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4 gemeindehaushalt Sonderdruck aus 9 / 2005 Erläuterungen: AHK-Grenzwert historische Anschaffungs- bzw. Herstellkosten des erfassten Postens in EUR Anteil kum AHKs kumulierter Anteil der historischen Anschaffungs- und Herstellkosten der Posten bis zum angegebenen AHK-Grenzwert Anteil kum RBWs kumulierter Anteil der bis zum Bilanzstichtag fortgeführten Restbuchwerte der Posten bis zum angegebenen AHK- Grenzwert („Wertanteil“ in der Eröffnungsbilanz) Der Anteil der Posten von Gegenständen des Sachanlagevermögens bis zur „GWG-Grenze“ i.H.v. 475,60 EUR (= „GWG- Grenze“) ist – im Vergleich zu den nachfolgenden Auswertungen einer Stadt und eines Landkreises – deshalb relativ gering, weil in der Gemeinde nur eine überschaubare Anzahl geringwertiger beweglicher Vermögensgegenstände vorhanden waren und seit Abschluss der Erstinventur (Jahresbeginn 2002) und dem Auswertungszeitpunkt der Anlagenbuchhaltung (Jahresbeginn 2005) bereits eine Reihe erfasster und zum Erinnerungswert ausgewiesener geringwertiger beweglicher Vermögensgegenstände ausgebucht wurden. Eine Auswertung der Posten nach Sachkonten mit Stichprobenprüfung anhand der Einzelbeschreibungen ergibt, dass alle Posten (im o.a. Beispiel 69,1% oder 864 von 1.250 aktiven Posten) bis zu einer Wertaufgriffsgrenze nach historischen Anschaffungs- und Herstellkosten von 5.000 EUR dem beweglichen Sachanlagevermögen zuzurechnen sind. Der wertmäßige Anteil dieser Posten an den Aktiva in der Eröffnungsbilanz beträgt 0,9% 5) . Die bis zur jeweiligen Wertaufgriffsgrenze erfassten Posten weisen zum Stichtag der Eröffnungsbilanz zu mehr als 90% eine Restnutzungsdauer von bis zu drei Jahren auf. Der mit der Erfassung und Bewertung der beweglichen Vermögensgegenstände während der Erstinventur insgesamt verbundene Aufwand betrug etwa ein halbes Personenjahr. 3.2 Stadt (26.000 Einwohner) Die nächste Auswertung zeigt die nach möglichen Wertaufgriffsgrenzen gegliederte Übersicht der Aktiva einer Stadt mit 26.000 Einwohnern, welche die Erstinventur in den Jahren 2003-2004 durchgeführt hat. Abbildung 4: Struktur Aktiva (Stadt, 26.000 Einwohner) Auch hier zeigt sich ein dem vorherigen Beispiel vergleichbares Bild. Die Anzahl der Posten bis zur GWG-Grenze liegt höher, weil etwa 50% der erfassten beweglichen Vermögensgegenstände wegen Ablauf der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer oder Geringwertigkeit zum Erinnerungswert angesetzt wurden. Rund 99% der Posten bis zur Wertaufgriffsgrenze von 5.000 EUR zählen zum beweglichen Sachvermögen, bei den restlichen 1% an Posten handelt es sich z.B. um kleine Versatzgrundstücke, hochpreisige DV-Lizenzen o.ä. Der mit der Ersterfassung und Bewertung beweglicher Vermögensgegenstände verbundene Aufwand beträgt insgesamt etwa 1,5 Personenjahre. 3.3 Landkreis (200.000 Einwohner) Die letzte Einzelauswertung zeigt die nach möglichen Wertaufgriffsgrenzen gegliederte Übersicht der Aktiva eines Landkreises mit 200.000 Einwohnern, welcher die Erstinventur in den Jahren 2000-2001 durchgeführt hat. Abbildung 5: Struktur Aktiva (Landkreis, 200.000 Einwohner) Auch hier zeigt sich ein nahezu identisches Bild; der Anteil der Posten unterhalb der Wertaufgriffsgrenzen scheint mit zunehmender Gemeindegröße geringfügig zu steigen. 98% der Posten bis zur Wertaufgriffsgrenze von 5.000 EUR sind dem beweglichen Sachvermögen zuzurechnen. Der mit der Ersterfassung und Bewertung beweglicher Vermögensgegenstände verbundene Aufwand beträgt insgesamt etwa 8 Personenjahre. 