4 - Collega

Anleitung Dokumentenverwaltung und Serienbrief 

COLLEGA-Kanzlei 

das 

Kanzleiverwaltungsprogramm 

für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer 

Das Herzstück jeder Kanzlei 

Ein fertiges Programm 

mit Schnittstellen zu allen wichtigen Programmen 

des Steuerberaters und Abschlußprüfers 

- Entwickelt von Kollegen mit Kollegen für Kollegen - 

Alle Rechte für das Programm COLLEGA-Kanzlei und dieses Handbuch bei COLLEGA Software GmbH, Buch am Erlbach. 

Die Angaben erfolgen, bei aller angewandten Sorgfalt, unter Bezugnahme auf § 6 (Gewährleistung) des Lizenz- und Nutzungsvertrags. 

© 1995-2007 by COLLEGA Kanzlei Software Vertriebs GmbH 

Druckdatum: 24.03.07 

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COLLEGA – Kanzlei für Steuerberater, vereidigte Buchprüfer und Wirtschaftsprüfer 

Anleitung Dokumentenverwaltung und Serienbriefe 

Kanzleistämme für 

Steuerberater-Wirtschaftsprüfer/ 

Patentanwälte/ Rechtsanwälte (i.V.) 

Beliebige Anzahl von Kanzleien, jeweils mit Stamm- 

daten für Musterbriefe und –texte, Excel-Tabellen, Verwaltung 

von Telefon, Fax, E-Mail, Internet- Anschlussnummern, 

Bankenstamm, Finanzämterstamm und weiteren 

Stammdaten. 

Adressenstamm 

Lieferanten, Geschäfts- oder Privatfreunde, Kollegen, 

Hotels, Verbände – einfach alle zur Kanzlei gehörenden 

Adressen können verwaltet werden. Private Adressen 

können vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. 

Mandantenstamm 

Oft reichen Name, Anschrift und Telefonnummer, wenn 

man aber für einzelne Mandanten umfangreiche Informationen 

benötigt, können diese jederzeit nacherfasst 

werden. Für jeden Mandanten jederzeit skalierbar, daher 

Start des Programms mit wenigen Stammdaten. Wir haben 

uns um Praxisnähe bemüht. 

Mitarbeiterstamm 

Alle Funktionen des Adressenstamms und zusätzlich 

Personaldaten, Selbstkosten, Honorarsätze, Statistik, auf 

Wunsch Zugangskontrolle und Rechteverwaltung. 

Datenabgleich 

Datenabgleich bei überörtlichem Programmeinsatz, z.B. bei 

überörtlichen Sozietäten. Die Datenreplikation vereinheitlicht 

Daten, die an mehreren Standorten (Server in der 

Kanzlei, Notebooks im oder außer Haus) bearbeitet und 

verändert wurden. 

COLLEGA-Kanzlei ® auf einen Blick 

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© 1995-2007 by COLLEGA Software GmbH 


Honorarwesen – schnell und einfach 

Leistungsartenstamm nach StB-Gebührenverordnung, 

RVG und nach eigenen Vorgaben, Rechnungswerte- 

Übergabe an DATEV ReWe, HSC Finanz Plus oder FibuNet, 

umfangreiche Auswertungen, wie ABC -Analyse 

von allen Mandanten, Mehrjahresvergleiche, Deckungsbeitragsrechnungen 

und weitere Statistiken. 

Leistungserfassung 

Standard-Leistungsartenstamm, z.B. nach StB- 

Gebührenverordnung. Beliebig erweiterbar. Überblick 

durch umfangreiche Auswertungen. Bei jeder Leistungsart 

werden die verbrauchten Zeiten, die Selbstkosten, 

die Honorarerwartung und das anteilige tatsächliche 

Honorar verwaltet. Eigene Organisationslösungen 

für Rechtsanwälte und Patentanwälte. 

Auftragsverwaltung 

Kein Zwang, das Programm arbeitet auch ohne Auftragsverwaltung. 

Bei Anwendung des Moduls Vor- und 

Nachkalkulation, Zuordnung von Leistungen, Bearbeitungszeiten, 

umfangreiche Auswertungen. 

Telekommunikation 

Verwaltung von beliebig vielen Telefon-, Fax-, E-Mail- 

und Web- Nummern- und Bezeichnungen für jeden 

Mandanten, Abgabe an TAPI und andere Schnittstellen. 

Laufende Anpassung an neue Techniken bei der automatisierten 

Telekommunikation. 

Schnittstellen 

DATEV- ZMSD- Import, auch wiederholt und für Teilmengen, 

Fibu Werte an DATEV. Unser Standard- Schnittstellenprogramm 

ermöglicht den Datenaustausch mit den 

Daten der COLLEGA-Verbund-Partner. 

Dokumentenmanagementsystem (DMS) 

Integriertes Modul, daher volle Nutzung des Adress- und Mandantenstamms für die elektronische Ablage. Freie 

Wahl der Ablageorganisation und des Aktenplans, Ablage von eingescannten Dokumenten (z.B. Posteingang in 

Postkörben der Mitarbeiter) und selbsterzeugten Dateien (z.B. WORD und EXCEL). Anbindung von PowerPoint 

und E-Mail. Posteingangs- und Postausgangsbuch als Nebeneffekt. Sofortige Auskunftsbereitschaft durch leicht 

bedienbare Abfragetechnik, sachorientierte Trefferliste, z.B. Verträge von allen Mandanten. Wiedervorlage zu jedem 

Dokument. 

Archivierung von Fibu- Belegen mit Aufruf der Dokumente aus HSC-Finanz Plus (z.B. Klick auf die Buchungszeile 

und der Beleg wird aus dem Archiv angezeigt). Hierdurch deutliche Erleichterung bei Abschlussarbeiten, aber auch 

bei Betriebsprüfungen. Zusätzlicher honorarfähiger Service für Mandanten: Alle Belege befinden sich auf einer CD- 

ROM, die der Mandant erhält und nach Erwerb des Programms (small edition) lesen kann. 

COLLEGA- Dokumentenmanagementsystem (DMS) - ein sicherer und leistungsstarker Weg in das papierarme Büro. 

Das Programm wurde unter der Federführung von WP/StB/RB Günter Hässel und nach Beratung durch die 

Programmkommission von COLLEGA e.V. entwickelt und unter der Leitung von Richard Weber progra mmiert. 

Es wird aufgrund der Anregungen der Programmanwender laufend erweitert und verbessert. 

Die Verwendung des Programms wird nur bei Anerkennung unseres Lizenz- und Nutzungsvertrages gestattet. 

COLLEGA Software GmbH, Holzhäuseln 37, 84172 Buch am Erlbach 

Tel. 08709/92230, Fax 08709/922333, e-Mail info@collega.de, www.collega.de 

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Willkommen bei COLLEGA-Kanzlei ® 

Unser Bestreben ist es, Sie zu unseren 

zufriedenen Kunden zu zählen. 

Diese kleine Broschüre soll Ihnen bei der Anwendung 

Programms helfen. 

Wir haben uns um gründliche und dennoch kurze Erläuterungen bemüht. 

Die Erläuterungen sind unterteilt in Fächer: 

Kapitel: Bezeichnung: Kurzbez. 

1 Adressverwaltung Adr 

2 Auswertungen –Berichte Ber 

3 Datenimport – auch aus DATEV - DIm 

4 Dokumentenverwaltung und Serienbrief DoSe 

5 Installation und Start InSta 

6 Leistungserfassung, Auftrag, Honorar, Rechnung LAHR 

7 Replikation und Synchronisation ReSy 

8 Sicherheitskonzept und Datenschutz Sich 

9 Stammdaten Verwaltung StaV 

10 Tipps und kleine Tricks Tipps 

11. Verbundprogramme und Schnittstellen VerSchni 

Bei Verweisungen innerhalb der Erläuterungen wird das jeweilige Kapitel und die Seite angegeben. 

Beispiel: Kapitel 2 Seite 9: Adressverwaltung Stufe 3. 

Bei COLLEGA-Kanzlei ® steht die Kanzlei nicht still, weil Sie ein neues Programm erworben haben. Vielmehr erfolgt 

die Einführung des Programms und die Erfassung der Stammdaten neben der laufenden Arbeit und 

trotzdem entfaltet das Programm von Anfang an seine volle Wirkungskraft. 

Seite 3 



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Inhaltsverzeichnis 

Installation und Start – Adr 


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Seite 

Grundsätzliches 5 

1. Die Aktenpläne 5 

2. Briefvorlagen 12 

3. Platzhalter für COLLEGA-Felder 14 

4. Neues Dokument in MS Word ® und MS Excel ® anlegen 15 

5. Dokumente einscannen 19 

6. Herkunft der Dokumente – sog. Transportart – 19 

7. Alte Akten übernehmen 20 

8. Das Einlesen von Fremddateien 20 

9. Die Übernahme von E-Mails aus Outlook 23 

10. Posteingang / Postkorbverwaltung 24 

11. Der Postausgang 29 

12. Suche nach Dokumenten 30 

13. Serienbriefe erstellen 33 

14. Weitere Beispiele für die Nutzung von Serienbriefen 42 

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Dokumentenverwaltung 

Grundsätzliches 


Das papierlose Büro wird es in absehbarer Zeit nicht geben. 

Das papierarme Büro ist ein maßgebliches Ziel unserer Lösung. 

Mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) von COLLEGA-Kanzlei ® erreichen Sie: 

- einheitlich gutes Aussehen der Ausgangspost – sie ist eine Visitenkarte der Kanzlei, 

- individuelles Aussehen eines jeden Briefes bei höchstmöglicher Rationalisierung, 

- Schnelligkeit beim Erstellen und Bearbeiten der Schriftstücke durch automatisierte Briefvorlagen, 

- elektronische Mandantenakten nach individuellen Aktenplänen zur Speicherung der Eingangs- und Ausgangspost 

sowie aller Dokumente der Mandanten – Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Verträge etc –, 

- schnelles Auffinden und Anzeige am Bildschirm durch unsere Suchtechnik, 

- Serienbriefe speziell für Kanzleianwendungen – z.B. Fristverlängerungen, Mandantenrundschreiben, 

- Integration in unsere Auftragsverwaltung, 

- Notebookversion zur Mitnahme der elektronischen Mandantenakte und Synchronisation der Daten nach der 

Rückkehr in die Kanzlei, 

- Grundlage für die Erweiterung zu einem Archivsystem. 

Die Bearbeitung wird vereinfacht durch 

- Nutzung aller Standardfunktionen von MS Word ® und MS Excel ® , daher geringer zusätzliches Schulungsaufwand, 

- gemeinsame Nutzung unserer Adress- und Mandanten Stammdaten mit den Programmen Leistungserfassung, 

Auftragsverwaltung und Honorarwesen (will heißen: 1 Adress-Stamm für alle Programme ), 

- laufende Verbesserung und Erweiterung nach den Wünschen unserer Anwender. 

1. Die Aktenpläne 

Jede Kanzlei hat ihre eigene Ablageorganisation. Das soll sich auch nicht ändern. 

Vielmehr werden die Aktenpläne Ihrer Kanzlei in unser Programm eingebaut. Sie stehen Ihnen danach in gewohnter 

Weise zur Verfügung. Sie können beliebig erweitern oder ergänzen. 

Sie finden unter Stammdaten/Dokumentenverwaltung/Aktenplan einen Vorschlag für den Kanzleiaktenplan: 

Die Anpassung an Ihre Organisation wird auf den nächsten Seiten beschrieben. 

Vielleicht erscheint Ihnen die Bezeichnung Aktenplan zu aufwendig und daher zu kompliziert für Ihre Kanzlei. 

Keine Sorge: 

Unser System ist – wie fast alles in COLLEGA-Kanzlei ® – frei skalierbar. 

- Ob Sie für jeden Mandanten nur einige Akten verwalten 

- oder ob Sie einen ausgeklügelten Aktenplan mit Ordnern, Unterordnern und weiteren Unterteilungen 

eingerichtet haben: 

Unser System passt sich Ihrer Organisation an und nicht umgekehrt. 

Seite 5 



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Stammdaten des Aktenplans 


Die Änderung und Pflege des Aktenplans sollte gründlich vorbereitet werden. Lesen Sie dieses ganze Kapitel, 

bevor Sie beginnen. Wir bieten viele Freiheiten – und legen aber Ihre Datensicherheit in Ihre Hände! 

Sie befinden sich im Hauptmenü von COLLEGA, unten links steht der Name Ihrer Kanzlei. 

Klicken Sie auf 

Stammd aten | Dokumentenverwaltung | Aktenplan 

Es wird der nebenstehende Dialog angezeigt. 

Sie sehen unseren Standard-Vorschlag eines 

Aktenplans „Collega“. 

Die Ordner unten sind in der Logik eines 

Explorers dargestellt, immer, wenn Sie auf 

ein „+“ klicken, werden die Unterordner angezeigt. 

Die Tiefe der Unterverzeichnisse ist 

unendlich und nur dadurch begrenzt: Viele 

Unterverzeichnisse sind ggf. unübersichtlich. 

Gegenüberstellung Aktenplan in Adressverwaltung und in Stammdaten: 

Adressdaten 

Alle Ordner und Unterordner 

werden bei der Adresse 

bzw. beim Mandanten (hier 

0043 Frühling Horst) so 

angezeigt, wie sie in den 

Stammdaten angelegt wurden. 

DoSe 3.0 

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Stammdaten Aktenplan 



Ordner 

Unterordner 

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Sie pflegen den Aktenplan in den Stammdaten – rechtes Bild. 

Wie können Sie mit dem Aktenplan arbeiten? 

1. Öffnen Sie einen Mandanten oder eine Adresse ( Adressverw. | Mandant öffnen oder F5 oder 

2. Sehen Sie nach, welcher Aktenplan der Adresse zugeordnet ist. 

Seite 7 



Adressverw. | Adresse öffnen oder F6 oder ). 

3. Öffnen Sie das „+“ bei Dokumente. Sie sehen den Aktenplan. Wenn Sie auf einen bestimmten 

Ordner oder Unterordner klicken, sehen sie die dort „abgelegten“ Dokumente. Sie können in jedem 

Ordner oder Unterordner beliebig viele Dokumente ablegen. 

3. 

Hinweis: Wenn vor dem Ast „Dokumente“ das Zeichen nicht abgebildet ist, wurde der Adresse noch kein Aktenplan 

zugeordnet. Bitte, den zutreffenden Aktenplan in dem Feld „Aktenplan“ auswählen. Danach die Adresse schließen. 

Beim nächsten Öffnen wird der Aktenplan angezeigt und kann durch Anklicken des Zeichens geöffnet werden. 

Aktenplan kopieren / Ordner anlegen / Ordner löschen 

Hinweis: Machen Sie sich mit der Logik des Aktenplans vertraut. Sie können hierzu auch in die Musterkanzlei 

StB wechseln und dort bei den Adressen Neu Michaela oder Neu Manfred Dokumente anlegen. 

Ändern Sie den Standardvorschlag zunächst nicht, sondern kopieren Sie ihn. 

Geben Sie der Kopie eine zutreffende Bezeichnung, z.B. „Aktenplan für Privatmandanten“ oder „Aktenplan 

für Kapitalgesellschaften“. 

Passen Sie dann den Aktenplan an die Anforderungen Ihrer Kanzlei an. 

Neuanwender können danach den Standardaktenplan „Collega“ löschen, wenn dieser bei keiner Mandanten-Adresse 

verwendet wird (nicht empfohlen). Dieser Standardaktenplan sollte zumindest für eine erste 

Überganszeit als Informationshilfe erhalten ble iben. 

1. 

2. 

DoSe 4.0 

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Achtung Achtung Achtung Achtung Achtung Achtung 

Das betrifft alle Anwender, die schon Dokumente in COLLEGA gespeichert haben 

und die individuelle Aktenpläne für bestimmte Bereiche verwenden möchten: 

Das sind also alle Anwender, die Dokumente gespeichert haben und danach die 

Aktenpläne ändern möchten! Das ist bei der Papierablage schon ein Riesenproblem, 

es ist bei der elektronischen Ablage allerdings nicht geringer. 

Der Standardaktenplan „Collega“ bzw. ein anderer bisher verwendeter Aktenplan 

wurde bei allen bisher angelegten Mandanten verwendet. Alle bisher erstellten Dokumente 

sind nach dieser Logik „abgelegt“. Bisherige Anwender müssen den bisherigen 

Aktenplan zumindest bei den bisherigen Mandanten weiter nutzen. Dem Aktenplan 

können weitere Ordner und Unterordner hinzugefügt werden. Es dürfen aber 

keine Ordner und Unterordner gelöscht werden (es sei denn, sie sind leer – siehe unten 

und nächste Seite). Ordner und Unterordner können umbenannt werden, dann finden 

Sie aber auch bisher gespeicherte Dokumente nur noch unter der neuen Ordner- 

(Unterordner-) Bezeichnung. 

Wenn Anwender bestehende Ablageorganisationen (Aktenpläne) grundlegend umgestalten 

möchten, können wir ggf. behilflich sein. Bitte, rufen Sie in einem solchen 

Fall unsere Hotline an. 

Und bevor Sie etwas an den Aktenplänen ändern: Vergewissern Sie sich, dass 

eine Sicherung der collega.mdb vorhanden ist. Rufen Sie unsere Hotline an, 

wenn Sie Zweifel haben. Durch unsachgemäßes Ändern der Aktenpläne können 

Sie die bisherige Zuordnung von Dokumenten zu den Ordnern und Unterordnern 

zerstören! Das kann nur über die Einspielung der Datensicherung repariert 

werden. Und das bedeutet, dass alle anderen Daten, die seit der letzten Datensicherung 

eingegeben wurden, verloren sind. 

!!Also bitte Aktenpläne vorsichtig und überlegt ändern!! 

Achtung Keine Schnellschüsse !!! 

Wie prüfen Sie, ob ein Ordner oder Unterordner leer ist? 

Vergewissern Sie sich, dass Sie sich in der richtigen Kanzlei befinden (Hauptmenü unten links). 

1. Klicken Sie auf Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung. 

2. Wählen Sie oben den Aktenplan aus, aus dem Sie einen Ordner oder Unterordner löschen möchten. 

3. Klicken Sie in der Spalte „Ordner“ auf die Taste F4. 

4. Es wird der Auswahldialog angezeigt. 

5. Wählen Sie dort den Ordner (im Beispiel Korrespondenz – Abbildung nächste Seite) und ggf. Unterordner 

(im Beispiel Sonstige) aus, den Sie löschen möchten. 

