02/2010 "Zutrittskontrollen - aber richtig!" - Securitas

44 WÄHREND DER HV
Zutrittskontrollen – aber richtig!
Ein wesentlicher Baustein aus dem Sicherheitskonzept
Von Nathaly Hörschelmann, Leiterin Marketing, SECURITAS Sicherheitsdienste GmbH & Co. KG, Region Rhein-Main-Neckar
Der Tag der Hauptversammlung: Mehrere Tausend Aktionäre folgen der
Einladung großer Aktiengesellschaften und betreten die Räumlichkeiten. Wichtige
Abstimmungen stehen auf der Tagesordnung und innerhalb kürzester Zeit müssen
Aktionäre und Gäste Zutritt zum Präsenzbereich erhalten. Damit am Stichtag
alles reibungslos verläuft, bedarf es im Vorfeld einer perfekten Organisation und
Kommunikation von allen Beteiligten. Ein auf alle Gewerke abgestimmtes und
detailliertes Sicherheitskonzept bündelt alle wichtigen Informationen und hält
relevante Abläufe und Vorgehensweisen fest. Die Sicherheit nimmt bei der HV-
Planung einen immer größeren Stellenwert ein.
Frühzeitiger Beginn wichtig
Sicherheitsexperten für Hauptver -
samm lungen und Großevents kennen
die Anforderungen und Besonder -
heiten dieser „Live-Veranstaltungen“.
Deshalb beginnen die ersten Abstimm -
ungen und Vorbereitungen – mit Ver an -
stalter, Polizei und Sicherheits be hör -
den – bereits einige Monate vor dem
HV-Tag. Denn Gefährdungen, Stör un -
gen oder gar ein Abbruch der Haupt -
versammlung können im negativs ten
Fall zur Wiederholung der Haupt -
versammlung führen. Von dem enormen
Imageschaden und den hohen
Folgekosten ganz zu schweigen.
Die Zutrittskontrolle spielt im gesamten
Sicherheitskonzept eine wesentliche
Rolle. Erfahrene Sicherheits mitar -
beiter, u.a. vom Technikhersteller zusätzlich
ausgebildetes Bedienper sonal
und Luftsicherheitsassistenten, sorgen
in Kombination mit moderns ten Gepäck -
Fotos: SECURITAS Sicherheitsdienste GmbH & Co. KG
prüfanlagen für eine optimale Einlassund
Gepäckkontrolle. Serviceorientiert
und doch bestimmt müssen die
Sicherheitsmitarbeiter und Hostessen
auftreten. Von der freundlichen Be -
grüßung bis hin zu deeskalierenden
Maßnahmen: Das Personal ist für
Situation geschult.
Vor dem eigentlichen Check-in werden
die Aktionäre freundlich von den
Hostessen empfangen, die gleichzeitig
den Besucherstrom steuern, um lange
Warteschlangen zu vermeiden. Dies ist
vor allem bei größeren Haupt ver -
sammlungen ratsam und bereitet den
Aktionären einen besonders angenehmen
Empfang.
Die optimale Besetzung
Dann erfolgt die eigentliche Zu tritts -
kontrolle, bei der höchste Konzen -
tration aller Sicherheitsmitarbeiter gefordert
ist. Die Event-Profis empfehlen
eine optimale Besetzung von mindes -
Nathaly Hörschelmann
hoerschelmann.nathaly@securitas.de
tens fünf Sicherheitsmitarbeitern pro
Gepäckprüfanlage am Check-in mit zusätzlich
ein bis zwei Gruppenleitern:
1. Auflage: Der Aktionär wird kurz in
die Kontrollmaßnahmen eingewiesen
und freundlich aufgefordert,
Klei dungs stücke und Taschen sowie
metallische Gegenstände auf
das Lauf band zu legen. Das Sicher -
heits per sonal sorgt dabei für einen
geregelten Ablauf.
2. Bildschirmbesetzung: Das geschulte
Bedienpersonal kontrolliert über
den Monitor die Gegenstände, die
über das Laufband befördert werden.

3. Nachkontrolle: Ist ein Gegen stand
bei der Durchleuchtung auffällig,
muss dieser vom Sicherheits -
personal genauer überprüft werden.
Dabei wird der Aktionär gebeten,
seine Taschen zu öffnen.
4. Handsonden: Durchläuft der Ak tio -
när das Metalldetektortor – auch
Gate genannt – und spricht dieses an,
wird er nochmals gesondert von
den Experten mittels Handsonde
überprüft. Dabei gilt die Regel:
Frauen werden von Mitar bei ter in -
nen und Männer von Mitarbeitern
kontrolliert.
5. Begleitung zur Asservaten kam mer:
Werden bei der Überprüfung verbo -
tene Gegenstände bzw. Waffen entdeckt,
fordern die Sicherheits mit ar -
beiter den Aktionär auf, diese wäh -
rend der Hauptversammlung in der
Asser va tenkammer zu hinterlegen.
Als rechtliche Grundlage dienen hier -
bei das Waffengesetz sowie die zusätzlichen
Vorgaben des Veran stal ters.
Ein Sicherheitsmitarbeiter oder eine
Hostess begleiten den Aktionär zur
Asservatenkammer. Dort erhält der
Aktionär nach Abgabe des Gegen -
standes einen nummerierten Quit -
tungs beleg, mit dem er diesen nach
HV-Ende wieder abholen kann.
Der HV-Tag
Bei einer Aktionärsversammlung, bei
der beispielsweise knapp 4.500 Aktio -
näre erwartet werden, ist Höchst -
leistung für insgesamt 180 Sicher -
heitsmitarbeiter angesagt. Ein zeitlicher
Ablauf eines solchen HV-Tages:
Um 5 Uhr ist Dienstbeginn für die
Sicherheitsmitarbeiter, damit um 10
Uhr die Hauptversammlung stö -
rungsfrei beginnen kann. In den
frühen Morgenstunden findet das
Briefing durch den Gruppenleiter
statt, und die ersten Positionen an
den Gepäck prüfanlagen werden besetzt.
07.45 Uhr: Alle Mitarbeiter sind
WÄHREND DER HV 45
in Position. Ab ca. 08.30 Uhr werden
die Eingänge für die Aktionäre geöffnet
und die Arbeit geht los. Die geladenen
Gäste durchlaufen die Kon -
trollen und legitimieren sich mittels
Einladungs schreiben zur Abstimm -
ung, bevor sie den Saal betreten. Ab
Mittag wird es im Eingangsbereich
ruhiger.
Kleinere Hauptversammlungen enden
oftmals am frühen Nachmittag. Doch
die meisten HVs finden bis in die späten
Abendstunden statt, wobei Dead -
line um 23.59 Uhr ist. Dann muss die
HV abgebrochen und am nächsten Tag
fortgesetzt werden.
Fazit
Die Absicherung endet mit einem ers -
ten Feedback Gespräch mit dem
Kunden. Die Bestnote „1“ ist den Event-
Experten sicher, wenn alles reibungslos
verlaufen ist und das ganzheitliche
Sicherheitskonzept gegriffen hat.
HV Magazin – Sponsoring-Partner 2010
ACS Medientechnik GmbH
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