Bedienungshandbuch Vobu - Service.elk-wue.de

Referat 7.4 - Informationstechnologie in der Landeskirche und im Oberkirchenrat
Bedienungshandbuch
Wanderbeilage
Vortragsbuch
VoBu

VoBu
Impressum
Autoren: Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart, Referat Informationstechnologie,
Stand: Oktober 2010
Typographische Konventionen
Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden z.B.
Menüpunkte immer Fett geschrieben.
Hauptmenüpunkt Menüpunkt
Karte
Felder und Spalten
„Feldinhalte“ und „Spalteninhalte“
[Schaltfläche]
bezeichnet Menüpfade im Programm
bezeichnet einzelne Karten im Programm
bezeichnet einzelne Felder und Spalten im Programm
bezeichnet einzugebende bzw. auszuwählende
Feldinhalte und Spalteninhalte
bezeichnet eine Schaltfläche auf einer Karte
Symbole
Besonders praktische und einfache Möglichkeit eine Aktion durchzuführen; Tipp wie
eine Arbeit erleichtert werden kann
Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten
Hinweis
Seite 2 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Inhaltsverzeichnis:
1 Installation.....................................................................................................................4
1.1 Erstinstallation .......................................................................................................4
1.2 Erneute Installation................................................................................................8
2 Allgemeines.................................................................................................................10
2.1 Verwendung und Zweck des Programms............................................................10
2.2 Anmeldung und Änderung des Kennwortes ........................................................10
2.2.1 Kennwort für die Anwendung............................................................................10
2.2.2 Kennwortänderung............................................................................................11
2.3 Programmbedienung/Eingabehilfen ....................................................................12
2.4 Allgemeiner Programmaufbau.............................................................................14
2.4.1 Titelblatt ............................................................................................................14
2.4.2 Allgemeiner Teil ................................................................................................14
2.4.3 Haushaltsstellen................................................................................................14
2.4.4 Stichworte / Suche............................................................................................14
2.4.5 Stammdaten......................................................................................................14
2.4.6 Druckaufträge ...................................................................................................14
2.4.7 Beenden............................................................................................................14
3 Bedienung ...................................................................................................................15
3.1 Titelblatt...............................................................................................................15
3.2 Allgemeiner Teil...................................................................................................16
3.3 Haushaltsstellen ..................................................................................................18
3.4 Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen................................19
3.5 Stichworte / Suche...............................................................................................22
3.5.1 Stichworte .........................................................................................................22
3.5.2 Suche................................................................................................................23
3.6 Stammdaten ........................................................................................................24
3.6.1 Haushaltsstellen................................................................................................24
3.6.2 Sachbuchbereiche ............................................................................................25
3.6.3 Sachbucharten..................................................................................................25
3.6.4 Gliederung ........................................................................................................26
3.6.5 Gruppierung......................................................................................................27
3.6.6 Allgemeiner Teil ................................................................................................28
3.7 Druckaufträge......................................................................................................29
3.7.1 Deckblatt Vortragsbuch.....................................................................................29
3.7.2 Inhaltsverzeichnis Allgemeiner Teil...................................................................29
3.7.3 Beurkundungsblatt............................................................................................30
3.7.4 Komplettes Vortragsbuch !................................................................................30
3.8 Beenden..............................................................................................................32
4 Datensicherung...........................................................................................................33
5 Sonderfunktionen .......................................................................................................34
5.1 Mandant erstellen................................................................................................34
6 Abbildungsverzeichnis...............................................................................................35
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 3

Erstinstallation
VoBu
1 Installation
1.1 Erstinstallation
Bevor mit der Installation begonnen wird, sind alle ungespeicherten Dokumente
zu speichern und alle offenen Anwendungen zu beenden!
Das Programm kann nur installiert werden, wenn der Benutzer über
Installationsrechte verfügt!
• Nach einlegen der Programm-CD öffnet sich ein Fenster in dem der Inhalt der CD
angezeigt wird. Hier ist das Programm „Vobu_Setup.exe“ mit einem Doppelklick zu
starten. Öffnet sich das Fenster nicht automatisch, findet man den Inhalt der CD auch
direkt unter dem CD/DVD-Laufwerk.
• Die Installationsroutine prüft zunächst ob auf dem Rechner eine geeignete Access-
Version vorhanden ist. Ist dies der Fall erscheint folgende Meldung, die mit [OK]
bestätigt werden kann:
Abbildung 1 Setup – Access Runtime ist vorhanden
Ansonsten wird mit folgender Meldung darauf hingewiesen, dass keine geeignete
Access-Version vorhanden ist und zunächst Access Runtime 2002 installiert werden
muss:
Abbildung 2 Setup – Access Runtime ist nicht vorhanden
Durch Bestätigung der Meldung mit [OK] gelangt man zum Setup von Microsoft
Access 2002 Runtime:
Seite 4 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Erstinstallation
Abbildung 3 Microsoft Access 2002 Runtime – Setup
Bitte nehmen Sie am voreingestellten Installationspfad keine Änderungen vor und
starten die Installation über die Schaltfläche [Installieren].
Sobald die Installation erfolgreich abgeschlossen wurde, wird folgende Meldung
ausgegeben, die mit [OK] zu bestätigen ist:
Abbildung 4 Microsoft Access 2002 Runtime - Setup erfolgreich abgeschlossen
Nachfolgend ist noch das Service Pack 3 für die Access Runtime zu installieren. Die
folgenden Meldungen sind mit [OK] und [Ja] zu bestätigen:
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 5

