Merkblatt zur Umsetzung und Abrechnung - Raumplanung Steiermark

Merkblatt
PROJEKTUMSETZUNG und ABRECHNUNG
Im Rahmen des Grenzüberschreitenden Fonds für Regionale Initiativen
Projektdurchführungszeitraum
PROJEKTUMSETZUNG
Der Projektdurchführungszeitraum darf maximal 1 Jahr betragen.
Frühestmöglicher Projektstart ist das Eingangsdatum des Förderantrages für Projekte im
Rahmen von GRENZ-FREI in der Abteilung 7 (Eingangstempel). Zur Anrechenbarkeit von Kosten
im Zeitraum vor einer potenziellen Projektgenehmigung siehe Abschnitt „Förderfähige Kosten“.
Eine Projektverlängerung ist möglich, allerdings nur auf schriftliche Anfrage unter der Angabe
von Gründen. Die Genehmigung erfolgt schriftlich (e-mail ausreichend) durch die Abteilung 7.
Die maximale Verlängerungszeit beträgt 6 Monate, wobei die Gesamtlaufzeit von einem Jahr
nicht überschritten werden darf.
Projektberichte
Zwischenbericht
Die Erstellung eines Zwischenberichtes ist grundsätzlich optional, ermöglicht jedoch eine
Zwischenabrechnung der Projektkosten. Diese ist dem Zwischenbericht (siehe Vorlage
Projektbericht) beizulegen.
Endbericht und Abrechnung
Der Projektträger hat nach Abschluss des Projektes 1 Monat Zeit, sämtliche Rechnungen für
projektbezogene Kosten zu bezahlen. Der Abschlussbericht (siehe Vorlage Projektbericht)
gemeinsam mit sämtlichen Abrechnungsunterlagen muss längstens 2 Monate nach
Projektabschluss in der Abteilung 7, Stabstelle Controlling und Budget, eingereicht werden.
FÖRDERFÄHIGE KOSTEN
Zur Förderung anerkennbare Kosten müssen grundsätzlich
im Antrag vorgesehen und im Förderungsvertrag fixiert werden,
projektbezogen sein,
innerhalb des Projektdurchführungszeitraum angefallen und vom Projektträger
vorfinanziert worden sein.
Alle Informationen, Dokumente, Vorlagen, Formulare, Logos unter:
www.raumplanung.steiermark.at > Förderungen > GRENZ-FREI
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Offizielles Inkrafttreten des Fördervertrages ist das Eingangsdatum des vom Träger
unterfertigten Fördervertrages in der Abteilung 7 (Datum des Eingangsstempels =
Gültigkeitsdatum des Fördervertrages). Kosten, die vor diesem Datum angefallen sind, trägt der
Projektträger auf eigenes Risiko: Im Falle einer Projektablehnung können diese Kosten nicht
angerechnet werden.
Das Projekt kann nur über ein (Projekt-) Konto des Antragstellers abgewickelt werden. Alle
Rechnungen sind auf den Antragsteller = Projektträger auszustellen.
Förderfähige Kosten
Externe Dienstleistungen
Sachkosten
Investitionskosten
Förderfähige externe Dienstleistungen
Übersetzungs- und Dolmetschkosten (inkl. Technik)
Honorare von externen BeraterInnen (nicht für Vereinsmitglieder, Organe etc.)
Werkverträge, wenn sie sich ausschließlich auf das Projekt beziehen (z.B.
Projektmanagement, -aufbereitung)
Förderfähige Sachkosten
Materialkosten (Mappen, Porto, externe Kopierkosten, etc.)
Druckkosten (Broschüren, Folder, Informationsblätter, Plakate, etc.)
Kosten für Öffentlichkeitsarbeit: Inserate, Einschaltungen, Pressekonferenzen, Roll-up,
Give aways (nur wenn durch Logo auf GRENZ-FREI und Förderung durch das Land
Steiermark hingewiesen wird), etc.
Homepage (nur wenn eigens für das Kleinprojekt erstellt bzw. für jenen Teil, der für das
Kleinprojekt erstellt wird inkl. Wartung für den Projektzeitraum)
Externe Mietkosten (Raum, Bus, Mietwagen)
Fahrtspesen (steuerliches km-Geld, primär: öffentliche Verkehrsmittel – Nachweis der
Wirtschaftlichkeit)
Verpflegung
a. Verpflegung bei Partnertreffen, Projektbezogenen Veranstaltungen, etc.
