Einladung zur Angebotslegung Inhaltsverzeichnis - EU ...

Einladung zur Angebotslegung
Externe Begleitung im Rahmen des Leitbildprozesses Südweststeiermark – 2013/14
Ende der Angebotsfrist: 23. Juni 2013, 24:00 Uhr
Verspätet eingereichte Angebote können nicht berücksichtigt werden.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG AUFTRAGGEBER ................................................................................................... 3
1.1 EU – Regionalmanagement Südweststeiermark ........................................................................................... 3
1.2 Regionalvorstand Südweststeiermark ............................................................................................................. 3
2. AUFGABENSTELLUNG ................................................................................................................... 4
2.1 Ausgangslage – Zielsetzung (sh. Beilage A7 – Land Steiermark) .............................................................. 4
2.1.1 Strategischer Rahmen ............................................................................................................................... 4
2.1.2 Darstellung des Gesamtprozesses .......................................................................................................... 5
2.2 Gegenstand der Ausschreibung ....................................................................................................................... 5
2.2.1 Ausgeschriebene Leistungen im Detail................................................................................................... 6
2.2.2 Darstellung eines interdisziplinären Teams ........................................................................................... 7
2.2.3 Zeitraum der Leistungserbringung ........................................................................................................... 8
2.3 Rechtliche Grundlage ......................................................................................................................................... 8
2.4 Beizubringende Unterlagen ............................................................................................................................... 8
2.5 Vorgesehener Vergabeverlauf .......................................................................................................................... 8
2.6 Vergabekriterien .................................................................................................................................................. 8

3. RAHMENBEDINGUNGEN, VERTRAGSBEDINGUNGEN .................................................... 9
3.1 Einreichunterlagen .............................................................................................................................................. 9
3.2 Abstimmung der Inhalte und Termine .............................................................................................................. 9
3.3 Beauftragung v. Leistungen, Zusatzleistungen, Einstellung der Arbeiten .................................................. 9
3.4 Honorar ................................................................................................................................................................. 9
3.5 Zurückbehaltung und Leistungspflicht ........................................................................................................... 10
3.6 Rechnungslegung ............................................................................................................................................. 10
3.7 Zahlungsbedingungen/Zahlungsziel .............................................................................................................. 10
3.8 Gerichtsstand .................................................................................................................................................... 10
3.9 Rückfragen ......................................................................................................................................................... 10

1. Einleitung Auftraggeber
1.1 EU – Regionalmanagement Südweststeiermark
Die steirischen Regionalmanagements sind DER Netzwerkknoten für Regionalentwicklung
in den steirischen Regionen. Seit der Gründung (1995/1996) zählen zu Ihren Aufgaben der
Aufbau und das Management von regionalen Projekten, die Bereitstellung von
Informationen und Wissen sowie die Begleitung von Netzwerken. Außerdem unterstützen
die Regionalmanagements im Auftrag des Landes seit mehr als 15 Jahren die regionale
Umsetzung von Förderprogrammen.
Ein Jahr nach dem Beitritt zur Europäischen Union wurde durch die konstituierende
Hauptversammlung der Regionalentwicklungsverein Süd-West-Steiermark - und somit das
EU-Regionalmanagement - am 21. Juli 1996 gegründet. Das EU-Regionalmanagement
Südweststeiermark wird von den Mitgliedsgemeinden, dem Land Steiermark und der
Europäischen Kommission finanziert.
Zu den Hauptaufgaben zählt seit 2009 die Betreuung der Region Südweststeiermark
(Bezirke Leibnitz und Deutschlandsberg). Im Rahmen des Projektes Regionext wurden die
neuen Regionen sowie die Betreuungsaufgaben des EU-Regionalmanagements im
steirischen Raumordnungsgesetz gesetzlich verankert.
Ergänzt wird dieser Schwerpunkte durch die Koordination des Regionalen
Beschäftigungspaktes Südweststeiermark, sowie durch die Begleitung der regionalen
LEADER-Gruppen.
