tecnology. Ved open space-møder er det fødderne,
der bestemmer. Deltagerne på alt fra et
mindre møde til en større konference vælger
sig på tema efter interesse.
i den radikale udgave kan 500 deltagere i en
konference om brugerinddragelse på det sociale
område blive sat til selv at gruppere sig i
27. pausen
forskellige undertemaer, som de selv er med til
at definere. Vi har gode erfaringer med at trække
på inspiration fra open space Technology og
lade mødedeltagere vælge sig ind på nogle på
forhånd definerede emner. under hvert emne
er der allerede en deltager, der har rollen som
procesansvarlig. Mødedeltagerne kan så selv
bevæge sig hen til det tema, de umiddelbart
finder mest interessant. De kan også bevæge
sig videre efter interesse.

tilbage
til mødet

Tænk med hatten
tænkehatte er egnede hvis du ønsker at
bruge et møde til at blive klogere på en
omfattende idé eller en daglig udfordring af
visse dimensioner. tænkehattene kan også
bruges, hvis du vil evaluere et projekt og ønsker
at komme rundt om alle perspektiver.
Mødelederen spiller en central rolle i møder
med tænkehatte. Mødelederen introducerer
grundigt, får folk med, fortæller hvornår det er
tid til at skifte hat. Mødelederen hjælper med
at give mødedeltagerne hatten tilbage på hovedet,
hvis de for et kort øjeblik har forlagt den
og mødelederen samler også op på processen
til sidst.
29. Tilbage til mødet
Tænkehattene er ikke egnede, hvis du har en
dagsorden med mange punkter, men mere
hvis du har enkelte punkter og brug for at blive
klogere på et eller flere af dem. Tænkehattene
handler ikke om at konkurrere om perspektiver,
men om at kigge med samme hat på
samme tid.
Tænkehattene er egnede til at gøre noget andet,
hvis du synes at møderne på din arbejdsplads
er kørt lidt fast. Tænkehattene udspringer
af edward de Bonos bog Six Thinking Hats,
som udkom første gang i 1985.

den røde tænkehat
Den røde tænkehat er følelsernes tænkehat.
Vrede, kærlighed, omsorg og andre følelser
kan her få lov at udfolde sig.
den hvide tænkehat
Den hvide tænkehat er tilstræbt neutral og
objektiv
den gule tænkehat
Den gule tænkehat er optimistisk, håbefuld og
består af positiv tænkning.
den sorte tænkehat
Den sorte tænkehat er den seriøse forsigtige
hat, der påpeger fejl, mangler og problemer
ved idéer.
30. Tilbage til mødet
den grønne tænkehat
Den grønne tænkehat er den kreative, der
giver plads til nye idéer.
den blå tænkehat
Danner overblik over de andre tænkehatte
og er optaget af at organisere tænkeprocessen.
edward de Bono anbefaler, at man
både begynder og slutter et møde med den
blå tænkehat. i starten af mødet stiller man
spørgsmål som: Hvorfor er vi her? Hvad er
problemet? er der alternative definitioner af
problemet? i slutningen af et møde med tænkehatte
stiller man så de evaluerende spørgsmål:
Hvad har vi opnået? Hvad er konklusionen?
Hvad er næste skridt?

Sådan griber du det an:
Du afsætter et godt stykke tid på en dagsorden.
Du introducerer grundigt hvad konceptet
går ud på. Du understreger, at alle perspektiver
får plads og at du vil bede deltagerne
agere i overensstemmelse med den pågældende
hat. Du orienterer om, at formålet er, at
vi alle kan blive klogere på en specifik idé eller
problemstilling og ikke at nogen skal vinde en
diskussion.
alle har samme hat på, på samme tid. Du kan
sagtens anvende rigtige hatte og du kan sagtens
lade være. Det vigtigste er, at alle holder
sig til hattens fokus.
en mulig rækkefølge
Der er ikke nogen form for hellig rækkefølge,
31. Tilbage til mødet
når du bruger hattene. Den rækkefølge, der
giver mening, er ifølge edward de Bono, den
helt rigtige. Her vil vi nævne en rækkefølge,
der ofte vil være god til møder inden for det
sociale område og sundhedsmæssige område.
Hvis mødet handler om en sag, hvor følelserne
er i kog, så kan det være godt at få følelserne
ud i det åbne. således anbefaler de Bono at
tage den røde hat på lige efter den blå introhat.
To vigtige undtagelser er, hvis der ikke er
nogen følelser omkring emnet eller hvis der
er en risiko for, at chefen lægger ud med sine
følelser og medarbejdere føler sig tvunget
til at erklære sig enige. Den hvide, neutrale
kan så følge efter. Her efter kommer et vigtigt
valg. Der kan være store fordele ved at tage

