April 2011 - Region Midtjylland

April 2011
Frontløberne glæder sig
Slutspurten på Afd. S
MidtEPJ og fusionen
Nyt nummer til AUH
Logon med RegionsID
Interview: Frontløberne glæder sig
Af Kasper Reggelsen
Forarbejdet er overstået, forberedelserne er klaret og datoen er sat. Dermatovenerologisk
Afdeling S er den første afdeling, som sætter MidtEPJ i drift, og
den 16. maj går det i luften.
På afdelingen på P.P. Ørumsgade har lægerne været en del af arbejdet fra
begyndelsen. Og Karsten Fogh, der er overlæge på afdelingen, er glad for det
arbejde og den udvikling, som han og kollegerne har været en del i gennem de
seneste måneder. For MidtEPJ kommer patienterne til gavn, men også
lægerne, som Karsten Fogh allerede har erfaret.
God oplevelse med Randers-patient
- Jeg havde en patient, som havde været indlagt i Randers, og det var en god
oplevelse, for jeg kunne bruge MidtEPJ til at få hele patientens historik og
seneste forløb. Jeg kunne se hvilke undersøgelser, patienten havde været
igennem, hvilken medicin, patienten havde fået, og hvilke overvejelser, der var
gjort, fortæller Karsten Fogh.
- Jeg var derfor helt opdateret, og det er da en klar fordel. Det gav en helt
anden tilgang til patienten og en anden dialog. Mange læger kender sikkert til,
at de må meddele patienten, at visse oplysninger er utilgængelige. Det er en
frustrerende følelse, og man føler sig lidt uprofessionel, men man kommer til at
stå helt anderledes med MidtEPJ, uddyber overlægen.
Lægerne skal med
Karsten Fogh er såkaldt EPJ-superbruger, og han har derfor spillet en
væsentlig rolle i implementeringen af MidtEPJ på afdeling S. På afdelingen har
alle faggrupper har været involveret i arbejdet med systemet, blandt andet i
defineringen af det sundhedsfaglige indhold (SFI).
Nyhedsbrevet bliver sendt til EPJorganisationen
på Århus Sygehus
dvs. EPJ-superbrugere, EPJansvarlige,
afdelingsledelser, EPJstyregruppen
og EPJfølgegruppen.
Kontakt:
EPJ-sekretær
Thomas Engsig-Karup
EPJ-Enheden
Administrationen
1
Karsten Fogh og lægerne på afdelingen har således gennemgået
arbejdsgange, registreringspraksis og afdækket behov, og det er en klar fordel,
forklarer han.
- Er lægerne med i processen, er der også en bedre mulighed for at præge
systemet i den retning, man ønsker sig. Det er et redskab for alle. Og jo mere
indflydelse, vi læger har, jo mindre skal vi brokke os over bagefter, siger
Karsten Fogh og griner, inden han følger op:

- Det er det, som vi er blevet serveret, og så kan vi lige så godt være på forkant
med det.
Kan styrke forskningen
MidtEPJ kan således også være med til at styrke forskningen, påpeger Karsten
Fogh. Systemet gør det nemlig muligt at trække data, som kan bruges i
forskningsøjemed.
- Har man defineret det sundhedsfaglige indhold, kan man også bruge det til at
trække relevant data ud. Jo skarpere definering af SFI, jo bedre kan systemet
give data. Derfor skal lægerne ind over defineringen, så de kan få det med,
som de skal bruge til deres forskning, uddyber Karsten Fogh, som også gerne
vil afdramatisere processen lidt:
Ikke kun for eksperter
- Nogle ser MidtEPJ som noget meget komplekst, men det er slet ikke så
slemt. Man skal ikke være ekspert for at bruge det. Og systemet er også blevet
hurtigere og har fået flere funktionaliteter end de tidligere versioner, som flere
ikke var så vilde med.
Karsten Fogh glæder sig nu til at komme i gang med at bruge MidtEPJ i det
daglige. For det bliver et godt arbejdsredskab, som han pointerer, der styrker
patientsikkerhed, forskning og ikke mindst tilgængeligheden. Og
perspektiverne er spændende:
- Det åbner også op for mange spændende perspektiver. Man kan for
eksempel forestille sig, at man kan åbne for mere telemedicin, fælles
medicinliste, som både praktiserede læger og hjemmesygeplejersker kan
bidrage til, ligesom det kan være spændende at etablere en bedre
kommunikationskanal med de praktiserende læger, siger Karsten Fogh.
Slutspurten er sat ind på Afdeling S!
Med kun to uger tilbage er spændingen til at føle på. Indenfor de næste to uger
skal 35 superbrugere klædes på til at yde massiv support til godt og vel 100
brugere, når MidtEPJ går i luften på Afdeling S. Inden da skal alle brugerne
også undervises i de nye dele af journalen. Der er afsat mellem 2 og 3 dages
undervisning til hver superbruger og 4 timer til hver slutbruger.
Forberedelserne omfatter en stor opgave i forhold til overgangen fra Grønt
System til MidtEPJ. Rundt regnet 500 henvisninger skal tastes ind manuelt i
weekenden op til drift og det anslås, at hver henvisning tager 4 minutter at
registrere. Omregnet vil det tage én person en hel arbejdsuge at løse opgaven
med henvisningerne. 13 sekretærer og forventet 70 timer er dedikeret til
overgangsopgaverne på Afdeling S.
2

