Broschüre ActaPro V4.indd - startext GmbH

Die modulare Software-Gesamtlösung für
Kommunal-, Wirtschafts- und Kirchenarchive

Archive sind das Gedächtnis der Gesellschaft...
Sie sammeln, erschließen und bewahren Informationen und machen sie der Gesellschaft zugänglich. Die Aufgaben sind weit gefächert.
Gleichzeitig wachsen die Forderungen der Gesellschaft nach modernen Kommunikations- und Informationsmitteln.

...ACTApro ist das digitale Gedächtnis Ihres Archivs
ACTApro ist die modulare Gesamtlösung für Kommunal-, Wirtschafts- und Kirchenarchive, die flexibel, sicher und funktional die archivischen
Arbeitsabläufe unterstützt. Die deutschen und internationalen Verzeichnungsgrundsätze ISAD (G) und ISAAR (CPF) werden erfüllt. Sicherung,
Austausch und Präsentation der Daten sind durch Nutzung der archivischen XML-Standardaustauschformate (SAFT-XML, EAD) gewährleistet.

Modulare Flexibilität...
Jedes Archiv ist besonders, und jeder Bestand stellt seine eigenen Anforderungen. ACTApro arbeitet mit einem flexiblen Baukastensys-
tem unterschiedlicher Module für ganz individuelle Lösungen:
· dem Magazinverwaltungsmodul ACTApro Magazin,
· dem Verzeichnungsmodul ACTApro Desk,
· und dem Benutzungsmodul ACTApro Web, das den Benutzungsservice und Reproduktions- und Restaurationsaufträge umfasst.
Die Kombination dieser Module ist frei wählbar. Damit ist ACTApro anpassungsfähig wie ein Chamäleon. Sie liefern uns die Anforderun-
gen, wir stellen entsprechend die Bausteine für Sie zusammen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen gern mit fachlicher Beratung zur Seite.

ACTApro Magazin verwaltet und optimiert den in Ihrem Magazin
zur Verfügung stehenden Platz. Anlieferungen können zwischen-
gelagert, bei der Verzeichnung aufgebrochen und in den richtigen
Beständen magaziniert werden. Archive, die Zugänge jeweils
nach dem Akzessionsprinzip einlagern, und auch solche, in de-
nen beständeweise gelagert wird, profi tieren von ACTApro. Die
archiveigene Magazinstruktur ist maßgeblich für die Platzverwal-
tung in ACTApro Magazin. Bei Aktenanlieferungen kann Ihnen
ACTApro aufgrund Ihrer Mengenangaben einen freien Platz in
Ihrem Magazin anbieten.
ACTApro Desk passt sich der Tektonik Ihres Archivs an. Die
Arbeit mit einer Baumstruktur, die Sie von Windows®- Produkten
kennen, ermöglicht Ihnen das freie Anlegen und Anordnen von
Verzeichnungseinheiten. Die Daten werden Ihnen wahlweise in
der Baumstruktur oder tabellarisch angezeigt. Innerhalb beider
Anzeigemodi können Sie Änderungen und Editierungen vorneh-
men. Die Verzeichnung von Archivgut in ACTApro Desk ist den
Erfordernissen verschiedenster Archivalientypen angepasst. Die
Verzeichnungsmasken sind fl exibel gestaltbar und änderbar.
Ebenso können Sie neue Masken hinzufügen, einzelne Felder und
die Plausibilitätsprüfung konfi gurieren.
ACTApro Web bedienen Sie innerhalb Ihres Internet-Browsers.
Dies kann sowohl der Microsoft Internet Explorer, als auch Mozil-
la Firefox sein. ACTApro Web unterstützt Sie bei der Recherche,
die Sie entweder am Terminal oder von zuhause aus über das
Internet vornehmen. Ein einfacher, breit angelegter Suchmodus
wie auch Expertensuchmodi stehen zur Verfügung.

Sicherheit für Archivgut und Benutzer
Sicherheit ist für Dokumente mit Unikatcharakter unabdingbar. Sicherheit erreicht ACTApro durch die Verwaltung von Sperrfristen und
Restaurationsaufträgen ebenso wie durch die Überprüfung von Bestellungen von Archivbenutzern und die dauerhafte Speicherung
digitalen Archivguts. ACTApro wird von startext unter fachlicher Kontrolle kontinuierlich weiterentwickelt. Zu unseren Service-Angeboten
gehören individuelle oder Gruppenschulungen und Anwenderforen für den Dialog mit wie auch zwischen den ACTApro -Anwenderin-
nen und -Anwendern. Die durchgängige Verwendung von XML garantiert Zukunftssicherheit für die Langzeitarchivierung.