(Höchstsatz pro Mittag-/Abendessen/Buffet: max. € 15,--/Person).
verpflichtende Beilage: Unterschriftenliste
b. Verpflegung, wenn der Projektinhalt selbst eine Veranstaltung ist (z.B.
grenzüberschreitendes Sportfest, Kulturfest etc.): Lebensmittel und Getränke bis zu
€ 10,- pro Teilnehmer.
verpflichtende Beilage: Fotodokumentation
c. Seminarpauschalen (Höchstsatz pro Tag/Person: € 30,--; mit Nächtigung: € 100,--)
Nächtigungskosten (max. € 70,--/Person inkl. Frühstück)
Sonstige Sachkosten
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Investitionskosten
Kleine Investitionen (z.B. Beschilderungen, Materialien, etc., sofern sie nur für das Projekt
erstellt wurden)
Nicht förderfähig sind
Personalkosten, Diäten
Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten);
Betriebskosten, laufende Kosten
alkoholische Getränke
Zinsen, Bankspesen, Finanzierungskosten, Wechselgebühren, etc.
Skonto, Rabatte, Barnachlass; Garantiezahlung, Schadenersatz
Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto
Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen
Vergaben an einen rechtlich selbständigen Dritten, der aber vom Auftraggeber selbst
kontrolliert wird (z.B.: der Vereinsvorstand vergibt an ein Vereinsmitglied; gilt auch für
Gemeinden!!!)
Kosten des grenzüberschreitenden Antragstellers
Grundsätzlich sind sämtliche projektbezogenen und projektrelevanten Kosten des
österreichischen Projektträgers förderfähig, wenn sie als solche im Antrag vorgesehen und im
Vertrag fixiert worden sind; die entsprechenden Rechnungen müssen allerdings auf den
Antragsteller/Projektträger ausgestellt sein. D. h. es können auch Kosten, die im Ausland anfallen
(z.B. Workshop, Veranstaltung in Slowenien), förderfähig sein.
Kosten der Projektleitung
Kosten der Projektleitung sind nur dann förderfähig, wenn sie von externen Dienstleistern
erbracht werden.
Fahrtkostenaufstellungen
Sobald im Rahmen eines Projektes Fahrtkosten beantragt und genehmigt wurden, sind diese von
jeder einzelnen Person, für welche Fahrtkosten anfallen, in Form einer eigenen
Fahrtkostenaufstellung nachzuweisen. Das km-Geld kann nur gefördert werden, wenn der
Zahlungsfluss nachgewiesen werden kann, d.h., das km-Geld muss vom Projektträger an die
jeweiligen fahrenden Personen ausbezahlt werden. Eine Auszahlungsbestätigung muss der
Projektträger für eine etwaige Rechnungsprüfung aufheben. Es darf max. das steuerliche km-Geld
verrechnet werden.
Für die Anrechenbarkeit von Reisekosten der öffentlichen Verkehrsmittel sind entsprechende
Belege (Tickets, etc.) vorzulegen.
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Projektbezogene Einnahmen
Sind im Projekt Einnahmen vorgesehen, so sind diese schon bei Antragstellung bekannt zu geben
und in ihrer Höhe zu kalkulieren. Im Rahmen der Abrechnung sind diese Einnahmen durch
entsprechende Belege (z.B. unterschriebene Spendenlisten, Kontoauszüge, Förderzusagen,
Kassaeingangsbelege, etc.) nachzuweisen.
Abrechnungszeitpunkt
ABRECHNUNG
Der Projektträger hat nach Abschluss des Projektes einen Monat Zeit sämtliche Rechnungen für
projektbezogene Kosten zu bezahlen. Der Abschlussbericht gemeinsam mit sämtlichen
Abrechnungsunterlagen muss längstens 2 Monate nach Projektabschluss in der Abteilung 7,
Stabsstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung eingereicht werden.
Durch die Stabsstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung, als Prüfstelle für die
GRENZ-FREI-Projekte, erfolgt die Abrechnungsprüfung innerhalb von zwei Monaten nach Eingang
der vollständigen Abrechnungsunterlagen.
