Handbuch Rechnungswesen

SAP Schulungsunterlagen der 

Technischen Universität Wien 

(Stand 18.05.2012) 

Quästur / E010A 

Karlsplatz 13 

1040 Wien 

quaestur.tuwien.ac.at 

DVR Nr. 0005886 

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Inhalt 

1 Einführung .................................................................................................................... 5 

1.1 Aufbau der Quästur und deren Aufgabenbereiche ................................................. 5 

1.1.1 Organigramm der Quästur ............................................................................... 5 

1.1.2 Abteilungsleitung .............................................................................................. 5 

1.1.3 Stabstelle ......................................................................................................... 6 

1.1.4 SAP-Support .................................................................................................... 6 

1.1.5 Team Girokontenbetreuung & Debitorenbuchhaltung ...................................... 6 

1.1.6 Team Kreditorenbuchhaltung & Barzahlungsverkehr ....................................... 7 

1.1.7 Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF ...................................... 7 

1.1.8 Team Lehrabgeltung & Reisemanagement ...................................................... 7 

1.2 Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam Projekte ............... 8 

1.2.1 Eckpunkte des Globalbudgets .......................................................................... 8 

1.2.2 Eckpunkte des Drittmittelbudgets ..................................................................... 8 

1.2.3 Kontierungsobjekte im Globalbudgetbereich .................................................... 9 

1.2.4 Gegenüberstellung §27 und §26 ...................................................................... 9 

1.2.5 Kontierungsobjekte im Drittmittelbereich ........................................................ 11 

1.3 Die verschiedenen User-Varianten in SAP ........................................................... 11 

1.4 Allgemeine Grundlagen der Umsatzbesteuerung und Steuerkennzeichen ........... 12 

1.4.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung ................................................................... 12 

1.4.2 Die Steuerkennzeichen .................................................................................. 14 

1.5 Notwendige Rechnungsmerkmale gemäß § 11 UStG .......................................... 15 

1.6 Grundlagen der Buchhaltung ................................................................................ 16 

1.6.1 Rechtliche Grundlagen ................................................................................... 16 

1.6.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze ................................................. 18 

1.6.3 Das System der doppelten Buchführung ........................................................ 19 

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1.6.4 Zweck der Buchhaltung .................................................................................. 21 

1.6.5 Muster einer Bilanz ........................................................................................ 22 

1.6.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV) .......................................... 22 

1.6.7 Exkurs: Anlagenbuchhaltung .......................................................................... 24 

1.6.8 Exkurs: Zahllauf ............................................................................................. 25 

1.6.9 Exkurs: Bankkontoführung ............................................................................. 25 

2 Basisschulung SAP Modul MM (Material Management) ............................................. 27 

2.1 Allgemeines / Technisches zum SAP-Programm und dessen Handhabung ........ 27 

2.2 Erklärung des Aufbaues der Bestellmaske ........................................................... 33 

2.3 Anlegen einer Bestellung – Kreditor im System angelegt ..................................... 34 

2.4 Anlegen einer Bestellung – CPD-Lieferant ........................................................... 43 

2.5 Anlegen einer Bestellung – EU-Lieferant .............................................................. 49 

2.6 Anlegen einer Bestellung – Kreditkartenabrechnung ............................................ 55 

2.7 Anlegen einer Bestellung mit Anlage + Zukauf zur bestehenden Anlage ............. 57 

2.8 Anlegen einer Bestellung mit Teilrechnungsplan .................................................. 68 

2.9 Anlegen einer Bestellung mit periodischen Rechnungsplan ................................. 71 

2.10 Ausdruck, Freigabe und Storno einer Bestellung .............................................. 72 

2.11 Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Bestellungen (Storno) .................. 79 

2.12 Erfassen einer Gutschrift zu einer Bestellung .................................................... 85 

2.13 Ablage, Ansicht und Druck gescannter Rechnungen ........................................ 89 

3 Basisschulung SAP Modul SD (Sales & Distribution) ................................................. 98 

3.1 Anlegen eines Auftrages ....................................................................................... 98 

3.2 Anlegen eines Auftrages mit Bezug .................................................................... 114 

3.3 Erstellen einer Faktura mit div. Texten ............................................................... 137 

3.4 Anlegen eines Auftrages mit Teilrechnungsplan ................................................. 144 

3.5 Anlegen einer Gutschriftsanforderung ................................................................ 152 

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3.6 Erstellung einer Gutschrift .................................................................................. 156 

3.7 Storno und Ausdruck einer Faktura/Gutschrift .................................................... 158 

3.8 Ausdruck einer Faktura/Gutschrift ...................................................................... 159 

4 Übersicht: Berichte, Dienstreisen, Personalkosten im Drittmittelbereich .................. 164 

4.1 Übersicht zu Dienstreisen und das ESS-Portal .................................................. 164 

4.1.1 Grundlagen der Dienstreisen ....................................................................... 164 

4.1.2 Prozessdarstellung: Dienstreisen ................................................................. 166 

4.1.3 Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS ........................................................ 167 

4.1.4 American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen ...................................... 168 

4.2 Übersicht zu Personalkosten im Drittmittelbereich .............................................. 169 

4.2.1 Datenabgleich .............................................................................................. 169 

4.2.2 Gesperrte Innenaufträge .............................................................................. 170 

4.2.3 Einstieg in die TISS Projektdatenbank ......................................................... 170 

4.2.4 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten von den Girokonten der Institute . 175 

4.2.5 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für FWF Projekte ......................... 176 

4.2.6 FWF-Forschungsbeihilfe .............................................................................. 176 

4.3 Übersicht zu SAP Berichten ............................................................................... 177 

4.3.1 PC-PIO Bericht ............................................................................................. 177 

4.3.2 KOB1 Bericht ............................................................................................... 182 

4.3.3 Anlagenbericht ............................................................................................. 186 

4.3.4 Personalkostenbericht .................................................................................. 190 

5 Glossar Rechnungswesen ........................................................................................ 195 

6 Anhang ..................................................................................................................... 204 

6.1 Die Warengruppen .............................................................................................. 204 

6.2 Die SD-Materialen .............................................................................................. 213 

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1 Einführung 

1.1 Aufbau der Quästur und deren Aufgabenbereiche 

1.1.1 Organigramm der Quästur 

1.1.2 Abteilungsleitung 

� Leitung der Organisationseinheit 

� Liquiditätsmanagement 


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� Wesentliche Aufgaben im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses 

(Jahresabschluss) 

� Abwicklung von Sonderprojekten 

� Laufende Buchhaltung der TU GIB GmbH und TU Wien Holding GmbH 

� Eröffnung und Schließung von Girokonten im §27 Bereich 

� Abwicklung der Anträge für Institutskreditkarten 

� Allgemeine Administration 

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1.1.3 Stabstelle 


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� Wesentliche Aufgaben im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses 

(Jahresabschluss) sowie der Quartalsberichte 

� Expertise bei steuer- und abgabenrechtlichen Fragestellungen, insbesondere der 

Umsatzsteuer und Einkommensteuer/Lohnsteuer 

� Laufende Buchhaltung und operative Tätigkeiten der TU GIB GmbH und TU Wien 

Holding GmbH 

� Mitarbeit bei der Erstellung der Jahresabschlüsse der TU GIB GmbH und TU Wien 

Holding GmbH 

� Unterstützung der Quästurleitung bei allen Aufgaben im Besonderen rund um 

Sonderprojekte 

� Verfassen von Ausarbeitungen und durchführen von Recherchen rechtlicher und 

organisatorischer Natur zu verschiedenen Themen und Anfragen, insbesondere 

steuerrechtlicher und abgabenrechtlicher Themen 

� Betreuung der Quästurhomepage und des Quästur-Ticketsystems sowie die 

Erstellung neuer und Überarbeitung bestehender Formulare 

� Erteilung von Bonitätsauskünften aus den Datenbanken der Creditreform 

1.1.4 SAP-Support 

� Unterstützung bei der Bedienung von SAP (First Level Support) 

� Abhalten von SAP-Schulungen an der TU Wien 

� User-Administration im Portal Austria und ESS Portal 

� Vergabe von Benutzerrollen (Berechtigungen) 

� Analyse, Aufbereitung und Weiterleitung von technischen Problemen und 

Entwicklungsanfragen an das SAP Development (Second Level Support) 

1.1.5 Team Girokontenbetreuung & Debitorenbuchhaltung 

� Bearbeitung /Zuordnung/Verbuchung aller §27 Girokonten und Hauptkonto TU- 

Wien 

� Kongresse, Tagungen, Seminare 

� Exkursionen 

� Mahnwesen 

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� Kautionen 

� Quartalskontoabschluss 

� Forderungsabschreibung 

� Debitorenstammdatenverwaltung 


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� Ansprechpartner im Bereich Debitorenbuchhaltung (Fakturierung, Erlöskonten) 

1.1.6 Team Kreditorenbuchhaltung & Barzahlungsverkehr 

� Verwaltung der Kreditoren- und Bankenstammdaten 

� Ein- und Auszahlungen 

� Buchen der Handverläge der OE 

� Buchen von Eingangsrechnungen der zentralen Verwaltung 

� Scannen der Rechnungen aller OE 

� Archivierung 

� Kontrolle der Warengruppen, Sach- und Bestandskonten 

1.1.7 Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF 

� Anlagenkontrolle und -korrekturen, Auskunftserteilung bezüglich Anlagen, 

Evidenthaltung der Anlagen im Bau, Abwicklung des Verkaufs von Anlagen und 

GWGs, Anlagenetikettendruck, Verwaltung der Investitionszuschüsse und 

Anlagenschenkungen, Erstellung von Anlagenauswertungen für die 

Quartalsbilanzen und die Jahresbilanz. Vorbereitung der Inventur für die OEs 

� Durchführung des Zahllaufs, Durchführung der Banküberträge, Bearbeitung aller 

innerbetriebliche Verrechnungen und Kostenmitteilungen, Durchführung der 

Bankeinzüge aller Kassa-, Erwerbsteuer-, Kreditkarten- und 

Bahnkontokartenbuchungen, quartalsmäßige Kontrolle der offenen Obligos aller 

Bestellungen 

� Verbuchung aller FWF-Sachmittel und Scannen dieser Belege, Bearbeitung der 

FWF-Forschungsbeihilfen und §26-Stipendien, Eröffnung der §26-Girokonten, 

Bearbeitung der End- und Jahresabrechnungen der FWF-Projekte 

1.1.8 Team Lehrabgeltung & Reisemanagement 

� Ansprechpartner für Fragen bezüglich der Drittmittelpersonalkosten 

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� Abwicklung des Reisemanagements und Unterstützung bei der 

Reisekostenabrechnung und der Bedienung des ESS-SAP Portals 

� Abwicklung der Anträge für die kostenlose American Express Kreditkarte 

� Abwicklung der Lehrabgeltung und Kollegiengelder 

� Erstellung von Entgeltbestätigungen für TutorInnen 

� Abwicklung des Entgelts für Nebentätigkeiten 

� An- und Abmeldung der TutorInnen bei der zuständigen Krankenkasse 


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1.2 Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam 

Projekte 

Die Finanzierung der TU Wien unterscheidet sich grob in die drei Bereiche: 

� „Globalbudget“ (auch „§28 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im 

Universitätsgesetz genannt) 

� Drittmittelbudget (auch „§27 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im 

Universitätsgesetz genannt) 

� Ad Personam Projekte der Dienstnehmer (auch „§26 Bereich“ nach dem 

entsprechenden Paragraphen im Universitätsgesetz genannt; Den Löwenanteil 

bilden hier die Projekte des Wissenschaftsfonds, kurz FWF) 

1.2.1 Eckpunkte des Globalbudgets 

� „Hoheitlicher“ Bereich der Universität, geregelt im Universitätsgesetz 

� Höhe wird durch Leistungsvereinbarungen mit dem Bundesministerium für 

Wissenschaft und Forschung für eine 3-Jahres-Periode festgelegt 

� Deckt vor allem die Gehälter der Beamten, Vertragsbediensteten und Angestellten, 

die Mieten an die Bundesimmobiliengesellschaft sowie die Ausgaben des 

Lehrbetriebes 

1.2.2 Eckpunkte des Drittmittelbudgets 

� Auftragsforschungs- und Forschungsförderungsbereich der Universität, nur sehr 

knapp im Universitätsgesetz geregelt, basiert hauptsächlich auf durch die 

WissenschaftlerInnen eingeworbene Projekte aus verschiedenen Bereichen (z.B. 

Privatwirtschaft, Forschungsfonds, Mittel der Europäischen Union) 

� Vertragliche Verpflichtung zur Erbringung einer bestimmten Forschungsleistung 

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� Die Durchführung der Projekte erfolgt im Namen der TU Wien 


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� Deckt vor allem Gehälter von reinen ProjektmitarbeiterInnen und mitwirkenden 

MitarbeiterInnen sowie Sachmittel, Dienstleistungen und Investitionen im 

Drittmittelbereich 

1.2.3 Kontierungsobjekte im Globalbudgetbereich 

� OE-Nr.+000 (z.B. 134000) Kostenstellen: Kostenstellen sind die Kontierungsobjekte 

der Organisationseinheiten. Jeder Organisationseinheit ist eine Kostenstelle 

zugeordnet, auf welcher die Kosten erfasst werden. 

� BER* Innenaufträge: Berufungszusagen 

� EIN* Innenaufträge: Einnahmen im hoheitlichen Bereich 

� EXK* Innenaufträge: Exkursionen im hoheitlichen Bereich 

� GEV* Innenaufträge: Projekte / besondere Vorhaben in der Hoheit 

� GIN* Innenaufträge: UNI-Infrastruktur-Projekte 

� GIP* Innenaufträge: Innovative Projekte 

� GLV* Innenaufträge: Kosten / Budget bestimmter Bereiche der Lehre 

� EUM* Innenaufträge: Abwicklung von Bildungsprojekte 

� GFT* / GCF* Innenaufträge: Budget / Investitionen im Forschungsbereich 

� GSV* Innenaufträge: Immerwährende Vorhaben in der Hoheit 

� INV* Innenaufträge: Anlagenkäufe im hoheitlichen Bereich 

� KTG* Innenaufträge: Konferenzen, Tagungen und Seminare 

� KTS* Innenaufträge: Konferenzen, Tagungen und Seminare, eigenes Girokonto 

� ULA* Innenaufträge: Ausgaben bei UNI-Lehrgang 

1.2.4 Gegenüberstellung §27 und §26 

Drittmittel § 27 Ad-personam Projekte § 26 

Voraussetzungen Leiter der Organisationseinheit 

sind ex lege zum Abschluss 

von bestimmten 

Rechtsgeschäften 

bevollmächtigt; 

Keine Beeinträchtigung der 

.) Rechte und Pflichten anderer 

Universitätsangehöriger, 

.) der Aufgaben der betreffenden 

Organisationseinheit in Lehre und 

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Voraussetzungen lediglich im 

Innenverhältnis durch 

Richtlinien, Weisungen oder 

Satzungsbestimmungen 

Meldung Bericht über die Durchführung 

der abgeschlossenen 

Rechtsgeschäfte an das 

Rektorat gem. § 27 Abs. 5 UG 

2002 

Untersagung Entzug der Berechtigung bei 

Missbrauch der Vollmacht gem. 

§ 27 UG 2002 

Anstellung und 

Verwaltung von 

Personal 

Auftrag-, 

Fördernehmer 

Arbeitsverhältnis mit der 

Universität 

Forschung, 

.) der Pflichten aus dem 

Arbeitsverhältnis. 

Universität Projektleiter 

Haftung Universität, mit 

Regressmöglichkeit auf 

Projektleiter 

Vertragsabschluss Im Namen der Universität 

durch Leiter der jeweiligen 

Organisationseinheit 

Rechnungsadresse Muss auf „Technische 

Universität Wien“ oder „TU 

Wien“ lauten 

Abwicklung Über ein universitäres 

Bankkonto durch die 

Finanzabteilung (Quästur) 


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Meldung an das Rektorat vor 

Übernahme und Durchführung 

gem. § 36 Abs. 4 UG 2002 

Untersagung nur wenn: 

.) Obige Voraussetzungen nicht 

erfüllt und 

.) Keine Vereinbarung über 

Kostenersatz 

Arbeitsverhältnis mit der 

Universität gem. § 26 Abs. 6 UG 

2002 auf Vorschlag des 

Projektleiters 

Projektleiter 

Im Namen des Projektleiters 

Muss auf den Namen des/der 

Projektleiters/in lauten, eine 

zusätzliche Nennung der 

Technischen Universität Wien ist 

möglich 

Treuhändisch geführtes 

Bankkonto durch die 

Finanzabteilung (Quästur) 

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1.2.5 Kontierungsobjekte im Drittmittelbereich 

� D* Innenaufträge: Forschungsprojekte des Drittmittelbereichs 

� S*, SAM* Innenaufträge: Sammler 

� T* Innenaufträge: §26 ad Personam Projekt 

� T*100 Innenaufträge: Abwicklung von EU-Projekten 

� T*200 Innenaufträge: §26 ad Personam Projekt – FWF 


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Eine detaillierte Übersicht über alle Innenauftäge finden Sie auf der Homepage der 

Controllingabteilung unter http://www.tuwien.ac.at/dle/controlling/sap_rechnungswesen/. 

1.3 Die verschiedenen User-Varianten in SAP 

Die Benutzer (engl. User) in SAP besitzen je nach ihren Aufgaben unterschiedliche 

Funktionen und Berechtigungen. Folgende Varianten an SAP Usern sind an der TU Wien 

vertreten: 

� Berichts-User: Ihnen steht die Nutzung aller Berichte einer Organisationseinheit zur 

Verfügung (ausgenommen Personalkostenberichte), es ist jedoch nicht möglich mit 

diesem User Buchungen vorzunehmen oder Bestellungen freizugeben. 

� Berichts-User mit Zusatzberechtigung für Personalkostenberichte (§27 und §26): 

Wie oben angeführt, jedoch auch mit der Möglichkeit die Personalkosten 

abzufragen. 

� Instituts-User: Der klassische „Buchhaltungs-User“, neben der Nutzung aller 

Berichte einer Organisationseinheit (ausgenommen Personalkostenberichte), 

können diese User auch die gesamte Beschaffung und Fakturierung der 

Organisationseinheit durchführen, jedoch keine Bestellungen freigeben. 

� Instituts-User mit zusätzlicher Freigabeberechtigung für Bestellungen (§28 

Anweisungsberechtigter): Alle Rechte wie der Instituts-User, jedoch auch mit der 

Möglichkeit Bestellungen freizugeben. 

� Professional-User: Hierbei handelt es sich um User bestimmter MitarbeiterInnen der 

zentralen Verwaltung, denen ihren Aufgaben entsprechend verschiedene weitere 

Funktionen und SAP-Module zur Verfügung stehen (z.B. der Quästur und der 

Controllingabteilung das Modul SAP CO, der Personalabteilung und der 

Personalverrechnung das Modul SAP HR) 

Die Vergabe der verschiedenen User erfolgt je nach Position und Aufgabenbereich durch 

den SAP Support der Quästur nach erfolgreich absolvierter SAP Schulung. 

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Die SAP-User Anforderung finden Sie unter: 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/SAP/Formulare/SAP_Useranforderung.pdf 

Allgemeine Informationen rund um den SAP Support an der TU Wien finden Sie unter: 

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/ 

1.4 Allgemeine Grundlagen der Umsatzbesteuerung und 

Steuerkennzeichen 

1.4.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung 

Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich die Lieferungen und sonstigen Leistungen die 

Unternehmer (im Sinne des Umsatzsteuergesetzes) im Inland gegen Entgelt im Rahmen 

ihres Unternehmens ausführen, zudem auch der Eigenverbrauch, die Einfuhr von 

Gegenständen aus einem Drittland ins Inland und der innergemeinschaftliche Erwerb. 

Die Umsatzsteuer ist einer Verbrauchersteuer, entsprechend haben Unternehmer, bis auf 

einige Ausnahmen, neben der Pflicht zur Verrechnung von Umsatzsteuer für ihre 

Lieferungen und Leistungen auch das Recht ihnen verrechnete Umsatzsteuer als 

sogenannte „Vorsteuer“ beim Finanzamt in Abzug zu bringen, und so rückerstattet zu 

bekommen. 

Bestimmte Unternehmer, Waren oder Dienstleistungen werden gemäß § 6 UStG von der 

Pflicht zur Verrechnung der Umsatzsteuer befreit, besitzen dementsprechend jedoch fast 

überwiegend auch nicht das Recht zum Vorsteuerabzug. 

Die TU Wien ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts nur mit den Umsätzen aus ihren 

Betrieben gewerblicher Art umsatzsteuerpflichtig (§ 2 Abs 3 UStG; z.B. Untervermietung 

Räumlichkeiten an die Mensa; Allgemein Tätigkeiten die außerhalb der hoheitlichen 

Tätigkeit anfallen), hat jedoch auch nur in diesem Bereich das Recht auf einen 

Vorsteuerabzug. Aus diesem Grund bildet die der TU Wien verrechnete Umsatzsteuer 

bzw. anfallende Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer oder Reverse Charge (hierzu Details 

in Folge) in den allermeisten Fällen einen Kostenfaktor. 

Das österreichische Steuerrecht kennt 4 verschiedene Umsatzsteuersätze: 

� 20% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 1 UStG): Der Standard-Steuersatz in Österreich, ihm 

unterliegen fast alle Lieferungen und Leistungen. 

� 10% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 2 UStG): Der ermäßigte Steuersatz in Österreich, 

ihm unterliegen einige ausgewählte Lieferungen und Leistungen. Die häufigsten 

Anwendungsfälle sind: Nahrungsmittel, Bücher, Zeitungen, Vermietung zu 

Wohnzwecken, Beherbergung und Personenbeförderung. 

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� 12% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 3 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für den Ab- 

Hof-Verkauf von Wein, Most, Sturm und dergleichen. 

� 19% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 4 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für die in den 

Gebieten Jungholz und Mittelberg bewirkten Umsätze durch Unternehmer, die 

einen Wohnsitz (Sitz), gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte in diesen 

Gebieten haben. 

Erfolgt eine Lieferung (Waren) oder Leistung aus dem Ausland findet ebenfalls eine 

Umsatzbesteuerung statt, je nachdem worum es sich handelt, woher die Lieferung oder 

Leistung stammt und zwischen wem der Geschäftsfall entsteht kommen unterschiedliche 

Steuern und Regelungen zur Anwendung. 

� 20% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen 

österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20% Umsatzsteuer 

gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht 

in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die 

Rechnungssumme 20% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn 

zuständige Finanzamt abführen. 

� 10% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen 

österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10% Umsatzsteuer 

gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht 

in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die 

Rechnungssumme 10% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn 

zuständige Finanzamt abführen. 

� 20% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an 

einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20% 

Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale 

Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf 

die Rechnungssumme 20% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an 

das für ihn zuständige Finanzamt abführen. 

� 10% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an 

einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10% 

Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale 

Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf 

die Rechnungssumme 10% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an 

das für ihn zuständige Finanzamt abführen. 

Bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus Drittländern ist es entscheidend, worum es 

sich handelt und ob der Empfänger ein Unternehmer iSd UStG oder ein Verbraucher ist. 

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Bei Leistungsbeziehungen (Dienstleistungen) zwischen Unternehmern gilt mittlerweile fast 

ausschließlich die sogenannte „Generalklausel“ gemäß §3a Abs 6 UStG welche die 

Versteuerung der Leistung am Empfängerort vorsieht. Es existieren hierzu einige wenige 

Ausnahmen, weitere Details finden Sie unter 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Steuerrichtlinien.pdf 

� 20% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus 

Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in 

Österreich 20% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine 

nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer 

muss auf die Rechnungssumme 20% Reverse Charge aufschlagen, und diese 

direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen 

� 10% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus 

Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in 

Österreich 10% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine 

nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer 

muss auf die Rechnungssumme 10% Reverse Charge aufschlagen, und diese 

direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen. 

Rechnungen, für die 10% Reverse Charge anfallen würden kommen aufgrund des 

sehr engen Bereichs an möglichen Leistungen an der TU Wien kaum vor. 

Die UID Nummer der TU Wien: ATU37675002 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz UID, dient zur eindeutigen Kennzeichnung 

von Umsatzsteuerpflichtigen innerhalb der EU und ermöglicht die Abrechnung der 

Umsatzsteuer zwischen den verschiedenen Finanzämtern. Sie ist für 

innergemeinschaftliche Geschäfte der Indikator der Unternehmereigenschaft, 

entsprechend gilt die TU Wien bei innergemeinschaftlichen Geschäften als Unternehmer 

gemäß UStG (entscheidend für die Frage nach dem Leistungsort bei Reverse-Charge 

Fällen). 

Hinweis: Bei Bestellungen im §27 und §28 Bereich muss die UID Nummer der TU Wien 

immer angegeben werden, auch wenn die Bestellung per Telefon oder über das Internet 

durchgeführt wird. 

EORI Nummer der TU Wien: ATEOS1000012831 

Die EORI-Nummer dient seit 01.01.2010 zur exakten Identifizierung der 

Wirtschaftsbeteiligten im Zusammenhang mit Zollangelegenheiten innerhalb der EU. 

1.4.2 Die Steuerkennzeichen 

Die Steuerkennzeichen müssen je nach Art und Gestaltung des Geschäftsfalles (Lieferung 

oder Leistung, Lieferung aus EU Land oder aus Drittland, etc.) ausgewählt werden. 

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Steuercode in SAP Bedeutung 


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V3 Vorsteuer 0% Universität (Lieferung oder Leistung aus dem 

Inland, für die keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird) 

V4 Vorsteuer 10% Universität – kein Abzug bei Verbuchung 

V5 Vorsteuer 20% Universität – kein Abzug bei Verbuchung 

V9 Einfuhrumsatzsteuer – kein Abzug bei Verbuchung – durch 

Spedition verrechnet 

E3 innergemeinschaftlicher Erwerb 10% - Abfuhr ans Finanzamt 

E4 innergemeinschaftlicher Erwerb 20% - Abfuhr ans Finanzamt 

R4 Reverse Charge 20% - Abfuhr ans Finanzamt 

N0 EU-Land ausländische Steuer – kein Abzug bei Verbuchung 

NK EU-Land , Drittland, sonstige Leistung 0% 

Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Umsatzsteuer finden Sie unter 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Steuerrichtlinien.pdf 

1.5 Notwendige Rechnungsmerkmale gemäß § 11 UStG 

Damit Vorsteuerabzugsberechtigte die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als 

Vorsteuer abziehen können müssen eine Reihe von Rechnungsmerkmalen erfüllt sein, 

welche in § 11 UStG normiert sind. 

� Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens 

� Name und Anschrift des Empfängers 

� Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung 

� Tag bzw. Zeitraum der Leistung 

� Nettobetrag der Rechnung 

� Umsatzsteuerbetrag 

� anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung 

� Ausstellungsdatum 

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� Fortlaufende Nummerierung 


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� UID-Nummer des leistenden Unternehmens (bei Rechnungen über € 10.000,- 

zusätzlich auch die UID-Nummer des zahlenden Unternehmens) 

Für Kleinbetragsrechnungen bis € 150,- genügen folgende Angaben: 

� Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens 

� Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung 

� Tag bzw. Zeitraum der Leistung 

� Nettobetrag der Rechnung und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe 

� anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung 

Obwohl die TU Wien nur für Rechnungen im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art das 

Recht auf Vorsteuerabzug besitzt hat sich die Einhaltung dieser Rechnungsmerkmale im 

allgemeinen Geschäftsgebaren fest etabliert, da fast alle diese Merkmale auch 

unabhängig von einem möglichen Vorsteuerabzug für die korrekte Verbuchung eines 

Beleges notwendig sind. 

1.6 Grundlagen der Buchhaltung 

Die Buchhaltung oder Buchführung, aufgrund ihrer „Außenwirkung“ auch „externes 

Rechnungswesen“ genannt, umfasst die schriftliche Aufzeichnung und systematische 

Gliederung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens. 

1.6.1 Rechtliche Grundlagen 

Die folgenden gesetzlichen Regelungen bilden die Eckpunkte und Grundsätze des 

täglichen Arbeitens in der Buchhaltung der TU Wien: 

� § 15 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe von allgemeinen Regelungen zur 

Gebarung der Universitäten: 

o Normierung der Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, 

Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Transparenz und Sorgfalt 

o Die Gebarung der Universitäten erfolgt im eigenen Namen und auf eigene 

Rechnung 

o Der Rechnungshof besitzt ein Prüfungsrecht für die Gebarung der 

Universitäten, sowie für alle gegründeten Gesellschaften, Stiftungen und 

Vereine, deren Geschäftsanteile die Universität mittelbar oder unmittelbar zu 

mehr als 50% hält 

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� §16 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe weiterer Regelungen etwas spezieller 

zum Rechnungswesen: 

o Für das Rechnungswesen der Universitäten sind die Regelungen des ersten 

Abschnitts des dritten Buches des Unternehmensgesetzbuches maßgeblich 

(unter anderem Pflicht zur doppelten Buchführung) 

o Das Rechnungsjahr der Universitäten entspricht dem Kalenderjahr 

o Die Universitäts-Rechnungsabschlussverordnung trifft spezielle Regelungen 

zur Gestaltung der Rechnungsabschlüsse (= Jahresabschlüsse) der 

Universitäten 

o Die Rechnungsabschlüsse der Universitäten unterliegen der Prüfungspflicht 

durch einen Wirtschaftsprüfer 

o Der geprüfte und vom Universitätsrat genehmigte Rechnungsabschluss 

muss bis Ende Mai des Folgejahres an das Bundesministerium für 

Wissenschaft und Forschung übermittelt werden 

� §§ 189 bis 216 Unternehmensgesetzbuch: Regeln alle wesentlichen Grundsätze 

der Buchhaltung und Bilanzierung: 

o Grundsätze zur Buchführung 

o Inventaraufzeichnung und Inventurverfahren 

o Regelungen und Inhalte des Jahresabschlusses 

o Diverse Bewertungsregelungen 

o Abschreibungen 

o Rückstellungen 

o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen 

� §§ 124 bis 132 Bundesabgabenordnung: Enthalten weitere, spezielle Vorschriften 

zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen: 

o Regelungen zur Buchführungspflicht 

o Führung und Aufbau des Wareneingangsbuches 

o Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) 

o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen 

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� Diverse weitere Paragraphen in der Bundesabgabenordnung: Enthalten 

umfassende Regelungen rund um Abgaben im öffentlichen Bereich (z.B. Steuern), 

von denen einige auch für die TU Wien relevant sind, z.B. Säumniszuschläge, 

Fristen, Verfahrensvorschriften und Rechtsmittel. 