den optimistiske, gule hat efter den hvide og
før den sorte, pessimistiske hat. Ved at se på
muligheder først bliver blikket på forhindringer
ofte mere positivt. og efter at have taget den
sorte hat på, så kan den grønne hat åbne op for
kreative veje til at overkomme forhindringerne.
ofte vil mødet så slutte med at tage den blå,
evaluerende hat frem. edward de Bono foreslår,
at man overvejer at slutte hele forløbet
af med en evaluerende udgave af den røde
følelseshat: Hvordan har vi det nu med situationen?
Hvor lang tid skal jeg bruge?
Tænkehatte kræver ikke meget forberedelse.
edward de Bono anbefaler at afsætte et minut
per deltager under hver hat. Hvis i er seks mø-
32. Tilbage til mødet
dedeltagere vil det altså sige at det tager 36
minutter at komme hattene igennem. Hertil
skal du regne med ti minutter til introduktion
og spørgsmål og med nogle minutter til at
holde sporet og skifte hat undervejs. Du skal
også have tid til at samle op til sidst. Her vil vi
også anbefale ti minutter. Hvis du er en skarp
mødeleder kan du køre hattene igennem på
en time med seks mødedeltagere.

Den 7. hat
Den pink hat kalder vi perspektivskiftehatten.
Ved at bruge den pink perspektivskiftehat
sætter vi os i den eller det andets sted. Ved
at sætte os i den andens sted flytter vi os væk
fra vores eget perspektiv og bliver dermed
33. Tilbage til mødet
klogere på problemstillingen. Vi lærer mere
om, hvad der vil være den gode løsning for
den eller de, problemstillingen handler om.
Hvis problemstillingen eller idéen handler
om mennesker, er det deres sted, vi sætter os
i. Her er den pink tænkehat særlig velegnet.
som regel vil problemer eller idéer, i et eller
andet led få betydning for mennesker. så kan
det være relevant at tage deres perspektiv.
Hvis ikke, kan det være en god proces at sætte
sig i en tings sted. Det kan vi også lære noget af.
Vi har gode erfaringer med at bruge den pink
hat lige før den evaluerende blå hat.

» Man kan koMMunikere MeD FugLe, Du kan koMMunikere
MeD Dyr, Du kan koMMunikere MeD TrÆer og Du kan
koMMunikere MeD Mennesker, Men DeT er sVÆrere.
HVorFor er DeT sVÆrere aT koMMunikere MeD Mennesker?
DeT er sVÆrere aT koMMunikere MeD Mennesker,
ForDi aLLe Har Deres egen reFerenCeraMMe. og når Du
iagTTager VerDen, så iagTTager Du VerDen genneM Din
reFerenCe raMMe.«
interview med guruka singh, sikh net, 28/8 2007

Tre forskellige domæner
på møder er deltagerne ofte i forskellige virkeligheder.
Det er det, der i systemisk tænkning
bliver kaldt for forskellige domæner. nogle
mødedeltagere befinder sig i produktionens
domæne, hvor regler og autoriteter og det, at
der er én sandhed er i centrum. andre er i det
personlige domæne, hvor det er de personlige
følelser og værdier, der er vigtige. og andre er
i refleksionens domæne. Her er der ikke kun
en sandhed, men et ønske om at se forskellige
perspektiver og muligheder.
35. Tilbage til mødet
Det er ofte fordi vi befinder os i forskellige
domæner på møder, at møder bliver så ineffektive
og drænende for energi. Bevidsthed
omkring domæneteori og brug af tænkehatte
kan hjælpe mødedeltagere til at nærme sig
hinanden og på den måde gøre møderne både
mere rare og effektive.