Außerdem tritt das EU-Regionalmanagement Südweststeiermark als Partner in
strategischen EU-Projekten auf. Derzeit gibt es Projektpartnerschaften zu den Themen
Demographie/Abwanderung Jugendlicher (YURA) sowie zum Thema grenzüberschreitende
Standortentwicklung (BRIDGE).
http://www.eu-regionalmanagement.at
1.2 Regionalvorstand Südweststeiermark
Die Regionalvorstände der steirischen Regionen wurden im STROG als Körperschaften
öffentlichen Rechts gesetzlich verankert (KöR). Sie stellen das operative Gremium der
Regionalversammlung dar und sind für die Begleitung und Erstellung des Leitbildes
hauptverantwortlich.
Im Rahmen seiner Tätigkeit bedient sich der Regionalvorstand Südweststeiermark für die
operative Arbeit des EU-Regionalmanagements Südweststeiermark. In diesem Sinne ist
auch geplant, in näherer Zukunft das EU-Regionalmanagement in eine GmbH
umzuwandeln, welche dem Regionalvorstand als Alleingesellschafter gehört.
Der Regionalvorstand Südweststeiermark setzt sich derzeit aus 20 Vertretern/innen der
Kleinregionen, 7 Abgeordneten (Landtag u. Nationalrat) sowie Vertretern/innen der AK,
LWK und WK zusammen. Ergänzt werden die stimmberechtigen Mitglieder zusätzlich durch
kooptierte Institutionen und Experten/innen.
Der derzeitige Vorsitzende ist LAbg. Bgm. Peter Tschernko (ÖVP), sein Stellvertreter ist
Bgm. Ing. Karl Schober (SPÖ).

2. Aufgabenstellung
2.1 Ausgangslage – Zielsetzung (sh. Beilage A7 – Land Steiermark)
Mit Einführung der neuen Regionalstruktur in der Steiermark eröffnen sich große Chancen und
Potentiale dafür, in der Projektentwicklung Synergien aus den unterschiedlichsten
Themenbereichen auszuloten, zu koordinieren und im Sinne der Lebensqualität in den Region
optimal einzusetzen.
Der neu eingerichtete Regionalvorstand als operatives Gremium der Regionalversammlung
soll sich dabei in Zukunft einer federführenden Institution der regionalen Entwicklung einer
operativen Einheit (GmbH) bedienen, um effizient und effektiv regionale Projektentwicklung zu
betreiben. Integriert werden können dabei regionale Institutionen, Entwicklungsvereine etc.
Als zentrales Arbeitsinstrument für die Region ist das Regionale Entwicklungsleitleitbild zu
sehen. Auch bisher gab es Prozesse auf regionaler Ebene zur Erstellung von Leitbildern wobei
die Regionsgröße, die inhaltlichen Schwerpunkte, die Prozesse selbst und viele weitere
Aspekte stark variierten. Zudem waren bzw. sind für verschiedene Instrumente wie z.B. die
LEADER Managementpläne (REP ‐ Regionale Entwicklungspläne) sehr weitgehende
Programmvorgaben bei der Erstellung zu beachten. Das vorliegende Anforderungsprofil ist für
die regionale Ebene vorgesehen. Es sollen soweit als möglich innerregionale Prozesse
integriert, Synergien genutzt und abgestimmte Ziele und Maßnahmen für alle räumlichen
Ebenen erreicht werden.
Ergänzend hierzu soll der derzeitige Entwicklungsstand in der Südweststeiermark kurz
umrissen werden.
Es gibt derzeit 4 übergeordnete Leitbilddokumente, welche durch das zu erarbeitende
„Regionale Leitbild“ abgelöst werden sollen:
Leitbild Bzk. Leibnitz (1997)
Leitbild Bzk. Deutschlandsberg (2007)
Entwicklungsstrategie LAG Schilcherland (2007/2008)
Entwicklungsstrategie LAG Naturpark Südsteiermark (2007/2008)
Ergänzend dazu gibt es korrespondierende Dokumente/Planungsdokumente, welche in
Abstimmung mit dem Leitbild überarbeitet werden sollen (z.B. Verkehrskonzepte, REPRO,…)
Bezüglich der strukturellen Bündelung von Regionalentwicklungsinstitutionen im Rahmen einer
Regions-GmbH gibt es in der Südweststeiermark positive Signale. So wird das LAG
Management des Schilcherlandes bereits seit 2001 vom EU-Regionalmanagement
Südweststeiermark abgewickelt und seit 2011 gibt es eine strukturell und finanziell eng
abgestimmte Arbeit mit der LAG Naturpark Südsteiermark.
