Download Case Study

Case Study
Soziale Dienste
Der Mensch im Mittelpunkt – auch beim
Workforce Management
Die Arbeit mit Menschen mit und ohne Behinderung steht vor einem Paradigmenwechsel:
weg von einer Versorgungsstruktur, hin zur Assistenz. Zusätzlich
zur Basisversorgung werden individuell ausgerichtete Leistungen angeboten.
Dieser Paradigmenwechsel geht einher mit einer Ambulantisierung. Die Anforderungen
an den effizienten Personaleinsatz sind daher für die Evangelische
Stiftung Alsterdorf besonders hoch.
„Wir haben unsere Organisation
konsequent neu ausgerichtet.
Die Leistungsbereiche sollten in
der Lage sein, flexibel auf Anforderungen
des sozialen Marktes
zu reagieren und die Dienstleistungsangebote
rasch auf die
Wünsche und Bedürfnisse unserer
Klienten und Kunden auszurichten.
Ein modernes Workforce
Management Konzept ist dafür
zwingende Voraussetzung. Mit
der ATOSS Medical Solution
haben wir eine zukunftsfähige
Lösung gefunden, die uns Wirtschaftlichkeit,
Transparenz und
schnelle Reaktionsfähigkeit
sichert.“
Wolfgang Nipken, Personalleiter,
Evangelische Stiftung Alsterdorf
Mit der Einführung der ATOSS Medical Solution will die Stiftung die Flexibilität und
Transparenz in der Dienstplanung steigern. Hierdurch soll der ressourcenschonende
Personaleinsatz bei sehr heterogenen Aufgaben ermöglicht werden.
Herausforderung Prozessoptimierung
Die Evangelische Stiftung Alsterdorf
bietet ein sehr facettenreiches Spektrum
an Dienstleistungen. Im Mittelpunkt
aller Angebote steht der Mensch
als Kunde und Klient mit seinen unterschiedlichen
Bedürfnissen. Mehr
als 3.900 Mitarbeiter und rund 5.000
Arbeitszeitmodelle spiegeln die besondere
Ausrichtung auf die individuelle
Betreuung der Kunden wider. Die
Herausforderungen an das Workforce
Management sind enorm. Einerseits
soll eine hochwertige Arbeitsqualität
gewährleistet werden, andererseits
muss sehr ressourcenschonend gearbeitet
werden. In der Vergangenheit
wurden Dienstpläne überwiegend
händisch auf großen „Tapeten“ erstellt.
Die Mitarbeiter konnten in diesem
Planvorschlag anschließend Änderungen
vornehmen. Nicht selten waren
die Pläne dadurch unübersichtlich.
Abgesehen von der Intransparenz war
dieses Vorgehen für den Planer äußerst
arbeitsintensiv und zeitraubend. Für
die Erstellung und die Nacharbeit
wurde meist jeweils ein Tag benötigt.
Auch bei der Zeiterfassung wurde
manuell gearbeitet. Jeder Mitarbeiter
pflegte seine Stundennachweise selbst.
Diese wurden monatlich mit hohem
Aufwand von der Personalabteilung
überprüft und einzeln in das Lohnund
Gehaltssystem eingegeben, wobei
Fehler nicht ausgeschlossen werden
konnten. Überstunden wurden nicht
zentral erfasst, was die Planung gegen
ein Personalkostenbudget erheblich
erschwert hat. Durch die händische
Erfassung und Verarbeitung der Daten
konnten Zuschläge erst zwei Monate
nach ihrer Entstehung ausbezahlt
werden. Zudem oblag die Auslegung
von Zuschlagsregelungen der individuellen
Auffassung des Vorgesetzten.
Effizientere Lösung gesucht
Mit der Einführung der ATOSS Medical
Solution verfolgte die Stiftung das Ziel,
die aufwändigen und fehleranfälligen
manuellen Prozesse zu automatisieren
und zu vereinheitlichen sowie die
Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Mehr
Gerechtigkeit bei der Dienstplanung,
höhere Transparenz und Servicequalität
standen dabei im Fokus. Nur so ist ein
ressourcenschonender Personaleinsatz
bei gleichzeitigem Ausbau der individuellen
Betreuung realisierbar.

Die Evangelische Stiftung Alsterdorf
ist ein modernes und vielseitiges
diakonisches Dienstleistungsunternehmen
mit Angeboten für Beratung
und Diagnostik, Wohnen und Assistenz,
Bildung und Arbeit, Medizin, Pflege
und Therapie für Menschen mit und
ohne Behinderung. Mehr als 3.900 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter arbeiten
für die Stiftung, die auf eine fast
150-jähri ge Geschichte zurückblicken
kann. Im Mittelpunkt aller Angebote
steht der Mensch als Kunde und Klient
mit seinen unterschiedlichen Bedürfnissen.
Schnelle Implementierung
Als erstes wurde die ATOSS Medical
Solution im Krankenhaus eingeführt.