Domæneteori med pink
det personlige domæne
Mig, mine følelser og
overbevisninger
36. Tilbage til mødet
refleksionens domæne
Mange sandheder og opfattelser af verden
(i familie med kommunikér MÈrs
pink tænkehat)
Produktionens domæne
regler og autoriteter
univers: Der er én sandhed
Multivers: Mange lokale sandheder

Tag den pink hat på, Conny
interview: ønskebrønden på ny Carlsberg
glyptoteket omgivet af gamle romerske
guder, nogle kun med hoveder og
andre kun med krop danner rammen for
Louise walthers interview med didda og
mikkel om tænkehatte, domæneteori og
om figurerne mads og Conny, som kommunikér
mérs kursister aldrig bliver skånet
for. Louise er ansat i kommunikér mér og
har deltaget i uddannelsen Skab effektive
møder.
Louise: Hvorfor er tænkehattene så anvendelige
til møder indenfor det sociale område og
det sundhedsmæssige område?
37. Tilbage til mødet
didda: Tænkehattene er gode, fordi det er en
tilgang til mødedesign, der er umiddelbart let
at forstå og gå til. Der er også mulighed for at
gøre metoden visuel ved at anvende rigtige
hatte og det gør det lidt anderledes, underholdende
og let tilgængeligt for alle.
Det unikke ved tænkehattene er, at alle tager
samme perspektiv på samme tid. Jeg har deltaget
i mange møder, hvor folk kom til mødet
og gik fra mødet med de samme modstridende
positioner og ingen havde rykket sig siden
forrige møde, hvor de samme modstridende
positioner dominerede mødet.

Mødedeltagere er forskellige steder og er
optagede af forskellige ting, når de deltager.
Ved at vi tager samme hat på og gør det
samtidig, bliver det de mange perspektiver på
samme problemstilling, der præger mødet.
samtidig efterlader tænkehattene rum for at
alle perspektiver kan komme på banen og alle
kan føle sig hørt.
Men der kan selvfølgelig også være noget
irriterende ved tænkehattene. Det kan tage
lang tid at nå hele vejen rundt. Det kan også
føles lidt begrænsende, at man ikke bare
kan snakke løs og sige alt hvad man mener,
når nu man er i gang med at sige noget. og
tænkehatte er ikke en metode, hvor man kan
sige: Hvis du bare bruger den her metode så
går mødet fint! Tænkehattene kræver, at en
38. Tilbage til mødet

mødeleder eller facilitator hjælper processen
igennem. alligevel så synes jeg, at tænkehattene
er noget af det bedste, vi har. Det er et
nemt design, som også kan blive visuelt med
hatte. og så at metoden kan rumme, at mødedeltagerne
er forskellige steder. Det er de tre
bedste ting for mig ved tænkehatte.
Louise: er der så nogen perspektiver, som det
kunne være berigende at have med og som
ikke er repræsenteret i De Bonos tænkehatte?
den pink hat
mikkel: Ja det synes jeg sådan set, at der er.
Jeg synes, at det er berigende at supplere
med en tænkehat, der handler om perspektivskifte.
guruka singh, som er kommentator
på sikh net, er af den opfattelse, at effektiv
39. Tilbage til mødet
kommunikation handler om at se ud over sin
egen referenceramme. Det handler om at
koble sig på andres opfattelse af virkeligheden.
altså det at kunne skifte perspektiv fra sit
eget perspektiv til samtalepartnerens perspektiv.
Derfor har vi i kommunikér Mér tilladt
os at opfinde endnu en tænkehat – den pink
tænkehat. Det er den, vi kalder for perspektivskiftehatten.
Meget kommunikation er ifølge guruka singh
som et skakspil, hvor du flytter dine brikker og
jeg flytter mine brikker. For at kommunikere
effektivt, bliver vi nødt til at koble os på den
andens situation. Først der er der tale om
egentlig kommunikation. når vi bruger tænkehattene,
er det ofte, fordi vi har en konkret
problemstilling, vi gerne vil blive klogere på.

Ved at bruge den pink perspektivskiftehat
giver vi ikke bare vores egen mening til kende.
Vi sætter os i det vi opfatter som problemets
sted. på den måde bliver vi klogere på løsninger,
som ikke bare er vores egne, og som
derfor kan vise sig at være mere brugbare. Vi
bliver med andre ord endnu klogere.
Louise: Hvad er det vigtigste budskab på kurset
skab effektive møder?
didda: noget af det vigtigste vi taler om med
vores kursister, når vi holder kurser om effektive
møder er, at folk er forskellige steder. Det
er det, vi illustrerer i de forumspil, der er en
fast del af vores undervisning. Der er det ikke
så meget tænkehattene, som det er domæneteori,
vi bruger. Deltagerne på møder befinder
40. Tilbage til mødet
sig ofte i tre forskellige domæner: nogle er i
produktionens domæne, hvor regler og autoriteter
og det, at der er én sandhed er i centrum.
andre er i det personlige domæne, hvor det
er de personlige følelser og værdier, der er
vigtige. Og endnu andre er i refleksionens domæne.
Her er der ikke kun en sandhed, men
et ønske om at se forskellige perspektiver og
muligheder.
når vi ikke forstår hinanden på møder eller
måske ligefrem kommer i konflikt, så er det
ofte fordi vi befinder os i forskellige domæner.
Louise:Hvordan kommer dette frem i jeres
forumspil?
mikkel: Vi har to figurer i vores forumspil, som