4. Zusammenfassung Abbildung 6: Zusammenfassung nach relativen Anteilen in der Eröffnungsbilanz Die Zusammenfassung nach relativen Anteilen in der Eröffnungsbilanz legt nahe, eine einmalige Vereinfachungsregelung für Erstinventur und Erstbewertung beweglicher Vermögensgegenstände mit einer deutlich höheren Wertaufgriffsgrenze als 60 EUR netto zuzulassen. Nach den vorliegenden Daten erscheint das Nicht-Aufgreifen beweglicher geringwertiger Vermögensgegenstände bis zu einem Anschaffungswert i.H.v. 475,60 EUR brutto („GWG- Grenze“) unter dem Aspekt der bilanziellen Werthaltigkeit unproblematisch. Selbst beim Ansatz einer Wertaufgriffsgrenze i.H.v. 5.000 EUR Anschaffungs- oder Herstellkosten je beweglichem Posten wird in keinem Fall ein kumulierter Wertanteil an den Aktiva von 1% überschritten. Diese (auf den ersten Blick sehr hohe) einmalige Wertaufgriffsgrenze hätte u.a. den praktischen Vorteil, dass sowohl die Erfassung als auch die Bewertung beweglicher Vermögensgegenstände vergleichsweise einfach auf „werthaltige“ Vermögensarten bzw. Anlageklassen des beweglichen Sachvermögens konzentriert werden könnte – m.a.W. auf Fahrzeuge, Groß-EDV, bewegliche technische Anlagen und teure Ausstattungsgegenstände6) . Alle anderen Posten von Vermögen und Schulden sind vollständig zu erfassen und zu bilanzieren.
Die vorgeschlagene Erleichterung sollte sich (einmalig und ausschließlich) auf die Ersterfassung und –bewertung von Gegenständen des beweglichen Sachanlagevermögens zur Erstellung der Eröffnungsbilanz beziehen, indem bewusst eine hohe Wertaufgriffsgrenze zugelassen wird. Die damit verbundenen Unschärfen sind – im Vergleich zu den bei der Bewertung von Grundstücken, Gebäuden und Beteiligungen möglichen Bandbreiten – aus bilanzieller Sicht vernachlässigbar. Naturgemäß korreliert die Höhe einer Wertaufgriffsgrenze mit dem dadurch vermeidbaren Aufwand. Der zeitliche Aufwand für die Vollerfassung des beweglichen Vermögens liegt bei etwa 0,05 - 0,1 Personenjahren je 1.000 Einwohnern7) . Für eine Gemeinde mit 30.000 Einwohnern kann – abhängig von Vorbereitungsgrad und Organisation – mit einem Erfassungsaufwand für bewegliches Vermögen (mit durchschnittlich zwei „Pflegezyklen“) zwischen 1,5 und 3 Personenjahren gerechnet werden. Den Gemeinden kann damit nicht unerheblicher Aufwand erspart werden, ohne die Aussagekraft der Eröffnungsbilanz substantiell zu beeinträchtigen. In den untersuchten Fällen weisen die durch eine hohe Wertaufgriffsgrenze „vernachlässigten“ beweglichen Vermögensgegenstände eine Restnutzungsdauer von zwei, nur knapp 5% dieser Posten von mehr als drei Jahren auf. Erfolgt zeitgleich mit Aufnahme der Aktivitäten zur Vermögenserfassung eine konsequente und systematische Erfassung der laufenden Zu- und Abgänge aller (beweglichen und unbeweglichen) Vermögensgegenstände in geordneter Form (z.B. in einer Anlagenbuchhaltung), „wächst“ sich auch der Fehler aus der Nicht- Aufnahme beweglicher Vermögensgegenstände bis zu einer Wertaufgriffsgrenze von 5.000 EUR nach etwa drei Jahren Betrieb „aus“; die Bilanz schärft sich durch die geregelte Erfassung von Zu- und Abgängen gewissermaßen von selbst nach. Gegen höhere Wertaufgriffsgrenzen sprechen die (einmalige) Vernachlässigung des Vollständigkeits gebots des Bestandsverzeichnisses und die (einmalige) Vernachlässigung der Ordnungsfunktion von Anlagennachweisen. Auch die Behandlung beweglicher Vermögensgegenstände unterhalb der Wertaufgriffsgrenze bei einem physischen Abgang ist zu regeln: Durch die einmalige Vernachlässigung bei der Erstinventur liegen dann in der laufenden Anlagenbuchhaltung keine (Einzel- oder Sammel-)Vermögensposten vor, die bei einem Abgang (ganz oder in Teilen) ausgebucht werden