Anleitung des bvv zur Einrichtung der Schnittstelle in

Die Service-App der Volkshochschulen in Bayern
In seiner Sitzung am 06./07. Juli 2011 hat der Gesamtvorstand des bvv die Einrichtung einer Service-App für bayerische
Volkshochschulen entschieden. Die Volkshochschulen bieten ihren Kunden Zugang zu ihren Angeboten auf zeitgemäßen
Kommunikationswegen, hier: über mobile Endgeräte (iPhone, weitere Smartphones, iPads, Tablets).
Zur Umsetzung der Service-App für bayerische Volkshochschulen wird die bereits existierende Datenbank von „meinevhs.de“
genutzt, da die Kursdaten dort in einer für Apps erforderlichen Struktur bereits vorliegen. Für die Teilnahme an der
Service-App entstehen keine zusätzlichen Kosten. Es ist ausschließlich eine funktionierende Schnittstelle zur Datenbank
von „meine-vhs.de“ erforderlich.
Die Funktionalität und Wartung dieser Schnittstelle ist in der Mitgliedschaft bei „meine-vhs.de“ enthalten. Die
Mitgliedschaft bietet außerdem automatische Exporte der Kursangebote auch auf die Datenbank des Deutschen
Weiterbildungsservers und Kursnet und kostet 18,99 Euro monatlich (Preise für Neukunden, Preise für Bestandskunden
bleiben unverändert).
Die Freischaltung der Service-App kann in den "Stores" für iPhones (Apple) und Android Geräten (Play Store, früher
"Market") erst dann erfolgen, wenn die Programmangebote von mind. 100 regional gut verteilten bayerischen
Volkshochschulen an die Datenbank von „meine-vhs.de“ tatsächlich übertragen werden. Denn erst dann sind die
Programm-Angebote auch über die App verfügbar! Um einen erfolgreichen Markteintritt für die Service-App
sicherzustellen, muss das Angebot der Volkshochschulen Flächendeckend verfügbar sein.
Die Kunden des Verwaltungsprogramms Lissy verfügen per se über die erforderliche Schnittstelle, den Kunden von cmx
steht diese seit Mitte Januar 2012 zur Verfügung, die Kunden von Kufer haben Ende Februar 2012 die Freigabecodes zur
Freischaltung der in den Kufer-Programmen seit langem vorhandenen Schnittstelle erhalten (per E-Mail von der Firma
Kufer - falls nicht vorhanden, bitte bei der Firma Kufer erneut anfordern!).
Fahrplan:
Die Service-App für alle Volkshochschulen in Bayern wird zum 11. Juni 2012 im Apple-Store für iPhones und im
Google-Store für Android-Geräte eingestellt.
Die Einführung der Service-App wird zentral mit zwei Werbelinien unterstützt: Druckmedien (Postkarten, Plakate)
sowie Platzierung in SocialMedia – Kanälen erhalten Sie bis 04. Juni 2012.
Außerdem erhalten Sie ein Logo mit Werbetext zur Veröffentlichung auf Ihrer Homepage.
In der Woche vom 11. bis zum 15. Juni 2012 muss die App von uns allen aufgerufen und genutzt werden, um
vom Start weg hohe Nutzerquoten und damit verbunden gute Bewertungen zu erzielen.
Voraussetzungen:
Voraussetzung für den Erfolg der App ist die Verfügbarkeit Ihrer Angebote über die Service-App, d.h. auf der Datenbank
von meine-vhs.de. Die Schnittstellen stehen für die Verwaltungsprogramme Kufer, Lissy und CMX seit Ende Februar zur
Verfügung. Wir bitten insbesondere alle Volkshochschulen mit Kufer-Programmen die Freigabe-Codes für die Schnittstelle
einzugeben, die Mitgliedschaft bei meine-vhs.de abzusenden und abschließend die Schnittstelle im Kufer-Programm fertig
einzurichten, damit die Kursdaten tatsächlich übertragen werden.
Schritte zur Übertragung der vhs-Angebote für Kufer-Programme - die Einrichtung der Schnittstelle dauert
einschl. Downloads maximal 15 Minuten:
Bitte unterzeichnen Sie die Ihnen postalisch zugesandte Mitgliedschaft bei meine-vhs.de (oder verwenden Sie das
unten zum Download gestellte Formular).
Sie erhalten umgehend einen Benutzernamen und ein Kennwort, welches Sie für die unten dokumentierte
Übertragung Ihrer Daten aus Kufer SQL an meine-vhs.de abschließend benötigen!
Bitte rufen Sie die E-Mail von der Fa. Kufer mit Eingang bei Ihnen Ende Februar auf mit dem Freigabe-Code:
Absender: info@kufer.de; Betreff: XML-Schnittstelle in KuferSQL zu meine-vhs.de)
Freigabe der Schnittstelle:
Pfad: Einst.? / Zentrale Einstellungen / Web / bei "Internetaufbereitung meine-vhs" setzen Sie bitte ein Häkchen,
dann werden Sie zur Eingabe des Passwortes aufgefordert: tragen Sie dieses bitte ein und bestätigen Sie Ihre
Eingabe mit OK.