altid er i hver deres domæne. Mads er pædagogen,
der selv synes, at han har hjertet på
rette sted og hellere bruger ti minutter på at
snakke med en beboer på bostedet, hvor han
arbejder end at prioritere at komme til tiden til
et møde.
Mads befinder sig i det personlige domæne
og ofte i grænselandet mellem det personlige
domæne og refleksionens domæne. Conny
er hans kollega som synes, at det er respektløst
at komme for sent til mødet og nærmest
fyringsgrund at komme for sent på grund af en
hyggesnak med en beboer. Konflikterne mellem
Conny og Mads handler tit om, at Conny
har forberedt en dagsorden, som hun vil holde
for alt i verden. Mads træder 10 minutter for
sent ind til mødet med noget uopsætteligt,
41. Tilbage til mødet
som han mener kræver øjeblikkelig og fælles
refleksion.
Louise: Hvad er kursisternes respons på teorierne?
didda: Domæneteori og tænkehatte er noget
af det vores kursister finder mest inspirerende.
Hvor domæneteori både er en teoretisk forklaringsramme
og noget af det mest genkendelige
på det personlige plan, så er tænkehattene
et fantastisk redskab til at skabe fælles
refleksion, der hvor uenigheder er stærkest og
fælles tilgang mest nødvendig. og vi anbefaler
at tænke den pink hat ind i designet.

» De ForskeLLige DoMÆner
og DeT aT Bruge De saMMe
TÆnkeHaTTe på saMMe TiD,
DeT er nogeT Vi kan Bruge
i praksis.«
susan, socialpædagog på kuben

Varm mødedeltagerne op, så de deltager
er der stille på langsiden, når du beder om
feedback på noget? er du nødsaget til at stille
spørgsmål til hver enkelt mødedeltager for at
få svar? eller er der et par enkelte der dominerer
hele mødet? så varm dine mødedeltagere
op!
Den gamle italienske dans Tarantella går helt
tilbage til 1300-tallet. Dansen kan inspirere
os, fordi den kan danses individuelt, i par og i
gruppeformationer. på samme måde kan først
individuel refleksion, dernæst summen i par
over et relevant tema og til sidst grupperinger
af parrene i fire og dernæst otte og måske
seksten skabe et helt andet møde.
43. Tilbage til mødet
Hvis du ikke har tid til gruppearbejde er det
at bede mødedeltagerne summe to og to i to
minutter altid en super god måde at få deltagerne
til at deltage mere aktivt i mødet på.

Farver og tempo på møder
Her kommer to tips til effektive og produktive
møder, der slutter før den første deltager har
nået at gabe.
Carpacchiomøder: tempofyldt møde med
kun en dominerende ingrediens
i en travl organisation, hvor medarbejderne i
et team har svært ved at afsætte to timer til
endnu et møde, er carpacchiomøder svaret.
som i den berømte italienske specialitet er der
kun en dominerende ingrediens, nemlig den rå,
marinerede oksefilet. ikke noget med pommes
frites på kanten af tallerkenen. Ja sådan er
carpacchiomøder. Tempofyldte møder om et
44. Tilbage til mødet
tema og kun det tema. gerne lidt tid til at skabe
en god stemning, men så lige til sagen. Mødet
er veltilberedt, det varer ned til 10 minutter og
smagen giver energi til at komme videre med
den arbejdsopgave, der lige skulle justeres.
Hvis mødets formål bliver opfyldt endnu hurtigere
end planlagt, så ikke noget med at sige:
er der nogen, der har noget andet vi lige skal
vende? udnyt energien og kom videre.
Campo de fioremøder
Campo de fiore er en plads i roms gamle
bydel, hvor blomstersælgerne hver morgen
kommer til markedet. alene er de bare blomstersælgere.
Tilsammen er de et blomstrende

