St.-Marien-Hospital Lünen - Utax

Case Study
CDC 1726, CLP 3726,
CD 1028, CD 1128, CD 1435, CD 5240,
LP 3240, LP 3335
Vom Hardwarezoo zum homogenen Maschinenpark:
UTAX kuriert Output Management‐Probleme im St.‐Marien‐Hospital Lünen
„Die Geräte werden aufgrund der Funktionen und Bauweise den täglichen Anforderungen im Klinikalltag
mehr als gerecht und es gibt quasi für jedes Problem eine Lösung.“
Ralf Plomann, IT-Leiter am St.-Marien-Hospital
Die Herausforderung: Konsolidierung gewachsener Output
Manangement-Umgebung mit hohem Druckaufkommen
Auch in einem Krankenhaus muss das Drucken schnell und
störungsfrei von der Hand gehen, und wirtschaftlich muss es
auch sein. Eine über die Jahre gewachsene, heterogene
Infrastruktur machte es im St.-Marien-Hospital Lünen immer
schwieriger, diese Vorgaben zu erfüllen. Mit Hilfe von Multifunktionssystemen
und Druckern des spezialisierten deutschen
Anbieters UTAX und der Büroorganisation Brauch als Fachhändler
vor Ort wurde deshalb die gesamte Druckerlandschaft
neu organisiert.
Um die 1.000 Mitarbeiter arbeiten im St.-Marien-Hospital Lünen.
Von Patientenakten und -informationen bis hin zu den Dokumenten
der Buchhaltung fällt ein zum Teil überdurchschnittlich
hohes Druckaufkommen an. Entsprechende Geräte werden
und wurden nach Bedarf angeschafft –so entstand über die
Jahre ein „Hardware-Zoo“: Um die 300 Papierausgabegeräte,
Laser- und Tintenstrahldrucker, Faxgeräte und Kopierer
sammelten sich an, verteilt auf 45 verschiedene Modelltypen.
Neben der Bedienbarkeit – die Anwender im Krankenhaus
müssen mit unterschiedlichsten Benutzeroberflächen umgehen
können – beeinträchtigt dies vor allem die Wirtschaftlichkeit.
Drei Bereiche waren hier besonders betroffen: der Einkauf, der
für jedes Modell unterschiedliche Verbrauchsmaterialien wie
Toner und Tinte beschafft und lagert, die Buchhaltung, die den
Überblick über all die Abrechnungen verantwortet, und
schließlich der IT-Support, der alle Geräte und die damit
verbundene Software wartet. Im St.-Marien-Hospital sind sieben
© UTAX GmbH, 2011
Auf einen Blick
Drastische Reduzierung der
Anzahl der Geräte durch
den Einsatz von Multifunktionssystemen
Vereinfachung und
Vereinheitlichung der IT
Struktur
Weniger Administrations-
und Wartungsaufwand,
Entlastung der IT-Abteilung
Weniger Druckkosten durch
vereinbarte Fixpreise
Höhere Performance
Weniger Bedarf an
Lagerplatz durch
einheitliches Zubehör
„Green IT“: Deutlich
gesunkene Stromkosten
und Emissionen
Umfassende Unterstützung
durch Fachhändler vor Ort

Mitarbeiter in der IT-Abteilung beschäftigt, die einen großen Teil
ihrer Arbeitszeit darauf verwendeten, Drucker zu reparieren –
doch dafür sind sie viel zu teuer. Sie sind zudem nicht als
Drucker-Techniker ausgebildet, benötigten deshalb mehr Zeit
am Drucker und hatten weniger Zeit für Kernaufgaben wie die
Optimierung der Krankenhaus-IT.
Im Jahr 2007 beschlossen Geschäftsleitung und IT-Abteilung
daher die Umrüstung des gesamten Standorts auf neue,
einheitliche Geräte. Eine der wesentlichen Anforderungen des
Projekts war die strikte Vereinfachung der Infrastruktur: Das
Klinikum wollte insgesamt weniger Geräte verwenden und den
administrativen sowie den Wartungsaufwand deutlich
vermindern. Durch die Umstellung sollten zudem die Druckkosten
gesenkt werden, die den Verantwortlichen insbesondere
bei den Tintenstrahldruckern als zu hoch erschienen.
Das Konzept: Umstellung auf Multifunktionsgeräte
Die Erfüllung der Anforderungen sollte unter anderem durch
den überwiegenden Einsatz von Multifunktionsgeräten – sprich
Scanner, Drucker und Kopierer in einem – erreicht werden.
Ausschlaggebend waren bei der Auswahl die Kriterien
Robustheit, Zuverlässigkeit sowie Kompatibilität mit der
vorhandenen Systemumgebung. Neben den kaufmännischen
und technischen Aspekten war Ralf Plomann, dem IT-Leiter am
St.-Marien-Hospital und Projektleiter bei der Umstellung, ein
vertrauenswürdiger, kompetenter Projektpartner vor Ort sehr
wichtig. „Wir haben uns für einen qualifizierten Fachhändler vor
Ort entschieden, das Systemhaus Büroorganisation Brauch“,
erklärt Plomann. Als Vollsortimenter liefert Brauch alles aus
einer Hand – nicht nur Bürogeräte, sondern auch Büromaterial
und Büromöbel. Das Unternehmen ist seit 1985 UTAX-Partner
und hat dementsprechend langjährige Praxiserfahrung mit den
UTAX-Multifunktionsgeräten.
„Wir folgten dem Vorschlag von Brauch und haben uns zur
Konsolidierung unserer Infrastruktur für UTAX-Produkte
© UTAX GmbH, 2011
Über das St.-Marien-
Hospital, Lünen
Das Klinikum Lünen oder St.-
Marien-Hospital ist eines der
größten Krankenhäuser im
Ruhrgebiet und Münsterland
sowie der größte Anbieter von
Gesundheitsdienstleistungen
im Kreis Unna. Das 1865
gegründete Krankenhaus mit
seinerzeit 50 Betten ist heute
ein Schwerpunktklinikum mit
Anteilen der Maximalversorgung,
590 Betten und
fungiert als akademisches
Lehrkrankenhaus der Westfälischen
Wilhelms-Universität
Münster. In den insgesamt 16
Fachabteilungen des Klinikums
werden jährlich 20.000 stationäre
und fast 40.000 ambulante
Patienten versorgt sowie
ca. 10.000 Operationen durchgeführt.