Seite 8 



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6. Vergewissern Sie sich, dass alle anderen Felder in dem Dialog leer sind. 

7. Klicken Sie auf „Suchen“. Das Programm zeigt alle Dokumente von allen Mandanten bzw. Adressen 

an, die in dem ausgewählten Ordner/Unterordner „abgelegt“ sind. Wenn nichts angezeigt wird, ist 

der Ordner und Unterordner leer. Wiederholen Sie die Prüfung zur Sicherheit. 

8. Wenn innerhalb eines Ordners Unterordner angelegt sind, müssen erst die Unterordner durchsucht 

und ggf. gelöscht werden. Erst wenn alle Unterordner eines Ordners gelöscht sind, sollte der Ordner 

gelöscht werden. Sie vermeiden hierdurch evtl. Datenverluste. 

7. 

2. 

3. 

Wenn Sie hier angelangt sind, haben Sie die Logik der Aktenplanverwaltung in COLLEGA Kanzlei ® kennen 

gelernt. 

Sie können nun die Organisation Ihrer Kanzlei in das Programm einbringen. 

Aktenplan umbenennen / Neue Aktenpläne anlegen / Aktenpläne überarbeiten 

Aktenplan umbenennen: 

1. Im Beispiel wurde der Aktenplan „Collega“ umbenannt in „Collega Standardvorschlag“. 

2. Markieren Sie den Aktenplan „Collega“. 

3. Klicken Sie auf „Kopieren“. 

4. Ersetzen Sie den Vorschlag des Programms „Kopie von Collega“ durch „Collega Standardvorschlag“. 

5. Klicken Sie auf „ok“. 

6. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil: Es werden die beiden Aktenpläne „Collega“ und „Collega Standardvorschlag“ 

angezeigt. Neuanwender können den Aktenplan „Collega“ löschen. Der Aktenplan „Collega Standardvorschlag“ 

mit gleichem Inhalt ist vorhanden. Bisherige Anwender dürfen einen Aktenplan, der bereits 

Dokumente enthält, nicht löschen. Sie müssen das vorherige Kapitel beachten. 

Seite 9 



4. 

5. 

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In Stammdaten|Dokumentenverwaltung| 

Aktenplan finden Sie den Standard- 

Vorschlag von COLLEGA. 

Vorschlag 1: 

Lassen Sie den Aktenplan COLLEGA unverändert 

stehen und arbeiten Sie damit. 

Vorschlag 2: 

1. Kopieren Sie ihn und geben Sie ihm 

eine zutreffende Bezeichnung (z.B. 

Aktenplan für Privatmandanten). 

2. Bearbeiten Sie im unteren Bereich 

(Ordner und Unterordner ) den Aktenplan 

nach Ihren Anforderungen. 

3. Hinterlegen Sie im Adress-Stamm, 

welcher Aktenplan für die Adresse bzw. 

den Mandanten verwendet werden soll. 

4. Ergänzen oder erweitern Sie bei Bedarf 

Ihre Altenpläne. 


Aktenplan löschen: 

Sie können jeden Aktenplan, den Sie angeklickt haben, löschen. Achtung: Wenn Sie die Sicherheitsabfrage „Aktenplan 

xyz löschen“ mit „Ja“ beantworten, ist der Aktenplan unwiederbringlich gelöscht. 

Neuen Aktenplan anlegen: 

Verfahren Sie, wie bei Aktenplan umbenennen beschrieben. Kopieren Sie immer den Aktenplan, der inhaltlich dem 

neu anzulegenden am ehesten entspricht. 

Aktenpläne überarbeiten: 

Klicken Sie den Aktenplan an, den Sie überarbeiten möchten. 

Im unteren Bereich bei „Ordner“ können Sie beliebig Ordner, Unterordner, Unterunterordner, Unterunterunterordner 

anlegen, bearbeiten und löschen. 

Ordner umbenennen: 

1. Markieren Sie den umzubenennenden Ordner, im Beispiel „Betriebsprüfung“ (siehe Seite 11). 

2. Klicken Sie auf „ Bearbeiten“. 

3. Ändern Sie die Bezeichnung und klicken Sie auf „Ok“ 

Ordner hinzufügen: 

4. Klicken Sie auf „Neuer Ordner“. Es wird auf der Stufe, auf der Sie sich befinden (Ordner oder Unterordner) 

ein neuer Ordner oder Unterordner angelegt. 

5. Klicken Sie auf „Neuer Unterordner“. Es wird unterhalb der Stufe, auf der Sie sich befinden, ein neuer Unterordner 

angelegt. 

Machen Sie in dem Aktenplan „Collega“ ein paar Versuche, Sie können sie wieder löschen. 

Ordner löschen: 

Markieren Sie den zu löschenden Ordner, klicken Sie auf „Löschen“ und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage. 

Achtung: Wenn Sie einen Ordner oder Unterordner löschen, der nicht leer ist, kann es zu unrichtigen Trefferlisten 

beim Suchen von Dokumenten führen. Bitte, vor dem Löschen prüfen – siehe Warnhinweise und Bedienungsanleitungen 

oben –! 

Abbildung zu den obigen Erläuterungen siehe nächste Seite. 

Seite 10 



2. 

3. 

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1. 

Bitte, beachten Sie: Der Dialog weist zwei Schaltflächen „Löschen“ auf. Mit der oberen können 

Sie ganze Aktenpläne löschen, mit der unteren Ordner und Unterordner. Gelöscht wird, was 

markiert wurde. Bitte, überprüfen Sie Ihre Wahl, bevor Sie endgültig löschen. 

Darstellung des Aktenplans 

Geöffnet wurde Mandant 0034 Frühling Horst. Zu sehen ist der Adress-Explorer. Alle Ordner mit einem „+“ haben 

Unterordner. Zur Ansicht auf das „+“ klicken oder auf den jeweiligen Ordner doppelklicken. 

Siehe auch Kapitel 9 Seite 49. 

Seite 11 



3. 

4. 

5. 

2. 

Für den Mandanten 

Frühling Horst wird 

der Aktenplan 

„Collega“ genutzt. 

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2. Briefvorlagen 


Die Schriftstücke der Kanzlei 

- sollen ein einheitliches Aussehen haben, 

- Teile des Inhalts sollen genormt sein, um bedeutende Formulierungen sicher zu machen und nicht immer wieder 

neu erfinden zu müssen, 

- die Individualität der Kanzlei muss gewahrt werden. Man soll es ja nicht auf den ersten Blick erkennen, dass 

automatisierte Briefe verwendet werden, 

- Verträge, Gesellschafterbeschlüsse und andere Standardtexte sind durch rasche Greifbarkeit eine wertvolle Hilfe 

für Folgearbeiten, 

- erfolgreiches Erstellen von Serienbriefen erfordert einige Prozeduren in MS Word, die durch unsere Standardvorlagen 

deutlich erleichtert werden. 

Ein wichtiges und unverzichtbares Hilfsmittel hierfür sind die Briefvorlagen von COLLEGA-Kanzlei ® . Wir haben 

Standardbriefvorlagen erstellt, die Sie als Kopiervorlagen für Ihre individuellen Kanzleianwendungen verwenden 

können. Wir empfehlen, die Standardbriefvorlagen nicht zu ändern, damit Sie Ihnen immer wieder als Kopiervorlagen 

zur Verfügung stehen. 

Sie finden die Briefvorlagen unter Stammdaten|Korrespondenz|Briefvorlagen 

Als Kopiervorlagen werden derzeit die 

Briefvorlagen 0 und 2-6 ausgeliefert. Die 

Vorlagen Nummern bis 500 sind reserviert 

für weitere Standardvorlagen. 

So legen Sie Ihre eigenen Briefvorlagen an: 

- Markieren Sie die Briefvorlage, in der 

die meisten Vorgaben für die zu erstellende 

neue Briefvorlage enthalten sind. 

- Klicken Sie auf Hinzufügen. 

- Geben Sie die Vorlagenbezeichnung ein 

(im Beispiel Einspruch mit AdV). 

Das Programm nummeriert die neu erstellte 

Vorlagen beginnend mit Nummer 

501. 

- Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre 

Briefvorlagen in MS Word zu bearbeiten. 

Sie können beliebig viele Briefvorlagen in MS Word ® und in MS Excel ® einrichten. 

Bitte, unterscheiden Sie bei den abgebildeten Briefvorlagen: 

- Nummer 0 und 2: Es handelt sich um Vorlagen für Briefe. 

- Nummer 4: Es handelt sich um eine Vorlage für Excel-Tabellen 

- Nummer 5: Es handelt sich um eine Vorlage zur Erzeugung eines Serienbriefes an Mandanten oder 

andere im Programm gespeicherte Adressen außer Behörden 

- Nummer 6: Es handelt sich um eine Vorlage zur Erzeugung eines Serienbriefes an Finanzä mter, 

z.B. wegen Fristverlängerung 

- Nummer 501: Es handelt sich um eine selbst erzeugte Briefvorlagen, jeweils basierend auf einer anderen 

- Nummer 502: Briefvorlage. 

Sie können jede in diesem Fenster angezeigte Briefvorlage (also auch die von Ihnen selbst erzeugten) als Kopiervorlage 

für eine andere Briefvorlage verwenden, wie oben erläutert. 

Seite 12 



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Briefvorlage: 

Sie können Ihre Briefvorlagen 

frei gestalten. 

Wir empfehlen dringend, 

den Platzhalter 

[DateiNr] an gut sichtbarer 

Stelle anzubringen. 

- Er dient für das 

Postausgangsbuch 

als wichtige Hilfe. 

- Bei jeder Kommunikation 

über das 

Schriftstück findet 

man es über die 

DokumentNr. 

rasch, wenn der Gesprächspartnerdiese 

auf Rückfrage 

nennt. 


Abgebildet ist die Briefvorlage 0, die Sie nicht verändern sollten. Verwenden Sie diese Vorlage als Basis und Kopiervorlage 

für Ihre individuellen Briefvorlage – wie oben beschrieben – und bearbeiten Sie diese dann. Hierzu stehen 

alle Funktionen von MS Word ® zur Verfügung. Übernehmen Sie alle bisherigen Details. Sie müssen Ihre bisherigen 

Briefvorlagen nur um die nachfolgend beschriebenen Platzhalter aus COLLEGA-Kanzlei ® ergänzen. 

Fertiger Brief: 

Das Progra mm COLLEGA- 

Kanzlei ® vergibt eine 

DokumentNr. – im Be ispiel 

3. – 

In MS Word bekommt 

das Dokument die Dateibezeichnung 

0000000004.DOC. 

Das Dokument wird in 

der Datenbank und im 

Verzeichnis DMKANZ 

unter dieser Nummer 

jederzeit und leicht gefunden. 

Die 

Verschlagwortung erfolgte 

in COLLEGA- 

Kanzlei ® , wie nachfolgend 

geschildert. 

Briefvorlage 00000 

Standardvorlage ohne Textbausteine 

Dieses Dokument ist gespeichert im Verzeichnis 

..Collega\DMKANZ als 

0000000003.DOC 

DoSe 11.1 

Diese beiden Abbildungen zeigen die Wechselwirkung zwischen DateiNr in der Briefvorlage und Dokumenten Nr. 

auf dem fertigen Dokument. Die Dateinummer ist eindeutig, d.h. sie kommt im System nur einmal vor. Daher eignet 

sie sich hervorragend für alle Folgebearbeitungen, wie suchen, kopieren, an E-Mails anhängen usw. Die Platzhalter 

Adresse, Briefanrede, BriefDat, MandNr, Mitarbeiter wurden durch die in COLLEGA-Kanzlei ® gespeicherten Daten 

ersetzt. 

Seite 13 



DateiNr als Plat zhalter 

für die 

Dokumenten- 

Nummer 

DoSe 11.0 

Eindeutige 

Dokumenten- 

Nummer 

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3. Platzhalter für COLLEGA-Felder 


Durch die Platzhalter in den Briefvorlagen wird es ermöglicht, Daten von COLLEGA-Kanzlei ® in die Texte von 

Microsoft Word ® automatisch zu übertragen. Die Platzhalter finden Sie bei MS Word ® unter Einfügen/Collega Feld. 

Und so gehen Sie vor: 

Setzen Sie in Ihre Briefvorlagen jeweils die benötigten Platzhalter ein. Wenn Sie ein Neues Dokument unter 

Verwendung einer Briefvorlage anlegen, werden die Platzhalter durch die Daten aus COLLEGA-Kanzlei ® ersetzt. 

Platzhalter Bedeutung 

[Anrede] Herrn/Frau/Firma 

[AkadTitl] Akademische Titel 

[AdelTitl] Adelstitel 

[Name1] Zuname 

[Name2] Vorname 

[Zusatz1] Zusatz 1 



[Strasse] Strasse 

[Landkennz] Land (z.B. Deutschland, Schweiz etc.) 

[PLZ] Postleitzahl 

[ORT] Ort 

[Briefanrede] Briefanrede (z.B. sehr geehrte Damen und Herren) 

[BrfDat] Briefdatum (Standard = aktuelles Tagesdatum) 

[Mitarbeiter] Mitarbeiter – Name 

[MitKurz] Mitarbeiter – Kurzbezeichnung 

[DateiName] Datei – Name (lang mit Pfadangabe) 

[DateiNr] Datei – Nummer (Dokumentennummer aus COLLEGA) 

[MandNr] Mandanten – Nummer 

[KanzBz] Kanzlei – Bezeichnung 

[InstAnrede] Institut Anrede (z.B. Finanzamt) 

[InstNr] Institut Nummer (z.B. Finanzamt – Nummer) 

[InstName] Institut Name (z.B. München II, Köln-Süd, Hamburg-Dammtor) 

[InstAktenNr] Institut Aktenzeichen (z.B. Steuernummer, Vers. Sch. Nr.) 

[InstSachbearb] Institut Sachbearbeiter (wenn beim Institut angelegt) 

[InstStrasse] Institut Strasse 

[InstPLZ] Institut Postleitzahl 

[InstOrt] Institut Ort 

[Adresse] Adresse aus Adressfeld bei Briefdaten in COLLEGA (max. 128 Zeichen) 

[FaxNr] Fax – Nummer aus COLLEGA Adress-Stamm 

[AuftragNr] Auftragsnummer 

[AuftragBz] Auftragsbezeichnung 

PA_Auftraggeber_AZ Nur für PA: Aktenzeichen des Auftraggebers 

PA_Patentinhaber_AZ Nur für PA: Aktenzeichen des Patentinhabers 

PA_Auftragnehmer_AZ Nur für PA: Aktenzeichen des beauftragten PA 

PA_Anmeldenummer Nur für PA: Anmeldenummer beim Patentamt 

PA_Patentnummer Nur für PA: Patentnummer 

RechNr Externe Rechnungsnummer 

RechLfdNr Interne Rechnungsnummer 

Sie können die Platzhalter an jeder Stelle in Ihrer Briefvorlage unterbringen. MS Word wird aus dem DMS von 

COLLEGA-Kanzlei ® gestartet. Hierbei werden die Platzhalter durch die Echtdaten ersetzt. Bevor Sie zu schreiben beginnen, 

sehen Sie den Briefentwurf mit den richtigen Daten. 

Bitte, beachten Sie: 

Seite 14 



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- Wenn Sie mehrere Platzhalter unmittelbar nacheinander anbringen (z.B. [Name1] und [Name2]), müssen Sie 

zwischen den Platzhaltern ein Leerzeichen eingeben, da sonst die Inhalte der beiden Felder zusammen geschrieben 

werden. 

- Wenn Sie im fertigen Dokument auf die eingefügten Zeichenfolgen klicken, verfärbt sich der Hintergrund grau. 

Sie können auch in diesem grau markierten Bereich Zeichen eingeben, d.h. die Zeichenfolge ersetzen oder ergänzen. 

Um zu vermeiden, dass diese Eingaben bei jedem Druckbefehl wieder gelöscht werden, müssen Sie bitte 

darauf achten, dass in MS Word unter Extras | Optionen | Drucken bei Druckoptionen in dem Feld Felder 

aktualisieren kein Häkchen angebracht ist. 

- Setzen Sie hinter Briefanrede ein Komma, einen Doppelpunkt oder ein Rufzeichen, je nach Üblichkeit des Empfängers. 

4. Neues Dokument in MS Word ® oder MS Excel ® anlegen 


Ablage von Papier kostet Zeit. 

Oft werden Dokumente kopiert und an mehreren Stellen abgelegt, damit man sie rasch findet. Das kostet noch mehr 

Zeit. 

Noch viel mehr Zeit kosten aber Ablagefehler oder wenn einem die Erinnerung einen Streich spielt und man an falscher 

Stelle zu suchen beginnt. Hier wirksam zu organisieren und damit Zeit und Geld zu sparen, ist unser Anliegen. 

Bei COLLEGA-Kanzlei ® gilt für sämtliche Schriftstücke (Dokumente) 

- sind immer sofort richtig elektronisch abgelegt, 

- sie stehen jedem Berechtigten sofort nach ihrer Erstellung am Bildschirm – auch im Netz – zur Ve rfügung, 

- sie sind auch Mandanten übergreifend auffindbar, ohne dass in Akten gesucht werden muss, 

- Wiedervorlagelisten und Postausgangsbuch werden nebenbei erzeugt und können jederzeit genutzt werden, 

- Alles wird sofort verschlagwortet und daher immer rasch und sicher gefunden. 

Dies wird dadurch erreicht, dass die „Ablage“ (oder besser bezeichnet: „Verschlagwortung“) im Zusammenhang mit dem 

Erstellen eines neuen Dokuments erledigt wird. 

Und so gehen Sie vor 

Es gibt zwei Zugangswege, wobei wir den zweiten empfehlen. 

- Erster Weg: Rufen Sie auf: Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung. Sie können Ihre 

Dokumente anlegen, wie dies im nächsten Punkt bei Dokumentenverwaltung Mandanten beschrieben ist (ab: 

„Um ein neues Dokument zu erstellen.....“). Der Unterschied ist, dass Sie hier die Adresse des Briefempfängers 

bei Mandant eingeben müssen, im zweiten Weg wird sie automatisch vorgeschlagen. Im zweiten Weg wird also 

eine Eingabe erspart und damit eine Fehlerquelle ausgeschlossen. 