Erstinstallation
VoBu
Abbildung 5 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3
Abbildung 6 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3
Dem Lizenzvertrag ist über die Schaltfläche [Ja] zuzustimmen.
Abbildung 7 Microsoft Access 2002 Runtime – Lizenzvertrag Service Pack 3
Nach erfolgreicher Installation des Service Packs wird eine entsprechende Meldung
ausgegeben, die mit [OK] zu bestätigen ist.
Seite 6 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Erstinstallation
Abbildung 8 Microsoft Access 2002 Runtime – Service Pack 3 erfolgreich installiert
• Anschließend startet der Setup-Assistent für die Installation der Wanderbeilagen:
Abbildung 9 Setup – Einstiegsmeldung
Sofern alle geöffneten Anwendungen geschlossen wurden, gehen Sie über die
Schaltfläche [Weiter] zur nächsten Maske:
Abbildung 10 Setup – Installation Wanderbeilagen starten
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 7

Erneute Installation
VoBu
Die Installation wird über die Schaltfläche [Installieren] gestartet. Sobald die
Installation beendet wurde, erscheint folgende Meldung:
Abbildung 11 Setup – Installation Wanderbeilagen fertig stellen
Die Installation kann über [Fertigstellen] abgeschlossen werden.
• Das Programm Vortragsbuch wurde in die Programmgruppe „Wanderbeilagen“
unter Start Programme installiert und kann entweder dort oder über das ebenfalls
erstellt Icon auf dem Desktop gestartet werden.
In der Programmgruppe „Wanderbeilagen“ befindet sich ebenfalls das Handbuch zum
Programm.
Mit der Installation des Vortragsbuchs wurde auch ein Link für das
Inventarverzeichnis unter Start Programme Wanderbeilagen erstellt. Die
Anwendung kann jedoch auch unter C:\Prog_vobu\Wanderbeilagen aufgerufen
werden.
1.2 Erneute Installation
Falls es erforderlich ist das Vortragsbuch auf dem gleichen Rechner erneut zu
installieren, muss das Programm zunächst geschlossen und eine Datensicherung
durchgeführt werden (siehe Kapitel 4).
Anschließend starten Sie unter Systemsteuerung Software bzw. Programme und
Funktionen die Deinstallation der Wanderbeilagen über die Schaltfläche [Entfernen]
bzw. [Deinstallieren].
Seite 8 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Erneute Installation
Abbildung 12 Systemsteuerung Software/Programme u. Funktionen – Wanderbeilagen
entfernen
Die nun erscheinende Sicherheitsabfrage ist mit [Ja] zu bestätigen, wenn das
Programm entfernt werden soll, ansonsten kann der Vorgang mit [Nein] abgebrochen
werden.
Abbildung 13 Anwendung entfernen – Sicherheitsabfrage
Die Erfolgsmeldung wird mit [OK] bestätigt.
Abbildung 14 Meldung – Programminstallation entfernt
Das Programm ist wie unter Kapitel 1.1 beschrieben erneut zu installieren.
Um die bisher gespeicherten Daten des Vortragsbuchs in der neu installierten
Programmversion verwenden zu können, muss aus der zuvor erstellten
Datensicherung die Datei „vobu_dat.mdv“ („vobu“ kann auch durch einen anderen
Namen ersetzt worden sein) kopiert und unter C:\Prog_vobu\Wanderbeilagen
eingefügt werden.
Mit dem Inventarverzeichnis kann analog verfahren werden, sofern dieses über das
Startmenü geöffnet werden soll.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 9

