Bibliotheksorganisation - Kantonsbibliothek Baselland

Kanton Basel-Landschaft Kantonaler Grundkurs für Bibliothekarinnen
Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion und Bibliothekare SAB 2009/10
Fach 7
Bibliotheksorganisation
Dr. Gerhard W. Matter
Kantonsbibliothek Baselland
Liestal 2009

Bibliotheksorganisation Dr. G. Matter
Inhalt
1. Betriebswirtschaftliche Grundlagen 3
1.1 Wichtige Begriffe 3
1.2 Haushalte und Betriebe 4
1.3 Profit- und Non-Profit-Organisationen 4
2. Modellbetrieb Bibliothek 5
2.1 Arbeitsteiliger Betrieb 5
2.2 Integrierter Betrieb 6
2.3 Fraktale Bibliothek 6
3. Finanzwesen 8
3.1 Verwaltungsrechnung 8
3.2 Bestandsrechnung 9
3.3 Budget / Voranschlag 9
3.4 Rechnungsführung / Haushaltgrundsätze 11
3.5 New public Management NPM 11
4. Innerbetriebliche Organisation: Dokumente 13
4.1 Jahresbericht 13
4.2 Statistik 13
4.3 Organigramm 15
4.4 Stellenbeschreibung / Pflichtenheft 16
5. Fragen zum Selberlösen 17
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1. Betriebswirtschaftliche Grundlagen
1.1 Wichtige Begriffe
Wirtschaft
Ein vielschichtiges, stark verknüpftes System von Organisationen und Prozessen die
letztlich alle der Bereitstellung von materiellen und immateriellen Gütern dienen.
Motor sind die Bedürfnisse der Menschen.
Bedürfnisse
Empfinden eines Mangels und den Wunsch, den Mangel zu beheben.
Nach Dringlichkeit: Existenzbedürfnisse (Nahrung/Kleidung/Wohnung)
Bildungs- und Kulturbedürfnisse
Luxusbedürfnisse
Güter
Mittel zur Bedürfnisbefriedigung (Produkt und Dienstleistung)
Ökonomisches Prinzip
Sinnvolles, planmässiges Verhalten und Vorgehen des Menschen bei der
Bedürfnisbefriedigung (=wirtschaften; wirtschaftliches Handeln).
Dies ist notwendig, weil Bedürfnisse immer grösser als Güter. Es gibt keine freien
Güter, die unbegrenzt vorhanden sind (Mittelalter: Luft und Wasser)
Maximumprinzip: Mit vorgegebenem Mitteleinsatz ist die grösstmögliche
Bedürfnisbefriedigung zu erreichen.
(Mit 1 KWh möglichst lange Licht erzeugen)
Minimumprinzip: Ein vorgegebenes Mass an Bedürfnisbefriedigung mit
möglichst geringem Mitteleinsatz erreichen.
(1Stunde Licht erzeugen mit möglichst wenig Strom)
Wirtschaftswissenschaft
Beschäftigt sich mit den Bedürfnissen des Menschen und seiner Befriedigung. Der
Mensch steht im Zentrum der Wirtschaftswissenschaften, sowohl als Konsument als
auch als Produzent (ökonomisches Prinzip).
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1.2 Haushalte und Betriebe
Haushalt => Konsum / Eigenbedarf
(private / öffentliche)
Betrieb => Produktion / Fremdbedarfsdeckung
In marktwirtschaftlicher Ausprägung wird ein Betrieb als Unternehmen definiert. Der
Betrieb ist ein System, das Fremdbedarf deckt und zwar unter Anwendung des
ökonomischen Prinzips und unter Verwendung von räumlichen, technischen und
finanziellen Ressourcen sowie Arbeitsleistung.
1.3 Profit- und Non-Profit-Organisationen
Neben der Unterscheidung in private und öffentliche Betriebe ist die Frage nach der
Ausrichtung sehr wichtig. Bei den Profit-Organisationen steht die Gewinnorientierung
im Vordergrund, während bei den Non-Profit-Organisationen die Bedarfsdeckung die
höchste Priorität hat.
Träger Arten Aufgaben Formen
Staatliche NPO
Private NPO
Gemeinwirtschaftliche
NPO
Wirtschaftliche
NPO
Soziokulturelle
NPO
Erfüllung demokratisch
festgelegter öffentlicher Aufgaben
(auf Bundes-, Kantons-,
Gemeindeebene). Erbringung
konkreter Leistungen für die
Bürger (Mitglieder)
Förderung der wirtschaftlichen
Interessen der Mitglieder
Gemeinsame Aktivitäten im
Rahmen kultureller,
gesellschaftlicher Interessen.