- Zweiter Weg: Rufen Sie die Mandanten-Adresse oder die Adresse auf, für die Sie ein neues Dokument 

erstellen möchten. 

- Doppelklicken Sie auf Dokumente. 

- Sie sehen den für die Adresse gültigen Aktenplan. Doppelklicken Sie auf das Verzeichnis = Ordner und ggf. auf 

das Unterverzeichnis = Unterordner, in dem Sie Ihr Dokument ablegen (und wiederfinden) möchten. 

- Das Programm öffnet rechts neben dem Adress-Explorer den auf der nächsten Seite abgebildeten Dialog und 

trägt dort die Nummer und den Namen des Mandanten sowie den ausgewählten Ordner (und Unterordner) ein. 

Auf den nächsten Seiten wird das Anlegen und speichern neuer Dokumente beschrieben. 

Seite 15 



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DMS - Dialog zum Anlegen neuer und zum Suchen bereits gespeicherter Dokumente: 

Ordner 

Unterordner 

Im rechten Bereich wird die Trefferliste mit dem bisherigen Inhalt der aufgerufenen Akte angezeigt. Das Programm 

sortiert die Liste absteigend nach Erstellungsdatum. Die Daten des zuletzt erstellten Dokuments werden also als erstes 

angezeigt. 

Sie sehen vor dem Beginn Ihrer Arbeit die Akte, in der das Dokument „abgelegt“ werden soll. Das erhöht die Sicherheit. 

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf Neu oder verwenden die Tastenkombination Alt+N. 

Es erscheint der unten abgebildete Dialog zur Eingabe der Daten des neuen Dokuments: 

Der unten abgebildete DMS Dialog wird verwendet für die elektronische Ablage von neu erstellten Word oder Excel 

Dokumenten, eingescannten Dokumenten und übernommenen Dateien aus anderen Programmen. Der Dialog 

wird auch verwendet zum Suchen von gespeicherten Dokumenten. Das hat den Vorteil, dass Sie immer den gle ichen 

Ablauf vorfinden. 

Eine Beschreibung der einzelnen Eingabefelder finden Sie auf den nächsten Seiten. 

Seite 16 



Dokumente sind so lange als 

„Entwurf“ zu kennzeichnen, 

bis sie bei Bearbeitung des 

Postausgang einkuvertiert we rden. 

Mit unserer Postausgangslogik 

wird die Transportart „Entwurf“ 

automatisch in die Transportart 

„Ausgang“ umgesetzt Seite 

28. 

Die Transportart „leer“ kann 

verwendet werden wenn keine 

der anderen zutreffend ist. Das 

sollte allerdings selten vorkommen. 

Alle anderen Transportarten 

sind selbst erklärend. 

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Und so gehen Sie weiter vor (gleichzeitig Beschreibung der einze lnen Eingabefelder): 

- Dok-Nr.: Wird automatisch vom Programm vergeben. Dokumenten Nr. ist wichtiges Suchkriterium Seite 24. 

- Zugriffsstufe: Standard ist 0 (null), d.h. alle Anwender haben Zugriff auf das Dokument. Wenn Sie ein vertrauliches 

Dokument anlegen möchten, können Sie eine andere Zugriffsstufe eintragen – z.B. 100. Wichtig: Sie müssen 

Ihre Zugriffsrechte ändern, damit Sie Zugriff auf Dokumente von 0 bis 100 haben. siehe Kapitel 8 Seite 14. 

- Mandant Nummer und Name: Wird vom Programm automatisch eingetragen, wenn man sich im DMS eines 

Mandanten (einer Adresse) befindet. Muss vom Anwender eingegeben werden (oder Auswahl mit Taste F4), 

wenn man sich im zentralen DMsD befindet (vgl. Seite 15 unten). 

- Ordner: Wurde vom Programm entsprechend Ihrer Auswahl angelegt, im Beispiel Korrespondenz | Mandant. 

- Bezeichnung: Geben Sie schlagwortartig eine Beze ichnung für das Dokument ein. Sie können Wörter, Abkürzungen 

und Ziffern in beliebiger Reihenfolge verwenden. Es können auch feste Begriffe ausgewählt werden. 

Klicken Sie hierzu auf und wählen Sie aus. Die Vorschläge können Sie unter Stammdaten | Korrespondenz | 

Korrespondenz-Themen anlegen und ändern. Sie können auch einen festen Begriff auswählen und diesen durch 

einen zusätzlichen Text ergänzen. Bei der Recherche können Sie nach dieser Verschlagwortung insgesamt oder 

teilweise (Wildcart * oder ?) suchen – Anwendung der Abfrageparameter ist am Anfang von Kapitel 2 beschrieben. 

- Zeitraum: Schlüssel: 00 = Jahr, 01-12 = Monat, 21-22 = 1.bzw.2. Halbjahr, 41-44 1.bzw.4. Vierteljahr 

- Jahr: Das Programm trägt das aktuelle Jahr ein, Sie können das überschreiben. 

Zeitraum und Jahr sind immer bezogen auf den Bereich, den es betrifft und nicht in dem gearbeitet wird. 

- Auftrag: Hier können Sie die Auftragsnummer eingeben. Wenn Sie die Auftragsnummer nicht wissen, geben Sie 

die Mandanten-Nummer und anschließend das Zeichen * (Stern) ein und drücken die Tast F4. Es werden alle Aufträge 

des Mandanten angezeigt und Sie können auswählen. 

Beispiel: Die Mandanten-Nummer lautet 12345. Geben Sie ein: 12345* und drücken Sie die F4 Taste. 

Wenn Sie Dokumente aus dem Programm Auftragsverwaltung (Programme | Aufträge | Neu oder Programme | 

Aufträge | Bearbeiten) aufgerufen haben, wird das Auftragsfeld automatisch gefüllt . 

- Datum: Das zutreffende Datum ist in der Regel bei selbsterstellten Dokumenten das Erstellungsdatum, bei eingescannten 

Dokumenten oder übernommenen Dateien das Ursprungsdatum. 

Eingabehilfen: a = Kalender, v = vorgestern, g = gestern, h = heute, m = morgen, ü = übermorgen, 

20.4 oder 20,4 = 20. April des laufenden Jahres. (Eingabe der Jahreszahl bei laufendem Jahr nicht erforderlich.) 

31.12.01 oder 31.12.2001 oder 31,12,01 oder 31,12,2001 = 31. Dezember 2001 (nicht das laufende Jahr). 

- Transportart: Es werden die verschiedenen Möglichkeiten, nach denen Dokumente in das DMS kommen 

können, unterschieden und als „Transportarten“ bezeichnet. Um auszuwählen, klicken Sie 

auf das Pfeilchen , oder drücken Sie die Taste F4, oder geben Sie den Anfangsbuchstaben 

ein, oder klicken Sie auf die Taste Pfeil nach unten, bis die gewünschte Transportart erscheint. 

Wichtig: Ausgangspost erhält hier die Transportart Entwurf. Durch das Postausgangsprogramm 

� Seite 28 wird automatisch von Entwurf auf Postausgang umg esetzt. 

Das aufgeklappte Auswahlfenster zeigt an: 

Leere Zeile: Zu verwenden in allen Fällen, bei den die nachfolgenden Kriterien nicht zutreffen. Bitte, selten 

verwenden, da eine Suchen&Finden Möglichkeit entfällt. 

Eingang: Posteingang = eingescannte Dokumente, eingegangene E-Mails oder Dateien oder Dateien, die 

mit dem Posteingansprogramm (vgl. Seite 23) in das DMS übertragen wu rden. 

Ausgang: Nur verwenden, wenn ein Dokument nicht über das Programm „Postausgang“ behandelt wird 

(z.B. wenn festgehalten werden soll, dass Unterlagen abgeholt wurden – ohne Begleitbrief). 

Altarchiv: Zu verwenden, wenn Dokumente aus alten Quellen in das DMS eingebunden werden. 

Intern: Interne Aktennotizen, Organisationsanweisungen etc. 

Entwurf: Dokumente, die Entwurfscharakter haben. Hierzu gehört auch Ausgangspost, die erst beim 

Einkuvertieren durch das Postausgangsprogramm automatisch aus „Ausgang“ umgesetzt wird. 

- Erstellen: Klicken Sie auf das Pfeilchen . Wählen Sie aus zwischen 

Brief: Bietet im nächsten Dialog die Briefvorlagen *.doc an und öffnet MS Word, 

Tabelle: Bietet im nächsten Dialog die Excelvorlagen *.xls an und öffnet MS Excel, 

Scannen: Aktiviert den am Arbeitsplatz installierten Scanner, 

Datei: Öffnet den Explorer und übernimmt Fremddateien in das DMS, z.B. auch Fotos, PowerPoint, 

PDF (Übernahme von Dateien, wie Jahresabschlüssen und Steuererklärungen). 

Leer: Unterlagen werden z.B. durch Boten in die Kanzlei gebracht oder von dort abgeholt. Solche 

Posteingänge/Postausgänge können mit der Art der Erstellung „leer“ im DMS erfasst werden, 

ohne dass ein Begleitbrief erstellt oder ein Scannvorgang ausgelöst werden müssen. 

Seite 17 



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Exkurs: Bei der Funktion „Erstellen Datei“ wird aus dem DMS im Windows Explorer die zu erfassende 

Senden an: Datei gesucht. Anders bei Senden an � Seite 21: Da wird im Windows Explorer mit der rechten Maus auf 

die Datei geklickt, dann auf „Senden an“ und dann auf „COLLEGA-Kanzlei“. Es wird der Dialog des DMS von 

COLLEGA-Kanzlei ® angezeigt und Sie können die Datei einbinden. 

- Notiz: Sie können eine Notiz zu dem Dokument eingeben, die derzeit nicht für die Recherche verwendet 

wird. 

- Postkorb: Mit dem Programm „Posteingang“ (siehe Seite 23) können Dateien aller Formate in die Postein 

gangskörbe der Mitarbeiter gestellt werden. Auswahl mit der Taste F4. 

- Vermerk: Klicken Sie auf das zur Auswahl. Pflege der Liste in Stammdaten | Dokumentenverwaltung | 

Bearbeitungsvermerke. (Beispie le: Bearbeitung, Kenntnisnahme, Verteilung). 

- bis: Datumseingabe (a = Kalender etc. siehe Vorseite bei Datum), bezogen auf „Vermerk“. 

- Erledigt: Klicken Sie auf das zur Auswahl. Pflege der Liste in Stammdaten | Dokumentenverwaltung | 

Erledigungsvermerke. (Beispiele: Unerledigt, erledigt, geprüft). 

- am: Datumseingabe (a = Kalender etc. siehe Vorseite bei Datum), bezogen auf „Erledigt“. 

- Wiedervorlage: Wählen Sie mit der Taste F4 den Mitarbeiter aus, für den die Wiedervorlage bestimmt 

ist. 

- am: Tragen Sie das gewünschte Wiedervorlagedatum ein (a = Kalender etc. siehe Vorseite bei 

Datum). 

- Postausgang: Bei Verwendung des Programms Postausgang werden die Felder vom Programm automatisch 

gefüllt. Es besteht aber auch die Möglichkeit, ein Dokument von Hand auf die Tragsportart 

„Ausgang“ zu setzen und die nachfolgend beschriebenen Postausgangsmerkmale einzutragen: 

- P.Ausgang: Durch Drücken der F4 Taste bekommen Sie den Mitarbeiterstamm zu Auswahl. 

- am: Eingabe, a = Kalender etc. (siehe Vorseite bei Datum) 

- Zustellart: Klicken Sie auf das zur Auswahl. Pflege der Liste in Stammdaten | Dokumentenverwaltung | 

Zustellarten (Beispiele: Normal, Einschreiben, Kurier). 

- Postweg: Klicken Sie auf das zur Auswahl. Pflege der Liste in Stammdaten | Dokumentenverwaltung | 

Postwege (Beispiele: Postamt, Briefkasten).. 

- Erstellt: Die Felder werden vom Programm gefüllt. 

- Geändert: Die Felder werden vom Programm gefüllt (eingetragen werden nur Änderungen der 

Verschlagwortung, nicht des Dokumenteninhalts).. 

(Hinwe is: Sie können – z.B. bei eiligen Dokumenten oder wenn Sie sich über die richtige Verschlagwortung unsicher 

sind – nur die Pflichtfelder ausfüllen. Sie können Ihre Eintragungen später ergänzen oder auch abändern. In 

diesem Fall markieren Sie das Dokument in der Trefferlist und drücken aus die Schaltfläche „Ändern“. Nach der 

Änderung müssen Sie auf „Speichern“ drücken, damit Ihre Änderung auch gespeichert wird.) 

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Erstellen oder die Tastenkombination Alt+E. Es wird der nachfolgend 

abgebildete Dialog angezeigt. 

Die ausgewählte Adresse (Musterfrau Angela) und 

alle Adressen, zu denen eine Beziehung (Kapitel 1 

Seite 18) angelegt wurde, werden als Empfänger des 

Dokuments angeboten. 

Markieren Sie die Adresse, an die Sie schreiben möchten. 

Im mittleren Bereich werden alle Briefvorlagen angeboten, 

wählen Sie aus. 

Es besteht auch die Möglichkeit, ein mit dem Programm 

erstelltes Anderes Dokument übernehmen. 

Geben Sie die DokumentNr. ein. 

Sie können auch eine Bestehende Datei übernehmen. 

Wenn Sie das anklicken, wird der Windows Explorer 

geöffnet. Sie können jedes andere Word (Excel)- Dokument 

als Vorlage verwenden. Achtung: Bitte bei 

„Erstellen“ festlegen, ob Word oder Excel. 

Wenn bei der Adresse eine oder mehrere Faxnummern 

hinterlegt sind, werden diese angeboten. Sie 

können auswählen und ggf. mit Ihrer Faxsoftware 

unmittelbar ein Fax erzeugen und versenden. 

Seite 18 



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Wählen Sie aus und klicken Sie auf Ok. 

Es wird MS Word ® bzw. MS Excel ® geöffnet. Sie können dort alle Funktionen dieser beiden Programme nutzen. 

Wenn Sie fertig sind, können Sie Ihr Dokument ausdrucken und/oder MS Word ® bzw. MS Excel ® schließen. Die 

Frage, ob Sie speichern möchten beantworten Sie mit Ja. 

Erstellung von Faxnachrichten: Briefvorlagen für Telefaxe, in denen die Faxnummer über Platzhalter eingefügt 

wird, sind möglich. Jede Fax-Software hat andere Merker, an denen sie erkennt, dass in dem Dokument die Faxnummer 

des Empfängers folgt (bei David/Tobit sind es z.B.@@). Wenn Sie solche Briefvorlagen erstellen, können 

Sie die Faxnummer des Empfängers automatisch übernehmen. Klicken Sie auf das . Es werden alle bei der Empfängeradresse 

hinterlegten Faxnummern angezeigt und Sie können auswählen. 

5. Dokumente einscannen 


Jede Kanzlei empfängt viele Dokumente in Papierform. Eine wirkungsvolle Möglichkeit, diese dem DMS zuzuführen, 

ist, sie einzuscannen. Empfehlung: Scannen Sie im Format PDF und nicht im Format TIF. 

In den meisten Fällen reicht es aus, einen Arbeitsplatz mit einem Scanner auszurüsten. Bei der Auswahl sollte man 

sorgfältig vorgehen. Ein unterdimensionierter Scanner kann unter Umständen teuer werden, weil die Personalkosten 

bei langsamer Arbeit des Scanners u.U. höher sind als die Ersparnis bei der Anschaffung. 

Im Rahmen einer gründlichen Analyse wird man feststellen müssen, was eingescannt werden soll. Folgende Alternativen 

sind denkbar: 

- Es wird nur die tägliche Eingangspost eingescannt. 

- Es werden zusätzlich wichtige Dokumente aus dem alten Aktenbestand (z.B. die sog. Stammakte) eingescannt. 

- Es werden alle alten Akten eingescannt – z.B. der letzten fünf Jahre. 

- Es werden Buchführungsbelege der Mandanten eingescannt. 

Je nach Umfang wird man einen oder evtl. sogar mehrere Scanner benötigen, um diese Arbeiten in angemessener 

Zeit und damit zu angemessenen Personalkosten erledigen zu können. 

Je nach Organisation der Kanzlei kann man auch Netzwerkscanner einsetzen. Es werden die eingescannten Dokumente 

in Zwischenablagen gespeichert und dann an einem oder mehreren Arbeitsplätzen in Posteingangsbücher der 

Mitarbeiter übertragen oder direkt verschlagwortet. Hierbei unterstützt unser Programm „Posteingang“ � Seite @@ 

Wann soll man mit dem DMS starten? 

Zu irgend einem Termin wird man beginnen müssen und das muss keineswegs der Jahresanfang sein: 

Es hat sich in vielen Fällen als sehr zweckmäßig erwiesen, zu irgend einem Termin mit dem täglichen Einscannen des 

Posteingangs zu beginnen und nicht große Übernahmeaktionen des Altbestandes zu planen. 

Das hat folgende Vorteile: 

- Die elektronischen Akten sind ab einem bestimmten Stichtag vollständig. 

- Schon nach kurzer Zeit stehen die am häufigsten benötigten Dokumente – das sind die der letzten Wochen und 

Monate – zusammen mit den selbst erzeugten Schriftstücken am Bildschirm zu Verfügung. 

- Der täglich anfallende zusätzliche Personalaufwand fällt nicht ins Gewicht und wird schon kurzfristig durch 

rascheres Finden der Unterlagen mehr als ausgeglichen. 

- Jederzeit können bedarfsgerecht Dokumente der Vergangenheit hinzugefügt werden. 

6. Herkunft der Dokumente –sog. Transportart 

Sie können die Herkunft der Dokumente an unserer Bezeichnung Transportart erkennen und unterscheiden. Die 

Transportart dient auch als Suchkriterium. 

Transportart: Bedeutung 

- Leer Immer, wenn die unten genannten Kriterien nicht zutreffen, 

- Eingang Posteingang, (Posteingang Seite 23), 

- Ausgang Postausgang , (Postausgang Seite 28), 

- Altarchiv Dokumente aus der Zeit vor Beginn des DMS, 

- Intern Interne Aktennotizen, Dienstanweisungen usw., 

- Entwurf Briefe, die geschrieben wurden, aber noch nicht im Postausgang sind. 

