Flyer helic IHK Suite - Comline

helic IHK Suite
Die Komplettlösung für Ihre Kammer!
Government
„Ein Geheimnis des Erfolgs ist, den
Standpunkt des anderen zu verstehen.“
Henry Ford, amerikanischer Großindustrieller

helic IHK Suite
Hohe Anforderungen an Ihre IHK
Um der ständig steigenden Zahl an Dokumenten
und Daten Herr zu werden, bedarf es effizienter
Prozesse und einer leistungsstarken Software.
Einer Software, die an die Arbeitsabläufe in Ihrer
IHK angepasst ist. Denn erst da, wo der Standard
aufhört, fangen optimierte, bedienerfreundliche
Prozesse an. Und nur, wer gute Kenntnisse der
branchenspezifischen Anforderungen hat, kann
diese Prozesse auch sinnvoll umsetzen…
Vertrauen Sie dem Marktführer!
Comline hat sich bereits seit vielen Jahren eine
herausragende Kompetenz bei den Industrieund
Handelskammern erarbeitet. Mit Comline
setzen Sie auf den Marktführer für DMS-Lösungen
im deutschen Kammerwesen.
Was ist helic IHK?
helic IHK von Comline ist die einzigartige Informationslogistik,
die Ihre gesamten vorliegenden
Informationen in der IHK systemübergreifend
verknüpft. Dies gilt sowohl für Daten als auch für
Dokumente. Die elektronische Archivierung ist
Basis der helic IHK Suite, die sich aus verschiedenen
Archiv- und DMS-Modulen zusammensetzen
kann. Die jeweiligen Module können Sie als
Paket oder auch einzeln einsetzen:
helic IHK Kunden- und Mitgliedsakte
• Basis: Alle Vorgänge und Dokumente zu Ihren
Mitgliedern legen Sie in der Firmenakte
ab. Diese ist analog zur papierbasierten Ablage
organisiert. In der Beitragsakte können
Sie die Informationen zu Ihren Mitgliedern
um beitragsspezifische Aspekte ergänzen.
• Personenakte: Personenbezogene Informationen
unterliegen strengen Datenschutzbedingungen
und werden daher separat in
der Personenakte hinterlegt. In der Berufsakte
führen Sie die Vorgänge und Dokumente
der Berufsbildung wie Besuchsberichte
oder arbeitsrechtliche Auskünfte. Ergänzend
dazu verwalten Sie alle Informationen zu
Fort- und Weiterbildungen mit Hilfe der Weiterbildungsakte.
• In der Existenzgründungsakte werden
alle Fakten rund um die Mitwirkung Ihrer IHK
bei den Eintragungen ins Handelsregister dokumentiert.
• Schriftverkehr mit politischen Parteien, Behörden
oder Verbänden legen Sie in der Institutionen-
und Gremienakte ab.
helic IHK Verwaltung
• Mit helic IHK Posteingang liegen Ihnen
sämtliche Informationen aus Ihrer Eingangspost
in digitaler Form vor. Nachdem Ihre
eingehende Post sortiert und gescannt wird,
durchläuft es mehrere Stationen: Es wird kontrolliert,
signiert, klassifiziert, indexiert und
archiviert. Danach gelingt es automatisch in
den elektronischen Postkorb - direkt an den
Arbeitsplatz des zuständigen Mitarbeiters.
helic IHK Suite
Die Komplettlösung
für Ihre Industrie-und Handelskammer.

• E-Mail-Archivierung: Ein- oder ausgehende
E-Mails können über die helic IHK Sidebar
archiviert und mit den helic IHK Modulen verknüpft
werden.
• Mit helic IHK Bildarchiv lassen sich Bilddateien
wie JPG und PNG revisionssicher archivieren.
Mit spezifischen Metadaten versehen,
können sie kategorisiert, in Alben abgelegt
und sogar mit Prozessen verknüpft werden.
• In der Finanzbuchhaltungsakte werden
alle Belege, Dokumente und Vorgänge aus
Ihrer Finanzbuchhaltung GoB-konform abgelegt.
• Personalakte: Im Personalaktenarchiv wird
den erhöhten Sicherheitsanforderungen an
den Zugriffsschutz Rechnung getragen, indem
sämtliche Dokumente und Datenbankeinträge
generell verschlüsselt werden.
• Im Vertragsmanagement verwalten Sie
Vertragsdaten und -inhalte. Eine integrierte
Terminverwaltung stellt sicher, dass beabsichtigte
Kündigungsprüfungen rechtzeitig
durchgeführt werden.
• Organisieren Sie in der Sachakte Ihre Vorgänge
und Dokumente zu einzelnen Sachthemen.
Die jeweiligen Dokumente wie
Rundschreiben, interne Anweisungen können
Sie sowohl nach Organisationsstruktur,
Schlagwort und Volltext als auch über eine
normierte Ablage (z.B. der MAO) zuordnen.
• Mit helic IHK OCR-Service können Sie Ihren
kompletten Archivbestand um eine Volltextsuche
aufwerten.
helic IHK Prozessmanagement
• helic IHK Vorgangsbearbeitung/DMS
unterstützt die Geschäftsprozesse in Ihrer
IHK. So können Sie alle dokumentenbezogenen
Vorgänge schnell und einfach elektronisch
abwickeln. Sie verteilen bsw. den Posteingang,
regeln Urlaubsvertretungen oder verwalten
Dokumentenversionen. Auch ein Genehmigungsworkflow
ist Bestandteil des Moduls.
• helic IHK Monitor liefert Ihnen genau die
Kennzahlen, die Sie für zielgerichtete Entscheidung
in Ihrer IHK benötigen – absolut
unabhängig von der Art der Datenquelle und
individuell grafisch aufbereitet.
• Mit helic IHK Prozessmodellierung betrachten
Sie Ihre internen Arbeitsabläufe und
die Aufgabenverteilung aus Sicht des Qualitätsmanagements.
Bilden Sie Ihre gesamte
interne Prozesslandschaft ab, entdecken Sie
dabei Synergieeffekte und Einsparpotenzial
und modellieren Sie die Abläufe entsprechend.
Die Prozesse können als Teil eines
QM-Handbuches ausgedruckt und als Basisfür
neue Prozesse in helic IHK Vorgangsbearbeitung/DMS
exportiert werden.
Und was ist mit Ihrer Stammanwendung?
Die umfassende Integration in Ihre Stammanwendung
ist natürlich Bestandteil der Lösung.
Nur so kann ein medienbruchfreier Informationsfluss
gewährleistet werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
• medienbruchfreies Arbeiten ohne
redundante Datenhaltung
• verbesserte Auskunfts- und Beratungsqualität
• effizientere Vorgangsbearbeitung
• Investitionssicherheit durch flexible Anpassungs-
und Erweiterungsmöglichkeiten

Stand: Februar 2013
www.comline.de
Ihr Ansprechpartner:
Markus Karbus
Geschäftsbereichsleiter Government
Comline AG
Hauert 8, 44227 Dortmund
Telefon: +49 231 97575 717
Fax: +49 231 97575 817
E-Mail: markus.karbus@comline.de