PDF 4.714kB - Hochschule Ulm

C A M P U S & M E H R
Zeitmanagement automatisiert
Mit der Einführung eines Workflow-Verfahrens setzt die Verwaltung auf Transparenz
und mehr Effizienz bei der Bearbeitung von Anträgen auf Urlaub und Zeitausgleich.
Zum 01. Juni ist der erste wichtige Schritt in Richtung
einer Modernisierung von Verwaltungsabläufen
getan worden. Zu diesem Zeitpunkt ist die neue
Dienstvereinbarung über die Arbeitszeitregelung und
die automatisierte Arbeitszeiterfassung an der Hochschule
Ulm in Kraft getreten. Sie löst nicht nur die bis
dahin gültige Dienstvereinbarung über die Gleitzeit
ab, sondern erweitert die bis dahin gängige Praxis
durch die Einführung eines Workflow-Verfahrens für
die Arbeitszeiterfassung.
Alles online heißt komplett papierlos
Aufgabe eines Workflow-Verfahrens ist die Automatisierung
eines Prozesses, an dem mehrere Personen
beteiligt sind. Dabei geht es im Kern um die
Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge mit dem Ziel
größtmöglicher Effizienz. Von nun an können Beschäftigte
der Hochschule Ulm beispielsweise einen
Antrag auf Urlaub oder Zeitausgleich online stellen.
Der Antrag durchläuft dann zwei Bearbeitungsstufen:
zuerst muss der Fachvorgesetzte dem Antrag zustimmen
und dann die Personalabteilung. Beide Zustimmungen
werden ebenfalls elektronisch abgearbeitet.
Formal entsprechen diese Etappen dem bisherigen
Verfahren in Papierform.
Stets Zugriff auf das eigene Zeitkonto
Durch die elektronische Antragstellung und dem
damit einhergehenden Wegfall von Transport- und
Liegezeiten wird nun eine schnellere und vor allem
medienbruchlose Bearbeitung möglich. Zudem wurde
auch das Ziel erreicht, die Antragstellung und die
gesamte Zeiterfassung transparenter zu gestalten.
Die Beschäftigten können den Bearbeitungsstand
ihres Anliegens verfolgen und werden sofort per
E-Mail benachrichtigt, wenn ein Antrag genehmigt
oder abgelehnt wurde. Über die passwortgeschützte
Anmeldung kann jede und jeder der knapp 200
Beschäftigten das persönliche Arbeitszeitkonto online
einsehen. Die Verantwortung der Beschäftigten für
ihr persönliches elektronisches Arbeitszeitkonto wird
dadurch deutlich gestärkt. Aber nicht nur die Beschäftigten
haben schnelleren Zugriff auf ihre Daten.
Auch die Vorgesetzten profitieren von dem neuen
System. Ihnen steht als Planungsinstrument ein
Gruppenkalender der Beschäftigten ihrer Abteilung
bzw. ihres Zuständigkeitsbereichs zur Verfügung. Darin
sehen sie auf einen Blick die bereits genehmigten
Abwesenheitstage ihres Personals.
Datenschutz sichergestellt
Bei der Erarbeitung der Dienstvereinbarung mit dem
Personalrat wurde besonders darauf geachtet, dass
datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten
werden. So haben die Vorgesetzten nur auf die für
sie erforderlichen Daten Zugriff. Beispielsweise sehen
sie keine einzelnen Zeitbuchungen und können vor
allem keine Daten aus der Vergangenheit aufrufen.
Vorgesetzte, die eine „Genehmiger-Funktion“ haben,
bestätigen die Einhaltung der Datenschutzregeln,
indem sie eine interne Richtlinie unterzeichnen. So
können die Beschäftigten sicher sein, dass die Daten
nicht missbraucht werden.
Bei Bewährung Nutzung erweiterbar
Die Online-Konten sind seit Anfang Juni eingerichtet
und freigeschaltet. Auch wenn die Nutzung keine
Pflicht ist, hofft die Hochschulleitung, dass die Vorteile
und der Fortschritt erkannt werden und möglichst
viele dieses moderne und zeitgemäße Angebot
nutzen werden. Die Erfahrungen mit dieser ersten
Workflow-Funktion werden zeigen, ob weitere Anträge
und Meldungen über dieses Verfahren möglich
und sinnvoll sind. Das setzt natürlich eine entsprechend
hohe Akzeptanz auf der Nutzerseite voraus.
Barbara Weber und Herbert Jarosch