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7. Alte Akten übernehmen 


Aus dem alten Aktenbestand werden nach unseren Erfahrungen nur bestimmte sehr langfristig benötigte Unterlagen 

– z.B. aus den Stammakten – eingescannt. Der Rest der alten Unterlagen wird meist deshalb weiter in Papierform 

aufbewahrt, weil einfach die Zeit fehlt und es auch als unwirtschaftlich angesehen wird, alles z.B. für drei oder fünf 

Jahre rückwärts einzuscannen. 

Es besteht aber natürlich auch die Möglichkeit, die ganzen alten Bestände zu erfassen. Gerne beraten wir Sie über 

die Möglichkeiten und die organisatorischen Voraussetzungen. 

Bei der Investitionsplanung für den oder die Scanner muss der voraussichtliche Umfang der Erfassung der alten Dokumente 

berücksichtigt werden. 

8. Das Einlesen von Fremddateien 

Es ist möglich, fast alle Dateien in das DMS einzubinden. Sie können damit Ihr DMS beliebig ausbauen. Wir erwe itern 

diesen Bereich laufend. Bitte, sprechen Sie uns mit Ihren Wünschen und Anforderungen an. 

Folgendes ist vorgesehen und teilweise auch schon realisiert: 

- Übernahme von Grafiken und Fotos, 

- Übernahme von PowerPoint Dateien, 

- Übernahme von e-Mails aus Outlook, 

- Übernahme von Fremddateien, z.B. Saldenliste und Auswertungen aus Buchführungsprogrammen, 

- Übernahme von Jahresabschlüssen aus Jahresabschlussprogrammen, 

- Einscannen von Buchführungsbelegen im Zusammenwirken mit Buchführungsprogrammen. 

Hier wird unterschieden zwischen dem Holen von Dateien und Senden in das DMS. 

8.1. Holen 

8.1.1. Holen von Dateien, ohne sie zu verändern: 

Nach dem Ausfüllen des DMS Dialogs klicken 

Sie auf „Datei“ und dann auf Erstellen. 

Daraufhin wird der Windows ® Explorer geöffnet. 

Suchen Sie dort die Datei, die sie – z.B. als 

Vorlage für Ihre laufende Arbeit – in das DMS 

übernehmen möchten. Markieren Sie die 

Datei und klicken Sie auf „Öffnen“. Von dem 

ausgewählten Dokument wird eine Kopie ohne 

Veränderungen in das DMS übernommen. 

Auch das Ursprungsdokument wird nicht verändert. 

Sie können die Kopie im DMS beliebig 

bearbeiten und verändern. 

8.1.2. Holen von Dateien, die bei der Übernahme ggf. verändert werden: 

Je nachdem, ob die Ursprungsdatei eine Word ® - oder Excel ® - Datei ist, wählen Sie bei „Erstellen“. „Brief“ = 

Word ® Tabelle = Excel ® . 

Dann klicken Sie auf „Erstellen“. 

Es wird der auf der nächsten Seite angezeigte Dialog geöffnet und Sie können 

a. die Dokumentennummer des Dokuments eingeben, das Sie als Kopiervorlage verwenden möchten, 

b. nach dem Dokument über den Windows ® Explorer suchen. 

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Im Unterschied zu 8.1.1. werden bei dieser 

Art der Übernahme alle Platzhalter von 

COLLEGA Kanzlei ® ersetzt. Wenn das Ursprungsdokument 

an Müller gerichtet war 

und Sie befinden sich – wie im Beispiel – in 

der Adresse „Musterfrau“, werden im Platzhalter 

die Daten „Müller“ durch die Daten 

„Musterfrau“ ersetzt. 

a. Wenn Sie die Dokumenten-Nummer der 

Ursprungsdatei kennen, können Sie diese 

bei „Anderes Dokument übernehmen“ 

eingeben und auf „Ok“ klicken. 

b. Wenn nicht, können Sie auf „Datei auswählen“ 

klicken. Es wird der Windows ® 

Explorer geöffnet. 


Hinweis: Sie sind bis hierher gekommen und 

wissen die Dokumentennummer nicht mehr, 

die Sie verwenden wollten. 

Sie sehen im Hintergrund die Trefferliste und 

können sich informieren. Wenn die Kopiervorlage 

auf der Trefferliste nicht angezeigt 

wird, weil sie z.B. von einem anderen Mandanten 

stammt, gehen Sie wie folgt vor: 

(1) Klicken Sie auf Abbrechen. (2) Sie kommen zurück zum DMS-Dialog mit Ihren Verschlagwortungen. Ändern 

Sie nichts. (3) Öffnen Sie die Adresse des Mandanten, bei dem das gesuchte Dokument vorliegt. (4) Gehen Sie auf 

„Dokumente“ und informieren Sie sich, wie die gesuchte Dokumentennummer lautet. (5) Klicken Sie auf „Fenster“ 

und kehren Sie zum zuerst aufgerufenen Mandanten „Musterfrau“ und dort zu Ihrem DMS Dialog zurück. Alle 

Verschlagwortungen sind noch da. (6) Klicken Sie auf „Erstellen“ und geben Sie die gesuchte Dokumentennummer 

bei „Anderes Dokument übernehmen“ ein. Dann klicken Sie auf „Ok“ 

Empfehlung: Üben Sie diesen Ablauf einige Mal. Sie werden ihn immer wieder brauchen. 

8.2. Senden 

Sie suchen ein bestimmtes Dokument und haben es im Windows ® Explorer gefunden. Dieses Dokument können Sie 

unmittelbar in das DMS von COLLEGA Kanzlei ® übernehmen: 

Die Datei „5.DOC“ soll unmittelbar aus dem 

Windows ® Explorer in das DMS von COLLEGA 

Kanzlei ® übernommen werden. 

Sie klicken rechts auf „5.DOC“, dann Links 

auf „Senden an“ und dann links auf „Collega-Kanzlei“. 

Es wird der zentrale DMS-Dialog von COLLEGA 

Kanzlei ® geöffnet. 

Dort geben Sie alle erforderlichen Daten der 

Verschlagwortung ein und klicken dann auf 

„Erstellen“. 

Zwei Fehlermeldungen sind denkbar: 

1. Sie haben das Programm COLLEGA nicht 

geöffnet. Das ist aber Voraussetzung. Bitte, 

öffnen. 

2. COLLEGA ist nicht als Sendto registriert. Anleitung 

hierzu siehe nächste Seite. 

Seite 21 



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Anleitung zur Benutzer - Registrierung im Bereich „SendTo“. 

Sie öffnen Ihre Benutzer-Profile für den Bereich „SendTo“. Regelmäßig finden Sie diese im Windows ® Explorer im 

Verzeichnis: „C:\WINNT\Profiles\...Benutzer ...\SendTo“ 

Dort finden Sie eine Verknüpfung auf COLLEGA Kanzlei ® . Klicken Sie hierauf rechts und dann links auf Eigenschaften. 

Dort muss in „Ziel“ und „Ausführen“ der Installationsort von COLLEGA Kanzlei ® eingetragen sein. 

Wenn COLLEGA z.B. installiert ist in: C:\Programme\Collega_Verbundsystem 

müssen die Einträge lauten: 

Der Eintrag in Ziel im Beispiel: C:\Programme\Collega_Verbundsystem\Collega\Collega.exe sendto 

Der Eintrag in Ausführen im Beispiel: C:/Programme/Collega_Verbundsystem/Collega/ 

Bitte, beachten Sie: Bei Ziel wird der Backslash (AltGr + ß), bei Ausführen der Slash (Umschalt + 7) verlangt. Bei 

Ziel muss zwischen Collega.exe und sendto ein Leerzeichen eingefügt sein. 

9. Die Übernahme von E-Mails aus Outlook 

Es ist möglich, Mails und die Anhänge aus Outlook unmittelbar in die COLLEGA-Dokumentenverwaltung zu übernehmen. 

Für jedes übernommene Mail wird in der Datenbank von COLLEGA Kanzlei ® eine neue Dokumenten-Nummer vergeben. 

Gleichzeitig wird im Verzeichnis DMKANZ eine neue *.msg Datei angelegt. 

Mail und Anhang können aus COLLEGA Kanzlei ® aufgerufen werden, wenn an dem betreffenden Rechner Outlook installiert 

und gestartet ist. 


In Outlook wird die entsprechende Mail markiert (nicht geöffnet). Es wird auf die Schaltfläche 

geklickt. 

Das Programm öffnet den Dialog zur zentralen Ablage von Dokumenten in der Dokumentenverwaltung von COLLEGA 

.-Kanzlei ® . Dort wird die E-Mail wie jedes andere Dokument verschlagwortet. Es ist möglich, derartige Dokumente 

in den Postkorb eines Mitarbeiters zur Bearbeitung zu legen und/oder einen Wiedervorlagevermerk anzulegen. 

Hinweise: 

1. Wenn auf Ihrem Rechner Outlook installiert ist, müsste das Übernahmenprogramm Programm nach dem 

Update automatisch angelegt worden sein, d.h. Sie müssten die Schaltfläche in Ihrer Outlook- 

Oberfläche sehen. Wenn nicht, bitten wir um Ihre Nachricht. 

2. Wir regen an, den Aktenplan zu ergänzen um eine Akte „E-Mails“ oder ähnlich. Die Organisation der Archivierung 

von E-Mails wird dadurch ggf. erleichtert. 

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Das Modul „Outlook-Anbindung“ wird unseren Anwendern, die für das Dokumentenmanagementsystem Lizenzen 

erworben haben, im Rahmen des Jahresupdates zur Verfügung gestellt. Nutzer, die keine Lizenz für das Dokumentenmanagementsystem 

erworben haben, können das neue Modul für eine Übergangszeit testen und werden gebeten, 

ggf. eine entsprechende Lizenz zu erwerben. Es bleibt vorbehalten, mit einem folgenden Updates die Nutzung dieses 

Moduls auf die Anwender zu beschränken, die das für Programm „Dokumentenmanagementsystem“ Lizenzen erworben 

haben. 

10. Posteingang / Postkorbverwaltung 

In Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung befinden sich die beiden Module „Postkorb“ und 

„Posteingang“ neu eingefügt, über die der Posteingang organisiert und die Bearbeitung der Eingangsdokument gesteuert 

werden können. 

Posteingang: 

Folgende Varianten sind denkbar und werden vom Programm unterstützt: 

10.1. Einscannen einzelner Dokumente am Arbeitsplatz 

Der Anwender verwendet einen „lokalen Scanner“ an seinem Arbeitsplatz. Wir empfehlen in das Format „PDF“ zu 

scannen. 

10.2. Zentrales Einscannen von Dokumenten. 

10.2.1. Posteingang eines Tages (als Beispiel). 

Beim Einscannen an dem zentralen Netzwerkscanner wird festgelegt, in welchen Verzeichnissen die Dokumente 

gespeichert werden sollen. Dies können Tagesverzeichnisse für den gesamten Posteingang oder für Teile (z.B. 

Sachgebiete oder Mitarbeiter) sein. Wir empfehlen, in das Format „PDF“ zu scannen. 

Bei Programme | Dokumentenverwaltung | Posteingang kann der nachfolgend abgebildete Dialog „Posteingang“ 

geöffnet werden. 

Durch Drücken der Schaltfläche „Datei auswählen“ wird der Explorer geöffnet und man kann eine einzelne oder 

eine beliebige Anzahl von Dokumenten markieren und danach durch Drücken auf die Schaltfläche „Öffnen“ in den 

linken Bereich des Dialogs übernehmen: 

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Alle Dateien werden vollständig mit den gesamten Pfadangaben angezeigt. Damit ist eine volle Orientierung über 

die ausgewählten Daten möglich. 

Hinweis: Nicht nur der „Posteingang“, sondern jedes Dokument oder jede Ansammlung von Dokumenten kann mit 

dem Programm „Posteingang“ importiert werden. 

Beispiel: Ein Briefentwurf soll einem Mitarbeiter „zur Kenntnisnahme“ oder „zur Bearbeitung“ übermittelt werden. 

Das Dokument wird mit entsprechender Verschlagwortung in das Postfach des betreffenden Mitarbeiters gestellt. 

Irrtum bei der Auswahl: 

Ggf. kann man aber auch einige Dateien importieren. Es werden immer die markierten Dateien importiert. Nicht 

markierte Dateien werden durch „Schliessen“ zurückgesetzt. 

10.2.2. Komplett übernehmen: 

Das Programm hat alle ausgewählten Dateien markiert. Durch Drücken auf die Schaltfläche „Eingang“ werden alle 

Dateien in das Dokumentenmanagementsystem übernommen. 

Für den Import gilt immer folgendes: 

Für jede übernommene Datei wird eine Dokumenten-Nummer vergeben. Alle Dateien werden in das Verzeichnis 

DMKANZ kopiert. Sie bleiben als Ursprungsdokumente an dem bisherigen Speicherplatz erhalten. 

Das Programm schlägt eine Teil-Verschlagwortung vor (wie oben angezeigt), die vom Anwender geändert werden kann: 

Datum: Aktuelles Tagesdatum. 

Transportart: Eingang 

Postkorb: Es wird der Mitarbeiter eingetragen, der sich angemeldet hat – in der Abbildung „Admin“. 

Es kann mit der Taste F4 ein anderer Mitarbeiter ausgewählt werden. 

Vermerk *) : Verteilung. Durch Klicken auf kann aus den Stammdaten ausgewählt werden. 

Datum bis: Aktuelles Tagesdatum. Eingaben: a = Kalender, v = vorgestern, g = gestern, h = heute, 

m = mo rgen, ü = übermorgen 

Erledigt *) : Unerledigt. Durch Klicken auf kann aus den Stammdaten ausgewählt werden. 

*) Die Stammdatentabellen „Vermerk“ und „erledigt“ können bei Stammdaten | Dokumentenverwaltung | Bearbeitungsvermerke 

(bzw. Erledigungsvermerke) gepflegt und bedarfsgerecht angepasst werden. 

Alle markierten Dateien werden durch drücken auf „Eingang“ importiert und in den Potskorb des Mitarbeiters 

„Admin gestellt“. Der Dialog hat danach folgendes Aussehen: 

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Der Dialog kann, nachdem alle Dateien importiert wurden, geschlossen werden. 

Alle importierten Dokumente wurden in den Postkorb des Mitarbeiters „Admin“ übernommen und können (müssen) 

dort einzeln abgearbeitet werden – im Grunde genau so, wie wenn einem Mitarbeiter „seine Post“ in Papierform zur 

Bearbeitung übergeben wird. 

Für eine Übergangszeit kann es überlegt werden, die elektronische Bearbeitung unter Zuhilfenahme des Papiers zu 

unterstützen. 

Der Postkorb des Mitarbeiters „Admin“ 

kann bei Programme | Dokumentenverwaltung | Postkorb geöffnet werden: 

Jeder Mitarbeiter muss nun die in seinem Postkorb befindlichen Dokumente bearbeiten und vollständig verschlagworten. 

Hierzu wird das jeweilige Dokument in der Tabelle unten angeklickt und dann wird die Schaltfläche 

„Ändern“ gedrückt. Es können in alle Felder die erforderlichen Eingaben gemacht werden. 

Der Anwender kann das Dokument bearbeiten, ohne dass es als Papier vorliegt: 

Das Dokument wird in der Liste unten markiert. 

Dann wird die Schaltfläche „Anzeigen“ gedrückt. Das Programm öffnet das Dokument in einem zweiten Fenster 

das Dokument. 

Um den Dialog zur Verschlagwortung in COLLEGA Kanzlei ® und das Dokument am Bildschirm zu sehen, werden die 

Bildschirmanzeigen von COLLEGA und dem Programm des Dokuments (Word oder Excel) auf „minimieren“ gesetzt. 

Damit werden beide (im Beispiel nächste Seite COLLEGA und Excel) zusammen angezeigt. 

Beim Wechsel zwischen beiden Masken sieht man die Anzeige des anderen Programms immer noch. 

Der Anwender hat im Beispielsfall den Dialog „Postkorb“ von COLLEGA Kanzlei ® und das geöffnete Exceldokument 

„63.XLS“ am Bildschirm. Letzteres wird auch angezeigt, während die Verschlagwortung in COLLEGA vorgenommen 

wird (siehe Abbildung nächste Seite). 

Ein Dokument kann an dieser Stelle auch in den Postkorb eines anderen Mitarbeiters umsortiert werden. 

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Bei den fertig bearbeiteten Dokumenten wird bei „Erledigt“ der Eintrag „Unerledigt“ geändert in „Erledigt“ und es 

wird das Erledigungsdatum eingetragen (Datumshilfe wie bekannt „a“, „v“, „g“, „h“, „m“, „ü“). Nachdem auf 

„Speichern“ gedrückt wurde, wird das Dokument aus der Liste des Postkorbs (unerledigte Dokumente) entfernt. Die 

Liste wird also mit jeder Erledigung kleiner. 

Am Ende eines Tages sollte ein Mitarbeiter in seinem Postkorb keine unerledigten Dokumente finden. 

Hinweis: Jeder Mitarbeiter sollte mehrmals täglich seinen Postkorb öffnen, um zu überprüfen, ob neue unerledigte 

Dokumente vorhanden sind. 

10.2.3. Teilweise übernehmen: 

Es besteht die Möglichkeit, einzelne Dokumente auszuwählen und jedes einzelne zu importieren. 

Hierbei können einige oder sämtliche Felder der Verschlagwortung mit zutreffenden Daten gefüllt werden. 

Für ein Dokument kann hier auch vor dem „Eingang“ bereits „Erledigt“ gesetzt werden, dann kommt das Dokument 

nicht in einen Postkorb, sondern direkt in die richtige Akte. Das bedeutet aber, dass in einem solchen Fall die 

Verschlagwortung vollständig sein muss, da das Dokument wie erwähnt in keinem Postkorb erscheint. 

Bei jedem importierten Dokument wird der Vermerk „Importiert“ angebracht, damit sind Doppelerfassungen ausgeschlossen. 

Bei dem Import einzelner Dokumente kann es erforderlich sein, die vom Programm automatisch vorgenommenen 

Belegungen der einzelnen Felder zu ändern: 

Datum: Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, der Anwender kann ein anderes Datum 

eintragen 

Transportart: Eingang, der Anwender kann eine andere Transportart, z.B. „Intern“, auswählen. 