1.6.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze 

Aufgrund der oben angeführten verschiedenen gesetzlichen Regelungen lassen sich 

einige fundamentale Grundsätze der Buchhaltung und Bilanzierung ableiten: 

� Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (plus weitere Grundsätze): Ganz 

allgemein wird an die Buchführung die Anforderung gestellt, dass „sie einem 

sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die 

Geschäftsvorfälle vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in 

ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Im speziellen ergeben sich 

daraus folgende konkrete Grundsätze: 

o Bücher sollen in einer lebenden Sprache und mit den Schriftzeichen einer 

solchen geführt werden, ist dies nicht die jeweils zugelassenen 

Amtssprache müssen auf Verlangen der Abgabenbehörde eine beglaubigte 

Übersetzung der vorgelegten Bücher, Aufzeichnungen, hierzu gehörige 

Belege sowie der Geschäftspapiere und der sonstigen Unterlagen vorgelegt 

werden. 

o Die Buchungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig 

und zeitgerecht vorgenommen werden. 

o Die Bezeichnung der Konten und Bücher soll klar sein und erkennen 

lassen, welche Geschäftsvorgänge auf diesen Konten verzeichnet werden. 

Buchungen sollen dementsprechend einheitlich auf den dafür vorgesehenen 

Konten erfolgen. 

o Die zu Büchern oder Aufzeichnungen gehörigen Belege sollen derart 

geordnet aufbewahrt werden, dass die Überprüfung der Eintragungen 

jederzeit möglich ist. 

o Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen Datenträger 

verwendet, so muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete 

Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit 

gewährleistet sein. 

o Bei der Verwendung von Datenträgern (= elektronische Buchhaltung), 

sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert 

werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. 

Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen 

Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende 

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Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll 

möglich sein. 

o Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und 

Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren 

(Anmerkung: Zum Teil existieren noch längere Fristen, etwa bei anhängige 

Verfahren oder Dokumenten im Zusammenhang mit der 

Immobilienbesteuerung). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen 

für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre 

aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann auf Datenträgern 

geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und 

urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen 

Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. 

� Bilanzierungsgrundsätze: 

o Bilanzwahrheit: Der Jahresabschluss muss richtig und vollständig sein. 

o Bilanzklarheit: Der Jahresabschluss muss den gesetzlichen Form- und 

Gliederungsvorgaben entsprechen, zudem müssen klare und zutreffende 

Bezeichnungen gewählt werden, und einzelne Salden dürfen nicht 

aufgerechnet werden (Saldierungsverbot von z.B. Forderungen und 

Verbindlichkeiten gegeneinander). 

o Bilanzkontinuität: Gewählte Gliederungen und Bewertungsmethoden müssen 

entweder Beibehalten oder bei Abänderung entsprechend erläutert werden. 

o „Vorsichtsprinzip“/Imparitätsprinzip: Vermögen und Forderungen soll nach 

dem Niederstwertprinzip, Verbindlichkeiten nach dem Höchstwertprinzip 

beurteilt werden. Es dürfen nur verwirklichte Gewinne ausgewiesen werden. 

Als Wert dürfen maximal die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 

ausgewiesen werden. 

o Prinzip der Unternehmensfortführung: Es wird davon ausgegangen, dass 

das Unternehmen kontinuierlich besteht. 

1.6.3 Das System der doppelten Buchführung 

Das System der doppelten Buchführung geht zurück bis in das Venedig des 15. und 16. 

Jahrhunderts, soweit bekannt wurde durch die damaligen venezianischen Kaufleute 

erstmals die Technik der zweifachen Erfassung aller Geschäftsfälle angewandt. 

Jeder Geschäftsfall findet sich zweimal, jeweils einmal im „Soll“ und einmal im „Haben“, 

zudem werden die Geschäftsfälle hierdurch sowohl auf den Bestandskonten als auch auf 

den Erfolgskonten erfasst. Ausnahmen bilden erfolgsneutrale Geschäftsfälle und reine 

Umbuchungen zwischen Bestands- bzw. Erfolgskonten. 

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Ziel ist es, die Geschäftsfälle sowohl in einer statischen Vermögensaufstellung (= Bilanz) 

als auch in einer dynamischen Erfolgsrechnung (Gewinn und Verlustrechnung, kurz GuV) 

zu erfassen. Durch den „Abschluss“ der Bücher (= Jahresabschluss bzw. an den 

Universitäten Rechnungsabschluss genannt) zu einem bestimmten Stichtag können durch 

diese Technik sowohl die Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Stichtag (= in 

Summe also ein Gewinn oder ein Verlust) sowie der Vermögensstand (Gegenüberstellung 

von Vermögen und Forderungen mit den offenen Verbindlichkeiten und Rückstellungen – 

im Überbegriff als „Aktiva“ und „Passiva“ bezeichnet) festgestellt werden. 

Durch die Erfassung der Geschäftsfälle auf Konten mit passender Bezeichnung und 

systematischer Nomenklatur (der sogenannte „Kontenplan“ oder „Kontenrahmen“) wird 

auch bei zahlreichen und vielfältigen Geschäftsfällen die Übersichtlichkeit und 

Nachvollziehbarkeit gewahrt. 

Jedem Unternehmen steht es frei einen gänzlich eigenen Kontenrahmen zu entwerfen, in 

der Praxis hat sich in Österreich jedoch die Systematik des sogenannten 

„Einheitskontenrahmen“ durchgesetzt, welcher je nach individuellem Bedarf der 

Unternehmen erweitert wird. 

Systematik des Einheitskontenrahmens: 

Klasse Bestands- / Erfolgsk. Bereich 

Klasse 0 Bestandskonto Anlagevermögen 

Klasse 1 Bestandskonto Vorräte 

Klasse 2 Bestandskonto Sonstiges Umlaufvermögen, 

Rechnungsabgrenzungsposten 

Klasse 3 Bestandskonto Rückstellungen, Verbindlichkeiten und 

Rechnungsabgrenzungsposten 

Klasse 4 Erfolgskonto Betriebliche Erträge 

Klasse 5 Erfolgskonto Materialaufwand und sonstige bezogene 

Herstellungsleistungen 

Klasse 6 Erfolgskonto Personalaufwand 

Klasse 7 Erfolgskonto Abschreibungen und sonstige betriebliche 

Aufwendungen 

Klasse 8 Erfolgskonto Finanzerträge und Finanzaufwendungen, a.o. Erträge 

und a.o. Aufwendungen, Steuern vom Einkommen 

und vom Ertrag, Rücklagenbewegung 

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Klasse 9 Eigenkapital (Bestand) Eigenkapital, unversteuerte Rücklagen, Einlagen 

Stiller Gesellschafter, Abschluss von Evidenzkonten 

1.6.4 Zweck der Buchhaltung 

Die Buchhaltung als schriftliche Aufzeichnung und systematische Gliederung aller 

Geschäftsfälle eines Unternehmens erfüllt eine Reihe von praktischen Zwecken: 

� Datenbasis für den Bereich des Controllings: Das Controlling (dt. „Steuerung“, 

Bereich der Kostenrechnung), auch „internes Rechnungswesen“ genannt, gewinnt 

einen Gutteil seiner Datenbasis aus den Aufzeichnungen der Buchhaltung, daher ist 

eine geordnete, vollständige, richtige und zeitgerechte Buchhaltung eine essentielle 

Grundlage für ein effektives Handeln einer Wirtschaftseinheit. 

� Datenbasis für den Bereich der Treasury: Das Treasury (dt. direkt übersetzt 

ursprünglich „Schatzamt/Schatzkammer“, Finanzbereich eines Unternehmens) 

benötigt die Daten der Buchhaltung für eine möglichst exakte Liquiditätsplanung. 

Um die Verfügbarkeit und den Bedarf zukünftiger Geldmittel sinnvoll planen zu 

können sind verständlicher Weise vollständig, richtig und zeitgerecht erfasste 

Forderungen und Verbindlichkeiten notwendig. 

� Datenbasis für die Berechnung von Steuern und Abgaben: Die korrekte 

Berechnung und Abfuhr von Steuern (z.B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, 

Umsatzsteuer) und Abgaben (z.B. Dienstgeberbeiträge an die Sozialversicherung, 

Beiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Wiener „U-Bahn-Abgabe“) setzt eine 

vollständige, richtige und zeitgerechte Erfassung der Geschäftsfälle voraus. 

� Nachweis der ordnungsgemäßen Gebarung: Verschiedene Prüfinstitutionen 

(Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Sozialversicherung, Drittmittelgeldgeber, etc.) 

verlangen als Nachweis eines ordnungsgemäßen Geschäftsgebarens eine 

Buchhaltung, welche nach den oben angeführten Grundsätzen durchgeführt wird. 

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Aktiva 


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1.6.5 Muster einer Bilanz 

Die grobe Gliederung einer Bilanz stellt sich für die TU Wien basierend auf den Vorgaben 

der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie folgt dar: 

A. ANLAGEVERMÖGEN 

I. Immaterielle Vermögensgegenstände 

II. Sachanlagen 

III. Finanzanlagen 

B. UMLAUFVERMÖGEN 

I. Vorräte 

II. Forderungen und sonstige 

Vermögensgegenstände 

III. Wertpapiere und Anteile 

IV. Kassenbestand, Schecks, Guthaben bei 

Kreditinstituten 

C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 

Passiva 

A. EIGENKAPITAL 

B. UNVERSTEUERTE RÜCKLAGEN 

C. INVESTITIONSZUSCHÜSSE 

D. RÜCKSTELLUNGEN 

E. VERBINDLICHKEITEN 

F. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 

1.6.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV) 

Die grobe Gliederung einer Gewinn und Verlustrechnung stellt sich für die TU Wien 

basierend auf den Vorgaben der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie 

folgt dar: 

1. Umsatzerlöse 

a) Erlöse auf Grund von Globalbudgetzuweisungen des Bundes 

b) Erlöse aus Studienbeiträgen 

c) Erlöse aus Studienbeitragsersätzen 

d) Erlöse aus universitären Weiterbildungsleistungen 

e) Erlöse gemäß § 27 UG 

f) Kostenersätze gemäß § 26 UG 

g) Sonstige Erlöse und andere Kostenersätze 

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2. Veränderung des Bestands an noch nicht abrechenbaren Leistungen im Auftrag Dritter 

3. Aktivierte Eigenleistungen 

4. Sonstige betriebliche Erträge 

a) Erträge aus dem Abgang vom und der Zuschreibung zum Anlagevermögen mit Ausnahme 

der Finanzanlagen 

b) Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 

c) Übrige 

5. Aufwendungen für Sachmittel und sonstige bezogene Herstellungsleistungen 

a) Aufwendungen für Sachmittel 

b) Aufwendungen für bezogene Leistungen 

6. Personalaufwand 

a) Löhne und Gehälter 

b) Aufwendungen für externe Lehre 

c) Aufwendungen für Abfertigungen und Leistungen an betriebliche Vorsorgekassen 

d) Aufwendungen für Altersversorgung 

e) Aufwendungen für gesetzlich vorgeschriebene Sozialabgaben sowie vom Entgelt abhängige 

Abgaben und Pflichtbeiträge 

f) Sonstige Sozialaufwendungen 

7. Abschreibungen 

8. Sonstige betriebliche Aufwendungen 

a) Steuern, soweit sie nicht unter Z 17 fallen 

b) Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger gemäß § 33 UG 

c) Übrige 

9. Zwischensumme aus Z 1 bis 8 (= „Betriebsergebnis“) 

10. Erträge aus Finanzmitteln und Beteiligungen 

a) davon aus Zuschreibungen 

b) davon von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 

11. Aufwendungen aus Finanzmitteln und aus Beteiligungen 

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a) davon Abschreibungen 


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b) davon Aufwendungen von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 

12. Zwischensumme aus Z 10 bis 11 (= „Finanzergebnis“) 

13. Ergebnis der gewöhnlichen Universitätstätigkeit (kurz „EGT“) 

14. Außerordentliche Erträge 

15. Außerordentliche Aufwendungen 

16. Außerordentliches Ergebnis 

17. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 

18. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag 

19. Auflösung unversteuerter Rücklagen 

20. Auflösung von Rücklagen 

21. Zuweisung zu unversteuerten Rücklagen 

22. Zuweisung zu Rücklagen 

23. Gewinn- bzw. Verlustvortrag 

24. Bilanzgewinn bzw.- verlust. 

1.6.7 Exkurs: Anlagenbuchhaltung 

Anlagen: 

Unter Anlagen sind Gegenstände zu verstehen, deren Anschaffungswert über EUR 

1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer und Nebenkosten) liegt und welche der 

Organisationseinheit zu einer längeren Nutzung (über ein Jahr) dienen sollen. 

Software zählt bei einem Anschaffungswert ab EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) 

zum Anlagevermögen, sofern das Institut im Besitz des Quellcodes ist – d.h. die Software 

nach Bezahlung ins Eigentum des Institutes übergeht und auch verändert werden kann. 

Bei Lizenzen hat das Institut nur ein Nutzungsrecht. Lizenzen gelten ab einem 

Anschaffungswert von EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) als Anlagegut, sofern die 

Laufzeit mehr als 2 Jahre beträgt. 

Wissenschaftliche Literatur: 

Zum Anlagevermögen zählen – auch wenn der Anschaffungswert unter EUR 1.000,00 

18.05.2012 Seite 24 von 217

(inklusive Umsatzsteuer) liegt – immer wissenschaftliche Literatur und 

wissenschaftliche Datenträger 


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Geringwertige Wirtschaftsgüter: 

Gegenstände, welche zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden 

können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu EUR 1.000,00 (inklusive 

Umsatzsteuer) aufweisen, sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu 

klassifizieren. 

Folgende Klassifizierungen für GWG sind in den Warengruppen von SAP-MM hinterlegt: 

� Wissenschaftliche Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 538) 

� EDV-Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 539) 

� Einrichtungsgegenstände < €1.000 (Warengruppe 540) 

� Sonstige geringwertige Wirtschaftsgüter < €1.000 (Warengruppe 541) 

GWGs sind grundsätzlich im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Ausnahmen 

bestehen jedoch nach § 13 EStG, wenn die Vollabschreibung von geringwertigen 

Vermögensgegenständen von wesentlichem Umfang ist. Dies ist dann der Fall, wenn die 

GWGs mehr als 10% der Abschreibung der entsprechenden Anlagenposten betragen. 

Da das Verhältnis zwischen GWGs und planmäßiger Abschreibung des Anlagevermögens 

im Jahr 2010 an der TU Wien mehr als 13% betrug, werden die GWGs pauschal ab dem 

Jahr 2011, von der Quästur, getrennt nach § 27 und § 28 von den Aufwandskonten in das 

Anlagevermögen pro Quartal umgebucht und auf eine Nutzungsdauer von drei Jahren 

1.6.8 Exkurs: Zahllauf 

Der zentrale Zahllauf wird täglich ab 13:00 Uhr in der Quästur durchgeführt. Dabei werden 

alle fälligen Rechnungen in elektronischer Form zur Bezahlung an die Hausbank 

weitergeleitet. 

1.6.9 Exkurs: Bankkontoführung 

Jede Organisationseinheit verfügt über mindestens ein Bankkonto zur Abwicklung der 

Mittel aus §27-Projekten. Der jeweilige Kontostand kann über das BusinessNet 

(Onlinebanking) der UniCredit Bank Austria von den Infoberechtigten 

(Unterschriftsprobenblatt) abgefragt werden. 

Die Kontoauszüge der §27 Projektkonten und §28 Globalbudget werden durch die Quästur 

verbucht. Alle Zahlungseingänge werden den offenen Fakturen zugeordnet – alle 

Abbuchungen mit offenen Eingangsrechnungen ausgeglichen. Kann kein entsprechender 

offener Posten gefunden werden erfolgt eine Verständigung der Organisationseinheit. 

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Wird eine Faktura fälschlicherweise erst nach dem Zahlungseingang erstellt, muss die 

Faktura auf das Datum des Zahlungseinganges rückdatiert werden. 

Alle Bankspesen, Quartalsabschlüsse, Auslandszahlungsverkehr-Spesen und allfällige 

Fehlüberweisungen und Banküberträge werden manuell durch die Quästur gebucht bzw. 

korrigiert. 

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2 Basisschulung SAP Modul MM (Material 

Management) 


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Das Modul Material Management dient zur Durchführung und Organisation des 

Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von Bestellung über 

Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab. 

2.1 Allgemeines / Technisches zum SAP-Programm und dessen 

Handhabung 

� Anmeldung: über die Internetadresse www.portal.at -> SignON – Auf jedem 

Arbeitsplatz! 

� Anmeldedaten: bestehen aus den Daten der E-Mailadresse + Passwort: 

1) ID: Vorname.Nachname 

2) @: tuwien.ac.at 

1) PW: Das Passwort sollte zwischen 6 und 12 Zeichen lang sein und aus einer 

Kombination aus Ziffern und Buchstaben bestehen (Groß/Kleinschreibung 

beachten!) 

� SAP – Client (Uni.verse): Portal Austria / SAP Anmeldung 

1) In der Spalte „VPN“ in eine der Checkboxen klicken und abwarten bis dort ein 

Hakerl erscheint (VPN-Client wurde gestartet) 

2) Danach auf „Verbinden“ bei System „PU1“ klicken = Produktivsystem (QU1 = 

Testsystem) 

� Berechtigungen: bitte senden Sie uns das unterfertigte Useranforderungs- 

Formular per Fax an 9411306, Sie finden es auf der Homepage der Quästur im 

Unterpunkt SAP-Call Center. http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/ 

Navigieren im SAP – Fenster 

Menübereich wie Windows–Explorer - Persönliches Menü (SAP-Standardmenü) 

Menü / Titelleiste 

Obere Symbolleiste gleichbleibend 

Infoleiste 

Untere Symbolleiste anwendungsabhängig 

Aktives Fenster Favoriten und Eigenes Menü 

Statusleiste Systemrückmeldungen links, Systeminfo rechts 

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] Menüleiste 

] Systemfunktionsleiste 

] Titelleiste 

] Anwendungsleiste 

] Dynprobereich 

] Statusleiste 

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Pflegen eigener Daten 

Menü System � Benutzervorgaben � eigene Daten: 


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Wichtig sind Name, Institutsbezeichnung, Telefonnummer, Faxnummer und Emailadresse 

(entspricht Ansprechpartner in Bestellung und Faktura)! 

Menü Zusätze � Einstellungen � Technische Namen anzeigen: 

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Menü Favoriten � Transaktion einfügen / bzw. mittels Drag&Drop in die Favoriten 

ziehen: 

Folgende Meldung kann auftreten wenn eine Anmeldung abbricht und Sie erneut 

einsteigen: 

Klicken Sie den obersten Punkt an und bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen. 

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Folgende Tabelle listet die Funktionen auf, die der Systemfunktionsleiste zugeordnet 

sind: 

Symbol Quick-Info-Text Tastaturbefehl Funktion 

Im neuen visuellen 

Design: 

Im klassischen 

Design: 

Enter Enter Bestätigt die Daten, 

die Sie auf dem Bild 

gewählt oder 

eingegeben haben. 

Hat keine 

Speicherfunktion. 

Befehlsfeld Kein 

Tastaturbefehl 

Ermöglicht die 

Eingabe von Befehlen 

wie 

Transaktionscodes. 

Sie können nur das 

Befehlsfeld im neuen 

visuellen Design 

komprimieren und 

expandieren. 

Sichern STRG+S Sichert Ihre Arbeit. 

Hat die gleiche 

Funktion wie Sichern 

im Menü Bearbeiten. 

Zurück F3 Kehrt auf das 

vorherige Bild ohne 

Datenspeicherung 

zurück. Wenn es 

Mussfelder auf dem 

Bild gibt, müssen 

diese zuvor gefüllt 

werden. 

Verlassen UMSCH+F3 Beendet die aktuelle 

Funktion ohne 

Datensicherung. Kehrt 

zum Einstiegsbild 

oder Hauptmenübild 

zurück. 

Abbrechen F12 Beendet die aktuelle 

Anwendung ohne 

Datensicherung. Hat 

die gleiche Funktion 

wie Abbrechen im 

Menü Bearbeiten. 

Drucken STRG+P Druckt Daten des 

aktuellen Bilds. 

Suchen STRG+F Sucht nach 

18.05.2012 Seite 31 von 217

Im neuen visuellen 

Design: 

Im klassischen 

Design: 


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erforderlichen Daten 

im aktuellen Bild. 

Weiter suchen STRG+G Führt eine erweiterte 

Suche nach 

erforderlichen Daten 

im aktuellen Bild 

durch. 

Erste Seite STRG+BILDhoch Springt zur ersten 

Seite. 

Vorherige Seite Bild hoch Springt zur vorherigen 

Seite. 

Nächste Seite Bild runter Springt zur nächsten 

Seite. 

Letzte Seite STRG+BILDrunter Springt zur letzten 

Seite. 

Neuen Modus 

erzeugen 

Erstellt eine 

Verknüpfung 

Kein 


Kein 


Legt einen neuen 

SAP-Modus an. Hat 

die gleiche Funktion 

wie Erzeugen Modus 

im Menü System. 

Ermöglicht das 

Anlegen einer 

Desktop-Verknüpfung 

zu einem SAP-Report, 

einer Transaktion 

oder Anwendung. 

Hilfe F1 Bietet Hilfe für das 

Feld an, auf dem der 

Cursor platziert ist. 

Lokales Layout 

anpassen 

ALT+F12 Ermöglicht das 

benutzerspezifische 

Einstellen der 

Anzeigeoptionen. 

Ihr Benutzermenü könnte so aussehen (ist Berechtigungsabhängig): 

18.05.2012 Seite 32 von 217

2.2 Erklärung des Aufbaues der Bestellmaske 


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2.3 Anlegen einer Bestellung – Kreditor im System angelegt 

Wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“, den Punkt 

„Bestellung anlegen“ per Doppelklick aus. 

Das Erscheinungsbild der Bestellung ist durch 3 Bildbereiche, die sich einzeln auf- bzw. 

zuklappen lassen, gekennzeichnet. Somit können Sie selbst bestimmen, welche Daten Sie 

angezeigt haben wollen (aufgeklappt haben wollen). 

Die Bildschirmmaske ist in folgende 3 Bereiche unterteilt: 

Kopf 

Hier werden alle Daten erfasst, welche die gesamte Bestellung betreffen, wie 

Lieferantendaten oder Konditionen. 

Positionsübersicht 

Hier werden die einzelnen Bestellpositionen eingetragen, wie Kontierungstyp, Kurztext, 

Warengruppe, Bestellmenge, und Nettopreis. 

Positionsdetail 

Hier werden die zusätzlichen Daten zu einer Bestellposition erfasst, wie Kontierung und 

Steuerkennzeichen (ev. auch Anlagen oder Rechnungspläne). Die Reiter des 

Positionsdetails sind erst sichtbar, wenn bereits eine Position in der Positionsübersicht 

eingetragen wurde. 

Als Bestellform wählen Sie die Normalbestellung (bereits voreingestellt). 

Tragen Sie nun im oberen weißen Feld „Lieferant“ den Namen des Kreditors (= Lieferant), 

einen Teil des Namens, oder, wenn der Kreditor nicht angelegt ist, CPD ein und 

drücken die ENTER-Taste. Wenn es zu Ihrer Eingabe mehrere Lieferantennamen gibt, 

erhalten Sie eine Auswahlliste. Bestätigen Sie nun mit Doppelklick den passenden 

Lieferanten. 

Nummer und Name des Lieferanten werden in das Bestellformular übernommen. 

Sie haben auch die Möglichkeit, über eine Auswahl aus der Lieferantenliste zu treffen. 

Hierfür müssen Sie den Namen, oder Teile des Lieferantennamens oder CPD mit *...* in 

das Feld „Name“ eintragen und die Suche mit starten. Mit Doppelklick übernehmen Sie 

Ihre gewünschte Auswahl. Als weitere gute Suchmöglichkeit bietet sich das Feld 

„Postleitzahl“ an. Tragen Sie die Postleitzahl ein und starten Ihre Suche mit ENTER oder 

. Mit Doppelklick übernehmen Sie Ihre Auswahl aus der Vorschlagsliste. 

Bestätigen Sie anschließend die Kreditorennummer mit ENTER, sodass die 

Zahlungsbedingungen und die Währung aus den Stammdaten übernommen werden. 

Pflegen Sie nun im Bereich der Kopfdaten folgende Reiter: 

Reiter „Lieferung/Rechnung“ 

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Abbildung 1: Bestellung anlegen: Reiter „Lieferung und Rechnung“ 

Zahlungsbed 


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Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von 

Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Treffen 

Sie bei einem CPD-Lieferanten mit eine Auswahl aus der 

Vorschlagsliste und bestätigen diese mit einem Doppelklick. 

Wenn Sie nach der Eingabe eines gepflegten Kreditors die ENTER- 

Taste gedrückt haben, werden die Zahlungsbedingungen aus dem 

Lieferantenstamm vorgeschlagen. Diese Felder können 

überschrieben werden. 

Zahlung in Anzahl von Tagen, die zusammen mit dem Zahlungsbasisdatum die 

jeweilige Zahlungsfrist darstellt. Diese Felder werden aufgrund der 

Auswahl der Zahlungsbedingungen automatisch befüllt bzw. bleiben 

frei oder können überschrieben werden. 

Währung Haben Sie nach der Eingabe des Kreditors die ENTER-Taste 

gedrückt, wird die Währung aus dem Lieferantenstamm gezogen. 

Ändern Sie bei Bedarf die Belegwährung vor Eingabe einer 

Bestellposition. 

Reiter „Texte“ 

18.05.2012 Seite 35 von 217

Abbildung 2: Bestellung anlegen: Reiter „Texte“ 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

In diesem Reiter können Sie verschiedene Texte hinterlegen, die auch in der Bestellung 

mitausgegeben werden (ausgenommen: Kopfnotiz, Lieferantennotiz). Dies betrifft vor 

allem 

folgende Kopftexte: 

Ansprechpartner 

Unsere Kundennummer 

Ihr Angebot 

Lieferadresse 

Kopftext (zentral) 

Lieferbedingungen 

Zahlungsbedingungen 

Anlage 

Sonstige Vereinbarungen 

Für die Eingabe der Texte wählen Sie durch einen Doppelklick im linken Teil das 

gewünschte Feld aus, sodass es orange hinterlegt ist und schreiben den Text in das 

rechte weiße leere Feld. 

Nach der Texteingabe können Sie mit der nächsten Eingabe fortfahren und Ihr Text wird 

automatisch gespeichert, was durch ein grünes Hakerl erkennbar wird. 

18.05.2012 Seite 36 von 217

Reiter „Konditionen“ 

Abbildung 3: Bestellung anlegen: Reiter „Konditionen“ 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

In diesem Reiter sind keine Felder zu befüllen. Der Reiter dient allerdings dazu, um nach 

der Eingabe von einer oder mehrerer Positionen in der Positionsübersicht, die Bruttopreise 

auf eventuelle Rundungsfehler und die Nettosumme von mehreren einzelnen Positionen, 

zu kontrollieren. 

Vorsicht: Ein ev. Skontobetrag wird zwar vom Nettobetrag berechnet, es wird aber bei der 

Überweisung der richtige Gesamtwert vom Bruttobetrag abgezogen. 

Reiter „Anschrift“ 

Abbildung 4: Bestellung anlegen: Reiter „Anschrift“ 

18.05.2012 Seite 37 von 217


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Hier werden die Daten des Kreditors (Lieferant) angezeigt und können belegbezogen 

geändert werden. 

Im Falle eines CPD-Einmallieferanten müssen die Adressdaten hier eingegeben werden. 

Im Bereich der Positionsübersicht sind folgende Spalten zu pflegen: 

Abbildung 5: Bestellung anlegen – Positionsübersicht 

K 

Kontierungstyp 

Geben Sie einen Kontierungstyp ein, oder wählen Sie diesen über 

die Auswahlliste aus und bestätigen ihre Auswahl mit Doppelklick 

(K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag). 

Der Kontierungstyp ist ein Schlüssel, der angibt, auf welche 

Kontierung (Nummer der Kostenstelle, Anlagennummer, 

Innenauftragsnummer) eine Bestellung zu buchen ist. 

Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw. 

Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen werden 

eingesetzt: 

K: Bestellung für direkten Verbrauch auf Kostenstelle (ehemals 

hoheitlicher Bereich) 

A: Beschaffung von Anlagen auf die Kostenstelle als auch aus 

Drittmitteln. Auch von wissenschaftlichen Büchern und Zeitschriften 

(siehe eigenes Kapitel: Anlagen anlegen) 

F: Bestellung, die nicht direkt das Globalbudget betreffen, z.B. 

Innenaufträge, Projekte 

Kurztext Geben Sie hier eine Kurzbeschreibung der bestellten Ware(n) für 

den Text auf der Bestellung ein. (Es besteht die Möglichkeit, über 

den Reiter „Texte“ im Positionsdetail weitere Informationen 

einzugeben.) 

Warengruppe Wählen Sie eine Warengruppe aus der Vorschlagsliste durch 

Doppelklick aus (Achtung: wählen Sie bitte hier genau die passende 

Warengruppe aus! 

18.05.2012 Seite 38 von 217


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Siehe Homepage der Quästur unter Warengruppen: 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls 

Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten. 

BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das 

Material bestellt wird). Für Dienstleistungen wird immer die 

Leistungseinheit LE verwendet, sonst ST für Stück. Sie können auch 

eine Auswahl mit aus der Vorschlagsliste treffen. 

Nettopreis Pflegen Sie hier den Nettopreis der Ware oder Dienstleistung. 

Beachten Sie im Zusammenhang mit der Eingabe des Nettopreises 

das Feld pro in der Spalte davor. Hier besteht die Möglichkeit 

anzugeben, für welche Menge der Nettopreis gilt. 

Kostenlos Handelt es sich um eine Position, für die nichts verrechnet wird, ist 

ein Hakerl in diesem Feld zu setzen (keine Eingabe eines 

Nettopreises möglich). z.B. für kostenlose Optionen 

Alle anderen Felder werden normalerweise nicht befüllt und bleiben leer. 

Mit ENTER werden die eingegebenen Daten bestätigt. 

Die auftretende rote Fehlermeldung „Bitte Kostenstelle eingeben“ oder 

„Das Konto ...... erfordert eine kostenrechnungsrelevante Kontierung“ soll Sie nicht 

irritieren. Fahren Sie fort und befüllen Sie die Pflichtfelder im Positionsdetail. 

Im Bereich des Positionsdetails sind folgende Reiter zu pflegen: 

Reiter „Kontierung“ 

Abbildung 6: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Kontierung“ (Kostenstelle) 

Abbildung 6.1.: Bestellung anlegen – Positionsdetail: Reiter „Kontierung“ (Innenauftragsnr.) 

18.05.2012 Seite 39 von 217

KontTyp 

Kostenstelle 

ODER 


Karlsplatz 13 

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DVR Nr. 0005886 

Der Kontierungstyp wird automatisch aus Ihrer Eingabe in der 

Positionsübersicht im Feld „Kontierungstyp“ übernommen. 

Erscheint bei Kontierungstyp K für Kostenstelle: 

Geben Sie die Kostenstellennummer Ihres Instituts ein. 

Innenauftrag Erscheint bei Kontierungstyp F für einen Innenauftrag: 

Geben Sie die Innenauftragsnummer ein. 

Sie haben die Möglichkeit diese über die Auswahlliste zu suchen. 

