Verwaltungsnachrichten 1/2013 - KOPS - Universität Konstanz

Neues vom Campus
Ergebnisse der Verwaltungsevaluation
Fragebögen, Fokusgruppen-Interviews und ein Besuch
der Gutachtergruppe
Die Verwaltung der Universität Konstanz wurde im Jahr
2011 in einem mehrstufigen Verfahren evaluiert. Der
Zweck der Evaluation war die Optimierung und Weiterentwicklung
der zentralen Verwaltung, die Identifizierung
von Stärken und Schwächen, die Entwicklung gezielter
Maßnahmen zur Verbesserung und zur Lokalisierung von
Entwicklungspotentialen sowie das Vorantreiben des universitätsweiten
Qualitätsmanagements.
Um die Qualität der Dienstleistungen aus unterschiedlichen
Perspektiven ermitteln zu können, wurden im März
und April 2011 hierzu sowohl eine Arbeitnehmer-, eine
Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter- als auch eine Studierendenbefragung
durchgeführt. Auf Basis dieser Befragungen
und Fokusgruppen-Interviews erstellte die Universität
Konstanz einen Selbstbericht, der durch eine Gruppe externer
Gutachterinnen und Gutachter bewertet wurde.
Nach einer zusätzlichen Begehung im Oktober 2011 gaben
die Gutachterinnen und Gutachter in ihrem Bericht Hinweise
und Anregungen zur Sicherung und Verbesserung
der Serviceleistungen der Universitätsverwaltung.
Hohe Motivation und sehr positive Grundstimmung
Der Gutachterbericht zur Verwaltungsevaluation betont die
hohe Qualität der Konstanzer Verwaltung und »insbesondere
die Serviceorientierung der Beschäftigten sowohl gegenüber
Studierenden wie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler
und die sehr positive Grundstimmung mit hoher Motivation
und starker Identifikation über alle universitären Gruppen
hinweg«. Gleichzeitig zeigt der Gutachterbericht Stellen auf,
an denen Optimierungspotential besteht.
Aufbauend auf den Empfehlungen der Gutachterinnen und
Gutachter hat das Rektorat nach einem Diskussionsprozess
mit Sektionen, Fachbereichen, den Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleitern, dem Personalrat und einer Gruppe von
weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Maßnahmenkatalog
verabschiedet, der zehn Punkte umfasst.
Viele Empfehlungen der Gutachterinnen und Gutachter
werden bereits umgesetzt. So arbeiten wir aktuell an einem
neuen Konzept und einer Modernisierung des Reise kosten-
Managements und an der Einführung eines Campus-
Management-Systems. Diese Maßnahmen fügen sich optimal
in die Empfehlungen des Gutachterberichts ein, der Reformen
in den Verwaltungsstrukturen empfiehlt. Zudem hat das Rektorat
ab 2013 den Fortbildungsetat der Personalabteilung erhöht.
Das Rektorat hat sich ebenfalls dafür ausgesprochen,
eine systematische Personalentwicklung auch für den nichtwissenschaftlichen
Dienst einzuführen. Allerdings fehlen derzeit
noch die Mittel, um eine dazu notwendige Stelle für
Personalentwicklung in der Personal abteilung einzurichten.
Weitere Punkte, die im Gutachterbericht empfohlen
werden und die schon umgesetzt werden, sind zum einen
die Realisierung eines webbbasierten, interaktiven
Prozess portals, das Informationen zu wichtigen Verwaltungsabläufen
bereitstellt sowie die Erstellung eines
Geschäfts verteilungsplans der Verwaltung mit dem Ziel
der Klärung von Zuständigkeiten. Zum anderen wird eine
verbesserte Kommunikation aus der Prorektoren-Runde
bereits durch die Veröffentlichung der Tagesordnung im
Intranet, den regelmäßigen Besuch des Kanzlers und des
Rektors in den Sektions- und Fachbereichsreferenten-
Runden und die ein- bis zweimal im Semester stattfindende
Diskussionsrunde mit den Dekanen und den Fach -
bereichssprecherinnen- und sprechern gewährleistet.
Eine neue IT-Strategie und mehr Transparenz
Zudem werden die Entwicklung einer IT-Strategie, integrative
Datenhaltung sowie Datenverantwortlichkeit vom
Rektorat als prioritäre Aufgabe gesehen. Die Verwaltung
und die Fachbereiche und Sektionen sollen in diesen Prozess
themenbezogen eingebunden werden, damit der Bedarf
der zentralen Verwaltung, der Fachbereiche und der
Sektionen bei der Entwicklung und Umsetzung einer IT-
Strategie berücksichtigt werden. Zeit- und Umsetzungspläne
dieser Maßnahmen werden durch den Service ver -
bund Kommunikation, Information, Medien (KIM) und
unter der Federführung des neu bestellten IT-Verantworlichen
(CIO), Prof. Dr. Marc H. Scholl, erarbeitet.
Weitere zentrale Ziele des Rektoratsbeschlusses »Konsequenzen
der Verwaltungsevaluation« sind eine transparente
Jahresplanung, die Aufgabe und Bedeutung des
Controllings zu definieren, ein Führungsinformationssystem
durch Datenzulieferung sicherzustellen sowie ausführlichere
Stellen- und Tätigkeitsbeschreibungen. Der Gut achter -
bericht kann unter folgendem Link eingesehen werden:
❱www.qm.uni-konstanz.de/evaluationen-und-audits/
verwaltungsevaluation
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