Qualitätsmanagement-Handbuch, Kurzfassung (PDF, 150 kb)
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<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
<strong>Qualitätsmanagement</strong> AMG-Gruppe (<strong>Kurzfassung</strong>)<br />
Qualitätspolitik<br />
QMH <strong>Kurzfassung</strong><br />
Version 5<br />
05.10.2010<br />
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QMS-<br />
<strong>Handbuch</strong><strong>Kurzfassung</strong>101005<br />
Die AMG Gruppe steht für ein seriöses und leistungsfähiges Unternehmen, das seinen Kunden<br />
hochwertige Dienstleistungen in den Bereichen Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlung<br />
bietet. Der Arbeits- und Gesundheitsschutz und der Umweltschutz sind dabei grundlegende<br />
Bestandteile unserer Zusammenarbeit. Der hohe Qualitätsanspruch wird dokumentiert durch die SGU<br />
- Managementsystem Zertifizierung gemäß SCP.<br />
Durch die Aufrechterhaltung und eine ständige Weiterentwicklung des <strong>Qualitätsmanagement</strong>s sehen<br />
wir zum einen die Chance, unseren derzeit hohen Qualitätsstandard zu halten, zum anderen wollen<br />
wir einer kontinuierlichen Verbesserung den Weg bereiten.<br />
Unser <strong>Qualitätsmanagement</strong>-System entspricht den Anforderungen der DIN EN ISO 9001: 2008.<br />
Aufbauorganisation<br />
Die gesamte Aufbauorganisation ist in Form eines Organigramms dargestellt. Dieses wiederum<br />
basiert auf Funktionsbeschreibungen, welche eindeutig die Verantwortlichkeiten, Befugnisse und<br />
Aufgabenverteilungen festlegen.<br />
Ablauforganisation<br />
Die internen Abläufe werden ggf. über Prozessbeschreibungen geregelt. Wenn es der Vorstand für<br />
notwendig erachtet, werden für bestimmte Abläufe detaillierte Aufgabenbeschreibungen erstellt.<br />
Prozessbeschreibungen und Aufgabenbeschreibungen geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern<br />
das Handwerkszeug für eine ordnungsgemäße Durchführung der qualitätsrelevanten Arbeiten an die<br />
Hand.<br />
Management Review<br />
In einer vom Vorstand und dem QM-Beauftragten terminierten Revision wird das Funktionieren des<br />
QM-Systems regelmäßig überprüft.<br />
Im Rahmen der internen Audits werden alle Funktionsbereiche und Verfahrensabläufe dahingehend<br />
überprüft, ob die Verantwortlichkeiten geregelt sind und während des laufenden Prozesses beachtet<br />
werden.<br />
Die Auditergebnisse werden in Berichten dokumentiert und fließen zusammen mit anderen<br />
Qualitätsaufzeichnungen in das regelmäßig stattfindende Management Review ein.
Kaufmännische Leitung<br />
IT-Verantwortung<br />
Dokumentation unseres QM-Systems<br />
<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
Unser QM-System ist in seinen relevanten Teilen dokumentiert.<br />
Die Dokumentation besteht aus 7 Teilen<br />
� 0-Allgemeiner Teil<br />
Leiter Vertrieb<br />
AMG<br />
Niederlassungen<br />
Marketing und<br />
Kommunikation<br />
Vorstand<br />
Struktur der<br />
Sicherheits-<br />
bevollmächtigte<br />
AMG Personal Management AG<br />
ENVIRO Personal<br />
Management GmbH<br />
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<strong>Qualitätsmanagement</strong><br />
QMB<br />
<strong>Handbuch</strong><strong>Kurzfassung</strong>101005<br />
Arbeitssicherheit<br />
Gesundheitsschutz<br />
Umweltschutz<br />
Externe<br />
Arbeitsmedizinische<br />
Betreuung<br />
Betreuung
� 1-QM-Leitfaden<br />
� 2-Aufbauorganisation<br />
� 3-Prozessbeschreibungen<br />
� 4-Aufgabenbeschreibungen<br />
� 5-Management-Review<br />
� 6-Qualitätsrelevante Dokumente<br />
Der QM-Leitfaden beinhaltet die Punkte<br />
<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
� Verantwortung des Vorstands und der Geschäftsführung<br />
� Prozessmanagement<br />
� Qualitätsrelevante Prozesse<br />
Verantwortung und Verpflichtung des Vorstands<br />
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<strong>Handbuch</strong><strong>Kurzfassung</strong>101005<br />
Der Vorstand, die Führungskräfte und alle Mitarbeiter/innen tragen die Verantwortung für die Qualität<br />
im Unternehmen; demnach auch für das eingeführte <strong>Qualitätsmanagement</strong>-System (QMS).<br />
