Liebe Mitarbeiterinnen, - VBH Holding

VERHALTENSKODEX VBH KONZERN
April 2012
Liebe Mitarbeiterinnen,
liebe Mitarbeiter,
die VBH Firmengruppe kann die gesellschaftliche Verantwortung bei der Verwirklichung ihrer
Unternehmensvision nur sicherstellen, wenn es gelingt, das gegenseitige Vertrauen, aber auch
das Vertrauen der Kunden und Lieferanten, der Aktionäre, der Finanzinstitute sowie der Öffentlichkeit
im engeren und weiteren Umfeld zu erhalten.
Um dies zu erreichen, müssen wir unsere unternehmerische Tätigkeit an der Beachtung und
Einhaltung der im In- und Ausland geltenden Bestimmungen und Gesetze und an entsprechender
sozialer Verantwortung ausrichten.
Diese Führungsleitlinien als Verhaltenskodex der VBH Gruppe dienen dazu, das Verhalten und
die tägliche Arbeit aller Mitarbeiter einheitlich an den dargestellten Anforderungen zu orientieren.
Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass diese Leitlinien ausnahmslos bei der täglichen
Arbeit Beachtung finden.
Sollten die vorgegebenen Regeln für einen Sachverhalt, der Ihnen in der täglichen Praxis auffällt,
keine ausdrückliche Verhaltensweise definieren, lassen Sie sich von den Prinzipien der
Ehrlichkeit, der Integrität und der offenen Kommunikation leiten.
Jede Gesellschaft ist verpflichtet, jährlich zum Jahresanfang die Beachtung und Einhaltung des
Verhaltenskodexes der VBH Gruppe durch Unterschrift des Geschäftsführers und des administrativ
Verantwortlichen auf dem als Anlage 1 beigefügten Formblatt zu bestätigen. Das Formblatt
ist jeweils unterschrieben an die VBH Holding AG zurückzusenden.
VBH Holding AG
Der Vorstand
Rainer Hribar Frieder Bangerter Ulrich Lindner
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Inhalt
1. Firmenethik und Vorbildfunktion der Unternehmensleitung
2. Leitsätze für die Mitarbeiter
2.1. Wir gehen korrekt mit Geschäftspartnern und Behörden um
2.2. Geschäftspartner und Behörden gehen korrekt mit uns um
2.3. Wir gehen korrekt mit Kollegen und Mitarbeitern um
2.4. Wir gehen verantwortlich mit Geschenken um
2.5. Wir trennen klar zwischen Geschäfts- und Privatbereich
2.6. Wir vermeiden Interessenkonflikte durch Nebentätigkeiten bzw. Kapitalbeteiligungen
2.7. Über Spenden und Sponsoringleistungen entscheidet die Unternehmensleitung
2.8. Schutz von Firmeneigentum und Geschäftsgeheimnissen ist vorrangig
2.9. Aufzeichnungen/Berichterstattung sind wichtig für unsere Stakeholder
3. Interne Organisationsmaßnahmen
3.1. Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und lückenlose Dokumentation
3.2. Personalrotation in sensiblen Bereichen
3.3. Lieferanten-Alternativen
3.4. Vertrauensperson (Whistle-Blow-Stelle)
3.5. Aus- und Fortbildung
4. Prävention, Kontrolle und Sanktion
4.1. Prävention
4.2. Plausibilitätsprüfungen
4.3. Interne Revision
4.4. Sanktionen
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Zur leichteren Lesbarkeit wird in dem Verhaltenskodex der Begriff "Mitarbeiter" synonym sowohl
für Mitarbeiterinnen als auch für Mitarbeiter benutzt.
