Ciber Klärungspostenmanagement für Debitoren

„Wir suchten eine Lösung, die die Standardisierung und Optimierung eines bis
dato überwiegend individuell durch-geführten Geschäftsprozesses bewältigt
und Klärungsfälle und Außenstände reduziert.
Die Altlasten und Kundenabzüge, vor allem Zahlungsdifferenzen und zurückgesandte
Rechnungen, sind um signifikante Anteile abgebaut worden,...“
Werner Keil, Leiter Debitorenbuchhaltung a.D.
Bosch Rexroth AG
Zentrales Geschäftsobjekt Klärungsfall
• Klärungsfall
Der Klärungsfall ist das zentrale Business Objekt zur
Zusammenfassung aller klärungsfallrelevanten Informationen.
Er umfasst alle Dokumente sowie Verknüpfungen
zu anderen SAP Objekten wie beispielsweise
Buchhaltungsbelege, Debitoreninformationen,
Belastungsanzeigen, Reklamationen, Kunden- und
Betragsinformationen, sonstigen Schriftverkehr,
Gutschriften, die Klärungsfallhistorie als auch die
Zuständigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens
(Finanzen, Vertriebsinnen- und -außendienst, etc.).
• Arbeitsvorrat
Jeder Sachbearbeiter erhält seinen persönlichen
Arbeitsvorrat. Innerhalb dieses Arbeitsvorrats werden
die Klärungsfälle des Sachbearbeiters zusammengefasst
dargestellt (Eskaliert, Aktuell, Wiedervorlage,
im Workflow, etc.).
• Bearbeiterfindung
Zusätzlich zum Buchhalter wird automatisch ein
zuständiger Ansprechpartner im Vertrieb ermittelt um
offene Fälle auch durch Nutzung von Vertriebskontakten
einer schnellen Klärung zuzuführen.
• Klärungsworkflow
Der Klärungsworkflow kann einfach an die spezifischen
Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
So kann z.B. ein spezieller Freigabeworkflow für Gutschriftenanforderungen
definiert werden.
• Standardaufgaben
Wiederkehrende Tätigkeiten der Sachbearbeiter
werden weitgehend automatisiert (Ausgleichen gegen
Gutschrift, Ausbuchen aus Kulanz, Mahnsperre
Entfernen/Setzen, Rückbelastungsanschreiben, etc.).
• Statistikkennzeichen
Vor der Erledigung eines Klärungsfalls kann der
zuständige Sachbearbeiter ein Statistikkennzeichen
vergeben. Das Statistikkennzeichen bildet die Ursache
des Klärungsfalls im System ab. Diese sind frei
definierbar und dienen dem Management als wesentliches
Kriterium für das Aufzeigen interner und externer
Probleme in der Lieferanten-Kunden-Beziehung (z. B.
Kulanz, falscher Preis, fehlerhafte Bestellnummer, etc.).
• Reporting/Analysen
Das Reporting im Ciber Klärungspostenmanagement
Debitoren dient zum einen als Frühwarnsystem
(kritische Kunden, lange Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten,
etc.) und zum anderen als klassisches
Auswertungssystem (Periodenvergleiche, Zu-/Abgangsbetrachtung,
Ursachenbetrachtung, etc.).
Neben diesen Grundlegenden Bestandteilen des Ciber
Klärungspostenmanagement Debitoren stehen weitere
Komfortfunktionen zu Verfügung, die u.a. das Arbeiten und
das Zusammenspiel mit Office-Applikationen erleichtern:
• Anbindung Outlook / Lotus Notes
• Vertreterregelung
• Automatische Datenaktualisierung
• Verwaltung von NON-SAP-Belegen (Schriftverkehr)
• Automatische Wiedervorlage/Eskalation
Ciber Klärungspostenmanagement Debitoren
Dienstleistungen
Ciber berät und unterstützt Sie in allen Phasen der Realisierung
Ihres Klärungspostenmanagements.
Hierzu zählen insbesondere:
• Anbindung Outlook / Lotus Notes
• Installation und Customizing des Add-ons Ciber
Klärungspostenmanagement Debitoren
• Integration der Lösung mit optischen Archiven oder
Business Document Services
• Organisationsberatung und Prozessoptimierung
• Software-Pflegevertrag / Managed Services
Vorteile
Ciber Klärungspostenmanagement Debitoren hilft Ihrem
Unternehmen
• bei der Senkung Ihrer offenen Forderungen (DSO)
durch schnelle und integrierte Lösung der offenen
Klärungsposten
• durch Vereinfachung/Standardisierung eines überwiegend
individuell bzw. manuell durchgeführten
Geschäftsprozesses
• bei der Senkung der Bearbeitungszeiten und damit
verbundener Kosten
• zu größerer operativer Effizienz
• durch Unterstützung in Richtung eines „Papierlosen
Büros“
• schnell zu einer kosteneffizienten Lösung zu kommen.
Das Lizenzmodell ist unabhängig von der Anzahl der
Benutzer und unabhängig von der Anzahl der Klärungsfälle/Kunden
Ciber Klärungspostenmanagement Debitoren hilft Ihrer
Fachabteilung
• zu einem einheitlichen und transparenten Prozess im
Klärungspostenmanagement
• zu einer verbesserten Kommunikation (intern & extern)
• zu hoher Mitarbeiterakzeptanz durch eine integrierte
und intuitive Bedienung
• individuelle Geschäftsprozess einfach abzubilden und
Änderungen nachzuvollziehen
• schnelle und messbare Erfolge im Klärungspostenmanagement
zu erzielen durch kurze Einführungszeit
und einem sehr geringen Schulungsaufwand
• mehr Transparenz und einen besseren Überblick der
anstehenden Klärungsfälle zu erzielen