Klicken Sie dazu an und tragen im Feld „Auftrag“ *...* ein und 

starten die Suche mit . Wählen Sie aus der Vorschlagsliste die 

passende Auftragsnummer und übernehmen diese mit einem 

Doppelklick. 

Die weiteren Felder sind nicht zu pflegen. Drücken Sie ENTER und wechseln in folgenden 

Reiter: 

Reiter „Konditionen“ 

Abbildung 7: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Konditionen“ 

KArt 

Die Konditionsart gibt z.B. an, ob das System bei der Preisfindung 

einen Preis, Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie 

Frachtkosten und Steuern verwenden soll. Für jedes dieser 

Preiselemente ist im System eine Konditionsart definiert. Die 

Standardpositionen sind vorhanden. Es können vor allem Rabatte 

fehlen. 

In diesem Reiter müssen normalerweise KEINE FELDER befüllt werden. 

18.05.2012 Seite 40 von 217

Reiter „Rechnung“ 

Abbildung 8: Bestellung anlegen – Positionsdetail: Reiter „Rechnung“ 

RechnEingan 

g 


Karlsplatz 13 

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DVR Nr. 0005886 

Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Rechnungseingang verbunden ist. 

Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, erfolgt die Lieferung der 

Waren kostenlos (wird in der Positionsübersicht das Häkchen bei 

Kostenlos gesetzt, scheint es hier auch nicht mehr auf). Standard: Hakerl 

gesetzt 

Endrechnung Kennzeichen , das angibt, dass die abschließende Lieferantenrechnung 

für diese Position bereits eingegangen ist bzw. dass keine weitere 

Rechnung mehr erwartet wird. Um nach einer bereits erfolgten Teilzahlung 

das Rest-Obligo abzubauen, ist beim Ändern der Bestellung das Häkchen 

bei Endrechnung zu setzen. Standard: Hakerl nicht gesetzt. 

Steuerkennz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine 

Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörde 

berücksichtigt werden muss. Das Steuerkennzeichen muss angegeben 

werden, weil für die Budgetprüfung der Bruttobetrag herangezogen wird. 

Es werden für Bestellungen aus Österreich die Steuerkennzeichen V (V3, 

V4, V5) und für EU-Lieferanten die Steuerkennzeichen E (E0, E3, E4) 

verwendet. Für Lieferanten aus Drittländern verwenden Sie das 

Steuerkennzeichen V9. 

Wählen Sie die passende Steuer aus der Vorschlagsliste aus und 

bestätigen diese mit einem Doppelklick. 

Siehe Homepage der Quästur unter Steuerrichtlinien bzw. Warengruppe: 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls 

18.05.2012 Seite 41 von 217

Reiter „Texte“ 

Abbildung 9: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Texte“ 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Ebenso wie im Kopfbereich, können auch auf Positionsebene Texte eingegeben werden, 

von denen einige mit der Bestellung mit ausgegeben werden. 

Texte, die unterhalb der Positionsbezeichnung angezeigt werden (auf der ausgedruckten 

Bestellung), sind: 

Materialbestelltext 

Infobestelltext 

Positionstext 

Anlieferungstext 

Reiter „Anlieferadresse“ 

Abbildung 10: Bestellung anlegen – Anlieferadresse 

Wenn Sie eine einmalige Anlieferadresse angeben möchten, können Sie alle Angaben 

händisch überschreiben. Vor allem Institute mit Außenstellen sollten manuell die 

Lieferadresse eingeben. Die Adresse sollte die Angabe des Instituts enthalten, damit der 

Lieferant die Ware auch zustellen kann. Sollen alle Positionen an die Außenstelle geliefert 

werden, empfiehlt sich aber die Verwendung der Lieferadresse auf Kopfebene. 

Wenn Sie alle notwendigen Daten eingetragen und Pflichtfelder befüllt haben, können Sie 

nun Ihre Bestellung mit speichern. Von einer oder mehreren gelben Hinweismeldungen 

lassen Sie sich bitte nicht verwirren, lesen Sie diese und fahren Sie mit der Sicherung 

Ihrer Bestelldaten fort. 

Sie sehen nun unten in der grauen Informationszeile eine 10-stellige Bestellnummer 

(45........). Diese Nummer wird für die Weiterverarbeitung unbedingt benötigt, deshalb 

sollten Sie sich diese notieren. 

18.05.2012 Seite 42 von 217


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

2.4 Anlegen einer Bestellung – CPD-Lieferant 

Für Kreditoren (=Lieferanten), die nur einmal vorkommen, können Sie den Stammsatz für 

CPD-Konten verwenden. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen werden im Stammsatz 

für CPD-Konten keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert, da das Konto für 

mehrere Lieferanten benutzt wird. Die jeweils für den Kreditor relevanten Daten, wie etwa 

die Anschrift oder die Bankverbindung, müssen Sie bei der Belegerfassung 

(Bestellung/Eingangsrechnung) jedes Mal selbstständig eingeben. 

Dazu gehen Sie im Benutzermenü im Feld „Beschaffung“ auf den Punkt „Bestellung 

anlegen“ und öffnen diesen mit Doppelklick. 

Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld cpd* (Wichtig: setzen Sie bei jeder Abfrage einen * 

hinten dran) ein und drücken die ENTER-Taste. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem 

Sie den für Sie passenden CPD-Lieferanten auswählen und durch Doppelklick in das 

Lieferantenfeld übernehmen. 

Unterscheiden Sie bitte zu jedem CPD-Kreditor zwischen Inland, dem jeweiligen EU-Land 

und Drittland. 

Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlegen eines CPD-Kreditors 

Nun ist es bei einem CPD-Kreditor wichtig, die Felder im Reiter „Anschrift“ zu befüllen. 

18.05.2012 Seite 43 von 217

Abbildung 2: Bestellung anlegen/Reiter: Anschrift 


Karlsplatz 13 

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DVR Nr. 0005886 

Möchten Sie die Lieferantendaten verfeinern, klicken Sie auf das Feld 

und befüllen Sie die für Sie notwendigen Felder. 

Beachten Sie bitte, dass das Feld „Hausnummer“ ein eigenes Feld ist und nicht im Feld 

„Straße“ einzutragen ist. 

Beenden Sie Ihre Eingaben mit . 

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Karlsplatz 13 

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DVR Nr. 0005886 

Abbildung 3: Bestellung anlegen/Reiter: Anschrift – Details Anschrift 

Wenn Sie mit der Bestellung fertig sind, speichern Sie diese per Klick auf . 

Nun werden Sie 3 gelbe Fehlermeldungen bekommen, was bei CPD-Bestellungen 

immer der Fall ist: 

Abbildung 4: 3 gelbe Fehlermeldungen bei CPD-Bestellung 

Sie können diese ignorieren und per Klick auf bestätigen und die Bestellung speichern. 

18.05.2012 Seite 45 von 217

Eingangsrechnung erfassen für CPD 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Nachdem Sie eine Bestellung angelegt haben, und diese freigegeben worden ist, können 

Sie die Eingangsrechnung erfassen. 

Gehen Sie auf „Eingangsrechnung“ � „Eingangsrechnung erfassen“ und geben Sie wie 

gewohnt das Rechnungsdatum, die Referenz, den Betrag (brutto), das Hakerl bei „Steuer 

rechnen“ und die Bestellnummer ein. Durch Drücken der ENTER-Taste werden die Daten 

aus der Bestellung übernommen. Wenn nun der Saldo 0,00EUR anzeigt und die Ampel 

auf Grün ist, können die Bankdaten wie folgt eingegeben werden: 

Drücken Sie auf die Schaltfläche und ein neues Fenster öffnet sich. 

Abbildung 5: CPD-Bankdaten pflegen in Eingangsrechnung 

18.05.2012 Seite 46 von 217

Abbildung 6: CPD-Eingangsrechnung: Sprache und Bankdaten 


Karlsplatz 13 

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DVR Nr. 0005886 

Geben Sie rechts oben die Sprache ein (DE od. EN) und gehen Sie ganz unten rechts auf 

„IBAN“. [Falls kein IBAN bekannt und auch nicht notwendig ist (Inland, USA, usw.), können 

Sie die Felder Bankschlüssel (= Bankleitzahl) und Bankkonto direkt befüllen und ENTER 

drücken.] 

Abbildung 7: IBAN eingeben 

Geben Sie den IBAN Code ein und drücken Sie anschließend auf . 

Falls die Eingabe falsch ist, kommt zwar keine Fehlermeldung, aber es werden Ihre 

Eingaben gelöscht und keine Bankdaten generiert (Kontonummer und Bankleitzahl in die 

betreffenden Felder geschrieben). 

18.05.2012 Seite 47 von 217


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Falls die Bank als solche von der Quästur noch nicht in SAP angelegt ist (kann 

vorkommen bei exotischen Banken), dann fordern Sie bitte unter Angabe der Bankdaten 

(mindestens Name, Land, SWIFT Code, ev. IBAN) per Email die Anlage der Bank bei Frau 

North in der Quästur an. 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Bank_anlegen.pdf 

In diesem Fall müssen Sie die Eingabe abbrechen. 

Ob die Bank schon angelegt ist oder nicht, können Sie auch feststellen, indem Sie im 

unteren Bereich auf den Button „Bank“ klicken und nach Ihrer Bank suchen. 

Abbildung 8: Bank suchen 

18.05.2012 Seite 48 von 217

Abbildung 9: Anschrift und Bankdaten pflegen 

Auch in diese Maske wurden nun die Bankdaten übertragen. 

Hinweis: 

Bei CPD-Lieferanten aus einem EU-Land ist die UID-Nr. des Lieferanten 

in diesem Fenster im Feld „USt-Id.Nr.“ einzugeben! 

Wenn alle Daten vorhanden sind, bestätigen Sie mit links unten. 

Damit kommen Sie zurück in die Hauptmaske. 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Nun wie gewohnt mit dem Diskettensymbol die Eingangsrechnung sichern, und den 

Barcode eingeben. Links unten erscheint die Belegnummer, die Sie bitte auf der 

Rechnung (Kontierungsstempel) vermerken. 

2.5 Anlegen einer Bestellung – EU-Lieferant 

Zusätzlich zu den gewohnten Pflichtfeldern in der Bestellung müssen bei einem 

Lieferanten, der aus einem EU-Land stammt, die Importdaten gepflegt werden. 

Es ist hierbei zwischen Warenlieferungen und Dienstleistungen zu unterscheiden, da die 

Importdaten auf unterschiedliche Weise gepflegt werden: 

Bei Dienstleistungen ist sowohl im Kopf als auch im Positionsdetail im Reiter „Import“ das 

Ausschlusskennzeichen 01 zu setzen (siehe weiter unten). 

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Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Bei Warenlieferungen ist nicht das Ausschlusskennzeichen zu setzen! Dafür müssen 

andere Importfelder gepflegt werden, wie Sie der untenstehenden Doku entnehmen 

können. 

Einzige Ausnahme: die Beförderungsdaten müssen auf jeden Fall gepflegt werden. 

Dazu öffnen Sie bitte den Reiter „Import“ und pflegen im Subreiter „Beförderung“ folgende 

Felder: 

Abbildung 1: Bestellung anlegen/Reiter: Import 

Spezifisch müssen Sie nun die Beförderung Ihrer bestellten Ware (bzw. Dienstleistung) 

angeben. 

Verkehrszweig Grenze Klicken Sie an, um das Pulldown-Menü (Verkehrszweig 

für Außenhandel) zu öffnen und wählen Sie mit Doppelklick 

die passenden Transportart. 

Verkehrszweig Inland 

Gehen Sie wie im Feld „Verkehrszweig Grenze“ vor. 

Zusätzlich ist hier bei Dienstleistungen im nächsten Subreiter „Abschlüsse“ das Intrastat- 

Ausschlusskennzeichen „01“ zu setzen. Somit wird eine Intrastatmeldung verhindert. 

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Abbildung 2: Reiter „Import/Subreiter: Abschlüsse: Ausschlusskennzeichen 01 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Geben Sie nun in der Positionsübersicht die Daten Ihrer Bestellung wie gewohnt ein und 

bestätigen diese mit ENTER. 

Anschließend müssen Sie im Positionsdetail die Pflichtfelder wie gewohnt befüllen. Dazu 

zählen die Kostenstelle bzw. Innenauftragsnummer und das jeweilige Steuerkennzeichen. 

Bei Dienstleistungen (z.B. Tagungs-, Seminar-, oder Kongressgebühren, 

Mitgliedsbeiträgen, Leistungen, welche im Ausland erbracht wurden, wie 

Hotelrechnungen, Bus- und Bahnkarten) im EU-Raum fällt keine Erwerbssteuer an. Daher 

wird das Steuerkennzeichen N0 (0%) verwendet. 

Bei Warenlieferungen aus dem EU-Raum (Innergemeinschaftliche Lieferung) wird auf 

der Rechnung keine landesspezifische MWSt verrechnet, sondern es müssen die UID- 

Nummern angeführt sein. Sowohl jener der TU als auch die vom Lieferanten. Das 

Steuerkennzeichen ist nun spezifisch zur Ware auszuwählen: E3 (10%) bei Büchern, oder 

E4 (20%) bei allen anderen Waren. 

Weiters müssen Sie auch unten im Positionsdetail die Importdaten pflegen. Wählen Sie 

dazu den Reiter „Import“. Hier gibt es weitere Reiter in denen Daten einzutragen sind: 

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Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Abbildung 3: Bestellung anlegen/Positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung 

Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung 

WarenNr/Imp.CodeNr Wählen Sie mit eine entsprechende Warengruppe aus 

und übernehmen diese mit Doppelklick. 

(Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt 

werden!) 

Abbildung 4: Bestellung anlegen/Positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft 

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Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft 


Karlsplatz 13 

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DVR Nr. 0005886 

Ursprungsland Wählen Sie mit das entsprechende Ursprungsland aus 

und übernehmen diese mit Doppelklick. 

Importverfahren Wählen Sie mit den innergemeinschaftlicher Erwerb 

40000 aus und übernehmen diesen mit Doppelklick. 

(Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt 

werden!) 

Bei Dienstleistungen müssen Sie im Subreiter „Abschlüsse/Werte“ im Feld 

„Ausschluß/Einschluß“ das Ausschlusskennzeichen „01“ eintragen oder über die 

Vorschlagsliste unter auswählen (Abbildung 9). 

Abbildung 5: Positionsdetail: Reiter Abschlüsse/Werte 

Bleibt die Ampel links rot, ist es sinnvoll, eine Unvollständigkeitsprüfung durchzuführen. 

Klicken Sie dazu auf das Icon . Es erscheint ein neues Feld, in dem alle noch zu 

befüllenden Felder angezeigt werden. 

Abbildung 6: Unvollständigkeitsprüfung 

Mit Doppelklick in die jeweilige Zeile, gelangt man zu jenem Feld, welches noch zu 

befüllen ist (Feld ist dann weiß hinterlegt). Drücken Sie nach dem Befüllen des Feldes die 

ENTER-Taste. So gelangen Sie wieder in das Fenster der Unvollständigkeitsprüfung 

zurück und können mit dem Befüllen der noch fehlenden Felder auf die gleiche Art weiter 

verfahren. 

18.05.2012 Seite 53 von 217

Bei einer grünen Ampel (links) sind alle Felder vollständig gepflegt. 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Hinweis: 

Bei einer Dienstleistung wird die Ampel im Positionsdetail ignoriert und es können auch 

bei einer roten Ampel die Daten abgespeichert werden (aber nur bei gesetztem 

Ausschlusskennzeichen - siehe Abbildung 2 und 5). 

Zusätzlich müssen noch im Positionsdetailreiter „Mengen/Gewichte“ (nicht im Reiter 

Import) die Felder des Nettogewichts und die Mengeneinheit befüllt werden. 

Abbildung 7: Positionsdetail: Reiter: Mengen/Gewichte 

Wenn Sie alle notwendigen Daten eingegeben haben, werden diese anschließend mit 

zusammen mit der Bestellung gespeichert und Sie erhalten eine Bestellnummer. 

Mögliche Fehlermeldungen: 

Falls Sie die Importdaten nicht gleich richtig gepflegt haben, könnten folgende 

2 Fehlermeldungen auftreten: 

1.) Incoterms betreffend: Gehen Sie im Kopf in den Reiter „Lieferung/Rechnung“ und 

geben Sie im Feld „Incoterms“ FH ein. 

Abbildung 8: Incoterms-Fehlermeldung 

18.05.2012 Seite 54 von 217


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

2.) GRWR (Grenzübergangswert) betreffend: Gehen Sie im Positionsdetail in den 

Reiter „Konditionen“ und scrollen Sie in der Tabelle so lange hinunter bis Sie die 

erste freie Zeile sehen. Hier klicken Sie in das Feld in der ersten Spalte 

Abbildung 9: GRWR-Fehlermeldung 

2.6 Anlegen einer Bestellung – Kreditkartenabrechnung 

Um eine Kreditkartenabrechnung im SAP zu buchen, wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü 

unter dem Kapitel „Beschaffung“, den Punkt „Bestellung anlegen“ durch Doppelklick 

aus. 

Eine Kreditkartenabrechnung ist wie eine Bestellung anzulegen, mit Ausnahme der im 

folgenden Kapitel beschriebenen Felder. 

Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld „Kreditkarten“ ein und drücken anschließend die 

ENTER-Taste. Die Nummer wird in das Bestellformular übernommen. Der Reiter 

„Anschrift“ wird mit keinen Daten befüllt. 

Hinweis: 

Der Kreditor „Kreditkarten“ gilt für die Institutskreditkarten VISA und DINERS CLUB. 

Verwenden Sie bei Diners Club nicht den Kreditor „AirPlus Air Travel Card 

Vertriebsges.m.b.H.“. 

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Abbildung 1: Kopfdaten 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Tragen Sie in der Positionszeile wie gewohnt die Daten der Kreditkartenabrechnung lt. den 

Originalbelegen in die einzelne(n) Positionszeile(n) ein und bestätigen Ihre Daten mit 

ENTER, sodass Sie dann im Positionsdetail die Kostenstellen oder Innenauftragsnummer 

eintragen können. Beachten Sie weiters das Steuerkennzeichen und wählen das richtige 

aus. Speichern Sie anschließend Ihre Bestellung mit . 

Achtung: zu jedem Kreditkartenkontoauszug müssen auch die passenden Originalbelege 

vorhanden sein. Bei Kongress- oder Tagungsgebühren gelten die entsprechenden 

Einladungen bzw. Registrierungsformulare als Originalbeleg. 

Eingangsrechnung erfassen: 

Nachdem die Bestellung freigegeben wurde, können Sie die Eingangsrechnung wie 

gewöhnlich erfassen. 

Der Unterschied zur "normalen" Eingangsrechnung besteht darin, daß Sie im Reiter 

„Zahlung“ das Feld „Zahlsperre“ auf „Abbucher“ umändern. 

Abbildung 3: Reiter „Zahlung“ 

Pflegen Sie anschließend im gleichen Reiter die Partnerbank – PartnBank (fiktive 

Bankverbindung). 

18.05.2012 Seite 56 von 217


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Wechseln Sie anschließend zurück in den Reiter „Grunddaten“ und überprüfen Sie, ob der 

Saldo 0,00 beträgt und die Ampel grün ist. Sind diese Vorraussetzungen erfüllt, 

speichern Sie die Eingangsrechnung mit ab und tragen die Belegnummer in die erste 

Zeile des Kontierungsstempels ein. 

2.7 Anlegen einer Bestellung mit Anlage + Zukauf zur bestehenden 

Anlage 

Anlagen anlegen 

Was fällt unter den Begriff „Anlage“ 

Waren mit einem Anschaffungswert von über 1.000,-- Euro inkl. MwSt. (PC, Drucker, 

wissenschaftliche Apparate, Büroausstattung, …). 

Aber auch wissenschaftliche Bücher/Zeitschriften (siehe unten). 

Hinweis 

Auf der Homepage der Quästur finden Sie unter „Anlagenklassen“ in einer pdf-Datei alle 

aktuellen Anlagenklassen inkl. Beispielen aufgelistet. 

Anlage anlegen 

SAP Benutzermenü � „Beschaffung“ � „Bestellung anlegen“ � Bestellung wie 

gewohnt anlegen. 

In der Positionszeile sind folgende 6 Pflichtfelder (Spalten) zu befüllen: 

K (= Kontierungstyp), Kurztext, Warengruppe, Bestellmenge, BME (ST), Nettopreis 

� 2 Felder sind anders als bei „normaler“ Bestellung zu befüllen: 

Kontierungstyp Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben, sowohl 

im hoheitlichen als auch im Drittmittelbereich. 

Warengruppe Es ist die Warengruppe 535 für Anlagen auszuwählen. 

18.05.2012 Seite 57 von 217

Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlagen 

� ENTER. 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Anschließend gehen Sie hinunter ins Positionsdetail � Reiter „Kontierung“ � auf 

Button klicken � Popup-Fenster „Auf Anlagen verteilen“ geht auf, in dem 

die folgenden drei rot markierten Felder wichtig sind: 

18.05.2012 Seite 58 von 217

Abbildung 2: Anlage anlegen: Auf Anlagen verteilen 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Anlagenklasse Die Anlage muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. Bei 

Unkenntnis der Anlagenklasse kann eine Auswahl mit getroffen 

werden. (siehe auch pdf-Datei der Quästur) 

Es öffnet sich ein neues Fenster: 

Hier können Sie im Reiter „Buchungskreis und Klassen“ Ihre 

Suche mit starten. Wählen Sie aus der Vorschlagsliste eine 

18.05.2012 Seite 59 von 217

Buchungskreis/ 

Anlage 

Anzahl 

gleichartiger 

Anlagen 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

passende Anlagenklasse aus und übernehmen Sie Ihre Auswahl 

mit Doppelklick oder . Oder Sie klicken im Reiter „Buchungskreis 

und Klassen“ neben dem Feld „Anlagenklasse“ auf und 

bestätigen Ihre Auswahl der Anlagenklasse durch Doppelklick oder 

. Wählen Sie genau aus, da diese Wahl die Abschreibungsdauer 

und die Finanzkonten bestimmt. 

ACHTUNG: Drücken Sie bitte NICHT die ENTER-Taste! 

Der richtige Buchungskreis TUW1 wird automatisch gewählt und 

soll nicht verändert oder gelöscht werden! 

Das Anlegen mehrerer gleicher Anlagen wird im nachfolgenden 

Kapitel „Anlegen mehrerer Anlagen“ genau beschrieben. 

Vorlage Es kann eine bereits existierende Anlage als Vorlage (d. h. 

bestimmte Daten werden von der bestehenden Anlage 

übernommen) herangezogen werden. Im Regelfall wird dieses 

Feld nicht befüllt. 

Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen 

werden. 

Kostenstelle Tragen sie in diesem Feld vorläufig NICHTS ein. 

Werk Es wird TUW1 automatisch vorgeschlagen. 

Standort Bitte wählen Sie den Standort der Anlage aus der Auswahlliste 

über aus. Bei Geräten, die auch außer Haus Verwendung 

finden, den gewöhnlichen Aufbewahrungsort. Übernehmen Sie 

Ihre Auswahl mit Doppelklick oder . 

ACHTUNG: Bitte NICHT die ENTER-Taste drücken! 

� Auf den Button klicken � Sie gelangen zu „Anlagen anlegen: 

Stammdaten“ in den Reiter „Allgemein“ � hier müssen Sie nichts befüllen 

18.05.2012 Seite 60 von 217

Abbildung 3: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Allgemein 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Sie können die Felder „Serialnummer“ und „Inventarnummer“ befüllen: 

Bezeichnung Die Bezeichnung der Anlage wird automatisch aus dem Kurztext in 

der Positionszeile hineingezogen und erscheint auch automatisch im 

Feld "Text Anlagenhauptnr". 

Serialnummer Hier könnte eine eventuell vorhandene Seriennummer des 

Gegenstandes eingegeben werden. 

Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen 

werden. 

Weitere Felder Alle anderen Datenfelder müssen nicht verpflichtend befüllt werden. 

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Wechseln Sie in den Reiter „Zeitabhängig“ � 

Abbildung 4: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Zeitabhängig 


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DVR Nr. 0005886 

Hier müssen Sie folgende Felder befüllen: 

Kostenstelle Die Anlage ist im Hinblick auf die kommende Verbuchung von 

Abschreibungsbeträgen einer Kostenstelle (Globalbudget) 

ODER 

Innenauftrag einem Innenauftrag zuzuordnen (Drittmittelbereich). Befüllen Sie 

eines der beiden Felder mit der jeweiligen Nummer. 

Weitere Felder Die übrigen Datenfelder müssen Sie nicht befüllen. 

Wechseln Sie in den Reiter „Herkunft“ � 

Abbildung 5: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Herkunft 

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Investitionsauftrag Befüllen Sie dieses Feld folgendermaßen: 


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DVR Nr. 0005886 

Entweder: 

� Wenn Sie im Reiter „Zeitabhängig“ die Nummer Ihrer 

Kostenstelle eingetragen haben, müssen Sie nun INV + 

Kostenstelle eingeben. Bsp: INV527000 

ODER: 

� Wenn Sie im Reiter „Zeitabhängig“ die Nummer eines 

Innenauftrags eingetragen haben, müssen Sie nun die 

gleiche Innenauftragsnummer eingeben. Bsp: 

D52700040001 

Nun haben Sie alle Pflichtfelder im Fenster „Anlage anlegen: Stammdaten“ befüllt und 

können mit dem Button zurückgehen. 

Sie gelangen wieder in folgendes Fenster: 

Abbildung 6: Anlage anlegen: Folgebild 

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Bestätigen Sie die Daten mit oder der ENTER-Taste. 


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DVR Nr. 0005886 

Jetzt können Sie auf klicken und somit die Bestellung (inkl. Daten der Anlage) 

speichern. 

Sie erhalten wie gewohnt eine Bestellnummer (45xxxxxxxxx). 

Fachliteratur und wissenschaftliche Zeitschriften 

werden immer als Anlagen verbucht, auch wenn sie weniger als 1000€ kosten. 

Hinweis: 

Für sonstige nicht wissenschaftliche Bücher/Zeitschriften ist die Warengruppe 537 

(„sonstige Bücher/Zeitschriften“) zu verwenden. 

� Achtung: Steuer von Büchern beträgt 10% � Steuerkennzeichen V4 (Österreich) oder 

E3 (EU-Ländern) 

2 Anlagenklassen bei Fachliteratur: 

18.05.2012 Seite 64 von 217

Abbildung 7: Anlagenklassen bei Büchern und wissenschaftlichen Zeitschriften 

40000 Wissenschaftliche Fachbücher (auch auf Datenträger) 

41000 Wissenschaftliche Zeitschriften (auch auf Datenträger) 


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DVR Nr. 0005886 

Wenn Sie ein Buch oder eine Zeitschrift im SAP gebucht haben, wenden Sie sich bitte 

mit dem Exemplar und der Rechnung an die Bibliothek, um das Werk in das 

Bibliotheksprogramm ALEPH eintragen zu lassen. 

Storno einer Anlage 

Funktioniert wie bei einer „normalen“ Bestellung, aber: 

bei Stornierung einer Bestellung zu einer Anlage ist zu berücksichtigen, dass die dabei 

angelegte Anlage weiterhin bestehen bleibt und nicht automatisch gelöscht wird. Das 

hat u.a. zur Folge, dass nicht bebuchte Anlagen im Anlagenverzeichnis aufscheinen und 

dafür auch Etiketten gedruckt und den Instituten zugestellt werden. 

Um dies zu vermeiden, sollte man die bereits angelegte Anlagennummer für die korrigierte 

Bestellung wiederverwenden bzw. bei etwaigen Problemen Kontakt mit der Quästur (Frau 

Schmidhofer DW41115) aufnehmen. 

Anlegen mehrerer gleicher Anlagen 

Im folgenden Beispiel werden 10 PC´s als Anlage in einer Position gebucht: 

18.05.2012 Seite 65 von 217

Abbildung 8: Anlegen mehrerer Anlagen 


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DVR Nr. 0005886 

Nehmen Sie folgende Änderungen im Positionsdetail im Reiter „Kontierung“ vor: 

1.) Im Feld „Verteilung“ wählen Sie „Mengenmäßige Verteilung“ aus statt 

„Einfachkontierung“ � 

Danach in der Spalte „Menge“ die Mengenangabe von 10 auf 1 ändern (NICHT 

ENTER drücken!) � die 2.Zeile auch mit 1 befüllen � ENTER drücken (rote 

Fehlermeldungen ignorieren) 

2.) 2. Zeile links außen markieren (wird orange hinterlegt) 

3.) Feld „Kontierungsposition kopieren“ anklicken 

4.) Daneben erscheint nun das Feld „Kontierungsposition einsetzen“ auf den 

kleinen schwaren Pfeil klicken � � „mehrfach einsetzen“ auswählen � 

Abbildung 9: Mengenmäßige Verteilung 

Nun öffnet sich das Fenster „Kontierungspositionen mehrfach einsetzen“: 

Abbildung 10: Kontierungspositionen mehrfach einsetzen 

Hier tragen Sie die Anzahl der noch verbleibenden Positionen ein (in unserem Bsp. sind 

das 

noch 6 Stück PC’s) � NICHT ENTER drücken, sondern klicken Sie auf 

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Durch klicken auf können Sie alle Zeilen markieren (werden orange hinterlegt) um 

anschließend für alle eine Anlage anzulegen, indem Sie auf den Button 

klicken. 

Abbildung 11: Positionsdetail-Maske 

Daraufhin öffnet sich das Fenster „Auf Anlagen verteilen“: 

Abbildung 12: Auf Anlagen verteilen 

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Jetzt sollte sich im Feld „Anzahl gleichartiger Anlagen“ bereits die jeweilige Anzahl der 

Anlagen (in unserem Bsp. 8) befinden. 

Nun können Sie weiter, wie oben beschrieben unter „Anlage anlegen“, vorgehen um alle 

Anlagen gemeinsam anzulegen. 

Hinweis: 

Beim Anlegen von nur 2 Anlagen wird automatisch, wenn Sie im Positionsdetail in der 

Spalte „Menge“ die Anzahl von 2 auf 1 korrigieren, und eine zweite Zeile pflegen, die 

Verteilung auf „mengenmäßige Verteilung“ umgestellt. Anschließend wie gewohnt die 

Anlage über den Button anlegen. Im Popup-Fenster „Auf Anlagen verteilen“ 

ist im Feld „Anzahl gleichartiger Anlagen“ bereits mit der Menge 2 befüllt. 

2.8 Anlegen einer Bestellung mit Teilrechnungsplan 

Allgemeines zum Rechnungsplan 

Der Rechnungsplan bietet Ihnen die Möglichkeit, wiederholte Zahlungen zu einem 

Geschäftsfall (z. B. Kopierkosten, Mieten, Telefongebühren, Anschaffung mit höherem 

Wert bzw. Teillieferungen) über eine Bestellung bzw. Bestellposition abzuwickeln. 