Abrechnungsunterlagen
Die Abrechnung erfolgt anhand:
eines Projektberichtes (Vorlage)
einer unterfertigten Belegaufstellung inkl. Übersicht über die geplanten Kosten lt. Antrag
und die tatsächlichen Kosten/Ausgaben (Vorlage).
von Originalrechnungen und der dazugehörigen Zahlungsnachweise
o Bei Überweisungen: Original-Rechnungen sowie Original-
Überweisungsbelege und Original-Kontoauszüge
o Bei Telebanking: Original-Rechnungen sowie Original-Buchungsprotokolle
(der Rechnungsbetrag muss ersichtlich sein) und Original-Kontoauszüge
o Bei Barzahlungen: Nachweis des Geldflusses durch Original-(Projekt-)
Kassabuch mit Unterschrift des Projektträgers inkl. Beilage der Original-
Rechnungen mit Empfangsbestätigung (d.h. mit dem Vermerk „Betrag bar
erhalten“ mit Datum und Unterschrift des Empfängers)
o Fahrtkosten: Öffentliche Verkehrsmittel: Ticket; Bei Kilometergeld:
unterzeichnete Fahrtkostenaufstellung, Fahrtenbuch, Auszahlungsnachweis;
Zusätzlich jeweils eine Erläuterung des dazugehörigen Anlasses mit Nachweis
(Einladung, bei Vorhandensein Protokoll etc.)
weiterführender Unterlagen
o Vergleichsangebote: Bei Rechnungen/Aufträgen, bei denen der
Rechnungsbetrag 1000,-- € übersteigt, sind immer 3 Angebote einzuholen
und der Abrechnung beizulegen sowie ein Vergabevermerk zu erstellen.
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o Bei Beträgen unter € 1000,-- ist die Marktüblichkeit des Preises zumindest
durch ein Preisangebot und/oder einen Preisvergleich nachzuweisen (z.B.
Auszug aus dem Internet, Preise aus Katalogen, Angebote entsprechender
Dienstleister und Unternehmer,…). Für diese Aufträge kann ein detaillierter
Sammelaktenvermerk über alle Aufträge/Vergaben unter € 1.000,-- mit
Erläuterungen erstellt und beigelegt werden.
entsprechenden Anschauungsmaterials
o Einladungen (zweisprachig)
o Folder
o Plakat
o Publikationen
o Protokolle, Aktennotizen (von Treffen und Besprechungen)
o Tagungsmappen
o TeilnehmerInnenlisten mit Originalunterschriften
o Presseberichte (mind. einer ist obligatorisch bei people to people Projekten)
o Fotos
o Sonstiges Anschauungsmaterial (z.B. „give-aways“, falls solche produziert
wurden)
Grundsätzlich sollte jeder Projektträger bemüht sein, seine Abrechnungsunterlagen vollständig
und gesammelt (Ordner) an die Abteilung 7 zu übermitteln.
Nach Eingang der Unterlagen in der Abteilung 7 - Stabstelle Controlling und Budget, werden diese
auf Vollständigkeit geprüft und gegebenenfalls können Nachreichungen beim Projektträger
angefordert werden. Für die Übermittlung der Nachreichungen wird dem Projektträger eine Frist
von 2 Wochen eingeräumt.
Was ist bei Rechnungen zu beachten?
Alle Rechnungen müssen projektbezogen sein.
Alle Rechnungen müssen auf den Namen und die Adresse des österreichischen
Projektträgers lauten und von ihm bezahlt werden.
Das Ausstellungs- und Lieferdatum muss innerhalb der Projektlaufzeit lt. Antrag liegen.
Rechnungen sind grundsätzlich ab Projektbeginn förderfähig. Die Fördervereinbarung
enthält das Datum des Projektbeginns.
Alle Rechnungen müssen bis spätestens einen Monat nach Projektabschluss bezahlt
worden sein.
Es können Rechnungen aus dem Nachbarland angerechnet werden, sofern diese auf den
österreichischen Projektträger ausgestellt sind und durch ihn bezahlt wurden.
Fremdsprachige Rechnungen werden von Dolmetschern oder BeraterInnen übersetzt,
wobei keine vollständige Übersetzung notwendig ist. Es muss lediglich eine Übersetzung
der wichtigsten Fakten auf der Rechnung vermerkt werden.
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Rechnungen des Projektträgers an sich selbst, seine Organe oder fix angestellten
MitarbeiterInnen sind nicht förderfähig.
Rechnungen von (ausländischen) Projektpartnern an den österreichischen Projektträger
sind nicht förderfähig.
Es ist empfehlenswert, jedoch nicht verpflichtend, ein eigenes Projektkonto einzurichten.
Wechselkurse
Bei Barzahlungen wird der Kurs lt. Beleg anerkannt, ansonsten wird der offizielle Tageskurs des
Zahlungstages herangezogen.