1. Firmenethik und Vorbildfunktion der Unternehmensleitung
Alle Mitarbeiter müssen sich so verhalten, dass persönliche Abhängigkeiten oder Verpflichtungen
ausgeschlossen sind. Gewissenskonflikte zwischen persönlichen Vorteilen und Vorteilen zu
Gunsten der Gesellschaft sind immer aus Sichtweise des Unternehmens zu entscheiden; direkte
Abhängigkeiten aufgrund vertraglicher Beziehungen (außer Arbeitsverträgen) sind unerwünscht.
Sollten Zweifel bei Entscheidungen bestehen, ist der VBH Vorstand in die Entscheidung
mit einzubeziehen.
Gewissenskonflikte können z.B. vorliegen wenn:
▪ Mitarbeiter oder deren nahe Familienangehörige eine wesentliche Beteiligung an einer
Gesellschaft halten, die Geschäftspartnerin oder Konkurrentin von VBH ist. Eigentum
von weniger als 1% der Aktien bzw. Anteile an einer Publikumsgesellschaft werden nicht
als wesentliche Beteiligung betrachtet.
▪ Mitarbeiter oder deren nahe Familienangehörige Organe, leitende Angestellte oder Berater
eines Geschäftspartners von VBH sind.
▪ Mitarbeiter, die Aufträge von VBH an Dritte vergeben, diese Dritten auch für private
Zwecke beschäftigen.
Die Annahme von Mandaten in Wirtschaftsunternehmen außerhalb der VBH Gruppe bedarf der
Zustimmung durch die Gesellschaft. Darüber hinaus ist der VBH Vorstand zu informieren.
Sofern ein Mitarbeiter eine wesentliche finanzielle Beteiligung an einem Wirtschaftsunternehmen
hat oder eingehen möchte, die zu einem Interessenkonflikt führen kann, so ist dies dem
Vorstand anzuzeigen. Ein Interessenkonflikt liegt insbesondere dann vor, wenn diese finanzielle
Beteiligung im beruflichen Verantwortungsbereich des Mitarbeiters liegt.
Bei allen geschäftlichen Entscheidungen und Handlungen sind die geltenden Gesetze und
sonstigen maßgeblichen Bestimmungen im In- und Ausland zu beachten. Eine stabile geschäftliche
Zusammenarbeit zum Nutzen aller kann es nur bei einem fairen Wettbewerb und strikter
Einhaltung der Rechtsordnung geben.
Korruption, Untreue und Betrug verzerren den Wettbewerb, führen zu höheren Kosten, zerstören
das Vertrauen von Kunden und Lieferanten, gefährden unsere Wettbewerbsfähigkeit und
letztlich unsere Arbeitsplätze.
Die Mitarbeiter haben bei ihren Tätigkeiten alle Vorkehrungen zum Schutz der Umwelt zu treffen.
Sie haben sicherzustellen, dass ihre Gesundheit und die der anderen Mitarbeiter, Kunden
und der Öffentlichkeit keinen Schaden nehmen. Ebenso ist die Sicherheit zu gewährleisten. Die
Mitarbeiter haben die staatlichen Vorschriften bezüglich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, die
konzernweit gültigen Grundsätze und Richtlinien sowie die Vorschriften der lokalen Konzerngesellschaften
zu befolgen.
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Die Unternehmensleitung trägt dafür Sorge, dass die Mitarbeiter die relevanten Gesetze und
Bestimmungen kennen und befolgen. Sie ist dafür verantwortlich, dass Rahmenbedingungen
geschaffen werden, die Korruption verhindern. Zu diesem Zweck werden die in diesen Richtlinien
enthaltenen Grundsätze allen Mitarbeitern im Unternehmen bekannt gemacht. Die Mitarbeiter
werden auf die darin enthaltenen ethischen Grundsätze verpflichtet. Die Einhaltung der
Grundsätze wird überprüft.
Zur Unternehmensleitung gehören in jeder rechtlich selbständigen Unternehmenseinheit des
Konzerns die eingesetzten Geschäftsführer, Prokuristen und administrativ Verantwortlichen. In
unselbstständigen Niederlassungen des Konzerns sind die eingesetzten Führungskräfte vor
Ort, unabhängig von ihrer Position, ebenfalls darunter zu verstehen.