marked i røde, gule, pink og grønne nuancer.
Campo de fioremøder er møder, hvor man
samler alle arbejdspladsens medarbejder for
at skabe et samlet produkt.
i u-turn, københavns kommunes tilbud
til unge med rusmiddelproblemer, skulle
lederen samle information omkring unge på
Christiania. en gruppe medarbejdere designede
et møde, hvor alle medarbejdere hjalp
med at producere informationer om temaet.
Bag på medarbejdernes stolerygge fandt de
informationer om, hvad deres opgave var de
næste 45 minutter.
Hver medarbejder fandt et gruppenummer
og dertil hørende kategorier af spørgsmål om
unge og Christiania, som de skulle besvare efter
45. Tilbage til mødet
bedste evne. Hver gruppe fik udpeget en sekretær
og fik en bærbar computer til arbejdet.
på 45 minutter skulle hver gruppe skrive alt
ned, som de fandt væsentligt til deres tema.
Det var grupper af to personer, således at der
ikke kom for meget diskussion om detaljerne.
Formålet var at få produceret noget tekst.
efter de 45 minutter fik lederen teksterne og
kunne gå til det fortsatte arbejde med unge
på Christiania med nye informationer og ny
inspiration.

Facework
• Facework handler om, at sørge for, at
andre ikke taber ansigt
• Facework forebygger konflikter og gør på
den måde møderne mere rare og effektive
• Facework handler om at være omhyggelig
med sit ordvalg
• Facework handler om ikke at krænke din
kollegas ret til at bestemme, hvordan hans
verden ser ud. Det handler med andre ord
om anerkendelse
• »Du har ikke ret!« bliver til: »Jeg er ikke
enig«
• »Så du mener det er den 5. januar? Jeg
mener, det er den 3.«
46. Tilbage til mødet
Det er kåre Thomsen fra firmaet praktikon, der har introduceret facework for os.

Design af et møde om trivsel
Mere trivsel er altid det erklærede mål, når
trivselsundersøgelser bliver sluppet løs. Men
de har ofte en stor indbygget skavank. når
snakken falder på, hvad der står i vejen for
bedre trivsel på arbejdspladsen – så er det
den manglende trivsel, vi bliver klogere på, og
ikke selve trivslen.
Det mener David Cooperider. Den amerikanske
pioner inden for appreciative inquiry
foreslog derfor en metode, der gør os kloge
på det, der fungerer. i dette tilfælde det, der
gør os klogere på, hvornår vi har det bedst på
arbejdspladsen. Modellen hedder 5 D og gør
os klogere på, hvor vi vil hen og hvilke bed-
47. Tilbage til mødet
ste erfaringer vi allerede nu har opnået. 5 D
kan være en stor hjælp både når de største
drømme skal drømmes og de første realistiske
skridt til at nå derhen skal tages.
definition: Hvad er det for et konkret område
vi skal undersøge?
discover: Hvad er jeres bedste erfaringer og
hvor ligger jeres ressourcer?
dream: Hvad er jeres drøm? Hvor vil i gerne
være, når i har disse fantastiske erfaringer og
ressourcer?
design: Design det der helt konkret skal ske
destiny: realiser det helt konkret

Hold dig vågen på mødet
• Husk brain breaks. Op af stolene. Hop, løb,
råb, syng, dans
• Gør noget nyt hvert 4. minut, så falder
hjernen ikke i søvn
• Body age handler om hvor gammel kroppen
er blevet og ikke om den alder folk har
• Opfind selv en måde at måle deltagernes
mødealder på. Hvor meget deltager de?
Hvor ofte falder de i søvn? og så videre
• Design derefter møder, der får deltagerne
til at live op igen

» Jeg opLeVer kLarT, aT FoLk
opFaTTer LÆkkerT anreTTeDe sMå
reTTer på MøDer soM en sLags
oMsorg For DeM. nogLe gange kan
MøDer HaVe en negaTiV: åH neJ, nu
skaL Vi TiL MøDe … FoLk opFaTTer
DeT oFTe soM oMsorg, HVis ÆBLeT
er skåreT uD på en anDen MåDe enD
DeT pLeJer. DeT er MegeT psykisk.«
Lisbeth F. nielsen, ansat i køkkenet, u-turn,
socialforvaltningen i københavns kommune.
49.
Lisbeth anbefaler at servere
mandler i en skål til møder.
Mandler og nødder generelt
er gode for blodsukkeret og
de er med til at dæmpe stress,
fordi der er B1-vitamin i. Hun
serverer ofte æbler i både
vendt i citron og honning for,
at de ikke skal blive brune.
Lisbeth anbefaler også at riste
lidt sesam at komme på og
måske lidt ingefær. kombinationen
af mandler og æbler er
god på møder.