Bedürfnisse der Mitglieder
Politische NPO Gemeinsame Aktivitäten zur
Bearbeitung und Durchsetzung
politischer (ideeller) Interessen
und Wertvorstellungen
Karikative NPO Erbringung karitativer
Unterstützungsleistungen an
bedürtige Bevölkerungskreise
(Wohltätigkeit, Gemeinnützigkeit)
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- Oeffentliche Verwaltungen
- Oeffentliche Betriebe:
- Verkehr, PTT, Energie
- Spital, Heim, Anstalt
- Schule, Universität
- Museum, Theater, Bibliothek
- Wirtschaftsverband
- Arbeitnehmerorganisation
- Berufsverband
- Konsumentenorganisation
- Genossenschaft
- Sportvereine
- Freizeitvereine
- Kirche. Sekte
- Privatklub
- Spiritistischer Zirkel
- Politische Partei
- Natur-, Heimat-, Umweltorganisationen
- Politische orientierte Vereine
- Organisierte Bürgervereine
- Hilfsorganisationen für
Betagte, Behinderte,
Geschädigte, Süchtige, Arme,
Benachteiligte
- Entwicklungshilfe-
Organisationen
- Selbsthilfegruppen mit
sozialen Zwecken

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2. Modellbetrieb Bibliothek
Eine Bibliothek gliedert sich grundsätzlich in vier Aufgabenbereiche:
1. Erwerbung Bestandesaufbau
Bestandesvermehrung
2. Erschliessung Formalkatalog
Sachkatalog
3. Vermittlung Aufbewahrung
Information
Benutzungsdienste
4. Administration Leitung
Sekretariat
Unterhalt (Gebäude/Technik)
In der Praxis kommen Bibliotheken in drei verschiedenen betrieblichen
Organisationsformen vor. Natürlich gibt es auch Mischformen.
Arbeitsteiliger Betrieb
Integrierter Betrieb
Fraktale Bibliothek
2.1 Arbeitsteiliger Betrieb
Ein Produktionsprozess wird in Arbeitsschritte unterteilt, so dass dieselbe Person
immer denselben Beitrag zur Herstellung des Produktes leistet. Vor allem in der
Massenproduktion verspricht man sich davon eine hohe Produktivität.
Ablauforganisation
Regelung über den Verlauf der gleichzeitigen oder nacheinander folgenden
Arbeitsvorgänge, die auf die rationelle Ausführung konkreter Aufgaben ausgerichtet
ist.
Ziel der Ablauforganisation ist eine möglichst fehlerfreie, wirtschaftliche und rasche
Abwicklung von Arbeitsabläufen.
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2.2 Integrierter Betrieb
Der gesamte Geschäftsgang der Bücher wird von derselben Person erledigt und ist
nicht auf verschiedene Funktionen aufgeteilt.
a) Klein- und Kleinstbibliotheken
b) Team-Modell
c) AV- oder Digitalmedien
2.3 Fraktale Bibliothek (Kabinett)
Das Modell der fraktalen Bibliothek enthält zwei wesentliche Elemente
Organisation und Präsentation des Bestandes
Die traditionelle Bestandspräsentation richtet sich nach einer wissenschaftlichen
Systematik. Diese Form entspricht den Benutzerinnen und Benutzern, die
systematisch nach sachlich-wissenschaftlichen Kriterien fragen und suchen.
Die dreigeteilte Bibliothek erlaubt immerhin das dritte Interesse => den sog.
Nahbereich. Dort werden ausserhalb der Bestandsordnung speziell
zusammengestellte Angebote gemacht (z.B. Neuerscheinungen, Aktuelles,
Weihnachten, Nobelpreis, etc.) angeboten.
Die fraktale Bibliothek will das Buch- und Medienangebot nach Bedürfnissen und
Interessen aus der Lebenswelt organisieren. Die lebensweltlichen Erfahrungsformen
haben 3 Merkmale:
- Lebensbedeutsamkeit
- Erlebnischarakter
- Aktualität
Die Bibliothek versucht, sich von umfassenden, signifikanten Benutzerinteressen her
zu strukturieren. Im Vordergrund steht in dieser Konzeption das lebensweltliche
Interesse. Aus diesem Prozess entstehen sog. Kabinette als eigenständige
Einheiten, die ein ganzheitliches Medienangebot auf ein grosses, signifikantes
Benutzerinteresse hin fokussiert. Beispiele möglicher Kabinette sind:
- Für Eltern
- Essen + Trinken
- Beruf + Karriere
- Liebe + Sexualität
- Gesundheit + Sport
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Betriebsorganisation
Diese Kabinette sind teilautonome, sich selbst organisierende Arbeitgruppen. Fraktal
heisst: Selbständig agierende Unternehmenseinheit (Team), deren Ziele und
Leistungen eindeutig beschreibbar sind.