Die Qualitätspolitik ist allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch Informationsgespräche<br />
nahegebracht worden und heute im ganzen Unternehmen bekannt. Neue Mitarbeiter/innen werden<br />
durch den Vorstand, die Standortleitungen oder den QMB in wichtige Grundlagen des QM-Systems<br />
eingewiesen.<br />
Darüber hinaus verfügen alle Mitarbeiter/innen über die notwendige Qualifikation, um den täglichen<br />
Aufgaben qualitätsgerecht nachkommen zu können.<br />
Der Vorstand ist dafür verantwortlich, die notwendige Kompetenz des Personals zu erhalten und evtl.<br />
vorhandenen Weiterbildungsbedarf zu erkennen und ggf. geeignete Schulungsmaßnahmen<br />
durchzuführen. Durchgeführte Schulungsmaßnahmen werden mitarbeiterbezogen in einer<br />
Fortbildungsliste dokumentiert.<br />
Trotz aller ergriffenen Maßnahmen können im Unternehmen Fehler auftreten.<br />
Grundsätzlich ist jede/r Mitarbeiter/in, die/der eine Abweichung oder einen Fehler feststellt dafür<br />
verantwortlich, schützende Maßnahmen zu ergreifen und die Fehlerbeseitigung zu veranlassen. In<br />
diesem Zusammenhang sind Verbesserungsvorschläge sehr erwünscht, und die Bereitschaft dazu<br />
wird gefördert.<br />
Prozessmanagement<br />
Wir verfolgen das Ziel, eine gleichbleibende Qualität bei der Erstellung unserer Leistungen
sicherzustellen.<br />
<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
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Alle an der Leistungserstellung beteiligten Bereiche sind die mit dem Kunden spezifizierten<br />
Qualitätsanforderungen im jeweils notwendigen Umfang bekannt.<br />
<strong>Handbuch</strong><strong>Kurzfassung</strong>101005<br />
Um sicherzustellen, dass qualitätsrelevante Prozesse kontrolliert abgewickelt werden, haben wir für<br />
uns relevante Abläufe in angemessener Form durch Prozess- und Aufgabenbeschreibungen<br />
dokumentiert.<br />
Vertriebsstandards<br />
Der Vertrieb erstellt kontinuierlich Maßnahmenpläne und überwacht deren Einhaltung auf Basis der<br />
zwischen Vertriebsleitung und Vorstand festgelegten Vertriebsstandards.<br />
Ausgegliederte Prozesse<br />
Die arbeitsmedizinische Betreuung unserer Miarbeiter/innen wird durch qualifizierte externe<br />
Betriebsärzte durchgeführt.<br />
Die Arbeitsmedizinischen Dienste werden nach § 2 des Gesetzes über Betriebsärzte,<br />
Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit - Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) in<br />
Verbindung mit § 2 der Berufsgenossenschaftlichen Vorschrift „Betriebsärzte u. Fachkräfte für<br />
Arbeitssicherheit“ (BGV A2) bestellt.<br />
Einstellung und Disposition externer Mitarbeiter/innen<br />
Als externe Mitarbeiter/innen definieren wir Personal, welches von uns eingestellt und später unseren<br />
Kunden im Rahmen eines Arbeitnehmer-Überlassungsvertrages (AÜV) überlassen wird oder in Werk-<br />
und Dienstverträgen eingesetzt wird.<br />
Das Verfahren der Anwerbung und die Auswahl externer Mitarbeiter liegen in der Verantwortung der<br />
Niederlassungen. Die Personalentscheidungsträger/innen (PET) stellen dabei sicher, dass<br />
Vorschriften aus dem Arbeitnehmer-Überlassungsgesetz (AÜG) und Forderungen an die<br />
Arbeitssicherheit, den Gesundheitsschutz und Umweltschutz in jeder Phase eingehalten werden.<br />
Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von Mitarbeitereinsätzen<br />
Die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von externen Personaleinsätzen spielt eine wichtige Rolle<br />
und ist in erster Linie über unsere in allen Niederlassungen einheitlich geführten Personalakten<br />
gewährleistet.<br />
Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen und von Dokumenten und Daten<br />
In den betroffenen Funktionsbereichen werden Aufzeichnungen und Qualitätsmessungen archiviert<br />
und gepflegt:<br />
� Management Review
� Berichte über interne und externe Audits<br />
� Personalakten<br />
<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
Messungen und Analysen zu unseren Dienstleistungen<br />
Messungen zum QM-System<br />
Um die Wirksamkeit und Angemessenheit des Systems sicherzustellen, werden alle<br />