» DeT er VigTigT DeT HeLT
BanaLe MeD aT skaBe
DeT goDe ruM. kaFFe.
sTearinLys. DeT MeD aT
oVerraske en LiLLe sMuLe.«
50.
Lotte Bjaler, medarbejder i u-turn, socialforvaltningen københavns kommune.

eFter mødet

Referatskabelon
referat fra sidste møde
kære kolleger
Mange tak for et godt og konstruktivt møde sidst. Her er referatet med de vigtigste
beslutninger. Husk at lægge mærke til dine ansvarsområder.
Vi glæder os til at se dig til mødet på onsdag kl. 10.
Mange hilsner
Mads og Conny
52. efter mødet

Eksempel på et referat
dagsordenpunkt Beslutning Hvem gør hvad, eventuelt lidt uddybende
dit minut uden for referat
53. efter mødet
hvornår? om indholdet i punktet
Centerets nye hjemmeside alle skal tænke over hvilke brugere Conny laver en oversigt Bostedet Den kække Bi
det vil være relevant at interviewe skal have ny hjemmeside.
til hjemmesiden alle medarbejdere skal
inddrages i processen. Den
bliver skudt i gang den 21.
januar
Budget 2011 og så videre og så videre og så videre

Skabelon til et referat
dagsordenpunkt Beslutning Hvem gør hvad, eventuelt lidt uddybende
54. efter mødet
hvornår? om indholdet i punktet

Tørresnoren
Vi kender alle tørresnoren med det romantiske
italienske vasketøj i Lady og Vagabonden. Men
vidste du, at tørresnoren kan bruges til mere
og andet end vasketøj?
implementering, vidensdeling og dokumentation
er ofte temaer, der dukker op, når inspirerende
møder har været holdt. Du har måske
noget viden fra en uddannelse, du gerne vil
dele med dine kolleger. Du har måske sat dine
kolleger i arbejde ved jeres seneste møde og
er nu interesseret i at i alle skal lade jer inspirere
og dele frugten af deres arbejde. Måske
arbejder du med beskrivelser, evaluering eller
dokumentation og har en masse interessant
55. efter mødet
på skrift eller billede, som du gerne vil dele
ud af? Måske afholder du forældremøder og
vil gerne dele hverdagen på din arbejdsplads
med de besøgende forældre?
Tørresnoren kan være en løsning.

Da vi første gang afprøvede tørresnoren var
det på vores gamle arbejdsplads u-turn. Her
afholdt vi en stor konference om forældrearbejde
og alle medarbejdere havde arbejdet
aktivt med planlægning og indhold på selve
dagen. Vi indsamlede omkring hundrede
evalueringer fra konferencedeltagerne. evalueringerne
fyldte en a4-side hver. konferencedeltagerne
var meget begejstrede. Dette
ville vi gerne dele med vores kolleger. Derfor
56. efter mødet
valgte vi at hænge en lang tørresnor fra den
ene ende af u-turns rådgivning og tilbage igen
på kryds og tværs. Vi inviterede vores kolleger
til en halv times fernisering, hvor de kunne gå
rundt som gæster på et kunstgalleri og i fællesskab
blive klogere på de gode evalueringer.
Vi supplerede med nogle videoklip fra konferencen,
en lille evalueringsrapport og lidt
ferniseringsgodt at spise og drikke.

That’s amore
Brostensbelagte gårdhaver med okkerkalkede
vægge. stjernelys i natten, der giver genskin
i det for længst tørre vasketøj, der blafrer i
vinden over de rødternede duge. Dampende
frisklavet fettucine og nyåbnet årgangsbarolo
akkompagneret af indlevende serenader. Vi
ved alle, at italiernerne mestrer at skabe den
rette stemning. Men hvordan får vi lidt af den
samme stemning ind i vores daglige møder?
57. efter mødet