Hinweis: 

Wenn Sie eine normale Bestellung angelegt haben und der Lieferant stellt Teilrechnungen, 

dann ist die nachträgliche Definition eines Rechnungsplanes für diese Bestellung die 

einzige Möglichkeit, die Teilzahlungen abzuwickeln 

Die folgenden 2 Rechnungsplanarten sind vorgesehen: 

� periodischer Rechnungsplan (für wiederkehrende Beträge pro Periode) 

� Teilrechnungsplan (für unterschiedliche Beträge zu bestimmten oder beliebige 

Termine) 

Mit dem Button im Reiter „Rechnung“ des Positionsdetails wählen Sie die 

entsprechende Rechnungsplanart aus der Vorschlagsliste aus: 

Abbildung 1: Rechnungsplan auswählen 

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Abbildung 2: Muster period. Rechnungsplan 

Abbildung 2.1.: MusterTeilrechnungsplan 

und bestätigen Ihre Wahl mit . 


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Achtung: Man kann die Rechnungsplanart, wenn einmal ausgewählt, nicht mehr ändern! 

Der Teilrechnungsplan 

Der Teilrechnungsplan ist einsetzbar für die Bezahlung aller Geschäftsfälle, die in 

Teilschritten abgerechnet werden; z.B. bei Projekten im Anlagenbau, bei der Berechnung 

einzelner Abschnitte eines Bauvorhabens jeweils nach ihrer Fertigstellung oder wenn der 

Lieferant – auch unvorhersehbar – Teilzahlungen fordert (Definition eines Teiles). 

Beim Teilrechnungsplan pflegen Sie die mit dem Lieferanten vereinbarten 

Rechnungstermine selbst, deshalb ist keine Systemunterstützung für Terminvorschläge 

vorgesehen. 

Im Unterschied zum periodischen Rechnungsplan tragen Sie in der Positionszeile in der 

Spalte „Nettopreis“ den Gesamtpreis ein. Der Gesamtwert der Bestellposition wird auf die 

einzelnen Termine des Rechnungsplans aufgeteilt. 

Abbildung 6: Positionszeile 

Nach Eingabe aller relevanten Daten wählen Sie aus der Auswahlliste für die 

Rechnungsplanart „Muster Teilrechnungsplan“. 

Füllen Sie in der Tabelle die Spalten „REdatum“ (Rechnungsdatum) und „%“ bzw. 

„Rechnungswert“ mit jenen Daten, die für die einzelnen Zahlungen relevant sind. Wenn 

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Sie die Option „Rechnungswert“ wählen, müssen Sie in der Spalte „F“ den Wert von 1 auf 

2 ändern, weil das System sonst den eingetragenen Betrag rundet. 

Abbildung 7: Teilrechnungsplan 

Gehen Sie nach Eingabe aller relevanter Daten mit zurück. (es erscheint in den 

meisten Fällen der Hinweis, dass es nicht fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt → 

diese Meldung bestätigen) und sichern die Bestellung anschließend mit . 

Hinweis: 

Ein Sonderfall eines Teilrechnungsplanes liegt vor, wenn weder Zahlungszeitpunkte noch 

Beträge bekannt sind (typisches Bsp.: Mobiltelefonrechnungen). In diesem Fall definieren 

Sie als Rechnungszeitpunkt den 1.1. des laufenden Jahres und tragen in das Prozentfeld 

100 ein. Damit teilen Sie dem System mit, dass der definierte Nettobetrag zu beliebigen 

Zeitpunkten über beliebig viele Zahlungen zu beliebigen Teilbeträgen abgezahlt 

werden kann. 

Abbildung 8: Sonderfall des Teilrechnungsplans 

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2.9 Anlegen einer Bestellung mit periodischen Rechnungsplan 

Nach Eingabe aller relevanten Daten der Bestellung, also bevor Sie im Normalfall die 

„Sichern“ – Taste wählen, wählen Sie aus der Auswahlliste „Muster period. 

Rechnungsplan“. Sie können auch die Bestellung ohne Rechnungsplan sichern und über 

„Bestellung ändern“ diese Änderung im Nachhinein durchführen. 

Wichtig: Beim periodischen Rechnungsplan wird der Wert der Bestellposition zu jedem 

Fälligkeitstermin eingegeben, d.h. wie im unten angeführten Beispiel, dass Sie in die 

Spalte „Nettopreis“ z.B.: 100 EUR eintragen, wenn Sie pro Monat ca. diesen Betrag 

bezahlen möchten. 

In der Positionszeile geben Sie in den Spalten „Bestellmenge“ und „pro“ die gewünschte 

Anzahl der Zahlungen im laufenden Jahr ein. Ein periodischer Rechnungsplan sollte 

prinzipiell nur für ein Kalenderjahr angelegt werden, auch wenn der korrespondierende 

Miet- oder Leasingvertrag selbst unterjährig abgeschlossen wurde. 

Abbildung 3: Positionszeile – period. Rechnungsplan 

Im jeweiligen Rechnungsplan tragen Sie nun die folgenden Werte ein: 

Beginndatum 

Endedatum 

Zahlungshäufigkeit (monatlich, quartalsweise) 

Häkchen in Feld „Im voraus“ 

Abbildung 4: period. Rechnungsplan – Angaben – monatlich zum Ersten 

Nach Bestätigen der eingegebenen Daten mit ENTER, schlägt das System die für die 

Werte gültigen frühesten Termine der jeweiligen Zahlungen vor. 

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Abbildung 5: period. Rechnungsplan – Angaben – quartalsweise 


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Gehen Sie nach Eingabe aller relevanter Daten mit zurück. (es erscheint in den 

meisten Fällen der Hinweis, dass es nicht fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt → 

diese Meldung bestätigen) und sichern Sie die Bestellung anschließend mit . 

2.10 Ausdruck, Freigabe und Storno einer Bestellung 

Bestellfreigabe 

Um eine angelegte Bestellung freizugeben, wählen Sie bitte aus dem Benutzermenü den 

Menüpunkt „Freigabe Bestellung“, und daraus mit Doppelklick den Punkt „Bestellung 

freigeben“. 

18.05.2012 Seite 72 von 217

Abbildung 1: Einkaufsbelege freigeben 

Freigabecode Wählen Sie mit den Code 01 aus der Vorschlagsliste 

und bestätigen Ihre Auswahl mit , oder tragen Sie den 

Wert 01 direkt in das Feld ein. 

Im Feld „Einkäufergruppe“ tragen Sie Ihre Institutsnummer ein. 

Klicken Sie anschließend auf (ausführen) oder die F8-Taste. 


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Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle offenen Bestellungen der 

Organisationseinheit aufgelistet sind, für die Sie die Freigabe durchführen können. 

Abbildung 2: Freigeben Einkaufsbelege mit Freigabecode 01 

Mit einem Doppelklick auf die Bestellnummer links außen können Details der Bestellung 

angesehen werden. 

Um wieder in das Menü der Freigabe zurück zu kommen, klicken Sie auf in der oberen 

Symbolleiste. 

Um die Bestellung freizugeben, klicken Sie einmal in die betreffende Zeile (Zeile wird 

dunkelblau hinterlegt) und drücken anschließend den Button . Die Bestellung 

wird grün hinterlegt und als „freigegeben“ klassifiziert. 

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Abbildung 3: freigegebene Bestellung 


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Wenn alle gewünschten Bestellungen freigegeben sind, schließen Sie den Vorgang mit 

dem Button (sichern) ab. 

Sie haben auch die Möglichkeit, die Positionen nach dem Markieren (blau) direkt über den 

Button einzeln freizugeben und zu sichern. Nach diesem Vorgang 

kommen Sie automatisch wieder in das Einstiegsfenster zurück. 

Möchten Sie die Bestellung in der Druckansicht ansehen, markieren Sie die gewünschte 

Bestellung und klicken auf . Es öffnet sich ein neues Fenster: „Nachricht 

ausgeben“. 

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Abbildung 4: Nachricht ausgeben 


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Markieren Sie die gewünschte Position links außen im grauen Bereich (wird orange 

hinterlegt; dabei steht „INFO“ für die Bestellkopie und „NEU“ für die Originalbestellung) 

und drücken Sie den Button am unteren Rand. Anschließend wird Ihnen die 

Druckversion angezeigt. 

Nachdem Sie alle gewünschten Bestellungen freigegeben haben, gehen Sie mit wieder 

in ihr SAP-Benutzermenü zurück. 

Bestellung drucken 

Nachdem Sie eine Bestellung gebucht haben und diese auch freigegeben wurde, können 

Sie diese ausdrucken. Dazu wählen Sie im Benutzermenü unter dem Punkt „Beschaffung“ 

die Funktion „Nachrichtenausgabe Bestellungen“. 

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Abbildung 1: Nachrichtenausgabe Bestellungen 

Einkaufsbelegdaten 


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Belegnummer Es wird automatisch die zuletzt bearbeitete Bestellung angezeigt. 

Belassen Sie die entsprechende Bestellnummer nur dann im Feld, 

wenn Sie nur diese ausdrucken möchten. Ansonsten entfernen Sie 

die Bestellnummer und drücken anschließend . 

Einkäufergruppe Ein weiteres Selektionskriterium ist die Einkäufergruppe 

(Organisationseinheit). Wenn Sie alle noch offenen Bestellungen 

des Instituts ausdrucken wollen, geben Sie bitte Ihre 

Institutsnummer ein und lassen gegebenenfalls das Feld 

„Belegnummer“ (falls eingetragen) leer. 

Belegdatum Eine Selektion nach dem Belegdatum ist ebenfalls möglich 

(Einzelwerte oder Intervall) 

Drücken Sie anschließend oder die Taste F8. 

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Abbildung 2: Nachrichtenausgabe Bestellungen 


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Sie können die Liste mit sortieren, mit filtern oder mit Felder ein/ausblenden. 

Markieren Sie bitte links außen die Nachricht (NEU) die Sie ausgedruckt haben wollen 

(Ankreuzfeld). Nachdem Sie die Nachricht selektiert haben kann diese angezeigt werden. 

Drücken Sie in diesem Fall den Button . 

Möchten Sie vor dem eigentlichen Ausdruck einen Probeausdruck durchführen, drücken 

Sie bitte nach dem Markieren den Button . Wir empfehlen zudem, nach längeren 

Druckpausen einen Probedruck zu starten, um sicher zu gehen, dass die 

Druckereinstellungen passen. 

Um die Nachricht auszugeben, betätigen Sie den Button . 

Die Bestellung unter der Bezeichnung „NEU“ gehört an den Lieferanten gesendet, die 

Bestellung „INFO“ dient für Ihre Ablage. 

Bestellung stornieren 

Hinweis: Bestellungen bzw. Bestellpositionen können nur so lange storniert werden als es 

dazu keine gebuchte Eingangsrechnung gibt. 

Möchten Sie eine bereits gespeicherte Bestellung stornieren, wählen Sie aus Ihrem 

Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“ den Punkt „Bestellung ändern“ durch 

Doppelklick aus. 

Beim Aufrufen dieser Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch 

angezeigt. 

Wollen Sie sich einen anderen Beleg ansehen, drücken Sie (siehe Kapitel „Bestellung 

anzeigen“). 

Eine Bestellung können Sie nie ganz aus dem System löschen, nur die betreffende 

Positionszeile. Dazu markieren Sie die zu löschende Positionszeile in der 

Positionsübersicht links außen, sodass sie orange hinterlegt ist. 

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Abbildung 1: Storno einer Bestellung/Positionszeile 

Klicken Sie anschließend unten auf um die Position zu löschen (kübeln). 

Es erscheint folgendes Optionsfeld, welches Sie mit „Ja“ bestätigen. 

Abbildung 2: Bestätigung einer zu stornierenden Positionszeile 


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Nach dem erfolgreichen Storno sehen Sie in der betreffenden Positionszeile ein 

Kübelsymbol, welches Ihnen anzeigt, dass diese Position storniert wurde und nicht mehr 

budgetrelevant ist. 

Abbildung 3: Storno einer Positionszeile 

Nicht vergessen: 

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DVR Nr. 0005886 

Sichern Sie Ihr Storno mit . Das System überprüft Ihre Änderungen und gibt 

gegebenenfalls eine Änderungsnachricht aus. Die Bestellnummer ändert sich jedoch 

NICHT. 

2.11 Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Bestellungen (Storno) 

Eingangsrechnung erfassen 

Wenn Sie eine Eingangsrechnung erfassen wollen, rufen Sie in Ihrem Benutzermenü den 

Punkt „Eingangsrechnung“�„Eingangsrechnung erfassen“ auf. 

Achten Sie darauf, dass die dazu passende Bestellung bereits freigegeben ist. 

Folgende Belegkopfdaten müssen eingegeben werden: 

Abbildung 1: Rechnungserfassung Einstieg 

Vorgang 

Hier wählen Sie mit den Vorgang für die Eingangsrechnung aus, die 

Sie erfassen möchten: 

Rechnung: 

Sie haben eine Lieferantenrechnung erhalten. Der Lieferant verrechnet 

Ihnen, z.B. die Ware, die Sie bei ihm bestellt haben.. 

Gutschrift: 

Der Lieferant hat Ihnen bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, z.B. 

wurde weniger geliefert als vereinbart war und das zum vereinbarten 

Gesamtpreis, oder Sie haben die gesamte Lieferung wegen 

Qualitätsmängeln an den Lieferanten zurückgesendet. 

Nachträgliche Entlastung: 

Im Nachhinein sollen Ihnen z.B. die Frachtkosten gutgeschrieben 

werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch unverändert bleiben. 

(siehe Kapitel: Gutschrift und nachträgliche Entlastung) 

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Für eine „normale“ Eingangsrechnung befüllen Sie nun folgende Pflichtfelder im Reiter 

„Grunddaten“: 

Rechnungsdatum Gibt das Rechnungsdatum des Originalbelegs an. Von diesem Datum 

an beginnt die Zahlungsfrist zu laufen. 

Referenz Die Referenznummer entspricht der Rechnungsnummer des 

Lieferanten (Ausnahme: wenn auf einem mitgelieferten Zahlschein 

oder auf der Rechnung auf „Kundendaten“ hingewiesen wird muss 

dieser Wert hier eingetragen werden). 

Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der 

Kostenrechnung erfasst wird. Es wird das aktuelle vorgeschlagen, 

bitte nicht ändern. 

Betrag Hier wird der Bruttobetrag (ohne Berücksichtigung etwaiger Skonti) 

eingetragen. 

(Das Feld rechts daneben – Währung – nicht befüllen, Daten werden 

aus Bestellung übernommen) 

Steuer rechnen Wenn Sie „Steuer rechnen“ markieren, dann berechnet das System 

den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Bestellung. 

Standard: Hakerl setzen 

Wird das Hakerl nicht gesetzt, muss der Steuerbetrag in das Feld 

„Steuerbetrag“ selbst eingegeben werden. 

Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. (Sollte nur verwendet 

werden, wenn durch Rundungsfehler in der Lieferantenrechnung die 

Steuer falsch berechnet wird 

Text Hier können Sie einen erklärenden Text zur Belegposition eingeben. 

Wenn Sie vor den Text „* „ (Stern und Leerzeichen) eingeben, wird 

diese Zeile auch bei der Bezahlung dem Kreditor (Lieferant) als 

Information zusätzlich zur Referenznummer übermittelt. Ansonsten 

dient diese Zeile nur als Information für Sie. 

Bestellnummer 

Geben Sie in das weiße mittlere Feld die Bestellnummer ein, die Sie 

mit dieser Rechnung bezahlen wollen. 

Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit ENTER. 

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Abbildung 2: Rechnungserfassung mit Bestellbezug 


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Nun müssen Sie die Bankverbindung des Kreditors definieren, über welche Sie die 

Rechnung bezahlen möchten. Dieser Punkt ist ein Mussfeld, ohne diese Angabe ist keine 

weitere Aktion möglich! Dazu gehen Sie in den Reiter „Zahlung“. 

Abbildung 3: Überprüfung der Bankverbindung 

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DVR Nr. 0005886 

Öffnen Sie im Feld „Partnerbank“ (PartnBank) die Auswahlliste mit und Sie erhalten 

eine Auflistung aller zum Kreditor angegebenen Bankverbindungen. 

Abbildung 4: Auswahlliste der möglichen Bankverbindungen 

Wenn die Firma mehrere Bankverbindungen hat, müssen Sie hier die richtige auswählen. 

Auch wenn nur eine Bankverbindung angegeben ist, muss diese über die Partnerbank 

gepflegt werden. 

Hinweis: Wenn Sie eine falsche Partnerbank wählen, kann es geschehen, dass Sie trotz 

Überweisung von der Lieferfirma eine Mahnung bekommen, weil diese Überweisung auf 

einem falschen Konto gelandet ist! 

Markieren Sie die richtige Bankverbindung (orange hinterlegen) und übernehmen diese 

mit oder mit Doppelklick. Das Feld „PartnBank“ muss mit einer Zahl befüllt sein. 

Sollte die Bankverbindung auf Ihrer Rechnung nicht in der Liste aufscheinen oder Fehler 

beinhalten, ersuchen Sie die Quästur um Aufnahme der Bankdaten in die 

Kreditorstammdaten! 

Im Feld „Zahlsperre“ (Standardeinstellung: Zur Zahlung frei) können Sie Zahlungen im 

Falle von Abbuchungen (Kreditkarte, Einziehungsauftrag) verhindern. Soll die 

Eingangsrechnung zwar gebucht aber noch nicht überwiesen werden, wählen Sie in 

diesem Feld „Gesperrt durch Institut“. 

Hinweis: In diesem Fall liegt es an Ihnen, die endgültige Überweisung durch einen Anruf 

in der Quästur durchzuführen. 

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Abbildung 5: Gesperrt d. Institut 


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Beachten Sie abschließend das Rechnungsprüfungssymbol. Dieses ist wie eine Ampel 

aufgebaut: 

rot - Saldo ist ungleich Null 

gelb - ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt 

grün- Saldo ist nahe Null (Vorsicht: kleine Salden werden ebenfalls durch eine grüne 

Ampel angezeigt; es muss jedoch vor Abspeichern der Eingangsrechnung gewährleistet 

sein, dass der Saldo wirklich 0,00 € beträgt! 

Wenn der Beleg in Ordnung ist, d.h. wenn die Ampel grün ist, die Partnerbank gepflegt 

wurde und der Saldo 0,00€ entspricht, können Sie nun mit die Rechnung buchen. 

Abbildung 6: Eingabe Barcode 

Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun den am Rechnungsbeleg befindlichen Strichcode 

ein. Sie haben auch die Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie 

darauf, dass Sie zu Beginn des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben. 

Hinweis: Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Rechnung des 

Lieferanten. 

Drücken Sie anschließend um die Eingangsrechnung abzuspeichern und Sie erhalten 

links unten eine Rechnungsbelegnummer (5105_________), welche Sie in die erste Zeile 

des Kontierungsstempels schreiben. 

Saldo ungleich Null: 

Wenn der Beleg nicht in Ordnung ist und ein Saldo ≠ 0€ (ungleich Null) 

aufscheint, kann es sein, dass ein Rundungsfehler 

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DVR Nr. 0005886 

aufgetreten ist oder dass der Bruttobetrag nicht mit dem Bestellwert übereinstimmt. In 

diesem Fall überprüfen Sie bitte die dazugehörige Bestellung. 

Handelt es sich nur um eine Rundungsdifferenz im Cent-Bereich löschen Sie das Hakerl 

im Kästchen „Steuer rechnen“ und tragen den Steuerbetrag lt. Ihrem 

Rechnungsbeleg selbst in das Feld „Steuerbetrag“ ein. Drücken 

Sie anschließend die ENTER-Taste und überprüfen Sie, ob der Saldo auf 0,00€ korrigiert 

wird und die Ampel grün ist. Speichern Sie anschließend die Eingangsrechnung mit ab, 

lesen/tragen den Strichcode ein (s.o.) und schreiben Sie die Belegnummer in die erste 

Zeile des Kontierungsstempels. 

Storno Rechnungsbeleg 

Sollte eine Rechnung falsch verbucht worden sein, können Sie diese stornieren. 

Achtung: ein Storno einer Eingangsrechnung kann nur nach Absprache mit der Quästur 

durchgeführt werden. Weiters ist zu beachten, dass, wenn möglich, die Eingangsrechnung 

als auch das Storno am selben Tag durchgeführt werden sollten. Die Auszifferung des 

Buchhaltungsbelegs muss manuell von der Quästur durchgeführt werden. Bitte melden 

Sie jedes Storno der Quästur! 

Dazu rufen Sie in Ihrem Benutzermenü den Punkt „Eingangsrechnung“ 

�„Eingangsrechnung stornieren“ auf. 

Zuerst erfolgt die Auswahl des Beleges über folgende Maske: 

Abbildung 1: Rechnungsbeleg stornieren 

RechnungsBelegnummer Geben Sie die Belegnummer Ihres Rechnungsbeleges 

ein. Hier ist keine Suchhilfe möglich. 

Geschäftsjahr Geben Sie das Geschäftsjahr des Beleges ein. Die 

Rechnungsbelegnummern sind eindeutig pro 

Geschäftsjahr. Dieses Feld ist optional zu befüllen. 

Stornogrund Wählen Sie mit Hilfe der Eingabemöglichkeiten den 

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richtigen Eintrag. 

Standard: 03 - echter Storno in laufender Periode 

Achtung: liegt die Eingangsrechnung in einer anderen 

Buchungsperiode als das Storno, wird die Stornierung 

nicht durchgeführt, da die Buchungsperiode bereits 

geschlossen ist. 

Buchungsdatum Optional: Geben Sie das Datum ein mit dem der Beleg 

in der Buchhaltung gebucht wird. 

Wenn Sie sich vor dem Stornieren den Beleg noch einmal ansehen wollen drücken Sie 

. Um in den Storno-Bildschirm zurückkehren, verwenden Sie . 

Durch drücken von wird der Rechnungsbeleg storniert und es wird ein Storno- 

Rechnungsbeleg erzeugt. 

Nach dem Drücken von erscheint ein neues Fenster zum einlesen des Barcodes 

(Strichcode). 


Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun einen ihrer Strichcodes ein. Sie haben auch die 

Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. 

Drücken Sie anschließend um den Stornobeleg abzuspeichern und Sie erhalten eine 

Stornobelegnummer. 

2.12 Erfassen einer Gutschrift zu einer Bestellung 

Hinweis: 

Bei Erfassung der Daten im Reiter „Zahlung“ beachten Sie bitte, dass Sie nicht nur die 

Partnerbank pflegen, sondern auch die Zahlungsbedingungen. Ändern Sie diese bei 

Erfassung einer Gutschrift immer auf „sofort zahlbar ohne Abzug“ (0001). Es kann sonst 

vorkommen, dass der Gutschriftsbetrag um Skonto vermindert wird, und ein geringerer 

Betrag von der Eingangsrechnung abgezogen wird. 

Weiters erfassen Sie im Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) nur dann eine 

Rechnungsnummer, wenn diese Eingangsrechnung noch nicht ausgeglichen wurde, und 

wenn die Zahlungsbedingung (ZahlBed) „sofort zahlbar ohne Abzug“ (0001) lautet. In allen 

anderen Fällen wird die Gutschrift von der Quästur einer Eingangsrechnung zugeordnet. 

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Gutschrift direkt auf das Girokonto: 

Bei einer Rücküberweisung des gutzuschreibenden Betrages (tatsächlicher Eingang am 

Girokonto � der Lieferant überweist die Gutschrift direkt aufs Girokonto zurück) muss die 

Gutschrift oder nachträgliche Entlastung mit ZAHLSPERRE (Abbucher) erfasst werden 

(Achtung: das Feld Rechnungsbezug muss leer bleiben!). 

Beim Erfassen einer Gutschrift gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Gutschrift 

Sie erhalten eine mengenmäßige Gutschrift (z.B. wenn Sie einen Teil der Ware wieder an 

den Lieferanten zurückgeschickt haben). Die Originalrechnung, auf die sie sich bezieht, ist 

bereits bezahlt. 

Korrigieren Sie das Feld „Vorgang“ auf „Gutschrift“ und befüllen Sie die Felder 

„Belegdatum“ und „Referenz“. Weiters schreiben Sie in das Feld „Betrag“ den Bruttowert 

der Gutschrift hinein. Befüllen Sie das weitere Feld mit der entsprechenden Währung und 

setzen Sie das Hakerl bei „Steuer rechnen“ Rufen Sie nun die Originalbestellung auf, auf 

die sich die Gutschrift bezieht, indem Sie die Bestellnummer in das weiße Feld eingeben 

und anschließend die ENTER-Taste drücken. Es werden die Daten der Bestellung 

eingespielt. 

Abbildung 1: Gutschrift 

Korrigieren Sie in den weißen freien Feldern der Positionszeile die Menge und den 

Nettobetrag auf den Wert, der auf der Gutschrift angeführt ist. Drücken Sie anschließend 

ENTER. 

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Wechseln Sie nun in den Reiter „Zahlung“ und pflegen Sie dort die Partnerbank. Tragen 

Sie weiters in das Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) die Rechnungsnummer und das 

Jahr ein (auf welche sich die Gutschrift bezieht) – 

nur wenn die Eingangsrechnung noch nicht ausgeglichen wurde! 

Weiters ändern Sie das Feld „Zahlsperre“ immer auf „Sofort 

Abbildung 2: Gutschrift, Reiter: Zahlung, Rechnungsbezug 

Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Beträgt Ihr Saldo 0,00€ und ist die Ampel 

auf grün können Sie die Gutschrift mit sichern. 

Nach dem Drücken von erscheint ein neues Fenster zum einlesen bzw. eintippen des 

Barcodes (Strichcode). 



Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn 

des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben. 

Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Gutschrift des 

Lieferanten. 

Hinweis: 

Auf der Homepage der Quästur finden Sie unter dem ersten Punkt „Anbringung von 

Barcodes“ Hinweise dazu wie Sie Barcodes richtig anbringen. 

Drücken Sie anschließend um die Gutschrift abzuspeichern und Sie erhalten links 

unten eine Belegnummer, welche Sie in die erste Zeile der Kontierungsstempels 

schreiben. 

Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach dem Speichern das Feld „Vorgang“ wieder auf 

„Rechnung“ umstellen, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie die nächste Rechnung 

irrtümlich als Gutschrift buchen! 

2. Nachträgliche Entlastung 

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Sie erhalten nachträglich eine wertmäßige Gutschrift. Die Originalrechnung, auf die sie 

sich bezieht, ist bereits bezahlt (die Menge bleibt gleich, nur der Betrag ändert sich). 

Korrigieren Sie das Feld „Vorgang“ auf „nachträgliche Entlastung“ und befüllen Sie die 

Felder „Belegdatum“ und „Referenz“. Weiters schreiben Sie in das Feld „Betrag“ den 

Bruttowert der Gutschrift hinein. Befüllen Sie das weitere Feld mit der entsprechenden 

Währung und setzen Sie das Hakerl bei „Steuer rechnen“ Rufen Sie nun die 

Originalbestellung auf, auf die sich die Gutschrift bezieht, indem Sie die Bestellnummer in 

das weiße Feld eingeben und anschließend die ENTER-Taste drücken. Es werden die 

ursprünglichen Daten der Bestellung eingespielt. 

Abbildung 4: nachträgliche Entlastung 

Tragen Sie in das weiß hinterlegte Feld „Betrag“ den Nettobetrag pro Einheit der Gutschrift 

ein, der auf der nachträglichen Entlastung angeführt ist. Drücken Sie anschließend die 

ENTER-Taste. 

Wechseln Sie nun in den Reiter „Zahlung“ und pflegen Sie dort die Partnerbank. Tragen 

Sie weiters in das Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) die Rechnungsnummer und das 

Jahr ein, auf welche sich die nachträgliche Entlastung bezieht. 

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Abbildung 5 nachträgliche Entlastung, Reiter: Zahlung, Rechnungsbezug 


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Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Beträgt Ihr Saldo 0,00 EUR und ist die 

Ampel auf grün können Sie die nachträgliche Entlastung mit 

sichern. 

Nach dem Drücken von erscheint ein neues Fenster zum einlesen bzw. eintippen des 

Barcodes (Strichcode). 



Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn 

des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben. 

Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Gutschrift des 

Lieferanten. 

Drücken Sie anschließend um die nachträgliche Entlastung abzuspeichern und Sie 

erhalten links unten eine Belegnummer, welche Sie in die erste Zeile der 

Kontierungsstempels schreiben. 

Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach dem speichern das Feld „Vorgang“ wieder auf 

„Rechnung“ korrigieren, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie die nächste Rechnung 

irrtümlich als nachträgliche Entlastung buchen! 

2.13 Ablage, Ansicht und Druck gescannter Rechnungen 

Liste gescannter Belege 

Für die gesammelte Anzeige und Download von gescannten Belegen wurde in den bereits 

vorhandenen Bericht "Profit Center Plan/Ist/Obligo" eine zusätzliche Funktionalität 

eingebaut. 

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1. Starten des Berichtes 


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Starten Sie zunächst wie in Abb. 1 gezeigt den Bericht über den Eintrag "PC Plan Ist". 

Abb. 1: Start des Berichtes "PC Plan Ist" 

2. Selektionen des Berichtes 

Geben Sie nun die gewünschten Selektionen ein, für die Sie nach zugehörigen Scans 

suchen wollen: 

Für die Anzeige der gescannten Rechnungen geben Sie in den Selektionen das Layout 

"/SCANLISTE" ein (Abb. 2 ganz unten), damit nur die für Scans relevanten Belege 

angezeigt werden. 

Die Planversion ist für die Suche nach Scans irrelevant. Sie können hier z.B: "ZI" 

eingeben (Abb. 2) 

Im Beispiel Abb. 2 sehen Sie wie z.B. nach allen Belegen der Kostenstelle 527000 des 

Jahres 2007 gesucht wird. Für Details zu den weiteren Selektionen siehe auch die 

Dokumentationen der CE-Abteilung 

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Abb. 2: Selektionen im Bericht "PC Plan Ist". Wichtig: Layout "/SCANLISTE" 


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Nachdem Sie Ihre Selektionen eingegeben haben klicken Sie auf "ausführen" . 

3. Ergebnisliste des Berichtes 

Sie erhalten nun eine Liste aller für Scans relevanten Belege, d.h. Rechnungen, interne 

Leistungsverrechnungen und Barrechnungen (Abb. 3) 

Das Ergebnis ist sortiert nach 

Profit Center 

CO-Objekt (d.h. Kostenstelle oder Innenauftrag) 

Buchungsdatum. 

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In der Spalte "Scan" sehen Sie ein "X", wenn für diesen Beleg ein gescanntes Dokument 

vorhanden ist. Bei erst kürzlich erfassten Belegen (Abb. 3 die untere Hälfte ohne "X" bei 

"Scan") sind noch keine gescannten Dokumente vorhanden. 

Abb. 3: Ergebnis des Berichtes - Liste aller für Scans relevanten Belege. Vorhandene Scans mit "X" markiert 

4. Anzeige / Download der gescannten Dokumente 

a) Anzeigen der gescannten Dokumente zum Beleg 

Wollen Sie sich zu einem Beleg z.B. einer Eingangsrechnung die gescannten Dokumente 

ansehen, klicken Sie einmal irgendwo in der gewünschte Zeile und wählen Sie danach 

oben rechts den Button "Scanliste zum Beleg" aus. 