Bitte tragen Sie das in der o.g. E-Mail mitgeteilte Passwort: .... in Ihr Kufer - Programm ein und bestätigen Sie ihre
Eingabe mit "OK".
Die Freigabe der Schnittstelle bewirkt zwar die Aufbereitung Ihrer Kursdaten in XML, reicht aber nicht für die
tatsächliche Erstellung und Übertragung Ihrer Kursdaten.
Sie müssen sich für die automatische Übertragung Ihrer Kursdaten zusätzlich zwei kleine Kufer-Programme
herunter laden und installieren: Laden Sie sich bitte unter dem - in der o.g. E-Mail der Fa. Kufer - angegeben FTP-
Link das Programm BAS_eWEB sowie das Dienstprogramm Service-Wrapper auf Ihren lokalen Server. Die
beiden Dateien finden Sie auch direkt unten zum Download.
Sollten Sie neben dem Kufer-Verwaltungsprogramm auch KuferWeb im Einsatz haben, erfolgt die Einrichtung der
Schnittstelle etwas einfacher als nachfolgend beschrieben. Bitte fragen Sie in diesem Fall bei der Kufer Hotline
nach: 08631/18599-0 !
Das Programm BAS_EWeb:
Ansonsten entpacken Sie bitte die Zip-Datei für BAS_eWeb auf einem (von Ihnen angelegten) Verzeichnis auf
dem Server, auf dem auch das Kufer-Programm läuft. Dieser Server muss online erreichbar sein.
Kopieren Sie die Datei "basyssql.udl" aus Ihrem Kufer-SQL Programm-Verzeichnis in das BAS_EWeb -
Verzeichnis: Sie ersetzen praktisch die mit BAS_EWeb gelieferte udl durch die aus Ihrem Kufer-Programm. Tun
Sie das nicht, können Sie BAS_eWEB nicht starten!
Hinweis: Sollten Sie das Kufer-Verwaltungsprogramm längere Zeit nicht upgedatet haben, bitten wir Sie, dies jetzt
- vor der Einrichtung von BAS_eWEB - nachzuholen. Denn BAS_eWEB verlangt eine neuere udl - Datei zum
Stand 13.05.2008, die in jedem Fall in der Kufer-Version 4.x sowie in der Version 3.4x läuft. Prüfen Sie die Version
der udl-Datei in Ihrem Kufer-Verwaltungsporgramm.
Starten Sie BAS_EWeb durch Doppelklick auf die "exe" ...
Das Programm BAS_EWeb öffnet sich:

Markieren Sie bitte die Übertragungsart "HTTP", die Einstellungen sind bereits hinterlegt (ändern Sie hier nichts),
wählen Sie in dem rollup-Menü bitte "Internetaufbereitung meine-vhs.de" aus, geben Sie die Uhrzeit an, zu
welcher Ihre Dateien täglich automatisch abgeholt werden sollen - wählen Sie eine Uhrzeit abends (wenn Ihr
Server sonst nichts tut), aber vor Mitternacht aus.
Wählen Sie in dem Rollup-Menü unten rechts bitte "Internetaufbereitung meine-vhs.de" aus.
Tragen Sie außerdem die Uhrzeiten ein, zu denen Ihr aktuelles vhs-programm übertragen werden soll: zu
empfehlen ist eine Übertragung am Abend 8wenn alle Änderungen vorgenommen worden sind und vor
Mitternacht, damit die Änderungen am Morgen des nächsten Tages online stehen. Sie können auch Intervalle
angeben, aber jede Übertragung belastet die "Performance" Ihrer SQL-Anwendung.
Bitte klicken Sie rechts unten auf den Schalter "Einstellungen" !
Einstellungen:

Legen Sie als erstes den Pfad und den Dateinamen für die zu erstellende XML-Datei fest, die später übertragen
wird bzw. übernehmen Sie den Vorschlag: "meinevhs.xml". Legen Sie das Verzeichnis, in dem diese Datei liegen
soll, vorher an, z.B. im Programmverzeichnis von Kufer-SQL oder auch in dem Verzeichnis, das Sie für bereits
BAS_EWeb angelegt haben.
Markieren Sie unbedingt "Ausgabedatei packen" (damit ist Zippen gemeint und geht automatisch). Das Packen ist
erforderlich, ansonsten wird Ihre datei nicht übertragen 8es würde im ungepackten Zustand einfach zu lange
dauern).
Tragen Sie unter Benutzername bitte den von der Fa. S-W-K bzw. den Ihnen von meine-vhs.de per E-Mail
zugesandten Benutzernamen ein sowie unter Passwort das Ihnen mitgeteilte zusammen mit dem Benutzernamen
mitgeteilte Passwort. Beides wird/wurde Ihnen unmittelbar nach Einsendung des Formulars für die Mitgliedschaft
zugestellt (s.o.).
Klicken Sie bitte zum Speichern Ihrer Eingaben auf "Übernehmen" (Hinweis: Benutzername und Passwort wird
Ihnen nicht angezeigt aus Sicherheitsgründen. Es sit aber nach erstmaliger Eingabe hinterlegt).
Nehmen abschließend mit Klick auf "Kursauswahl" (oben links im Fenster) Ihre Einstellungen für die Auswahl der
Kurse vor, die Sie übertragen möchten !
Kursauswahl:

