Zeitschrift - Kommunalverlag

Das Drei-Partner-Modell:
Behörden und Zuwendungsempfänger des Bundes können
zu verschiedenen Themen Beratungsleistungen externer
Dienstleister ohne die vorherige Durchführung aufwendiger
Ausschreibungsverfahren in Anspruch nehmen.
Die Leistungen können aus verschiedenen Rahmenverträgen
des Bundes abgerufen werden. Hierdurch werden die
Bundesbehörden in die Lage versetzt, aktuelle Lösungen
und Ansätze aus der Wirtschaft kombiniert mit den Erfahrungen
aus der Verwaltungspraxis für ihre Projekte effektiv
und wirtschaftlich zu nutzen. Das Bundesverwaltungsamt
übernimmt dabei die Projektkoordinierung und -steuerung.
Weitere Informationen unter:
www.bva.bund.de und www.bit.bund.de.
Ziel des Verfahrens war die Erarbeitung eines gemeinsamen
Organisationsmodells, das folgende Anforderungen erfüllen
sollte: zielgerechte und integrierte Wahrnehmung von Standortmarketing
und Außenwirtschaftsförderung, Erzielung von
Synergien zwischen Investorenanwerbung (Inbound) und
Außenwirtschaftsförderung (Outbound) sowie Erschließung
der Synergien, die durch die Zusammenführung gehoben
werden können. Dazu sollte BearingPoint im Rahmen einer
Kritik Empfehlungen für die zukünftige Aufgabenwahrnehmung
erarbeiten, das Organisationsmodell der fusionierten
Institution beschreiben, die Synergieeffekte aufzeigen, den
zukünftig notwendigen Personalbedarf ermitteln, die Kostenentwicklung
einschätzen, die Steuerungsstruktur entwerfen
und einen Umsetzungsplan für den Nach-Fusions-Prozess
entwerfen.
Herausforderungen und integrative
Projektorganisation
In einer Voruntersuchung wurde zunächst die Ausgangslage
analysiert. Neben einer Dokumentenbetrachtung wurde hierzu
auch eine Stakeholder-Analyse durchgeführt, in der die
Interesseneigner (Stakeholder) von BfAI und Invest in Germany
identifiziert und deren Erwartungen an eine gemeinsame
Organisation erfasst wurden. Die Stakeholder-Struktur
stellte sich dabei als außerordentlich komplex heraus: Zunächst
waren die beteiligten Organisationen mit ihren unterschiedlichen
Interessen zu berücksichtigen. Darüber hinaus
wurde im engeren Projektumfeld eine Reihe von politischen
Akteuren einbezogen (zum Beispiel der Haushaltsausschuss
des Deutschen Bundestages, beteiligte Ressorts oder der
Bundesrechnungshof). Auch im weiteren Projektumfeld gab
es einige Stakeholder, die eine spezifische Sichtweise auf die
Fusion hatten, wie beispielsweise die Spitzen- oder Branchenverbände
der deutschen Industrie. Obwohl die externen
Erwartungen und Haltungen der Stakeholder als grundsätzlich
positiv gegenüber einer Neuordnung beschrieben werden
konnten, stellte sich die Ausgangslage intern als nicht
unproblematisch dar: Beide möglichen Fusionspartner hatten
teilweise gegensätzliche strategische Ausrichtungen und
Führungsmodelle, die unterschiedliche Erwartungshaltungen
der beteiligten Führungskräfte in Bezug auf ein gemeinsames
Organisationsmodell bedingten. Die geplante Überführung
einer Behörde (BfAI) in eine öffentliche GmbH rief deutliche
Skepsis gegenüber dem Vorhaben bei den Mitarbeitern hervor.
Um diese komplexe Stakeholder-Struktur auffangen zu
können, wurde eine spezifische Projektorganisation begründet.
Dabei war für den Erfolg des Projektes wesentlich, dass
sich die identifizierten Stakeholder entweder direkt in dem
Projekt beteiligen konnten oder als zu informierende Teilnehmer
eingebunden wurden.
Als Bestandteil der Projektorganisation führte das Projektteam
von BearingPoint die Analysen durch, bezog die Arbeitsgruppen
gezielt in die Projektarbeit ein und bündelte die Untersuchungsergebnisse
und Gestaltungsvorschläge als Bericht an
die Lenkungsgruppe. Die Lenkungsgruppe fungierte gemeinsam
mit der Projektgruppe des BMWi als übergeordnetes
Steuerungs- und Diskussionsgremium. Dabei betrachtete die
Lenkungsgruppe die Organisationsuntersuchung im engeren
Sinne, während die Projektgruppe auch weitere Themenstellungen
(wie Rechtsform, Dienstrecht, etc.) mit in die Diskussion
einbezog. Die Arbeitsgruppen bestanden aus delegierten
Beschäftigten der BfAI und Invest in Germany. Sie wurden
eingebunden, um das Konzept des Zukunftsmodelles und
der Zielorganisation der integrierten Organisation aus fachlicher
Sicht zu bewerten und zu detaillieren. Weitere Stakeholder
des Projektes (Ressorts, Kammern und Verbände)
wurden durch Informationsveranstaltungen und Gespräche
einbezogen. Das BVA übernahm im Rahmen des „Drei-Partner-Modells“
die methodische Qualitätskontrolle und stand
als fachlicher Berater zur Verfügung.
Methodik und Vorgehensweise
Unter Einbindung der Ergebniserwartungen wurde ein nach
vier Phasen gegliedertes analytisch diskursives Verfahrensmodell
gewählt. Jede Phase begann mit einer eingehenden
Analyse, in der Ergebnisse für einen produktiven Diskurs
innerhalb von Lenkungsgruppensitzungen gesammelt wurden.
Wesentliche Erkenntnisse wurden zusammengefasst,
gemeinsam in Lenkungsgruppensitzungen diskutiert, die
Entscheidungen in einer Dokumentation festgehalten und anschließend
organisationsintern veröffentlicht. Die Ergebnisse
der jeweiligen Sitzung stellten die Grundlage für die nächste
Untersuchungsphase dar und die Veröffentlichung der Entscheidung
verhinderte die „fall back“ Lösung Auf diese Weise
wurde das Organisationsmodell schrittweise in vier Phasen
nach vorne getrieben, entwickelt und verfeinert. In der Strategiephase
(Phase 1) wurden die strategischen Eckpunkte der
neuen Organisation erarbeitet. Hier wurden grundsätzliche Organisationsthesen
formuliert, diskutiert und vereinbart. In der
Analysephase (Phase 2) fand eine eingehende Untersuchung
und Bewertung der Organisationsmodelle von BfAI und Invest
in Germany statt. Ein visionäres Zukunftsmodell verband
die Stärken der bestehenden Organisationen als Chancen für
den Zusammenführungsprozess. In der Konzeptionsphase
(Phase 3) wurde das Zukunftsmodell zu einer Start- und einer
Zielorganisation weiterentwickelt. Die Phase der Umsetzungsplanung
(Phase 4) diente der Verifikation der Modellentwürfe
und der Aufstellung eines Entwicklungspfades von der
derzeitigen Situation zur anvisierten Zielorganisation.
Neben diesen Kernmodulen der Organisationsuntersuchung
wurden zwei weitere Projektstränge realisiert: Der erste Strang,
Kommunalwirtschaft 04/2010 239