Gegen diese ethischen Grundsätze verstößt unter anderem, wer:
▪ einem Geschäftspartner/einer Behörde oder dessen/deren Mitarbeitern für eine Bevorzugung
bei Auftragsvergabe oder Belieferung einen Vorteil anbietet, verspricht, gewährt
oder dies billigt;
▪ umgekehrt für sich für eine Bevorzugung eines Geschäftspartners/einer Behörde bei
Belieferung oder Auftragsvergabe einen Vorteil fordert, sich versprechen lässt oder annimmt;
▪ zu Lasten des Auftraggebers sich selbst, nahen Angehörigen oder Dritten direkt oder
indirekt unberechtigte Vorteile verschafft;
▪ Angebotsabsprachen unter Wettbewerbern trifft.
Diese Ausführungen gelten grundsätzlich. Ein lauteres Verhalten auf Basis vorstehender ethischer
Grundsätze ist unabhängig vom Wert des angebotenen bzw. erhaltenen Vorteiles. Auch
Kleinbeträge können schon zu erheblichen Konsequenzen für die betroffenen Mitarbeiter führen.
Die Unternehmensleitung hat Vorbildfunktion. Vorstand/Geschäftsleitung und leitende Mitarbeiter
müssen sich ethisch einwandfrei verhalten. Ihrer Vorbildfunktion müssen sie durch täglich
vorgelebte Ehrlichkeit und Fairness gerecht werden. Die Unternehmensleitung sollte sich auch
öffentlich dazu bekennen, dass sie und ihr Unternehmen korrupte Verhaltensweisen unter keinen
Umständen dulden.
Ethisch einwandfreies Verhalten am Arbeitsplatz bedeutet im Wesentlichen Ehrlichkeit und
Fairness im Umgang mit den anderen Mitarbeitern sowie mit Kunden, Lieferanten, Mitbewerbern,
Behörden und der Öffentlichkeit. Die Integrität und der gute Ruf eines Unternehmens
resultieren aus dem Verhalten seiner Mitarbeiter.
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2. Leitsätze für die Mitarbeiter
2.1. Wir gehen korrekt mit Geschäftspartnern und Behörden um
▪ Unser Unternehmen überzeugt durch Preis, Leistung, Qualität und Eignung der
angebotenen Produkte oder Dienstleistungen.
▪ Wir behandeln alle unsere Geschäftspartner fair.
▪ Das Unternehmen lässt nicht zu, dass der Wettbewerb durch Bestechung, Betrug, Wirtschaftsspionage,
Diebstahl, Nötigung oder ähnliches beeinflusst oder verfälschtwird.
▪ Eine Beteiligung an kartellrechtswidrigen Absprachen findet nicht statt.
Mitarbeiter, die in unlauterer Weise versuchen, Geschäftspartner oder Behörden durch korruptes
Verhalten zu beeinflussen, werden - ungeachtet strafrechtlicher Konsequenzen - disziplinarisch
und arbeitsrechtlich zur Verantwortung gezogen.
2.2. Geschäftspartner und Behörden gehen korrekt mit uns um
Versuche von Geschäftspartnern oder Behörden, Mitarbeiter in ihrer Entscheidung unlauter zu
beeinflussen, werden nicht geduldet; sie sind der zuständigen Unternehmensleitung anzuzeigen.
Mitarbeiter, die sich in unlauterer Weise von Kunden oder Lieferanten beeinflussen lassen,
werden - ungeachtet strafrechtlicher Konsequenzen - disziplinarisch und arbeitsrechtlich zur
Verantwortung gezogen.
