Dokumentenmanagement System (DMS) – Windream ... - NFE

Dokumentenmanagement System (DMS) – Windream
Kurzanleitung
Version 1.0 - Stand 27.02.2008

Übersicht der Dokumententypen (Objekttypen)
• Angebot
• Auftrag
• Bild
• Checkliste / Arbeitshilfe
• Formularvorlage
• Präsentation
• Protokoll / Aktennotiz
• Prüfung / Test
• Rechnung
• Schriftwechsel
• Skript
• Vertrag

Suche im DMS - Schnellsuche
Indexe
Objekttyp: Auswahl
Suchen nach: Suchbegriff eingeben
In: Auswahlfeld
Erfasser: Auf „Erfasser“ klicken um Suche nachERfasser
einzugrenzen
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird
auf dieses Feld angewendet.
Datum: Auswahlfeld um die Suche nach Datum
einzugrenzen.

Suche im DMS - Indexe
Indexe
Objekttyp: Auswahl
Kriterien festlegen: Hier kann Mhier kann eine belibige
kombination (Und / Oder) von verschiedenen Krieterien
angegeben werden.

Suche im DMS - Objekttyp
Indexe
Objekttyp: Auswahl
Empfänger (Matchcode): MATCHCODE aus LISA des
Empfängers (Person oder Firma)
ID Nr.: ID Nummer aus LISA
Kundengruppe: Auswahlfeld (Mitglied / BA / Dritte)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird
auf dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei
Bedarf möglich.

Suche im DMS – Optionen
Indexe
Thema: Thema des Angebotes
Empfänger (Matchcode): MATCHCODE aus LISA des
Empfängers (Person oder Firma)
ID Nr.: ID Nummer aus LISA
Kundengruppe: Auswahlfeld (Mitglied / BA / Dritte)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird
auf dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei
Bedarf möglich.

Speichern im DMS - Angebot
Indexe
Thema: Thema des Angebotes
Empfänger (Matchcode): MATCHCODE aus LISA des
Empfängers (Person oder Firma)
ID Nr.: ID Nummer aus LISA
Kundengruppe: Auswahlfeld (Mitglied / BA / Dritte)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Auftrag
Indexe
Auftraggeber /-nehmer: Auswahlfeld
(Auftraggeber / Auftragnehmer)
Mandant (NFE Group): Auswahlfeld
(NFE e.V. / NFE GmbH / Landesinnung / Büroinnung)
Thema: Thema des Auftrages
Empfänger (Matchcode): MATCHCODE aus LISA des
Empfängers (Person oder Firma)
ID Nr.: ID Nummer aus LISA
Kundengruppe: Auswahlfeld (Mitglied / BA / Dritte)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Bild
Indexe
Veranstaltung eigen / fremd: Auswahlfeld (eigen / fremd)
Veranstaltung: Auswahlfeld
(Mitgliederversammlung / WHDI / Biketour / GET Nord...)
Motiv: Kurzbeschreibung des Motives!
Bildbeschreibung: Auswahlfeld
(Menschen / Technik / Werbebilder / Logo)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Checkliste / Arbeitshilfe
Indexe
ToDo-Listen: Auswahlfeld
(MA1 / MA2 / MA3 / MA4 / MA5 / MA6 / MA Arbeitskreise)
Verfahrensanweisung: Name der Verfahrensanweisung
(nur für QMB)
Checkliste Veranstaltung: Auswahlfeld
(Mitgliederversammlung / WHDI / Bike Tour / Get Nord)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Formularvorlage
Indexe
Titel: Titel der Formularvorlage
Formular: Auswahlfeld
QM-Formulare / interne Formulare / "Sonstige"
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Präsentation
Indexe
Thema: Thema der Präsentation
eigen / fremd: Auswahlfeld (eigen / fremd)
Kunde (Matchcode): MATCHCODE aus LISA des Kunden
(Firma / Person)
ID Nr.: ID Nummer aus LISA
Bereich: (Auswahlfeld)
Ausbildung / Fort- und Weiterbildung / E-CHECK /
Öffentlichkeitsarbeit / intern
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Protokoll / Aktennotiz
Indexe
Aktennotiz: Checkbox Aktennotiz ja / nein
Thema: Thema der Aktennotiz (nur bei Aktennotizen!)
Gremium: Auswahlfeld
(Mitgliederversammlung / Beirat / Präsidium / Vorstand /
Fachbereiche / Ausschüsse / Arbeitskreise / Mitgliedsbetriebe)
Mitarbeiter: Auswahlfeld
(MA1 / MA2 / MA3 / MA4 / MA5 / MA6 / MA-Arbeitskreise)
Mitgliedschaften: Auswahlfeld
(ZVEH / Handwerkskammer / ELKOnet / WHDI / UV-Nord / Dritte)
Dritte: Auswahlfeld
BA / ARGE
Messen: Auswahlfeld
GET Nord / EINSTIEG / Sonstige
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Prüfung / Test
Indexe
Prüfung: Auswahlfeld
(Meisterprüfung / GPT1 / GPT2 / Seminar / ÜBL)
Seminar: Feld für Seminarnummer (z.B. SD0001)
Kurs: Auswahlfeld
(Bezeichnung des Kurses)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Rechnung
Indexe
Eingang / Ausgang: Auswahlfeld
(Eingang / Ausgang)
Mandant NFE Group: Auswahlfeld
(NFE e.V. / NFE GmbH / Landesinnung / Büroinnung)
Firma (Matchcode): MATCHCODE aus LISA der Firma
ID Nr. (LISA): ID Nummer aus LISA
Debitorennummer: Debitorennummer
Rg. Nummer: Rechnungsnummer
Rg. Datum: Rechnungsdatum

Speichern im DMS - Schriftwechsel
Indexe
Intern / extern: Auswahlfeld
(intern / extern)
Rundschreiben: Auswahlfeld
(Auswahl des Empfängerkreises z.B. Bezirk Nord)
Firma (Matchcode): MATCHCODE aus LISA der Firma
Person (Matchcode): MATCHCODE aus LISA der Person
ID Nr. (LISA): ID Nummer aus LISA
Thema: Thema der Korrespondenz
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Skript
Indexe
Eigen / Fremd: Auswahlfeld
(eigen fremd)
Thema: Thema des Skriptinhaltes
(Nicht „ETE1“, sondern „Messen elektrischer Größen“)
Kurs : Auswahlfeld
(Bezeichnung der ÜBL)
Bemerkung: Freie Texteingabe möglich. Volltextsuche wird auf
dieses Feld angewendet.
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.

Speichern im DMS - Vertrag
Indexe
Thema: Thema des Vertrages
Vertragspartner: Name des Vertragspartners
ID Nr.: ID Nummer aus LISA
Vertragsart: Auswahlfeld (Honorarvertrag / Kooperationsvertrag /
e-Markenvertrag / Mietvertrag / Arbeitsvertrag / Kaufvertrag /
Wartungsvertrag)
Datum: Haken setzen, um das aktuelle Datum zu erfassen.
anschließend ist eine manuelle Änderung des Datums bei Bedarf
möglich.