2.1.1 Strategischer Rahmen
Das zu erstellende Leitbild hat sich in den strategischen Rahmen der EU, des Bundes und des
Landes Steiermark einzufügen. Neben derzeit allgemein gültigen Strategien und Prozessen
(Europa 2020, Strat.at 2020) sind vor allem folgende Aspekte zu beachten:
Landesentwicklungsleitbild Steiermark
Programmierung der GSR-Fonds
Programmierung des zukünftigen LEADER-Programmes

2.1.2 Darstellung des Gesamtprozesses
2.2 Gegenstand der Ausschreibung
Seitens des Regionalvorstandes der Südweststeiermark wurde der oben dargestellte Prozess
beschlossen. Die Gesamtverantwortung und Leitung des Leitbildprozesses obliegt dem EU-
Regionalmanagement Südweststeiermark.
Seitens des EU-Regionalmanagements Südweststeiermark wurden die ersten drei Phasen
bereits bearbeitet und teilweise abgeschlossen. Für das Herzstück des Leitbildprozesses, den
Beteiligungsprozess, wurde beschlossen mit einem Team externer Experten/innen
zusammenzuarbeiten.
Die Begleitung der thematischen Arbeitsgruppen sowie die Verschriftlichung der Ergebnisse
obliegt den zugezogenen Expert/innen in enger Abstimmung mit dem EU-
Regionalmanagement Südweststeiermark.
Folgende thematische Arbeitsgruppen wurden seitens des Regionalvorstandes
Südweststeiermark definiert und sollen durch Experten/innen moderiert bezüglich durch
fachliche Inputs unterstützt werden.
- Wirtschaft und Arbeitsmarkt
- Marken und regionale Identität
- Gesundheit und Soziales
- Raumentwicklung
- Gesellschaft und Bildung
- Umwelt und Kulturlandschaft

Außerdem sollen folgende übergeordnete Themen, in allen Arbeitsgruppen mitbedacht oder
mitbearbeitet werden:
- Europa
- Kooperation Slowenien – Österreich (Entwicklung Grenzraum)
- Kooperation mit benachbarten Regionen (Stmk., Ktn.)
- Inklusion/Diversität/Gender Mainstreaming/Barrierefreiheit
- Jugend
2.2.1 Ausgeschriebene Leistungen im Detail
- Einbindung des Leitbilds in den strategischer Rahmen
Die Einbindung des Leitbildes der Südweststeiermark ist im Rahmen der Berichtslegung
schriftlich darzulegen.
- SWOT-Analyse Region
Auf Basis der vorliegenden Statistischen Daten und Auswertungen, sowie verschiedener
vorliegender Projekt- und Evaluierungsergebnisse ist eine SWOT-Analyse für die Region
Südweststeiermark zu erstellen.
- Prozessverantwortung Phase 4
Für das/die beauftragte Unternehmen/ARGE/Bietergemeinschaft ist eine hauptverantwortliche
Person zu nennen. In Abstimmung mit dem EU-Regionalmanagement
Südweststeiermark als gesamtverantwortlicher Stelle sind die beidseitig vereinbarten
Aufgaben und Pflichten nach Auftragsvergabe zu definieren. Dieser Person wird auch die
Verantwortung für die Koordination aller weiteren beigezogen Experten/innen übertragen.
Ein finanzieller Posten für die wahrscheinlichen Koordinationsaufgaben ist jedenfalls zu
berücksichtigen.