Kabinette erhalten von der Zentrale Leistungsaufträge und entsprechende
Finanzmittel zur Verfügung gestellt. Die Umsetzung ist Aufgabe der Kabinette.
Vorteile der fraktalen Bibliothek:
Nachteile der fraktalen Bibliothek:
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3. Finanzwesen
Bibliotheken sind gegenüber ihrer Trägerschaft rechenschaftspflichtig bezüglich der
Verwendung der finanziellen Mittel. Budgets, Rechnungsführung sowie
Jahresabschlüsse werden geprüft.
3.1 Verwaltungsrechnung (Erfolgsrechnung)
Die Verwaltungsrechnung besteht aus:
Laufende Rechnung Einnahmen:
(Ordentliche Rechnung)
Ausgaben:
Investitionsrechnung Einnahmen:
(Ausserordentliche Rechnung)
Ausgaben:
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3.2 Bestandsrechnung (Bilanz)
Eigenständige, private Bibliotheken führen eine Bestandsrechnung, die Aktiven und
Passiven ausweisen.
Aktiven:
Buch- und Medienbestand, Cash, Umlaufvermögen, Anlagevermögen
Passiven:
Fremd- und Eigenkapital
Öffentliche Bibliotheken sind Teil eines grösseren Gemeinwesens und führen daher
keine eigene Bestandsrechnung (Staatsvermögen / Staatsschulden).
Der Medienbestand der Bibliothek ist Teil des Staatsvermögens. Daher muss ein
Inventar geführt werden. Als Inventar gelten das Zugangs- oder Akzessionsjournal
sowie die Rechnung. Diese Inventare müssen sorgfältig geführt sein
(Bestandsausscheidungen?) und Revisionen standhalten. Sie haben
Urkundencharakter.
3.3 Budget / Voranschlag
Budgets müssen vom Träger (Geldgeber) bewilligt werden und dienen der internen
Planung des Geschäftsjahres.
Budgets müssen jährlich erkämpft und verteidigt werden. Der Budgetierungsprozess
läuft bei jeder Trägerschaft wieder etwas anders ab. Er kann von einem halben bis
zu einem ganzen Jahr dauern. Oft ist die Möglichkeit von Nachtragskrediten
gegeben.
Nach der definitiven Bewilligung des Budgets können die gesprochenen Mittel für
den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Nicht verwendete Kredite verfallen
nach Ablauf des Budgetjahres.
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Wesentliche Bereiche eines Voranschlages sind:
Ausgaben:
Personalkosten Löhne
Spesen
Aus- und Weiterbildung
Sozialleistungen
Medienanschaffungen
Allgemeine Verwaltung Post / Telefon / Fax / Internet
Papier / Drucksachen
PR / Ausstellungen
Miete
Schuldendienst
Gebäudeunterhalt Reinigung
Mobiliar
Strom / Gas / Heizung / Wasser
Versicherungen
Grössere Renovationen oder Um- , An- sowie Neubauten werden in der Regel nicht
im ordentlichen Voranschlag budgetiert, sondern im Investitionsplan (Gebundene
Kredite)
Geräte Ankauf und Unterhalt EDV
Büromaschinen
AV-Geräte
Der Ankauf von grossen EDV-Anlagen wird in der Regel über Investitionskredite
finanziert.
Einnahmen:
Gebühren Einschreibegebühren
Benutzungsgebühren
Mahngebühren
Kostenpflichtige Dienstleistungen
Medienverluste
Donatoren / Sponsoren
Vermietungen
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3.4 Rechnungsführung / Haushaltgrundsätze
Selbständige Bibliotheken müssen eine eigene Rechnungsführung nach anerkannten
buchhalterischen Grundsätzen betreiben. Sie verfügen über eine eigene
Buchhaltungsabteilung. Ihre Jahresrechnungen werden geprüft.
Bei unselbständigen Bibliotheken übernimmt die übergeordnete Körperschaft die
Rechnungsführung. Die Bibliothek jedoch ist verpflichtet, den Kreditrahmen des
Budgets einzuhalten. Dies macht zumindest eine einfache Budgetkontrolle
notwendig.