Übermittlung der Abrechnungsunterlagen
Die Abrechnungsprüfung erfolgt durch die Abteilung 7, Stabsstelle Controlling, Innerer Dienst und
Haushaltsführung. Der Abschlussbericht und die Abrechnungsunterlagen sind daher auch an diese
zu übermitteln:
Land Steiermark, Abteilung 7 – Landes- und Gemeindeentwicklung,
Stempfergasse 7, 8010 Graz
e-mail: abteilung7@stmk.gv.at
Betreff: „GRENZ-FREI – [Projekttitel]
Sollten die eingereichten Unterlagen nicht vollständig sein, wird der Projektträger binnen 3
Wochen durch die Stabstelle aufgefordert, die entsprechenden Nachreichungen innerhalb von 2
Wochen zu übermitteln.
Aufbewahrungspflicht der Projektunterlagen
Eine vollständige Belegsaufbewahrung sowie eine Auskunftspflicht hinsichtlich des Projektes sind
7 Jahre nach offiziellem Projektabschluss durch den Projektträger oder des Rechtsnachfolgers
sicher zu stellen.
PUBLIZITÄTSVORSCHRIFTEN
Der Projektträger verpflichtet sich zur Einhaltung folgender Publizitätsvorschriften:
Der Projektträger ist verpflichtet, bei allen projektbezogenen Veröffentlichungen und
Informationsmaterialien (Werbemittel, Broschüren, Folder etc.) auf die Beteiligung der
Förderstelle (Land Steiermark, Abteilung 7) hinzuweisen.
Empfehlungen für die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit:
Vorzeitige Kontaktaufnahme mit der programmverantwortlichen Stelle;
Vorlage von Korrekturmustern vor Ausführung der Vervielfältigung von projektbezogenen
Produkten;
Beilage einer angemessenen Anzahl von Belegexemplaren (aller Drucksorten etc.) zu den
Abrechnungsunterlagen.
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Mehrsprachigkeit
Bei „people to people“ Projekten muss ein angemessener Teil der Publikationen zweisprachig sein
(Deutsch und je nach Partner Ungarisch/Slowenisch/etc.); insbesondere gilt das für
Einladungen
Präsentationen (Power Point usw.) für Veranstaltungen
Publikationen wie allgemeiner Projektfolder, Ergebnisse, etc.
Ausgenommen sind Presseartikel.
Öffentlichkeitsarbeit: Presseartikel, Pressekonferenzen, Veranstaltungen
Die Vermarktung unter der maximalen Ausschöpfung der medialen Möglichkeiten (je nach
Bedeutung des Projektthemas in Gemeindezeitungen, regionalen bzw. landesweiten Zeitungen,
Fachzeitschriften, Radios und TV-Stationen) ist verpflichtend (d.h. mindestens ein Presseartikel
zum Projekt mit Hinweis auf die Förderung muss vorliegen).
Jegliche Form der Öffentlichkeitsarbeit (eigene Presseaussendungen oder bezahlte
Öffentlichkeitsarbeit) hat unter der Einhaltung der vorliegenden Publizitätsvorschriften zu
erfolgen und einen Hinweis auf die GRENZ-FREI-Förderung zu enthalten. Insbesonders sind
Redakteure zu ersuchen, die GRENZ-FREI-Förderung zu erwähnen, um damit den europäischen
Gedanken und den Gedanken der Überwindung von Grenzen bei den Bürgern zu vertiefen.
Im Zuge der Organisation von Pressekonferenzen, Eröffnungsfeierlichkeiten etc. wird
nachdrücklich darauf hingewiesen, dass Termine frühzeitig mit der Abteilung 7 abzustimmen sind.
Logos
Die Logos sind gut sichtbar und in ihrer Größenrelation unverändert sowie gut lesbar anzubringen.
Land Steiermark
GRENZ-FREI
Darüber hinaus muss folgender Text gut sichtbar aufscheinen:
„Gefördert durch das Land Steiermark im Rahmen des GRENZ-FREI Fonds“
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CHECKLISTE für die ABRECHNUNG
Diese Checkliste soll als Hilfestellung für die Aufbereitung einer Berichtslegung dienen. Es wird
darauf hingewiesen, dass es sich lediglich um eine Zusammenfassung handelt. Falls
erforderlich können jeder Zeit weitere Unterlagen/Dokumente zur Berichtslegung angefordert
werden oder bei einer Vorortprüfung in Augenschein genommen werden.
grundsätzlich ist festzuhalten:
Die Förderfähigkeit der Kosten steht erst nach Abschluss der Prüfung einer Berichtslegung
durch die Abteilung 7 fest.
Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.B.: Foto, Inventarliste,
Belegexemplar) ist immer zu erbringen.