MidtEPJ og fusionen
Der er sket store omvæltninger siden
sidste nyhedsbrev blev sendt ud i
slutningen af marts. Århus Sygehus er
fusioneret med Skejby og vi hedder samlet
set Aarhus Universitetshospital.
EPJ-enheden er flyttet fra bygning 4 til bygning 20 på Nørrebrogade og hører
nu under afdelingen Sundheds-It. Planen for implementeringen af MidtEPJ
forbliver dog uændret. Vi fortsætter arbejdet i hhv. Skejby og Aarhus ad to spor
hen imod det samme mål og samarbejder, hvor det er muligt.
Set udefra er der ikke sket de store ændringer. De samme personer løfter den
samme opgave, som før fusionen. Telefonnumre og e-mail-adresser er
uændrede og tidsplanen er den samme.
Nyt nummer til Aarhus Universitetshospital
En af de større ændringer er oprettelsen af en ny sygehusafdelingsklassifikation
for Aarhus Universitetshospital – en ny logistikmodel.
Alle sygehuse, afdelinger og afsnit har et unikt nummer, som er registreret i
Sundhedsvæsnets Organisationsregister (SOR). Her er et eksempel:
7004 : Århus Sygehus, THG
7004.07 : Århus Sygehus, THG, Kirurgisk Afd.
7004.07. 9 : Århus Sygehus, THG, Kirurgisk Ambulatorium
Sygehuskoderne for NBG, THG og Skejby er hhv. 7003, 7004 og 7026.
Fremover vil disse koder bliver slået sammen i en og samme kode for hele
Aarhus Universitetshospital. Den nye kode hedder 6620. Samsø fortsætter
med selvstændig sygehuskode 7013.
Ændringen har vidtrækkende konsekvenser, da klassifikationen bruges som
’adresse’ i en lang række elektroniske systemer, f.eks. når praktiserende læger
sender elektroniske henvisninger eller når der sendes blodprøvesvar i EPJ.
Afdelingerne skifter afdelingskode i takt med at MidtEPJ implementeres.
Selve ændringen af sygehuskoderne foretages af Sundhedsstyrelsen, men der
ligger en lang række opgaver for de enkelte afdelinger i forbindelse med
indførelsen af den nye logistikmodel. Alle vil blive holdt informeret om
opgaverne og de forskellige trin i processen. Den første opgave bliver at træffe
aftale med den enkelte afdeling om, hvordan den fremover skal organiseres i
MidtEPJ. Denne proces opstartes inden længe og afdelingerne bliver kontaktet
i den anledning.
3

Logon med RegionsID
Mandag den 9. maj går vi over til at logge på EPJ med RegionsID.
Sundheds-It og RM-IT står for
support under skiftet. Vi er meget
bevidste om, at EPJ er et kritisk
system og for at sikre, at skiftet
foregår med så få gener for
brugerne som muligt, vil der blive
udpeget en kontaktperson (ITDK
eller EPJ-ansvarlige), som har
overblik over egen afdeling og er
samlingspunkt for information og
hjælp til brugerne både før og
under skiftet.
IT-projektleder Lars Klavsen og IT-konsulent Nick Faddy afholder
informationsmøder om overgangen, hvor følgende vil blive drøftet:
• kontaktpersonens rolle
• hvad vi forventer, at brugerne vil opleve under skiftet
• mulige problemer og hvordan de skal håndteres
Møderne finder sted:
04-05-2011, kl. 14-15 i M-auditorium, bygn 3, 3. sal, NBG
05-05-2011, kl. 14-15 i Auditorium 1, THG
Der bliver etableret et lokalt beredskab, som er rådighed fra mandag den 9.
maj til torsdag den 12. maj, alle dage fra kl. 08.00 – 15.30 , og som vil bestå at
følgende:
• Tre personer fra Mobilteam
• En person fra RM-IT
• En person fra Sundheds-It
• Supportteamet har mulighed for at trække på specialister fra de
relevante steder i RM-IT efter behov
Efter kl. 15.30 skal brugerne kontakte IT-vagten, som også vil have mulighed
for at kontakte specialister
I Servicedesk vil der blive oprettet en særlig telefonkø for spørgsmål ifm. skift til
RegionsID i EPJ.
4