Checkliste SEPA MOL - Sparkasse Märkisch-Oderland

SEPA-Checkliste
Ab 01. Februar 2014 wird SEPA (Single Euro Payments Area - einheitlicher Zahlungsverkehrsraum
in Europa) den bisherigen Zahlungsverkehr ersetzen.
Ziel ist es, bargeldlose Zahlungen innerhalb der Teilnehmer-Länder zu standardisieren.
Für Bankkunden soll es keine Unterschiede mehr zwischen grenzüberschreitenden
und inländischen Zahlungen geben. Dadurch können Überweisungen, Lastschriften
und Kartenzahlungen in Zukunft einheitlich abgewickelt werden – und zwar schneller,
einfacher und sicherer.
Die wesentlichste Neuerung ist dabei die Verwendung der internationalen
Kontonummer (IBAN) – auch für Zahlungen innerhalb Deutschlands.
In Ihrem Unternehmen müssen Sie dabei viele Prozesse berücksichtigen, die nur mit einem
ausreichenden Vorlauf und guter Planung rechtzeitig und gezielt angepasst werden können.
Damit Sie für die gravierenden Änderungen im Zahlungsverkehr gut gerüstet sind, möchten
Wir Sie auf Ihrem Weg zur Umsetzung der SEPA-Bestimmungen in Ihrem Unternehmen
bestmöglich unterstützen.
Als Auszug einige wichtige Punkte, die Sie in diesem Jahr angehen sollten.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter www.sparkasse-mol.de/sepa.
Information
Aufgaben erledigt Datum Name
Lesen Sie unsere beigefügte SEPA-Broschüre aufmerksam.
Besuchen Sie unsere Homepage www.sparkasse-mol.de/sepa
und nutzen Sie unser vielfältiges Angebot zum Thema SEPA:
O detaillierte Informationen
O SEPA-FAQs
O weiterführende Links
O SEPA-Checkliste und Formulare
O SEPA-Newsletter
SEPA-Checkliste Stand Mai 2013 Irrtümer vorbehalten Seite 1 von 3

Organisatorische Maßnahmen
Aufgaben erledigt Datum Name
Bestimmen Sie zunächst einen oder mehrere SEPA-Verantwortliche
– auch als Ansprechpartner für uns und Ihre Kunden
bzw. Dienstleister.
Aktualisieren Sie Ihre Briefbögen für Geschäftskorrespondenz,
Rechnungen usw. (IBAN und BIC bei allen Bankverbindungen).
Passen Sie auch alle anderen Medien an – z. B. Ihre
Homepage.
Ermitteln Sie IBAN und BIC von Lieferanten, Zahlungspflichtigen
usw.
Software
Die von Ihnen genutzte Software (z. B. Buchführung, Faktura, Lohn und Gehalt, ElectronicBanking und
Vereinsverwaltung) muss SEPA-fähig sein, weil alle Überweisungen, Lastschriften usw. nur noch mit
IBAN und BIC getätigt werden können – und nur noch im XML-Datenformat.
SEPA-Datenformat XML: „XML“ steht für „Extensible Markup Language“ und ist das neue Datenträgerformat
für den Austausch von Zahlungsinformationen.
Finanz-XML-Nachrichten unterliegen der ISO-Norm 20022.
Aufgaben erledigt Datum Name
Ist Ihre ElectronicBanking-Software SEPA-fähig?
Die Sparkassen-Produkte StarMoney, StarMoney Business und S-Firm in der jeweils
aktuellen Version sind SEPA-fähig. Wenn Sie andere Banking-Software
nutzen, wenden Sie sich ggf. direkt an den Hersteller.
Prüfen Sie die im Einsatz befindliche Software auf SEPA-
Fähigkeit und nehmen Sie ggf. Kontakt zum Hersteller/
Dienstleister auf.
Zu prüfen sind zum Beispiel folgende Programme:
o Buchführung
o Lohn und Gehalt
o Vereinsverwaltung
Ist ein Update erforderlich?
Sprechen Sie die Hersteller Ihrer Software an.
Wechseln Sie bei Bedarf rechtzeitig Ihre Software.
Spätestens zum 1. Februar 2014 müssen alle Kontonummern
und Bankleitzahlen Ihrer Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten
etc. in IBAN und BIC konvertiert werden.
SEPA-Checkliste Stand Mai 2013 Irrtümer vorbehalten Seite 2 von 3

Lastschriften
Aufgaben erledigt Datum Name
Beantragen Sie als Lastschrifteinreicher frühzeitig Ihre
Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese
in den Stammdaten.
Die Gläubiger-ID erhalten Sie kostenfrei bei der Deutschen
Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de.
Das Mitteilungsschreiben „Gläubiger-ID“ der Bundesbank ist im Rahmen der Zulassung
zum SEPA-Lastschriftverfahren der SPK Märkisch-Oderland vorzulegen.
Ersetzen Sie das Formular „Einzugsermächtigung“ ab sofort
durch das Kombi-Mandat, das auch die neuen SEPA-
Voraussetzungen erfüllt.
Ein Muster finden Sie unter www.sparkasse-mol.de/sepa.
Bauen Sie eine Mandatsverwaltung auf.
Legen Sie eine Logik fest für die Erteilung neuer Mandate
(z. B. vertrags- oder kundenbezogen) und die Vergabe der
eindeutigen Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer, Name,
Mitgliedsnummer oder Kassenzeichen).
Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35
Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie
folgenden Sonderzeichen füllen können: 0-9 A-Z a-z : ? , - ( + . )
/ .
Somit sind beispielsweise Umlaute und Leerzeichen nicht zugelassen.
Im Sparkassen-Produkt S-Firm (aktuelle Version) ist eine Mandatsverwaltung
bereits implementiert.
Werten Sie alle bereits erteilten Einzugsermächtigungen aus.
Sind diese unter SEPA weiterhin nutzbar?
(u. a. vollständig, in Papierform und unterschrieben)
Sind diese unter SEPA nicht mehr nutzbar?
Dann holen Sie neue SEPA-Lastschrift-Mandate
oder sogenannte Kombi-Mandate (für Einzugsermächtigung
und SEPA-Lastschrift) ein.
Alternativ können Sie auch andere Zahlverfahren
– z. B. Überweisung – nutzen.
Schließen Sie mit uns eine neue Inkasso-Vereinbarung
für den Einzug von Forderungen per SEPA-Lastschrift ab.
Das Mitteilungsschreiben „Gläubiger-ID“ der Bundesbank ist
beim Abschluss der Vereinbarung der Sparkasse vorzulegen.
Vor dem ersten Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschrift
müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich per Vorabinformation
(Pre-Notification) über den geplanten Einzug informieren.
Die Vorabinformation ist 14 Kalendertage vor Fälligkeit
durch den Zahlungsempfänger zu versenden und
muss den Fälligkeitstag und den Betrag des nächsten
Lastschrifteinzuges unter Angabe der Gläubiger-ID
und der Mandatsreferenz enthalten
Bei Einreichung von SEPA-Lastschriften sind die Einreichungsfristen
vor dem Fälligkeitsdatum zwingend zu beachten.
Berücksichtigen Sie diese Vorlage-Fristen und passen
Sie die entsprechenden Prozesse in Ihrem Betrieb an.
SEPA-Checkliste Stand Mai 2013 Irrtümer vorbehalten Seite 3 von 3