Postkorb: Es wird der Mitarbeiter vorgeschlagen, der sich bei COLLEGA angemeldet hat, in der 

Abbildung „Admin“. 

Der Anwender kann einen anderen Mitarbeiter auswählen, wenn die Post in dessen Postkorb 

kommen soll (Auswahl mit des Taste F4). 

Verme rk*): Es wird „Verteilung“ vorgeschlagen. Der Anwender kann einen anderen Begriff 

auswählen. 

Datum bis: Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, der Anwender kann ein anderes Datum 

eintragen 

Erledigt*): Es wird „Unerledigt“ vorgeschlagen. Der Anwender kann einen anderen Begriff 

auswählen. 

*) Die Stammdatentabellen „Vermerk“ und „erledigt“ können bei Stammdaten | Dokumentenverwaltung | Bearbeitungsvermerke 

(bzw. Erledigungsvermerke) gepflegt und bedarfsgerecht angepasst werden. 

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In dem abgebildeten Fall wurde ein Dokument bereits beim Posteingang endgültig verschlagwortet und dem Mitarbeiter 

88 zur Bearbeitung am 29.01.2007 in seinen Postkorb gelegt. Gleichzeitig wurde für den Mitarbeiter ein Wiedervorlagevermerk 

ebenfalls auf den 29.01.2007 gesetzt. 

Es wäre natürlich auch möglich, den Wiedervorlagevermerk auf ein anderes Datum und /oder für einen anderen 

Mitarbeiter zu setzen. 

Das Programm setzt bei jeder übernommenen Datei den Vermerk „Importiert“, so dass man bei Einzelbearbeitung 

erkennen kann, welche Dateien schon importiert sind. 

10.3. Kontrolle 

10.3.1. Gesamtkontrolle: 

Es ist jederzeit möglich, eine Gesamtkontrolle über alle unerledigten Dokumente aufzurufen: 

Programme | Dokumentenverwaltung | Postkorb 

oder 

Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung öffnen. 

Auf „Suchen“ drücken. Bei „Erledigt“ muss „Unerledigt“ eingetragen sein. Nochmals auf „Suchen“ drücken. Es 

werden alle unerledigten Dokumente angezeigt. Nach dem Klicken auf das jeweilige Dokument in der Tabelle unten 

werden die bisher vorgenommenen Verschlagortungen oben angezeigt. Man kann auch oben rechts den Mitarbeiter 

erkennen, in dessen Postkorb das unerledigte Dokument gespeichert wurde. 

10.3.2. Einzelkontrolle: 

Es ist jederzeit möglich, die unerledigten Dokumente eines Mitarbeiters zu erkennen. 

Das dient der Arbeitsvorbereitung eines jeden Mitarbeiters, ermöglicht aber auch, bei plötzlicher Verhinderung 

(Krankheit) die unerledigten Dokumente durch einen anderen Mitarbeiter zu erledigen. 

In diesem Fall muss die Suche neben „Unerledigt“ auf den Postkorb der Mitarbeiters (Auswahl mit der Taste F4) 

ausgedehnt werden. 

Hinweis: Wenn man Programme | Dokumentenverwaltung | Postkorb öffnet, ist das Feld des Mitarbeiters vorbelegt 

mit dem Mitarbeiter, der sich an dem Arbeitsplatz angemeldet hat. Das Feld „Erledigt“ ist mit „Unerledigt“ vorbelegt. 

Jeder Mitarbeiter sieht also immer „seinen Postkorb“. 

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11. Der Postausgang 



Der Postausgang im allgemeinen und das Führen des Postausgangsbuches im besonderen sind in den meisten Kanzleien 

neuralgische Punkte. In den überwiegenden Fällen erfolgt die Erfassung des Postsausgangs unter Zeitdruck 

kurz vor Arbeitsende und kurz bevor das Postamt schließt oder der Briefkasten geleert wird. 

Es musste also eine Lösung gefunden werden, die alle wichtigen Informationen beinhaltet und leicht und rasch zu 

bedienen ist. Bei großem Postanfall sollte eine gleichzeitige Bearbeitung an mehreren Arbeitsplätzen möglich sein. 

Hierbei erkannte man als Grundlage, dass eine normale Postausgangsbearbeitung nicht als Beweis für den Ausgang 

eines bestimmten Schriftstücks geeignet ist. Wenn dies in Einzelfällen angestrebt wird, müssen besondere Vorkehrungen 

(Einschreiben, Protokollierung der versandten Dokumente, Zustellung durch Boten, Zustellung durch Gerichtsvollzieher 

u.ä.) getroffen we rden. 

Was will man also mit der Aufzeichnung des normalen Postausgangs erreichen? 

- Überblick, dass bestimmte Sendungen zur Post gegeben wurden, 

- Überblick, wann bestimmte Sendungen zur Post gegeben wurden, 

- Überblick, wer bestimmte Sendungen zur Post gegeben hat, 

- Überblick, welchen Inhalt eine bestimmte Sendungen hatte. 

Durch klare Organisationsanweisungen und deren Kontrolle in Stichproben kann man erreichen, dass die Organisation 

des Postausganges zur Glaubhaftmachung, ein bestimmtes Schriftstück sei zur Post gegeben worden, ausreicht. Unser 

Programm hilft hierbei wirkungsvoll für die große Zahl der Alltagsfälle. 

Unsere Feststellung in vielen Kanzleien haben ergeben, dass die Aufzeichnung des Portos nicht mehr erfolgt. Entweder 

sind Frankiermaschinen vorhanden oder die in selteneren Fällen vorgenommenen Aufschreibungen des Portos 

werden weder abgerechnet (Bestandskontrolle) noch überprüft. Wir haben daher auf diese Aufzeichnung verzichtet, 

um Zeit der Mitarbeiter und damit Kanzleikosten zu sparen. 

Und so gehen Sie vor 

Sie erinnern sich: Wir haben oben bei � Seite 13 2. Briefvorlage empfohlen, die DokumentNr. auf jedem Brief – 

z.B. unter dem Datum – anzudrucken. Im obigen Beispiel war es die DokumentNr. 3, die uns jetzt bei der ganz einfachen 

Erstellung eines vollständigen Postausgangsbuchs hilft: 

Rufen Sie Programme | Dokumentenverwaltung | Postausgang auf oder klicken Sie auf das Icon . Es wird der 

nachfolgende Dialog geöffnet: 

Achtung: Für die automatisierte Bearbeitung als 

Postausgang können nur Dokumente verwendet werden, 

die unter der Transportart „Entwurf“ gespeichert 

sind. Dokumente mit anderen Transportarten sind für 

dieses Schnellbearbeitungsprogramm zur Vermeidung 

von Fehlern gesperrt. 

1. Geben Sie die Dokumenten Nummer ein, die unter 

dem Datum steht. 

2. Geben Sie das Datum des Postausgangs ein, verwenden 

Sie die Kürzel „v“ = vorgestern, „g“ = gestern, 

„h“ = heute, „m“ = morgen, „ü“ = übermo rgen, 

„a“ = Kalender. 

3. Wählen Sie sich aus der Mitarbeiterliste aus (F4). 

4. Wählen Sie die Zustellart aus . 

5. Wählen Sie den Postweg aus . 

6. Drücken Sie auf „Ausgang“ (Alt + a). 

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Schnellerfassung: Die Eingaben der Ersterfassung 

(außer Dokumentennummer) bleiben erhalten. Sie 

geben immer, wenn Sie einen neuen Brief einkuvertieren, 

die Dokumentennummer ein und Drücken auf 

„Ausgang“ – Tastenkombination Alt + a. 

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Die Ausgangsdaten werden mit dem Drücken der Schaltfläche „Ausgang“ bei dem entsprechenden Dokument gespeichert. 

Sie werden automatisch beim nächsten Aufruf des DMS Dialogs angezeigt. 

Die Stammdaten für die Auswahlfelder „Zustellart“ und „Postweg“ können Sie bei Stammdaten | Dokumentenverwaltung 

pflegen. Richten Sie das nach dem Bedarf Ihrer Kanzlei ein. 

Da alle wichtigen Daten des Dokuments bereits bei seiner Erstellung gespeichert worden sind, genügt die Eingabe 

der eindeutigen Dokument Nr. Damit ist der Postausgang erfasst und das Postausgangsbuch fertig. 

Das Programm kann gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen aufgerufen werden. Damit ist die Bearbeitung des 

Postausgangs durch mehrere Mitarbeiter möglich, was bei starkem Postanfall und/oder besonderem Zeitdruck Erleichterungen 

schafft. 

Wichtig: Löschen Sie bei den Briefvorlagen das Feld Dateinummer nicht. Damit ist sichergestellt, dass die DokumentNr. auf 

dem Schriftstück angedruckt und beim Postausgang rasch erkannt wird. 

Beweisantritt: 

Für die seltenen Fälle, in denen damit gerechnet werden muss, beweisen zu müssen, dass bestimmte Dokumente zur 

Post gegeben wurden, empfehlen wir, durch einen Mitarbeiter eine Liste der versandten Dokumente erstellen zu 

lassen und die Sendung durch Einschreiben –Rückschein oder mit einem ähnlichen Einlieferungsnachweis zu 

versenden. Gleichzeitig sollte man den damit befassten Mitarbeiter bitten, hierüber ein Protokoll anzufertigen und 

dieses mit Datumsangabe zu unterzeichnen. Hierdurch steht die evtl. erforderliche Zeugenaussage des Mitarbeiters 

auch noch nach Jahren zweifelsfrei zur Verfügung! Auf die Möglichkeit, besonders wichtige Dokumente oder Unterlagen 

durch den Gerichtsvollzieher zustellen zu lassen, wird am Rande hingewiesen. Hieraus ergibt sich der über 

alle Zweifel erhabene Beweis. Sicher sind auch die persönliche Übergabe gegen Quittung und das Einwerfen in den 

Briefkasten des Empfängers (unter Zeugen mit Protokoll). 

12. Suche nach Dokumenten 


Die Suche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) von COLLEGA-Kanzlei ® ist über zwei Zugänge möglich: 

- Zugang auf Kanzleiebene 

Hier kann nach Dokumenten ohne Bezug auf Mandanten gesucht werden. 

Diese Suche kommt zur Anwendung, wenn bestimmte Dokumente übergeordnet gesucht werden oder wenn nicht 

bekannt ist, bei welchem Mandanten ein bestimmtes Dokument abgelegt wurde. 

Beispiel 1: Sie suchen alle im System gespeicherten Verträge (Mietverträge, Pachtverträge, Kaufverträge). 

Beispiel 2: Sie suchen ein bestimmtes Dokument (z.B. Einspruchschreiben). Sie wissen aber nicht mehr, für welchen 

Mandanten Sie es erstellt haben. 

Hierzu öffnen Sie das Programm über Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung. 

- Zugang auf Mandantenebene 

Diese Suche kommt zur Anwendung, wenn bekannt ist, bei welchem Mandanten das gesuchte Dokument abgelegt 

wurde. Hier würde bei einer Suche auf Kanzleiebene eine unnötig zu lange und damit ungenaue Trefferliste erzeugt 

werden. 

Sie können das Programm über Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung öffnen und als Auswahlkriterium 

die Mandanten-Nummer oder den Mandantennamen eingeben. 

Einfacher ist es aber, die Adresse des Mandanten zu öffnen (Adressverw. | Mandant öffnen oder Icon ). 

Gehen Sie dann auf Dokumente und starten Sie Ihre Suche dort, wie nachfolgend beschrieben. 

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Zugang auf Kanzleiebene 

Sie öffnen das Programm über Programme | Dokumentenverwaltung | Dokumentenverwaltung. 

Es wird der nachfolgende Dialog angezeigt: 

Um die in obigem Beispiel geschilderte Suche zu starten, geben Sie bei Bezeichnung ein: *vertrag*;*verträge* 

Auf Groß- oder Kleinschreibung wird nicht geachtet. Die Suchauswahl greift auf alle Dokumente, bei denen in der 

Bezeichnung die Wortbestandteile „vertrag“ oder „verträge“ vorkommen. Dies wird gewährleistet durch die Wildcart-Zeichen 

* (Stern). Die Trennung mit ; (Semikolon) bedeutet, dass das Programm alle Dokumente mit beiden 

Begriffen suchen soll – sog. „Oder-Verknüpfung“. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen oder geben die Tastenkombination Alt+u ein. 

Das Programm wird in der Trefferliste alle Dokumente anzeigen, in denen bei Bezeichnung die gesuchten Buchstabenfolgen 

vorkommen. 

Sie können in jedes Feld Suchbegriffe eintragen. Die gelb unterlegten Felder sind Auskunftsfelder. Dort können Sie sich 

die Inhalte mit der Taste F4 anzeigen lassen und auswählen: Eingabe Mü und Taste F4 bringt alle Einträge, die mit Mü 

beginnen. Abfrageparameter werden im Kapitel 2 ausführlich erläutert. 

Ergebnis: 

Es werden alle gesuchten Dokumente in der Trefferliste angezeigt. 

In der unten im Ausschnitt angezeigten Trefferliste werden alle Dokumente, in der die gesuchten Buchstabenfolgen 

in „Bezeichnung“ vorkommen, angezeigt. 

Drei Dokumente betreffen den Mandanten Neu, eines den Mandanten Musterfirma. 

Die Abfrage kann aufgrund der Ergebnisse neu gestaltet oder eingeschränkt werden. 

Die Abfrage kann auf die übrigen Felder ausgedehnt werden. 

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Zugang auf Mandantenebene 


Es ist sinnvoll, die Suche auf Mandantenebene zu beginnen, wenn 

- bekannt ist, dass das gesuchte Dokument bei einem bestimmten Mandanten zu finden ist oder 

- eine Suche auf mehrere oder alle Dokumente eines Mandanten vorgenommen werden soll. 

Man vermeidet dadurch, dass unnötig viele Dokumente – nämlich auch die anderer Mandanten – angezeigt werden und 

man deshalb länger braucht, bis man das gesuchte Dokument findet. 

Sie öffnen die Adresse des Mandanten über Adressverw. | Mandant öffnen oder über das Icon und doppelklicken 

auf Dokumente. Es wir der nachfolgende Dialog angezeigt. Wenn Sie nun, wie abgebildet, auf Korrespondenz und 

dann auf Mandant doppelklicken, wird sofort eine Trefferliste mit dem Inhalt der ausgewählten Akte angezeigt. 

Sie können auf alle anderen Akten doppelklicken, es wird immer die Trefferliste mit den Dokumenten des jeweiligen 

Ordners angezeigt. 

Zur Wiederholung: Das erste Suchergebnis wird sehr einfach erreicht: 

Mandant öffnen. 

Doppelklick auf Dokumente. 

Doppelklick auf Ordner Korrespondenz / Mandant. Es wird Inhalt der Akte angezeigt. 

Das gefundene Dokument wird in der Trefferliste links doppelgeklickt oder es wird markiert und man drückt auf die 

Schaltfläche „Anzeigen“. Das Dokument wird am Bildschirm angezeigt. 

Sie erinnern sich: Bei Anlage des Aktenplans (Seite 8) wurden Ordner (Verzeichnisse) und Unterordner (Unterverzeichnisse) 

erläutert. Hier haben wir ein Verzeichnis Korrespondenz (Akte oder Ordner) und Unterverzeichnisse Banken, Finanzamt 

ohne Steuerbescheid, Mandant, Sonstige (Unterakten oder Trennblätter). Die Trefferliste bezieht sich auf Korrespondenz/Mandant. 

Das erkennen Sie an der Markierung links am Baum und außerdem an dem Eintrag in der Spalte 

Ordner in der A bfragemaske. 

Weitergehende Suche: 

Suchkriterien für das Dokument sind alle in dem Dialog angezeigten Felder. Klicken Sie auf der Schaltfläche Suchen 

und probieren Sie. 

Wenn Sie innerhalb des Mandanten aktenübergreifend suchen möchten, löschen Sie den Eintrag aus dem Feld 

Ordner und klicken Sie danach auf Suchen (oder Tastenkombination Alt+u). Sie können in die anderen Felder Suchkriterien 

eintragen. 

Beispiel 1: Sie suchen nach allen Dokumenten des Mandanten mit Datum in der Zeit vom 1.1. bis 31.1.2001. 

Löschen Sie den Eintrag in der Spalte Ordner. 

Geben Sie in die Spalte Datum ein: 01.01.2001..31.01.2001. 

Beispiel 2: Sie suchen nach allen Dokumenten des Mandanten, bei denen als Bezeichnungen Lohn oder Gehalt 

vorkommt. 

Löschen Sie den Eintrag in der Spalte Ordner. 

Geben Sie in die Spalte Bezeichnung ein: *lohn*;*gehalt* 

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Die Anwendung der Suchparameter 

wird im Fach 2 am Anfang beschrieben 

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13. Serienbriefe erstellen 



Für das Erstellen von Serienbriefen gibt es in MS Word ® ein sehr nützliches und wirkungsvolles Programm. Wir 

wenden dieses an, allerdings haben wir in COLLEGA-Kanzlei ® Routinen geschaffen, durch die wir die Anwendung zur 

Erstellung von Serienbriefen vereinfachen und zum Teil automatisieren. 

Sehr wichtig ist hierbei, dass auf den Adressenstamm von COLLEGA-Kanzlei ® gezielt zugegriffen werden kann und 

dass vor allem wirkungsvolle Selektionen (z.B. Mandanten Rundschreiben an alle Kapitalgesellschaften) mö glich 

sind. 

Derzeit bieten wir folgende Organisationsformen an: 

- A. Serienbriefe an Mandanten 

Mandantenrundschreiben, Informationsbriefe, Marketingaktionen aber auch Dienstleistungen für Mandanten, 

wie Einladungen zu Gesellschafterversammlungen oder Eigentümerversammlungen können einfach, sicher 

und schnell erstellt werden. 

Mit dieser Form können alle Serienbriefe an Mandanten oder Adressen im Adress-Stamm erledigt we rden. 

Empfänger sind die Adressen bzw. Mandanten. Der Betreff ist frei wählbar. 

- B. Serienbriefe an Finanzämter und andere Behörden, z.B. für Fristverlängerungen 

Serienbriefe für Fristverlängerungen in Listenform oder als Einzelanträge. Die Bearbeitung erfolgt über entsprechende 

Parameter in der Auftragsverwaltung. 

