Liebe Mitarbeiterinnen, - VBH Holding

VERHALTENSKODEX VBH KONZERN
April 2012
Ein digitales Archiv oder eine sonstige digitale Aufbewahrungsform kann den Mitarbeitern zur
Verfügung gestellt oder eingesetzt werden. Dadurch, dass Mitarbeiter Aufzeichnungen mittels
den zur Verfügung gestellten Ressourcen aufbewahren, oder die Überführung als organisatorischer
Standard in der Gesellschaft besteht, anerkennen alle Mitarbeiter das Eigentum von VBH
an solchen Dokumenten. Diese können durch berechtigte Vertreter der VBH in deren freiem
Ermessen gelesen, durchsucht, ausgedruckt und in jeglicher anderen Form verwendet werden.
3. Interne Organisationsmaßnahmen
3.1. Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und lückenlose Dokumentation
Die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips, die Trennung von unvereinbaren Tätigkeiten (Funktionstrennung
von Anweisung und Ausführung, zum Beispiel Rechnungsfreigabe und -zahlung)
und strikte Vorgaben für eine lückenlose Dokumentation sind geeignete Maßnahmen, um Unregelmäßigkeiten
insbesondere im Auftrags- und Lieferwesen vorzubeugen. Beispielsweise
sind Verträge/Vereinbarungen deshalb grundsätzlich von mindestens zwei zeichnungsberechtigten
Mitarbeitern der Gesellschaft zu unterzeichnen.
Es werden keine Nebenbücher oder -konten (außerhalb der Buchhaltung) geführt.
Im Rahmen der Funktionstrennung ist möglichst auf die strikte Trennung zwischen Entscheidung,
Ausführung, Überprüfung und Berichterstattung zu achten.
3.2. Personalrotation in sensiblen Bereichen
Wenn es durch die Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl möglich und wirtschaftlich vertretbar
ist, soll in risikogefährdeten betrieblichen Bereichen (Beispielsweise Einkauf/Verkauf)
ein angemessener Personalwechsel oder eine regelmäßige Personalrotation stattfinden.
Dabei ist aber deutlich zu machen, dass ein solcher Wechsel keine Diskreditierung der betroffenen
Mitarbeiter bedeutet, sondern eine routinemäßige Risikoverringerung im Rahmen der
Verhaltensleitlinien darstellt.
3.3. Lieferanten-Alternativen
Schon aus wirtschaftlichen Gründen sollte das Unternehmen grundsätzlich darauf achten, regelmäßig
mehrere Angebote unterschiedlicher Lieferanten einzuholen. Einseitigen Abhängigkeiten
kann damit entgegengewirkt werden.
Bei für die Gesellschaft wesentlichen Beträgen für Investitionen/Ausgaben (zum Beispiel größer
25 TEUR) müssen drei Alternativanbieter angefragt und die Kriterien für die endgültige Auftragsvergabe
dokumentiert sein.
3.4. Vertrauensperson (Whistle-Blow-Stelle)
Die Unternehmensleitung ist angehalten, Korruption zu verhindern. Wir erwarten, dass Mitarbeiter
des VBH Konzerns ihrer Informationspflicht über korruptes Verhalten nachkommen. Jeder
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