- Moderation und inhaltliche Begleitung Arbeitsgruppen
Das EU-Regionalmanagement Südweststeiermark wird während des
Beteiligungsprozesses neutral an den Sitzungsterminen der unter 2.2. genannten
Arbeitsgruppen teilnehmen. Deshalb soll die Moderation durch das/die beauftragte
Unternehmen/ARGE/Bietergemeinschaft durchgeführt werden. Wünschenswert ist dabei
inhaltliche Kompetenz der Moderator/innen zu den jeweiligen Themenfeldern. Diese soll
auch im Angebot dargestellt werden.
- Herausarbeiten von Leitthemen und Leitprojekten
Im Zuge des Beteiligungsprozesses soll es zu einer Priorisierung von Leitthemen zur
Entwicklung der Region Südweststeiermark kommen. Diese sollen in der
Dokumentation/Verschriftlichung des Prozesses hervorgehoben und durch geplante
Leitprojekteideen unterstützt werden. Für die im Leitbild angeführten Projektideen sollen im
Idealfall bei Fertigstellung des Leitbilds Projektträger- und Budgetierungsvorschläge
vorhanden sein.

- Dokumentation und redaktionelle Arbeiten
Der Auftragnehmer übernimmt die Dokumentation des Beteiligungsprozesses (Protokolle,
TN-Listen, Fotodokumentation) sowie die Verschriftlichung der Ergebnisse. Außerdem
zeichnet sich das/die beauftragte Unternehmen/ARGE/Bietergemeinschaft für die
redaktionellen Arbeiten des Leitbilds, in Kooperation mit dem EU-Regionalmanagement
Südweststeiermark, verantwortlich.
- Strukturbild
Teilziel des Leitbildprozesses ist die Entwicklung eines Strukturbilds bzw. die Präzisierung
des steirischen Strukturbilds für die Region Südweststeiermark. Hierfür liegen beim EU-
Regionalmanagement Südweststeiermark umfassende Vorarbeiten auf, auf die zurückgegriffen
werden soll.
- Evaluierungsmethodik
Eine Anforderung an das Leitbild ist es, Evaluierungsmöglichkeiten einerseits für die
Projektauswahl und andererseits für Umsetzungserfolge festzulegen. Hierbei sind sowohl
fachlich‐inhaltliche Methoden und Kriterien als auch finanzielle Kriterien zu berücksichtigen.
Als (optionale) Module:
- LEADER-Aktionspläne
Da es sich bei dem neuen Leitbild um ein ganzheitliches Strategie- und Planungsdokument
für die Region Südweststeiermark handelt, sollen auch der/die LEADER-Aktionspläne für
eine etwaige Einreichung von (einer) LEADER – Region(en) für die Strukturperiode 2014+
aus diesem Planungsdokument heraus abgeleitet werden. Nachdem die Ausformung dieser
LEADER Region(en) sich im Zuge des Leitbildprozesses zeigen soll, ist dem Angebot ein
optionales Modul beizufügen, das die redaktionellen Arbeiten bezüglich des LEADER-
Aktionsplans/ der LEADER-Aktionspläne umfasst. Diese Kostenkategorie sollte
untergeordnet sein, da es sich aufgrund des Vorliegens der Inhalte um eine rein
redaktionelle Arbeit handelt.
- Jugendbeteiligung
Im Rahmen der Leitbildentwicklung sollen möglichst viele Jugendliche, unabhängig von
Bildungsstand, Zugang und sozioökonomischer Schicht beteiligt werden. Auch eine
ausgewogene Beteiligung von Mädchen und Jungen wird angestrebt. Um dies zu
gewährleisten, soll ein Jugendbeteiligungskonzept realisiert werden, das möglichst
flächendeckend über den Projektzeitraum begrenzt umgesetzt werden kann. Mögliche
Umsetzungstools könnten z.B. ein Jugendforum, Open Space, Workshops, Online
Beteiligungsmöglichkeiten bzw. eine Kombination verschiedener Methoden sein.
Die Umsetzung beinhaltet Konzeption, Vernetzung, Moderation, Prozessbegleitung und
Aufbereitung der Inhalte.