Verwendung und Zweck des Programms
VoBu
2 Allgemeines
2.1 Verwendung und Zweck des Programms
Die Wanderbeilage „Vortragsbuch“ wird bisher in den meisten Fällen anhand
entsprechender Vordrucke des Verlages Ungeheuer und Ulmer geführt.
Mit dem Programm „VoBu“ soll nun ein landeskirchenweit einheitlichen Standard bei
der Erfassung von Beständen zur Verfügung gestellt und den Kirchenpflegerinnen und
Kirchenpflegern vor Ort eine wesentliche Unterstützung bei der Aufnahme Ihrer Daten
ermöglicht werden.
Das Programm „VoBu“ wurde auf Microsoft Access-Basis entwickelt und dient als
komfortable „Schreibmaschine“ zur Erstellung der einzelnen Seiten des
Vortragsbuches. Das nach der Haushaltsordnung vorgeschriebene Vortragsbuch ist
der Gesamtausdruck in Papierform. Aus diesem Grunde wurden fast keine
Plausibilitätsprüfungen eingebaut. Bei der Anwendung wird dadurch so viel Freiheit
wie möglich gelassen, um das Vortragsbuch individuell gestalten zu können.
2.2 Anmeldung und Änderung des Kennwortes
Vom Programm ist ein „Standard-Name" und ein „Standard-Kennwort" für die
Anmeldung angelegt.
Das Standard-Kennwort ist nach der Installation sofort auf ein persönlich von Ihnen
vergebenes Kennwort abzuändern! Bitte beachten Sie, dass Sie für den Schutz der
Daten auf Ihrer VoBu-Installation verantwortlich sind.
2.2.1 Kennwort für die Anwendung
Öffnen Sie das Programm über Start Programme Wanderbeilagen
Vortragsbuch oder über das Icon „Vortragsbuch“ auf Ihrer Bildschirmoberfläche. Es
erscheint das Anmeldefenster. Hier tragen Sie den Anmeldename “wabe“
(Schreibweise: groß oder klein, ohne Anführungszeichen) und das Kennwort
„biene“ (Schreibweise: klein, ohne Anführungszeichen) ein und bestätigen die
Eingabe mit [OK].
Abbildung 15 Anmeldung
Es erscheint nun das Einstiegsfenster von VoBu:
Seite 10 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Anmeldung und Änderung des Kennwortes
Abbildung 16 Einstiegsfenster VoBu
2.2.2 Kennwortänderung
Die Änderung des Kennwortes erfolgt über den Menüpunkt Kennwort ändern am
oberen linken Rand des Einstiegsfensters:
Abbildung 17 Kennwort ändern
Es öffnet sich die Maske Kennwortänderung. Geben Sie zunächst das alte und
dann das neue Kennwort ein, das im darunter liegenden Feld noch einmal zu
bestätigen ist. Das neue Kennwort sollte originell (also nicht der Name des/der
Kirchenpflegers/in, der Gemeinde, etc.) und nur dem/der Kirchenpfleger/in bekannt
sein.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 11

Programmbedienung/Eingabehilfen
VoBu
Abbildung 18 Kennwort ändern – Eingabemaske
Vorsicht! Die Kennwörter werden in diesem Fenster zur einfacheren Eingabe
im Klartext angezeigt!
Über [OK] wird das Kennwort geändert. Sie erhalten hierüber eine entsprechende
Meldung.
Bitte denken Sie daran, dass bei der nächsten Anmeldung im Programm
bereits das neue Kennwort gilt!
Für den Notfall sollte das Kennwort zusätzlich in einem verschlossenen Umschlag
im Pfarramt oder bei der Verwaltungsstelle sicher verschlossen hinterlegt werden.
2.3 Programmbedienung/Eingabehilfen
Folgende Möglichkeiten stehen für eine einfachere und schnellere
Programmbedienung zur Verfügung:
Aktion
Auswirkung
Tab
Tab und Shift
Bleistift
Speichern
Entf
Taste um ins nächste Feld zu springen
Tastenkombination um ins vorherige Feld zu kommen (Shift-
Taste: Pfeil nach oben; linker Tastaturrand).
Der Datensatz befindet sich in Bearbeitung und ist noch
nicht abgespeichert. Mit einem Klick auf den Bleistift kann
der Datensatz sofort abgespeichert werden. Hierdurch wird
der Bleistift zu einem Dreieck.
Sobald mit der Erfassung des nächsten Datensatzes
begonnen wird, ist der vorherige Datensatz abgespeichert.
Löscht den zuvor markierten Eintrag.
Um einen Datensatz zu markieren, klicken Sie mit der Maus
vor diesen. Es erscheint ein schwarzes Dreieck
. Über die
Seite 12 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Programmbedienung/Eingabehilfen
Taste „Entf“ wird dieser Datensatz mit einer vorherigen
Sicherheitsabfrage gelöscht.
Esc
1.) Eintragungen einer noch nicht abgespeicherte
Datensatzzeile löschen: Taste Esc zweimal drücken.
2.) Die Eintragung im aktuellen Feld rückgängig machen:
Taste Esc einmal drücken.
Strg und #
Strg und +
Bei der Erfassung von Daten kann im aktuellen Datensatz
das darüber liegende Feld kopiert werden.
Der Cursor springt in den nächsten leeren Datensatz.
Abbildung 19 Eingabehilfen
In vielen Masken und in der Seitenansicht gibt es die Datensatzschaltflächen:
Abbildung 20 Datensatzschaltflächen
Mit den Pfeiltasten kann zwischen den einzelnen Datensätzen gewechselt werden
(erster, vorheriger, nächster, letzter Datensatz). Über die Schaltfläche gelangt man
in den nächsten leeren Datensatz.
Trägt man zwischen den Pfeilen eine Zahl ein und bestätigt die Eingabe mit „Enter“
wird direkt der ausgewählte Datensatz angezeigt.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 13