5 tips til stemning som i Lady og Vagabonden
på dine møder
1. antipasta
italienerne dyrker traditionen for antipasta.
Den lille indbydende appetizer, der indleder
alle gode italienske middage. Du kan indlede
dine gode møder ved på samme måde at
indlede med lidt lækkert. Det lækre kan være
noget spiseligt, men det kan i lige så høj grad
være et sjovt videoklip, en god anekdote, en
særlig tak til mødedeltagerne eller noget andet,
der skaber inspiration hos deltagerne.
2. Serenader
italiernerne mestrer romantiske serenader.
Du behøver ikke at stille dig op og synge som
58. efter mødet
mødeleder, hvis det ikke ligger til dig. Men
et stykke musik eller et videoklip fra you-
Tube sætter dine mødedeltagere i en særlig
stemming. Det gør bestemt ikke noget, hvis
musikken er italiensk inspireret. sangen That´s
amore med Dean Martin er en sikker vinder.

3. først secundo – så Corso Principale
italienerne forstår princippet om hver ting til
sin tid. Først pasta og dernæst hovedret med
kød. Først secundo så Corso principale. ikke
noget med at blande det hele sammen som
vi gør i Danmark. sådan tænker den gode
mødeleder også. et punkt ad gangen. og så
videre til næste punkt, når sanserne er mættede
og parate.
59. efter mødet
4. tarantella
– byd dine mødedeltagere op til dans
Tarantella er en italiensk dans, som går helt
tilbage til 1300-tallet og som danses individuelt,
i par eller i gruppeformationer. Lad dig inspirere
af tarantellaen og lad dine mødeldeltagere
veksle mellem at arbejde individuelt, i
par og i grupper. Husk på at dans handler om
at koordinere og samarbejde og derfor er den
helt rette inspiration, hvis mødedeltagerne har
behov for at røre sig. og husk at det styrker
dine mødedeltageres koncentrationsevne,
hvis du skaber forskellige former for afveksling
under mødet.

5. tiramisu – den velsmagende afslutning
500 gram mascarpone
4 æggeblommer
en vanillestang
250 g kiksestænger
Veltillavet espresso
Tre spiseskefulde marsalavin fra sicilien eller
Vecchia romagna brandy.
Tre spiseskefulde kakao.
60. efter mødet
pisk mascarponen med æggeblommer og
vanillesukker til en lind creme. Læg
halvdelen af kiksestængerne i bunden af et
firkantet fad. stænk stængerne med halvdelen
af espressoen. Dæk laget af kiksestænger
med halvdelen af cremen. Lav et nyt lag med
resten af stængerne. og gentag det hele. Lad
desserten hvile i køleskabet natten over.
sådan lyder italienernes oprindelige opskrift
på tiramisu. Lad dig inspirere til at servere noget
lækkert for dine mødedeltagere. eller lad
dig bare inspirere til at slutte af med en delikat,
sødmefyldt afslutning, der sender dine
mødedeltagere lige så glade ud af døren, som
havde de været dine private middagsgæster.

TiraMisu BeTyDer saML Mig op eLLer LøFT Mig op.
TiraMisu er MeD sin euForiFreMkaLDenDe BLanDing
aF CHokoLaDe, MasCarpone og espresso koMMunikÉr
MÈrs FaVoriTsyMBoL på aT sLuTTe MøDeT opLøFTenDe aF.

Tak
Til medarbejdere på institutionerne i københavns
kommunes socialforvaltning: kuben,
Vinklen og u-turn for uvurderlige interviews.
Louise Walther for arbejde med interviews og
meget andet, der har gjort bogen mulig.
ulla Wiese for altid grundig og empatisk læsning
og læsevenlige ændringsforslag.
rie Toft for hendes altid glimrende sparring.
palm fitness, der udlånte deres romerske bad
til bogens fuldt påklædte forfattere.
62.
Menneskene på markedet Campo de Fiori,
Den spanske Trappe og andre steder i det
gamle rom for at de ville agere fotomodeller.
Chefkok John på restaurant aquamarina for
skabelsen af bogens fantastiske tiramisu og
for Cecilie fra restaurant era ora for at formidle
kontakten.
susanne og Tove fra soFakademiet for god
sparring undervejs.

Didda Larsen og Mikkel Wiese
Buongiorno, rare og effektive møder
© Forfatterne, 2011
1. udgave, 1. oplag
grafisk tilrettelæggelse: anders Mandahl Christiansen, www.kommaweb.dk
produktion: Trykkeriet, københavns kommune, socialforvaltningen
isBn: 978-87-994394-0-9
korte uddrag er tilladt med tydelig kildeangivelse.

addio, Traurige MøDer