könnten. Diese Gegenstände wären zwar grundsätzlich identifizierbar (weil nicht inventarisiert, d.h. ohne „Inventaretikett“), müssten jedoch bei einem Abgang entweder vernachlässigt werden („Abgang außerhalb der Bilanz“) oder nur mengenmäßig zum Erinnerungswert z.B. gegen einen Sammelposten mit Wert Null ausgebucht werden. Grundsätzlich sind damit zwei Vereinfachungsmodelle vorstellbar: Abbildung 7: Grundmodelle zur Vereinfachung: Erfassung und/oder Bewertung gemeindehaushalt Sonderdruck aus 9 / 2005 5 Eine vollständige Erfassung zum Erinnerungswert (Modell B) wird im Vergleich zum umfassenden Nicht-Aufgriff (Modell A) nur um etwa ein Drittel bis maximal die Hälfte des potenziell vermeidbaren Aufwands reduzieren, da der wesentliche Aufwand bei diesen Posten in Erfassung und Abgleich besteht. Eine Vollerfassung im Rahmen der Erstinventarisierung kann dennoch aus mehreren Gründen sinnvoll sein (z.B. expliziter Wunsch nach einem vollständigen Nachweis aller beweglichen Vermögensgegenstände, Zuordnung personeller Verantwortlichkeiten in der Gemeinde etc.). Den Gemeinden sollte deshalb die Anwendung einer (höheren) Wertaufgriffsgrenze freigestellt werden. Anmerkungen: *) Dr. Horst Körner ist Geschäftsführer der arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH, Nürnberg, und seit 1987 ehrenamtlicher Stadtrat und Aufsichtsrat in kommunalen Versorgungsgesellschaften. 1) Auch bei der Auflösung, Veräußerung oder Ausgliederung kommunaler Vermögensteile oder Betriebszweige können Sonderbilanzen (Liquidationsbilanz, Ausgliederungsbilanz etc.) erforderlich werden. 2) Dies kann insbesondere bei Vorräten und Massengütern zu einem nicht vertretbaren Erfassungsaufwand führen, weshalb Vereinfachungen (Festwerte, Gruppenbewertungen) zulässig sind. 3) Diese Regelung findet sich in allen doppischen Gemeindehaushaltsverordnungen (Einführungsgesetz oder Entwurf). 4) Unter einem Posten wird hier eine erfasste und bewertete Gesamtheit i.S. eines Buchungspostens in der Anlagenbuchhaltung verstanden. In diesem Sinne wären z.B. auch Klassensätze bei Anwendung einer Gruppenbewertung zu Durchschnittskosten ein (1) Posten. In den vorliegenden Fällen waren Angaben zu den in den Posten enthaltenen Mengen bzw. Stückzahlen einzelner Vermögensgegenstände verfügbar, um z.B. Gruppenbewertungen nachzuvollziehen. 5) Der auf diese aktiven Posten entfallende Anteil der zugeordneten Sonderposten (aus investiven Zuwendungen) beträgt weniger als 0,2% der Summe der Passiva. Die Passivseite der Bilanz ist damit in noch geringerem relativem Umfang betroffen. Regelmäßig handelt es sich dabei z.B. um im Rahmen von Erstausstattungen anteilig geförderte Investitionsmaßnahmen oder pauschale Investitionszuweisungen. 6) Ein typisches Problem in der Praxis besteht darin, dass beweglichen Vermögensgegenständen bei der Aufnahme vor Ort normalerweise nicht anzusehen ist, wann sie zu welchem Preis angeschafft wurden. Um die Aufnahmeteams nicht zu überfordern, sind möglichst eindeutige Kriterien für die Aufnahme vorzusehen. 7) Aufgrund der „dünnen“ Datenbasis von nur drei voll ausgewerteten Kommunen wurden mündliche Nachfragen bei weiteren Gemeinden durchgeführt. Bei gezielten Rückfragen zeigt sich, dass der mit der Erfassung und Bewertung des beweglichen Vermögens verbundene Aufwand regelmäßig unterschätzt wird, weil z.B. nachträgliche Überarbeitungen oder Ergänzungen im Tagesgeschäft „miterledigt“ oder z.B. bei Schulen und Kindergärten dezentrale Aufnahmen erfolgen.
Seite 1 und 2: 9 Fachzeitschrift für das kommunal
Seite 3: - Die Verwendung von Festwerten und

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