Betrachtungen zur Begrifflichkeit von Facility Management (FM) und ...

Zur Begrifflichkeit um „Facility Management“
Betrachtungen zur Begrifflichkeit von Facility Management (FM) und deren
Konsequenzen auf Computerunterstützung (CAFM)
Zur Motivation
Aus der Sicht des Autors entwickelt sich das Thema Facility Management gut, trotzdem befindet es sich
in einer permanenten Sinnkrise, da immer wieder neue Begriffe (u.a. Integriertes FM) auftauchen, um die
vermeintlichen begrifflichen Schwächen zu beheben.
Bekannterweise lässt sich um Begriffe trefflich streiten. Entscheidend ist das Handeln, die praktische
Veränderung. Diese beiden Aussagen, die bestimmt breite Zustimmung finden werden, sind allerdings
eine Schwarz-Weiß-Betrachtung. Ein Streit ist dann nützlich, wenn er Ausgangspunkt für
Weiterentwicklungen liefert. Dies ist hiermit beabsichtigt.
Die GEFMA 100-1: 2004 hat Hervorragendes zur Begriffsbildung geleistet. Das gleiche kann man über
die DIN 32736 und die VDI 6009 behaupten. Aber nach jahrelangen Beobachtungen des Autors haben
diese Bemühungen wenig Einfluss auf das tägliche praktische Handeln genommen. Das zeigen folgende
Unzulänglichkeiten:
� FM wird als kaschierende Worthülse benutzt
� Ausschreibungen mit unklarer Aufgabenstellung zum FM
� keine Standardisierungen im Datenaustausch
� keine allgemein anerkannten Modularisierung in CAFM-Programmen (vgl. GEFMA 940 – 2009)
� keine allgemein anerkannte Bezeichnungssystematik der Facilities
� unscharfe Berufsbilder und nicht vergleichbare Berufsabschlüsse
� unscharfe Abgrenzung zu anderen Managementdisziplinen u.a.
Mögliche Ursachen für diese Resistenz und den häufigen Missbrauch des Begriffes zu erkennen, sind
weitere Motivationen für die nachfolgenden Gedanken.
Der Artikel liefert einen Ansatz einer präziseren Begriffsdefinition von FM. Allerdings wird die Methodik
nur am Beispiel von CAFM dargestellt.
Einige theoretische Überlegungen zur Begriffsbildung
Es lohnt an dieser Stelle, sich unter erkenntnistheoretischem Aspekt mit dem Begriff „Begriff“
auseinander zu setzen, um anschließend die in der Praxis vorzufindende Verwässerung des Begriffs
„Facility Management“ besser verdeutlichen zu können.
Das Nachdenken über Begriffe ist eng mit dem Nachdenken über die Sprache verbunden. Moderne
Reflektion über Sprache und Denken hat seine Wurzeln in der griechischen Philosophie. Gottlob Frege
(1848-1925) hat sich in vielen Aufsätzen vertiefend mit dem Begriff, als Basiselement der Sprache,
auseinandergesetzt und klar zwischen Sinn und Bedeutung unterschieden.
Man kann mind. 5 Eigenschaften/Merkmale aufführen, die einen Begriff auszeichnen.
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Zur Begrifflichkeit um „Facility Management“
Abbildung 1: Fünf Merkmale eines Begriffes
Der Name („Worthülse“) ist also nur eine Eigenschaft von Begriffen. Häufig werden Worte (Namen) mit
ihrem Sinn identifiziert. Das ist aus sprachökonomischer Sicht zweckmäßig, aber oftmals nicht korrekt
und führt zu falschen Aussagen.
Verschiedene Worte für den gleichen Inhalt werden als Synonyme bezeichnet. Beispiele sind CAFM und
CAIFM (Begründung s. weiter unten). Über Synonyme verständigt man sich leicht, allein schon durch die
Frage: „Was ist der Unterschied?“. Viel komplizierter und nicht selten tragisch in der Konsequenz sind
Homonyme – gleiche Worte, aber verschiedene Bedeutung. Man meint eine zeitlang über das Gleiche zu
reden, doch man redet über völlig Verschiedenes. Diesem Phänomen begegnet man bei der
Modellierung von Geschäftsprozessen täglich; gleiche Namen werden in den Abteilungen eines
Unternehmens verschieden interpretiert.
Die Skizze (Abbildung 1) macht deutlich, dass ein Streit um „wahre“ Begriffe 1 eigentlich gegenstandslos
ist. Begriffe sind weder wahr noch falsch, sondern nur zweckmäßig oder unzweckmäßig im jeweiligen
historischen Kontext. Sie sind Handwerkszeug und damit nur nach ihrer Eignung, dem Zweck zu
bewerten. Bewusst oder unbewusst resultiert der Zweck aus dem erkennenden und handelnden Umgang
mit der Realität, als Hilfsmittel im Verstehen und Beherrschen der Realität. Daraus resultiert
zwangsläufig, dass die Hilfsmittel ständig einer sich verändernden Realität angepasst werden sollten.
