LEAN I KOMMUNERNE EFFEKTIVISERING I FÆLLESSKAB - KLK

More documents

Recommendations

Info

Eksempel på kortlægning: Sagsgangen ”§ 100 – udbetaling af merudgifter i sagen knyttet Specialrådgivningen, voksne” Resultatet af kortlægningen viste en samlet procestid, (dvs. den tid hvor sagen tilføres værdi), på gennemsnitlig 277 min. Den samlede gennemsnitlige ventetid (dvs. den tid, hvor sagen ligger stiller) er 64 dage, svarende til 2,9 måned. De gennemsnitlige tider er fremkommet gennem et medarbejderskøn, foretaget under kortlægningen af sagsgangen. Skønnene vedrører sager der kører ”normalt”. Kortlægningen pegede primært på følgende udfordringer: Redesignet havde udover en kortere gennemløbstid følgende resultater: • • • • • • • • • • Manglende spørgeguide til samtaler Behov for redigering standardbreve, vedrørende nye ansøgninger. Formulering af standard for anmodning om lægestatus Udarbejde standardbreve til partshøring og afgørelsesbrev Faglig guide ift. målgruppe afklaring Booking af akuttider og arbejdstid Arbejdstid efter gruppemøde og planlægning af arbejdstid til administrative opgaver. Redesignet havde udover en kortere gennemløbstid følgende resultater: Tidlig kontakt til borgeren i forløbet – målet er en samtale med borgeren. Tidligere havde rådgiveren ofte flere samtaler inden en endelig afgørelse var på plads. Sekretær sætter gang i sagen, før sagen ligger på rådgivers bord. Der oprettes sag, sendes brev med ansøgningsskema og samtale-skema, og der rekvireres lægelige oplysninger. Der er udarbejdet spørgeguide. Denne anvendes når rådgiver taler med borgeren for at sikre at rådgiver indhenter alle nødvendige og relevante oplysninger.
• • • Ny procedure og faglig guide, således at rådgiver i større ud-strækning bliver i stand til selv at træffe afgørelser, dels i forhold til målgruppeafklaring dels i forhold til merudgifter. Proceduren medfører, at rådgiver kun skal have en samtale med borge-ren, at rådgiver selv bliver i stand til at træffe afgørelse i sagen, så den ikke så tit skal med på sagsmøde eller til afklaring hos afdelingslederen. Nye standardbreve, der sikre en entydig information med alle relevante oplysninger til borgeren. Nye administrative procedurer i afdelingen, så rådgiveren automatisk sætter administrativ tid af efter en samtale med en borger samt efter sagsmøder. Endvidere er det fast standard, at der skrives telefonnummer på borgerens sagsforside, og der bookes tider til samtale og reserveres lokaler på forhånd. Fakta om Århus Kommune Århus Kommune er med sine ca. 300.000 indbyggere den næststørste kommune i Danmark og samtidig hjertet i Østjylland. Kommunen har arbejdet med Lean på behandlingen af sager vedrørende sårbare børn og unge. Projektet har omfattet ca. 35 medarbejdere i et socialcenter. Sideløbende har projektgruppen implementeret Lean i 3 andre socialcentre med 150 medarbejdere. Der har været fem personer i projektgruppen. Lean i Århus Kommune Stærk lovregulering og proceskrav på området har været blandt udfordringerne for projektet. Omvendt har netop disse ydre krav ført til et behov for hensigtsmæssige arbejdsgange og snitflader, hvilket Lean har hjulpet til med via kortlægning og aftalte standarder. Det har været blandt kommunens erfaringer, at Lean-processen kræver konstant opmærksomhed for at sikre, at både medarbejdere og ledere indlemmer Lean som en del af kulturen. Derudover har kommunen haft positive erfaringer med at lade projektholdet rekruttere blandt medarbejderne fra det specifikke faglige område. I Århus kommune er Lean blevet et rigtig godt redskab til at drøfte nye og smartere måder at tilrettelægge sagsgange på, således at man indenfor de samme ressourcer kan få sagerne hurtige behandlet, ligesom man på sigt kan få frigjort nogle timer. Frigjorte ressourcer anvendes internt – der forventes ikke besparelser i kroner og øre. Blandt resultaterne har sagsbehandlingstiden kunnet nedsættes fx gennem udarbejdelsen af mere end 30 standarddokumenter.
Page 1: LEAN I KOMMUNERNE EFFEKTIVISERING I
Page 4 and 5: Lean i kommunerne Effektivisering i
Page 6 and 7: INDHOLD 01 02 03 04 05 At gå i gan
Page 9 and 10: AT GÅ I GANG MED LEAN Af Søren S
Page 11 and 12: Danmark er i øjeblikket langt frem
Page 13 and 14: ker til at følge op på implemente
Page 15: mellemledere. Det vil formentlig v
Page 18 and 19: Side 16 FALDGRUBER I EN LEAN-IMPLEM
Page 20 and 21: CASE HVORFOR G R VI I GANG? Af Pete
Page 23 and 24: Af Søren Sønderby Lean er, som de
Page 25 and 26: eller hensynet til andre. Dermed de
Page 27: senter, man kunne kalde kunder, til
Page 30 and 31: Af Peter Lindrup og Søren Sønderb
Page 32 and 33: Tid Næste led i værdistrømsanaly
Page 34 and 35: CASE KAN MAN KORT- LÆGGE PLEJE OG
Page 37: CASE Lisbeth Ravn UDBYTTE AF KORTL
Page 41 and 42: 3) Sammenlignelige sagsbehandlingst
Page 43 and 44: Af Frank Iversen og Michael Møller
Page 45 and 46: Lean er ikke et projekt - men en m
Page 47 and 48: Forskellige Lean-redskaber giver fo
Page 49: Resultat Alle Modtagelsens opgaver
Page 52 and 53: Aktivitet Forberedelse og iscenesæ
Page 54 and 55: 03 Side 52
Page 56 and 57: dele af kommunen, i stedet for at l
Page 58 and 59: CASE HVOR ER DET GODT AT STARTE? Af
Page 60 and 61: Af Peter Lindrup I et Lean-forløb,
Page 62 and 63: Alle disse temaer har projektledere
Page 64 and 65: CASE AT FORSTÅ FORMÅLET MED FORBE
Page 66 and 67: I mange offentlige organisationer v
Page 68 and 69: CASE HVORDAN FÅR MAN ETABLERET EJE
Page 70 and 71: Side 68 SKAB OPMÆRKSOMHED OM PROJE
Page 72 and 73: Side 70 PROJEKTLEDERENS ROLLE Af Mi
Page 74 and 75: CASE AT HÅNDTERE PROJEKTLEDER- ROL
Page 77 and 78: Side 75 NÅR KONSULENTEN GÅR, MELD
Page 79 and 80: CASE MEDARBEJDERNE SKAL FØLE, AT D
Page 81 and 82: Samtidig er det en grundtanke i Lea
Page 83: CASE AT SÆTTE LE- DEREN I DIALOG M
Page 87 and 88: • • • • Side 85 HAR LEAN PO
Page 89 and 90:
På Bernadottegården var vi meget
Page 91 and 92:
Lederen har et ansvar i forhold til
Page 93 and 94:
Lederen skal være tålmodig Lean t
Page 95 and 96:
Medarbejderne er mere neutrale med
Page 98:
LITTERATURLISTE Christiansen, Thoma
show all

LEAN I KOMMUNERNE EFFEKTIVISERING I FÆLLESSKAB - KLK

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?