Fahrtenbuch:

Fahrtenbuch:
Anforderung von Finanzverwaltung und
Rechtsprechung
(Stand: Mai 2009)
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Der Gesetzgeber verwendet den Begriff des “ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs“
im Einkommensteuerecht, ohne ihn zu definieren. So kann beispielweise die private
Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3+4 EStG
durch Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches ermittelt werden.
Die Finanzverwaltung schreibt genau vor, wie ein Fahrtenbuch zu führen ist, damit
der anhand der Aufzeichnungen nachgewiesene Umfang der Privatnutzung der
Besteuerung zugrunde gelegt werden kann.
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und
die zu erfassenden Fahrten in einem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Es
reicht nicht aus, anhand von losen Notizzettel ein nachträgliches Fahrtenbuch zu
erstellen, auch wenn die in einem gebundenen Fahrtenbuch nachträglich erstellten
Aufzeichnungen mit den laufenden Terminübersichten übereinstimmen. Das
Fahrtenbuch muss daher ein Heft oder ein Buch sein.
Auch elektronische Fahrtenbücher sind grundsätzlich anzuerkennen, wenn sich
daraus dieselben Erkenntnisse wie aus dem manuell geführten Fahrtenbuch ergeben.
Der Nachweis anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms ( z. B. Microsoft - Excel-
Tabelle) genügt den Anforderungen eines Fahrtenbuches nicht. Beim Ausdrucken von
elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen
ausgeschlossen sein.
Für dienstliche Fahrten sind folgende Angaben erforderlich:
Ø Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
Ø Reiseziel und Reiseroute (wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen)
Ø Reisegrund (z.B. Mandantenbesprechung, Treffen mit einem Geschäftspartner)
Für Privatfahrten genügt die Kilometerangabe und für Fahrten zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.
Der Übergang von einer beruflichen Nutzung zu einer privaten Nutzung des
Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt
erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.

Berufliche Verschwiegenheitspflichten, z. B. beim Arzt, berechtigen nicht dazu, im
Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Patienten
zu verzichten.
Musterbeispiel für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Datu m Km -Sta nd
zu be g in n
G e fahre ne k m
Km -
Stand
Ende Privat Fah rte
n
Whg .-
A rbe it -
stätte
Beruflich
Adresse
Reiseziel
01.07.2007 20.500 21.500 1000 Hamburg,
Straße…….
und zurück
02.07.2007 21.500 21.530 30 Büro und
zurück
Reiseroute
(Angabe
von
Umwegen)
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Reisezweck
A 7, B ……… Mandanten-
Besprechung
Mandant
Anlass…….
Über B ……… Fahrten
Whg. -
Arbeiststätte
03.07.2007 21.530 21.807 277 Privat
Aus den nach dem Fahrtenbuch ermittelten Fahrleistungen und den Gesamtkosten ist
der Fahrzeugaufwand je gefahrenem Kilometer zu berechnen. Dieser Kilometersatz
bildet dann die Grundlage für die Berechnung des steuerpflichtigen geldwerten
Vorteils bzw. den Entnahme.
Dieses Merkblatt wurde nach bestem Wissen erstellt. Eine Haftung für den Inhalt kann
nicht übernommen werden. Zu dem Thema dieses Merkblatts wird im Bedarfsfall
gerne ausführlich Auskunft erteilt. (Stand: Mai 2009)