Demzufolge ist eine Aussage „Mit dem Erscheinen dieser Richtlinie sind frühere Definitionen des FM
nicht als falsch anzusehen….“[ Seite 16 - GEFMA 100-1 : 2004] aus dieser Sicht nicht korrekt und
überflüssig. Das Wesen eines Begriffes definiert sich aus seinem Zweck. Deshalb sind Begriffe ständig
weiterzuentwickeln, der Realität anzupassen oder auch mit ihrer Hilfe neue Realitäten zu schaffen.
Die in Abbildung 1 den Merkmalen unterlegten Farben charakterisieren Eigenschaften zweier
Abstraktionsebenen. Name, Inhalt und Syntax sind mit dem Begriff direkt gekoppelt (da erklärend, wie
z.B. in WIKIPEDIA) und ständig reproduzierbar (sogenannte Objektebenen). Der Zweck (Sinn) und der
Gültigkeitsbereich sind „flüchtige Eigenschaften“ (sogenannte Metaebenen), die häufig nur gedacht und
selten aufgeschrieben sind. Statt um Worte(hülsen) und Inhalte (Bedeutung) zu streiten, wäre es oft
angebrachter, über den Sinn zu diskutieren.
Nach Art der Abbildung kann man verschiedene Arten von Begriffen unterscheiden. Von
phänomenologischen (alle Merkmale sind beobachtbar) bis zu gesetzesartigen Begriffen (Naturgesetze,
Verhaltensregeln usw.). Ein Begriff ist dann relativ stabil, wenn er reproduzierbares und wesentliches
eines Sachverhaltes klassifiziert. Was macht also das Wesen von „Facility Management“ aus?
Betrachtet man den Begriff im Zusammenhang von Erkennen und Handeln wird deutlich, dass die
Begriffbildung ein fortwährender Prozess ist, der zyklisch verläuft.
1 Wahrheit ist eine Eigenschaft von Aussagen.
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Abbildung 2: Bedürfnis-Handlungs-Kreislauf
Der Zweck einer Begriffsbildung resultiert seinem Ursprung nach, bewusst oder unbewusst, aus der
Bedürfnisbefriedigung. Bedürfnisse entwickeln sich aus Kopf- und Bauchgefühlen. Damit ist
Begriffsbildung allen Lebewesen 2 eigen; nur der Mensch hat dafür als einziger Sprache und Schrift
entwickelt. Nonverbale Begriffe stehen verbalen Begriffen gegenüber. Scharfen, verbal definierten und
reproduzierbaren Begriffen stehen wiederum unscharfe, nicht eindeutig reproduzierbare Begriffe
gegenüber. Das erstaunliche ist, dass unser modernes Leben von nonverbalen und unscharfen Begriffen
dominiert wird, die nicht formallogisch berechenbar sind, und es trotzdem funktioniert. Das wir täglich
ebenso Objekt- und Metainformation in einer Aussage vermengen und trotzdem zu relativ wahren
Aussagen gelangen, ist ein herausragendes Ergebnis unserer natürlichen Intelligenz. IT zwingt zu
formalen Systemen, die im Gegensatz zur natürlichen Sprache allesamt berechenbar sind.
Scharfe Begriffe sind die Basis rationalen Handelns 3 . Wenn wir die IT als Hilfsmittel für rationales
Handeln immer besser beherrschen wollen (natürlicher Anspruch eines jeden FMer), sind wir gezwungen,
schrittweise die Begrifflichkeit zu schärfen, wohlwissend, dass menschliches Entscheiden immer eine
Mischung aus nonverbalen, unscharfen und scharfen Begriffen bleiben wird.
Fragen wir uns nun, welchen Bedürfnissen könnte der Begriff „Facility Management“ entsprungen sein.
Zum Stand des Begriffes „Facility Management“ unter ausgewählten Aspekten
Die Euronorm DIN EN 15221-1/-2 bringt es eigentlich auf den Punkt. Es geht um die Gleichstellung der
wertschöpfenden Prozesse (Primärprozesse) mit den werterhaltenden Prozessen (Sekundärprozessen).
Gerade in Zeiten knapper Kassen wird zuerst in Sekundärprozessen gespart. Die langfristigen
Auswirkungen auf Primärprozesse werden aus überlebensstrategischen Gesichtspunkten kleingeredet.