Anschließend folgten die weiteren
Bereiche, die jeweils sehr individuelle
Anforderungen hatten. Diese wurden
zunächst in einer Projektgruppe definiert.
Ein dreimonatiger Pilotbetrieb
stellte den reibungslosen Ablauf aller
Prozesse sicher. Im Rahmen der Einführung
wurde besonderer Wert auf
die Schulung aller Beteiligten gelegt.
Daher war die Akzeptanz für das
System von Anfang an sehr hoch.
Ergebnisse mit Mehrwert
Mit der ATOSS Medical Solution steht
der Stiftung eine leistungsstarke
Lösung zur Verfügung, mit der die rund
5.000 Arbeitszeitmodelle sowie komplexe
Salden- und Zuschlags regeln
komfortabel gemanagt werden. Im
Jahr kommt es zu zahlreichen Neueinstellungen
und Arbeitszeitänderungen.
Massenänderungen und Vorlagen
unterstützen in diesem Zusammenhang
die Personalabteilung. Die Zeiterfassung
für die Mitarbeiter gestaltet
sich jetzt deutlich einfacher. Neben der
klassischen Zeiterfassung an einem
Terminal oder am PC ist auch die
Erfassung per Telefon möglich. Die Mitarbeiter
benötigen keine Stundenzettel
mehr. Das reduziert Fehlerquellen und
administrativen Aufwand. Die Bewertung
der Zeiten und die Übergabe an
das Lohn- und Gehaltssys tem wurden
automatisiert. Zuschläge werden jetzt
bereits nach einem Monat ausbezahlt,
da die Überprüfung und Eingabe mehrerer
Tausend Zettel entfällt. Auch die
Einbindung von Mitarbeitern und Vorgesetzten
wurde erhöht. Sie können
nun mit ihren individuellen Benutzerberechtigungen
auf das System zugreifen
und ihre persönlichen Daten einsehen,
z.B. ihre Monatsübersicht oder
ihren aktuellen Dienstplan. Zudem
wird die Monatsübersicht regelmäßig
per E-Mail an die Mitarbeiter versandt.
Teilweise werden auch Urlaubs anträge
über elektronische Workflows beantragt.
Diese können schnell vom Vorgesetzten
bearbeitet werden. Führungskräfte
sind nun in der Lage, auf
Knopfdruck einen Überblick über die
geleisteten Stunden, Überstunden
und Zuschläge ihrer Teams zu erhalten.
Das erhöht die Transparenz ganz
erheblich. Auch die Dienstplanung wird
umfassend unterstützt. Dabei bleiben
die bereichsspezifischen Besonderheiten
trotz einheitlicher Software
erhalten. So können die Vorgesetzten
mit den bereichsbezogenen Arbeitszeitmodellen
zügig und übersichtlich
ihre Dienstplanung durchführen. Im
Durchschnitt konnte der monatliche
Planungsaufwand je Bereich von zwei
Tagen auf etwa drei Stunden reduziert
werden.
Der Blick nach vorne
In einem nächsten Schritt ist ge plant,
das Kostenstellenmanagement flächendeckend
einzusetzen und die
Dienstplanung noch bedarfsorientierter
zu gestalten. Dabei liegt der
Fokus weiterhin auf dem ressourcenschonenden
Personaleinsatz. Hier
wird die Berücksichtigung von Qualifikationen
eine stärkere Rolle spielen,
so dass hoch qualifizierte Mitarbeiter
noch gezielter eingesetzt werden
können.
Das Projekt auf einen Blick
Zielsetzung
• Vermeidung manueller Prozesse
• Abbildung individueller Bereichsanforderungen
in einem System
• Entlastung von Vorgesetzten und
Personalabteilung
• Flexiblerer Personaleinsatz
• Einführung einer Jahresarbeitszeit
• Gerechtigkeit bei Zuschlägen und
in der Dienstplanung
• Mehr Transparenz über Zuschläge,
Überstunden und Personalkosten
Systemlandschaft
• Lohn- und Gehaltssystem: Paisy
• Betriebssystem: Windows
• Datenbank: MS-SQL
Mitarbeiter und Arbeitszeiten
• Über 3.900 Mitarbeiter
• Mehr als 5.000 Arbeitszeitmodelle
• 24/7-Betrieb
Ergebnisse
• Mehr Flexibilität durch Umstellung
von Wochen- auf Jahresarbeitszeit
• Schnellere Abrechnung von
Zuschlägen
• Geringere Administrationsaufwände
• Weniger Fehler durch elektronische
Prozesse mit Plausibilitätsprüfungen
• Reduzierung des monatlichen
Planungsaufwands von etwa
2 Tagen auf ca. 3 Stunden
je Bereich
ATOSS Lösung im Einsatz
• Arbeitszeitmanagement
• Arbeitsplatzzeiterfassung
• Telefonzeiterfassung
• Dienstplanung
12/10
Am Moosfeld 3
D-81829 München
Fon +49. 89. 4 27 71-0
Fax +49. 89. 4 27 71-100
info@atoss.com
www.atoss.com