ACTApro Magazin ist das Modul für die Magazinverwaltung.
Es protokolliert alle Änderungen der Metadaten. Jeder Stand-
ortwechsel, jede Kassation, jeder Umzug von Archivalien in ein
anderes Magazin ist nachvollziehbar.
Während Sie im Modul ACTApro Desk Archivgutverzeichnungen
vornehmen, bleibt der Datensatz, an dem Sie gerade arbeiten,
für die Bearbeitung durch Ihre Kollegen gesperrt. So werden
voneinander abweichende Doppelbearbeitungen ausgeschlossen.
ACTApro Desk erstellt interne und öffentliche Findbücher zum
Ausdruck oder zur elektronischen Benutzung. Verzeichnungsein-
heiten, die von der Sichtung und Benutzung durch Dritte ausge-
schlossen sind, werden im internen Findbuch abgebildet, nicht
aber im öffentlichen. Hierauf baut das Modul ACTApro Web für
Benutzerservice sowie Reproduktions- und Restaurationsaufträge
auf. Es stellt sicher, dass nur legitimierte Benutzer Zugriff auf die
Verzeichnungseinheiten erhalten.
Die Benutzerdatenbank in ACTApro Web gestattet Ihnen die
Identitätsprüfung von Archivbenutzern, die Zulassung oder
Abweisung zur Archivbenutzung und die Eingabe der perso-
nenbezogenen Daten wie Adressen, Forschungsvorhaben und
Sondergenehmigungen zur Benutzung gesperrter Archivalien. Die
Module ACTApro Desk und ACTApro Web arbeiten mit getrenn-
ten Datenbanken. Daten werden von ACTApro Desk in ACTApro
Web importiert. Versehentliche Änderungen der Verzeichnungs-
daten durch Archivbenutzer sind ausgeschlossen.

Ad fontes - in praxi...
Die Anlehnung der ACTApro- Benutzeroberfläche an Funktionen der bekannten Microsoft®- Produkte ermöglicht Ihnen einen schnellen Ein-
stieg in ACTApro. Baumdarstellungen sorgen für den optimalen Überblick, die benutzerfreundliche Anlage und das einfache Verschieben von
Datensätzen. Die Clientsoftware bietet auf allen Bearbeitungsebenen die Möglichkeit von Drag&Drop, Ausschneiden, Kopieren und Einfügen.

ACTApro Magazin unterstützt Sie bei Akzessionierung, Maga-
zinierung, Umlagerung und Kassation von Archivgut. ACTApro
Desk ist das Modul für die einfache und sichere Verzeichnung
Ihres Archivguts. Schäden und andere optische Merkmale Ihres
Archivguts vermerken Sie in den Eingabemasken ebenso wie
Verweise, Literatur und Sperren. Diese Informationen können auf
untergeordnete Verzeichnungseinheiten vererbt werden. Sie er-
stellen aus ACTApro Desk heraus Findbücher im RTF- Format und
bearbeiten sie nach Belieben mit Ihrer Textverarbeitung.
Mit ACTApro Desk verschlagworten Sie Verzeichnungseinheiten
- mittels des Thesaurus oder auch manuell. Orts-, Personen- und
Sachregister werden automatisch erzeugt.
Thesaurus und Index gewährleisten komfortable Recherchen.
Sie haben die Wahl zwischen einer einfachen, breit angelegten
Recherche, einer kombinierten, erweiterten Recherche und einer
Expertenrecherche, welche die logische Verknüpfung von Suchkri-
terien ermöglicht.
Aus der Recherche aus ACTApro Web heraus erfolgt die Bestellung
der benötigten Archivalien in den Lesesaal oder auch direkt in
die Reproduktionswerkstatt. Mit ACTApro Web können Benutzer
eigenständig recherchieren und bestellen. Dies kann durch Benutzer
selbst geschehen oder auch durch Archivmitarbeiter für Benutzer.
Mit ACTApro Web erteilen Sie Aufträge zur Restauration und zur
Reproduktion von Archivgut. Den Status bereits erteilter Aufträge
können Sie hier jederzeit verfolgen.

Administration und Technik
ACTApro ist die modulare und datenbankunabhängige Lösung mit 3-Schicht-Architektur für die Arbeitsprozesse in Ihrem Archiv. Besonders
kleine und mittlere Archive profitieren von ACTApro als integriertem Archivsystem.

ACTApro ist ein Client-Server-System mit uneingeschränkter Netz-
werkfähigkeit der Clients unter Betriebssystemen der Windows®-
Familie von Microsoft® ab Windows® 2000. Die Speicherung
der Daten erfolgt in XML. ACTApro verfügt über eine dreistufi ge,
fl exible Rechteverwaltung durch Ihren Systemadministrator.
Integriertes Scripting erhöht den Komfort und die Benutzungssi-
cherheit. Batchgesteuerte Sicherungsläufe stellen die Konsistenz
der Daten sicher.
ACTApro Magazin: Oracle, MS SQL Server, MS ACCESS
ACTApro Desk: Oracle, MS SQL Server, MS ACCESS
ACTApro Web: Oracle, MS SQL Server, PostgreSQL
Systemanforderungen
Clients:
Intel Pentium PII-400 oder höher
Speicher: mindestens 128 MB RAM
Festplattenspeicher: mindestens 100MB
Grafi k: 256 Farben oder mehr, 1024x768 Pixel
Netzwerk-Protokoll: TCP/IP
Server:
Intel Pentium P-III 1,5 GHz oder höher
Speicher: mindestens 1 GB RAM
Festplattenspeicher: mindestens 20 GB (In Abhängigkeit von der
zu speichernden Datenmenge)
Netzwerk-Protokoll: TCP/IP
Betriebssystem: Windows® 2000 Server

startext Unternehmensberatung GmbH
Hauptsitz: Kennedyallee 2 · D - 53175 Bonn
Niederlassung: Milinowskistr. 12a · D -14169 Berlin
Geschäftsführer: Paul Bantzer
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Stand: September 2007. Angaben ohne Gewähr. Irrtümer und technische Änderungen vorbehalten. © startext Unternehmensberatung GmbH.