Welcher Ansatz zur Einführung von Facility Management könnte

Facility Management
Magazin
Ausgabe III
Facility Management – Auf der Suche nach dem rechten Weg!
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Lieber Geschäftspartner,
wie wir bereits in Ausgabe I* aufgezeigt haben ist das Facility Management erneut im Fo-
kus von Unternehmen. Für die einen ist ein Kostensenkungsinstrument und für die ande-
ren die Möglichkeit den Unternehmenswert zu steigern. Während Letztere mit ihrer An-
sicht erfolgversprechende Wege gehen, werden Erstere leidvoll feststellen, dass das ur-
sprünglich Gewollte nicht immer mit der neu geschaffenen Realität übereinstimmt. Meis-
tens scheitern die Kostensenkungsfetischisten daran, dass sie die Methodik des Facility
Managements mit dem Instrument des Outsourcings gleichsetzen. In Ausgabe II* haben
wir entsprechend aufgezeigt, das Facility Management und Outsourcing zwei unter-
schiedliche Interessengebiete betreffen.
In dieser Ausgabe gehen wir der Frage nach:
Welcher Ansatz zur Einführung von
Facility Management könnte sinnvoll sein?
Viel Spaß beim Lesen!
Es grüßt Sie herzlichst
Ihr
Carl Knäbe
Inhalt
Unterschiedliche Wege zur Einführung
Facility Management.
Punktuelles Vorgehen 4
Externe Lösung 4
CAFM – Lösung 5
Systemische Lösung 6
Facility Management Beratung? 9
Impressum 10
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Ausdauer: Beginnen können, ist Stärke. Vollenden können, ist Kraft.
Für den mit der Ein-
führung von Facility
Management in das Un-
ternehmen betrauten
Projektverantwortlichen
stellen sich am Anfang
einige wesentliche Fra-
gen:
Welche Alternativen zur
Umsetzung sind sinnvoll
und wirtschaftlich mach-
bar?
Wie geht man am besten
vor, um zügig zu einem
Ergebnis zu kommen?
Wie werden betroffenen
Mitarbeiter zu beteilig-
ten Mitarbeitern?
Wie beteilige ich meine
Kollegen aus anderen
Funktionen an diesem
Projekt?
Führt der gewählte Weg
auch zum optimalen Er-
gebnis?
Je nach Unternehmens-
größe wird der Projekt-
verantwortliche mit bis
zu 220 Gewerken, die
Facility Management re-
levant sind, konfrontiert.
Diese Anzahl gilt es in
der Umsetzungsmodel-
lierung zu berücksichti-
gen.
Darüber hinaus wird der
Projektverantwortliche
feststellen, dass sich
einige Themen des Faci-
lity Managements in
unterschiedlichen Unter-
nehmensfunktionenbe- finden, die von anderen
Kollegen verantwortlich
betreut werden. Hier ist
weitere Überzeugungs-
arbeit zu leisten.
Eigene Mitarbeiter, die
durch das Tagesgeschäft
ausgelastet sind, wehren
sich möglicherweise ge-
gen die zeitlich begrenzte
Mehrarbeit, da diese den
Nutzen noch nicht rich-
tig verstanden haben.
Schließlich die eigene
Frustration, wenn die
Zeit weiter fortschreitet
und immer noch kein
Ende in Sicht ist.
Hier kann ein erfahrener
Berater mehre Hilfe-
stellung geben.
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Auf der Suche nach der rechten Umsetzung
Facility Management hat sich als anerkannte Managementdisziplin
in den letzten Jahren auch in Deutschland
erfolgreich etabliert.
Nunmehr ist durch die DIN EN klar Inhalt und Leistungsspektrum
und mithin die wesentliche Zielerreichung
definiert.
Die Wege zur Zielerreichung sind indessen vielfältig.
Vier wesentliche Vorgehensweisen stehen zur Disposition:
1. Der Weg des punktuellen Vorgehens
Diese Umsetzungsvariante betrifft die
Analyse und Optimierung aller Facility
Management relevanten Gewerke. Zeitlich
versetzt wird ein Gewerk nach dem
anderen auf den Prüfstand gestellt. Meist
beginnen Unternehmen mit der Reinigungsdisziplin.