Die Einhaltung der Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist
jeder Berichtslegung (auch nachfolgender Teilabrechnungen) beizulegen.
Zugunsten der leichteren Lesbarkeit wurde auf die geschlechtergerechter Formulierung
verzichtet, die männliche Form bezieht sich auf beide Geschlechter.
Berichts-Dokumente:
sind jeder Berichtslegung digital und in unterfertigter Form beizulegen:
Formloses Schreiben mit der Bitte um Prüfung ( in Form eines Schreibens des Projektpartners
mit Angabe der Kontaktperson)
Zwischen/End Bericht (im Original), genaue Beschreibung der Tätigkeiten/Aktivitäten mit
dem Projektkostenblatt;
Antrag (nur in Kopie)
Belegverzeichnis (im Original); als Pdf per Mail
Dokumentation der Tätigkeiten/Aktivitäten (Protokolle, Berichte , Einladungen, Fotos,
Teilnehmerlisten, Dienstreiseantrag, Präsentationen,…);
Erklärung über den Mehrwertsteuerstatus:
grundsätzlich wird netto abgerechnet.
bei Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigung, legen Sie bitte eine Bestätigung vom Finanzamt
oder eine letztgültige Umsatzsteuererklärung mit einer Nullmeldung bei;
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1. externe Dienstleistungen
Original-Rechnungen;
Original-Zahlungsnachweis;
Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit
(siehe dazu Punkt c);
Beilagen (z.B.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Werkvertrag und dessen Vergabe,...);
Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.B.: Foto, Belegexemplar,…);
2. Sachkosten
Original-Rechnungen;
Original-Zahlungsnachweis;
Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit
(siehe dazu Punkt c);
Beilagen (z.B.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Fotos ,...);
Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.B.: Foto, Belegexemplar,…);
Dokumentation der Reise-/Veranstaltungsteilnahme: Reiseantrag/-genehmigung, Einladung,
Anmeldeschein, Teilnehmerliste, Teilnahmebestätigung, Tagesordnung, Protokoll,
Reiseberichtslegung, Foto,... (so umfangreich, dass die Projektrelevanz eindeutig erkennbar
ist)
Hintergrundrechnungen der entstandenen Kosten (z.B.: Mietauto, Hotelrechnung, Fahrkarte,
detaillierte Aufschlüsselung von Pauschalen, ...) müssen im Original dokumentiert werden;
3. Investitionen
Original-Rechnungen;
Original-Zahlungsnachweis ;
Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit
(siehe dazu Punkt 7);
Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.B.: Foto, Belegexemplar,…);
Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit:
Es sind immer das Anbot und zwei Vergleichsanbote beizulegen;
die Kopie der Auftragserteilung;
Direktvergabevermerk
Bei Aufträgen unter € 1.000,--
Dokumentation durch ein Preisangebot und/oder einen Preisvergleich nachzuweisen (z.B.
Auszug aus dem Internet, Preise aus Katalogen, Angebote entsprechender Dienstleister und
Unternehmer,…). Für diese Aufträge kann ein detaillierter Sammelaktenvermerk über alle
Aufträge/Vergaben unter € 1.000,-- mit Erläuterungen erstellt und beigelegt werden;
Original-Rechnung;
Alle Informationen, Dokumente, Vorlagen, Formulare, Logos unter:
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Original-Zahlungsnachweis;
GRUNDSÄTZLICH NICHT FÖRDERFÄHIGE AUSGABEN
Die nachstehende Auflistung erhebt nicht den Anspruch der Vollständigkeit. Die
Förderfähigkeit von Kosten steht erst nach Abschluss der Prüfung fest.
a) alle Ausgaben, die vor Beginn oder nach Ablauf des Zeitraums der Förderfähigkeit
erbracht, bezahlt oder in Rechnung gestellt wurden
b) Personalkosten, Diäten
c) Ausgaben, die nicht direkt mit dem PT oder seinen finanzwirksamer PP zusammenhängen
d) Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und nicht vom PT oder seinen
finanzwirksamen PP bezahlt werden
e) Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten)
f) Betriebskosten, laufende Kosten
f) alkoholische Getränke
g) Zinsen, Bankspesen, Finanzierungskosten, Wechselgebühren, etc.
h) Skonto, Rabatte, Barnachlass; Garantiezahlung, Schadenersatz
i) Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto
j) Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen
k) Vergaben an einen rechtlich selbständigen Dritten, der aber vom Auftraggeber selbst
kontrolliert wird (z.B.: der Vereinsvorstand vergibt an ein Vereinsmitglied; gilt auch für
Gemeinden!!!)
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