2.2.2 Darstellung eines interdisziplinären Teams
Um die oben genannten Themen und Aufgabenstellungen entsprechend bearbeiten zu
können, wird ein interdisziplinäres Team benötigt. Diese Ausschreibung richtet sich daher
neben Einzelunternehmen auch an Bietergemeinschaften/ARGE.

Um die Qualität des Beratungsteams bewerten zu können, erwarten wir uns eine Darstellung
des gemeinsamen Beratungsansatzes. Für die vorgesehenen Projektmitarbeiter/innen bzw.
Unternehmen sollte dem Angebot eine Übersicht der für den jeweiligen Themenbereich
relevanten Referenzen beigelegt werden.
2.2.3 Zeitraum der Leistungserbringung
Für die Erbringung der Ausgeschriebenen Leistungen ist derzeit der Zeitraum zwischen 1. Juli
2013 bis 31.Juni 2014 vorgesehen.
Eine Änderung des Auftragszeitraumes ist zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
rechtzeitig zu vereinbaren.
2.3 Rechtliche Grundlage
Rechtliche Grundlage ist das Bundesvergabegesetz 2006 i.d.g.F. Es wird darauf hingewiesen,
dass die Auftragsvergabe im Rahmen der Direktvergabe unter Einhaltung der gesetzlichen
Schwellenwerte erfolgt.
2.4 Beizubringende Unterlagen
Es ist ein rechtsverbindlich unterfertigtes Angebot (bei ARGE oder Bietergemeinschaft inkl.
ARGE-Vertrag) insbesondere unter besonderer Berücksichtigung der folgenden Teile zu übermitteln:
Umsetzungsvorschlag für die unter 2.2 beschriebene „Beteiligungsphase“ sowie für die
redaktionellen Leistungen (Leitbilddokument und LEADER-Entwicklungspläne)
Detaillierte Kostenübersicht (inkl. Leistungstagen), aufgegliedert nach den unter 2.2.1
genannten Leistungen
Darstellung der ARGE/Bietergemeinschaft/Subunternehmer
Referenzen der angeführten Personen
2.5 Vorgesehener Vergabeverlauf
a.) Nach Ablauf der gesetzten Angebotsfrist gibt es eine Vorbegutachtung durch das
Team des EU-Regionalmanagements sowie der LAG-Managements. Bereits in
dieser Phase kann es zu vereinzelten Rückfragen kommen. (ab 24.06.2013)
b.) Eine vom Regionalvorstand nominierte Kleingruppe wird unter Leitung des EU-
Regionalmanagements eine Bewertung und Reihung der Angebote (nach unter 3.4
angeführten Kriterien) vornehmen. (4. Juniwoche)
c.) Mit der erstgereihten ARGE/Bietergemeinschaft wird vor einer möglichen
Auftragsvergabe ein Gespräch geführt. Sollte es nach diesem Gespräch zu keiner
Beauftragung kommen wird mit der nächstgereihten ARGE/Bietergemeinschaft ein
Gespräch gesucht. (Anfang Juli)
d.) Die Entscheidung bezüglich der Vergabe wird den teilnehmenden
ARGE/Bietergemeinschaften per E-Mail bzw. auf dem Postweg übermittelt. (Mitte
Juli)
2.6 Vergabe
Die Bewertung der eingelangten Angebote erfolgt in einer vom Regionalvorstand nominierten
Kleingruppe unter Leitung des EU-Regionalmanagements. In der Bewertung werden das Konzept,
die Zusammensetzung des Teams sowie die Kosten gleich stark gewichtet.

3. Rahmenbedingungen, Vertragsbedingungen
3.1 Einreichunterlagen
Das geistige Eigentumsrecht bleibt dem Verfasser gewährt. Der Auftraggeber erwirbt an
eingereichten Unterlagen das physische Recht. Der Einsender erklärt ausdrücklich, dass an
den eingereichten Werken, Dritte keine wie immer namenhabenden Rechte welcher Art auch
immer zustehen.
3.2 Abstimmung der Inhalte und Termine
Die redaktionellen Inhalte und der Terminplan sind in enger Abstimmung mit den
Auftraggebern einvernehmlich zu erstellen.