Grundlage der Buchhaltung bildet der Kontenplan. Bei der Festlegung des
Kontenplans ist man oft an eine vorgegebene Systematik gebunden.
Rechnungen müssen sachlich und rechnerisch geprüft werden. Diese Prüfung wird
bei Medienanschaffungen in der Regel in der Erwerbungsabteilung gemacht.
Ausbezahlt kann eine Rechnung aber erst werden, wenn eine Buchungsanordnung
vorliegt. Wer die Buchungsanordnung erlässt, ist verantwortlich dafür, dass für diese
Ausgabe die Rechtsgrundlage und die notwendigen Finanzmittel vorhanden sind.
Spezielle Beachtung muss der Kassaführung geschenkt werden. Es ist ein
Kassaführer zu bestimmen, der über den Bargeldverkehr an der Ausleihe Buch führt.
Für Ausgaben aus der Kassa muss eine Anordnung vorliegen.
Allgemein gilt, dass möglichst wenig Barverkehr notwendig sein und möglichst wenig
Wechselgeld im Ausleihbereich aufbewahrt werden soll.
3.5 New public management (NPM)
NPM wird auf öffentliche Verwaltungsorganisationen bezogen und ist im
deutschsprachigen Raum als Wirkungsorientierte Verwaltungsführung WOV bekannt.
Grundsatz: Die Verwaltungstätigkeit wird in Produkte und Produktegruppen
zusammengefasst und über die Wirkung in der Öffentlichkeit
definiert und nicht einfach als Auftrag verstanden. Was keine
Wirkung hat oder nicht benötigt wird, lässt man weg.
Beispiel: Die Strassen und Parks in der Innenstadt werden nicht einfach
täglich gereinigt und gepflegt, sondern so oft, wie es die
Bewohnerinnen und Bewohner für nötig erachten.
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Diese auf Wirkung ausgerichtete Betrachtungsweise bringt eine fundamentale
Neuerung in den meisten Verwaltungen
Als Instrumente stehen dem NPM der Leistungsauftrag und das Globalbudget zur
Verfügung.
Leistungsauftrag
In einer vertraglichen Vereinbarung werden die Aufgaben und Ziele einer
Verwaltungsabteilung ausgehandelt und verbindlich festgeschrieben. Der
Leistungsauftrag enthält auch die Indikatoren und Standards, um die Erreichung der
Ziele messen zu können.
Beispiel: Ziel: Aktuelles Buch- und Medienangebot
Indikator: Wichtige Neuerscheinungen werden fortlaufend
angeschafft.
Standard: 80% der Anschaffungen sind 2 Wochen nach
Erscheinen ausleihbar.
Globalbudget
Für die im Leistungsauftrag genannten Aufgaben und Ziele erhält die
Verwaltungsabteilung einen Gesamtkredit. Der Kredit steht in ihrem
Verantwortungsbereich und muss für eine optimale Zielerreichung eingesetzt
werden.
Die Bibliothek entscheidet, ob ein PC oder neues Mobiliar angeschafft werden soll,
oder ob Reinigungsdienst oder Öffnungszeiten wichtiger sind, oder ob mehr Personal
angestellt oder mehr Medien angeschafft werden sollen.
Ein Teil des Gesamtkredites kann Ende des Jahres auf das neue Budget übertragen
werden.
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4. Innerbetriebliche Organisation: Dokumente
4.1 Jahresbericht (Rechenschaftsbericht / Geschäftsbericht)
Bibliotheken sind ihren Trägerschaften gegenüber periodisch finanziell und sachlich
rechenschaftspflichtig. Die Instrumente dazu sind Jahresrechnung sowie
Jahresbericht oder Tätigkeitsbericht.
Jahresberichte haben auch die Funktion von Geschäftsberichten; sie dienen der
Öffentlichkeitsarbeit und der Imagepflege der Bibliotheken. Sie sollen befreundeten
Institutionen und der Öffentlichkeit die erbrachten Leistungen bekannt machen.
Elemente eines Jahresberichtes:
Leistungsumfang:
Personelles:
Wichtige Entscheide:
Ausserordentliches:
4.2 Statistik
Allgemeine Bedeutung
Bibliotheksstatistiken werden als Teil von Gebietsstatistiken von den nationalen und
kantonalen Statistischen Ämtern publiziert (Schweizer Bibliotheksstatistik / Deutsche
Bibliotheksstatistik). Sie zeigen die Bedeutung der Bibliotheken in der Gesellschaft
und im Bezug auf andere Institutionen im Bereich Kultur sowie Erziehung und
Bildung. Sie lassen auch Vergleiche zwischen verschiedenen Gebietskörperschaften
zu.
