d i g i t a l e Welt - PDV Gruppe
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oder gesetzliche Datenschutzauflagen<br />
zu erfüllen.<br />
Versions- , Historien-,<br />
Benutzerverwaltung<br />
Ist dieser Weg beschritten, so ergeben<br />
sich die weiteren Möglichkeiten fast<br />
von allein. Die strukturierte Speicherung<br />
in einer Datenbank bietet flexible<br />
Schnittstellen, um Daten mit anderen<br />
Applikationen austauschen zu können.<br />
Regelmäßige Berechnungen, welche<br />
beispielsweise als Nachweis der Einhaltung<br />
gesetzlicher Auflagen nötig<br />
oder entscheidend für die Qualitätssicherung<br />
im Unternehmen sind, gehören<br />
in die Datenbank und können<br />
dort per Automatismus ausgeführt werden.<br />
Zudem ergibt sich die Möglichkeit,<br />
alle Daten (nicht nur die Berichte) zu historisieren<br />
und zu versionieren - und Änderungen<br />
komfortabel zurückverfolgen<br />
zu können, ohne einen Berg von Arbeitsblättern<br />
durchsuchen zu müssen.<br />
Befinden sich die Formeln in der Datenbank,<br />
kann man sich auf die Berechnungen<br />
verlassen, da bereits einmal ve-<br />
Berichtswesen mit Excel und Datenbank<br />
pdv-software GmbH<br />
rifizierte Formeln immer funktionieren.<br />
Für regelmäßige Berichte (z. B. monatliche<br />
Qualitätsberichte) wird nur<br />
einmal eine Vorlage erstellt, die dann<br />
für jeden Bericht zur Verfügung<br />
steht; anstatt wie gewohnt den alten<br />
Qualitätsbericht zu kopieren, das Datum<br />
anzupassen und ggf. noch alle Daten<br />
manuell herauszusuchen und in Excel<br />
zu übertragen, übernimmt das<br />
System diese Aufgaben – zuverlässiger,<br />
präziser und schneller, als es selbst<br />
der geübte Anwender leisten könnte.<br />
Und sollten Änderungen an den Berechnungen<br />
nötig sein, so müssen diese<br />
nur einmal durchgeführt werden;<br />
selbst der Aufwand für die Anpassung<br />
und Erstellung eines neuen, ähnlichen<br />
Berichtes ist nur noch gering.<br />
Die Nachteile von Excel – wie z. B.<br />
die maximale Größe der Arbeitsblätter<br />
– können ebenso als Chance genutzt<br />
werden. Beispielsweise können<br />
Aggregationsprozesse in der Datenbank<br />
die notwendigen Daten vorberechnen<br />
oder umsortieren, so dass<br />
durch die Verdichtung der Datenzugriff<br />
im Endeffekt sogar schneller wird.<br />
Sind die Strukturen und die Anforderungen<br />
an die Berichte eindeutig<br />
spezifiziert, kann und sollte<br />
man über ein erweitertes<br />
Berichtswesen mit Excel nachdenken<br />
– über Verbesserungen,<br />
welche die gesamten Arbeitsabläufe<br />
sicherer, einfacher und somit<br />
kosteneffizienter machen.<br />
So lassen sich dank zahlreicher<br />
positiver Nebeneffekte organisatorische<br />
Abläufe optimieren,<br />
wie z. B. durch eine spürbare<br />
Zeiteinsparung aufgrund geringerer<br />
Suchzeit oder durch effektivere<br />
Dateneingaben. Und nicht<br />
zuletzt lässt sich das gesamte<br />
Berichtswesen in ein Sicherungskonzept<br />
einbinden, inklusive<br />
Benutzerverwaltung mit Zugriffskontrolle<br />
für sensible Daten<br />
oder bereits archivierte Berichte.<br />
Fazit<br />
Aufgrund der zahlreichen realisierten<br />
Projekte, die Excel als Berichtswesen<br />
integrieren, verfügt<br />
Ihr Ansprechpartner:<br />
Tristan Niewisch<br />
pdv-software GmbH<br />
E-Mail: tn@pdv-software.de<br />
Telefon: 0 53 21-57 32 22<br />
17<br />
Ordnung ist das halbe Leben – erst<br />
recht bei der Organisation und Verwaltung<br />
geschäftsrelevanter Daten<br />
die pdv-software GmbH bereits über<br />
viele anpassbare Lösungen, die branchenspezifische<br />
Herausforderungen<br />
bewältigen konnten. Für den Datenzugriffsschutz<br />
(wer darf welche Daten sehen?),<br />
den Schutz vor Manipulationen<br />
und für die automatisierte<br />
Berichtsverteilung sind meist individuelle<br />
Konzepte erforderlich, die jedoch<br />
ebenfalls aus fertigen Komponenten<br />
erstellt werden können.<br />
Was die Bearbeitung und Darstellung<br />
von Zahlen betrifft, kennt der Funktionsumfang<br />
von Excel ohnehin fast<br />
keine Grenzen. Aber erst in Kombination<br />
mit den oben genannten Möglichkeiten<br />
wird Excel zu einem Berichts-<br />
und Auswertewerkzeug, das<br />
weit über die Leistungsgrenzen der<br />
Berichte normaler Standardapplikation<br />
hinausgeht. (tn/sn)