Für kleiner Unternehmungen macht diese
Vorgehensweise Sinn. Ab einer bebauten
Fläche von 10.000 qm ist diese Vorgehensweise
kontraproduktiv, da sich die
bei dem Aufbau von Facility Management
Beteiligten verzetteln und ein wirtschaftlich
sinnvolles Ergebnis selten erreicht
wird. Zumeist birgt diese Vorgehensweise
die Gefahr, dass ohne Struktur und dementsprechenden
Plan vorgegangen wird.
Innerhalb dieser Umsetzungsvariante
stößt man in viele Sackgassen. Doppelarbeiten
liegen nahe.
2. Der Weg mit externen Dienstleistern
Eine weitere Umsetzungsvariante ist die
Übergabe der Facility Management relevanten
Dienstleistungen an sog. Facility
Management Dienstleister. Meist haben
sich diese Unternehmen aus dem Kerngeschäft
Reinigung oder technische
Dienstleistungen hin zum Komplettanbieter
Facility Management bzw. Gebäudemanagement
gewandelt.
Das diese Dienstleister wenig mit Facility
Management zu tun haben ergibt sich aus
der systemimmanenten Logik der Managementdisziplin
Facility Management
und der DIN EN.
Externe können sog. Facility Services
anbieten und abarbeiten. Das Management
der Facilities befindet sich stets auf
Seiten des Auftraggebers.
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3. Der Weg CAFM
Eine weitere Variante ist
die Umsetzung der Thematik
Facility Management
mittels einer sog.
CAFM (Computer Aided
Facility Management)
Software.
Ein CAFM System ist
ein computergestütztes
Informations- und
Steuerungssystem für
die Bewirtschaftung
von Gebäuden und Liegenschaften.
Es erlaubt
die Abbildung, sowohl
grafisch als auch in
Form von Tabellen, von
Gebäude-, Unternehmens-
und Verwaltungsstruktureninklusive
der dazugehörigen
Facilities. Informationen
sollen vermittels
eines CAFM Systems
stets aktuell und
schnell dargestellt sowie
angepasst werden
können.
Damit diese Wunschvorstellung
auch in praxi
funktionsfähig eingesetzt
werden kann, gilt es
zunächst die Frage zu
beantworten: Wie sehen
die Nutzerstrukturen
aus?
Hier geht es um organisatorischeFunktionsbereiche,
um Arbeitsprozesse
und mithin um
Organisationsprozesse.
Diese jedoch lassen sich
in einer Software nur
dann abbilden, wenn sie
als Organisationsmodell
vorher eindeutig festgelegt
sind. Aus jeder
Fragestellung resultiert
eine Vielzahl an Informationen,
die betriebswirtschaftlich
und finanztechnisch
wie auch
steuertechnisch relevant
sind. Das diese Informationen
auch schwerwiegende
Auswirkungen haben
können liegt auf der
Hand.
Diese vielfältigen Daten,
die zu sinnvollen Informationen
führen sollen,
bilden die Grundlage für
das darauf basierende
Organisationsmodell.
Es gehört auch dazu zu
ermitteln, in welcher
Form die Kostenverteilung
und Kostenabrechnung
durchgeführt
werden soll.
Die vollständigen Analyseverfahren
hier zu
beschreiben, würde zu
weit führen. Festzustellen
bleibt jedoch, das
eine umfangreiche analytische
Phase erforderlich
ist, um sich Klarheit
über die derzeitigen Organisations-,Abwicklungs-
und Finanzverteilungsstrukturen
zu verschaffen
Es gilt sich vorher darüber
klar zu sein, daß
nicht die Software das
Problem löst, sondern
das die Probleme vorher
erkannt, gelöst, in
eine Organisation gebracht
und mit einem
erforderlichen Werkzeug
versehen werden.
Die Software ist nur
das Werkzeug für die
Abwicklung von vorher
beschriebenen Organisationsszenarien.
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4. Der systemische Weg
Um relativ zügig zum Ziel zu gelangen, eine wirtschaftlich sinnvolle Facility Management
Systematik im Unternehmen einzuführen und zu leben, ist der systemische Weg der Beste.
Bevor man sich als Projektverantwortlicher in die oben genannten Wege 1-3 verstrickt, gilt
es zunächst Hausaufgaben machen!
Um die größtmögliche Hebelwirkung dieser Managementmethode zu erreichen ist es sinnvoll,
das Ziel eines solchen Projektes festzulegen und sich bewusst zu werden, welche unterstützenden
Hilfestellungen ein maßgeschneidertes Facility Management dem Unternehmen
bieten kann. Hieraus ergibt sich zugleich die logische Vorgehensweise einer zielgerichteten
Umsetzung.