2.3. Wir gehen korrekt mit Kollegen und Mitarbeitern um
Die Mitarbeiter begegnen sich mit gegenseitiger Wertschätzung, Respekt und Anstand. Dies
erlaubt keinerlei Diskriminierung, insbesondere nicht aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion,
Alter, Abstammung, Geschlecht, Behinderung, Mitgliedschaft bei Gewerkschaften oder politischen
Parteien, Zivilstand oder militärischer Zugehörigkeit. Die Mitarbeiter tolerieren keine wie
auch immer gearteten Belästigungen.
2.4. Wir gehen verantwortlich mit Geschenken um
Geschenke sollen grundsätzlich nicht verteilt und angenommen werden. Dies gilt für Geldgeschenke
wie auch Sachgeschenke. Geldgeschenke sind Beträge in jeder Form und Währung.
Sachgeschenke sind jegliche Gegenstände von Wert. Auch Reisen, Dienstleistungen, Werbeprämien,
Rabatte, Gutscheine und die Übernahme von Kosten sind als Geschenke anzusehen.
Für Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter gilt: Jeder Mitarbeiter
hat grundsätzlich zu prüfen, ob seine Teilnahme an der Veranstaltung der gängigen
Geschäftspraxis entspricht. In Zweifelsfällen sollte die VBH Zentrale hinzugezogen werden. In
allen Fällen ist der Vorgesetzte zu informieren.
Werbegeschenke sollten wertmäßig so gestaltet sein, dass ihre Annahme den Empfänger nicht
in eine verpflichtende Abhängigkeit bringt. Geschenke müssen nach dem Prinzip ausgewählt
werden, beim Geber und Nehmer jeglichen Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit zu
vermeiden. Im Zweifelsfall ist die Entscheidung des Vorgesetzten einzuholen.
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Im Umgang mit Behörden müssen deren besondere Regelungen beachtet werden.
Im Ausland können Geschenke der Sitte und Höflichkeit entsprechen. Auch hierbei ist zu beachten,
dass dadurch keine verpflichtende Abhängigkeit entsteht und die gesetzlichen Bestimmungen
des jeweiligen Landes eingehalten werden. Über solche Geschenke ist der Vorgesetzte
zu informieren.
Ausgenommen von der vorstehenden Regelung sind: Geschäftlich veranlasste Auslagen in
angemessenem Umfang (zum Beispiel Essen, Getränke und ähnliche Geschäftsanlässe), Gelegenheitsgeschenke
mit geringem Wert (unter 40,00 Euro innerhalb der EU, mit Wertanpassung
an die jeweiligen länderspezifischen Standards). Geschenke und andere Vergünstigungen
mit einem höheren Wert, die im Hinblick auf die Geschäftsbeziehung nicht abgelehnt werden
können, sollten Wohlfahrtsorganisationen zur Verfügung gestellt werden.
2.5. Wir trennen klar zwischen Geschäfts- und Privatbereich
Für Aufwendungen und Ausgaben, bei denen sich Geschäftliches und Privates vermischen, so
dass eine genaue Trennung schwierig ist, sollten die Kosten (insbesondere auch für Geschenke
oder Bewirtungen) privat übernommen werden. Ein Beispiel ist die Einladung oder eine Bewirtung
anläßlich von Geburts-, und Jahrestagen. Je höher die Position des Mitarbeiters im
Unternehmen ist, desto eher sind solche Aufwendungen privat zu verauslagen.
2.6. Wir vermeiden Interessenkonflikte durch Nebentätigkeiten bzw. Kapitalbeteiligungen
Es muss vertraglich sichergestellt werden, dass Nebentätigkeiten und Kapitalbeteiligungen von
Mitarbeitern nicht zum Schaden des Unternehmens wahrgenommen werden. Nebentätigkeiten
und Beteiligungen von Mitarbeitern für bzw. an Geschäftspartnern der VBH oder Wettbewerbern
sind vom Mitarbeiter schriftlich anzuzeigen und gegebenenfalls von der Geschäftsleitung
genehmigen zu lassen. Diese Anzeigepflicht besteht nicht beim Erwerb von börsengängigen
Werten oder reinen Vermögensanlagen in unerheblichem/geringem Umfang.