In diesem Sinne war eine Wortschöpfung „Facility Management“, angelehnt an einen ebenfalls
unscharfen Begriff „Management“ nicht schlecht gewählt. Anglizismen erregen immer noch
Aufmerksamkeit. Wie bei vielen Anglizismen, darf man allerdings die Worthülse nicht übersetzen
(Hausmeister), weil damit die Bedeutung (Inhalt) stark reduziert werden würde. Ein einziges deutsches
Wort, auf den zweifelsfrei umfangreichen Inhalt, verzerrt die Sicht, da man gewohnheitsmäßig Wort und
Inhalt identifiziert (sprachökonomisch zweckmäßig; s. oben). Man hätte ein Kunstwort erfinden müssen
(gelungenes Beispiel „Datei“ als Analogon zum englischen „File“). Dazu ist es zu spät. Es kann also nur
2 Roboter, auch die „intelligenten“, können bisher keine Bedürfnisse und daraus resultierende Selbstziele entwickeln
3
S. auch Kreschnak, Horst; Rationales Entscheiden in Geschichte und Gegenwart; Peter Lang GmbH Europäischer Verlag der
Wissenschaften, Frankfurt am Main 2006 Teil 1, 365 S., Teil 2 297 S
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noch darum gehen, die Worte „Facility Management“ inhaltlich so zu schärfen, das dadurch die
Alleinstellung des Begriffes allgemein anerkannt, zukunftsorientiert und reproduzierbar ist.
Die GEFMA hat sich intensiv mit dem Begriff „Facility Management“ auseinandergesetzt. Wenn man über
Jahre verfolgt, wie sich aus der simplen Definition in der Richtlinie 100 von 1995 der Inhalt zur heutigen
Definition gewandelt hat, kann man nur positiv staunen. Waren anfangs eine statische Bereichsbildung,
wie kaufmännisch, technisch und infrastrukturell die wesentlichen Merkmale, so stehen jetzt der Prozess
und eine ganze Reihe von Betrachtungsaspekten berechtigter Weise im Vordergrund. Doch sind damit
offensichtlich immer wieder Klassifizierungsprobleme verbunden, die zu den eingangs genannten
Problemen führen. Ein besonders krasses Beispiel sei noch genannt.
In einer europaweiten Ausschreibung eines großen Deutschen Flughafens war gefordert „FM-gerechte
Planung und Dokumentation“. Dabei wurde stillschweigend angenommen, mit folgenschweren
Konsequenzen für den Tiefbauplaner, dass die Infrastruktur außerhalb von Gebäuden mit
Geoinformationssystemen (GIS) und nicht mit CAFM abgebildet wird. Wäre die GEFMA-Richtlinie
eindeutig reproduzierbar, könnten solche Ausschreibungen schon aus formalen Gründen zurückgewiesen
werden.
Damit wird deutlich, dass eindeutige Begriffe zur Orientierung für Unternehmensbezeichnungen, zur
Bezeichnung von Struktureinheiten, zu Ausschreibungen, zu Berufsbezeichnungen, zu Zeitschriften-
Titeln und -Inhalten, zu IT-Programmbezeichnungen und deren Inhalten sowie für viele andere Bereiche
unserer modernen Industriekultur genutzt werden können.
Zum Stand der GEFMA 940 – 2009
Es ist keinesfalls selbstverständlich, dass sich eine unabhängige Organisation (hier GEFMA)
kontinuierlich um die Klassifizierung von Anwendungssoftware (hier CAFM) kümmert, um hilfesuchenden
IT-Entscheidern eine Orientierung zu geben. Verfolgt man die Historie der 10. Ausgabe GEFMA 940 -
2009, wird deutlich, dass der Kriterienkatalog schrittweise detaillierter das Schema vorgibt, nach dem die
Softwareanbieter ihre eigene Software einordnen können.
Im Sinne einer begrifflichen Analyse sollen hier ausschließlich die vier „Anwendungsschwerpunkte“
Technisches FM, Infrastrukturelles FM, Kaufmännisches FM und Übergeordnete Leistungen sowie die
vom Hersteller angegebenen „Module und Funktionen“ untersucht werden (in GEFMA 940 – 2009 auf
jeweils der 2.Seite von 4 Seiten je CAFM-Systembeschreibung). Dazu muss man auch wissen, dass die
durch die GEFMA vorgegebenen Kriterien durch die Hersteller selbst bewertet werden, die
Modulbezeichnungen aber die des Herstellers sind.
Management und/oder Verwaltung?
Bei der Analyse der GEFMA-Kriterien fällt die Wortwahl auf. Viele Worte enden auf „…ung“ und in
gleicher Hierarchieebene mit „…management“. Der Leser könnte fragen, wo denn die inhaltlichen
Unterschiede liegen.
Worte (Bezeichnungen) haben auch einen historischen Kontext. Früher benutzte man deutsche Worte
wie „-Leitung“ und „-Verwaltung“, heute lieber „-Management“.
Es soll hier versucht werden, den unscharfen Begriff „Management“ aus IT-Sicht etwas schärfer zu
fassen.
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Abbildung 3: Merkmale eines IT-Managementsystems (inhaltliche Sicht)
Ohne auf Details in dieser Mindmap einzugehen, werden vier Merkmale eines Managementsystems
genannt, die sich wiederum auf zwei Abstraktionsebenen bewegen. Aus Sicht des Autors sind es die
Merkmale „strategisches Geschäft“ und „Metasystem“, die wesentlich sind für den Begriffsinhalt.
Deutsche Begriffe mit der Endung „ung“ haben als Wesensmerkmal das operative Geschäft im Fokus.