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Betriebliche Bedeutung
Statistische Erhebungen sind sowohl für die Betriebsführung als auch für die
Öffentlichkeitsarbeit von grosser Bedeutung. Sie lassen eine Positionierung zu und
stellen einen Leistungsausweis von Non-profit-Unternehmen dar.
Die Einführung der EDV in den Bibliotheken lässt mit geringem Aufwand eine
Vielzahl von statistischen Auswertungen zu. Dazu kommt die Möglichkeit von
Kreuzstatistiken.
Benutzung: Benutzer/-innen - Einschreibungen
- Austritte
- Wohnort
- Geschlecht
- Beruf
- Alter
- Anzahl Ausleihen
- etc.
Ausleihen - Medienarten
- Sachgebieten
- Tagen/Wochen/Monaten/Jahren
- Auslastung nach Stunden
- Mahnungen
- Verlängerungen
- Reservationen
- etc.
Erwerbungen - Medienart
- Altergruppe
- Sachgebiet
- Kosten pro Medium
- etc.
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4.3 Organigramm
Das Organigramm ist die grafische Darstellung der betrieblichen Strukturen. Es ist in
der Regel eine Momentaufnahme oder die Abbildung eines Soll-Zustandes.
- Klärung der betrieblichen Strukturen (Abteilungen)
- Verdeutlichung der Vernetzungen der Abteilungen
- Klärung der hierarchischen Strukturen (Dienstweg)
Aufbauorganisation
Strukturelle Organisation mit den Regelungsbereichen:
- Betriebsaufbau
- Gliederung der Aufgaben
- Bildung von Stellen und Stellengruppen
- Beziehungen / Verbindungen untereinander
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4.4 Stellenbeschreibung / Pflichtenheft
Stellenbeschreibungen sind wichtige Dokumente der betrieblichen Organisation. Die
gesamthaft in einem Betrieb anfallenden Aufgaben werden auf einzelne Stellen
verteilt. Daraus kann der Personalbedarf und die nötigen Qualifikationen der
Mitarbeiter/-innen errechnet werden.
- Bezeichnung der Stelle
- Aufgabenbereich
- Hierarchische Stellung
- Quantität der Arbeit
- Stellvertretungen
- Anforderung an Stelleninhaber/-in
- Lohneinstufung
Stellenbeschreibungen sind im Gegensatz zu Pflichtenheften nicht
personenbezogen. Pflichtenhefte sind in der Regel reine Aufzählungen von Pflichten
einer bestimmten Person oder Behörde / Kommission.
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5. Fragen zum Selberlösen
Kapitel 1
Es gibt zwei ökonomische Prinzipien. Was würde es für die Benutzer bedeuten,
wenn sich eine Bibliothek an das Minimumprinzip halten würde?
Was würden die BibliothekarInnen den ganzen Tag tun können, wenn Bibliotheken
Haushalte wären?
Definieren Sie den Begriff Betrieb
Kapitel 2
Erklären Sie die Unterschiede zwischen arbeitsteiligem und integriertem
Bibliotheksbetrieb.
Was verstehen Sie unter einer Ablauforganisation?
Was ist ein Kabinett in einer fraktalen Bibliothek?
Kapitel 3
Welche Einnahmen einer Bibliothek werden in der Verwaltungs- oder
Erfolgsrechnung aufgeführt?
Weshalb führen öffentliche Bibliotheken keine eigene Bestandsrechnung?
Welche Bedeutung kommt dem Buch- und Medieninventar zu?
Welches sind die grössten Ausgabeposten einer Bibliothek?
Was ist New public management?
Warum ist Bargeldverkehr an der Ausleihe problematisch?
Kapitel 4
Nennen Sie 3 wichtige Aufgaben eines Jahresberichtes.
Wo finden Sie statistische Angaben zu den wichtigsten Schweizer Bibliotheken?
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Welche Bedeutung hat die Statistik für den Betrieb Bibliothek?
Was ist eine Aufbauorganisation?
Bei einem Bewerbungsgespräch wird Ihnen das Organigramm der Bibliothek und
eine Stellenbeschreibung derjenigen Stelle, um die Sie sich bewerben, vorgelegt.
Was können Sie daraus ersehen?
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