Nicht Punktuelles Vorgehen – sondern ganzheitliches Konzept!
In der ersten Phase ist es unabdingbar
eine Analyse der heutigen Situation
durchzuführen. Die analytische Phase ist
notwendig, um sich Klarheit über die
derzeitigen Organisations-, Abwicklungs-
und Finanzverteilungsstrukturen zu verschaffen.
Wer der Auffassung ist, er wisse
genau, mit welchen Kosten und welcher
Organisation die entsprechenden Dienste
heute abgewickelt werden, der irrt mit
Sicherheit.
In dieser Phase gilt es nicht nur die direkten,
sondern auch die indirekten Kosten
zu ermitteln. Dazu gehören ganz we-
sentlich der eigene Koordinierungs- und
Verwaltungsaufwand, der in seinem Umfang
häufig unterschätzt wird.
Auch die Frage, welche Abteilung betroffen
bzw. beteiligt ist, spielt eine wesentliche
Rolle. Ist es die Liegenschaftsabteilung,
die Bauabteilung, die
Allgemeine Verwaltung bzw. Zentrale
Dienste, oder die IT-Abteilung?
Jede dieser Abteilungen hat andere Anforderungen
an Berichte und Abrechnungen
und jede dieser Abteilungen hat
eine eigene Organisationssystematik.
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Die zweite Phase zum Erfolg: Gesamtkonzept formulieren!
In der zweiten Phase gilt es, das Gesamtkonzept
zu formulieren.
Die nunmehr folgende konzeptionelle
Phase beschreibt die zukünftige Zielstruktur
einer wirtschaftlichen Dienstleistungsorganisation.
Hier werden die Grundlagen für die künftige
Kostenentstehungs- und Kostenverteilungsstruktur
gelegt.
Hier werden die Grundlagen gelegt für
die Immobilien- und Nutzungskosten der
Zukunft.
In dieser konzeptionellen Phase ist über
mehrere Nutzungsszenarien festzustellen,
welche Dienstleistungspotentiale
in Immobilien zukünftig gewollt sind.
Diese sind mit der Immobilie, ihren
Nutzwerten und ihre Nutzungsintensität
in Zusammenhang zu bringen, zu strukturieren
und dadurch transparent zu
gestalten.
Erst dadurch ergeben sich erkennbare,
beeinflußbare Kostenteile, die dann nach
verschiedenen Kriterien in vielfältige
Dienstleistungspotentiale gegliedert und
an geeigneter Stelle in das Organisationskonzept
eingebracht werden.
Dieses ist in einem Gesamtkonzept zusammen
zu fassen.
Dieses Konzept soll nicht nur das Ziel,
sondern auch das gesamte organisatorische
Umfeld beschreiben. Dazu
gehört unabdingbar die organisatorische
Einbindung der durchzuführenden Dienste
in die derzeit bestehende Verwaltung.
Unbedingt zu klären ist die Frage, ob die
eigene Organisation in der Lage ist, ein
Dienstleistungs-Controlling durchzuführen.
Als gute Deutsche verstehen wir unter
„Controlling“ immer noch „Kontrolle“.
Dieses führt jedoch zu erheblichem
Mehraufwand. Sinnvoll ist es, das steuernde
und gestaltende Element besser
auszugestalten, um dadurch die Flexibilität
zu erhöhen.
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Die dritte Phase zum Erfolg: Umsetzung zügig angehen!
Erst nach abgeschlossenem Konzept und
der entsprechenden Kommunikation an
Kollegen, Betriebsrat und Geschäftsführung
ist es sinnvoll, an die Umsetzung
in die Realität zu denken.
Ein Teil der Umsetzung besteht darin,
sich geeignete Werkzeuge zu beschaffen,
um die während der Umsetzung anfallende
Datenfülle in der konzeptionell
Erstaunlicherweise wird in jeder Fachdiskussion über Facility Management
dieser Weg als richtig und sinnvoll erkannt. Dieses jedoch nach der Absichtserklärung
konkret umzusetzen und durchzuführen, fällt in den meisten
Fällen außerordentlich schwer.
Wahrscheinlich liegt dieses daran, daß jetzt Eigeninitiative gefordert ist
und der unbequeme Weg der Analyse beschritten werden muß. Es ist immer
so, daß während der Analysen unbequeme Wahrheiten ans Tageslicht
kommen, die gerne unentdeckt geblieben sein wollen.