Im Beispiel Abb. 4 wurde in die zweite Zeile geklickt, erkennbar an dem gelb markierten 

Feld. 

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Abb. 4: Klick in eine Zeile und Auswahl von "Scanliste zum Beleg" 


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Sie kommen in die Ansicht der Liste der gescannten Dokumente (Abb. 5). Hier können Sie 

durch Doppelklick auf die Zeile das gescannte Dokument anzeigen lassen. 

Abb. 5: Liste der gescannten Dokumente 

b) Download aller im Bericht vorhandenen gescannten Dokumente 

Ausgehend von der Ergebnisliste des Berichtes können Sie sich auch alle gescannten 

Dokumente zu hier angezeigten Belegen in ein Verzeichnis auf Ihren Computer 

runterladen. 

Wählen Sie dazu den Button "Alle Scans Downloaden" (Abb. 6). In diesem Fall muss 

keine Zeile gewählt werden. 

Abb. 6: Alle Scans Downloaden 

Wählen Sie nun das gewünschte Verzeichnis aus, in dass Sie die gescannten 

Dokumente speichern wollen (Abb. 7). 

Wichtig: 

Bereits vorhandene Dateien werden überschrieben. Sie können somit von Zeit zu Zeit 

Ihre heruntergeladenen gescannten Dokumente im selben Verzeichnis "aktualisieren", 

d.h. bereits vorhandene Scans werden überschrieben und mittlerweile neu 

hinzugekommene Scans werden hinzugefügt. 

Beim "Alle Scans Downloaden", werden zusätzliche Filter im Layout des Berichtes nicht 

berücksichtigt, d.h. es werden immer alle Scans, die zu den zuvor gewählten Selektionen 

gefunden wurden, runtergeladen. 

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Achtung: Das Downloaden eines gescannten Dokumentes kann bis zu einige Sekunden 

dauern. Wenn Sie umfangreiche Selektionen gewählt haben wie z.B. eine Profit Center 

Gruppe, kann dieser Vorgang wegen der großen Anzahl an gescannten Dokumenten sehr 

lange dauern. 

Abb. 7: Verzeichnis für den Download auswählen 

Während des Downloads können Sie ganz unten in der Statusleiste den Fortschritt 

mitverfolgen (Abb. 8). 

Abb. 8: Statusleiste mit Information über den Fortschritt 

Nach dem Download können Sie nun mit dem Windows-Explorer in ihr Verzeichnis 

wechseln und sehen dort die heruntergeladenen Scans (Abb. 9) 

Der Dateiname der gescannten Dokumente setzt sich folgendermaßen zusammen (Abb. 

9): 

Belegnummer und Jahr, damit können Sie in SAP Ihren Beleg wieder finden 

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Scan + laufende Nummer, in wenigen Ausnahmefällen existieren zwei gescannte 

Dokumente zu einem Beleg. Meistens werden Sie hier also "Scan0001" sehen. 

Modul, hier sehen Sie entweder "MM", falls es sich um eine Eingangsrechnung handelt, 

oder "FI", falls es sich um einen durch die Quästur gebuchten FI-Beleg handelt. 

Abb. 9: Windows-Explorer mit dem Verzeichnis der gescannten Dokumente 

Wichtiger Hinweis: 

Die Anzahl der Zeilen im Bericht mit einem "X" in der Spalte "Scan" wird in der Regel nicht 

mit der Anzahl der heruntergeladenen gescannten Dokumente übereinstimmen. 

Der Grund liegt darin, dass der Bericht auch die einzelnen Zeilen von Belegen anzeigt. 

Somit hängt hinter diesen Zeilen in der Regel dasselbe gescannte Dokument des Beleges. 

In diesem Beispiel sehen Sie in Abb. 3 elf Zeilen mit einem "X" und in Abb. 9 nur sieben 

gescannte Dokumente. An den mehrfach vorkommenden Belegnummern in der Spalte 

"RefBelegnr" erkennen Sie, welche Zeilen zusammen gehören und daher das gleiche 

gescannte Dokument hinterlegt haben. 

Anzeige von eingescannten Rechnungen 

Wenn Sie sich zu einer Eingangsrechnung die eingescannte Originalrechnung ansehen 

möchten, wählen Sie als ersten Schritt aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel 

„Eingangsrechnung“ den Punkt „Rechnungsbeleg anzeigen“ durch Doppelklick aus. 

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Abbildung 1: Rechnungsbeleg anzeigen 


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Tragen Sie in das Feld „RechnungsBelegnummer“ jene Belegnummer ein, zu welcher 

Eingangsrechnung Sie die eingescannte Originalrechnung am Bildschirm sehen möchten. 

Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. 

Nun haben Sie die gewünschte Eingangsrechnung aufgerufen. 

Abbildung 2: Rechnungsbeleg anzeigen, Dienste zum Objekt 

Öffnen Sie links oben das Icon „Dienste zum Objekt“ . Klicken Sie den rechten Teil 

des Icons an . Dabei öffnet sich ein Pull-down-Menü. Aus diesem wählen Sie 

„Anlagenliste“ durch einen Klick aus. Sollte der Begriff „Anlagenliste“ hellgrau 

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geschrieben sein , ist das Dokument zur gewünschten Eingangsrechnung 

noch nicht eingescannt. 

Abbildung 3: Anlagenliste 

In der Anlagenliste öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Positionszeile das 

eingescannte Dokument. 

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3 Basisschulung SAP Modul SD (Sales & Distribution) 

Das Modul Sales & Distribution dient zur Abwicklung der Fakturierungstätigkeiten. 

3.1 Anlegen eines Auftrages 

Hinweis: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/ 

Auf der Homepage der Quästur unter SD-Materialien 

finden Sie beim Punkt „SD-Materialien“ in einem PDF alle Materialien inkl. Erklärungen in 

einer Tabelle aufgelistet. 

Ebenso hilfreich bei der Entscheidung welches Material Sie auswählen sollen, ist 

die Prozessdarstellung „dezentrale Projektabwicklung“ auf der Homepage der Quästur. 

Auftrag anlegen 

Die Erfassung der Einnahmen erfolgt in zwei Teilschritten: zuerst wird ein Auftrag 

angelegt, darauf aufbauend die Faktura erstellt. 

Für die Erstellung eines Auftrags klicken Sie bitte im Benutzermenü auf den Punkt 

„Auftrag“ und anschließend auf „Kundenauftrag anlegen“. 

Abbildung 1: Kundenauftrag anlegen: Einstieg 

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Auftragsart Wählen Sie eine Auftragsart aus. Im System gibt es folgende 

3 für Sie relevante Auftragsarten: 

TA für einen Terminauftrag (wenn Geld auf den hoheitlichen Bereich 

überwiesen wird), 

Z27 für ein Drittmittelprojekt (wenn Geld auf ein Drittmittelkonto 

überwiesen werden soll), 

G2 für eine Gutschriftanforderung, (in diesem Fall kontaktieren Sie bitte 

das SAP Call Center unter 42710) 

Die anderen Felder sind voreingestellt; überprüfen Sie das Feld „Verkaufsbüro“, ob es mit 

Ihrer Kostenstelle übereinstimmt! 

Mit der ENTER-Taste gelangen Sie in das nächste Fenster: 

Abbildung 2: Kundenauftrag Detailansicht 

Auftraggeber Geben Sie in dieses Feld die Nummer eines gepflegten Kunden ein. 

Wenn Sie die Kundennummer nicht wissen, drücken Sie den Button 

neben dem Feld Auftraggeber, um in die Suchmaske zu gelangen. 

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Abbildung 3: Suchfunktion „Wertebereich einschränken“ 


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Tippen Sie in das Suchfeld „Name“ zwischen zwei Sternen einen 

charakteristischen Teil des Debitorennamens (*xxx*) ein und drücken 

anschließend die ENTER-Taste oder . 

Zur weiteren oder alternativen Eingrenzung können Sie über die 

Postleitzahl oder den Ort nach dem passenden Debitor suchen. 

Wenn der gesuchte Debitor bzw. mehrere auf die Suchkriterien 

zutreffende Einträge angezeigt werden, wählen Sie den richtigen durch 

einen Doppelklick aus und übernehmen ihn im Auftragsfenster durch 

Klick auf die ENTER-Taste. 

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Abbildung 4: Ergebnisliste zur Selektion 

Abbildung 5: Übernahme der gepflegten Debitorenstammdaten 


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Pflegen Sie im nächsten Schritt die Zahlungsbedingung im Feld „Zahlungsbed“ und 

wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus der Vorschlagsliste aus, welche Sie über 

öffnen. 

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Abbildung 11: Auswahlliste Zahlungsbedingungen 

Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit einem Doppelklick oder . 


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Hinweis: Bitte wählen Sie ein sinnvolles Zahlungsziel: bei größeren Firmen können 30 

Tage Zahlungsziel zu kurz sein (internen Rechnungslauf), andererseits verfälscht ein 

Zahlungsziel größer als 60 Tage Ihre SAP – Berichte insofern, als der Betrag zwar als 

verfügbar angezeigt wird, am Bankkonto jedoch eventuell länger nicht eintrifft. 

Wenn Ihr Debitor im Stammsatz vorhanden ist, Sie aber einen Ansprechpartner bei der 

Firma/Institut im Namensfeld hinzufügen bzw. für diesen einen Geschäftsfall eine andere 

Rechnungsadresse definieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: 

Klicken Sie im Feld „Auftraggeber“ die übernommene Nummer doppelt an. Es öffnet sich 

ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter „Partner“. Klicken Sie nun in der zweiten, weiß 

hinterlegten Zeile von oben, die Nummer in der Spalte „Partner“ doppelt an, sodass sich 

das Adressfeld öffnet. Nun können sie den Ansprechpartner im Namensfeld eintragen. 

Speichern Sie mit Ihre Eingabe ab. 

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Abbildung 6: gepflegter Debitor – Hinzufügen eines Ansprechpartners, Reiter „Partner“ 


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Abbildung 7: gepflegter Debitor – hinzufügen eines Ansprechpartners im Namensfeld 


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Gehen Sie anschließend mit in das Übersichtsfeld zurück. 

Wollen Sie die Belegwährung ändern, gehen Sie wie folgt vor: 

Folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Springen → Kopf →Verkauf oder 

klicken an und gehen in den Reiter „Verkauf“. 

Abbildung 12: Belegwährung ändern: Pfad Springen → Kopf →Verkauf 

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Abbildung 13: Belegwährung ändern: Kopfteil: Reiter „Verkauf“ 


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Wählen Sie nun im Feld „Belegwährung“ aus der Auswahlliste die passende Währung 

aus. 

Hinweis: Pflegen Sie die Belegwährung vor Eingabe einer Auftragsposition, weil ein 

nachträgliches Ändern Falschberechnungen mit sich bringen kann. 

Mit kommen Sie wieder in das Hauptmenü zurück. 

Debitor anlegen lassen: 

Sollte der gesuchte Debitor nicht im Stammsatz angelegt sein und Sie mehrmals von 

diesem Debitor Geld erwarten, müssen Sie den Auftraggeber von der Quästur anlegen 

lassen. Dazu füllen Sie das Formular auf der Homepage der Quästur aus und faxen es der 

Quästur. Zu finden auf Quästur-Homepage unter dem Punkt „Debitor anlegen“. 

CPD-Debitor: 

Für die Eingabe eines CPD-Debitors drücken Sie den Button neben dem Feld 

Auftraggeber, um in die Suchmaske zu gelangen. Tippen Sie in das Suchfeld „Name“ cpd* 

ein und drücken anschließend die ENTER-Taste oder . 

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Abbildung 8: Suchfunktion cpd 


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Anschließend öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auswahlliste an möglichen CPD- 

Debitoren. Wählen Sie den für Sie richtigen Vorschlag aus und übernehmen die Daten mit 

Doppelklick oder . 

Abbildung 9: Auswahlliste CPD-Debitoren 

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Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste, sodass sich ein neues Fenster öffnet 

(Adresse aus Stammdaten für den Auftraggeber), in dem Sie den Namen und die Adresse 

des Debitors eingeben können. 

Möchten Sie in den einzelnen Bereichen mehrere Zeilen befüllen als veranschlagt sind, 

drücken Sie auf das Icon . Es werden weitere Zeilen hinzugefügt. 

Abbildung 10: Adresseingabe des CPD-Debitors 

In diesem Stammdatenfenster für den Auftraggeber haben Sie auch die Möglichkeit, die 

Sprache zu ändern, sodass Ihre Rechnung z.B. in Englisch ausgedruckt wird. Derzeit ist 

es neben deutschen Rechnungen nur noch möglich, Rechnungen in englischer Sprache 

auszudrucken. 

Dazu wählen Sie im Feld „Sprache“ aus der Auswahlliste „Englisch“ aus. 

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Abbildung 11: Feld "Sprache" 


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Im Abschnitt „weitere Attribute“ müssen Sie im Fall eines CDP-Debitors aus dem EU- 

Raum die UID-Nummer (des Debitors) in das Feld „Ust.ld.Nr“ eintragen. Auf der 

Rechnung wird Ihnen automatisch der Hinweis „Steuerfrei nach § 6a UstG“ angedruckt. 

Abbildung 12: Feld "Ust.Id.Nr" 

Hinweis: Wenn Sie es verabsäumen, bei der Eingabe der Adressdaten die 

UID – Nummer einzugeben, besteht im Nachhinein keine Möglichkeit mehr 

diese einzugeben! 

Drücken Sie nach Ihrer vollständigen Eingabe die ENTER-Taste oder . Sie kommen so 

in das Hauptmenü zurück. Auch hier werden Sie aufgefordert, Zahlungsbedingungen 

einzugeben. 

Bestellnummer und Bestelldatum: 

Wenn vorhanden, geben Sie in die Felder „Bestellnummer“ und „Bestelldatum“ die 

entsprechenden Daten ein (besonders wichtig im öffentlichen Bereich und bei großen 

Firmen; ohne diese Daten kann es vorkommen, dass die Überweisung des geforderten 

Betrages nicht erfolgen kann). 

Tragen Sie nun die Daten in die Positionszeile ein. 

Abbildung 14: Positionszeile 

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Material Über das Kontextmenü kommen Sie in ein Auswahlmenü, in 

dem Sie die Suche einschränken oder sich alle Materialien anzeigen 

lassen können. 

Abbildung 15: Material -Suchfunktion 

Abbildung 16: Material 

Ohne die Eingabe eines Materialkurztextes können Sie sich über die gesamte Liste 

anzeigen zu lassen. Wählen Sie mit Doppelklick das für Ihren Auftrag passende Material 

aus. 

Hinweis: Hier ist es besonders wichtig, zwischen Auftragsforschung §27 (1) und 

Forschungsförderung (12) zu unterscheiden. 

Befüllen Sie nun folgende Felder: 

Bezeichnung Tragen Sie in dieses Feld den genauen Materialtext (eventuell auch 

Bezeichnung des Projektes) ein, um die Dienstleistung zu 

beschreiben. Der Text wird auf der Faktura angedruckt. Sollte der 

Platz (32 Zeichen) nicht reichen, können über Positionstexte beliebig 

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weitere Texte eingegeben werden 

Auftragsmenge Tragen Sie die gewünschte Auftragsmenge ein. 


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ME Geben Sie in dieser Spalte die MengenEinheit LE (Leistungseinheit) 

ein. 

Betrag Tragen Sie hier den Preis ein (brutto = netto). 

Währung Bereits voreingestellt (EUR bzw. gewählte Belegwährung)). 

Auftrag Tragen Sie in dieser Spalte die Innenauftragsnummer ein, auf welche 

das Geld überwiesen (kontiert) werden soll. Im hoheitlichen Bereich 

tragen Sie z.B. für den Skriptenverkauf EIN + die Kostenstelle ein 

(Bsp.: EIN527000) 

Wenn Sie die genaue Innenauftragsnummer nicht kennen, haben Sie 

die Möglichkeit, diese zu suchen: Öffnen Sie über das Kontextmenü 

Abbildung 17: Auftrag - Auswahlfenster 

das Auswahlfenster. 

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Abbildung 18: Auftrag – Auswahlfenster – Auswahl einschränken 


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Abbildung 19: Auftrag – Auswahlfenster – Suchergebnisse 


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Suchen Sie nun im Suchfeld „Auftrag“ nach dem gewünschten Innenauftrag, indem Sie 

z.B. Ihre Institutsnummer und * (Stern) eingeben. Drücken Sie dann , sodass Ihnen 

eine Liste mit den gesuchten Innenauftragsnummer erscheint. Wählen Sie die für Sie 

passende Innenauftragsnummer mit Doppelklick oder per Markierung (orange hinterlegt) 

aus und drücken . 

Die Innenauftragsnummer wird in das Feld „Auftrag“ übernommen. 

Die restlichen Spalten sind nicht zu befüllen. 

Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. 

Sie bekommen eine grüne Meldung am unteren Bildrand 

(Bsp.: ). 

Mahnsperre manuell setzen 

Wenn Sie nicht möchten, dass die Quästur automatisch eine Mahnung an den 

Auftraggeber schickt, wenn dieser nicht innerhalb der von Ihnen vorgegebenen 

Zahlungsfrist (Zahlungsbedingungen) bezahlt, haben Sie die Möglichkeit eine manuelle 

Mahnsperre zu setzen. 

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Dazu folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Springen → Kopf → 

Buchhaltung. 

Abbildung 20: Mahnsperre setzen: Pfad: Springen → Kopf → Buchhaltung 

In dem von Ihnen aufgerufenen Reiter „Buchhaltung“ wählen Sie nun im Feld 

„Mahnsperre“ aus der Auswahlliste „Manuelle Sperre durch Institut“ aus. 

Abbildung 21: Reiter Buchhaltung: Mahnsperre 

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Hinweis: Es ist in diesem Fall Ihre Pflicht, den Eingang der geforderten Summe zu 

überprüfen bzw. bei Nichtzahlung diese zu urgieren! 

Ihr Auftrag ist nun fertig und Sie können ihn mit sichern und erhalten eine 

5-stellige Auftragsnummer. 

Sie haben nun noch die Möglichkeit, sofern Sie diese nicht schon im Zuge der Erstellung 

des Auftrags getan haben, Änderungen vorzunehmen oder Zusatzinformationen 

einzufügen. 

Siehe dazu die Doku „Auftrag anzeigen und ändern“. 

Hinweis: Nur im Falle eines Fakturaplanes (Erstellen mehrerer Fakturen aus einem 

Auftrag) ist es sinnvoll, Zusatztexte (wie z.B.: Ansprechparnter) bereits im Auftrag 

einzufügen! 

3.2 Anlegen eines Auftrages mit Bezug 

Kundenauftrag anlegen 

Im Feld Auftragsart wird TA für Terminauftrag (Globalbudget) ausgewählt. 

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Mit bestätigen 

Im Feld Verkaufsbüro wird die Org.Einheit ausgewählt. 


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Auftraggeber auswählen 

Mit wird der Suchmodus geöffnet. 

Im Feld Name cpd* eintragen und mit bestätigen. 

Es erscheint folgende Trefferliste: 


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Mit Doppelklick wird CPD KTS/KTG ausgewählt. 

Mit „Enter“ bestätigen. 


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Adresse aus Stammdaten für den Auftraggeber 


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Hier wird CPD KTS/KTG überschrieben und die Daten der teilzunehmenden Person zur 

Tagung/Kongress/Seminar eingetragen. 

Beispiel: 

Mit bestätigen. 

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Zahlungsbedingungen 


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Zunächst werden die Zahlungsbedingungen hinterlegt, d.h. im welchem Zeitraum die 

Tagungsgebühren einbezahlt werden müssen. 

z.B. 0015 innerhalb von 7 Tagen ohne Abzug 

Positionszeile 

In der Positionszeile werden folg. Daten erfasst: 

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� Spalte Ptyp wird TAD (Dienstleistung) ausgewählt. 

� Material 22 „Kurse und Lehrgänge“ für Teilnahmegebühr oder 


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� Material 29 „Skriptenverkauf“ für Unterlagen zur Kongress/Tagung/Seminar 

(z.B.Proceedings) 

� Bezeichnung: Teilnahmegebühr oder Proceedings zur Tagung XXY 

� Auftragsmenge: 1 

� ME: LE (Leistungseinheit) 

� Betrag: je Teilnehmer zu bezahlende Teilnahmegebühr 

� Währg.: EUR 

� Auftrag: KTS******** oder KTG******** 

� Mit „enter“ bestätigen. 

Details zum Belegkopf anzeigen 

Weiter mit „Details zum Belegkopf anzeigen“ . 

18.05.2012 Seite 120 von 217

Mahnsperre 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Im Karteireiter Buchhaltung gibt es die Möglichkeit eine Mahnsperre zu hinterlegen, falls 

es nicht gewünscht wird, dass die Faktura an den Teilnehmer gemahnt 

wird. 

Referenz 

Und im Feld „Referenz“ auch im Karteireiter Buchhaltung wird der Nachname des 

Teilnehmers, zwecks ordnungsgemäßer Zuordnung bei der Einzahlung, eingetragen. 

18.05.2012 Seite 121 von 217

Danach mit sichern. 

Unten Links erscheint die Terminauftragsnummer, bitte diese notieren. 

Faktura anlegen 

Im Benutzermenü wird nun „Anlegen Faktura“ ausgewählt. 


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Es erscheint automatisch die Terminauftragsnummer zu dem Kundenauftrag der zuletzt 

angelegt wurde. 

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Überprüfung ob diese Terminauftragsnummer korrekt ist, danach mit sichern. 

Unten Links erscheint die Belegnummer zur Faktura, diese bitte notieren. 

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Faktura ausdrucken 


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Zum Ausdrucken der Faktura wird folgende, schnelle Vorgehensweise verwendet. 

Im Benutzermenü „Anzeigen Faktura“ auswählen. 

Falls im Feld Faktura die Fakturanummer nicht automatisch übernommen wurde, diese 

hier einsetzen. 

18.05.2012 Seite 124 von 217

In der blauen Menü-Leiste „Faktura“ anklicken. Es erscheint eine Auswahlliste. 

„Ausgeben“ klicken. 

Mit sofort drucken oder Druckansicht 


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Kundenauftrag anlegen mit Bezug 


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Für weitere Fakturen für Teilnehmergebühren zum selben Kongress/Tagung/Seminar wird 

die schnelle und einfache Vorgehensweise „Anlegen mit Bezug“ verwendet. 

18.05.2012 Seite 126 von 217

Im Feld Auftragsart wieder TA für Terminauftrag (Globalbudget) 

auswählen. 

Jetzt wird „Anlegen mit Bezug“ ausgewählt. 

Im Feld Verkaufsbüro wieder die Org.Einheit einsetzen. 


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Es erscheint ein neues Fenster, hier auf Reiter „Auftrag“ klicken. 


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Im Feld Auftrag wird die Nummer des Kundenauftrags eingetragen, welche notiert wurde. 

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18.05.2012 Seite 129 von 217

Es wurden alle Daten automatisch übernommen. 

Wählen Sie „Details zum Belegkopf anzeigen“ aus. 

Jetzt muss nur mehr der weitere Teilnehmer eingetragen werden. 


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18.05.2012 Seite 130 von 217

Den Karteireiter „Partner“ auswählen. 

Erste Zeile Auftraggeber, Spalte Partner auf Debitorennummer doppelklicken. 


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18.05.2012 Seite 131 von 217

Hier die Daten des weiteren Teilnehmers eintragen. 


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Unter „Kommunikation“ bei „Sprache“ ist auszuwählen, in welcher Sprache die Faktura 

ausgestellt werden soll. 

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Im Karteireiter „Buchhaltung“, Feld „Referenz“ wird wieder der Nachname des weiteren 

Teilnehmers, zwecks ordnungsgemäßer Zuordnung bei der Einzahlung, eingetragen. 

Und eventuell setzen der Mahnsperre. 

Danach mit „enter“ bestätigen und mit sichern. 

Unten links erscheint die neue Terminauftragsnummer, diese bitte wieder notieren. 

Danach wieder Faktura anlegen und ausdrucken wie bei S.10-13 beschrieben. 

Für einen weiteren Teilnehmer wieder „Kundenauftrag anlegen mit Bezug“ (s.S.14-20) 

erstellen. 

18.05.2012 Seite 133 von 217

Spenden/Sponsoring 


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Wenn Spenden oder Sponsoring für den Kongress/Tagung/Seminar eingenommen 

werden, wird ein eigener Forderungsaufbau erstellt. 

Auftraggeber aus den Debitoren-Stammdaten auswählen (falls Debitor nicht vorhanden – 

Formular http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Debitor_anlegen.pdf 

ausfüllen und an die Quästur senden) 

Beispiel: 

Die UniCredit Bank Austria AG sponsert die Tagung XXY. 

Suchmodus , wie auf S.2 beschrieben, öffnen, im Feld „Name“ z.B. *Unicre* eingeben und 

in der Trefferliste die UniCredit Bank Austria AG mit Doppelklick auswählen. 

18.05.2012 Seite 134 von 217


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Unter „Zahlungsbedingungen“ wird der Zeitraum ausgewählt, wann Zahlungseingang des 

Sponsorings erwartet wird. 

18.05.2012 Seite 135 von 217

Die Positionszeile im Feld Material wird entweder mit 


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Material 31 „Sponsoring“ für Einnahmen mit Gegenleistung (z.B. Werbung) oder 

Material 30 „Spenden, Schenkungen, Nachlässe“ für Einnahmen ohne Gegenleistung 

ausgefüllt. 

Alle weiteren Felder wie gewohnt ausfüllen, eventuell Mahnsperre setzen (s.S.9) 

Danach mit sichern. 

Faktura anlegen und ausdrucken wie oben angeführt. 

18.05.2012 Seite 136 von 217


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3.3 Erstellen einer Faktura mit div. Texten 

Nach dem Anlegen eines Kundenauftrages wird darauf beruhend eine Ausgangsrechnung 

(Faktura) erstellt. 

Um eine Faktura anzulegen öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ �„Faktura 

anlegen“. 

Abbildung 1: Faktura anlegen 

Fakturadatum Sollte das Fakturadatum ungleich dem Auftragsdatum sein 

(wenn der Auftrag früher angelegt wurde), geben Sie in dieses Feld 

das Datum ein, an welchem Sie die Faktura erstellen. 

Beleg In dieser Spalte geben Sie die Auftragsnummer ein, die Sie 

fakturieren wollen. (Wenn Ihr zu fakturierender Auftrag jener war, 

den Sie zuletzt bearbeitet haben, wird die Nummer automatisch in 

der Spalte angezeigt.) 

Drücken Sie die ENTER-Taste, es öffnet sich ein Fenster mit den relevanten Daten zur 

Überprüfung. 

18.05.2012 Seite 137 von 217

Abbildung 2: Faktura anlegen - Übersicht 

Nun können Sie etwaige Zusatztexte einfügen. 

Kopftexte 

Dazu wählen Sie den Menüpunkt Springen � Kopf � Kopftexte. 


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18.05.2012 Seite 138 von 217

Abbildung 3: Faktura anlegen - Kopftexte 


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Im sich öffnenden Fenster können Sie über einen Doppelklick die entsprechenden 

Textarten auswählen und im rechten weißen Feld befüllen. 

Abbildung 3.1: Faktura anlegen - Kopftexte 

z.B.: Ansprechpartner 

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Wenn auf der Faktura nicht wie standardmäßig definiert der Faktura-Ersteller sondern der 

Verantwortliche (Projektleiter, Institutsvorstand o.ä.) ersichtlich sein soll, werden dessen 

Daten in folgender Reihenfolge eingegeben: 

Institutsbezeichnung 

Name des Verantwortlichen 

Telefon-Nr. 

Fax-Nr. 

E-Mail-Adresse 

Abbildung 3.2: Faktura anlegen – Kopftexte - Ansprechparnter 

Gehen Sie mit in die Faktura-Übersicht zurück. 

Positionstexte 

Markieren Sie die Position, in der Sie Texte einfügen wollen und gehen Sie analog über 

den Menüpunkt Springen � Position � Positionstexte in das Menü für Positionstexte. 

18.05.2012 Seite 140 von 217

Abbildung 3: Faktura anlegen - Positionstexte 

Tragen Sie die gewünschten Textbereiche, wie oben beschrieben, ein. 


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z.B.: Positionsnotiz 

Diese wird dann auf der fertigen Faktura unterhalb des Positionstextes etwas kleiner 

angedruckt. (siehe dazu auch Doku „Faktura ändern“) 

Abbildung 4: Faktura anlegen – Positionstexte – Positionsnotiz 

Gehen Sie mit in die Faktura-Übersicht zurück. 

Hinweis: Nur im Falle eines Fakturaplanes (Erstellen mehrerer Fakturen aus einem 

Auftrag) ist es sinnvoll, Texte wie oben beschrieben bereits im Auftrag einzufügen! 

Abschließend sichern Sie die Faktura mit und Sie erhalten eine Faktura-Nr. 

(Rechnungsnummer) in der Form 900xxxxx. 

18.05.2012 Seite 141 von 217


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3.4 Anlegen eines Auftrages mit Teilrechnungsplan 

Um einen Auftrag mit einer Teilfaktura anzulegen, steigen Sie über das SAP 

Benutzermenü über den Punkt „Auftrag“ � „Kundenauftrag anlegen“ ein. Geben Sie wie 

bei einem normalen Auftrag die Daten wie beschrieben ein. 

Vor der Eingabe der Auftragsposition wählen Sie in der Spalte „Ptyp“ aus der 

Auswahlliste ZTF für Teilfaktura aus. 

Abbildung 1: Auftrag anlegen: Positionstyp ändern, Teilfaktura 

Drücken Sie die ENTER-Taste. 

Geben Sie nun die Werte der Auftragsposition wie üblich ein und betätigen Sie nach 

Eingabe der Innenauftragsnummer die ENTER – Taste. 

Über die Menüleiste folgen Sie dem Pfad Springen → Position → Fakturierungsplan. 

18.05.2012 Seite 144 von 217

Abbildung 2: Auftrag anlegen, Springen → Position → Fakturierungsplan 


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Oder Sie wählen den Karteireiter „Faktur.Plan“, welchen Sie durch Doppelklick in eines der 

Positionsfelder erhalten. 

Abbildung 3: Auftrag anlegen: Reiter: Faktur.plan 

Fakturadatum Tragen Sie hier das Datum der ersten Teilfaktura ein. 

TBez. 

(Terminbezeichnung) 

Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste die für den Auftrag 

passende Terminbezeichnung aus und übernehmen Sie die 

18.05.2012 Seite 145 von 217

Auswahl mit einem Doppelklick oder mit . 

Fakturawert Tragen Sie hier den Wert der ersten Teilfaktura ein. 

FakR 

(Fakturierungsregel) 


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Überschreiben Sie mit Hilfe der Auswahlliste die voreingestellte 

Einstellung 1 (prozentuale Teilfakturierung) mit 2 (wertmäßige 

Teilfakturierung), um den Betrag nicht in Prozent vom 

Gesamtbetrag darzustellen, sondern den Betrag auf Cent genau 

anzugeben. Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick 

oder mit . 