Allgemeiner Programmaufbau
VoBu
2.4 Allgemeiner Programmaufbau
Zur zentralen Steuerung dienen die Karteireiter am oberen Rand des Fensters. Hier
kann man jederzeit schnell auf andere Bereiche des Programms zugreifen.
Abbildung 21 Programmfunktionen
2.4.1 Titelblatt
Das „Titelblatt“ ist das erste Fenster, das nach der Anmeldung zu sehen ist. Hier
werden Basis-Daten angezeigt, wie das Datum der Erstanlage, die Bezeichnung
der Institution, der Name der Institution und des Kirchenbezirks sowie die
Rechtsträgernummer.
In der Mitte erscheint die Liste der Wiedervorlagen.
2.4.2 Allgemeiner Teil
Hier werden die Daten für den allgemeinen Teil erfasst und ausgedruckt.
2.4.3 Haushaltsstellen
Hier können die Einträge zu vorher angelegten Haushaltsstellen vorgenommen und
ausgedruckt werden.
2.4.4 Stichworte / Suche
Dieser Bereich hilft bei der Suche nach eingegebenen Daten.
2.4.5 Stammdaten
Hier können die Ordnungsnummern des Allgemeinen Teils sowie die
Haushaltsstellen erfasst und geändert werden. Die Sachbucharten, Gliederungen
und Gruppierungen wurden bereits mit den Daten der landeskirchlichen
Haushaltstextdatei hinterlegt. Für den Aufbau des Allg. Teils wurde ein Muster
eingepflegt.
2.4.6 Druckaufträge
In diesem Bereich können verschiedene Seiten des Vortragsbuches ausgedruckt
werden.
2.4.7 Beenden
Das Programm kann nur über diesen Menüpunkt beendet werden.
Seite 14 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Titelblatt
3 Bedienung
3.1 Titelblatt
Abbildung 22 Register Titelblatt
Im Titelblatt werden Basisdaten, wie das Datum der Erstanlage, die Bezeichnung
der Institution, der Name der Institution und des Kirchenbezirks sowie die
Rechtsträgernummer angezeigt. Alle blau geschriebenen Texte sind abänderbar und
zu Beginn durch die individuellen Angaben Ihrer Institution zu ersetzen.
Im Anschluss daran, erscheint die Liste der Wiedervorlagen. Markiert ist immer die
nächste fällige Wiedervorlage. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste,
wird direkt in die Bearbeitungsmaske dieses Datensatzes gewechselt. Die
Wiedervorlagetermine hinterlegt man im Register Allgemeiner Teil (siehe 3.2) oder bei
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 15

Allgemeiner Teil
VoBu
den Haushaltsstellen (siehe 3.3). Die Einträge erscheinen auf dem Titelblatt dann
automatisch.
3.2 Allgemeiner Teil
Abbildung 23 Register Allgemeiner Teil
Der Allgemeine Teil ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Links befindet sich die Auswahl der
allgemeinen Positionen. Rechts kann die zuvor ausgewählte Position bearbeitet
werden, sofern diese beschrieben werden darf. Gruppenüberschriften können z.B.
nicht beschrieben werden.
Die Bearbeitungsmaske auf der rechten Seite teilt sich in drei Bereiche auf: Kopf-,
Tabellen-, und Fußbereich.
Im Kopfbereich werden die Ordnungsnummer und deren Beschreibung sowie der
Name der Kirchengemeinde angezeigt. Zusätzlich kann hier über die Schaltfläche
[Drucken] der Druck der ausgewählten Position (einzelne Seiten) angestoßen
werden. Sie gelangen zunächst auf eine Seitenansicht. Über das Druckersymbol kann
die Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden.
Im Tabellenbereich kommt nach den Spaltenbeschreibungen der Bereich der
Datenerfassung. Jeder Eintrag sollte in einer separaten Zeile (Datensatz)
vorgenommen werden.
Seite 16 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Allgemeiner Teil
Über die Spalte Position kann die Sortierung der Einträge auf dem Vortragsbuchblatt
beeinflusst werden (siehe 3.4).
Die Spalten Rechtsgrundlage, Beilage Nr., Gegenstand und Inhalt der
Rechtsverhältnisse sind nach den inhaltlichen Vorgaben zu befüllen.
Verliert ein Datensatz seine Gültigkeit kann dieser inaktiv gesetzt werden. Tragen Sie
hierzu in der Spalte Beendigung ein Datum und/oder einen Grund ein. Beim Verlassen
der Spalte wird die Zeile grau hinterlegt und es können nur noch die Felder Position,
Wiedervorlage und Stichwort befüllt werden. Auf dem Ausdruck wird dieser Eintrag
durchgestrichen dargestellt.
Über die Spalte Wiedervorlage kann ein Wiedervorlagetermin für diesen Eintrag
gesetzt werden. Dieser erscheint auf dem Titelblatt in der Liste „Wiedervorlagen“ als
Erinnerung. Es ist pro Datensatzzeile nur ein Wiedervorlagetermin möglich.
In die Spalte Stichwort kann pro Datensatz ein Stichwort eingegeben werden, welches
dann im Register Stichworte / Suche zum Widerauffinden dieses Datensatzes dient.
Im Fußbereich kann mit den Pfeiltasten zwischen den einzelnen Zeilen oder über
bzw. die Tastenkombination „Strg+“ in den nächsten leeren Datensatz gewechselt
werden.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 17

