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Special Fuhrparksoftware
Alle Fahrzeugdetails
auf einen Blick
Wichtiger als der Preis ist jedoch die Funktionalität
der Software. Gerade in Anbetracht des
subjektiven Eindrucks sowie der Benutzerfreundlichkeit
ist die Bereitstellung einer Testversion
hier besonders lobenswert. Mit einigen Ausnahmen
sind alle aufgeführten Programme lokal zu
installieren. Daneben ist es mittels webbasierten
Zugriffs aber auch möglich, den Fuhrpark von jedem
ans Internet angebundenen Ort auf der Welt
zu verwalten.
Bereits in der Software kann das Wunschfahrzeug gemäß
der unternehmensinternen Car Policy konfiguriert
werden (o.)
Unternehmens angepasst werden. Im Gegensatz
dazu ist eine anbietergebundene Software zwar
oft kostengünstiger, aber diese orientiert sich bei
der Anforderungsstruktur an der Masse und geht
dabei selten auf individuelle Bedürfnisse des Bedieners
ein. Gerade dies sollte in Anbetracht der
nicht unkomplizierten Datenübernahme in ein
neues Auswertungssystem beachtet werden.
Wichtige Entscheidungskriterien
Grundsätzlich gilt: Die einzelnen Kontroll-Tools
sollen den Fuhrparkmanager bei der Arbeit unterstützen
und entlasten. Daher sollte ein Hauptaugenmerk
auf der Benutzerfreundlichkeit liegen.
Dieses Merkmal ist zwar bei der Entscheidung
essentiell, aber nicht für uns nach objektiven
Kriterien zu testen. So bleibt hier nur die Möglichkeit,
sich eine Testversion zu beschaffen und
sie gemäß der eigenen Kriterien genau unter die
Lupe zu nehmen. Die Kernaussage liegt dabei auf
„genau unter die Lupe nehmen“, denn gerade die
Zeit, die hier durch einfachere Prozesse eingespart
wird, kann sich unter Umständen mehrfach
in der Praxisarbeit addieren.
Daneben ist sicherlich der Funktionsumfang
ein wichtiges Kriterium bei der Wahl. Hier gilt:
Je mehr eine Software kann, desto eher ist der
Fuhrparkverantwortliche für alle Eventualitäten
gerüstet und desto einfacher wird die Arbeit. Ist
beispielsweise die Einflechtung einer unternehmenseigenen
Car Policy nicht integriert, verursacht
das im Tagesgeschäft einen Mehraufwand.
Überhaupt sind Schnittstellen sowohl für den
Import von Daten anderer Tools – wie Tankkarten-
oder Reifenketten – sowie Schnittstellen zur
Unternehmenssoftware, beispielsweise SAP, zu
empfehlen: Hier wird richtig Zeit gespart, sind
die Verknüpfungen erst einmal gemacht. Andererseits
kann ein Zuviel an Funktionen auch dazu
führen, dass man viel Zeit mit unnötigen Tools
verschwendet oder eine – womöglich teure –
Software kauft, um dann hinterher doch nur zehn
Prozent der Funktionen zu nutzen.
Apropos Preis, dieser ist tatsächlich relativ: Gesparte
Zeit im Tagesgeschäft, bessere Reportings,
die Missverhältnisse bei Reifen-, Werkstattkosten
oder bei Tankvorgängen einfach aufzeigen, sind
mehr wert, als ein paar gesparte Euros in der Einmal-Investition.
Herstellerunabhängige Software
In unserer Auswahl der unabhängigen Softwarelösungen
stellen wir ein Dutzend Anbieter
gegenüber. Wie breit gefächert dieser Markt ist,
wird schon durch die Unterschiede in der Preisgestaltung
aufgezeigt: So locken einige Anbieter
auf der einen Seite mit einem Pauschalpreis
für ihre Softwarelösung. Bei anderen Anbietern
hingegen errechnet sich der Grundpreis für das
Softwarepaket anhand der Fuhrparkgröße, der
enthaltenen Arbeitsplätze sowie des Funktionsumfanges.
Neben der Möglichkeit, alle kleinteiligen Kosten
zu erfassen und auszuwerten, zählt zu den essentiellen
Entscheidungskriterien für eine bestimmte
Softwarelösung die Spezialisierung des
Angebotes. Beispielsweise erweiterte Carano
das Angebot des Schadenmanagement um die
zusätzliche Funktion des Riskmanagements. Somit
ist es dem Fuhrparkmanager möglich, noch
differenzierter in die gesamte Schadenanalyse
einzusteigen.
Insbesondere kleinere Schäden dürfen im Fuhrparkalltag
nicht zum Ausfall eines Fahrzeugs
führen. Die Softwarelösung „Ultimo Fleet Management“
der Ultimo Software Solutions GmbH
bietet daher die Möglichkeit, Reparaturaufträge
in die Wartungsplanung miteinzubeziehen. Durch
diese Kombination können Schäden in der regulären
Wartung behoben werden, um die nichtproduktiven
Stunden so effizient wie möglich
auszufüllen.
Aber auch die automatische Einbindung von
Tankdaten und Leasingrechnungen kann das
Controlling im Fuhrpark immens entlasten. Die
Softwarelösung „Fleet+App“ von Hiepler + Partner
bietet hierzu neben einer Schnittstelle für alle
gängigen Mineralöl- und Leasinggesellschaften
auch die entsprechende Auswertung.
Gerade bei der Umstellung auf ein neues Fuhrparkmanagement-System
sind Schnittstellen
für den Import unerlässlich. Die Softwarelösung
„Flottenmanager“ der K-SOFT iT-Center bietet
zum Beispiel neben dem Import von Excel-, CSVund
Access-Dateien auch die Möglichkeit des Abgleichs
mit anderen Datenquellen, wie beispielsweise
SAP-Daten.
Auch außerhalb des Fuhrparkmanagements sollte
die Softwarelösung dem Nutzer Komfort bieten
können. Durch eine Portallösung können beispielsweise
Fahrer in der Software „FleetScape“
der InNuce Solutions GmbH auf ein eigenes Profil
zugreifen, in dem sie selbst ihre persönlichen,
fuhrparkbezogenen Daten verwalten können, ihre
Fahrtenbücher führen oder die komplette Fahrzeugkonfiguration
vornehmen können. Um einen
reibungslosen Ablauf zu generieren, stehen dabei
alle Daten dem Fuhrparkleiter in Echtzeit zur Verfügung.
Da oft nicht alle Kapazitäten des Fuhrparks vollständig
ausgelastet sind, unterstützt die Software
„comm.fleet“ der community4you GmbH
die innerbetriebliche Vermietung sowie auch die
externe Kurzzeitmiete von Fahrzeugen mit einer
detaillierten Übersicht über alle Fahrzeuge und
jede Buchung. Neben einer Tarif- und Terminsteuerung
inklusive Abrechnung bietet die Software
eine Parkplatzverwaltung und ein grafisches Dispositionsboard.
Insgesamt betrachtet bieten herstellerunabhängige
Softwarelösungen schon von Haus aus ein
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Flottenmanagement 1/2013