Aber auch an alle anderen in COLLEGA-Kanzlei ® verwalteten Institutionen können Serienbriefe gerichtet werden. 

Mit dieser Form können alle Serienbriefe an Finanzämter, Banken und alle Behörden erledigt werden. 

Empfänger sind Dritte, der Betreff ist der Name des Mandanten und sein Aktenzeichen (Steuernummer) 

beim Empfänger. 

- C. Serienbriefe aus Berichten 

Das Abfrageergebnis aus jedem Bericht kann an MS Excel ® abgegeben werden. Sie erstellen z.B. mit dem Bericht 

Adress-Export D: Alle Telekommunikations-Adressen einen Bericht. Bei der Erstellung des Berichts 

können Sie die Auswahlparameter nutzen (also z.B. nur Telefon-Nummern oder E-Mail-Adressen auswählen). 

Der Bericht wird in COLLEGA-Kanzlei ® erstellt. Sie können das Abfrageergebnis direkt nach MS Excel ® übertragen: 

Hierzu klicken Sie oben links auf das Icon . 

Das gesamte Abfrageergebnis wird übertragen. 

Es kann vorkommen, dass die Daten in einer Spalte stehen. Wenn ja, sind die Datensätze 

durch ein Komme oder Semikolon getrennt. Zur Verteilung auf einzelne 

Spalten gehen Sie wie folgt vor: 

Markieren Sie die Spalte A (es genügt, wenn sie einmal auf A linksklicken) 

Wählen Sie im Pull-Down Menü aus: Daten | Text in Spalten 

Arbeiten Sie die folgenden Dialoge ab: 

Schritt 1: Dateityp getrennt und Weiter 

Schritt 2: Trennzeichen: Markieren (Haken) Sie das Trennzeichen, das Sie unten in 

der Tabelle erkennen (meist Komma). Es soll nur ein Trennzeichen markiert sein. 

In der Dateivorschau können Sie schon erkennen, wie Excel Ihre Daten aufteilen 

möchte. Klicken Sie auf Weiter. 

Schritt 3: Als Datenformat wird Standard vorgeschlagen, das ist ok. Bei Datum passen 

Sie den Vorschlag nur dann an, wenn in der Tabelle eine Spalte mit Datum enthalten 

ist. Bei Zielbereich ändern Sie den Vorschlag $A$1 nicht. Klicken Sie auf 

Fertigstellen. 

Diese Excel-Liste können Sie als Steuerdatei für jeden Serienbrief verwenden. 

Das bedeutet: Sie können alle in COLLEGA-Kanzlei ® gespeicherten Daten auswerten und in 

Serienbriefe einsteuern. 

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Die Serienbriefvorlagen 

Sie finden die Serien-Briefvorlagen unter Stammdaten | Korrespondenz | Briefvorlagen. Dort finden Sie 

- Briefvorlage Nr. 5: Serienbrief Adresse/Mandant 

- Briefvorlage Nr. 6: Serienbrief Finanzamt Frist. 

Bitte, ändern Sie die Briefvorlagen nicht ab, sondern verwenden Sie sie als Kopiervorlage für Ihren 

individuellen Bedarf. 

Die beiden Briefvorlagen unterscheiden sich dadurch, dass die erste für Schreiben an Mandanten und die zweite 

für Schreiben an Behörden vorbereitet ist. 

Die beiden Briefvorlagen sind vorbereitet für die Fälle, in denen Sie Serienbriefe mit Hilfe unseres Programms 

„Serienbriefe“ (Programme | Serienbriefe) erstellen möchten. 

Felder in Serienbriefvorlagen ergänzen 

Das Einbinden weiterer Seriendruckfelder in Ihre Serienbriefvorlagen ist wie folgt möglich: 

Nachdem Sie einen Serienbrief erstellt haben, 

klicken Sie auf „Seriendruckfeld einfügen“. 

Es werden alle Seriendruckfelder aus der Steuerdatei 

angeboten und Sie können auswählen. 

COLLEGA-Kanzlei ® erstellt in dem Programm „Serienbriefe“ 

die Exc el-Dateien und zwar jeweils 

eine für Serienbrief Adresse/Mandant und für 

Serienbrief/Finanzamt. 

Nebenstehend wird ein Auszug aus den Seriendruckfeldern 

„Finanzamt“ angezeigt. 

Im übrigen stehen alle Standardanwendungen von 

MS Word ® und MS Excel ® auch für die Erstellung 

von Serienbriefen zur Verfügung. 

COLLEGA-Kanzlei ® führt, wenn das Programm „Serienbriefe“ ausgeführt wird, eine Datenbankabfrage durch und stellt 

das Ergebnis in eine Excel-Datei. Hierbei werden die folgenden Seriendruckfelder erzeugt: 

Serienbrief Adressen/Mandant 

Bezeichnung Bedeutung 

AdressNr Adress-Nummer, vom Programm COLLEGA-Kanzlei ® vergeben 

MandNr Mandanten-Nummer, Eingabe durch den Anwender 

Name Name1 Name2 (Serienbrief an Unternehmen) 

Name1 Name2 Name1 (Serienbrief an Privatpersonen) 

Name2 ohne Bedeutung 

KurzBz Kurzbezeichnung zur Adresse 

Strasse Strasse des Mandanten 

PLZ Postleitzahl Strasse 

Ort Ort des Mandanten 

Land Länderkennzeichen 

Zusatz1 Zusatz 1(Adressverw./Mandant öffnen/Briefdaten) 



Anrede Briefanrede (Herr, Frau, Firma etc). 

Briefanrede Briefanrede (Adressverw./Mandant öffnen/Briefdaten) 

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FaxNr Fax Nr. (wenn im Adress-Stamm mehrere angelegt sind, werden 

ebenso viele Serienfaxe angeboten. Bei der Nachbearbeitung 

müssen die nicht benötigten entfernt werden) 

Adresse Adresse (Adressverw./Mandant öffnen/Briefdaten) 

Serienbrief Finanzamt 

Bezeichnung Bedeutung 

AdressNr Adress-Nummer, vom Programm COLLEGA-Kanzlei ® vergeben 

MandNr Mandanten-Nummer, Eingabe durch den Anwender 

Name1 Zuname 

Name2 Vorname 

KurzBz Kurzbezeichnung zur Adresse 

FAArt Finanzamtsart (Stammdaten | Institutionen | Finanzamtsart) 

SteuerNr Steuernummer 

FANr Finanzamtsnummer (Stammdaten | Institutionen | Finanzämter) 

FAName Name des Finanzamtes 

FAStrasse Strasse des Finanzamtes 

FAPLZ Postleitzahl zur Finanzamtstrasse 

FAOrt Ort des Finanzamtes 

FAPostfach Postfach des Finanzamtes 

FAPfPLZ Postleitzahl zum Finanzamtpostfach 

FASachB Sachbearbeiter des Mandanten beim Finanzamt 

Individuelle Serienbriefvorlagen erstellen 

Sie Kopieren eine der beiden Briefvorlagen für Ihren Bedarf. 

Gehen Sie in Stammdaten | Korrespondenz | Briefvorlagen. Bitte, markieren Sie eine der beiden Vorlagen, also die 

Nr.5 Serienbrief/Mandanten/Adresse oder Nr.6 Serienbrief/Finanzamt Frist. 

Klicken Sie nun auf Hinzufügen. 

Tragen Sie unten die Bezeichnung des Serienbriefes ein, den Sie erzeugen möchten, z.B. „Mandantenrundschreiben 

zum Schuldzinsenabzug“. Klicken Sie nun in das Kästchen Vorlage nach Anlegen bearbeiten. 

Klicken Sie dann auf Ok. 

Das Programm öffnet MS Word ® und Sie können die gewünschte Serienbrief- Vorlage erstellen. 

Bitte, achten Sie darauf, dass das Feld „“ an der richtigen Stelle vorhanden ist. 

Das Erstellen Ihrer Serienbriefe ist einfach: 

- Kopieren Sie Ihren Briefkopf auf Ihren Serienbrief. 

- Achten Sie darauf, dass die Platzhalter zwischen den Zeichen > nicht beschädigt werden. 

- Bei Serienbriefen werden sonst bewegliche Felder (Datum, Aktenzeichen, Mitarbeiterkürzel, Dateiname) nicht 

durch Platzhalter belegt, sondern direkt eingegeben. 

- Serienbriefe enthalten immer den vollständigen Text mit Ausnahme der Adresse, der Briefanrede und evtl. des 

Aktenzeichens. 

- Sie erstellen also den vollständigen Serienbrief als Briefvorlage. 

- Ein von Ihnen erstellter Serienbrief eignet sich als Kopiervorlage für einen weiteren Serienbrief, da Sie dort 

schon Ihren Briefkopf und weitere Details Ihrer Kanzlei eingerichtet haben. 

- Im übrigen gelten die Ausführungen zur Erstellung von Briefvorlagen � Seite 12 entsprechend. 

Das Programm Serienbriefe erstellen 

Öffnen Sie Programme | Serienbriefe. Dort finden Sie auch die Unterteilung nach 

- Serienbriefe | Adressen | Mandanten 

- Serienbriefe | Finanzamt. 

Wählen Sie z.B. Serienbriefe /Adressen/Mandanten aus. 

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Das Programm öffnet den nachfolgend abgebildeten Dialog: 

Einfache Auswahl 

Klicken Sie dort auf Adressen suchen. Das Programm lädt jetzt alle angelegten Adressen. So würden Sie vorgehen, 

wenn Sie einen Serienbrief an alle Adressen ohne weitere Selektion schicken möchten. 

Wenn Sie nur eine Adresse auswählen möchten, markieren Sie in der Trefferliste eine Adresse. 

Wenn Sie mehrere aufeinander folgende Adressen auswählen möchten, markieren sie in der Trefferliste die erste in 

Frage kommenden Adressen. Drücken Sie nun auf die Shift-Taste und halten Sie diese fest. Danach markieren Sie 

die letzte Adresse Ihrer Auswahl. Alle Adressen des Bereichs wurden markiert und sind daher als Empfänger des 

Serienbriefs ausgewählt. 

Wenn Sie mehrere nicht aufeinander folgende Adressen auswählen möchten, markieren Sie die einzelnen Adressen, 

wobei Sie die Strg-Taste festhalten. Alle von Ihnen angeklickten Adressen wurden markiert und sind daher als 

Empfänger des Serienbriefs ausgewählt. 

Strukturierte Auswahl: 

Die oben beschriebene individuelle Auswahl kann sehr mühsam und zeitraubend sein. Daher können Sie nach weiteren 

Feldern auswählen: 

Mandantennummer: 

Geben Sie eine Mandantennummer ein und drücken Sie auf Adresse suchen. Es wurde die Adresse eines Mandanten 

ausgewählt. 

Mehrere aufeinander folgende Mandantennummern: Geben Sie ein: „Nr..Nr“. 

Mehrere nicht aufeinander folgende Mandantennummern: Geben Sie ein: „Nr;Nr;Nr;Nr“, siehe Kapitel 2 am Anfang. 

Kurzbezeichnung: 

Geben Sie eine Kurzbezeichnungen ein und drücken Sie auf Adresse suchen. Wenn Sie mehrere Kurzbezeichnungen 

zur Auswahl verwenden möchten, setzen Sie zwischen jede ein Semikolon (;). 

Sie können auch Fragmente von Kurzbezeichnungen verwenden, dann setzen Sie vor und nach dem Fragment jeweils 

einen Stern (*). 

Beispiel: *Hot*;*stätte*;*zahn* sucht alle Adressen, bei denen in der Kurzbezeichnungen „hot“ (Hotel), „stätte“ 

(Gaststätte, Kfz-Werkstätte), „zahn“ (Zahnarzt, Zahnradfabrik) vorkommen. 

Postleitzahl: 

Die Auswahl nach Postleitzahlen kann einzeln, nach aufeinander folgenden Bereichen (..) oder nach nicht aufeinander 

folgenden Bereichen (;) erfolgen. Es gilt die gleiche Logik wie bei Mandantennummer. 

Erweiterte strukturierte Auswahl: 

Sie können auf verschiedene Arten auswählen, an wen Sie einen Serienbrief senden möchten: 

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Beispiel: Bei einigen Mandanten ist bei Adresstyp Vermietung hinterlegt. An diese Mandanten soll Serienbrief gerichtet 

werden. 

Sie gehen in Programme | Serienbrief | Serienbrief | Mandant und wählen den Adresstyp ein: Vermietung aus. 

Sie können aber auch auswählen, klicken Sie hierzu bei der Spalte Adresstyp auf und klicken Sie Vermietung 

an. 

Danach klicken Sie auf Adressen suchen. 

Daraufhin erstellt das Programm z.B. diese Liste: 

Hinweis: Öffnen Sie die Adresse eines Mandanten. Klicken Sie auf Adressinformationen. Sie können jede Adresse bei „Adresstyp“, 

„Marketingaktionen“, „Kontaktart“ sowie bei Firmendaten „Branchennummern“ und „Rechtsform“ weitergehend 

strukturieren. 

Sehen Sie sich unsere Vorschläge zu diesen Strukturen bei Stammdaten an. Gehen Sie planvoll an die Strukturierung 

Ihres Mandanten – Adress-Stamms. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen für punktgenaue Serienbriefe. 

Abfrageparameter werden � im Kapitel 2 am Anfang erläutert. 

Serienbrief fertig stellen. 

Wählen Sie die Adressen aus, an die sie einen Serienbrief richten möchten, wie oben beschrieben: Markieren Sie 

die Adressen, an die der Serienbrief gerichtet werden soll. Wenn Sie keine Adresse markieren, werden keine Serienbriefe 

erzeugt! Auch bei der abgebildeten Auswahl müssen die drei Adressen markiert werden. 

Wählen sie dann die Brie fvorlage aus: Klicken Sie auf den Pfeil in dem Feld Vorlage. Klicken Sie auf die gewünschte 

Vorlage, nach obigem Beispiel auf „Mandantenrundschreiben zum Schuldzinsenabzug“. Bitte, wählen Sie 

eine Serienbriefvorlage. Die anderen „normalen“ Briefvorlagen eignen sich nicht unmittelbar zur Erstellung 

eines Serienbriefes. 

(Wenn erfahrene Anwender diese dennoch verwenden und „umfunktionieren“, ergibt sich 

das Problem, dass die „normale“ Briefvorlage, immer wenn sie nicht als Serienbriefvorlage 

verwendet wird, meldet, dass die Steuerdatei fehlt. Das kann ganz schön nerven! Besser 

wäre es, die zu verwendende „normale“ Briefvorlage zu kopieren, als Serienbriefvorlage 

umzugestalten und dann auch als solche in Briefvorlagen zu speichern.) 

Klicken Sie auf Serienbrief erstellen. Das Programm öffnet MS Word ® . Je nach Umfang des Datenbestandes und 

Schnelligkeit des Rechners kann dies etwas dauern. 

Wenn MS Word ® geöffnet ist, sehen Sie den ausgewählten Serienbrief, die Adressen der Empfänger sind noch nicht 

eingetragen. Sie können den Inhalt des Serienbriefes jetzt noch verändern, z.B. das Datum eintragen. Das Programm 

hat auch die Steuerdatei im Format Excel ® erstellt, Sie können sie über die Taskleiste aufrufen. Daher können 

Sie jetzt auch in den Serienbrief noch Seriendruckfelder einfügen, wie dies auf � Seite 33 beschrieben ist. 

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Sie können auch in der Excel-Liste noch Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Wenn sich z.B. die Adresse 

eines Mandanten geändert hat, können Sie entweder die Adresse in den Stammdaten von COLLEGA-Kanzlei ® ändern 

und danach das Programm „Serienbriefe erstellen“ erneut aufrufen. Sie können aber die vergessene Adressänderung 

direkt in der Excel ® -Liste korrigieren. 

(Hinweis: Wenn Sie in der Excel-Liste Korrekturen vornehmen, sollten Sie diese gle ichzeitig 

in COLLEGA-Kanzlei ® erledigen. Sie können jederzeit über die Taskleiste dorthin gelangen. 

Dort ist das Programm „Serienbriefe“ geöffnet. Daran ändern Sie nichts, sondern 

rufen Sie über Icons die zu berichtigende Adresse auf und korrigieren Sie sie. 

Damit ist Ihr Datenbestand für das nächste Mal richtig. Danach kehren Sie über die 

Taskleiste zu Ihrem Serienbrief zurück.). 

Sie sind wieder (oder immer noch) in Word in Ihrem Serienbrief. 

Klicken Sie auf Extras | Seriendruck. Es wird ein Dialog geöffnet, bitte klicken Sie dort auf Ausführen. In dem 

nächsten Fenster klicken Sie auf Verbinden (in einigen Versionen von Microsoft Word ® zusammenführen). Das 

Programm erzeugt für jede von Ihnen ausgewählte Adresse ein Exemplar des Serienbriefes. 

Sie können von Brief zu Brief blättern und die Richtigkeit, insbesondere der Adressen und der Anreden, überprüfen. 

Wenn eine Adresse oder eine Briefanrede nicht richtig sein sollte, können Sie dies auf dem jeweiligen Dokument noch 

ändern. 

Nochmals: Sie sollten aber Ihre Stammdaten anpassen: Öffnen Sie im Mandantenstamm 

das Feld Briefdaten und berichtigen Sie die Daten entsprechend. Damit ist sichergestellt, 

dass beim nächsten Serienbrief alles richtig und vollständig abläuft. 

Wenn in einem Serienbrief keine Adresse oder Briefanrede eingetragen wurde, fehlen die Angaben bei den Briefdaten! 

Es kommt vor, dass das Programm eine Adresse mehrfach vorschlägt, z.B. wenn bei der Adresse mehrere Fax- 

Nummern angelegt sind oder wenn bei den Telekommunikationsdaten kein Typ angegeben ist. Sie können sich am 

Bildschirm alle Serienbriefe anzeigen lassen und evtl. falsch vorgeschlagene löschen. Das müssen Sie bei automatischem 

Fax-Versand so machen, um Fehlleitungen zu vermeiden. Bei normalem Postversand können Sie alles ausdrucken 

lassen und dann aussortieren. 