Haushaltsstellen
VoBu
3.3 Haushaltsstellen
Abbildung 24 Register Haushaltsstellen
Das Register Haushaltsstellen ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Links befindet sich die
Auswahl der im Programm angelegten Haushaltsstellen. Rechts kann die zuvor
ausgewählte Haushaltsstelle bearbeitet werden.
Die Bearbeitungsmaske auf der rechten Seite teilt sich in drei Bereiche auf: Kopf-,
Tabellen-, und Fußbereich.
Im Kopfbereich werden die Haushaltsstelle und deren Texte sowie der Name der
Kirchengemeinde angezeigt. Wurde die Haushaltsstelle mit dem Unterkonto 000000
angelegt und kein Haushaltsstellentext hinterlegt, wird das Unterkonto ausgeblendet.
Zusätzlich kann hier über die Schaltfläche [Drucken] der Druck der ausgewählten
Haushaltsstelle (einzelne Seiten) angestoßen werden. Sie gelangen zunächst auf eine
Seitenansicht. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem Standarddrucker
ausgedruckt werden.
Im Tabellenbereich kommt nach den Spaltenbeschreibungen der Bereich der
Datenerfassung. Jeder Eintrag sollte in einer separaten Zeile (Datensatz)
vorgenommen werden.
Seite 18 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen
Über die Spalte Position kann die Sortierung der Einträge auf dem Vortragsbuchblatt
beeinflusst werden (siehe 3.4).
Die Spalten Rechtsgrundlage, Beilage Nr., Gegenstand und Inhalt der
Rechtsverhältnisse sind nach den inhaltlichen Vorgaben zu befüllen.
Verliert ein Datensatz seine Gültigkeit kann dieser inaktiv gesetzt werden. Tragen Sie
hierzu in der Spalte Beendigung ein Datum und/oder einen Grund ein. Beim Verlassen
der Spalte wird die Zeile grau hinterlegt und es können nur noch die Felder Position,
Wiedervorlage und Stichwort befüllt werden. Auf dem Ausdruck wird dieser Eintrag
durchgestrichen dargestellt.
Über die Spalte Wiedervorlage kann ein Wiedervorlagetermin für diesen Eintrag
gesetzt werden. Dieser erscheint auf dem Titelblatt in der Liste „Wiedervorlagen“ als
Erinnerung. Es ist pro Datensatzzeile nur ein Wiedervorlagetermin möglich.
In die Spalte Stichwort kann pro Datensatz ein Stichwort eingegeben werden, welches
dann im Register Stichworte / Suche zum Widerauffinden dieses Datensatzes dient.
Im Fußbereich kann mit den Pfeiltasten zwischen den einzelnen Zeilen oder über
bzw. die Tastenkombination „Strg+“ in den nächsten leeren Datensatz gewechselt
werden.
3.4 Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen
Mit der Spalte Position kann die Sortierung der Einträge in den Registern
Allgemeiner Teil und Haushaltsstellen beeinflusst werden.
Wird keine Positionsnummer hinterlegt, erscheinen die Einträge in der Reihenfolge wie
sie eingegeben wurden.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 19

Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen
VoBu
Abbildung 25 Register Allgemeiner Teil – Einträge nach der Eingabereihenfolge
Sollen nun verschiedene Einträge, unabhängig von der Eingabereihenfolge,
nacheinander angezeigt werden, da sie z.B. inhaltlich zusammen gehören, kann dies
durch die Vergabe einer Positionsnummer gesteuert werden.
Werden in der Spalte Position Zahlen eingetragen, werden die Einträge aufsteigend
nach diesen Zahlen sortiert.
Werden in der Spalte Position zu den Zahlen noch Buchstaben eingegeben, z.B. A01,
B01, B02, etc., wird zusätzlich zur Sortierung gruppiert. Hierdurch können neue
Einträge zwischen bereits bestehende einsortiert werden. Im Beispiel auf der nächsten
Seite durch die Eingabe der Positionsnummer A02.
Auf dem Ausdruck wird jede Gruppe durch einen Strich getrennt.
Es gibt hier keine Plausibilitätsprüfung, d.h. es können doppelte Zahlen eingegeben
werden.
Seite 20 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen
Abbildung 26 Register Allgemeiner Teil – Einträge sortiert nach Positionsnummer
Im Ausdruck sieht dies folgendermaßen aus:
Abbildung 27 Register Allgemeiner Teil – Druck mit Gruppierung
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 21

