Erfahrungsbericht einer kleinen Kommune - Neues Kommunales ...
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Einrichtung der<br />
Finanzbuchhaltung<br />
Gemeinde Hiddenhausen: <strong>Erfahrungsbericht</strong><br />
<strong>einer</strong> <strong>kleinen</strong> <strong>Kommune</strong> –<br />
NKF incl. Softwareeinführung<br />
HIDDENHAUSEN<br />
Martina Hackländer<br />
Gemeinde Hiddenhausen, Leiterin Finanzbuchhaltung<br />
Bezirksregierung Köln<br />
02. November 2005<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung
HIDDENHAUSEN<br />
Hiddenhausen hat ...<br />
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21.000 Einwohner<br />
Ein Verwaltungsgebäude mit kurzen Wegen<br />
innerhalb des Finanzbereichs<br />
Eine „schlanke“ Organisationsstruktur – ohne<br />
Dezernate – mit 6 Fachämtern<br />
Als kleine kreisangehörige Gemeinde kein<br />
Rechnungsprüfungsamt<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 2
HIDDENHAUSEN<br />
Hiddenhausen hat ...<br />
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Das Rechnungswesen vollständig zum<br />
01.01.2003 auf NKF umgestellt<br />
Seit diesem Zeitpunkt eine zentrale<br />
Finanzbuchhaltung, aufgebaut auf Kasse und<br />
zentraler Haushaltsüberwachung<br />
Die Eröffnungsbilanz zum 01.01.2003 und den<br />
Jahresabschluss 2003 durch eine WP -<br />
Gesellschaft testieren lassen<br />
einen „uneingeschränkter“ Bestätigungsvermerk<br />
erhalten<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 3
HIDDENHAUSEN<br />
Hiddenhausen hat ...<br />
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Rahmenbedingungen für die Ressourcenverantwortung<br />
der Fachämter geschaffen durch<br />
Bildung von Ämterbudgets<br />
Einsatz von Finanzkoordinatoren „Fiko‘s“<br />
Aufgaben: Verbindung FiBu – Multiplikator<br />
Mittelprüfung – Vormerkungen<br />
Unterstützung bei Kontierungen<br />
Budgetauswertungen<br />
Voraussetzung: bedarfsgerechte Schulungen<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Einführungsstrategie<br />
Haushaltsjahr 2002<br />
Haushaltsplanung und Ausführung:<br />
Einführung KIRP – Software (kameral)<br />
Kasse: Altverfahren (AKD)<br />
Haushaltsjahr 2003<br />
Umstellung Planung/Ausführung auf NKF<br />
Einführung KIRP – Anlagenbuchhaltung<br />
Einführung KIRP – Kasse (Release 6.4)<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Einführungsstrategie<br />
November 2004<br />
November 2004<br />
Umstellung KIRP – Kasse auf Release 6.5.3<br />
Bedienung der Finanzrechnung sowie der<br />
Bestandskonten der Bilanz<br />
Summensaldenbilanz nach Konten und offenen<br />
Posten<br />
Einsatz kameral und NKF – ermöglicht „sanften<br />
Übergang“ ins NKF<br />
Oktober 2005<br />
Umstellung auf Serie 7<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Personalabrechnungsverfahren<br />
Haushaltsjahr 2003<br />
Einführung des LOGA-<br />
Personalabrechnungsverfahrens<br />
Produktbezogene Verbuchung der<br />
Personalaufwendungen mit prozentualer Zuordnung<br />
je Mitarbeiter und Produkt<br />
Ermöglicht unterjährige Produkt-Anpassungen<br />
Schnittstelle KIRP<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Veranlagungsverfahren<br />
Haushaltsjahr 2005<br />
Einführung OK.Fis für Grundbesitzabgaben –<br />
Gewerbesteuer – Vergnügungssteuer<br />
Kontierung – Buchung nach Abgabearten im Bereich<br />
der Grundbesitzabgaben per Schnittstelle<br />
Rechnungsabgrenzung incl. Abstimmung OP-Daten<br />
der Zahlungsabwicklung bei abweichender Fälligkeit<br />
Das „Ende“ des Kassenwirksamkeitsprinzips<br />
Umsetzung von Forderungen des Vorjahres =<br />
„Alt – OP‘S“ in NKF-Kontierungen<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 8
HIDDENHAUSEN<br />
Veranlagungsverfahren<br />
Haushaltsjahr 2005<br />
Buchung verbleibender „Altverfahren“ mit<br />
NKF – Kontierungen<br />
Umsetzung kameraler Haushaltsstellen NKF<br />
per Überleitungstabelle<br />
Ergebniskonto – Forderungskonto – Finanzkonto<br />
Umsetzung von „Alt – OP‘S“ in NKF-Kontierungen<br />
Fazit:<br />
Die Kameralistik ist endgültig Vergangenheit !<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 9
HIDDENHAUSEN<br />
Die Partner der Umsetzung<br />
Einführung – Betreuung<br />
KIRP + OK.Fis<br />
KRZ Minden-<br />
Ravensberg/Lippe<br />
Lemgo<br />
Gemeinde<br />
Hiddenhausen<br />
Optimierung der<br />
Buchungssoftware –<br />
Sonderauswertungen<br />
Jahresabschluss 2003<br />
tbbo Treuhand<br />
GmbH<br />
Bünde<br />
Einführungsberatung<br />
NKF<br />
Ständiger Dialog<br />
als Erfolgsrezept<br />
PKF<br />
FASSELT & PARTNER<br />
Duisburg<br />
Prüfung Eröffnungsbilanz und<br />
Jahresabschluss<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Unsere Gründe für f r die Einrichtung<br />