Zur Beurteilung möglicher Interessenkonflikte sind nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch deren
Ehepartner, Partner oder sonst nahestehende Personen mit einzubeziehen.
Haben Mitarbeiter unternehmensfremde Interessen, für die ihnen eine Ausnahme von dieser
Regelung gerechtfertigt erscheint, müssen sie dafür die ausdrückliche Bewilligung ihres Vorgesetzten
einholen. Ist die Sachlage kompliziert oder dauert ein solcher Zustand lange an, kann
der Vorgesetzte verlangen, dass Mitarbeiter diese Bewilligung periodisch erneuern lassen.
2.7. Über Spenden und Sponsoringleistungen entscheidet die Unternehmensleitung
Spenden in Form von Geld- oder Sachgeschenken oder Sponsoringleistungen (zum Beispiel
Zuschüsse an Organisationen/Vereine oder Unterstützung in Form von Dienstleistungen) haben
sich im Rahmen der Rechtsordnung zu bewegen und werden ausschließlich von der Unternehmensleitung
genehmigt. Dies gilt Insbesondere auch für Spenden an politische Parteien.
2.8. Schutz von Firmeneigentum und Geschäftsgeheimnissen ist vorrangig
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Mitarbeiter behandeln das Firmeneigentum mit Sorgfalt und gehen verantwortungsbewusst mit
den Gegenständen um. Die überlassenen Arbeitsmittel sind spätestens zurückzugeben, sobald
das Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen endet.
Die Mitarbeiter haben alle geschäftlichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse aller Art
vertraulich zu behandeln. Davon ausgenommen ist die Offenlegung von Informationen, die für
die korrekte Ausübung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Mitarbeiter dürfen Kopien von Berichten
oder Dokumenten für den persönlichen Gebrauch weder erstellen noch aufbewahren.
Mitarbeiter, die über Insiderinformationen von VBH Gesellschaften verfügen, dürfen bei Kenntnis
solcher Informationen weder Wertpapiere noch derivative Finanzprodukte von VBH oder der
betroffenen Gesellschaft für eigene oder fremde Rechnung oder für einen anderen kaufen oder
verkaufen. Ebenso ist es untersagt, derartige Informationen anderen Personen unbefugt mitzuteilen
oder zugänglich zu machen sowie einem anderen auf der Grundlage einer Insiderinformation
den Erwerb oder die Veräußerung von Wertpapieren der VBH zu empfehlen oder einen
anderen auf sonstige Weise dazu zu verleiten. "Insiderinformationen" sind Informationen, die
der Öffentlichkeit nicht bekannt sind, und die ein Anleger beim Entscheid über den Kauf oder
Verkauf von Wertpapieren oder derivativen Finanzprodukten für wichtig erachtet. Hierzu zählen
vertrauliche Informationen über geplante Akquisitionen, strategische Allianzen, finanzielle Ergebnisse,
neue Produkte, Änderungen in der Kapitalstruktur oder sonstige wichtige Vereinbarungen.
2.9. Aufzeichnungen/Berichterstattung sind wichtig für unsere Stakeholder
Wir müssen Informationspflichten gegenüber Behörden, Aktionären, Mitarbeiter, Kunden, Banken
und Kreditinstituten, Lieferanten und anderen Stakeholdern wahrnehmen. Diese Verpflichtungen
basieren auf rechtlichen, steuerlichen, finanziellen und vertraglichen Anforderungen,
müssen detailgenau sein und einem hohen Standard entsprechen.
Wir legen Wert auf eine vollständige, redliche, genaue, zeitnahe, verständliche und der Unternehmensentwicklung
entsprechende Berichtserstattung, da nur dies zu einer fundierten Abschlusserstellung
und –kommentierung führen kann.