Stichworte / Suche
VoBu
3.5 Stichworte / Suche
Im Register Stichworte / Suche können - je nach Auswahl - die eingegebenen
Stichworte angezeigt oder über die Suchenfunktion nach bestimmten Begriffen
gesucht werden.
3.5.1 Stichworte
Abbildung 28 Register Stichworte/Suchen – Stichworte
Bei den Stichworten erscheint eine Liste aller im Programm hinterlegten Stichworte
alphabetisch sortiert und mit der Position bei der das Stichwort hinterlegt wurde.
Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wird direkt in die
Bearbeitungsmaske dieses Datensatzes gewechselt.
Seite 22 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Stichworte / Suche
3.5.2 Suche
Abbildung 29 Register Stichworte/Suchen – Suchenfunktion
Bei der Suche kann nach einem bestimmten Begriff gesucht werden. Hierbei werden
alle Einträge in den Registern Allgemeiner Teil und Haushaltsstellen durchsucht.
Im Feld Suchwort ist der zu suchende Begriff einzugeben (hier „Kirchenpflege“). Über
Enter bzw. einen Klick auf die Schaltfläche [Suchen] wird der Suchvorgang gestartet
und die gefundenen Datensätze aufgelistet.
Hinter dem jeweiligen Eintrag in der Liste steht ein (R) oder ein (I). (R) bedeutet, dass
sich das gesuchte Wort im betreffenden Registertext befindet. (I) bedeutet, dass sich
das gesuchte Wort im Inhalt des gefundenen Datensatzes befindet.
Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wird direkt in die
Bearbeitungsmaske dieses Datensatzes gewechselt.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 23

Stammdaten
VoBu
3.6 Stammdaten
Bei den Stammdaten können Haushaltsstellen oder Ordnungsnummern des
Allgemeinen Teils angelegt oder bearbeitet werden. Diese stehen anschließend in den
Registern Allgemeiner Teil und Haushaltsstellen zum Erfassen von Einträgen zur
Verfügung.
Es sind in diesem Bereich keine Plausibilitätsprüfungen hinterlegt!
3.6.1 Haushaltsstellen
Abbildung 30 Register Stammdaten – Haushaltsstellen
Hier sind die Haushaltsstellen zu hinterlegen, zu denen Einträge erfasst werden
sollen. Die Haushaltsstellen können jederzeit abgeändert werden.
Tragen Sie die einzelnen Haushaltsstellenelemente ein oder wählen Sie diese über
einen Klick auf die Pfeilschaltfläche am Feldende aus. Sobald in einem Feld
Seite 24 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Stammdaten
Eintragungen gemacht wurden, wird die Auswahl auf den eingegebenen Bereich
vorgefiltert.
Das Objekt und das Unterkonto sind manuell zu hinterlegen. Wurde ein Objekt mit
einem Objekttext einmal eingegeben, erscheint dieser Objekttext bei jeder neu
angelegten Haushaltsstelle mit den gleichen Werten (Sachbuchbereich,
Sachbuchart, Gliederung und Objekt).
Wird eine Haushaltsstelle mit dem Unterkonto 000000 und ohne individuellen
Haushaltsstellentext angelegt, wird das Unterkonto ausgeblendet.
Ändert man eine Haushaltsstelle ab, werden die bereits getätigten Eintragungen auf
die geänderte Haushaltsstelle übernommen.
Bitte beachten Sie auch die Eingabehilfen unter Punkt 2.3.
3.6.2 Sachbuchbereiche
Abbildung 31 Register Stammdaten – Sachbuchbereiche
Hier können Sachbuchbereiche mit einer Bezeichnung erfasst, geändert und
gelöscht werden.
3.6.3 Sachbucharten
Abbildung 32 Register Stammdaten - Sachbucharten
Hier sind die Sachbucharten lt. Haushaltsordnung hinterlegt.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 25

Stammdaten
VoBu
3.6.4 Gliederung
Abbildung 33 Register Stammdaten – Gliederung
Es sind die Gliederungen und dazugehörigen Texte der landeskirchlichen
Haushaltstextdatei hinterlegt.
Seite 26 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Stammdaten
3.6.5 Gruppierung
Abbildung 34 Register Stammdaten - Gruppierung
Es sind die Gruppierungen und dazugehörigen Texte der landeskirchlichen
Haushaltstextdatei hinterlegt (mit Ausnahme der Gruppierung 000000).
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 27

Stammdaten
VoBu
3.6.6 Allgemeiner Teil
Abbildung 35 Register Stammdaten – Allgemeiner Teil
Hier können die Ordnungsnummern des allgemeinen Teils (5-stellig) und die
zugehörigen Texte erfasst, geändert und gelöscht werden.
In einer weiteren Spalte wird festgelegt, ob bei der Position die Eingabemaske
erscheinen soll (Haken gesetzt) oder diese als Überschrift dient und nicht erfassbar
ist (Haken entfernt).
Seite 28 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Druckaufträge
3.7 Druckaufträge
Abbildung 36 Druckaufträge
3.7.1 Deckblatt Vortragsbuch
Über einen Klick auf die Schaltfläche [1] wird das Deckblatt des Vortragsbuches in
der Seitenansicht geöffnet. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem
Standarddrucker ausgedruckt werden.
3.7.2 Inhaltsverzeichnis Allgemeiner Teil
Über einen Klick auf die Schaltfläche [2] wird das Inhaltsverzeichnis des
Allgemeinen Teils in der Seitenansicht geöffnet. Über das Druckersymbol kann die
Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 29