entschieden“, so Ralf Plomann weiter. „Die Geräte werden
aufgrund der Funktionen und Bauweise den täglichen
Anforderungen im Klinikalltag mehr als gerecht und es gibt
quasi für jedes Problem eine Lösung. Druckvorgänge, gerade in
zeitkritischen Umgebungen, setzten eine solide und
leistungsfähige Geräteklasse voraus, um in den am Druckgang
beteiligten Prozessen keine Verzögerung herbeizuführen. Im
Klinikalltag gilt es oft moderne Softwareprodukte und Alt-
Konstrukte gleichzeitig zu betreiben. Die Geräte der Firma
UTAX sind sowohl für modernste Umgebungen als auch für
sehr alte Systemumgebungen und ‚exotische‘ Produktlinien
optimal anpassbar.“
Die Abholung der Altgeräte und Auslieferung der 192
Neugeräte nahm 14 Tage in Anspruch, weitere 14 Tage dann
die Implementierung. Überwiegend handelte es sich dabei um
Schwarz-Weiß-Lasergeräte, nur ein Gerät ist ein Farb-
Multifunktionssystem. Die Tintenstrahldrucker wurden komplett
entfernt, da sie wegen der hohen Verbrauchskosten auch von
Brauch als unwirtschaftlich bewertet wurden. Innerhalb eines
Monats war der Maschinenpark komplett umgestellt, danach
folgte die individuelle Einweisung der Krankenhaus-Mitarbeiter.
Das Ergebnis: Hohe Zufriedenheit – und ein Folgeauftrag
Die Reduktion der Anzahl der Geräte bedeutete unmittelbar
einen geringeren Stellplatzbedarf, einen gesunkenen Stromverbrauch
sowie weniger Emissionen. Da viele der neuen UTAX-
Geräte mit baugleichem Zubehör arbeiten, beispielsweise der
gleichen Art von Druckerkassetten, war von Beginn an weniger
Lagerplatz nötig. Auch für die Beschaffung bedeutete die
Umstellung eine enorme Erleichterung: Hatte früher bei der
Anschaffung von Verbrauchsmaterialien oder dem Ersetzen
eines defekten Gerätes fast immer auch der Einkauf Modelle
gesichtet, Angebote eingeholt; Kaufentscheidung getroffen und
Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung koordiniert, so
gilt heute: Ein Vertrag, ein Ansprechpartner und nur eine
einzige Rechnung pro Jahr. Neben den logistischen und
© UTAX GmbH, 2011

