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Unterstützung bei Erfüllung des Sarbanes-Oxley Act
und der deutschen GDPdU
Mit der Archivierung aller Firmen-E-Mails hilft GFI MailArchiver,
gesetzliche Compliance-Richtlinien wie den Sarbanes-Oxley
Act und die deutschen GDPdU zu erfüllen. Gemäß den
Richtlinien, die vom Sarbanes-Oxley Act 2002 und von der
US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC festgelegt wurden,
müssen z. B. Aktiengesellschaften nachweisen können, dass
ihre internen Kontrollsysteme und Audit-Trails zuverlässig sind
und die Korrektheit der gesammelten Daten problemlos
feststellbar ist. Ähnliche Bestimmungen gelten im Rahmen der
deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen (GDPdU). Unternehmen sind
beispielsweise durch den Sarbanes-Oxley Act dazu verpflichtet,
alle erstellten, verschickten oder empfangenen Mitteilungen,
die Wirtschaftsdaten und Kontrollergebnisse enthalten,
mindestens sieben Jahre aufzubewahren und haben dafür zu
sorgen, dass diese Daten nicht gelöscht oder verändert werden
können. Hierzu gehören auch elektronisch gespeicherte
Unterlagen wie E-Mails, die in Zusammenhang mit
Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Personen stehen,
die für Wirtschaftsprüfungen relevant sind. Ein Verstoß gegen
diese Regelungen wird strafrechtlich verfolgt und kann mit
einer Haftstrafe von bis zu 10 Jahren geahndet werden.
Hilfe bei der Einhaltung weiterer
Archivierungsrichtlinien und -gesetze
GFI MailArchiver unterstützt Sie zudem bei der Erfüllung
folgender Archivierungsrichtlinien und -gesetze:
Schweizerisches Obligationsrecht Art. 957, E-Comm Act 2000
und Enterprise Act 2002 (GB), BS7799-2:2002 (Spezifikation
für ISM-System), Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri (8 febbraio 1999; Italien) u. v. m.
Erteilen von Zugriffsrechten und
Archivierungsausnahmen
Befugte Anwender können über GFI MailArchiver auf sämtliche
E-Mails einer bestimmen Active Directory-Gruppe zugreifen.
Ein Vertriebsleiter hätte somit die Möglichkeit, Einsicht in alle
Nachrichten zu nehmen, die von Mitarbeitern seiner Abteilung
empfangen oder verschickt wurden. Falls erforderlich, lassen
sich E-Mails von/an einzelne(n) Anwendern von der
Archivierung ausschließen.
Zentrale Erfassung und Archivierung von E-Mails
verschiedener Firmenniederlassungen
GFI MailArchiver bietet die Möglichkeit, die
E-Mail-Korrespondenz mehrerer Standorte eines
Unternehmens abzurufen, um sie dann zentral zu archivieren.
Firmen mit Niederlassungen in den USA, Großbritannien und
Australien können beispielsweise den Standort in den USA
für die zentrale Mitteilungsspeicherung auswählen.
Überwachung der Unversehrtheit archivierter E-Mails
GFI MailArchiver stellt mit einer umgangreichen
Überwachungsfunktionalität sicher, dass sämtliche archivierten
E-Mails im Originalzustand vorliegen. In zahlreichen Ländern
und Branchen sind Unternehmen auch im Bereich der
E-Mail-Kommunikation dazu verpflichtet, Benutzeraktivitäten
zu überwachen und Vorgänge nachvollziehbar zu
protokollieren. GFI MailArchiver bietet zwei
Überwachungsvarianten:
· Überwachung der Datenbankaktivität: Nutzt die
Ablaufverfolgung von Microsoft SQL Server, um sämtliche
Aktivitäten zu protokollieren, die sich auf die
Archivdatenbanken von GFI MailArchiver auswirken
· Überwachung der Benutzeraktivität: Protokolliert sämtliche
Verwendung der Web-Oberfläche von GFI MailArchiver zum
Durchsuchen von E-Mail-Archiven
Anwenderfunktionen
Standortunabhängiger Zugriff auf E-Mails per
Internet-Browser
GFI MailArchiver bietet Anwendern die Möglichkeit, ihre
E-Mails einfach per Internet-Browser abzurufen – und dies
weltweit. Bereits gelöschte Mitteilungen können erneut
angezeigt (und wiederhergestellt) werden.
Erweiterte E-Mail-Suche und Speicherung von
Suchanfragen
Die zentrale Speicherung ihrer E-Mails erlaubt es Anwendern,
ältere Nachrichten samt Anlagen (in den Formaten Microsoft
Word, Excel, PDF, ZIP u. v. m.) einfacher durchsuchen zu
können. Angegebene Suchkriterien lassen sich für einen
einfacheren späteren Aufruf sichern, ähnlich wie bei
Suchordnern von Microsoft Outlook. Speichern Sie
beispielsweise eine Anfrage, mit der sämtliche Korrespondenz
eines bestimmten Kunden herausgefiltert wird.
Systemanforderungen
Auszeichnungen
· Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 oder höher) oder Windows
2003
· Zugriff auf Microsoft Exchange Server 2000 oder später
· Microsoft .NET Framework 2.0
· Internet Information Services (IIS) – World Wide Web-Service
Ihre Testversion steht unter http://www.gfisoftware.de/de/mailarchiver/ zum Download bereit!