Neues von der Kassenrichtlinie - Wuapaa

Neues von der Kassenrichtlinie
Anfrage beim Finanzamt – entspricht das Kassensystem den Anforderungen der
Kassenrichtlinie?
Seit 28.12.2011 gibt es die sogenannte Kassenrichtlinie. Die Richtlinie, die die
Gesetzesauslegung des Finanzamtes wiederspiegelt, beschreibt welche Daten in welcher
Form von Kassensystemen (Registrierkassen) erfasst und aufbewahrt werden sollen. Da es
vor allem in der Gastronomie, aber auch in anderen Branchen, die Kassensysteme im
Einsatz haben (Handel, Taxi, etc.) immer wieder zu Problemen bei Betriebsprüfungen
gekommen ist, sollte sich jeder Inhaber eines Kassensystems mit diesen Kriterien
auseinandersetzen.
Die Kassensysteme müssen der „Ordnungsmäßigkeit“ laut Bundesabgabenordnung (§131)
entsprechen. D.h. sie müssen sicherstellen, dass alle Geschäftsfälle (auch Storno,
Trainingsmodus, Retouren, etc.) vollständig und richtig aufgezeichnet werden. Alle
Eingaben müssen immer vollständig und sicher abgespeichert werden. Es darf keine
Möglichkeiten geben, Daten im Nachhinein spurlos verschwinden zu lassen. Zusätzlich
können auf freiwilliger Basis Sicherheitsmaßnahmen, wie die prinzipielle Belegerteilung an
Kunden oder digitale Signaturen auf Belegen und im elektronischen Journal, die
Manipulationen erschweren, vorgenommen werden.
Der einzelne Nutzer kann die Ordnungsmäßigkeit seines Systems im Normallfall nur schwer
einschätzen. Hier empfiehlt sich das Gespräch mit dem Kassenhersteller bzw.
Kassenhändler. Darüber hinaus sollte eine sogenannte „E131 Beschreibung“ verlangt
werden. Das ist eine Stellungnahme, in der der Kassenhersteller oder –programmierer
folgendes beschreibt:
• durch welche technischen und logischen Gegebenheiten wird die vollständig und
richtige Erfassung und Wiedergabe aller Daten im Kassensystem sichergestellt
(wieso können keine Daten verschwinden)
• wie wird dieser Nachweis geführt (z.B. durch eine Journalfunktion, die alle
Bewegungen speichert)
• zu welchem Kassentyp gehört das Kassensystem (lt. Kassenrichtlinie gibt es 3
Grundtypen)
• welche zusätzlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen gibt es (z.B. freiwillige
Belegerteilung, Signaturen, etc.)
Tiefgehend technische Beschreibungen der Einzelvorgänge (wie Erläuterungen in
Programmsprache) sind nicht erforderlich. Diese E131 Beschreibung ist übrigens lt.
Richtlinie auch bei unangekündigten Kontrollmaßnahmen durch die Finanzpolizei und im
Rahmen von Betriebsprüfungen vorzulegen!
Darüber hinaus haben Inhaber von Kassensystemen jetzt auch die Möglichkeit, diese „E131
Beschreibung“ dem Finanzamt zur Überprüfung auf Ordnungsmäßigkeit vorzulegen. Die
Beantwortung stellt aber keine Zertifizierung dar! Sie ist nur eine Auskunft, dass die
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übermittelte Beschreibung konform zu den Rechtsvorschriften ist und dient dem Nutzer zur
Überprüfung seines Systems. Updates oder sonstige nachträgliche Änderungen von der
abgegebenen Beschreibung haben zur Folge, dass die Auskunftserteilung des Finanzamtes
keinerlei Bindungsfrist hinsichtlich Vertrauensschutzes nach dem Grundsatz von Treu und
Glauben hat.
Die Kassenrichtlinie und die Information über die Auskunftserteilung der „E131
Beschreibung“ sowie ein Muster einer solchen Beschreibung ist auf der Homepage unter
dem Suchbefehl „Kassenrichtlinie“ leicht zu finden.
Stand: Oktober 2013
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