administrativen Vorteilen waren sofort nach der Umstellung
deutliche Performance-Gewinne spürbar: Die neuen Geräte
geben bis zu 40 Seiten pro Minute aus. Dies verkürzt die
Wartezeiten für die Anwender. Auch die IT-Abteilung spart
massiv Zeit, da Brauch den Support vertragsgemäß
übernommen hat. Soweit möglich werden Probleme sofort vor
Ort behoben, die vereinbarte Reaktionszeit beträgt gerade
einmal vier Stunden. Ein defektes Gerät wird sofort repariert
oder ein gleichartiges Ersatzgerät zur Verfügung gestellt – es
kann unterbrechungsfrei weitergearbeitet werden.
Das Klinikum profitiert beim Support zudem von einer
Patronatserklärung von UTAX: Kann der Fachhändler aus
irgendeinem Grund den vertraglich vereinbarten Service nicht
mehr sicherstellen, tritt UTAX mit seiner eigenen
Serviceorganisation an seine Stelle. Durch diese vertrauensbildende
Maßnahme wird auch der Fachhandel gestärkt, weil
seine Position beim Kunden zusätzlich durch UTAX gestützt
wird. Durch die bereits bestehende jahrelange und erfolgreiche
Zusammenarbeit zwischen Brauch und dem St.-Marien-Hospital
Lünen gab es bei diesem Projekt aber ohnehin bereits eine
solide Vertrauensbasis zwischen den Projektpartnern. „Wir
haben im Haus drei Dienstleister, mit denen wir zu 100 Prozent
zufrieden sind – einer davon ist die Büroorganisation Brauch“,
lobt Ralf Plomann die Qualität der Zusammenarbeit.
Durch die Umstellung wurden deutliche Effekte in Bezug auf die
Wirtschaftlichkeit des St.-Marien-Hospitals erzielt. Ralf Plomann
kommentiert die Verbesserungen: „Die Zusammenarbeit mit der
Firma Brauch brachte für uns drei positive Effekte: Zum einen
kann sich die IT-Abteilung voll und ganz auf ihre Kernkompetenz
konzentrieren, nämlich den Betrieb einer Krankenhaus-
IT. Druckvorgänge scheinen für Anwender trivial, doch die
Geräte sind komplex. Da Fehler im Druckprozess oft zu
emotionalen Reaktionen führen, ist der Vorgang der Behebung
sowohl technisch als auch menschlich anspruchsvoll. Der
zweite Punkt sind die direkten Kostensenkungen, die sich durch
die vereinbarten Fixpreise in Bezug auf das Seitenpreiskonzept
© UTAX GmbH, 2011
Modelle u.a.
CDC 1726
CD 1435
CD 5240
CLP 3726

ergeben. In diesem Zusammenhang bringt uns auch die Verlagerung
der Kosten von Investitions- zu Verbrauchskosten große
Vorteile. Drittens ergeben sich für uns indirekte Preissenkungen
durch die schnelle Behebung von Störungen und Wiederherstellung
eines reibungslosen Prozessablaufs.“
Die Zufriedenheit drückte sich für Brauch in einem ähnlich
gelagerten Folgeauftrag aus: Ein kleineres Haus aus der
gleichen Klinikgruppe im zehn Kilometer entfernten Werne will
ebenfalls die Infrastruktur konsolidieren und modernisieren. Die
bestehende Druckerlandschaft wurde bereits um Neugeräte
ergänzt. Bei Bedarf werden nun sukzessive Altgeräte durch
UTAX-Geräte ersetzt, um auch in Werne letztendlich einen
wirtschaftlicheren, homogenen Maschinenpark zu verwirklichen.
Über UTAX:
Die UTAX GmbH mit Sitz in Norderstedt bei Hamburg hat sich
auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen
spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst Hard- und
Software, wie Kopier-, Druck- und Multifunktionssysteme (MFP)
für den Büro-Arbeitsplatz bis hin zu Großflächensystemen für
professionelle Anwendungen. Maßgeschneiderte Konzepte
sowie ganzheitliche Beratung für effizientes Dokumentenmanagement
in Unternehmen werden mit dem Konzept UTAX
Document Consulting angeboten. In Deutschland wird die
Marke UTAX über ein Netz aus über 200 autorisierten
Vertragshändlern vertrieben. International agiert das
Unternehmen in über 40 Ländern der EMEA-Region. Für UTAX
sind ca. 130 Mitarbeiter tätig und das Unternehmen ist eine
Tochtergesellschaft der TA Triumph-Adler GmbH.
UTAX GmbH
Ohechaussee 235
22848 Norderstedt
Deutschland
© UTAX GmbH, 2011
Telefon: +49 (0) 40 / 528 49 0
Telefax: +49 (0) 40 / 528 49 120
E-Mail: info@utax.de
Internet: www.utax.de
Über die Büroorganisation
brauch GmbH, Lünen
Das Unternehmen wurde 1949
durch Wilhelm Herr als
Reparaturwerkstatt für
Büromaschinen in Lünen
gegründet. Im Jahr 1970
übernahmen es Horst und
Hannelore Brauch. Ab 2001
wurde es durch die Geschwister
Birgit und Carsten Brauch
weitergeführt und ist damit
heute ein Familienunternehmen
in der 2. Generation.
Büroorganisation Brauch
offeriert Drucker, Kopierer und
multifunktionale Systeme
sowie Präsentations- und
Moderationstechnik, aber auch
Objekt- und Büroeinrichtungen
sowie Schul- und Bürobedarf.
Zusatzleistungen umfassen
technischen Kundendienst
sowie CAD-Planung und
Montage von Büros.