Insbesondere die Mitarbeiter, Führungskräfte, Aufsichtsräte und Gremienmitglieder für Finanzen,
Controlling und Rechnungswesen sind für die Erreichung dieser Ziele verantwortlich und
richten effektive Verfahren und interne Kontrollen ein.
Alle Mitarbeiter unterstützen die Verantwortlichen im Rahmen ihrer beruflichen Aufgabenstellung
und beachten die Verfahren, internen Kontrollmaßnahmen und die Veröffentlichung offenlegungspflichtiger
Sachverhalte. Eine zeitnahe und vollständige Informationsweitergabe bzw.
Informationsbereitstellung an die berichtspflichtigen Stellen ist für alle Mitarbeiter verpflichtend.
Aufzeichnungen von Mitarbeitern, die während ihrer arbeitsvertraglichen Verpflichtungen geschaffen
oder erstellt werden, stehen in alleinigem Eigentum der VBH. Aus Effizienzgründen
können Aufzeichnungen im Konzern außerhalb des Landes, in welchem der Mitarbeiter tätig ist,
gespeichert oder archiviert werden. VBH kann selbst entscheiden, mit Dritten, beispielsweise
mit Behörden, Gerichten, Polizeiorganen oder Prozessgegnern, zu kooperieren. In all diesen
Fällen ist VBH befugt, von Mitarbeitern erstellte Aufzeichnungen herauszugeben.
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Ein digitales Archiv oder eine sonstige digitale Aufbewahrungsform kann den Mitarbeitern zur
Verfügung gestellt oder eingesetzt werden. Dadurch, dass Mitarbeiter Aufzeichnungen mittels
den zur Verfügung gestellten Ressourcen aufbewahren, oder die Überführung als organisatorischer
Standard in der Gesellschaft besteht, anerkennen alle Mitarbeiter das Eigentum von VBH
an solchen Dokumenten. Diese können durch berechtigte Vertreter der VBH in deren freiem
Ermessen gelesen, durchsucht, ausgedruckt und in jeglicher anderen Form verwendet werden.
3. Interne Organisationsmaßnahmen
3.1. Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und lückenlose Dokumentation
Die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips, die Trennung von unvereinbaren Tätigkeiten (Funktionstrennung
von Anweisung und Ausführung, zum Beispiel Rechnungsfreigabe und -zahlung)
und strikte Vorgaben für eine lückenlose Dokumentation sind geeignete Maßnahmen, um Unregelmäßigkeiten
insbesondere im Auftrags- und Lieferwesen vorzubeugen. Beispielsweise
sind Verträge/Vereinbarungen deshalb grundsätzlich von mindestens zwei zeichnungsberechtigten
Mitarbeitern der Gesellschaft zu unterzeichnen.
Es werden keine Nebenbücher oder -konten (außerhalb der Buchhaltung) geführt.
Im Rahmen der Funktionstrennung ist möglichst auf die strikte Trennung zwischen Entscheidung,
Ausführung, Überprüfung und Berichterstattung zu achten.
3.2. Personalrotation in sensiblen Bereichen
Wenn es durch die Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl möglich und wirtschaftlich vertretbar
ist, soll in risikogefährdeten betrieblichen Bereichen (Beispielsweise Einkauf/Verkauf)
ein angemessener Personalwechsel oder eine regelmäßige Personalrotation stattfinden.
Dabei ist aber deutlich zu machen, dass ein solcher Wechsel keine Diskreditierung der betroffenen
Mitarbeiter bedeutet, sondern eine routinemäßige Risikoverringerung im Rahmen der
Verhaltensleitlinien darstellt.
3.3. Lieferanten-Alternativen
Schon aus wirtschaftlichen Gründen sollte das Unternehmen grundsätzlich darauf achten, regelmäßig
mehrere Angebote unterschiedlicher Lieferanten einzuholen. Einseitigen Abhängigkeiten
kann damit entgegengewirkt werden.
