Anleitung zum Export/Import der KL-Daten aus

Kufer: Dozentenverzeichnis zum Import in das InfoSystem des bvv
(SQL oder Win) Basys -> Hauptmenue: Extras -> Dozentenverzeichnis …
Auswahl „Export im BVV-Format“ / Speicherort für „dozenten.doc“ wählen
Datei speichern und ins InfoSystem unter „KL-Abgleich“ importieren
Wichtiger Hinweis: Bitte öffnen Sie die Datei „dozenten.doc“ vor dem Import nicht in Word,
weil dadurch die ASCII Kodierung verloren geht, was beim Import zu Lesefehlern führt!

Import der Daten Ihrer Kursleiter/-innen in das InfoSystem des bvv
1.) Anmeldung im Portal: Benutzername und Kennwort
2.) Aufrufen des InfoSystems
2
3.) Im InfoSystem wechseln Sie bitte auf „Meine Einrichtung“ (angezeigt
wird der Name Ihrer vhs)
4.) Sofern Sie das Recht „KL Upload“ besitzen, wird unter Ihrer Einrichtung
im InfoSystem der Schalter „KL Abgleich“ angezeigt
Auf Seite 5 finden Sie die Anleitung zur Vergabe von Berechtigungen.

5.) Bitte klicken Sie auf den Schalter „KL Abgleich“
Schritt 1 von 3:
3
- Erstens: Markieren Sie bitte unter A „Anzeigeoptionen: … alle Datensätze sehen
- Zweitens: Suchen Sie die Exportdatei auf, die Sie lokal bei sich nach dem Export aus
Ihrem Verwaltungsprogramm gespeichert haben
- Drittens: Klicken Sie bitte auf “Abschicken“
- Viertens: Ihre Daten werden eingelesen und analysiert, aber noch nicht verarbeitet.
Schritt 2 von 3:
- Erstens: Schauen Sie sich die Ergebnisse der Datenanalyse Ihrer importierten Datei
bitte an. In diesem Schritt können Sie keine Änderungen vornehmen. Sie erhalten zu
Ihrer Information eine Ansicht von allen Daten mit folgenden Hinweisen:
- Neu = der KL-Datensatz befand sich noch nicht im InfoSystem und wird neu
angelegt.
- Update = der KL-Datensatz befindet sich bereits im InfoSystem und wird
aktualisiert.
- Entfernen = der KL-Datensatz befindet sich derzeit im Infosystem, ist aber in
Ihrem aktuellen Import nicht mehr vorhanden. Der Standardeintrag bewirkt, dass
diese (alten) Datensätze aus dem InfoSystem entfernt werden. Im dritten Schritt
können Sie diese Einstellung selber ändern.
- Zweitens: Klicken Sie bitte auf „Updateaktion“, um den Daten-Abgleich zu starten.
- Alternativ: Sie haben die Möglichkeit „zurück zu Schritt 1“ zu klicken. Diese Option ist
sinnvoll, wenn Sie z.B. bemerken, dass Sie eine falsche Datei hochgeladen haben.

Schritt 3 von 3:
4
- Erstens: Entscheiden Sie bitte, ob Sie die Daten von denjenigen Kursleiter/-innen
im InfoSystem beibehalten möchten, die in Ihrem aktuellen Import nicht mehr
enthalten sind. Unsere Empfehlung lautet, die alten Daten entfernen zu lassen.
Wenn Sie diese beibehalten möchten, entfernen Sie bei „Option“ bitte das
Häkchen.
- Zweitens: Klicken Sie bitte auf „Nun Synchronisieren“, um Ihre Daten zu
importieren. Erst bei diesem Schritt 3 von 3 werden Änderungen Ihrer Daten im
InfoSystem vorgenommen.
6.) Abschluss
Nach der Synchronisation Ihrer Daten ist der Vorgang abgeschlossen. Kehren Sie zurück
zu Ihrer Einrichtung oder zur Startseite oder klicken Sie auf „Logout“.

1. Das Recht „Rechte zu vergeben“, hat immer der/die Leiter/-in einer
Einrichtung oder ein/e beauftragte/r „Rechte-Admin“
5
Um eigenen Mitarbeiter/-innen Berechtigungen zuzuweisen, rufen Sie diese unter
Ihrer Einrichtung im Abschnitt „MitarbeiterInnen“ bitte auf. Rechts neben dem
Personen-Eintrag unter „Einrichtung“ in der Spalte „Aktionen“ befindet sich das
kleine gelbe Schloss – das Symbol für die Rechtevergabe.
2. Setzen Sie bitte ein Häkchen für die Berechtigung „KL Upload“ und
bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.
Die Rechte-Vergabe wird sofort wirksam. Die Mitarbeiter/-innen können beim
nächsten Anmelden im Portal / InfoSystem den Schalter „KL-Abgleich“ sehen (vgl.
Punkt 4 dieser Anleitung).