Der Managementbegriff enthält damit die „Verwaltung“ als das eigentliche Tun. Hieraus resultiert auch die
Berechtigung, das Abbild der Realität oder die Realität selbst entweder mit „ung“ oder mit „management“
zu bezeichnen. Allerdings ist bekanntlich die Bezeichnung keine Garantie für die Bedeutung/Inhalt.
In der GEFMA 940 werden 3 Hierarchie-Klassen abgebildet.
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Abbildung 4: FM-Klassifizierung nach GEFMA 940 2009
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Diese Klassifizierung bietet keinen Hinweis, warum eine Klasse mit „ung“ und eine andere mit „ment“
bezeichnet wird. So wird z.B. die „Schließverwaltung“ (Klasse 3 4 ), zum Infrastrukturellem FM und zur
Sicherheit gehörend, als definierter Sachverhalt (s. Definitionen aus S. 2-3 GEFMA 940 – 2009)
aufgeführt. Analysiert man dann, welche „Module und Funktionen“ die Softwarehersteller selbst benutzen
(36 Anbieter, davon führen 29 explizit das Thema auf), werden erhebliche Differenzen deutlich:
Bezeichnung GEFMA 9Softwarehersteller Bezeichnung durch Hersteller (bei Idendität leer)
Schließverwaltung eTask FM-Bausteine Tür- und Schließtechnik
Schließverwaltung Faciplan Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung fmINIT Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung KeyLogic Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung HSD FM MT/BT-DATA Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung MORADA Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung visual FM Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung VIOLA Schlüsselmanagement
Schließverwaltung Axxerion Schlüsselmanagement
Schließverwaltung conject FM Schlüsselmanagement
Schließverwaltung pit-FM Schlüsselmanagement
Schließverwaltung FAMOS Schlüsselmanagement
Schließverwaltung FM-Tools Schlüsselmanagement
Schließverwaltung consultware Schlüssel
Schließverwaltung Allplan Allfa Schlüssel
Schließverwaltung IMSware Schließmanagement/ Zugangskontrolle
Schließverwaltung Planon Schließmanagement
Schließverwaltung Speedikon-FM Schließmanagement
Schließverwaltung Aperture Schließmanagement
Schließverwaltung Byron/BIS Schließmanagement
Schließverwaltung iffmGIS Schließmanagement
Schließverwaltung sMOTIVE Schließanlagenmanagement
Schließverwaltung newsystem kommunal Schließanlagen- und Schlüsselmanagement
Schließverwaltung Kolibri Schließanlagen
Schließverwaltung innocad Schließanlage
Schließverwaltung OneTools KeyOne
Schließverwaltung ATC-FM Key-Manager
Schließverwaltung GEBMan GEBMan-Schlüsselverwaltung
Schließverwaltung CyCoT-FM
Tabelle 1: GEFMA-Funktion „Schließverwaltung“ versus Modulbezeichnung der Hersteller
Nur ein Hersteller benutzt die Bezeichnung der GEFMA. Der Leser der GEFMA 940 kann aus dieser
Übersicht nicht erkennen, welcher CAFM-Anbieter bietet mehr oder weniger; wer macht nur Verwaltung
und wer bietet Management.
Interessanterweise gibt es auf dem deutschen Softwaremarkt separate Schließmanagementsysteme, die
das Thema bis auf wenige Funktionalitäten professionell beherrschen (was fehlt sind meist Aspekte der
Instandhaltung und zugehörige kaufmännische Prozesse). Man muss annehmen, dass die
Schließverwaltung eine Kernfunktionalität des FM ist, da über 95% der CAFM-Anbieter diese
Funktionalität/ Modul anbieten. Kaum einer erwähnt explizit Schnittstellen zu einem Schließsystem.
Betrachtet man andererseits die GEFMA-Bezeichnung „Parkraummanagement“ und deren Abbildung in
„Module und Funktionen“ der Hersteller, ergibt sich der nachfolgende Tabelle:
Funktionsbereich Softwarehersteller Bezeichnung durch den Hersteller
Parkraummanagement Allplan Allfa Parkplatz
Parkraummanagement Faciplan Parkplatzverwaltung
Parkraummanagement pit-FM Parkplatzverwaltung
Tabelle 2: GEFMA-Funktion „Parkraummanagement“ versus Modulbezeichnung der Hersteller
4 Die GEFMA 940 hat keine Bezeichnungen für die Klasse 2 und 3. Aus Sicht des Autors werden in Klasse 3 FM-Funktionen und in
Klasse 2 FM-Funktionsbereiche abgebildet. FM-Module der Hersteller benutzen Wortbezeichnungen aus beiden Klassen.
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Interessanterweise taucht diese Funktionalität in den Modulbezeichnungen der 36 CAFM-Systeme nur in
dieser geringen Anzahl auf.