Bei für die Gesellschaft wesentlichen Beträgen für Investitionen/Ausgaben (zum Beispiel größer
25 TEUR) müssen drei Alternativanbieter angefragt und die Kriterien für die endgültige Auftragsvergabe
dokumentiert sein.
3.4. Vertrauensperson (Whistle-Blow-Stelle)
Die Unternehmensleitung ist angehalten, Korruption zu verhindern. Wir erwarten, dass Mitarbeiter
des VBH Konzerns ihrer Informationspflicht über korruptes Verhalten nachkommen. Jeder
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Mitarbeiter ist verpflichtet, diesen Verhaltenskodex zu befolgen und alle geeigneten Maßnahmen
zu ergreifen, um andere wirksam von der Nichtbefolgung der Richtlinie abzuhalten. Gelingt
dies nicht, haben Mitarbeiter Verstöße ihrem Vorgesetzten zu melden. Jeder Mitarbeiter trägt
mit Verantwortung, wenn er von einem korrupten Verhalten Kenntnis hat und diese Vorgänge
nicht meldet.
Mitarbeiter, die Fragen, Hinweise oder Klärungsbedarf in Zusammenhang mit diesem Verhaltenskodex
haben, dürfen in keiner Weise benachteiligt werden. Es ist unbedingt darauf zu achten,
dass solche Vorgänge vertraulich behandelt werden.
VBH hat ergänzend hierzu eine unabhängige, neutrale Stelle als alternativen Ansprechpartner
eingerichtet. Mitarbeiter können entsprechende Fragen oder Hinweise bei dem durch die VBH
Holding AG beauftragen Rechtsanwalt, Herrn Prof. Dr. Wiedemann, unter der Email-Adresse:
wiedemann@hennerkes.de vorbringen. Dort eingehende Informationen werden anonym an das
Management der VBH Holding AG ohne personenbezogene Daten weitergegeben. Eventuelle
Rückfragen/Klärungen erfolgen ebenfalls über den als Informationsvermittler eingeschalteten
Rechtsanwalt, so dass die Anonymität über den gesamten Informationsprozess gewahrt ist.
3.5. Aus-/Fortbildung
Dieser Verhaltenskodex ist in die Einarbeitungsprogramme der VBH Mitarbeiter zu Beginn ihrer
Tätigkeit mit einzubeziehen. Außerdem wird das Management, wenn erforderlich, bezüglich der
Auslegung dieses Verhaltenskodexes Instruktionen und Ratschlage erteilen.
4. Prävention, Kontrolle und Sanktionen
4.1. Prävention
Die VBH Gruppe will sich nicht für illegale Zwecke missbrauchen lassen. Dies gilt für jegliches
illegales Verhalten unserer Lieferanten, Kunden, Dritter, Vermittler, Mitarbeiter und Geschäftspartner.
Wir sehen uns dem internationalen Kampf gegen die Geldwäsche und gegen Terrorismusfinanzierung
verpflichtet und verfolgen eine auf das Risiko abgestimmte „Know your customer“-
Geschäftspolitik, die geltenden Gesetzen und Vorgaben entspricht.
Mitarbeiter dürfen sich in ihrem Arbeitsumfeld weder in illegale Vorgänge verwickeln lassen,
noch dürfen sie illegale Handlungen im Zusammenhang mit der VBH Gruppe tolerieren. Das
gilt insbesondere für jede Verletzung des Kartellrechts, für die Beihilfe zur Steuerhinterziehung
oder für andere steuerliche Delikte einschließlich Steuerbetrug in allen Ländern, in denen die
VBH Gruppe tätig ist oder tätig wird.
4.2. Plausibilitätsprüfungen
Menschliche Erfahrung zeigt, dass organisatorische Grundsätze nur Erfolg haben, wenn die
Beachtung von Richtlinien durch entsprechende Kontrollmaßnahmen bestätigt wird.
