Elektronische Archivierung von Belegen in Kommunalkassen

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3 Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen 66 54 3.1 Mögliche Varianten seit 01.07.2011 66 3.2 Zugangsöffnung für elektronische Rechnungen 67 3.3 Besonderheiten der jeweiligen Varianten 68 3.4 Steuer- und haushaltsrechtliche Prüf- und Aufbewahrungspflichten 69 4 Quellen 70 4.1 Online-Quellen 70 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband - Geschäftsbericht 2011 Seite 4.2 Literatur-Quellen 70
1 Vorbemerkungen Die elektronische Aufbewahrung von Kassenbelegen hat in den letzten Jahren, nicht zuletzt aufgrund der seit 01.01.2007 in Kraft getretenen neuen haushaltsrechtlichen Vorschriften, im kommunalen Bereich eine stärkere Verbreitung gefunden. Da wir die Einführung der neuen Technologien begleiten und deren ordnungsgemäßen Einsatz sicherstellen wollen, haben wir in den zurückliegenden Jahren die eingesetzten elektronischen Belegarchive im Rahmen unserer überörtlichen Prüfungstätigkeit schwerpunktmäßig mit untersucht. Im Großen und Ganzen stellten wir dabei fest, dass die haushaltsrechtlichen Vorschriften bei der elektronischen Belegarchivierung in den Kommunen beachtet wurden, die erwarteten Nutzeneffekte in der Kasse und der Verwaltung eingetreten sind und darüber hinaus auch die Rechnungsprüfung erleichtert wird. Wir sehen dies als einen Beitrag zur Gestaltung einer modernen und effizienten Verwaltung an. Allerdings trafen wir auch einige Sachverhalte an, bei denen die Revisionsfähigkeit und Ordnungsmäßigkeit der elektronisch abgelegten Belege nicht gewährleistet war und die wir deshalb beanstanden mussten. Nachfolgend wollen wir die wesentlichen Defizite darstellen und darüber hinaus auch einige Hinweise zu Fragen geben, die in den letzten Jahren immer wieder in diesem Zusammenhang an uns herangetragen wurden. Insoweit stellt dieser Geschäftsberichtsbeitrag die Fortsetzung der beiden Grundlagenbeiträge aus den Jahren 2004 und 2006 dar. 2 Elektronische Archivierung von Kassenbelegen 2.1 Rechtliche Rahmenbedingungen 2.1.1 Haushalts- und steuerrechtliche Vorschriften ─ Haushaltsrecht Die maßgeblichen haushaltsrechtlichen Regelungen zur elektronischen Belegablage enthalten § 71 Abs. 2 KommHV-Kameralistik [§ 67 Abs. 2 KommHV-Doppik] 1 in Verbindung mit den Aufbewahrungsbestimmungen in § 82 Abs. 2 und 4 KommHV-Kameralistik [§ 69 Abs. 2 und 4 KommHV-Doppik]. Da die Programme/Verfahren 2 zur Aufbewahrung elektronischer Belege von der Legaldefinition des § 37 Abs. 1, 1. Halbsatz KommHV-Kameralistik [§ 33 Abs. 1, 1. Halbsatz KommHV-Doppik] erfasst werden, gelten für diese ebenfalls die allgemeinen Anforderungen an automatisierte Verfahren. Ergänzend zu diesen spezialgesetzlichen Bestimmungen sind beim Einsatz und Betrieb elektronischer Belegarchive die allgemeinen, in § 61 KommHV- Kameralistik [§ 57 KommHV-Doppik] geregelten Grundsätze für die ordnungsmäßige (Verwaltungs-)Buchführung zu beachten. 1 Die gleichlautenden Vorschriften der KommHV-Doppik haben wir aus Gründen der leichteren Lesbarkeit in eckigen Klammern neben den kameralen Regelungen zitiert. 2 Mit Einführung der neuen haushaltsrechtlichen Vorschriften wird zwischen Programmen und Verfahren unterschieden. Unter einem Programm werden die codierten Verarbeitungsregeln verstanden, der Begriff automatisiertes Verfahren umfasst dagegen das Programm und die ortsspezifischen Stammdaten, Verarbeitungsregeln, Zugriffsrechte und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen. Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband - Geschäftsbericht 2011 55
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