Woraus resultieren diese Unterschiede der Wortwahlen? Interpretiert man als gründlicher Leser
einerseits mehr in den Inhalt hinein, wenn man andererseits die Wortwahl vielleicht nicht so ernst nimmt?
Klassifizierung erfordert Konsequenz
Viel problematischer als eine Wortwahl ist die begriffliche Struktur der Klasse 2:
� Objektmanagement
� Objektbetrieb
� Flächenmanagement
� Reinigung
� Sicherheit
� Immobilienmanagement u.a.
Diese Klasse der GEFMA 940 ist inhaltlich eindeutig, da jede Entität (Ausprägung einer Klasse) durch
Unterbegriffe definiert wird. So werden z.B. zur Reinigung vier Funktionen genannt, die auch aus Sicht
des Autors bedeutsam sind und keineswegs durch alle CAFM-Systeme, die Reinigungsmanagement
anbieten, auch abgedeckt werden. Auch die Begriffe Objektmanagement und Objektbetrieb sind durch
die Funktionsbereiche orientierend beschrieben. Doch was macht ein Leser mit „Module und Funktionen“
bei fast allen Herstellern, die „Objektmanagement“ und „Energiemanagement“ auf einer Ebene anbieten,
die aber in der GEFMA als Ober- und Unterbegriff behandelt werden? Sollten sich hier die Hersteller an
die eindeutige GEFMA-Klassifizierung halten oder ist diese Klassifizierung nur eindeutig aber nicht
zweckmäßig?
Leider enthält die Klasse 2 einen weitverbreiteten Klassifizierungsfehler. Klassen müssen hinsichtlich der
Klassifizierungskriterien äquivalent sein. In Klasse 2 wechselt 5 mehrfach der
Klassifizierungsgesichtspunkt (Reinigung ist Prozess, Fläche ist Facility, Objekt- und
Flächenmanagement haben die gleiche Abstraktionsebene, Reinigung und Sicherheit eine andere, u.a.).
Daraus erklärt sich dann auch die umfangreiche Klasse „Sonstiges“ (also alles was nicht in das benutzte
Schema passt).
Auch die Klasse 3 ist nicht normalisiert (z.B. Haus-/Mietverwaltung neben Betriebs-
/Nebenkostenabrechnung; eine Mietverwaltung ohne Nebenkostenabrechnung ist schwerlich denkbar).
Zusammenfassend werden in der Klassifizierung von CAFM nach GEFMA 940 nachfolgende Schwächen
deutlich:
1. Einige Begriffe sind nicht eindeutig.
2. Weder die Klasse 2 noch die Klasse 3 der GEFMA 940 sind normalisiert. Dadurch sind die
Klassen „Sonstiges“ zu umfangreich und diffus.
3. Die Modulbezeichnungen der Hersteller stimmen in der Regel mit einer GEFMA-Bezeichnung der
Funktionsbereiche (Klasse 2, z.B. Flächenmanagement) und einer bis zwei
Funktionsbezeichnungen (Klasse 3, z.B. Instandhaltung, Energiemanagement) der GEFMA 940
überein. Dabei werden teilweise Module als Produkte oder als Funktionalitäten angegeben.
4. Es werden die Suffixe „ung“ und „ment“ zu Funktionsbereichen nicht nachvollziehbar
durcheinander verwendet.
5. Die Facility „Mensch“ ist explizit nur in der „Personalbuchhaltung“ enthalten.
6. In den Herstellermoduln werden FM-spezifische und FM-neutrale Funktionalitäten nicht
unterschieden.
5 Die Klassifizierung einer Menge nach genau einem Gesichtspunkt wird bei der Datenmodellierung als 1. Normalform bezeichnet
(wird in Excel in einer Spalte „Name“ neben dem Namen manchmal der Vorname noch untergebracht, ist die 1.Normalform verletzt
und das Datenmodell unbrauchbar)
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Vorschlag eines neuen Klassifizierungsansatzes für CAFM
Das hier vorgeschlagene Schema resultiert aus einem Paradigmenwechsel. Eine Facility ist kein
Abstraktum (technischer, infrastruktureller oder kaufmännischer Prozess), sondern ein Objekt der
Realität, das sich durch praktisches Handeln (Dienste) als Facility definiert. Damit hat eine Facility eine
objektive Nutzung und eine subjektive Betrachtung.
1. Objektive Nutzung: Der Anwendungsbereich des FM in einer Branche führt zu den
wesentlichsten Unterschieden der CAFM-Systeme.
Die Facility „Tür“ hat z.B. auf einem Flughafen eine unvergleichlich komplexere Abbildung
(Eigenschaftsstruktur) als die Tür einer Büroimmobilie. Die „Fläche“ einer Industrieimmobilie hat
andere Eigenschaften, als die eines Krankenhauses usw. Diese Eigenschaften resultieren aus
den wesentlich verschiedenen Geschäftsprozessen (Dienste und Dienstleistungen) der Branche.
In diesem Sinne sind „Tür“, „Fläche“ Homonyme zwischen den Branchen und die
übereinstimmenden Merkmale sind gering, weil die Dienste so verschieden sind.