Hinweis: Jede Adresse wird nur einmal angezeigt, wenn Sie in COLLEGA-Kanzlei ® bei Adressen 

mit mehreren Fax-Nummern der wichtigsten Fax Nr. die Priorität 1 und allen anderen 

eine andere Priorität (möglich ist 2-9 und a-z) zuweisen. So können Sie bei Fax- 

Rundschreiben aber auch steuern, dass für eine Adresse mehrere Fax-Rundschreiben (so 

viele wir Prioritäten 1 vergeben sind) erzeugt werden. 

Empfehlung: Gerade bei relativ neuen Adressbeständen kann es vorkommen, dass Unsicherheiten entstehen. Es 

wird daher empfohlen, die produzierten Serienbriefe auf Richtigkeit hinsichtlich der Empfänger zu überprüfen. 

Sie können den Serienbrief und die Auswahlliste (MS Excel) beim Verlassen von Word speichern, um sie ggf. später 

nochmals aufrufen zu können. Am besten ist es, wenn Sie sowohl für den Serienbrief (also alle Briefe) und für 

die Excel-Liste aus „Datei | Speichern unter“ klicken, das Collega-Verzeichnis suchen und dort beide Dateien unter 

der gleichen Bezeichnung (als DOC und als XLS) speichern. Dort finden Sie beide rasch. Wenn Sie viele Serienbriefe 

erzeugen, ist es zu empfehlen, im Collega-Verzeichnis ein Unterverzeichnis z.B. „Serienbriefe“ einzurichten. 

Einladung zu einer Gesellschafterversammlung oder Eigentümerversammlung 

Es gibt zwei Möglichkeiten, Serienbriefe im Auftrag von Mandanten zu erstellen, z.B. Einladungen. 

- „Normale“ Briefe aus dem DMS unter Verwendung des Moduls Beziehungen schreiben. Diese Variante hat den 

Vorteil, dass die individuell erzeugten Briefe in der elektronischen Akte des Mandanten abgelegt werden. Der 

Nachteil ist, dass die Erstellung der Einzelbriefe etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt. 

- Erstellung eines Serienbriefes. Die Vorteile und Nachteile dieser Variante sind die Gegenteiligen zu ersteren. 


Versendung der Einladungsschreiben als Einzelbriefe: 

a. Legen Sie unter Stammdaten | Korrespondenz | Briefvorlagen eine Briefvorlage für die Einladung an (z.B. Einladung 

zur Gesellschafterversammlung). Dort müssen Sie auch die Anschrift des Absenders eingeben (also der einladenden 

Gesellschaft). In der Briefvorlage wird als Platzhalter das COLLEGA-Feld [Adresse] vorgesehen. 

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Bitte, Erstellen Sie für diese Variante keine Serienbriefvorlage, sondern eine normale Briefvorlage. Die näheren 

Einze lheiten sind auf Seite 12 ff. beschrieben. 

Beispiel für die Briefvorlage: 

Briefkopf: XY Gesellschaft, xy Stadt, xy Straße etc. 

[Adresse] [BrfDat] 

[DateiNr] 

Einladung zur Gesellschafterversammlung 

[Briefanrede] 

....Text.... 

Mit freundlichen Grüssen 

Ende des Beispiels 

b. Die Adresse des Mandanten (also der Gesellschaft) muss angelegt sein. 

c. Die Adressen der Gesellschafter müssen ebenfalls angelegt sein (wenn sie nicht Mandanten sind, ohne Mandanten-Nummern). 

Bei jeder Adresse muss in Briefdaten (Verzeichnis im Adress-Explorer) die Adresse und die Brie fanrede 

erzeugt werden. 

d. Zwischen der Adresse der Gesellschaft und den Gesellschaftern muss eine Beziehung angelegt werden (Beziehungsart 

Gesellschafter). Sie können das sowohl von der Adresse der Gesellschaft (Beziehungsart Gesellschafter) 

wie auch von den Adressen der Gesellschafter (Beziehungsart Gesellschafter von) erledigen. Das Programm trägt 

jeweils bei der anderen Adresse automatisch ein. 

So gehen Sie vor: 

Adresse öffnen. Klick auf Beziehung. Schaltfläche NEU anklicken. Bei Beziehung TASTE F4. Beziehungsart auswählen 

(wie oben geschildert). Namensfeld (Mandant) Beziehungsadresse eintragen (ggf. mit TASTE F4). Wenn 

alles richtig ist, Schaltfläche SPEICHERN. 

(Wenn Sie das in der Adres se der Gesellschaft machen, können Sie die Beziehung zu allen Gesellschaftern nacheinander 

einer nach dem anderen) anlegen. Nach jeder Anlage bitte auf „Speichern“ drücken. Bitte, vergessen Sie nicht, 

bei jedem Gesellschafter in Briefdaten die Adresse und die Briefanrede zu erzeugen � Kapitel 1 Seite 8. 

e. Öffnen Sie die Adresse der GESELLSCHAFT. Gehen Sie auf Dokumente. Gehen Sie in die Akte, in der Sie die 

Einladung elektronisch ablegen wollen. Klicken Sie auf Neu. Füllen Sie den Dialog aus. Die Transportart ist 

ENTWURF (� Postausgang siehe oben). Klicken Sie auf ERSTELLEN. In dem nächsten Dialog werden im oberen 

Bereich alle Adressen angezeigt, zu denen Sie Beziehungen angelegt haben. Suchen Sie die entsprechende aus (also 

die Adresse des jeweiligen GESELLSCHAFTERS). In der Mitte suchen Sie die Briefvorlage, die Sie unter a. erstellt 

haben. 

Danach klicken Sie auf ok. 

Es wird Word geöffnet und Sie haben den Brief mit dem Absender der Gesellschaft (entnommen aus der Briefvorlage) 

und der Anschrift des Gesellschafters (aus der Adressdatei COLLEGA, Beziehungen). 

Sie können eine Einladung nach der anderen erstellen, alle werden in der elektronischen Akte abgelegt. Die Regis trierung 

des Postausgang erfolgt wie auf oben beschrieben. 

Versendung der Einladungsschreiben als Serienbriefe: 

a. Erstellen Sie die Briefvorlage als Serienbriefvorlage, in dem Sie in Stammdaten | Korrespondenz | Briefvorlagen 

die Briefvorlage 5 Serienbrief Mandant/Adresse (oder eine andere von Ihnen schon erzeugten Serienbriefvorlage) 

anklicken und dann auf Hinzufügen klicken. Geben Sie dem neuen Serienbrief einen zutreffenden Namen (z.B. 

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Einladung zur Gesellschafterversammlung). Auch hier sollte der Brief den Kopf der Gesellschaft bekommen. Sie 

können frei editieren, aber die Absatzmarke vor und der Platzhalten einschließlich der 

Absatzmarke danach müssen erhalten bleiben, ebenso falls gewünscht . 

Muster Briefkopf Serienbriefvorlage. 

b. Legen Sie Adressen der Gesellschafter an und geben Sie ihnen ein identifizierbares Merkmal, z.B. bei Kurzbezeichnung 

oder bei Adresstyp: "Gesellschafter Milchhof" . 

c. Gehen Sie in Programme, Serienbrief erstellen, Serienbrief Mandant. Wählen Sie die Gesellschafter über die Identifikation 

aus (Gesellschafter Milchhof). Wählen Sie den Serienbrief aus. Markieren Sie die Adressen. Erstellen 

Sie den Serienbrief. Alles we itere entsprechend der vorstehenden Erläuterungen. 

Serienbrief an Finanzamt erstellen. 

Die Logik der Erstellung eines Serienbriefes an das Finanzamt entspricht der Logik der Erzeugung von Serienbriefen 

an Mandanten. Allerdings müssen Sie ein anderes Programm aufrufen: Programme | Serienbriefe | Finanzamt. 

In diesem Fall wurden bereits alle Adressen gesucht, bei den das Finanzamt als Wohnsitzfinanzamt hinterlegt ist, 

mit Ausnahme der Finanzamtsnummer 9148 (München V), weil dieses separat aufgerufen werden soll. 

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Folgende Besonderheiten sind gegeben: 


Listenverfahren: 

Das Programm erzeugt bei der Erstellung eines Serienbriefes eine Excel-Liste für alle ausgewählten Adressen. 

Diese können Sie beliebig bearbeiten, d.h. auch nach Finanzämtern sortieren und dann ganz oder nach Bereichen 

ausdrucken, um sie bei dem Listenverfahren dem Sammelfristverlängerungsantrag beizufügen. 

Einzelverfahren: 

Das Listenverfahren wird aus verschiedenen Gründen nicht immer prakt iziert. Daher ist es auch möglich, für jeden 

Mandanten und für jeden Auftrag einen individuellen Fristverlängerungsbrief zu erzeugen. 

Finanzamtnummer: 

Beim Einzelverfahren spart man sich Sortierarbeiten, wenn man die Fristverlängerungen nach Finanzamtsnummern 

sortiert erstellt. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Man muss mehrfach auswählen, also jedes Finanzamt für sich. Das ist weniger arbeitsintensiv als das Sortieren 

von ein paar hundert Briefen. 

2. In COLLEGA-Kanzlei ® wird keine Auswahl getroffen. Das Programm erzeugt eine nach Adressnummern sortierte 

Excel-Liste. Diese wird, bevor die Daten zusammen geführt (gemergt) werden, geöffnet und nach Finanzamtsnummern 

sortiert. Wenn Sie die Daten danach zusammenführen, werden die Briefe Sie in der Reihenfolge der Finanzamtsnummern 

ausgedruckt. 

Auftragsbearbeitung: 

Bei der Fertigstellung jedes laufenden Auftrags kann im Auftragsprogramm der Auftragsstatus umgesetzt werden, 

z.B. auf abgeschlossen. Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, werden Fristverlängerungsanträge nur für nicht fertig 

gestellte Aufträge (in Bearbeitung) erstellt, die Auswahl erfolgt bei der Bearbeitung des Serienbriefes „Fristverlängerung“. 

Beispiel: 

a. Verwenden Sie die Briefvorlage Serienbrief Finanzamt Frist als Basis für Briefvorlagen an alle Behörden (Finanzamt/Versicherung/etc): 

b. Jedes Institut, an das Sie schreiben, muss in Beziehungen dem Mandanten zugeordnet sein (entweder bei Finanzamt 

oder bei Ämter /Institutionen), wie oben bei Gesellschafter geschildert. 

c. Wenn die Behörde/Versicherung etc. nicht vorhanden ist, muss sie bei Stammdaten/Institutionen hinzugefügt werden. 

d. Beim Schreiben der Briefe an die Institutionen wird so vorgegangen, wie oben bei Gesellschafter geschildert. Es 

muss also die jeweilige Adresse und die jeweilige Briefvorlage ausgewählt werden. 

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14. Weitere Beispiele für die Nutzung von Serienbriefen: 

Serienbriefe erstellen / Unterlagen anfordern / Fristverlängerungen / Weihnachtskarten 

/ Geburtstagsglückwünsche / Einladungen zu Empfängen 

Das Programm COLLEGA-Kanzlei ® (Dokumentenmanagement – DMS –) verfügt über umfangreiche 

und sehr praktische zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Einige Beispiele hierfür: 

Immer wenn bestimmte Gruppen von Mandanten angesprochen werden sollen 

�� Zusendung von Weihnachtskarten, 

�� Zusendung von Mandantenrundschreiben, 

�� Einladung zu Kanzleiveranstaltungen, 

�� Drucken von Teilnehmerlisten oder Namensschildern für Teilnehmer von Veranstaltungen, 

�� Anforderung von Unterlagen, 

oder wenn für bestimmte Mandanten Serienbriefe erstellt werden sollen: 

�� Stellen von Fristverlängerungsanträgen, 

�� Anforderung von Sonderbetriebsausgaben auch von Nicht-Mandanten 

und bei vielen weiteren Gelegenheiten bietet die Serienbrieflogik Hilfe und Unterstützung. 

Kenner der Serienbriefanwendung von MS Word ® brauchen nicht umzudenken. 

Wir unterstützen diese Standardanwendung. Unser Dienst besteht darin, die in COLLEGA-Kanzlei ® 

gespeicherten Daten bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. 

Weihnachtskarten: 

Nicht nur Mandanten, sondern eine Vielzahl von Geschäftsfreunden soll hiermit beglückt werden. 

Alle zur Kanzlei gehörenden Adressen werden in COLLEGA-Kanzlei ® gespeichert. Der Aufbau 

von Adressen der Mandanten und der Nicht-Mandanten ist gleich. Mandanten-Adressen unterscheiden 

sich durch zusätzliche Informationen, wie z.B. Mandanten-Nummer. 

Dadurch ist es möglich, bei allen Adressen einheitliche Merker, z.B. für Weihnachtskarten, 

Mandantenrundschreiben etc. zu setzen: 

Bei jeder Adresse gibt es das Feld „Kontakte“ 

Nur eine Kontaktart... 

Dort können beliebig viele Kontaktarten eingetragen werden, also z.B. Weihnachtsgrüße, Geburtstagsgrüße, 

Einladung etc. 

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... oder beliebig viele 


Diese Daten dienen dann: 

1. Zur Erstellung von Listen 

2. Zur Steuerung der Serienbriefe 

3. Zum Drucken der Serienbriefe (oder Briefumschläge bei Weihnachtskarten). 

Mandantenrundschreiben generell: 

Mandantenrundschreiben ist nicht Mandantenrundschreiben. Sicher bekommt eine bestimmte Anzahl von 

Mandanten das allgemeine monatliche Mandantenrundschreiben, daneben müssen aber Rundschreiben für 

bestimmte Mandantengruppen versandt werden können: 

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Generelle Mandantenrundschreiben, 

Weihnachtskarten 

etc. sind nicht nur auf Mandanten 

beschränkt. Sie werden 

häufig auch an andere 

Interessenten, wie Banken, 

Versicherungen und andere 

befreundete Unternehmen 

oder Personen gesandt. Daher 

erfolgt die Eintragung des 

Merkers im Adress-Stamm. 

Der betrifft alle Adressen aus 

dem Kanzlei-Umfeld, auch 

wenn sie nicht Mandant sind. 

Kein Anwender ist auf das beschränkt, was der Programmanbieter vorschlägt. Vielmehr pflegt er die Liste 

der Kontaktarten selbst. Bei jeder Adresse werden nur die benötigten Kontaktarten verwaltet. 

Mandantenrundschreiben speziell: 

Änderung der Eigenheimzulage, Änderung der Abzugsfähigkeit von Altersvorsorge, Änderung von Abschreibungsmodalitäten 

und viele andere Dinge des (steuerlichen) Alltags sollte und würde man allen oder 

bestimmten Mandanten gerne kurzfristig mitteilen. Oft ist der Arbeitsaufwand hierfür zu groß. Man beschränkt 

sich auf einige Grundinformationen bei ganz bestimmten Mandanten und ist dabei unsicher, ob 

man niemanden vergessen hat. 

Hier bietet unsere Logik „Adresstyp“ eine sehr gute Hilfe. 

Dort werden die Adressen der Mandanten in Gruppen (Adresstyp) eingeteilt. Auch diese Adresstypen werden 

von der Kanzleileitung festgelegt und bei Bedarf den einzelnen Adressen zugeteilt. Über einfach zu erzeugende 

Listen kann man die bisherigen Einteilungen jederzeit überprüfen und bedarfsgerecht anpassen. 

Wenn bei allen Mandanten, die z.B. für den Bezug von Eigenheimzulage in Frage kommen, ein entsprechender 

Merker gesetzt ist, kann ein Mandantenrundschreiben an diese Gruppe von Mandanten in ganz kurzer 

Zeit versandt werden. 

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Als Ergebnis kann man sich freuen, alle betroffenen Mandanten (aber auch nur diese) kurzfristig informiert 

zu haben. Man hat mit geringem Zeitaufwand ein sehr wirksames Marketing betrieben. 

Einladung zu Kanzleiveranstaltungen: 

Es handelt sich um eine Abwandlung der bereits besprochenen Möglichkeiten. 

1. Es wird eine Kontaktart angelegt, z.B. „Jahresempfang 2006“. 

2. Die Kontaktart wird bei allen in Frage kommenden Adressen eingetragen. 

3. Es besteht die Möglichkeit, bei Kontaktart unter „von“ das Datum der Veranstaltung einzutragen und 

auf dieses Datum Auswertungen zu erstellen. 

4. Über vom Programmanbieter vorbereitete Listen wird die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen 

überwacht. 

5. Mit Hilfe einer vom Programmanbieter vorbereiteten Excel-Liste wird die Steuerdatei für die Erstellung 

der Serienbriefe „Einladung“ erzeugt. 

6. Die Einladung kann in Briefform erfolgen oder es werden nur die Briefumschlage mit den Adressen 

bedruckt. 

Drucken von Teilnehmerlisten und Namensschildern von Veranstaltungen 

7. Für alle Zusagen wird bei „bis“ ebenfalls das Datum der Veranstaltung eingetragen. Auch dieser 

Eintrag wird durch eine vom Programmanbieter vorbereitete Excel-Liste ausgewertet. Die Auswertung 

dient zur Erstellung einer Teilnehmerliste und zum Bedrucken der Namensschilder. 

Diese Methode führt dazu, dass auch die sich sehr spät anmeldenden Teilnehmer voll berücksichtigt werden 

können und sogar ein gedrucktes Namensschild bekommen. 

Mit dieser Organisation wird Ihre Veranstaltung wenig Nerven kosten und gelobt werden. Und Sie haben immer den 

notwendigen Überblick. 

Anforderung von Unterlagen: 

Im Programm Auftragsverwaltung werden die Stammdaten der zu erstellenden Aufträge verwaltet, also z.B. 

Erstellung des Jahresabschlusses, Erstellung der Steuererklärungen etc. Jeder Auftrag bekommt einen seiner 

Fertigstellung entsprechenden Status (in Bearbeitung, fertig, abgerechnet). 

Es kann über einen Bearbeitungsstatus „Unterlagen fehlen“ jederzeit eine Liste aller entsprechenden Aufträge 

erstellt werden, die als Excelliste Steuerdatei für einen entsprechenden Serienbrief an alle säumigen 

Mandanten „Bitte überlassen Sie uns Ihre Unterlagen... „ verwendet werden kann. Diese dem Fertigstellungsgrad 

der Aufträge entsprechende (prozess-orientierte) Steuerung der Serienbriefe passt sich an den 

Kanzleialltag an. Täglich verändern sich die Daten durch die laufende Bearbeitung der Aufträge. 