Druckaufträge
VoBu
3.7.3 Beurkundungsblatt
Über einen Klick auf die Schaltfläche [3] wird ein leeres Beurkundungsblatt in der
Seitenansicht geöffnet. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem
Standarddrucker ausgedruckt werden.
3.7.4 Komplettes Vortragsbuch !
Über diese Druckfunktion kann das komplette Vortragsbuch ausgedruckt werden.
Dies empfiehlt sich für den allerersten Ausdruck eines neu erfassten
Vortragsbuches!
Das komplette Vortragsbuch besteht aus den Elementen „Deckblatt Vortragsbuch“,
„Inhaltsverzeichnis Allgemeiner Teil“ sowie „Allgemeiner Teil“ und
„Haushaltsstellen“.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche [4] erscheint zunächst folgende Nachfrage:
Abbildung 37 Komplettdruck Vortragsbuch – Einstiegsmeldung
Bestätigt man diese mit [Ja], wird der Druck des Vortragsbuches gestartet.
Vorsicht: Es erscheint keine Seitenansicht. Die Seiten werden sofort auf dem
Standarddrucker ausgedruckt.
Nach jedem gedruckten Element kommt folgende Meldung mit der der
Komplettdruck abgebrochen werden kann (Schaltfläche [Abbrechen]). Bestätigt
man die Meldung jedoch mit [OK] wird der Druck fortgesetzt.
Abbildung 38 Komplettdruck Vortragsbuch – Bestätigung des Ausdrucks
Beim Druck des „Allgemeinen Teils“ und der „Haushaltsstellen“ kann zudem
ausgewählt werden, ob alles, also auch die Leerseiten, gedruckt werden sollen
(Schaltfläche [Ja]) oder nur die Ordnungsnummern bzw. Haushaltsstellen zu denen
Einträge erfasst wurden (Schaltfläche [Nein]). Es wird für jede Ordnungsnummer im
Allgemeinen Teil und jede Haushaltsstelle ein Blatt gedruckt.
Seite 30 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Druckaufträge
Abbildung 39 Komplettdruck Vortragsbuch – Druck mit Leersätzen oder nicht
Wurde das Vortragsbuch komplett gedruckt erscheint folgende Erfolgsmeldung:
Abbildung 40 Komplettdruck Vortragsbuch – Erfolgsmeldung
Werden im Vortragsbuch Änderungen oder zusätzliche Eintragungen
vorgenommen, sind im Anschluss daran sofort die geänderten
Ordnungsnummern des Allgemeinen Teils bzw. die Haushaltsstellen in der
jeweiligen Maske als Einzeldruck auszudrucken und bei den Unterlagen
auszutauschen.
Vorsicht: Das Programm führt keine Liste über geänderte Positionen, die
dann im Anschluss komplett ausgedruckt werden könnten.
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 31

Beenden
VoBu
3.8 Beenden
Das Programm kann nur über das Register {Beenden} geschlossen werden. Es
erscheint zuerst eine Nachfrage, ob alle Änderungen ausgedruckt sind:
Abbildung 41 Beenden von VoBu - Druckabfrage
Mit [Nein] wird der Vorgang abgebrochen. Über die Schaltfläche [Ja] wird bestätigt,
dass alle vorgenommenen Änderungen ausgedruckt wurden. Man gelangt zu
folgender Meldung:
Abbildung 42 Beenden von VoBu - Bestätigung
Mit [Nein] wird der Vorgang abgebrochen. Über die Schaltfläche [Ja] wird das
Programm geschlossen.
Seite 32 v.maldoff okr solutions 2010

VoBu
Beenden
4 Datensicherung
Die Daten des Vortragsbuchs und des Inventarverzeichnisses befinden sich nur
auf Ihrem PC vor Ort. Um einem Datenverlust vorzubeugen sind Sie verpflichtet,
in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung (Backup) durchzuführen. Sie
sind für Ihre Daten selbst verantwortlich!
Um die Daten des Vortragsbuchs und des Inventarverzeichnisses zu sichern, ist der
komplette Ordner „Wanderbeilagen“ unter C:\Prog_vobu zu kopieren und auf einem
externen Speichermedium (USB-Stick, etc.) einzufügen. Bitte speichern Sie die Daten
nicht nur auf einem anderen Laufwerk Ihres PCs!
Sollen die Daten auf CD gespeichert werden, verwenden Sie bitte ein
Brennprogramm.
Es empfiehlt sich auch die Daten nicht immer nur auf einen Datenträger zu speichern,
sondern nach jeder Sicherung abzuwechseln. Hierdurch minimieren Sie das Risiko
eines Datenverlustes erheblich!!
Bsp.: 1. Woche USB-Stick 1, 2. Woche USB-Stick 2, 3. Woche USB-Stick 3, 4. Woche
USB-Stick 1
v.maldoff okr solutions 2010 Seite 33