Legen Sie bitte den Zeitraum für die Beginntermine "Kursbeginn" Ihrer aktuellen Kursangebote fest. Markieren
Sie außerdem, ob alle Kurse übertragen werden sollen oder ob Sie Ausfälle von der Übertragung aussparen
möchten (empfohlen)
Wichtig: Klicken Sie bitte auf "weitere Kriterien": Für den Fall, dass Sie nicht KuferWEB nutzen, markieren Sie
bitte unbedingt links unten in der Dialogbox bei "Freigabe Programmheft" die dritte und letzte Option: "nur mit
Freigabe". Ansonsten werden auch "unfertige" Kurse, die Sie noch nicht veröffentlichen wollen, übertragen!
Belassen Sie aber unbedingt bei "Freigabe für das Internet" die Markierung der ersten Option "alle Kurse".
Ansonsten werden gar keine Kurse übertragen. Sollten Sie KuferWeB nutzen, sind abweichende Eingaben
erforderlich - in diesem Fall leitet Sie die Kufer - Hotline durch die (einfachere) Einrichtung der Schnittstelle (s.o.).
Bestätigen und Speichern Sie Ihre Eingaben bitte mit OK !
Sie gelangen auf das Ausgangsfenster zurück - Markieren Sie bitte erneut oben links "Kursauswahl
berücksichtigen". Diese Option entfernt sich leider automatisch, deshalb muss Sie bei jeder Änderung der
Kursauswahl erneut markiert werden!
Verlassen Sie die "Einstellungen" bitte mit Klick auf "Übernehmen". Sie können das Programm
BAS_EWeb offen lassen, da Sie es für einen abschließenden Test nochmals benötigen. Sie könne aber
auch "Schließen".
Einrichten des Dienstprogrammes "Service Wrapper" zur automatischen Übertragung Ihrer Kursdaten:

Entpacken Sie das Dienstprogramm bitte in ein (von Ihnen angelegtes) Verzeichnis auf Ihrem Server.
Öffnen Sie bitte die "ini-Datei" mit dem Editor und tragen Sie bitte den Verzeichnis-Pfad des Programms
BAS_EWeb ein. Vergessen Sie bitte nicht, hinter dem Pfad "Bindestrich s" einzutragen (-s), damit das
Dienstprogramm automatisch auf Ihrem Server im Hintergrund ausgeführt wird. Klicken Sie abschließend bitte
unter "Datei" auf Speichern und beenden Sie den Editor.
Als letzten Schritt klicken Sie bitte doppelt auf die Datei "install.bat" , um das Dienstprogramm zu starten. Da
passiert weiter nichts: kurz wird "weiß auf schwarz" der Durchlauf einer Startroutine angezeigt. Sie müssen da
weder mit lesen noch irgendetwas tun ...
Abschließender Funktionstest:
Sofern Sie das Programm BAS_EWeb bereits geschlossen haben, öffnen Sie es bitte mit Doppelklick auf die
"exe" bitte erneut, um die Erstellung und Übertragung Ihrer Kursdaten zu testen!

Klicken Sie bitte unten links abschließend auf "Test", um sicherzustellen, dass die Erstellung der XML-Datei sowie
auch die Übertragung ordentlich funktionieren.
Im linken großen Fenster verfolgen Sie die einzelnen Schritte mit: Die XML Datei wird in dem von Ihnen
angegeben Verzeichnis erstellt und die Übertragung wird simuliert.
Hinweis: Je nach Umfang Ihrer Kursdaten und Leistungsfähigkeit/Belastung Ihres Servers dauert die Erstellung
der XML-Datei nur 5 - 10 Minuten oder auch 20 - 30 Minuten.
Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, wenden Sie sich bitte an die Kufer-Hotline: 08631/18599-0 !
Ansonsten - ohne Fehlermeldung - klicken Sie bitte auf "Schließen" - die Schnittstelle ist erfolgreich eingerichtet
Hinweise:
Sowohl die Dokumentation der Fa. Kufer zur Einrichtung der Schnittstelle als auch die von uns (bvv) im Zuge der
Einrichtung der Schnittstelle erstellte Dokumentation finden Sie unten zum Downlaod. Bitte lassen Sie sich von der Kufer-
Hotline bei der Installation von BAS_eWEB und Service-Wrapper anleiten. Rufen Sie an und die Service-Mitarbeiter/innen
führen Sie in wenigen Schritten sicher durch die Installation und Einrichtung der XML-Schnittstelle zur Datenbank
von meine-vhs.de (Dauer: wirklich nur ca. 10 Minuten). Hotline: 08631/18599-0.
Ansprechpartnerinnen:
Hella Krusche
hella.krusche@vhs-bayern.de
Tel. 089 51080-34
Diena Heikal
diena.heikal@vhs-bayern.de
Tel.: 089 51080-27