2. Subjektive Betrachtung: Sicht auf Facilities im Zusammenhang.
Diese Zusammenhänge wiederum können unter folgenden Sichten betrachtet werden:
a. aus der Sicht des Lebenszyklus der Facilities, beginnend bei der Planung, über die
Erstellung, die Bewirtschaftung, Umnutzung bis zur Entsorgung als strategischer Prozess
(Wesensmerkmal des Facility Managements),
b. aus der Sicht der werterhaltenden Funktionen (Reinigung, Instandhaltung, Sicherung
usw., FM-Dienste) und
c. aus Sicht der übergreifenden, branchenunabhängiger Prozesse (branchenneutrale
Dienste). Diese Dienste (Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Dokumentenverwaltung,
Qualitätssicherung usw.) sollen als Softwareapplikationsdienste (SW-AppDienste)
bezeichnet werden. Für diese Dienste gibt es in der Regel Spezialprodukte am Markt
(ERP, DMS, QMS, usw.).
Das Wesen von Facilities wird durch FM-Dienste bestimmt. Facilities sind alle Objekte, die in einem
werterhaltenden Geschäftsprozess Voraussetzung, Teilergebnis oder Ergebnis sind. CAFM als
Computerunterstütztes Facility Management kommt auch nicht ohne allgemeine Softwaredienste aus
(Reporting, Replikation, Scheduling usw.), die aber nicht FM-spezifisch sind, wohl aber die Funktionalität
und Benutzerfreundlichkeit mit bestimmen.
Die Zielstellungen der GEFMA 940 sind eindeutig:
1. Wie kann sich ein CAFM-Interessent möglichst exakt orientieren.
2. Wie kann sich der Hersteller in den GEFMA-Kriterien möglichst eindeutig abbilden.
Diese Zielstellung wird wegen unzureichender Qualität der Klassifizierung nur teilweise erreicht. Im Sinne
einer besseren Vergleichbarkeit der CAFM-Systeme werden nachfolgende Grundsätze für eine
Klassifizierung der CAFM-Systeme in Anlehnung an die GEFMA 940 vorgeschlagen:
1. Es werden keine Begriffe im Rahmen des CAFM definiert, die
a. schon durch andere IT-Systeme besetzt sind (z.B. Dokumentenmanagement,
Projektmanagement, wobei Wert auf Schnittstellen zu solchen relativ branchenneutralen
Applikationssystemen gelegt wird) und
b. die durch entsprechende DIN definiert sind (z.B. 31051 definiert Instandhaltung 6 , wobei
auf deren konsequente Umsetzung zu achten ist - GEFMA kennt z.B. nicht das Kriterium
„Verbesserung“ bei Instandhaltung). Insgesamt sollten die DIN (z.B. 32736) stärker
berücksichtigt werden.
2. Entsprechend der praktischen Erfahrung des Autors werden Art und Struktur der Facilities
wesentlich von Branchen definiert. Deshalb wird explizit die Branche als ein
Unterscheidungsmerkmal für CAFM-Lösungen eingeführt.
6 Aus langjähriger Erfahrung von IT-Projekten in der Industrie sind dem Autor in nicht einem Fall die
Strukturierung der Instandhaltung in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung begegnet.
Auch keine CAFM-Software bildet diese Struktur vollständig ab.
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3. Es wird versucht, elementare Kriterien entsprechend der in der GEFMA begonnen Beschreibung
zu vervollständigen 7 (FM-Dienste). FM-Dienste sind Bausteine von FM-Dienstleistungen. FM-
Dienste können auch in mehreren FM-Dienstleistungen auftreten. Dabei wird darauf geachtet, die
FM-Spezifik in den Begriff einfließen zu lassen, durch klare Unterscheidung zu IT-Diensten. Ein
Dienst wird durch seine funktionelle Eigenschaften und das damit verbundene charakteristische
Datenmodell beschrieben.
4. Es wird versucht, die bestehenden Modulbezeichnungen mit den FM-Dienstleistungen in
Übereinstimmung zu bringen. FM-Dienstleistungen werden der Management-Ebene zugeordnet.
5. Der Begriff Modul ist hier kein technischer, sondern nur noch ein kaufmännischer Begriff (darin
fasst der Hersteller seine FM-Dienstleistungen/FM-Dienste als verkaufsfähiges Produkt
zusammen).
6. Es werden FM-Dienste von Software-Diensten unterschieden. Software-Dienste (z.B. Mobilität,
Reporting, Replikation, Viewing) können in jeder Software enthalten sein, unabhängig vom
Anwendungsbereich.
Die hier benutzte Methodik erlaubt es, den Begriff Facility Management selbst schärfer zu formulieren
(Sekundärprozeß, der wesentlich von den Facilities der Branche, deren Lebenszyklus und den
zugehörigen Diensten definiert wird). Zu wenig Merkmale (s. DIN …) oder zu viele Merkmale (s. GEFMA
100) führen zur Abstumpfung der Nutzbarkeit und damit zu geringer Handhabbarkeit. Begriffe sollten
leicht verifizierbar sein.