<strong>einer</strong> zentralen Finanzbuchhaltung<br />
Anspruch an die Qualität des<br />
Rechnungswesens<br />
Spezialisierung – hohe Fachkompetenz –<br />
einheitliche Buchungsabläufe<br />
Vorteile in der Koordination der Jahresabschlussarbeiten<br />
und -buchungen<br />
Zentrale Haushaltsüberwachung als<br />
bewährte Einrichtung der Vergangenheit<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 11
HIDDENHAUSEN<br />
Unsere Gründe für f r die Einrichtung<br />
<strong>einer</strong> zentralen Finanzbuchhaltung<br />
Flächendeckende umfängliche<br />
Schulungen über alle Ämter waren<br />
wirtschaftlich nicht zu vertreten<br />
im Hinblick auf betriebswirtschaftliche<br />
Kenntnisse und<br />
im Umgang mit den verschiedenen<br />
Modulen des Buchungsverfahrens<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 12
HIDDENHAUSEN<br />
Organisation der<br />
Finanzbuchhaltung - Belegfluss<br />
Verantwortliche/r<br />
Finanzbuchhaltung<br />
[neu]<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
[neu]<br />
Detailliertes Wissen der<br />
Fachämter zur Beurteilung<br />
des Geschäftsvorfalles<br />
nutzen<br />
Geschäftsbuchführung<br />
[aufgebaut auf HÜL]<br />
Investive Maßnahmen –<br />
Kontokorrentbuchhaltung –<br />
Sammelkonten FiBu –<br />
Weiterbearbeitung der<br />
Bedienung AnBu nur<br />
offenen Posten<br />
zum Jahresabschluss<br />
Vorarbeiten Fachämter:<br />
- Mittelprüfung / Vormerkung im System<br />
- Kontierung auf Beleg "Kontierungsstempel"<br />
Zahlungsabwicklung<br />
mit Vollstreckung<br />
[alt : Kasse]<br />
Von der<br />
Mittelprüfung/Vormerkung –<br />
Bestellung bis zur Bestätigung<br />
der sachl.-rechn. Richtigkeit<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 13
HIDDENHAUSEN<br />
Integration Anlagenbuchhaltung<br />
Geschäftsbuchführung Sammelkonten Anlagenbuchhaltung<br />
Buchung nach<br />
logischer Kontrolle<br />
der Kontierung auf<br />
- Sammelkonten<br />
- ggf. invest. Auftrag<br />
Fachkenntnisse der<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
sind entbehrlich<br />
reibungsloser<br />
Belegfluss<br />
Anlagen im Bau<br />
(unterjährige Aufträge)<br />
- mit invest. Auftrag<br />
- ohne Auftrag<br />
aRAP<br />
- gel. Zuwendungen<br />
Sonderposten<br />
- Zuwendungen<br />
- Beiträge<br />
Investive Aufträge als<br />
Kostensammler<br />
Aufarbeiten der<br />
Sammelkonten im<br />
Jahresabschluss<br />
„Größenabhängig“<br />
Aktivierung/Passivierung<br />
aus Auftrag<br />
- Centausbuchung<br />
1 x je Auftrag<br />
Bilanzausweis der<br />
Zuwendungen<br />
- Sonderposten?<br />
- erhalt. Anzahlung?<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Kontierungsstempel<br />
HH - Jahr: Ertrag<br />
Gesamtbetrag: Produkt:<br />
EA / Kassenzeichen: Ergebniskonto:<br />
Fälligkeit: Finanzkonto:<br />
Aufwand Abgang<br />
Ratenzahlung: Datum: Sachlich und<br />
monatlich vierteljährlich rechnerisch richtig:<br />
halbjährlich abweichend<br />
(bitte unten angeben)<br />
Fälligkeit der 1. Rate: (Unterschrift)<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Lernerfolge aus der<br />
Jahresabschlussprüfung 2003<br />
Verfahren alt:<br />
Wichtige Verträge<br />
wurden nur dezentral<br />
in den Fachämtern<br />
vorgehalten<br />
− Sind die Verbindlichkeiten<br />
vollständig<br />
erfasst ? – Rechnungsabgrenzung<br />
!<br />
− Fachämter werden durch<br />
die Prüfung stark belastet<br />
Verfahren neu:<br />
Verfahren neu:<br />
Aufbau <strong>einer</strong><br />
Sammlung der<br />
wichtigen Verträge<br />
zentral in der<br />
Finanzbuchhaltung<br />
+ Koordination der<br />
Abstimmungsarbeiten im<br />
Jahresabschluss<br />
+ Prüfungsmaterialien sind<br />
zentral verfügbar<br />
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HIDDENHAUSEN<br />
Lernerfolge aus der<br />
Jahresabschlussprüfung 2003<br />
Verfahren alt:<br />
Annahmeanordnung als<br />
Buchungsgrundlage –<br />
ohne begründende<br />
Unterlagen<br />
− Beurteilung der<br />
Rechnungsabgrenzung in<br />
der Buchhaltung wird<br />
erschwert<br />
− Bereitstellung der Unterlagen<br />
für Prüfzwecke<br />
Verfahren neu:<br />
Verfahren neu:<br />
Bescheidkopien oder<br />
Durchschriften mit<br />
Kontierungsstempel<br />
sind Grundlage für die<br />
Buchung<br />
+ Beurteilung von Rechnungsabgrenzungsfragen<br />
wird erleichtert<br />
+ Unterlagen stehen zentral<br />
für Prüfzwecke zur<br />
Verfügung<br />
Netzwerk-Themenworkshop 02.11.2005 – Einrichtung der Finanzbuchhaltung 17
HIDDENHAUSEN<br />
Vielen Dank für Ihre<br />
Aufmerksamkeit . . .<br />
. . . und kommen Sie gut<br />
an im<br />
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