Nachdem Sie die Pflichtfelder befüllt haben gehen Sie mit wieder ins Übersichtsbild 

zurück. 

Bestätigen Sie die Informationsmeldung 

mit . 

Speichern Sie nun den Auftrag mit Teilfaktura mit ab und notieren Sie sich die 

Auftragsnummer. 

Es gibt 2 Möglichkeiten, einen Fakturaplan abzuarbeiten: 

1.) Immer nur die zu verrechnende Rate im Fakturaplan eingeben und anschließend die 

Faktura dazu erstellen (wie oben beschrieben). 

2.) Gleich alle Raten mit den voraussichtlichen Daten eingeben. 

Möglichkeit 1: 

Änderungen im Fakturaplan/Hinzufügen einer weiteren Teilfaktura 

Um Änderungen in der Teilfaktura im Auftrag durchzuführen bzw. weitere Teilfakturen 

hinzuzufügen gehen Sie wie folgt vor: 

Wählen Sie im Benutzermenü „Auftrag“ und daraus den Punkt „Kundenauftrag ändern“. 

18.05.2012 Seite 146 von 217

Abbildung 4: Kundenauftrag ändern 

Auftrag Tragen Sie hier die Nummer des Auftrags ein, in welchen Sie 

eine weitere Teilfaktura hinzufügen wollen. 


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Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste oder um ins Übersichtsfeld zu gelangen. 

Für Änderungen in der Teilfaktura folgen Sie nun dem Pfad über die obere blaue 

Menüleiste: 

Springen → Position → Fakturierungsplan 

Abbildung 5: Auftrag ändern, Springen → Position → Fakturierungsplan 

18.05.2012 Seite 147 von 217


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Oder Sie wählen den Karteireiter „Faktur.Plan“, welchen Sie durch Doppelklick in eines der 

Positionsfelder erhalten. 

Abbildung 6: Auftrag ändern – Faktur.plan 

Befüllen Sie die nächste freie Positionszeile mit: 

Fakturadatum Tragen Sie hier das Datum der nächsten (oder letzten) Teilfaktura 

ein. 

TBez. 

(Terminbezeichnung) 

Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste die für den Auftrag 

passende Terminbezeichnung aus und übernehmen Sie die 

Auswahl mit einem Doppelklick oder mit . 

Fakturawert Tragen Sie hier den Wert des nächsten (oder letzten) Teilfaktura 

ein. 

FakR 

(Fakturierungsregel) 

Überschreiben Sie mit Hilfe der Auswahlliste die voreingestellte 

Einstellung 1 (prozentuale Teilfakturierung) mit 2 (wertmäßige 

Teilfakturierung) um den Betrag nicht in Prozent vom 

Gesamtbetrag darzustellen, sondern den Betrag auf Cent genau 

anzugeben. Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick 

oder mit . 

Nachdem Sie die notwendigen Felder befüllt haben gehen Sie mit wieder ins 

Übersichtsbild zurück. 

18.05.2012 Seite 148 von 217

Bestätigen Sie die Informationsmeldung 

mit . 


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Wenn Sie alle Änderungen im Fakturierungsplan durchgeführt haben, speichern Sie nun 

den Auftrag mit der geänderten Teilfaktura mit ab. Die Auftragsnummer bleibt 

unverändert. 

Anschließend müssen Sie wie gewohnt eine weitere Faktura zu diesem Auftrag (neue 

Teilfaktura) erstellen, welche Sie ebenfalls ausdrucken können. 

WICHTIG: Sollten die schlussendlich verrechneten Teilbeträge nicht der Gesamtsumme 

entsprechen, welche Sie zu Beginn in der Einstiegsmaske in der Spalte „Betrag“ 

eingegeben haben, muss dieser Wert auf die Summe der Teilbeträge 

korrigiert werden, da sonst die Differenz in den Berichten in den VA-Einnahmen hängen 

bleibt! 

Möglichkeit 2: 

Sie wissen bereits im Vorhinein wann und über welche Beträge Sie Fakturen erstellen 

wollen, haben schon einen kompletten Fakturaplan angelegt und möchten nun zu den 

jeweiligen Terminen die Teilfakturen anlegen. 

Gehen Sie hierzu im SAP Benutzermenü auf „Faktura“ � „Fakturavorrat bearbeiten“. 

18.05.2012 Seite 149 von 217

Abbildung 7: Fakturavorrat bearbeiten 


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Löschen Sie hier das Hakerl bei „Lieferbezogene“ und haken stattdessen 

„Auftragsbezogene“ an. 

Anschließend oben auf den Button „Fakturav.anz“ klicken. 

Nun werden alle fälligen Fakturen angezeigt � die richtige links außen markieren, sodass 

sie orange hinterlegt wird und oben auf den Button „Einzelfaktura“ klicken: 

18.05.2012 Seite 150 von 217

Abbildung 8: Fakturavorrat bearbeiten - Einzelfaktura 


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Wenn beispielsweise das Fakturadatum angepasst werden muss, klicken Sie (nachdem 

die richtige Faktura markiert ist) im Menü oben auf „Springen“ � „Kopfdetails“ und 

stellen Sie anschließend das Fakturadatum auf Tagesdatum um. 

18.05.2012 Seite 151 von 217

Abbildung 9: Übersicht – Fakturapositionen 

Nun kann die Faktura per Klick auf das Diskettensymbol gespeichert werden. 

3.5 Anlegen einer Gutschriftsanforderung 

Gutschriften zur Ausgangsfaktura 


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Nachdem Sie einen Auftrag und eine Faktura (= Ausgangsrechnung) erstellt haben, 

können Sie wie folgt eine Gutschrift buchen. Auch hier sind zwei Schritte notwendig. 

18.05.2012 Seite 152 von 217

Gutschriftsanforderung anlegen 


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Gehen Sie unter „Auftrag“ zu „Kundenauftrag anlegen“ und wählen Sie als Auftragsart 

„G2“ aus: 

Abbildung 1: Kundenauftrag anlegen: Gutschriftsanforderung 

Klicken Sie anschließend links oben auf die Schaltfläche . 

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählen Sie den Reiter „Auftrag“ aus und geben 

die Auftragsnummer ein, auf die sich die Gutschriftsanforderung beziehen soll. 

Abbildung 2: Anlegen mit Bezug 

18.05.2012 Seite 153 von 217


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Klicken Sie links unten auf den Button , ein neues Fenster öffnet sich. In der 

Positionszeile ist als Zielmenge „1“ einzugeben. 

Abbildung 3: Zielmenge eingeben 

Sollte der vorgeschlagene Betrag nicht dem gewünschten Gutschriftsbetrag entsprechen, 

wählen Sie im Menü ganz oben den Pfad „Springen“ � „Position“ � „Konditionen“. 

Abbildung 4: Pfad Springen � Position � Konditionen 

18.05.2012 Seite 154 von 217

Abbildung 5: Gutschriftsbetrag ändern 


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In der Spalte „Betrag“ können Sie den Gutschriftsbetrag nach Belieben überschreiben. 

Bestätigen Sie mit ENTER und kehren Sie mit oben zurück. 

Ob Sie nun den Betrag geändert haben oder nicht, wechseln Sie nun in den Reiter 

„Verkauf“ und wählen Sie für das Feld „Fakturasperre“ den letzten Eintrag (nämlich 

„blank“) aus. 

Abbildung 6: Feld „Fakturasperre“ 

Danach ändern Sie das Feld „Auftragsgrund“ auf „Gutschriftsverfahren“. 

18.05.2012 Seite 155 von 217

Abbildung 7: Feld „Auftragsgrund“ 


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Nun ist die Gutschriftsanforderung fertig und kann mit gespeichert werden. Die 

Nummer der Gutschriftsanforderung, die nun links unten am Bildschirm angezeigt wird, 

notieren Sie bitte auf dem Gutschriftsbeleg. 

3.6 Erstellung einer Gutschrift 

Gutschrift buchen 

Gehen Sie zurück ins Hauptmenü und wählen Sie bei „Faktura“ nun „Anlegen Faktura“. 

Abbildung 8: Faktura anlegen 

Die Belegnummer der Gutschriftsanforderung (60000xxx) wird angezeigt bzw. muß – 

wenn Sie in der Zwischenzeit andere Tätigkeiten in SAP erledigt haben – eingegeben 

werden. 

Mit ENTER werden die Daten vervollständigt und Sie gelangen in die Übersicht: 

18.05.2012 Seite 156 von 217

Abbildung 9: Übersicht – Fakturapositionen 


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Mit kommen Sie wieder zurück und können nun die fertige Faktura per Klick auf 

speichern. 

Abbildung 10: Faktura mit vervollständigten Daten 

Die Nummer der Gutschrift, die nun links unten am Bildschirm angezeigt wird, notieren Sie 

bitte auf dem Gutschriftsbeleg. 

Gutschrift ausdrucken: 

Der Ausdruck der Gutschrift erfolgt wie der Ausdruck einer Faktura über „Faktura“ � 

„Nachrichten aus Fakturen“. 

18.05.2012 Seite 157 von 217


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3.7 Storno und Ausdruck einer Faktura/Gutschrift 

Um eine Faktura zu stornieren, öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ und 

weiters „Stornieren Faktura“. 

Abbildung 1: Faktura stornieren 

Beleg In dieser Spalte geben Sie die Nummer der Faktura ein, 

die Sie stornieren wollen. 

Fakturadatum Geben Sie immer das aktuelle Tagesdatum ein! 

Sichern Sie das Storno der Faktura mit . Sie erhalten eine Storno-Belegnummer. 

Verlassen Sie die Fakturabearbeitung mit , um ins Hauptmenü zu gelangen. 

Wenn Sie Fakturen aus Vorperioden (aus dem letzten Jahr) stornieren, ist es besonders 

wichtig, dass Sie das tagesaktuelle Datum eintragen und anschließend die Quästur 

benachrichtigen. 

18.05.2012 Seite 158 von 217


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Einzelne Positionen stornieren 

Wenn Sie nur einzelne Positionen stornieren möchten, wählen Sie oder 

klicken doppelt auf die Fakturanummer. 

Abbildung 2: Storno von einzelnen Positionen 

Markieren Sie nun links außen die Position (Zeile wird orange hinterlegt) der Faktura, die 

Sie stornieren möchten und wählen Sie . 

Speichern Sie nun das Storno der ausgewählten Position mit ab und Sie erhalten eine 

Stornonummer.( ) 

3.8 Ausdruck einer Faktura/Gutschrift 

Möchten Sie eine Faktura ausdrucken, sodass Sie diese verschicken können, wählen Sie 

im Benutzermenü den Punkt „Faktura“, und daraus den Menüpunkt „Nachrichten aus 

Fakturen“. 

18.05.2012 Seite 159 von 217

Abbildung 1: Nachrichten aus Fakturen 


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Verarbeitungsmodus Voreingestellt: 1 

Wenn Sie die Faktura zum ersten Mal ausdrucken, belassen 

Sie die 1 in dem Feld (Erstverarbeitung). Ist die Faktura 

bereits ausgeruckt und Sie möchten diese nochmals 

drucken, wählen Sie 2 (Wiederholverarbeitung). 

Fakturabeleg Tragen Sie in dieses Feld die Faktura- oder 

Stornonummer ein, oder überschreiben gegebenenfalls 

eine bestehende Nummer mit der, die Sie ausdrucken 

möchten.. 

Alle weiteren Felder müssen nicht befüllt werden. 

Drücken Sie anschließend und Sie erhalten folgende neue Anzeige: 

18.05.2012 Seite 160 von 217

Abbildung 2: Nachrichten aus Fakturen, auszudruckende Rechnung 


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Setzen Sie linkes außen in das Kästchen durch anklicken ein Hakerl, um die Rechnung zu 

markieren. 

Nun können Sie die Faktura entweder gleich ausdrucken oder davor noch einmal 

anschauen. 

Ausdruck 

Um die Faktura auszudrucken, drücken Sie . 

Ansicht 

Um sich die Faktura am Bildschirm anzusehen, drücken Sie . 

Auf dem gleichen Weg ist es auch möglich, einen Stornobeleg auszudrucken, indem Sie 

in das Feld „Fakturabeleg“ die Stornonummer eintragen. 

18.05.2012 Seite 161 von 217


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Andere Möglichkeit um Faktura auszudrucken 

Zu beachten ist, dass diese Möglichkeit nur bei einer Erstverarbeitung der Faktura 

möglich ist. Dazu öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ � „Ändern Faktura“. 

Abbildung 3: Faktura ändern 

Faktura Tragen Sie hier die Fakturanummer ein, welche Sie 

ausdrucken wollen. 

Drücken Sie anschließend NICHT die ENTER-Taste! 

Sondern folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Faktura → Ausgeben: 

Abbildung 4: Faktura ausgeben, Pfad Faktura → Ausgeben 

Es öffnet sich das Fenster „Nachricht ausgeben“: 

18.05.2012 Seite 162 von 217

Abbildung 5: Nachricht ausgeben 

Die auszudruckende Faktura ist bereits orange markiert. 

Um die Faktura auszudrucken, klicken Sie auf . 

Um sich die Faktura am Bildschirm anzusehen, klicken S 


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4 Übersicht: Berichte, Dienstreisen, Personalkosten 

im Drittmittelbereich 

4.1 Übersicht zu Dienstreisen und das ESS-Portal 

Dienstreisen an der TU Wien werden über das SAP-Portal ESS (= Employee Self Service) 

abgewickelt, und können von jedem Reisenden selbst oder durch definierte 

Sekretariatsuser erfasst und abgerechnet werden. 

Der Einstieg ins Portal erfolgt über folgenden Web-Link: http://ess.tuwien.ac.at 

Die Zugangsdaten können Sie vom SAP Support der Quästur 

(http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/) per Email erhalten. 

Im SAP-ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen: 

� Institutsuser: Alle Mitarbeiter an der TU-Wien mit einem aufrechten 

Dienstverhältnis, diese können selbständig ihre Reisen beantragen und abrechnen. 

� Sekretariatsuser: Mitarbeiter an der TU-Wien, die für ihre Kollegen am Institut bzw. 

in der Organisationseinheit Reisen beantragen und abrechnen können. 

� Genehmiger: Leiter eines Instituts oder einer Organisationseinheit und/oder 

Projektverantwortliche. Es können zwei Formen des Genehmigers unterschieden 

werden: 

Budgetverantwortliche: Jede Kostenstelle und jedem Innenauftrag ist ein 

Budgetverantwortlicher zugeordnet, dieser erteilt die budgetrechtliche Freigabe 

eines Reiseantrags oder einer Reiseabrechnung. 

Dienstvorgesetzte: Der Dienstvorgesetzte erteilt die dienstrechtliche Freigabe eines 

Reiseantrags, sprich die Abwesenheit des Mitarbeiters wird genehmigt. 

4.1.1 Grundlagen der Dienstreisen 

Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit 01.08.2010 eine 

entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung der 

Betriebsvereinbarung online unter: 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen.pdf 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen_Anhän 

ge.pdf 

Für alle Beamten und Vertragsbediensteten besitzen die entsprechenden Bestimmungen 

der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die 

Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung auf der Homepage der Quästur 

unter: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/ReiseRL_B_VB_TU_Wien.pdf 

18.05.2012 Seite 164 von 217

Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien sind: 


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� Die Entscheidungsmacht über Mittel ruht bei den Organisationseinheiten (somit 

auch die Verantwortung). 

� Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im 

Vordergrund. 

� Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung 

über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen. 

� Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung 

gestellt (Abrechnung über das Privatkonto). 

� Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich. 

� Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen 

möglich. 

� Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich. 

� Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt 

ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften 

(Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). 

18.05.2012 Seite 165 von 217

4.1.2 Prozessdarstellung: Dienstreisen 


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4.1.3 Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS 

Vor Antritt einer Dienstreise muss ein genehmigter Reiseantrag vorliegen. Mit dem Auftrag 

eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür berechtigte 

Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser Reiseantrag wird an 

den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet. 

Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur Korrektur zurücksenden. 

Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer Essensbelege): 

Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine 

Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und 

rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den 

Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das 

ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese 

werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die 

Organisationseinheit retourniert. 

Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der 

Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet. 

Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren): 

Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine 

Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und 

rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das 

ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst 

dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die 

vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. 

Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und 

an die Organisationseinheit retourniert. 

Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der 

Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet. 

Bitte beachten Sie: 

Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten 

geltend zu machen, nicht beides. 

Auszahlung der Reisekostenabrechnungen: 

Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und 

Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht an die 

Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss 

die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den 

Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein. 

18.05.2012 Seite 167 von 217


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Für Beamte erfolgt die Auszahlung zentral über das BRZ, weswegen wir gezwungen sind 

eine leicht abweichende zeitliche Regelung zu wählen. Die Auszahlung der refundierten 

Reisekosten erfolgt für Beamte an jedem 2. und 4. Montag des Monats. Um den jeweiligen 

Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5 

Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein. 

Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Dienstreisen finden Sie im 

Handbuch ESS-SAP Reisemanagement 

(http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Handbuch_ESS_Reisemanagement- 

Stand29032011.pdf) sowie auf der Homepage der Quästur unter 

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/reisemanagement/ 

4.1.4 American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen 

Zur Vorfinanzierung der Reisekosten steht den TU MitarbeiterInnen eine kostenlose 

American Express Kreditkarte zur Verfügung, die wichtigsten Eckdaten hierzu: 

� Die Abrechnung erfolgt über das inländische Girokonto der MitarbeiterInnen 

� Der Vertrag orientiert sich stark am Rahmenvertrag des Bundes 

� Es fällt keinerlei Jahresgebühr an 

� Es gibt keinen Mindestumsatz 

� Die elektronische Spesenabrechnung und elektronische Berichte sind kostenlos 

� Für die Versicherungsleistungen fallen keinerlei Extrakosten an 

� Die Verrechnung erfolgt in Euro 

� Die Karte hat ein Limit von € 3.000,- je Abrechnungsperiode, dieses kann auf € 

6.000,- oder € 9.000,- erhöht werden 

Weiterführende Informationen sowie die Antragsformulare finden Sie auf der Homepage 

der Quästur unter http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/reisemanagement/ und 

http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/formulare_lohnverrechnung/ 

Kosten können in folgenden Fällen entstehen: 

� Eine maximale Haftung von 25,- € bei Verlust/Diebstahl der Kreditkarte, wenn dies 

nicht sofort gemeldet wird 

� Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an 

� Für Zahlungen in fremder Währung (= alle außer Euro) fallen Gebühren in Höhe 

von 2% der Transaktionssumme an 

18.05.2012 Seite 168 von 217

Vorteile für die MitarbeiterInnen: 


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� MitarbeiterInnen in bestimmten Anstellungsverhältnissen erhalten (auf Wunsch!) 

eine eigene, kostenlose Kreditkarte, die auch privat verwendet werden kann 

� Die Abrechnung erfolgt mittels Lastschriftverfahren bis zu 58 Tagen nach dem 

Datum der Belastung 

� Die Ersatzkartenausstellung erfolgt binnen 24 Stunden und kostenlos 

� Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung einer Reise mit der American Express 

Kreditkarte 

4.2 Übersicht zu Personalkosten im Drittmittelbereich 

Herr Lipp vom Team Lehrabgeltung & Reisemanagement steht Ihnen zur Verfügung für: 

� Fragen bezüglich der gebuchten und von den Girokonten eingezogenen 

Personalkosten im Drittmittelbereich. 

� die Zusammenstellung von Lohnkonten für Audits 

� prognostizierte Berechnungen der Personalkosten (da sich sowohl die 

Dienstgeberbeiträge als auch die Bezüge laufend ändern können ist eine ganz 

exakte Berechnung jedoch nicht möglich) 

4.2.1 Datenabgleich 

Vor der Abrechnung der Gehälter der TU Wien Bediensteten (Angestellte) wird die 

Innenauftragszuordnung des Projektpersonals in SAP mit jener der Projektdatenbank 

verglichen. Ist bei einem Dienstnehmer in der Projektdatenbank eine andere 

Innenauftragszuordnung hinterlegt als in SAP, wird diese mit jener der Projektdatenbank 

überschrieben. 

Ist in SAP ein FWF-Innenauftrag oder eine Kostenstelle hinterlegt, wird diese nicht 

angetastet. Nur Änderungen bezüglich §27 Innenaufträge und §26 Innenaufträge (nicht 

FWF) werden von der Projektdatenbank in SAP übernommen. 

Zusätzlich wird der Lehranteil (IA LER…) errechnet, und in SAP erfasst. Die anderen 

Projekt(e) bei welchen der Dienstnehmer beschäftigt ist, werden um den errechneten 

prozentuellen Lehranteil verringert. 

Da die Arbeitsstunden in der Lehre aus der TISS Abhaltemeldung gewonnen 

werden, wird der Lehranteil in SAP erst erfasst wenn die Abhaltemeldung durch den 

Dienstnehmer durchgeführt wurde. 

18.05.2012 Seite 169 von 217

Derzeit wird der Datenabgleich nach dem Erhalt einer Abgleichliste von der 

Controllingabteilung manuell vorgenommen. 

Die Automatisierung dieses Abgleiches befindet ist derzeit noch in Arbeit. 


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Es ist sehr wichtig, dass die Zuordnungen in der Projektdatenbank regelmäßig (am 

besten einmal im Monat) vom Institut auf ihre Richtigkeit überprüft werden, da diese 

Daten ins SAP eingegeben und später eingespielt werden. 

4.2.2 Gesperrte Innenaufträge 

Es kommt bei manchen Rückrechnungen (z.B. Dienstgeberbeiträge an die 

Pensionskassa) vor, dass bereits geschlossene Innenaufträge mit Dienstgeberbeiträgen 

belastet werden, oder aber eine Gutschrift dieser erfolgen würde. In beiden Fällen werden 

die Personalkosten zunächst von SAP auf eine Dummykostenstelle oder eine 

Institutskostenstelle gebucht. 

Diese Buchungen werden nach der Abrechnung aus der Buchungsüberleitung gefiltert, 

und von der Finanzbuchhaltung auf die Nachfolgeinnenaufträge der gesperrten 

Innenaufträge umgebucht. Diese Kosten werden dem Girokonto des 

Nachfolgeinnenauftrags anschließend angelastet oder gutgeschrieben. 

4.2.3 Einstieg in die TISS Projektdatenbank 

Um zur TISS Projektdatenbank zu gelangen sind folgende Schritte notwendig. 

1. Ins TISS einloggen 

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Die Berechtigung um in die Projektdatenbank einsteigen zu können erhalten Sie vom 

TISS-Team (inside@tiss.tuwien.ac.at). 

2. Projektdatenbank anklicken 

3. Auf „Login über das ZID-Authentifizierungsportal 

klicken“ 

18.05.2012 Seite 171 von 217

4. Nochmals 

5. Beim Punkt Personalkosten auf Zuordnen klicken 


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6. Das Institut auswählen 


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7. Name des Dienstnehmers dessen Zuordnung abgefragt werden soll auswählen 

18.05.2012 Seite 174 von 217

8. Abschließend das Jahr auswählen, die Personalkostenzuordnung des 

Dienstnehmers wird nun angezeigt und kann geändert werden 

Bei Fragen die tiefer ins Detail gehen kontaktieren Sie bitte das TISS-Team 

(http://www.zid.tuwien.ac.at/ueber_tiss/) 


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In der Projektdatenbank können immer für jeweils 2 Monate rückwirkend Änderungen 

durchgeführt werden. Zusätzlich wird im September immer für zwei Wochen das erste 

Halbjahr und im November das zweite Halbjahr zur Korrektur für die Institute geöffnet. 

4.2.4 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten von den Girokonten der Institute 

Alle Personalkosten (Bruttogehälter und Dienstgeberbeiträge) werden zunächst vom 

Hauptgirokonto der TU Wien abgebucht. Eine Ausnahme bilden die Beamten, diese 

werden vom Bundesrechenzentrum abgerechnet, ebenso wird die Auszahlung der 

Beamtengehälter zunächst durch das Bundesrechenzentrum vorgenommen und 

anschließend an die TU Wien weiterverrechnet. 

Nachdem die Reisen und die Gehälter von der Lohnverrechnung der TU Wien 

abgerechnet und gebucht, und auch vom Bundesrechenzentrum der Buchungslauf für die 

an der TU Wien beschäftigen Beamten zugesandt und in SAP gebucht wurde, kann mit 

der Abfrage der Drittmittelpersonalkosten begonnen werden. 

18.05.2012 Seite 175 von 217


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Einmal im Monat werden die Personalkosten im Drittmittelbereich von den jeweiligen 

Girokonten der Institute eingezogen. 

Hierfür wird für die Finanzbuchhaltung jeweils eine Excel Tabelle für den §27-, §28, und 

§26 Bereich (ausgenommen FWF) erstellt, mit welcher diese die Gelder von den 

jeweiligen Girokonten auf das Hauptgirokonto der TU Wien überweisen. 

4.2.5 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für FWF Projekte 

Die Personalkosten werden vorerst immer vom Hauptgirokonto der TU Wien getragen, da 

diese nicht direkt von einem Girokonto des FWF eingezogen werden können. Aus 

diesem Grund wird durch die Quästur einmal im Monat eine speziell formatierte Liste mit 

den Personalkosten (ohne Bearbeitungskosten) die bei FWF-Projekten angefallen sind 

erstellt und an den FWF gesendet, welcher den Gesamtbetrag nach Überprüfung an das 

Hauptgirokonto der TU Wien überweist. 

Für die Bearbeitungskosten wird halbjährlich eine eigene Liste an den FWF zu gesendet, 

nach Überprüfung durch den FWF werden auch diese vom FWF an das Hauptgirokonto 

der TU Wien überweist. 

4.2.6 FWF-Forschungsbeihilfe 

Studierende können vom FWF eine Forschungsbeihilfe in Höhe von € 440,- pro Monat 

erhalten. Will der Projektleiter eines FWF-Projektes eine Forschungsbeihilfe für einen 

Studierenden anfordern, so muss das entsprechende Formular 

(http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/FWF_Forschungsbeihilfe.pdf) 

ausgefüllt und an das Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF übermittelt 

werden. 

Bewilligt der FWF die Forschungsbeihilfe, wird diese monatlich ohne Abzüge („brutto für 

netto“) von der Finanzbuchhaltung an das Girokonto des Studierenden überwiesen. 

Die Anforderung der Forschungsbeihilfebeträge erfolgt gemeinsam mit den anderen 

Personalkosten bei FWF-Projekten. (siehe Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für 

FWF-Projekte) 

Achtung: Dienstnehmer der TU Wien (z.B. TutorInnen, Studienassistenten/innen) können 

keine Forschungsbeihilfe erhalten, ihnen kann jedoch ein zusätzlicher Bezugsteil 

(„Nebentätigkeit“) ausbezahlt werden, wenn der FWF dies genehmigt. 

18.05.2012 Seite 176 von 217

4.3 Übersicht zu SAP Berichten 

4.3.1 PC-PIO Bericht 

Profit Center Plan/Ist/Obligo (nur im Kalenderjahr selektierbar) 

Transaktionscode: ZZUNI_CCC_PCPIOJAHR 


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(Menü: „Berichte“ / PCPLAN/IST/OBLIGO – nur im Kalenderjahr selektierbar) 

Zweck: Differenzierte Übersicht für ganze Bereiche: 

Eingabemaske: 

Mögliche 

Eingabewerte (für 

beide 

Berichtsvarianten) 

1. Plan-Ist-Übersicht /“Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung“) 

2. Kostenrechnungssicht 

Unter Planversion können Sie die Version „0“ („offizielle“ Version, gekoppelt an 

Budget) eingeben. Dann haben Sie die Planwerte, welche in Summe das 

Budget ergeben (bei Plan-Ist-Übersicht). Haben Sie diese auf 

Fachbereichsebene aufgeteilt und der CO-Abteilung diese Aufteilung mitgeteilt, 

dann sehen Sie in der Planversion „0“ die Plan/Ist-Werte und somit den 

Verfügungsrest auf Abteilungsebene. 

Als Zeitraum ist immer von 01 bis 16 (für vollständige Planwerte in der 

Budgetsicht) und das entsprechende Jahr einzugeben. 

Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart (oder mehrere einzelne 

Kostenarten, oder bestimmte Intervalle auswählen, z.B. Reisekosten 736000- 

737999) oder Sie geben eine Kostenartengruppe ein, wie z.B.: 

TUW-CO: dann sehen Sie alle Kostenarten der Kostenrechnung (inkl. 

Abschreibung, exkl. Investition). 

TUW-FM: hier werden die Kostenarten exkl. Abschreibung angezeigt; entspricht 

der Zahlungssicht (Einnahmen und Ausgaben) und ist für Drittmittel-Abfragen 

erforderlich. 

TUW-BUDGET: schließt die Abschreibungen und die Personalkosten aus und 

ist für Budgetabfragen im hoheitlichen Bereich erforderlich. 

18.05.2012 Seite 177 von 217

Eingabemaske: 


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Bei der Selektion nach CO-Objekten kann nach Bereichen (Profit Center) oder 

einzelnen Kontierungsobjekten abgefragt werden. 

Nach Profit-Center-Gruppe: 

ALL_212000 (ALL_Kostenstelle) umfasst alle Kontierungsobjekte des gesamten 

Institutes (z.B.: E212). 

X28_212000 beinhaltet nur die hoheitlichen Kontierungsobjekte. 

X27_212000 umfasst den Drittmittelbereich mit all seinen Projekten. 

Bei Profit Center können einzelne Profit Center eingegeben werden. Ab 

01.01.2007 gibt es pro Fachbereich ein Profit Center: PC_21200, PC_212010, 

PC_212020 ….. 

Nach Kontierungsobjekten: 

Nach Kostenstellengruppe oder Kostenstelle. 

Nach Innenauftragsgruppe oder Innenauftrag. 

Je nachdem ob eine Budget- oder Kostenrechnungssicht erwünscht ist, kann 

das entsprechende Layout ausgewählt werden: 

/FMÜBERSICHT – Budget-Abteilungsübersicht ohne GIN, GIP 

Budget-Abteilungsübersicht ohne Innenaufträge für innovative Projekte, UNI- 

Infrastrukturprojekte. 

/FMSICHT+GI* - FM-Abteilungsübersicht mit GIN, GIP 

Budget-Abteilungsübersicht mit Innenaufträgen für innovative Projekte, UNI- 

Infrastrukturpojekte. 

/KLR-DETAIL1 – Kosten-Leistungsrechnungssicht gruppiert nach Kostenart. 

1. Plan-Ist-Übersicht /“Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung“) 

18.05.2012 Seite 178 von 217

Bericht: 


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Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie diesen Icon (Symbolbild mit Uhr 

und Hakerl) klicken. 

Sie können sich auch die Einzelbuchungen anzeigen lassen. Öffnen Sie diese 

mit Hilfe des Druckknopfsymboles . 

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Eingabemaske: 


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Beispiel für Budgetsicht ohne Exkursions- & Berufungszusage-Innenaufträge: 

2. Kostenrechnungssicht 

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Bericht: 


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und Hakerl) klicken. 