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Prüfungen, ob die in diesem Regelwerk vorgegebenen Verfahren eingehalten werden, sind
durch angemessene Kontrollen (Stichproben) und Plausibilitätsprüfungen durch das Management
der Gesellschaft, durch die VBH Holding AG über mit der Prüfung beauftragte Abteilungen
und ggf. durch externe Berater regelmäßig durchzuführen.
4.3. Interne Revision
Die Feststellung rechtswidriger Handlungen (zum Beispiel Bestechung, Vorteilsnahme, Betrug
oder Untreue) ist aufgrund der Interessenlage der Beteiligten nur schwer möglich. Mit der
Wahrnehmung dieser Aufgabe ist in der VBH Gruppe die Abteilung Revision und unterstützend
die Abteilung Controlling beauftragt. Der Aufgabenschwerpunkt dieser Abteilungen ist auf Prüfungen
auch mit präventivem Charakter und auf Empfehlungen ausgerichtet. Dieses beinhaltet
unter anderem die Einhaltung von Vorstands-Geschäftsführungsdirektiven, Umsetzung von
Gesellschafterbeschlüssen und Einhalten zustimmungspflichtiger Geschäfte, formelle und materielle
Rechnungslegung, Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit interner Kontrollsysteme der
Gesellschaften, ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung und Einhaltung wirtschaftlicher Grundsätze,
Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit von Regelungen zur Vermeidung von Vermögensverlusten.
Die Zusammenarbeit von Revisions-/Controllingabteilung und anderen Unternehmenseinheiten
ist dabei unverzichtbar. Beide Abteilungen sind unmittelbar an den Vorstand Finanzen angebunden,
dies entspricht auch der nicht delegierbaren Führungsverantwortung dieses Personenkreises
für das Unternehmen und seine Beschäftigten.
Die Mitarbeiter der VBH Gruppe werden der Revisions- und Controllingabteilung im Rahmen
von Nachfragen uneingeschränkt vollständige Auskünfte erteilen und diese nach besten Kräften
unterstützen.
4.4. Sanktionen
Mitarbeiter, die gegen diese Verhaltensrichtlinie oder gesetzliche Vorschriften verstoßen, müssen
– ungeachtet strafrechtlicher Konsequenzen - im Rahmen der lokalen firmeninternen und
konzerninternen Regelungen disziplinarische Maßnahmen erwarten, da die VBH Holding AG
angemessen auf die festgestellten Zuwiderhandlungen reagieren wird. Nur eine konsequente
Reaktion auf festgestellte Verstöße wird zukünftige Wiederholungen minimieren. Dies kann – je
nach Schwere des Verstoßes – auch den Verlust des Arbeitsplatzes für betroffene Mitarbeiter
bedeuten.
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Antwort:
VBH Holding AG
Vorstand Finanzen
Siemensstraße 38
D-70825 Korntal/Münchingen
Deutschland
B e s t ä t i g u n g
Name der Gesellschaft:
Das Management der vorstehenden Gesellschaft bestätigt für das Geschäftsjahr ............., dass
alle Mitarbeiter über den Verhaltenskodex der VBH Konzerngruppe in Kenntnis gesetzt sind.
Die Geschäftsleitung und der Administrator der Gesellschaft bestätigen durch die nachfolgende
Unterschrift, dass den Mitarbeitern diese Informationen zur Verfügung stehen und im Rahmen
der Geschäftstätigkeit alle Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit dem Regelwerk abgewickelt
werden.
Der Geschäftsführer:
_________________________________ ___________________________________
(Name in Blockbuchstaben):
Datum/Unterschrift
Der Geschäftsführer:
_________________________________ ___________________________________
(Name in Blockbuchstaben):
Datum/Unterschrift
Der Administrator:
_________________________________ ___________________________________
(Name in Blockbuchstaben):
Datum/Unterschrift
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