3.3 Beauftragung v. Leistungen, Zusatzleistungen, Einstellung der Arbeiten
• Der Auftragnehmer tritt als Generalunternehmer auf und haftet gegenüber dem
Auftraggeber für die Leistungen der Subunternehmer. Weiters kann nur der
Auftragnehmer und nicht die Subunternehmer Rechnungen an den Auftraggeber legen.
Subunternehmer und Partner müssen dem Auftraggeber bekannt gegeben und
genehmigt werden.
• Sobald dem Auftragnehmer irgendwelche Umstände erkennbar werden, die eine
vertragsmäßige Erfüllung des Auftrages infrage stellen können, hat er den Auftraggeber
unverzüglich schriftlich über diese Umstände und allfällige von ihm zu erwägende
Maßnahmen zu benachrichtigen.
• Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auftrag jederzeit bei Vorliegen wichtiger Gründe zu
stornieren. Der Auftraggeber hat dem Auftragnehmer in diesem Fall die bis dahin
erbrachten Leistungen abzugelten. Anspruch auf Entgelt entgangener Leistungen und
Gewinn sowie eine Berechtigung zur Durchführung sämtlicher angebotener Leistungen
bestehen im Gegenstand nicht.
• Zusatzleistungen: Wird im Zuge der Durchführung des Vertrages eine Leistung
erforderlich, die in diesem Angebot nicht vorgesehen ist, so hat der Auftragnehmer vor
deren Ausführung das Einvernehmen mit dem Auftraggeber hierüber herzustellen. Wird
die Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit dieser Leistung einvernehmlich festgestellt, so
ist gleichzeitig die entsprechende Vergütung zu vereinbaren. Wird vom Auftragnehmer
eine im Vertrag nicht vorgesehene Leistung ohne vorherige schriftliche Vereinbarung
der Vergütung erbracht, ist der Auftraggeber nicht verpflichtet, eine Vergütung für diese
zu leisten.
3.4 Honorar
Das Angebot hat inkl. aller Spesen und Vergütungen zu erfolgen. Spesen des Auftragnehmers
und seiner Mitarbeiter/innen wie z. B. Fahrtkosten, Nächtigungskosten, Tagesdiäten,
Fahrtkostenpauschalen, Fahrtzeit etc. trägt der Auftragnehmer und sind daher
einzukalkulieren. Diesbezüglich später eingeforderte Kosten werden vom Auftraggeber nicht
anerkannt.

3.5 Zurückbehaltung und Leistungspflicht
Im Streitfall ist der Auftragnehmer nicht berechtigt Lieferungen zurückzubehalten oder
Leistungen von sich aus einzustellen.
3.6 Rechnungslegung
Es können Teilrechnungen über abgeschlossene und ausgeführte Positionen sowie eine
Schlussrechnung gelegt werden. Die Schlussrechnung hat eine den Positionen des
Leistungsverzeichnisses entsprechende vollständige Leistungsaufstellung zu enthalten.
Gesondert vereinbarte Vergütungen (Zusatzaufträge) sind auf einer eigenen Rechnung
darzustellen.
3.7 Zahlungsbedingungen/Zahlungsziel
Alle Rechnungen sind binnen 30 Tagen ab Rechnungseingang zahlbar, so keine gesonderte
Vereinbarung im beiderseitigen Einverständnis getroffen wurde.
3.8 Gerichtsstand
Es gilt österreichisches Recht. Zur Entscheidung aller aus diesem Vertrag entstehenden
Streitigkeiten wird die ausschließliche Zuständigkeit der sachlich in Betracht kommenden
Gerichte am Standort des Auftraggebers bzw. Graz vereinbart.
3.9 Rückfragen
Für Rückfragen stehen Ihnen gerne DI Birgit Haring oder Mag. Lasse Kraack zur Verfügung.
Sie erreichen uns telefonisch unter: Tel. +43 3452/84510
oder per E-Mail:
b.haring@eu-regionalmanagement.at
l.kraack@eu-regionalmanagement.at