Da ein anschließendes Konzept nur dann sinnvoll erstellt werden kann,
wenn vorher die Analyse gemacht wurde (man sollte schon wissen worüber
man spricht) ist dieses zum Scheitern verurteilt, denn es basiert oft auf
Wunschdenken und nicht auf realen Gegebenheiten.
Häufig wird aus Verzweiflung, weil sowohl Analyse wie auch Konzept recht
zeitaufwendig sind, der Weg über eine bereits vorkonfigurierte Software
gegangen. Hierbei muß es zwangsläufig zu erheblichen Reibungsverlusten
kommen, da eine von völlig anderen Gegebenheiten ausgehende Organisationsstruktur,
die in der Software abgebildet ist, plötzlich auf das eigene
Unternehmen übergestülpt werden soll.
beschriebenen Struktur verarbeiten zu
können.
Erst zu diesem Zeitpunkt, also nach Analayse-
und Konzeptionsphase, ist es sinnvoll,
sich Gedanken über die geeignete
Software zu machen.
Eine CAFM Software rechnen sich in
Unternehmen mit einer bebauten Fläche
ab 10.000 qm.
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Facility Management – Beratungen.
Das Tagesgeschäft läßt Ihnen als Facility Management Projektverantwortlichen wenig
Zeit? Sie haben nicht die nötige Ruhe, um ein systemisches Konzept zu entwickeln? Bereits
in der ersten Analysephase haben Sie gemerkt, dass es möglicherweise zu Spannungen mit
Ihren Kollegen kommen könnte, da deren Verantwortungsbereiche betroffenen sein könn-
ten?
Sehr oft hilft hier ein Berater. Zum einen stellt er den Mittler zwischen unterschiedlichen
Interessen dar; zum anderen kann er sehr schnell mit Ihnen und Ihren Kollegen ein umfas-
sendes Fundament aufbauen. Darüber hinaus müssen Sie das Rad nicht neu erfinden.
Gerne helfen wir Ihnen bei der Leistungsanalyse und der Entwicklung von Umsetzungs-
Konzepten. Wir betreuen Sie mit unserem Team während der Umsetzung und lassen Sie
nicht allein.
Warum sind unsere Konzepte innovativ ?
... Altes neu denken – Tradition und Innovation verbinden !
... Nicht technokratisch reagieren – sondern kundenorientiert agieren !
Wie garantieren unsere Konzepte dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg ?
... Nicht punktuelle – sondern ganzheitliche Lösungen !
... Ganzheitliche Lösungen – reduzieren Ihre internen Kosten !
... Kostentransparenz schafft Leistungstransparenz und fördert Ihre Qualität !
... Qualität Ihrer gelebten Problemlösungskompetenz – sichert qualitative Preise !
... Qualitative Preise sichern stabile Erträge !
Womit sichern unsere Konzepte die Akzeptanz ?
... Einbindung: Schnittstellen Organisation, Qualitätsmanagement & Controlling !
... Ziele Unternehmensführung und Mitarbeiterziele finden zueinander !
... Mitarbeiter werden rechtzeitig in das Projekt einbezogen !
... Mitarbeiter sehen das Ganze und erkennen die Verantwortung ihrer Bereiche !
... Engagement ist die Grundlage für Kreativität und Kreativität hält Kunden begeistert !
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Facility Management Vorgehen:
Analyse:
Leistungsarten und Mengen
Budget und Personelle Ressourcen
Externe Verträge
Ablauf– und Service Prozess inkl. Service Management
Controlling & Kennzahlen
Bewertung:
Wirtschaftliche Gesamteinschätzung
Zustand Organisation und Prozesse
Dokumentation Leistungen + externe Vergabe
Transparenz von Kosten und Leistungen
Empfehlung:
Umsetzung:
Organisationskonzept: Aufbau – und Ablauforganisation
Service – Prozess
Formulierung von Controlling & Kennzahlen
Maßnahmekatalog zur Umsetzung
Projektkoordination
Workshop
Projektbetreuung
Projektbewertung
Impressum:
CKC – Carl Knäbe Consulting ®
Kriegerhofstraße 32
50769 Köln
Tel.: 0221 – 70 99 66 – 0
www.Knaebe-Consulting.eu
info@Knaebe-Consulting.eu
V.i.S.d.P.:
Carl Knäbe, Geschäftsführung
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Alle Rechte vorbehalten.
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