Allen Managementsystemen dürften folgende Merkmale gemeinsam sein:
1. eine Funktionsvielfalt ist zu beherrschen (Komplexität),
2. der Zusammenhang der Funktionen (Kausalität) und
3. der Objektbereich hat eine Historie (Lebenszyklus).
Als ein Alleinstellungsmerkmal von CAFM könnte die Intensität der Nutzung von Flächendaten sein
(Gebäude, Flurstück, Liegenschaft). Alles hat einen Bezug zur Fläche (was nicht zwangsläufig heißt,
dass eine CAD-Kopplung zum Wesen von CAFM gehört).
Auf Basis der vorangegangen Grundsätze kommt man in drei Schritten zu einer CAFM- Klassifizierung,
die weitestgehend normalisiert ist (schnittmengenfrei), abgebildet in nachfolgenden Übersichten:
7 Dabei sollten Zirkeldefinitionen wie „Vertragsverwaltung = …Vertragsverwaltung…“[GEFMA 949, 2009 S. 17] vermieden werden.
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Zur Begrifflichkeit um „Facility Management“
Spezifik Bezeichnung Beschreibung Sparte
? nicht zuordenbare Bezeichnungen
übergreifender Dienst Adressverwaltung 04.06.2009/jo: ¶Dienst: Adressen redundanzarm effektiv verwalten
und nutzen; in der Regel mit Schnittstellen zu Outlook und PLZ-
Verzeichnissen¶¶Datenmodell: wenigstens nach Firma/Struktureinheit
und Ansprechpartner strukturiert; Datenmmodell auch stark durch die
Branche definiert
CRM
FM-spezifischer Dienst AKS (Anlagenkennzeichnungss04.06.2009/jo: ¶Dienst: System zur Generierung einer AKS-Nr. nach
DIN 6779¶¶Datenmodell. sehr komplexes Datenmodell (Baum), dass
generierbar ist, aber in der Praxis bisher kaum im Einsatz ist
übergreifender Dienst Angebotsverwaltung 04.06.2009/jo: ¶Dienst: Erstellung und Verwaltung von Einzel- und
Sammelangeboten über FM-Dienstleistungen an den
Betreiber/Inhaber von Immobilien¶¶Datenmodell: Daten sollten aus
den Arbeitsschritten zu den Facilities oder aus Katalogen (z.B.
VDMA) gewonnen werden¶
übergreifender Dienst Anlagenbuchhaltung 04.06.2009/jo: ¶Dienst: kaufmännische Betrachtung der techn.
Anlagen ( Zuordnung von Kostenstellen, Wert, Abschreibung usw.);
umfangreiches Reporting¶¶Datenmodell: Struktur wird durch die
Komplexität der Facilities definiert; meist wenige Daten über
Schnittstellen zum ERP austauschbar
FM-spezifischer Dienst Arbeitsplatzevaluierung 04.06.2009/jo:¶Dienst: Generierung und Check aller gesetzlichen
Bestimmungen je nach Typ von Arbeitsplatz besonders im Umgang
mit Gefahrstoffen; Generierung von Spezial-Berichten ist wesentliche
Leistung¶¶Datenmodell: wird durch technische und gesetzliche
Festlegungen definiert und muss deshalb auch kontinuierlich geprüft
und angepasst werden (möglichst in Metadaten beschrieben)
FM-spezifischer Dienst Arbeitsplatzverwaltung 04.06.2009/jo:¶Dienst: Verwaltung von Arbeitsmitteln und Maschinen;
Arbeitsplatz- und Personengebunden¶¶Datenmodell:
Branchengebunden (vorwiegend Produktion)
FM-spezifischer Dienst Arbeitsstoffverwaltung 07.06.2009/jo:¶Dienst: (noch zu klären)¶Datenmodell: (noch zu
klären)
übergreifender Dienst Arbeitszeitverwaltung 04.06.2009/jo:¶Dienst: Mitarbeiter- und Tätigkeitsbezogenen
Zeiterfassung und Auswertung im Umfeld von
Instandhaltung¶¶Datenmodell: Kostenstellenzuordnung flexibel
anpassbar
FM-spezifischer Dienst Aufgabenverwaltung 2009 GEFMA: Verteilung von Aufgaben/Aufträgen, Steuerung und
Kontrolle von Fristen, Verantwortlichkeiten und Ergebnissen.
Automatische Generierung von Aufgaben aus dem System heraus
(z.B. Wartung/Instandhaltung, Störungen etc.)