Funktionsbereiche des Unternehmens regelmäßig auditiert.<br />
Die Auditergebnisse fließen in das Management Review ein.<br />
Messungen der Kundenzufriedenheit<br />
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Um Informationen über die Kundenzufriedenheit zu erhalten, befragen wir unsere Kunden während<br />
eines laufenden Auftrags und/oder nach Beendigung eines Projektes.<br />
Außerdem haben wir den Umgang mit qualitätsrelevanten Dokumenten und Daten geregelt. Durch<br />
diese Regelung ist sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente stets in einer aktuellen Revision<br />
vorliegen und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zur Verfügung stehen.<br />
Informationen zur Lenkung externer Dokumente (Gesetze, Verordnungen etc.), die wesentlichen<br />
Einfluss auf unsere Abläufe haben, erhalten wir z. B. über Rechtsberater, Externe Berater in Sachen<br />
AÜG, Externe/Interne Berater für Arbeitssicherheit, Internes <strong>Qualitätsmanagement</strong>,<br />
Ergänzungslieferungen von Verlagen, die verschiedenen Berufsgenossenschaften und die<br />
Bundesagentur für Arbeit.<br />
Im Prozess der EDV-Organisation finden Berücksichtigung Zugriffsberechtigungen, Datensicherung<br />
und Archivierung von Daten abgeschlossener Projekte.<br />
Serviceleistungen der AMG Zentrale<br />
� Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle internen und externen Mitarbeiter<br />
� Fakturierung<br />
� Finanzbuchhaltung<br />
� Geldverkehr<br />
� Mahnwesen<br />
� Einkauf von Verbrauchs- und Mitarbeitermaterialien – online zentral<br />
� Zentrale Administration<br />
� Marketingkonzepte<br />
� Literatur und Information
<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
� Rechtliche Beratung zu Fragen des Arbeitsrechtes<br />
� Steuerliche Beratung bei gruppenübergreifenden Themen<br />
� EDV-Koordination Client-Server Lösung<br />
� Unterstützung in Fragen der Finanzierung<br />
� Aus- und Weiterbildung<br />
� Stellung des <strong>Qualitätsmanagement</strong>-Beauftragten<br />
� Betriebswirtschaftliche Beratung<br />
� Zentrales Controlling<br />
� Koordination, Rechnungswesen (Steuerberater)<br />
� Koordination Kreditmanagement<br />
� Gruppenübergreifende Auftrags- und Personalkoordinierung<br />
� Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz<br />
� Umweltschutz<br />
Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen<br />
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Wir haben qualitätsrelevante Prozesse beschrieben. Hinsichtlich des Umfangs dieser<br />
Dokumentationen lassen wir uns strikt von betrieblichen Notwendigkeiten leiten. Die zurzeit<br />
verbindlichen Prozessbeschreibungen (PB) und Verfahrensanweisungen (VAW) wurden vom<br />
Vorstand festgelegt und von den Standortleitungen vor Ort in Kraft gesetzt.<br />
Die Beschreibungen sind mit ihren Ordnungsmerkmalen nachfolgend aufgezählt:<br />
Prozessbeschreibungen<br />
� PB 04-001 Lenkung qualitätsrelevanter Dokumente<br />
� PB 06-001 Kompetenzerhalt und Schulungsnachweise<br />
� PB 07-001 Überlassung Teil: Auftrag<br />
� PB 07-002 Überlassung Teil: Mitarbeiter<br />
� PB 07-003 Überlassung Flussdiagramm<br />
� PB 07-004 Forderungsmanagement<br />
� PB 07-005 Kundenrückmeldung<br />
� PB 07-006 Bearbeitung von Arbeits- und Wegeunfällen<br />
QMS-<br />
<strong>Handbuch</strong><strong>Kurzfassung</strong>101005
� PB 07-007 Abwicklung von Projekten<br />
� PB 08-001 Interne Qualitätsaudits<br />
Verfahrensanweisungen<br />
<strong>Qualitätsmanagement</strong>handbuch<br />
<strong>Kurzfassung</strong><br />
� VA 07-001 Verfahrensanweisung Bearbeitung Stundennachweis<br />
� VA 07-002 Verfahrensanweisung Eingangsrechnung<br />
� VA 07-003 Verfahrensanweisung Reisekostenabrechnung<br />
� VA 07-004 Verfahrensanweisung Urlaubsantrag<br />
� VA 07-005 Verfahrensanweisung Kundenakte<br />
Münster, im Oktober 2010<br />
Der <strong>Qualitätsmanagement</strong>beauftragte (QMB)<br />
QMH <strong>Kurzfassung</strong><br />
Version 5<br />
05.10.2010<br />
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<strong>Handbuch</strong><strong>Kurzfassung</strong>101005
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