Mandant erstellen
VoBu
5 Sonderfunktionen
5.1 Mandant erstellen
Abbildung 43 Sonderfunktion – Mandant erstellen
Über diese Funktion kann ein neuer Mandant erstellt werden.
Im Feld Neuer Mandant ist der Name des neuen Mandanten zu hinterlegen. Über die
Schaltfläche [Mandant erstellen] wird der neue Mandant als Kopie der aktuell
geöffneten Datenbank erstellt. Zudem werden für diesen Mandant ein Eintrag im
Startmenü und ein Icon auf dem Desktop erzeugt.
Die Maske „Sonderfunktionen“ kann über die Schaltfläche [schließen] geschlossen
werden.
Im Hintergrund werden im Programmpfad „C:\Prog_vobu\Wanderbeilagen“ 2 Dateien
erzeugt: „Mandant“.mdv und „Mandant“_dat.mdv. Wobei „Mandant“ durch den von
Ihnen eingegebenen Namen ersetzt wird.
Diese beiden Dateien müssen immer vorhanden sein, damit das Programm gestartet
werden kann!
Das Kennwort ist für beide Mandanten gleich.
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VoBu
Mandant erstellen
6 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 Setup – Access Runtime ist vorhanden .............................................................4
Abbildung 2 Setup – Access Runtime ist nicht vorhanden.....................................................4
Abbildung 3 Microsoft Access 2002 Runtime – Setup ...........................................................5
Abbildung 4 Microsoft Access 2002 Runtime - Setup erfolgreich abgeschlossen..................5
Abbildung 5 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3...........................6
Abbildung 6 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3...........................6
Abbildung 7 Microsoft Access 2002 Runtime – Lizenzvertrag Service Pack 3 ......................6
Abbildung 8 Microsoft Access 2002 Runtime – Service Pack 3 erfolgreich installiert ............7
Abbildung 9 Setup – Einstiegsmeldung .................................................................................7
Abbildung 10 Setup – Installation Wanderbeilagen starten....................................................7
Abbildung 11 Setup – Installation Wanderbeilagen fertig stellen ...........................................8
Abbildung 12 Systemsteuerung Software/Programme u. Funktionen – Wanderbeilagen
entfernen .........................................................................................................9
Abbildung 13 Anwendung entfernen – Sicherheitsabfrage ....................................................9
Abbildung 14 Meldung – Programminstallation entfernt ........................................................9
Abbildung 15 Anmeldung.....................................................................................................10
Abbildung 16 Einstiegsfenster VoBu....................................................................................11
Abbildung 17 Kennwort ändern............................................................................................11
Abbildung 18 Kennwort ändern – Eingabemaske ................................................................12
Abbildung 19 Eingabehilfen .................................................................................................13
Abbildung 20 Datensatzschaltflächen..................................................................................13
Abbildung 21 Programmfunktionen......................................................................................14
Abbildung 22 Register Titelblatt...........................................................................................15
Abbildung 23 Register Allgemeiner Teil...............................................................................16
Abbildung 24 Register Haushaltsstellen ..............................................................................18
Abbildung 25 Register Allgemeiner Teil – Einträge nach der Eingabereihenfolge...............20
Abbildung 26 Register Allgemeiner Teil – Einträge sortiert nach Positionsnummer ............21
Abbildung 27 Register Allgemeiner Teil – Druck mit Gruppierung.......................................21
Abbildung 28 Register Stichworte/Suchen – Stichworte ......................................................22
Abbildung 29 Register Stichworte/Suchen – Suchenfunktion ..............................................23
Abbildung 30 Register Stammdaten – Haushaltsstellen ......................................................24
Abbildung 31 Register Stammdaten – Sachbuchbereiche...................................................25
Abbildung 32 Register Stammdaten - Sachbucharten .........................................................25
Abbildung 33 Register Stammdaten – Gliederung...............................................................26
Abbildung 34 Register Stammdaten - Gruppierung .............................................................27
Abbildung 35 Register Stammdaten – Allgemeiner Teil.......................................................28
Abbildung 36 Druckaufträge ................................................................................................29
Abbildung 37 Komplettdruck Vortragsbuch – Einstiegsmeldung..........................................30
Abbildung 38 Komplettdruck Vortragsbuch – Bestätigung des Ausdrucks...........................30
Abbildung 39 Komplettdruck Vortragsbuch – Druck mit Leersätzen oder nicht ...................31
Abbildung 40 Komplettdruck Vortragsbuch – Erfolgsmeldung.............................................31
Abbildung 41 Beenden von VoBu - Druckabfrage ...............................................................32
Abbildung 42 Beenden von VoBu - Bestätigung..................................................................32
Abbildung 43 Sonderfunktion – Mandant erstellen ..............................................................34
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