In den Spalten „CO-Objekt“ und „Bezeichnung CO-Objekt“ finden Sie die 

Innenauftragsnummer und die Bezeichnung des Innenauftrages, bzw. die 

Abteilungskostenstelle und deren Bezeichnung. 

In den Spalten 4-8 finden Sie die Bezeichnungen der Kostenartengruppen und 

18.05.2012 Seite 181 von 217

der einzelnen Kostenarten. 


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ACHTUNG: Bei den Beträge in der Spalte „Ist-Werte“ sind + und – vertauscht 

(steht hinter dem Betrag ein Minuszeichen ist dies ein positiver Wert, und 

umgekehrt.) 

Eigenes Layout: Sollten Sie für Ihre eigenen Berichtszwecke zusätzliche Spalten, weniger 

Spalten, andere Spaltensortierungen, etc. benötigen, können Sie ganz einfach 

eigene Layouts (Anzeigenvarianten) erstellen und für Sie selbst abspeichern. 

Eine ausführlichere Doku hierzu finden Sie auf der Homepage der Quästur. 

4.3.2 KOB1 Bericht 

Einzelpostenbericht (IST) Aufträge 

Transaktionscode: KOB1 (Menü: „Berichte“ / „Aufträge Einzelposten Ist“) 

18.05.2012 Seite 182 von 217


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Zweck: Zeigt alle einzelnen Kosten (Buchungen) eines Innenauftrages innerhalb einer 

ausgewählten Periode. 

Eingabemaske: 

Unter Auftrag geben Sie bitte Ihre Innenauftragsnummer(n) ein. 

Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben 

eine Kostenartengruppe ein. 

TUW-FM zeigt die budgetwirksamen Einzelposten und somit das 

budgetwirksame Ergebnis dieses Projektes. 

Die Eingabe des Buchungsdatums (von – bis) ermöglicht eine Einschränkung 

des Betrachtungszeitraumes. Bei Projekten mit Beginn vor 2004 sollte 

31.12.2003 bis aktuelles Datum eingegeben werden. Bei allen anderen 

Projekten das tatsächliche Beginn Datum bis zum aktuellen Datum. 

18.05.2012 Seite 183 von 217

Einzelpostenbericht IST: 

Die Anzeigenvariante Ihrer Wahl eingeben: 


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� /DM-Bericht1: dieses Layout beinhaltet die wichtigsten Spalten. 

� /Ausgleich: dieses Layout soll zur Hilfestellung bei erhaltenen 

Mahnungen dienen (Ergänzung zu Offenen Posten Liste). 


und Hakerl) anklicken. 

Auftrag Innenauftrag des Projektes. 

Kostenart- & -bezeichnung Die Spalten „Kostenarten“ und „Kostenartenbezeichnung“ geben 

Auskunft über die Kostenart. 

Wert/Berichtswährung Betrag in Euro (Brutto incl. Ust). 

ACHTUNG: Bei den einzelnen Beträgen sind + und – vertauscht (steht 

hinter dem Betrag ein Minuszeichen ist dies ein positiver Wert, und 

18.05.2012 Seite 184 von 217

Gegenkonto- & 

-bezeichnung 

umgekehrt). 

Belegnummer Kostenrechnungsbeleg 


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DVR Nr. 0005886 

„Gegenkonto“ und „Gegenkontobezeichnung“ informieren, woher die 

Buchungen stammen (Debitor/Kreditor) und wen oder was sie betreffen. 

Referenzbelegnummer Beleg, der CO-Beleg auslöst, z.B. Bestellung oder Faktura. 

Belegkopftext 

Bestelltext 

Hinweis auf Beleg (Buchungstext) + Bestelltexte. 

Belegkopftext: Text von manueller Umbuchung. 

Buchungsdatum Das Buchungsdatum ist das Datum der Buchung der Rechnung in SAP. 

Ausgleich Das Ausgleichsdatum entspricht dem Datum des Ausgleichs der 

Rechnung. Bei Eingangsrechnungen entspricht es dem Datum des 

Zahllaufes. Bei Ausgangsrechnungen entspricht es dem Datum des 

Einganges am Girokonto der Organisationseinheit. 

Bei Ausgangsrechnungen scheint das Ausgleichsdatum erst dann im 

SAP auf, wenn der Kontoauszug durch die Quästur eingebucht wurde. 

Bei Personalkosten, Handverlägen und anderen internen 

Leistungsverrechnungen wird kein Ausgleichsdatum angezeigt, da diese 

Kosten mittels einer Sammelbuchung von der Quästur vom jeweiligen 

Institutskonto abgebucht werden. 

Durch Klicken auf einzelne Zellen in den Spalten Referenz, Einkaufsbeleg, bzw. Referenzbelegnummer, 

gelangen Sie direkt zur jeweiligen Bestellung, Eingangsrechnung, bzw. Faktura. 

18.05.2012 Seite 185 von 217

4.3.3 Anlagenbericht 

Inventurliste mit der alten Inventarnummer aufrufen, mit 

verschiedenen Selektionen und Filter 


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DVR Nr. 0005886 

Da Anlagen vor dem Jahr 2004 auf den Etiketten nur mit der alten Inventarnummer aus 

TUWIS und natürlich nicht mit der neuen Anlagennummer aus SAP gekennzeichnet sind, 

wurde eine Variante in den Berichten für Anlagen erstellt. Zusätzlich wird die alte 

Inventarnummer eingeblendet und man kann jetzt mittels Filter abfragen, bzw. die Liste 

nach eigenen Wünschen sortieren. Untenstehend die Vorgangsweise: 

1 Die Liste in SAP auswählen (ZZUNI_ANLBEST_EP): 

2 Es ist die Kostenstelle von xxx000 bis xxx999 einzusetzen, damit auch 

Subkostenstellen angezeigt werden. Diese Liste beinhaltet auch Innenaufträge. Das 

Berichtsdatum von 31.12.2010 auf das jeweilige Jahr ändern. Dieser Bericht kann 

nur mit einem Berichtsdatum 31.12.JJJJ abgerufen werden: 

Sobald die Liste erscheint, kann man mit dem Icon „Layout auswählen“ auf das 

Layout „ALTINVENTAR“ klicken: 

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Die Liste wird um das Feld Inventarnummer, Kostenstelle, Innenauftrag und 

Investitionsauftrag ergänzt: 

Jetzt kann die Liste sortiert (aufsteigend oder absteigend), oder mittels Filter 

eine bestimmte Inventarnummer gesucht werden. 

Sollten Felder in der Spalte „Inventarnummer“ leer sein, so handelt es sich um Anlagen, 

welche ab dem 1.1.2004 (also über SAP) angeschafft wurden. Diese haben natürlich keine 

alte Inventarnummer mehr. 

Wenn man mit Filter arbeitet, ist vorher die gewünschte Spalte zu markieren, dann wird 

diese orange hinterlegt: 

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Es sind allerdings ein paar Kriterien für die Eingabe der alten Inventarnummern zu 

beachten: Die Kennzahl (100-41) muss mit Schrägstrichen getrennt, dann die Jahreszahl 

vierstellig (1996) und zum Schluss die laufende Zahl ohne Nullen (also: 194 und nicht 

00194) eingegeben werden – und nicht wie auf der alten Inventaretikette angeführt. 

Wenn man Anlagenbezeichnungen durchsucht, sollte man beim Text immer nur einen 

Teil eingeben, vorher und nachher mit * eingrenzen: 

So erhält man z.B. alle Anlagen, welche in der Bezeichnung den Teil *book* 

enthalten. 

Sucht man ein bestimmtes Jahr, ist ein Filter im Feld „Aktivierungsdatum“ zu setzen: 

Man kann diese Liste auch um Felder erweitern und zwar mit dem Icon „Layout 

ändern“: 

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Hier kann vom Spaltenvorrat in die angezeigten Spalten verschoben werden und natürlich 

auch retour. 

Listen können auch in Excel exportiert werden: 

� Entweder über das Icon „Microsoft Excel“ 

� Oder über das Menü: Liste – Exportieren – Lokale Datei – Tabellenkalkulation 

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in ein gewünschtes Verzeichnis mit Dateinamen speichern: 

4.3.4 Personalkostenbericht 

Personalkostenbericht (pro Projekt / Person) 


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Für diesen Bericht ist eine separate Berechtigung erforderlich die Sie mittels 

Useranforderungsformular (zu finden auf der Homepage der Quästur) anfordern können: 

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Sie finden diesen Bericht nicht im üblichen Benutzermenü im Punkt „Berichte“. Sie müssen 

sich die Transaktion zum Aufruf des Berichtes erst in Ihrem Benutzermenü abspeichern: 

EINSTIEGSMASKE mit den notwendigen Daten für den Aufruf des Berichtes: 

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1. Personalkosten für Projekte: 

2. Projekt-Personalkosten pro Person: 


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Abweichend von den üblichen SAP-Berichten erhalten Sie keine Maske mit den relevanten 

Daten, sondern ein „Formular“, dass Sie sich über das „Druckpopup“ ansehen oder gleich 

ausdrucken können: 

Das Formular / Ergebnis zu 1. Personalkosten für Projekte: 

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1. Das Formular / Ergebnis zu 2. Projekt-Personalkosten pro Person: 

Bedenken Sie, dass darauf sensible persönliche Daten (darum auch die 

Zusatzberechtigung) stehen und gehen Sie vertraulich damit um! 


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5 Glossar Rechnungswesen 

Quellen: 

� Eigenformulierungen der Quästur 

� http://www.steuerverein.at/buchhaltung/Rechnungswesen.htm 

� http://www.ifm.tuwien.ac.at/cms/uploads/documents/SAP_Begriffe.pdf 


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Abschreibungen (für Abnützung), AfA 

Abschreibungen stellen den Aufwand für den Werteverzehr des Anlagevermögens für eine 

Rechnungsperiode (i.d.R. ein Jahr) in der Gewinn- und Verlustrechnung dar. 

Abschreibungen bezeichnen jenen Vorgang, mit dem die Anschaffungskosten auf die 

vorgesehene (mehrjährige) Nutzungsdauer verteilt werden. 

Abschreibungen, kumuliert 

Kumulierte Abschreibungen bezeichnen den Werteverzehr einer Anlage seit Beginn der 

Inbetriebnahme. Sie scheinen in der Anlagenbestandsliste für jedes Anlagegut auf und 

geben Auskunft über die Abnützung der Anlage. 

Abgrenzung 

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses sowie bei der Übernahme der Daten von der 

Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung werden die Buchungsdaten bei Bedarf 

wertmäßig angepasst. Dabei spricht man von Abgrenzung. Die Abgrenzung dient der 

sach- und periodengerechteren Darstellung von Aufwänden und Erträgen. 

Aktiva 

Die Aktiva bezeichnen die Summe aller Vermögenspositionen einer Bilanz, während im 

Gegensatz dazu die Passiva die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der 

Vermögenspositionen darstellen. Die Summe der Aktiva ist immer gleich der Summe der 

Passiva. 

Anlagevermögen 

Unter Anlagevermögen versteht man jene Vermögensteile, die zum Abschlussstichtag 

dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb, d.h. der Leistungserbringung zu 

dienen. Diese Begriffsbestimmung verlangt, dass am Abschlussstichtag die Absicht 

besteht, die Vermögensteile dauernd, d.h. nicht einmalig zu nutzen und nicht ungenutzt zu 

verkaufen. Das Anlagevermögen besteht aus immateriellen Vermögensgegenständen, 

Sachanlagen und Finanzanlagen. 

Anschaffungswert 

Der Anschaffungswert einer Anlage ist jener Wert, mit dem eine Anlage im 

Anlagevermögen verbucht wird. Der Anschaffungswert stellt die Basis für die Berechnung 

der Abschreibungen dar und entspricht im Normalfall den Anschaffungskosten sowie jenen 

Kosten, die für die Inbetriebnahme der Anlage erforderlich sind. 

18.05.2012 Seite 195 von 217


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Aufwand 

Als Aufwand wird der in Geldeinheiten bewertete Verbrauch an Wirtschaftsgütern einer 

Organisationseinheit je Abrechnungsperiode bezeichnet. Aufwände werden in der 

Finanzbuchhaltung in den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. 

Aufwands- bzw. Ertragskonten 

Aufwands- und Ertragskonten bilden die Bestandteile der Gewinn- und Verlustrechnung. 

Die Verbuchung von Aufwänden führt zu einer Verminderung des Saldos der Gewinn- und 

Verlustrechnung und somit zu einer Minderung des Eigenkapitals, während die 

Verbuchung von Erträgen eine Erhöhung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung 

und damit eine Mehrung des Eigenkapitals nach sich zieht. 

Ausgaben 

Ausgaben bezeichnen die Summe aller Auszahlungen sowie die in einer Periode 

eingegangenen Verbindlichkeiten. 

Bestandskonto 

Bestandskonten bilden die Bestandteile der Bilanz und zeigen Vermögens- und 

Kapitalstände an. Bestandskonten auf der Aktivseite der Bilanz zeigen das Vermögen 

(z.B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Bankguthaben), während Bestandskonten auf 

der Passivseite Auskunft über die Finanzierung des Vermögens (z.B. durch Eigen- oder 

Fremdkapital) geben. 

BIC (Alternativname: SWIFT-Code) 

Die Abkürzung BIC steht für Bank Identifier Code, es handelt sich dabei um einen 

internationalen, standardisierten Code für Teilnehmer im weltweiten Interbank Netzwerk. 

Alternativ wird auch die Bezeichnung SWIFT-Code verwendet, die Abkürzung SWIFT 

steht für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. 

Die Form eines BIC sieht wie folgt aus: 

BBBBCCLLbbb 

B = der vierstellige Bankcode 

C = der zweistellige Ländercode 

L = die zweistellige Ortscodierung 

b = die dreistellige Zusatzkennzeichnung für Filialen, Abteilungen, etc. (ist optional) 

Bilanz 

Als Bilanz versteht man die Vermögensaufstellung, die zu einem bestimmten Stichtag 

(i.d.R. dem Abschlussstichtag) durchzuführen ist. Sie ist zusammen mit der Gewinn- und 

Verlustrechnung Teil des Jahresabschlusses. Die Bilanz repräsentiert das Vermögen und 

gibt Auskunft, auf welche Weise das Vermögen finanziert wird. 

Buchungskreis (Finanzkreis) 

Ein Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, für die 

eine vollständige, in sich geschlossene Finanzbuchhaltung durchgeführt werden kann. 

Die Technische Universität Wien verwendet 2 Buchungskreise: 

18.05.2012 Seite 196 von 217

TUW1 - für das Globalbudget und Drittmittel aus § 27 Projekten 

PAR261 - für Drittmittel aus § 26 Projekten (ad personam Projekte) 


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Buchwert 

Der Buchwert einer Anlage bezeichnet die Differenz zwischen Anschaffungswert und 

kumulierten Abschreibungen. Er gibt Auskunft über den Restwert und somit das Alter einer 

Anlage. 

Controlling 

Controlling ist eine Form der Führungsunterstützung, die durch die Bereitstellung von 

Informationen und Methoden den verschiedenen Ebenen des politisch-administrativen 

Führungssystems die Steuerung der Effektivität, der Effizienz und des 

Finanzmittelbedarfes ermöglicht. 

Dem Controlling obliegen u.a. die Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung, die 

Erstellung der jährlichen Budgetplanung, die Überwachung des Budgetvollzugs sowie das 

Berichtswesen im Bereich des Rechnungswesens. 

CO Istbuchungen (SAP Modul CO) 

Diese Buchungen werden im FM-Bericht in der Spalte CO Istbuchungen dargestellt. 

Customizing (SAP Begriff) 

Unter Customizing versteht man alle Aktivitäten, die für die Einstellungen des SAP R/3 

Systems vor Aufnahmen des Produktivbetriebes notwendig sind. Auch bestimmte 

Anpassungen während des Produktivbetriebes sind Customizingeinstellungen. 

Debitor 

Debitor = Kunde 

Debitoren werden für die Verbuchung von Ausgangsrechnungen/Fakturen benötigt. 

Einnahmen 

Einnahmen bezeichnen die Summe aller Einzahlungen sowie die in einer Periode 

fakturierten Forderungen. 

Einzahlungen 

Unter Einzahlungen versteht man alle reinen Zahlungsvorgänge in Form von 

Geldmitteleingängen. 

Eigenkapital, Eigenmittel 

Als Eigenmittel (auch Eigenkapital) bezeichnet man die Höhe der finanziellen Beteiligung 

eines Unternehmers an einem Unternehmen. Im Fall von Universitäten umfasst das 

Eigenkapital laut „Verordnung der Bundesministerin für Wissenschaft und Forschung über 

den Rechnungsabschluss der Universitäten“ (Univ. RechnungsabschlussVO) die 

Positionen Universitätskapital, Rücklagen und Bilanzgewinn/verlust. 

Erlöse 

Unter Erlösen versteht man in der Kostenrechnung die Erträge der operativen Tätigkeit 

nach Vornahme von Abgrenzungsbuchungen. 

18.05.2012 Seite 197 von 217


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Erträge 

Erträge bezeichnen in der Finanzbuchhaltung alle in Geld bewerteten Gegenleistungen für 

erbrachte Leistungen. Erträge können in operative, finanzielle und außerordentliche 

Erträge unterteilt werden, wobei die operativen Erträge nach Abgrenzung in der 

Kostenrechung als Erlöse definiert sind. 

Finanzanlagen 

Finanzanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Beteiligungen an 

anderen Unternehmen und längerfristig gehaltene Wertpapiere. 

Forderungen 

Unter Forderungen versteht man Ansprüche aufgrund von Lieferverträgen, 

Dienstleistungsverträgen, Werkverträgen etc. Forderungen sind Bestandteil des 

Umlaufvermögens und daher der Aktivseite der Bilanz zuzuordnen. 

Fremdkapital 

Als Fremdkapital werden langfristige Schulden (insbesondere langfristige Lieferanten- und 

Bankkredite) zu einem bestimmten Stichtag bezeichnet. Im Gegensatz zu den 

Eigenmitteln (Eigenkapital) stellt das Fremdkapital Verbindlichkeiten gegenüber externen 

Geschäftspartnern (Banken, Lieferanten,...) dar. 

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist neben der Bilanz der zweite Bestandteil des 

Jahresabschlusses gemäß UGB. Während die Bilanz ein Abbild der Vermögenslage zum 

Abschlussstichtag darstellt, liegt der Zweck der Gewinn- und Verlustrechnung in der 

Darstellung der Erlöse und Aufwendungen, d.h. der Ertragslage über die gesamte 

Abrechnungsperiode. 

IBAN 

Die Abkürzung IBAN steht für International Bank Account Number, es handelt sich dabei 

um eine internationale, standardisierte Notation für Bankkontonummern. Die Form einer 

österreichischen IBAN sieht wie folgt aus: 

ATpp bbbb bkkk kkkk kkkk 

AT = das Länderkennzeichen für Österreich 

p = die zweistellige Prüfziffer 

b = die fünfstellige österreichische Bankleitzahl 

k= die elfstellige österreichische Kontonummer 

Immaterielle Vermögensgegenstände 

Als immaterielle Vermögensgegenständen bezeichnet man Vermögenswerte wie Patente 

und Lizenzen, die im dauerhaften Besitz eines Unternehmens sind. 

Innenauftrag (SAP Modul CO) 

Innenaufträge sind, ebenso wie Kostenstellen und PSP-Elemente, 

Kostenzuordnungsobjekte in SAP. Auf einem Innenauftrag können Kosten und Erlöse 

gebucht, als auch ein Planwert hinterlegt werden. 

18.05.2012 Seite 198 von 217


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An der TU Wien gibt es Innenaufträge für den hoheitlichen Bereich als auch für den 

Drittmittelbereich. 

Innenaufträge im hoheitlichen Bereich: 

INV+Kostenstelle für die Abbildung der hoheitlichen Investitionen am Institut 

EXK+Kostenstelle für die Abbildung der Exkursionen 

EIN+Kostenstelle für die Abbildung der Einnahmen (z.B. aus Skriptenverkauf) 

G* - diverse Innenaufträge für die Abbildung von „Sonderprojekten“ (z.B. Innovative 

Projekte) 

Innenaufträge im Drittmittelbereich: 

D* Innenenauftrag für die Abbildung von Drittmittelprojekten (z.B. 

Auftragsforschungsprojekte/Forschungsförderungsprojekte) 

S*/SAM* = Sammelinnenauftrag für das Institut/die Abteilung, 

Innenauftragsgruppe (SAP Modul CO) 

Eine Innenauftragsgruppe ist die Zusammenfassung über mehrere Innenaufträge. Eine 

Innenauftragsgruppe wird verwendet, um hierarchische Verdichtungen oder eine 

Zusammenfassung unterschiedlicher Aufträge zu erzeugen (z.B. alle Innenaufträge eines 

Institutes) 

Innerbetriebliche Verrechnung 

Mithilfe der innerbetrieblichen Verrechnung werden Leistungsbeziehungen zwischen den 

einzelnen Organisationseinheiten der TU Wien verrechnet. 

Inventar 

Als Inventar bezeichnet man die Zusammenfassung aller Anlagen in Form der 

Anlagebestandliste. Um dieses gesamte Verzeichnis über das Anlagevermögen auf den 

aktuellen Stand zu halten, ist regelmäßig eine Erfassung der Anlagen, in Form einer 

Inventur notwendig. 

Inventur 

Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden 

Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag 

ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein 

Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert 

aufführt. 

Jahresabschluss 

Der Jahresabschluss setzt sich aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen. 

Kontenplan 

Der Kontenplan bildet die Basis der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Er stellt das 

Verzeichnis aller bebuchbaren Konten dar und wird von der Kostenrechnung (CO-Modul in 

SAP) gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung (FI-Modul in SAP) genutzt. Der Kontenplan 

besteht in der Finanzbuchhaltung aus Sachkonten, die in Bestandskonten (für die Bilanz) 

und Aufwands- und Ertragskonten (für die Gewinn- und Verlustrechnung) unterteilt 

werden. 

18.05.2012 Seite 199 von 217


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Kontierungstyp (SAP Modul CO) 

Im Rahmen der Bestellung steuern Sie über das Feld Kontierungstyp die Zuordnung zu 

den Bereichen hoheitlich/Drittmittel bzw. Investition/Aufwand. Der Kontierungstyp legt fest, 

welche Kontierungsdaten (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag usw.) für die Position 

erforderlich sind. 

Kontierungstyp A: Bestellung einer Anlage mit einem Anschaffungswert > 1.000 EUR inkl. 

USt) bzw. wissenschaftliche Bücher und Zeitschriften (unabhängig vom Wert). 

Kontierungstyp F: Bestellungen über einen Innenauftrag (hoheitlicher + Drittmittelbereich) 

Kontierungstyp K: Bestellungen über eine Kostenstelle (hoheitlicher Bereich) 

Kostenarten (SAP Modul CO) 

Jede Kostenart in der Kostenrechnung entspricht einem Sachkonto in der 

Finanzbuchhaltung, z.B. Kostenart 764000 Reinigungsmaterial. 

Kostenartengruppen (SAP Modul CO) 

Unter Kostenartengruppen versteht man Gruppierungen von Kostenarten zur 

Übersichtlichkeit im Berichtswesen (z.B. die Kostenartengruppe „TUW-Pers für die 

gesamten Personalausgaben). 

Kostenrechnungskreis (SAP Modul CO) 

Ein Kostenrechnungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, 

für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt wird. 

Kostenstelle (SAP Modul CO) 

Unter Kostenstelle versteht man einen Ort der Kostenentstehung in einer Organisation. 

Auf eine Kostenstelle können nur Kosten, aber keine Erlöse gebucht werden! An der TU 

Wien gibt es Kostenstellen für die Verbuchung von Kosten im hoheitlichen Bereich. Es 

besteht die Möglichkeit, Kostenstellen für einzelne Abteilungen anzulegen. 

Kreditor 

Kreditor = Lieferant 

Kreditoren werden für die Verbuchung von Eingangsrechnung benötigt. 

Leistung 

Als Leistung bezeichnet man das Ergebnis des operativen Handels, also die 

Aufgabenerfüllung der Universität. Leistungen können in Form von Dienstleistungen oder 

Sachleistungen erbracht werden. 

Liquide Mittel 

Als liquide Mittel werden sofort verfügbare Geldmittel bezeichnet, die unmittelbar zur 

Verfügung stehen, und daher zur Bedeckung von Zahlungsverpflichtungen oder für 

Veranlagungen herangezogen werden können. 

18.05.2012 Seite 200 von 217


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Nutzungsdauer 

Die Nutzungsdauer gibt an, über welche Zeitspanne die Anschaffungskosten eines 

Anlagegutes verteilt werden. Sie ist damit maßgeblich für die Höhe der Abschreibungen. 

Passiva 

Die Passiva bezeichnen die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der 

Vermögenspositionen, während im Gegensatz dazu die Aktiva die Summe aller 

Vermögenspositionen einer Bilanz darstellen. Die Summe der Passiva ist immer gleich der 

Summe der Aktiva. 

Rechnungsabgrenzung 

Gemäß den im UGB begründeten Grundsätzen ordentlicher Buchführung sind 

Aufwendungen und Erträge jenen Perioden zuzurechnen, in denen sie unabhängig vom 

Zahlungszeitpunkt angefallen sind. Bei periodenübergreifenden Geschäftsfällen sind 

Abgrenzungen durchzuführen, die in der Bilanz in den aktiven bzw. passiven 

Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden. 

Rückstellungen 

Rückstellungen werden in der Bilanz für jene Verpflichtungen gebildet, deren 

Entstehungsgrund zwar bekannt, deren Höhe und Fälligkeit aber am Ende des 

Geschäftsjahres noch ungewiss ist. Aufgrund dieser Unsicherheiten ist der Betrag der 

verschiedenen Rückstellungen für den Ansatz in den Passivposten der Bilanz zu 

schätzen. Typische Rückstellungen, die gemäß UGB verpflichtend anzusetzen sind, 

betreffen nicht konsumierte Urlaube, Abfertigungs- und Pensionsansprüche, 

Prozesskostenrückstellungen für schwebende Verfahren oder Verlustrückstellungen bei 

drohenden Verlusten. 

SAP R/3 

Betriebswirtschaftliche Standardsoftware der Firma SAP. SAP R/3 ist sowohl im privaten 

als auch im öffentlichen Bereich im Einsatz, hinter dem Kürzel SAP R/3 verbirgt sich 

„Systeme, Anwendungen, Produkte, Realtime, 3“ 

SAP R/3 – Modul CO 

„Controlling Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der Kosten- und 

Leistungsrechnung. Wichtige Strukturierungselemente sind Kostenzuordnungsobjekte 

(Kostenstellen, Innenaufträge), die Standardhierarchie der Kostenstellen und Kostenarten. 

Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Kostenrechnungskreis. 

SAP R/3 – Modul FI 

„Financials Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der 

Finanzbuchhaltung mit Hauptbuch und Nebenbüchern. Führendes Strukturierungselement 

ist das Sachkonto. Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Buchungskreis. 

SAP R/3 – Modul MM 

"Material Management Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Durchführung und 

Organisation des Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von 

Bestellung über Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab. 

18.05.2012 Seite 201 von 217


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SAP R/3 – Modul SD 

"Sales & Distribution Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Abwicklung der 

Fakturierungstätigkeiten. 

Sachanlagen 

Sachanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Grundstücke und 

Gebäude, Maschinen und Büro- und Geschäftsausstattung. 

Aufgrund der Verordnung zum Rechnungsabschluss der Universitäten wird 

wissenschaftliche Literatur ebenfalls als Sachanlage klassifiziert. 

Sachkonto 

Sachkonten sind Gliederungselemente in der Finanzbuchhaltung, um Buchungen nach 

unterschiedlichen Kriterien zu sammeln. Alle Sachkonten werden im Kontenplan 

dargestellt. Den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung entsprechen die Kostenarten in der 

Kostenrechnung. Somit ist eine Konsistenz zwischen der Darstellung von wertmäßigen 

Veränderungen in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung gewährleistet. 

SD-Materialien (SAP Modul SD) 

Bei der Anlage einer Faktura (Ausgangsrechnung) muss in SAP u.A. ein SD-Material 

ausgewählt werden. Dieses entspricht einem FIBU-Konto/Sachkonto in der Buchhaltung 

(z.B. Material 442000 = Erlöse aus Auftragsforschung). Die Beschreibung zu allen 

verwendbaren SD-Materialen finden Sie auf der Homepage der Quästur. 

Stammdaten 

Unter Stammdaten versteht man wichtige Grunddaten im Rechnungswesen eines 

Betriebes, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Wichtige 

Stammdaten in der Finanzbuchhaltung sind Sachkonten, aber auch Kreditoren- und 

Debitorenstammdaten sowie in der Kostenrechnung Kostenstellen, Innenaufträge und 

Kostenarten. 

Umlaufvermögen 

Unter Umlaufvermögen versteht man jene Wirtschaftsgüter, die nicht dazu bestimmt sind, 

dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Zum Umlaufvermögen zählen beispielsweise 

Vorräte, Forderungen, aber auch kurzfristig angelegte Wertpapiere sowie Bankguthaben. 

Mit anderen Worten werden alle Vermögensgegenstände, die nicht zum Anlagevermögen 

zählen, dem Umlaufvermögen zugeordnet. In der Bilanz wird das Umlaufvermögen den 

Aktiva zugeordnet. 

Umsatz, Erlöse 

Als Umsatz bezeichnet man allgemein alle Erlöse für Lieferungen und Leistungen. Im Fall 

der Technischen Universität Wien setzen sich die Umsätze aus den 

Globalbudgetzuweisungen des Bundes, den Studienbeiträgen, den universitären 

Weiterbildungsleistungen, den Forschungsleistungen sowie sonstigen Erlösen und 

Kostenersätzen zusammen. 

Verbindlichkeiten 

Unter Verbindlichkeiten versteht man kurzfristige Bankverbindlichkeiten oder 

18.05.2012 Seite 202 von 217


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Bankdarlehen sowie Verpflichtungen gegenüber Dritten (Lieferanten etc.), die eindeutig 

feststehen. Sie werden in der Bilanz den Passiva zugeordnet. 

18.05.2012 Seite 203 von 217

Ware 

ngr 

6 Anhang 


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6.1 Die Warengruppen 

In der Materialwirtschaft von SAP werden Eingangsrechnungen auf Warengruppen 

erfasst, welchen bestimmte Aufwands- oder Bestandskonten zugeordnet sind. 

Tabelle der Warengruppen: (Immer aktuell online unter 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls) 

Warengruppen 

bezeichung 

001 Anlagenverrechnung 

101 Wasser-/Kanalgebühr 

102 

Stromkosten 

Gebäude 

104 Müllabfuhr 

105 Material f.Gebäude 

106 Gas/Sonstige Energie 

107 

108 

109 

Verbrauch 

v.Treibstoffen 

Sondermüllentsorgun 

g 

Wärmeversorg.Gebäu 

de 

201 Reinigung Gebäude 

202 Bewachung 

204 Parkplatzbetreuung 

205 Überw/Wart.Gebäude 

206 

Techn.Betriebsführun 

g 

Warengruppenbeschreibung 

diese Warengruppe dient nur zur 

Verwendung durch die Quästur 


Verwendung durch Gebäude und 

Technik 



Technik 



Technik 



Technik 



Technik 

Treibstoffe für Kraftfahrzeuge und 

sonstige Zwecke 

Grundsätzlich wird die Entsorgung 

von Problemstoffen von Gebäude 

und Technik durchgeführt. 