Stellen von Fristverlängerungsanträgen: 

Im Programm COLLEGA-Kanzlei ® wird als Standard eine Serienbrief-Funktion angeboten, mit der alle noch nicht 

abgeschlossenen fristgebundenen Aufträge ermittelt werden können. Hierüber kann eine Liste erstellt werden. 

Diese kann ohne weitere Bearbeitung für die Stellung von Fristverlängerungsanträgen verwendet werden. 

Dabei ist es möglich, nach Finanzämtern zu sortieren und die Fristverlängerungsanträge in Listenform 

oder in Einzelbriefen zu stellen. 

Ist denn das alles rationell? ...werden wir oft gefragt. 

Eindeutig Ja! ...lautet unsere Antwort. 

Warum? 

�� Es wird nur ein Adress-Stamm gepflegt: 

Alle Information befinden sich an einer Stelle. Der jeweilige Änderungsdienst ist einfach 

und rasch zu bewerkstelligen. Durch die einheitliche Struktur werden Fehler vermieden. 

�� Keine Zettelwirtschaft (am Beispiel Mandantenrundschreiben): 

a. Hier ist ein Zettel, der bei der Liste Mandantenrundschreiben abgelegt wird. Bei Erstellung 

des nächsten Mandantenrundschreibens muss die Excel-Liste erweitert werden. 

Es muss Name und Anschrift eingetragen werden. Nur 10 solche Zettel – und der 

Versand des nächsten Mandantenrundschreibens verzögert sich entsprechend. 

b. In COLLEGA-Kanzlei ® ist die neue Adresse schon bekannt. Es wird lediglich bei „Kontaktarten“ 

ein Merker für Mandantenrundschreiben gesetzt und diese Adresse ab dem 

nächsten Mandantenrundschreiben berücksichtigt. 

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�� Laufende Ergänzung: 

Die Adresse wird Mandant. Bei der Adresse wird die Mandanten-Nummer vermerkt. 

Fertig! Die gesamte bisherige Korrespondenz – Anfrage, Angebot, Mandantenvertrag etc 

– sind schon und bleiben weiterhin bei der Adresse. Jetzt oder später werden die Daten 

des neuen Mandanten ergänzt: 

�� Aufträge/Unterlagen anfordern/Fristverlängerung: 

Zur Mandanten-Adresse werden die erteilten Aufträge angelegt. Sie sind automatisch in 

den Bereichen „Unterlagen anfordern“ und „Fristverlängerung“ berücksichtigt. 

�� Weihnachtskarten/Geburtstagsglückwünsche/Spezialrundschreiben etc. 

Die Kanzleileitung bestimmt, welche Merker für den neuen Mandanten gesetzt werden. 

Diese sind nach wenigen Minuten eingetragen und damit ist sicher gestellt, dass dieser 

neue Mandant richtig in das Informationsnetz der Kanzlei eingebunden ist. 

Darum: 

Vergleichen Sie, welchen Arbeits- und Zeitaufwand diverse Listen und 

die Zettelwirtschaft verursachen. Und stellen Sie fest, dass das Anlegen 

und die Pflege unseres Adress- und Mandanten-Stamms weniger 

Aufwand verursachen und weit mehr Sicherheit um Komfort bieten. 

Fragen Sie uns – wir helfen immer gerne bei der Rationalisierung Ihrer 

Kanzlei. 

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Office 2003 ® Änderungen vor allem in der Serienbrief Logik 

Microsoft hat unter anderem mit Office 2003 ® einen neuen Serienbrief Assistenten geschaffen, 

der zunächst gewöhnungsbedürftig ist, danach aber durchaus positive Unterstützung bietet. 

Unser bei vielen Anwendern beliebtes Programm Serienbriefe kann ohne Änderungen in dieser 

neuen Umgebung eingesetzt werden. Es sind die nachfolgend beschriebenen Schritte nötig und 

alles funktioniert, wie bisher gewohnt. 

1. Start mit einer Serienbriefvorlage von COLLEGA-Kanzlei ® 

Bitte, lesen Sie auf der nächsten Seite weiter. 

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1. Sie starten in COLLEGA Programme 

| Korrespondenz | Briefvorlagen. 

2. Sie wählen eine vorhandene Serienbriefvorlage 

aus. Wenn sie für 

Ihren Serienbrief keine besser geeignete 

finden, nehmen Sie unsere Vorlage 

Nr. 5 oder 6. 

3. Erstellen Sie ihren Serienbrief, ggf. 

einschließlich der Einfügung Ihres 

Briefkopfes. 

4. Bitte, entfernen Sie die Seriendruckfelder 

«Adresse», «Briefanrede» 

und «MandNr» nicht. 

5. Ersetzen Sie die Platzhalter 

[BrfDat], [Mitarbeiter] und [DateiNr] 

durch reale Daten oder löschen Sie 

sie, wenn Sie sie nicht verwenden 

möchten. 

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Sie finden alle Briefvorlagen in Programme | Korrespondenz | Briefvorlagen. 

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6. Speichern Sie Ihre Briefvorlage, 

wenn Sie sie fertig gestellt 

haben. 

7. Wenn Sie es nicht schon getan 

haben, geben Sie der Vorlage eine 

leicht wieder erkennbare Bezeichnung. 

Sie können den Text 

jederzeit in der Zeile „Vorlagenbez.:“ 

ändern. 

8. Auch den Inhalt der Vorlage 

können Sie jederzeit ändern. Markieren 

Sie hierzu die Vorlage und 

linksklicken Sie auf „Bearbeiten“. 

9. Sie können die Serienbriefvorlage 

auch als Vorlage für einen 

neuen Serienbrief verwenden. 

Markieren Sie die Vorlage und 

linksklicken Sie auf „Hinzufügen“. 

Nachdem Sie das Word-Dokument Ihres Serienbriefes erstellt haben, müssen Sie die Adressen 

zusammenstellen, an die der Serienbrief gesandt werden soll. 

Hierbei hilft Ihnen COLLEGA-Kanzlei ® . Öffnen Sie Programme| Serienbriefe | Adressen/Mandanten 

(oder, wenn Sie einen Serienbrief erstellen möchten, der an Finanzämter 

gerichtet werden soll – z.B. Fristverlängerungsanträge – Programme | Serienbriefe | Finanzamt). 

Auswahl der Briefvorlage 

Linksklicken Sie auf „Adressen suchen“. Sie haben keine Auswahl getroffen und es werden 

alle Adressen angezeigt. 

Anders im Beispiel: Es wurden alle Mandanten mit Mandanten-Nummern 001 bis 999 

ausgewählt. Von den sieben anderen Auswahlmöglichkeiten wurde kein Gebrauch gemacht. 

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Daher werden in der Liste unten alle Mandanten angezeigt mit den zutreffenden Mandanten-Nummern 

– mit Ausnahme der auf inaktiv gesetzten Mandanten. 

Sie können jetzt alle Zeilen in der Liste markieren oder nur bestimmte. Für die Erstellung 

des Serienbriefes werden nur die markierten Zeilen verwendet. 

Im oberen Teil Mitte werden alle Briefvorlagen angeboten, im Beispiel wurde die neu erstellte, 

oben beschriebene ausgewählt. 

Bisher haben Sie alle in Frage kommenden Mandanten markiert und Sie haben die richtige 

Briefvorlage ausgewählt. 

Und so gehen Sie weiter vor: 

Linksklicken Sie auf „Serienbrief erstellen“. 

Das Programm arbeitet und zeigt als nächstes: 

Es wird die „Tabelle1$“ vorgeschlagen. Wenn nicht, markieren Sie diese bitte und linksklicken 

Sie auf „OK“. Achten Sie unbedingt darauf, dass unten links bei „Erste Zeile enthält 

Spaltenüberschriften“ der Haken gesetzt ist. 

Es kommt als nächstes: 

Linksklicken Sie auf „Ja“. Das Programm arbeitet weiter und bringt als nächstes Ihren Serienbrief, 

den Sie nun noch beliebig bearbeiten können. 

Abbildung siehe nächste Seite: 

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Gestalten Sie Ihren Brief so, wie Sie ihn haben möchten. Sie können alle Funktionen von 

MS- Word ® verwenden. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf Extras | Briefe und 

Sendungen | Serienbrieferstellung: 

Der Serienbrief-Assistent wird geöffnet. Sie müssen ihn bei der weiteren Bearbeitung wie 

auf den nächsten Seiten beschrieben nutzen. Zunächst wird folgendes Bild geöffnet: 

, 

Wenn Sie in COLLEGA-Kanzlei bei Briefdaten | Briefanrede 

kein Komma gesetzt haben (was unserer 

Empfehlung entspricht), dann müssen Sie hier 

hinter „Briefanrede“ ein Komma setzen. 

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Das Programm hat die von Ihnen mit Hilfe von COLLEGA-Kanzlei ® zusammengestellte Liste 

mit dem Serienbrief verbunden. 

Sie können die Empfängerliste bearbeiten, deren Inhalt aber an dieser Stelle nicht ändern. 

Aber: Sie können die Liste sortieren – z.B. nach Namen oder nach Postleitzahlen. 

Der Ausdruck der Serienbriefe erfolgt nach dieser Reihenfolge, das ist für die Nachkontrolle 

u.U. sehr hilfreich. Für Änderungen an den Adressen (z.B. Name falsch) brechen 

Sie hier ab. Pflegen Sie die Adressen in COLLEGA-Kanzlei ® und kehren Sie zur Serienbrieferstellung 

zurück. 

Um weiter zu kommen, linksklicken Sie nun auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“. 

Sie können auch jederzeit weitere Seriendruckfelder einfügen. Gehen Sie mit dem Cursor 

in Ihrem Text an die Stelle, an der Sie ein weiteres Seriendruckfeld einfügen möchten. 

Linksklicken Sie auf dieses Icon (Seriendruckfelder). Wählen Sie das gewünschte Feld 

aus, klicken Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Schließen“. 

Sie haben bisher: 

1. Einen Serienbrief erstellt, 2. In COLLEGA-Kanzlei ® die Empfänger des Serienbriefes ausgewählt, 

3. den Brieftext mit den Adressen verbunden, 4. den Brieftext ggf. angepasst oder 

verändert, 5. ggf. weitere Serienbrieffelder eingefügt. 

Der Assistent befindet sich in einer Phase, zu der Sie die Punkte 4 und 5 noch bearbeiten 

können. 

Es geht weiter: 

Linksklicken Sie unten auf „Weiter schreiben Sie Ihren Brief“. 

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Der Assistent zeigt 

unten die Schritte an. 

Weitere Seriendruckfelderkönnen 

Sie bei den 

Schritten 

3 von 6 und 

4 von 6 

einfügen. 

Es wird der Dialog Schritt 4 von 4 angeboten. 

Bitte, überspringen Sie diesen Dialog: Linksklicken Sie auf „Weiter, Vorschau auf Ihren 

Brief“. 

Es wird der Dialog „Schritt 5 von 6“ geöffnet. 

Das Programm hat alle Serienbriefe geöffnet, der Brieftext und die Seriendruckfelder wurden 

automatisch zusammengefügt. 

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Datum: 7. September 2006 

Mandant: 13 

Sachbearbeiter: Herr Fleißig 

Serienbrief_Unterl_anfordern 09/06 

Es werden nun alle Serienbriefe angezeigt – Sie können blättern. Das hilft, evtl. Fehler zu 

entdecken. 

Sie können einzelne Empfänger ausschließen, z.B. wenn in Ihrer Excel-Liste irrtümlich eine 

Adresse enthalten ist, an die Sie den Serienbrief nicht senden möchten. 

Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit gelungen ist, linksklicken Sie auf „Weiter: Seriendruck 

beenden“. 

Sie kommen zu „Schritt 6 von 6“ und können Ihren Serienbrief ausdrucken. 

Nach dem Druck können Sie alle Programme beenden und fertig. 

Evtl. Anfragen, ob die Normal.dot geändert werden soll, beantworten Sie mit „Nein“. 

Ggf. muss erst geklärt werden, welche Änderungen das Programm vorschlägt. 

Oder: 

Sie möchten die individuellen Briefe noch kurz bearbeiten, z.B. bei bestimmten Empfängern 

noch zusätzliche Texte eingeben. 

Oder: 

Sie möchten den ganzen Serienbrief, also alle einzelnen Briefe, abspeichern. 

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In beiden Fällen linksklicken Sie auf „Individuelle Briefe bearbeiten“ 

Datum: 7. September 2006 

Mandant: 13 

Sachbearbeiter: Herr Fleißig 

Serienbrief_Unterl_anfordern 09/06 

Individuelle Änderungen: 

Das Programm erstellt eine Datei mit allen ausgewählten Serienbriefen in der von Ihnen 

vorbestimmten Reihenfolge. 

Sie können über die Laufleiste oder über die Tasten „Bild�“ und „Bild�“ jeden einzelnen 

Brief öffnen und den Text individuell ändern. Sie können auch über Bearbeiten | Suchen 

den Brief eines bestimmten Empfängers suchen. Geben Sie dessen Namen oder Fragmente 

hiervon bei „Suchen“ ein und linksklicken Sie auf „weitersuchen“. 

Achtung: Eine derartige Änderung gilt nur für den ausgewählten Empfänger, die anderen 

Serienbriefe werden hiervon nicht berührt. Wenn Sie dagegen den Text für alle Empfänger 

ändern möchten, müssen Sie zurückkehren zu „Schritt 5 von 6“. 

Speichern der ganzen (Word) Datei: 

Word hat, nachdem Sie auf „Individuelle Briefe bearbeiten“ geklickt haben, eine neue Datei 

erstellt, in der sich alle in dieser Sitzung erstellten Serienbriefe befinden. Diese können 

Sie nun speichern: Klicken Sie auf Datei | Speichern unter und geben Sie ein, wo die Datei 

gespeichert werden soll. 

Vorschlag: Richten Sie im Verzeichnis von COLLEGA ein Unterverzeichnis „Serienbriefe“ 

ein. Speichern Sie dort jeden Serienbrief, diesen z.B. als „Serie_Unterlagenanfordern_2006_09_07.doc“. 

Speichern der Excel-Datei: 

COLLEGA-Kanzlei ® hat die Excel-Datei angelegt im Verzeichnis von COLLEGA als „Serienbrief.xls“ 

gespeichert. 

Vorschlag: Speichern Sie diese Excel-Datei auch in dem Unterverzeichnis „Serienbriefe“, 

z. B. als „Serie_Unterlagen-anfordern_2006_09_07.xls“. Damit haben Sie alle Serienbriefe 

und die Steuerdatei an einem Ort gespeichert. In diesem Verzeichnis finden Sie dann 

alle Serienbriefe der Kanzlei. Ggf. können Sie den einen oder anderen als Vorlage für einen 

neuen Serienbrief verwenden. 

Hinweis: Immer, wenn Sie mit COLLEGA-Kanzlei ® in Programme | Serienbriefe einen neuen 

Serienbrief erstellen, werden die ausgewählten Adressen in einer Excel-Liste zusammen 

gefasst. Diese Excel-Liste wird immer unter Serienbrief.xls im Verzeichnis von COLLEGA 

gespeichert, eine bereits vorhandene Datei wird überschrieben. Daher die Empfehlung, 

nach der Fertigstellung eines jeden Serienbriefs die Datei „Serienbrief.xls“ umzuspeichern. 

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2. Start mit einem beliebigen Brief und einer beliebigen Excel-Liste als Vorlage 

Erstellen Sie einen beliebigen Brief. 

Erstellen Sie eine Excel-Liste mit Ihren Adressen. Sie können z.B. in COLLEGA-Kanzlei ® bei 

Berichten die Adresseliste A auswählen und den Bericht erstellen. 

Durch Klicken auf das Icon werden alle Daten des Berichts an Excel übergeben. 

Wenn alle Daten in einer Spalte stehen (z.B. durch Komma getrennt), müssen sie in einzelne 

Spalten übertragen werden. 

(a. Markieren Sie die Spalte A, klicken Sie auf Daten | Text in Spalten, b. übernehmen Sie 

den Vorschlag getrennt und klicken Sie auf weiter, c. setzen Sie das Trennzeichen, das 

sich in Ihrer Excel-Liste befindet – meist Komma – und klicken Sie auf weiter, d. es wird 

angezeigt, wie verteilt werden soll – wenn Sie einverstanden sind, e. klicken Sie auf Fertigstellen. 

f. Es müssen alle Daten getrennt in Spalten angezeigt werden). 

Speichern Sie diese Excel-Liste unter einem eindeutigen Namen – vgl. oben unsere Vorschläge. 

Öffnen Sie dann Ihr neu erstelltes Word Dokument. 

Klicken Sie auf Extras | Briefe und Sendungen | Serienbrieferstellung. 

Bei Bild 1 von 6 übernehmen Sie den Vorschlag „Briefe“ und linksklicken auf „Weiter: Dokument 

wird gestartet“. 

Bei Bild 2 von 6 übernehmen Sie den Vorschlag „Aktuelles Dokument verwenden“ und 

linksklicken auf „Weiter: Empfänger auswählen“. 

Bei Bild 3 von 6 wird ein Dialog mit dem Windows Explorer geöffnet. Suchen Sie dort Ihre 

soeben erzeugte Excel-Liste (siehe oben) und öffnen Sie diese. 

Das Programm verbindet die Word Datei automatisch mit den Adressen der Excel-Liste. 

Das Programm bringt den auf Seite 50 angezeigten Dialog. Achten Sie darauf, dass der 

Haken gesetzt ist. Bestätigen Sie mit „OK“. 

Als nächstes wird die von Ihnen ausgewählte Excel-Liste angezeigt. 

Fahren Sie nun fort, wie oben beschrieben, um Seriendruckfelder einzufügen, ggf. individuelle 

Textergänzungen vorzunehmen etc. 

Mit dieser Anleitung soll Ihnen die laufende Arbeit mit dem Programm erleichtert we rden. 

Gerne sind wir bereit, Ihnen COLLEGA-Kanzlei ® in Ihrem Haus im Rahmen einer Schulung zu erläutern. 

Zur Vereinbarung eines Termins oder immer wenn Sie Fragen haben, 

sind wir gerne für Sie erreichbar unter 

Tel. 0 87 09/9 22 30, Fax 0 87 09/92 22 33, e -Mail info@collega.de, www.collega.de 

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