übergreifender Dienst Ausschreibung 04.06.2009/jo:¶Dienst: Arbeitsleistung und Material in Abhängigkeit
von der Art der Facilities zu deren Erstellung, Erhaltung und
Verbessrung strukturiert nach GAEB beschreiben; Kopplung mit
Adressverwaltung¶¶Datenmodell: Struktur entsprechend GAEB
definiert
FM-spezifischer Dienst Außenflächenverwaltung 04.06.2009/jo:¶Dienst: Pflege und Erhalt von Freiflächen;
Bepflanzung, Rasenschnitt usw.¶¶Datenmodell: Flächenmodell,
möglichst mit Visualisierung gekoppelt
FM-spezifischer Dienst Bauaufnahmen/Bestandsdaten04.06.2009/jo:¶Dienst: Datenerfassung der Facilities; oftmals mobile
Lösung¶¶Datenmodell: Teilmodelle der Stammdaten; Datenabgleich
meist über Replikation
Abbildung 5: FM-Dienste (spezifische und übergreifende) als Abbildung von CAFM-Basisfunktionalitäten
(Auszug)
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Zur Begrifflichkeit um „Facility Management“
Abbildung 6: Vorschlag zur schnittmengenfreien Klassifizierung von CAFM
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Zur Begrifflichkeit um „Facility Management“
Die Neuerung dieser Klassifizierung besteht in der freien Zuordnung der FM-Dienste zu den FM-
Dienstleistungen. Nur FM-Dienstleistungen werden mit „–management“ bezeichnet. Nur ein Komplex von
FM-Diensten sollte aus Gründen der Unterscheidung eine Managementleistung sein.
Es ist keine Schande, bei einem CAFM-Projekt nur einzelne Dienste zu installieren, statt die komplette
FM-Dienstleistung. Alle Dienste (mit der Endung „ung“) sind Teile von Dienstleistungen (mit Endung
„management“).
Es bestünde auch die Möglichkeit, FM-Dienste in noch kleinere FM-Tätigkeiten (Invarianten von
verschiedenen FM-Diensten) zu zerlegen, was aber momentan nicht sinnvoll erscheint 8 .
Parallel wird eine Trennung in anwendungsneutrale Systemeigenschaften in der GEFMA 940
vorgeschlagen.
Abbildung 7: Klassifizierung von IT-Systemen (technische Sicht)
Nachfolgende Ergebnisse werden mit dieser Klassifizierung erreicht:
8 Was aber im Zusammenhang mit standardisierten Leistungstexten in FM-Ausschreibungen sinnvoll sein könnte
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Zur Begrifflichkeit um „Facility Management“
1. Chance zur besseren vergleichbaren FM-Diensten der CAFM-Software,
2. klare Trennung zwischen FM-Diensten und IT-Diensten und
3. dem Nutzer wird der Fokus der Software im Sinne der Branche und des Lebenszyklus der
Immobilie verdeutlicht (beide Aspekte fehlen bisher in GEFMA 940).
Diese Methodik ist auch geeignet, neue Begriffe einzuordnen. Sollte der Begriff CAIFM mehr Merkmale
haben, die auch noch I (für Integrated) rechtfertigen, so hätte er seine Berechtigung. Wenn allerdings nur
der Integrationsaspekt hervorgehoben werden soll, ist dies kein Argument für einen neuen Begriff, da die
Integration zu Wesen von CAFM gehört.
Durch diese Klassifizierung kann man Angaben über alle 36 CAFM-Anbieter (s. GEFMA 940 – 2009)
besser in Übereinstimmung mit den vorgegebenen Kriterien und die selbst vom Hersteller aufgeführter
Funktionalität/Modularität bringen. Allerdings lassen sich zum Kriterium „Branche“ bis auf wenige
Systeme keine eindeutigen Aussagen machen. Das Gleiche gilt für das Kriterium „Lebenszyklusphase“.
Es liegt aber nahe, fast alle Systeme in die Phase „Bewirtschaftung“ einzuordnen.
Insgesamt werden durch diese Klassifizierung Schwerpunkte und Erfahrungen sowie bestehende
Angebotslücken der CAFM-Hersteller besser verdeutlicht.
Diese Klassifizierung macht auch deutlich, dass CAFM eine IT-gestützte Managementdisziplin ist, die von
allem etwas enthält. Eine einzelne Komponente (z.B. Projektmanagement; in der Regel aber nur
Projektverwaltung) ist längst nicht so komfortabel wie die beim Spezialisten. Die eigenständige Qualität
von Facility Management als Management-Disziplin kommt eben über die ganzheitliche Sicht auf die
Prozesse mit Facilities.
Begriffe wie „Property Management“ lassen sich ebenfalls schlüssig einordnen. Jede FM-Dienstleistung
(in der Regel mit „.management“ bezeichnet) hat die Potenz, durch vertiefte Strukturierung und
Funktionalität sich außerhalb des FM als eigenständige Disziplin zu etablieren. Die Übergänge zur
Eigenständigkeit sind insofern nicht fließend, dass eben genau dieses mehr an Funktionalität sich aus
den erweiterten strategischen und operativen Zielen des Managements ergibt. Eine begriffliche Analyse
kann also relativ einfach verdeutlichen, ob das was darauf steht (Marketing), auch tatsächlich inhaltlich
drin ist.
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