Technik 



Technik 



Technik 



Technik 



Technik 



Technik 

Sachk. FIPOS 

Steuerkennzeichen 

Inland EU Drittl. 

073000 09-AIB V5 E4 V9 

720300 

720000 

720400 

764900 

720200 

732000 

72- 

GEB V4 

72- 

GEB V5 

72- 

GEB V4 

75- 

MAT V5 

72- 

GEB V5 

75- 

MAT V5 

753300 74-FRE V4 

720100 

720500 

720600 

72- 

GEB V5 

72- 

GEB V5 

72- 

GEB V5 

721000 73-INS V5 

721100 73-INS V5 

720700 

72- 

GEB V5 

18.05.2012 Seite 204 von 217

207 

Dokumentu.Warenversand 

208 Werkverträge 

209 

210 

Stipendien/sonst.Förd 

erungen 

Sicherheit / 

Arbeitsmedizin 

211 Exkursionen 

212 

gewerbl. EDV- 

Dienstleistungen 

214 Bauvorhaben GuT 

215 

216 

218 

gewerbl. 


IH Gebäude durch 

GuT 

DL Externer 

Ziviltechniker 

Dokumentenversand, 

Paketaufgabe,Nachnahmespesen,... 

(z.B.UPS, DHL,...) 

In einem Werkvertrag verpflichtet 

sich eine Person im eigenen Namen 

zur Herstellung eines bestimmten 

Werkes-Anfertigung eines 

Erzeugnisses, geistige Schöpfung 

z.B. Übersetzungsarbeiten, 

Softwareentwicklung, 

Skripten/Konzeptausarbeitung, 

Lieferung von Entwürfen,... (darf 

kein(e) Beschäftigte(r) der TU-Wien 

sein) 

Zahlungen an Studenten, 

Forschungsstipendiaten; Kurs-, 

Tagungs- u. Seminargebühren für 

Externe (keine TU-Mitarbeiter), 

Unterstützung v. gemeinnützigen 

Vereinen 

Aufwendungen der Abteilung GuT 

für Sicherheitstechnik und 

Arbeitsmedizin (z.B. Erste-Hilfe- 

Kurse, Schutzkleidung, 

Warnschilder etc.) sowie 

Strahlenschutzmessungen 

Ausschließlich Flug-, Bus-, Bahn-, 

Hotelkosten, Eintrittsgelder und 

Verpflegung im Zuge einer 

Exkursion aus Globalbudget und nur 

in Verbindung mit Verwendung des 

Innenauftrags EXK.... Allfällige 

weiteren Kosten müssen 

sachkontengerecht auf die 

jeweiligen Warengruppen verteilt 

werden z.B. Gerätemiete 

Warengruppe 304 

Hard-u.Software Updates, 

Softwareinstallationen, 

Datenkonvertierungen, 

Zurverfügungstellung u. Nutzung v. 

Domains, Verkabelung ZID, ….. 


Verwendung für Gebäude und 

Technik 

Leistungen von Gewerbetreibenden 

Firmen u. juristischen Personen, 

Inanspruchnahme von 

Arbeitsleistungen, 

Sachverständigengutachten,… 



Technik 

Honorare für Architekten und 

Technische Büros 

739000 

77- 

KOM V5 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

664300 74-FRE V3 R4 R4 

774000 

79- 

SON 

753100 74-FRE V5 

V3 NK NK 

773200 74-FRE V3,V4,V5 NO, NK NO, NK 

753500 74-FRE V3, V5 R4 R4 

721100 73-INS V5 

753000 74-FRE V5 R4 R4 

721200 73-INS V5 R4 R4 

753200 74-FRE V5 R4 R4 

18.05.2012 Seite 205 von 217

219 

223 

Genehmigte 

Bauvorhaben Inst. 


Einzelpersonen(§27) 

301 Mieten über BIG 

302 Fremdmieten 

303 Miete Veranstaltung 

304 Mieten 

401 Hilfs-/Betriebsmaterial 

403 Büromaterial 

404 Chemikalien 

407 

Arbeitsessen/Lebens 

mittel 

408 Arzneimittel 

500 

IH techn.Anlagen 

u.Maschinen 

Räuml.Veränderungen von §27 

nach Genehmigung durch Gebäude 

und Technik (Ansprechperson 

Hr.Hodecek ) und nur in Verbindung 

mit Verwendung des Innenauftrags 

SAM..... 

Leistungen von Einzelpersonen (darf 

kein(e) Beschäftigte(r) der TU-Wien 

sein) Drittmittelbudget. (z.B.: 

Reparaturen, Installation von Hard- 

od. Software, Transporte...) 



Technik 



Technik 

Raum- und Geräteanmietung für 

Kongresse,Tagungen, Seminare 

(bei Verwendung der Innenaufträge 

KTS, KTG, ULA) 

Kopierer in Miete, Mehrkopien, 

Fernleihe, Gebindemieten, 

Wohnungsmieten, Leihwagen,… 

Verbrauchsmaterial (Lebensdauer 

unter 2 Jahren) z.B. Fotomaterial, 

Bohrer, Glühbirnen, Fotopapier, 

unbespielte Videokassetten, 

Werkzeuge,... 

Verbrauchsgüter, die als Schreib-, 

Zeichen-und Büromittel verwendet 

werden z.B. Kopierpapier, Ordner, 

Farbbänder, Einlageblätter 

Kalender/Zeitplaner,…(Achtung: 

Toner: Warengruppe 533, Batterien: 

Warengruppe 401) 

z.B. Filmentwicklungsmittel, 

Konservierungsmittel,Kühlmittel,Lös 

ungsmittel, Säuren,... 

Verpflegung im Zusammenhang mit 

Veranstaltungen die Arbeitszwecken 

dienen(unbedingt Begründung auf 

der Rechnung anführen) z.B. 

Institutsbesprechungen, 

Arbeitssitzungen, interne 

Besprechungen mit 

Experten,Kommissionen oder 

Projektteams, interne Schulungen. 

Hinweis: Arbeitsessen mit Personen 

die nicht an der TU-Wien beschäftigt 

sind, müssen der Warengruppe 531 

zugeteilt werden. 

Arzneimittel, Medikamente, Kauf 

und Auffüllung Erste-Hilfe-Kästen 

(Ö-Norm gerecht!!) 

Instandhaltung*³ von Maschinen 

und masch. Anlagen (ursprünglicher 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

721200 73-INS V5 R4 R4 

753400 74-FRE V3 R4 R4 

740000 78-MIE V0, V5 

740000 78-MIE V0, V5 

741100 78-MIE V5 R4 R4 

741000 78-MIE V0, 

V4,V5 

764900 

760000 

764100 

763000 

764200 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

18.05.2012 Seite 206 von 217 

R4 R4 

V3,V5 E4 V9 

V5 E4 V9 

V3,V4,V5 E3,E4 V9 

V3,V4,V5 

N0 N0 

V5 E4 V9 

721300 73-INS V3,V5 R4 R4

501 IH wiss. Literatur DT 

502 IH Sammlungen 

503 IH Geschäftsausst. 

504 IH EDV-Anlagen 

505 IH von Grund u Boden 

506 IH Kfz/sonst. Fahrz. 

507 IH sonstige 

508 

Beförderungsleist. 

Personenbeförd. 

Beförderungsleist. 

Güterbeförderung 

509 Portogebühren 

510 

513 

Telefon/Telefax/Intern 

et 

Lizenzgebühren ≤ 2 

Jahre 

514 Leihpersonal 

Einzelanschaffungswert*² über € 

1.000,--inkl.Ust und im 

Anlageverzeichnis geführt) 

(Anlagenklasse 30000,32000 und 

33000) 


Verwendung durch die 

Universitätsbibliothek 




Instandhaltung*³ von Büro- 

u.Laborausstattung z.B.Möbel, 

Diaprojektoren,Videorecorder 

(ursprünglicher 


1.000.- inkl.Ust und im 


(Anlagenklasse 31000, 5xxxxx, 

60000 bis 62100 und 65000) 

Instandhaltung*³ von EDV- 

Maschinen und Geräten 

(ursprünglicher 


1.000,--inkl.Ust und im 


(Anlagenklasse 63000) 



Technik 

Instandhaltung*³ von 

KFZ/sonst.Fahrzeugen die im 

Anlageverzeichnis geführt werden. 

(Anlagenklasse 64000) 

Instandhaltungsarbeiten, die nicht 

das Anlagevermögen 

betreffen!(GWG) 

z.B. Eisenbahn, Straßenbahn, Taxi, 

Busse 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

721400 73-INS V3,V5 R4 R4 

721500 73-INS V5 R4 R4 

721600 73-INS V5 R4 R4 

721700 73-INS V5 R4 R4 

721000 73-INS V5 N0 N0 

721800 73-INS V3,V5 R4 R4 

721900 73-INS V5 R4 R4 

730000 74-FRE V4 NK NK 

z.B. Spediteure, Frachtführer 730000 74-FRE V5 R4 R4 

z.B.Briefmarken,Paketaufgabe,Einsc 

hreibgebühr,... 

Telefongesprächsgebühren/Telefaxg 

ebühren/Internetgebühren (jedoch: 

Handies auf Warengruppe 541!) 

Lizenzgebühren zur Ausübung 

bestimmter Rechte: Buchnachdruck 

(Urheberrechte), Patentnutzung, 

Softwarelizenzen (z.B.Windows), 

Software-Wartung,… 



Personalabteilung 

738000 

738100 

77- 

KOM 

77- 

KOM 

745000 74-FRE 

V3 NK NK 

V5 N0 N0 

V5 Ware 

V5 

Downloa 

d 

E4 

Ware 

R4 

Downlo 

ad 

750000 74-FRE V5 R4 R4 

18.05.2012 Seite 207 von 217 

V9 

Ware 

R4 

Downlo 

ad

515 Kopierkosten 

516 Druckkosten 

518 Reinigungsmaterial 

519 Laborbedarf 

520 

Inserate und 

Anzeigen 

521 Versicherungen 

522 Kfz-Versicherungen 

523 

524 

Transportversicherun 

gen 

Unternehmensberatun 

g 

Kopieanfertigung von diversen 

Kopieranstalten (Gerät befindet sich 

nicht an der TU Wien) 

Achtung: Kopierpapier siehe 

WG 403 

Kopienpauschale siehe 

WG 304 

z.B Visitenkarten, Folder, 

Einladungen, Flyer, Plakate, 

Poster,... 

Ankauf von Reinigungsmitteln aus 

Globalbudget nur für Laborbedarf 

und PC-Arbeitsplätze(z.B. Tastaturu.Bildschirmreinigungsmittel, 

Supercleanbox) 

Verbrauchsmaterial, welches im 

Labor zur Verwendung kommt z.B. 

Pipetten, Filter, Glasgefäße, 

Einweghandschuhe,... 

Veröffentlichungen in Zeitungen / 

Zeitschriften / Internet / 

wissenschaftliche 

Veröffentlichungen (z.B. in 

Proceedings, Page Charges) 

Grundsätzlich besteht an der TU- 

Wien eine 

Betriebshaftpflichtversicherung - 

siehe SOM 2/05. Darüber 

hinausgehende Versicherungen sind 

aus dem §27-Budget zu begleichen. 

Achtung: Geräteversicherungen nur 

nach Genehmigung des Rektorats! 

Versicherungsprämien für 

Kraftfahrzeuge 

Verrechnung von 

Transportversicherung, die beim 

Warenversand entsteht, wenn 

Anlagen, die sich im Eigentum der 

TU Wien befinden, zur Reparatur 

geschickt werden, oder beim 

Transport von Leihgeräten. 

Z.B. Rechnung einer 

Speditionsfirma über den Transport 

eines Lasergerätes: der Transport 

wird mit der Warengruppe 508 

erfasst und die 

Transportversicherung über € 10,- 

mit der Warengruppe 523. 

Achtung: Beim Kauf von Waren 

erhöht die Transportversicherung 

den Einstandspreis der Ware und ist 

deshalb mit der Warengruppe des 

gekauften Gegenstandes zu 

erfassen. 

Organisationsberatung, 

Projektmanagement, 

Prozeßoptimierung,... 

760100 

760200 

764000 

764400 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

V5 N0 N0 

V3, V4, 

V5 

18.05.2012 Seite 208 von 217 

E4 V9 

V5 E4 V9 

V5 E4 V9 

767000 74-FRE V5 R4 R4 

770000 74-FRE V3 NK NK 

770100 74-FRE V3 NK NK 

770200 74-FRE V3 NK NK 

772000 74-FRE V5 R4 R4

525 Aus-/ Fortbildung 

526 Mitgliedsbeiträge 

527 Datenleitung 

528 

529 

530 

531 

Betriebskosten BIG- 

Gebäude 

Betriebskosten 

Fremdgebäude 

Rechts-und 

Beratungskosten 

Repräsentationsspese 

n 

533 EDV-Verbrauchsmat. 

535 Anlagen 

Teilnahmegebühren für 

MitarbeiterInnen der TU Wien, die 

an einem Kurs, Kongress, Seminar, 

Workshop oder an einer Tagung 

teilnehmen. 

Zahlungen von Beiträgen an 

nationale und internationale 

Institutionen z.B.Vereine,... 


Verwendung durch den ZID (Miete 

Standleitung ZID) 



Technik 



Technik 

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, 

Finanzprokuratur, 

Beratungleistungen der 

Hochschülerschaft,... 

Anlässe, die nach Außen gerichtet 

sind. Sofern in einer OE Spesen 

(z.B. Empfänge, 

Presseveranstaltungen, 

Einladungen,..) für 

Repräsentationszwecke anfallen, 

sind diese nicht aus dem 

Globalbudget, sondern 

ausschließlich aus dem §27-Budget 

der OE zu begleichen. Ausnahme: 

Rektorat sowie DekanInnen der TU- 

Wien, deren 

Repräsentationsaufwendungen für 

die Fakultät aus dem Globalbudget 

finanziert werden können. 

(Lebensdauer unter 2 Jahren) 

Toner, Disketten, Kabel, 

Maus,Tastatur, CD-Rohlinge, DVD- 

Rohlinge, CD-Rom Netzwerkkarten, 

Arbeitsspeicher, Motherboard, 

Grafikkarte, Adapter, … 

Maschinen und masch. Anlagen, 

EDV-Anlagen, KFZ, Betriebs-u. 

Geschäftsaustattung, deren 


1.000,-- inkl. Ust beträgt, .z.B. 

Analysegeräte, Prüfmaschinen, 

Spektrometer, Elektromotore, 

Bohrmaschinen, Pumpen, 

Geräteausstattung, PC, Drucker, 

wissenschaftliche Apparate, 

Personenkraftwagen, 

Einrichtungsgegenstände wie 

Schreibtische, Kästen etc., 

wissenschaftliche Bücher 

(Anlagenklasse 40000) und 

wissenschaftliche Zeitschriften 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

773000 74-FRE V3, V5 NK, NO NK, NO 

775000 

738110 

720800 

720800 

79- 

SON 

77- 

KOM 

72- 

GEB 

72- 

GEB 

V3, V5 NK, R4 NK, R4 

V3, V5 

V0, V5 

V0, V5 

772100 74-FRE V5 R4 R4 

766000 

764500 

Zuteilung 

je 

Anlagenk 

lasse 

Steuerkz. 

für 

Anl.kl.: 

40000 

41000 

79- 

SON 

75- 

MAT 

01-IMM 

bis 09- 

AIB 

V3,V4, 

V5 

18.05.2012 Seite 209 von 217 

N0 N0 

V5 E4 V9 

V5 

E4 

V9 

V4 E3 V9

537 

538 

539 

540 

Bücher/Zeitschriften/b 

esp.Datenträger und 

sonst.Druckwerke 

Wiss.Kleingeräte < € 

1.000,- 

EDV-Kleingeräte < € 

1.000,- 

Einrichtungsgeg < € 

1.000,- 

(Anlagenklasse 41000 - siehe 

http://www.tuwien.ac.at/zv/fibu/Anlag 

enklassen.xls) ohne Betragsgrenze! 

Hinweis: Kontierungstyp A 

unabhängig von §27 oder 

Globalbudget! 

nicht wissenschaftliche Bücher und 

Zeitschriften, Gesetzesbücher z.B. 

HGB, UG, Lohnverrechnung, Lexika, 

Wörterbücher, 

Vorlesungsverzeichnisse, 

Normungsblätter, Atlanten, 

Landkarten, Pläne, Stadt-und 

Buchpläne, bespielte CD- 

ROM/DVD/Video, Online- 

Zeitschriften, Online-Bücher, etc. 

Wissenschaftliche Geräte; 

Einzelanschaffungswert*² unter € 

1.000,-- inkl.Ust, z.B.Mikroskop, 

Kleingeräte… GWGs dieser 

Warengruppe werden in einer 

Gesamtsumme von der 

Anlagenbuchhaltung pro Quartal auf 

Sammelanlagen (Nutzungsdauer 3 

Jahre) und getrennt nach 

Globalbudget und Drittmittel auf 

Sammelinnenaufträge umgebucht. 

EDV-Maschinen und Geräte; 


1.000,--inkl.Ust z.B.Monitor, 

Drucker, PC, USB-Stick, Router, 

Festplatten, … 

GWGs dieser Warengruppe werden 

in einer Gesamtsumme von der 






Büro-, Labor-, 

Geschäftsausstattung; 


1.000,--inkl.Ust z.B.Kleinmöbel, 

Tische, Drehsessel, Rollkorpus,… 








760300 

768000 

768010 

768020 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 

75- 

MAT 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

V4 E3 V9 

V5 E4 V9 

V5 E4 V9 

V5 E4 V9 

18.05.2012 Seite 210 von 217

541 GWG < € 1.000,- 

542 Sozialleistungen 

543 Betriebsko (VST pfl.) 

545 sonst.Gebühren 

546 Kreditkartengebühr 

549 

wiss.Dienstleistungen 

Dritter §27 

550 Bauvorh.GuT M.HH. 

Geringwertige Wirtschaftsgüter; 


1.000,--inkl.Ust z.B.Schlüssel, 

Diensthandy, Bürogebrauchsgüter 

(z.B. Karteikästen),… 








§27: Ausgaben aus dem 

Drittmittelbudget für max. ein-bis 

zweimal jährliche Betriebsfeste und 

Betriebsausflüge zur 

Mitarbeitermotivation z.B. 

Weihnachtsfeier, Ehrungen, 

Gutscheine, Wettbewerbe,... 

(ausgenommen sind zentrale OEs). 

Achtung: Es können keine Feste 

oder Geschenke zu persönlichen 

Anlässen finanziert werden! 

Ausgaben für Arbeitskleidung bei 

Finanzierung aus §27 Mittel. 



Technik 

gesetzl. Vorschreibungen, Strafen, 

Säumniszuschläge, Maut, 

Roadpricing, Vignette, 

Parkgebühren, Patentgebühren, 

Firmenbuchabfragen, ORF, URA, 

Reprographievergütung, etc. 

verrechnete Gebühr des 

Kreditkarteninstituts 

Zukauf von Dienstleistung Dritter 

(Firmen und Einzelpersonen) in 

Zusammenhang mit der Erstellung 

von Gutachten, Analysen, 

Untersuchungen ...in der 

Auftragsforschung und 

Forschungsförderung ( D...... - 

Innenaufträge) 



Technik 

768030 

754100 

720900 

75- 

MAT 

79- 

SON 

72- 

GEB V5 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

V5 E4 V9 

V3,V4,V5 

714000 71-STE V3 NK NK 

777000 

580000 

79- 

SON V3 

75- 

MAT 

721100 73-INS V5 

V5 R4 R4 

18.05.2012 Seite 211 von 217

551 Reise/Aufent Externe 

552 Bewirtung Kongresse 

553 ÖBB-Vorteilskarte 

Wareng 

ruppe 

513,53 

5 

zur 

ursprün 

glichen 

Wareng 

ruppe 

zur 

ursprün 

glichen 

Wareng 

ruppe 

Abrechnung von Reise und 

Aufenthaltskosten für Externe - nur 

belegbare Kosten, keine 

Pauschalen. 

Für die Bezahlung von 

Kilometergeld für Externe innerhalb 

von Österreich ist eine genaue 

Ortsangabe notwendig. 

Reise- und Aufenthaltskosten im 

Rahmen einer Exkursion sind über 

die Warengruppe 211 zu verbuchen. 

Reise- und Aufenthaltskosten im 

Rahmen eines einmaligen 

Gastvortrages (Verrechnung per 

Honorarnote) sind gemeinsam mit 

dem Vortragshonorar über die 

Warengruppe 208 zu verbuchen 

(Honorare mit R4, Refundierung 

Reisekosten mit NK). 

Die Verrechnung von Reise- und 

Aufenthaltskosten von TU- 

MitarbeiterInnen erfolgt 

ausnahmslos mittels Dienstreise 

über ESS. 

Bewirtung im Zuge von Kongressen, 

Tagungen, Seminaren und 

Universitätslehrgängen 

(Innenaufträge KTS, KTG, ULA) 

Refundierung der Kosten für ÖBB- 

Vorteilskarten für TU-Bedienstete 

(diese Reisekosten können nicht 

über ESS abgerechnet werden) 

E r l ä u t e r u n g e n: 

Bei Überlassung nicht 

standardisierter Software, die 

speziell nach den Anforderungen 

des Anwenders erstellt wird - 

gleichgültig ob diese per 

Datenträger geliefert oder über das 

Internet heruntergeladen werden - 

muss am Empfängerort versteuert 

werden, sofern die Lieferung oder 

Leistung aus dem Ausland (EU oder 

Drittland) erfolgt. 

Bezugskosten (in 

Speditionsrechnungen enthaltene 

Einfuhrumsatzsteuer) 

Bezugskosten (in 


Zollgebühren) 

737500 76-REI 

763100 

75- 

MAT 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

V3, V4, 

V5 

V3, V4, 

V5 

737600 76-REI V3,V4 

V5 R4 R4 

18.05.2012 Seite 212 von 217 

V9 

V9

zur 

ursprün 

glichen 

Wareng 

ruppe 

6.2 Die SD-Materialen 

Bezugskosten: (in 


Nebentätigkeiten zur Beförderung) 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

V5 R4 R4 

In der Fakturierung von SAP werden Ausgangsrechnungen auf SD-Materialien erfasst, 

welchen bestimmte Ertragskonten zugeordnet sind. 

Tabelle der SD-Materialen: (Immer aktuell online unter 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/SD_Materialien.pdf) 

Mat.Nr. Materialkurztext Beschreibung Material 

1 

Erlöse aus 

Auftragsforschung 

2 AV-Medienverleih/-verkauf 

3 Einnahmen der Bibliothek 

4 

Jahreskarte UB (nicht TU 

Angehörige) 

Einnahmen/Förderungen im Rahmen 

von Forschungsprojekten. 

Verpflichtung eine bestimmte 

vertraglich festgelegte Leistung zu 

erbringen und zur Übertragung der 

Verwertungs- und 

Veröffentlichungsrechte. Der 

Auftraggeber hat ein eigenes 

konkretes Interesse an den 

Forschungsergebnissen. 

Einnahmen aus dem Verleih/-Verkauf 

von audiovisuellen Medien, wie z.B. 

Videokassetten, DVD´s, Beamer usw. 

dient nur zur Verwendung durch 




Sach- 

konto SAKO-Bezeichnung 

442000 Erlöse aus Auftragsforschung 

449000 

449000 

Sonstige Erlöse und 

Kostenersätze 



445100 Jahreskartengebühr Bibliothek 

5 Erhaltene Kautionen Einzahlungen von Kautionen 379000 Erhaltene Kautionen 

7 Erlöse aus Anlagenverkauf 

Erlöse aus dem Verkauf von Anlagen, 

die im Anlagenverzeichnis geführt 

werden.- siehe Anleitung im 

Org.handbuch! Ein Anlagenverkauf ist 

in der Quästur Frau Schmidhofer zu 

melden. 

470000 

Erlöse aus dem Abgang von 

Anlagen 

18.05.2012 Seite 213 von 217

8 Erlöse aus Bauzuschuß 

9 

Erlöse aus 

Betriebskostenabrechnung 

10 EU-Projekte gem. § 27 

11 Exkursionsbeiträge 

(Lehrveranstaltungen) 

12 Forschungsförderung 

14 Gesprächskosten 

15 Wissenschaftliche 


16 

Infrastruktur (Strom, 

Gas b. Vermietung) 

17 KFZ Vermietung 

18 Kopienverkauf 

20 

Kostenersatz für ad Person 

Projekte § 26 

21 Künstlerische 



Gebäude und Technik 



Einnahmen/Förderungen im Rahmen 

von EU-Projekten im Bereich §27. 

siehe Material Nr. 12 

Einnahmen der Beiträge für die 

Teilnahme von Studenten an einer 

Exkursion 

Einnahmen jener Projekte, für die eine 

Verpflichtung zur widmungsgemäßen 

Verwendung der Fördermittel besteht. 

Keine unmittelbare Gegenleistung, nur 

Berichts-und 

Rechnungslegungspflicht. Es besteht 

ein "öffentliches Interesse" an der 

Durchführung des 

Forschungsprojektes. 

Rückerstattung der Kosten für 

Privatgespräche 

Einnahmen für die Erstellung von 

Gutachten, Untersuchungen, Proben, 

usw. 



Einnahmen für die Verwendung von 

Dienstkraftwagen für private Zwecke 

Einnahmen aus dem Verkauf von 

Kopien an Dritte 

Nutzung der Infrastruktur der TU-Wien 

für ad personam §26-Projekte 

Einnahmen für erbrachte künstlerische 

Dienstleistungen z.B. 

Videodokumentationen, Fotografie, 

usw. 

449000 

443000 

442100 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 



Erlöse aus Vermietungen und 

Verpachtungen 

Erlöse aus 

Forschungsförderung 

420100 Beiträge für Exkursionen 

442100 

Erlöse aus 

Forschungsförderung 

440400 Erlöse aus Telefongesprächen 

440000 

449000 

443000 

449000 

440100 

Erlöse aus 

wissenschaftl.Dienstleistungen 




Verpachtungen 



neu neues Sachkonto 

Erlöse aus künstlerischen 

Leistungen 

18.05.2012 Seite 214 von 217

22 Kurse und Lehrgänge 

23 Lehrveranstaltungsverzeichnis 

24 Parkplatzvermietung 

25 Patent- und Lizenzeinnahmen 

26 PR-Produkte 

27 Raumvermietung 

28 Schadenersatz 

29 Skriptenverkauf 

30 

Spenden, Schenkungen, 

Nachlässe 

31 Sponsoring 

32 Werbeeinnahmen 

35 ZID-Dienstleistungen 

36 

ZID-Softwarelizenzen (< ein 

Jahr) 

Einnahmen der Teilnehmergebühren 

von Kongresse,Tagungen oder 

Seminaren 


Lehrveranstaltungsverzeichnissen 




Patent-oder Lizenzrechten 

dient nur zur Verwendung durch die 

PR-Abteilung 

Einnahmen für die Vermietung von 

Hörsälen und Seminarräumen an der 

TU-Wien 

Einnahmen für 

Schadenersatzleistungen z.B. 

Versicherungserlös 


Skripten 

Einnahmen aus Spenden, 

Schenkungen oder Nachlässen von 

Firmen 

Einnahmen aus Sponsoring (= wird als 

Geld mit Gegenleistung bezeichnet) 

Einnahmen aus Werbung 

ACHTUNG: bei der Verwendung 

dieses Materials werden automatisch 

5% Werbeabgabe berechnet! 

dient nur zur Verwendung durch den 

Zentralen Informatikdienst 

dient nur zur Verwendung durch den 

Zentralen Informatikdienst 

420000 

449000 

443000 

449000 

443000 

492500 

444000 

490000 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 

Erlöse aus universitärer 

Weiterbildungsleistung 




Verpachtungen 





Verpachtungen 

Erträge aus 

Schadenersatzleistungen 

Erlöse aus dem Verkauf von 

Lehrbehelfen 

Spenden, Schenkungen und 

Nachlässe 

446100 Erlöse aus Sponsoring 

446000 Erlöse aus Werbung 

440200 

Erlöse aus EDV- 


440300 Erlöse aus Software Lizenzen 

18.05.2012 Seite 215 von 217

42 Helium dient nur für lagergeführtes Material 

43 Chemikalien dient nur für lagergeführtes Material 

52 Papier A3 

53 Papier A4 Standard 

54 Papier A4 gelocht 

56 Rückvergütungen durch Dritte 

59 Budgetzuweisung BMBWK 

60 

Einnahmen aus 

Chemikalienverkauf 

61 Stickstoff flüssig 

62 Helium flüssig 

63 Helium gasförmig 

64 Transportkosten 

71 

Erlöse aus sonstigen 

Leistungen 







Einnahmen aus Rückvergütungen 

diverser Aufwendungen durch Dritte 

(Refundierung Reisekosten siehe 

Mat.Nr.101 oder 102) 


Quästur 


Chemikalien 


Stickstoff flüssig 


Helium flüssig 


Helium gasförmig 

Einnahmen aus erbrachten 

Transporten 

VERWENDEN SIE DIESES 

MATERIAL NUR, WENN KEINE 

ZUORDNUNG ZU EINEM ANDEREN 

MATERIAL MÖGLICH IST! 

449000 

400000 

449000 

449000 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 


Kostenersätze (Änderung) 

Erlöse 

Globalbudgetzuweisungen 

des Bundes 









18.05.2012 Seite 216 von 217

81 

82 

83 

Infrastruktur 10 % (Strom, 

Gas b. Verm.) 

Infrastruktur 20 % (Strom, 

Gas b. Verm.) 

Betriebseinn. Verm. 10 % 

UST pflichtig 

84 Betriebseinnahmen 

Vermietung UST pflicht 

85 

86 

87 

Betriebsein. Verm. 20% UST 

pflicht 

Erlöse aus Betriebskostenabr. 

10 % 

Erlöse aus 

Betriebskostenabrechnung 20 

% 

91 Erlöse Studiengebühren 

101 

102 

Refundierung Personalkosten 

§27 

Refundierung Personalkosten 

§26 
















Quästur 

Einnahmen von Dritten für refundierte 

Personal-/Reisekosten im Bereich §27 

Einnahmen von Dritten für refundierte 

Personal-/Reisekosten im Bereich §26 

449000 

449000 


Karlsplatz 13 

1040 Wien 


DVR Nr. 0005886 






vermieteter Obj.(UST pflicht) 





443000 

443000 


Verpachtungen 


Verpachtungen 

410000 Erlöse aus Studienbeiträgen 

491000 Refundierung Personalkosten 

Auftragsf.v.Dritten 

491100 Refundierung Personalkosten 

§26 

18.05.2012 Seite 217 von 217

Handbuch Rechnungswesen

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