Eine Datei – mehrere Varianten - Publisher

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Publisher 3 · 2010
Prepress
InDesign CS4/CS5
Eine Datei – mehrere Varianten
Mit den Funktionen Bedingter Text und Objektstatus können mehrere Varianten eines
Layouts in einer InDesign-Datei erstellt werden. Verschiedene Varianten lassen sich über
das gezielte Ein- und Ausblenden umschalten.
n HAEME ULRICH Gibt es unterschiedliche
Varianten eines Layouts,
wird dies landläufig mit Ebenen aufgebaut.
Jede Variante des Layouts
kommt auf eine separate Ebene. Bei
reinen Sprachwechseln, wo im Druck
ausschliesslich die Schwarzplatte
getauscht wird, mag die Ebenentrennung
zum Ziel führen. Was aber, wenn
die Varianten nicht unterschiedliche
Sprachen aufweisen, sondern unterschiedliche
Modelle eines Produkts?
Ein Modell hat zusätzliche Optionen
und andere technische Daten als das
andere. Oder es gibt vom Katalog die
Varianten «Preis in Euro» und «Preis in
Schweizer Franken».
Hier kommt der mit InDesign CS4 eingeführte
Bedingte Text zum Einsatz. Da
kann man dem Text pro Variante eine
Bedingung zuweisen und ihn für die
Ausgabe je nach Version des Layouts
ein- und ausblenden. Bedingter Text
funktioniert, wie der Name es schon
sagt, für Text. Das heisst, wenn in den
unterschiedlichen Varianten auch die
Bilder wechseln sollen, müssen diese
Bilder als verankerte Objekte im Text
eingebettet sein. Dies kann mitunter
aufwändig und mühsam werden. Da
kommt der neue Ansatz von InDesign
CS5 gelegen. Sollen Bilder wechseln,
kann man hierfür die neu eingeführten
Objektstatus heranziehen.
Im Beispiel in diesem Artikel geht es
um vier Varianten eines Bike-Produktblattes.
Es gibt zwei Modelle («Modell
L» und «Modell XL») und diese jeweils
mit Preisen in Euro und in Schweizer
Franken. Die Modelle haben unterschiedliche
Komponenten verbaut, und
das Zubehör ist auch nicht identisch.
Zudem wechselt pro Modell die Abbildung.
Gelöst wird die Aufgabe mit
Bedingtem Text und Objektstatus. Um
das Beispiel eins zu eins nachbauen zu
können, müssen Sie InDesign CS5 verwenden.
Mit CS4 steht Ihnen die Funktion
Objektstatus nicht zur Verfügung.
Gerne maile ich Ihnen bei Bedarf die
fertige InDesign-CS5-Datei zu, damit
Sie das Beispiel nachvollziehen und
auseinandernehmen können (ulrich@
ulrich-media.ch).
Textbedingungen anlegen und
zuweisen
Öffnen Sie über Fenster > Schrift und
Tabellen das Panel Bedingter Text.
Hier legen Sie über das Icon mit der
umgelegten Ecke die folgenden sechs
Bedingungen an: «Modell L»; «Modell
L CHF»; «Modell L Euro»; «Modell XL»;
«Modell XL CHF» und «Modell XL
Vier Varianten eines Layouts in einer InDesign-Datei.
Euro». Um Bedingungen zuzuweisen,
markieren Sie den Text und klicken
dann im Panel Bedingter Text auf die
zuzuweisende Bedingung. Starten
Sie mit den Komponenten Gewicht,
Gabel, Dämpfer, Bremsen und Pneus.
Die Namen der Komponenten selber
brauchen keine Bedingung, sie sollen
in jeder Va rian te sichtbar sein. Den
Komponenten weisen Sie pro Modell je
die zutreffende Bedingung zu.
Weiter geht es mit dem Zubehör. Das
«Modell XL» hat mehr Zubehör als das
«Modell L». Das Zubehör ist mit einer
automatischen Absatznummerierung
versehen, die sich je nach Variante
anpassen wird. Beginnen Sie mit dem
«Modell XL». Markieren Sie sämtliches
Zubehör und weisen Sie ihm die Bedingung
«Modell XL» zu. Jetzt markieren
Sie die Zeile «Zwei Ersatzreifen» und
«Sattelüberzug» und weisen dem die
Bedingung «Modell L» zu. Denn dieses
Modell verfügt nur über diese beiden
Zubehörartikel.
Nun zum Preis. Weisen Sie dem jeweiligen
Preis und der Währung die korrekte
Bedingung zu: «Modell L CHF»,
«Modell L Euro», «Modell XL CHF» und
«Modell XL Euro».
Jetzt fehlt noch der Titel. Das Wort
«COOLBIKE» erscheint immer, braucht
also keine Bedingung. Jedoch soll das
«X» für das «Modell XL» nur erscheinen,
Textbedingungen lassen sich auch über Suchen/Ersetzen zuweisen.
Mit Bedingter Text lassen sich verschiedene
Varianten verwalten.
Mit Objektstatus von InDesign CS5
können Bilder gewechselt werden.
wenn auch das «Modell XL» gezeigt
wird. Markieren Sie also das «X» und
weisen Sie diesem die Bedingung
«Modell XL» zu.
Sätze für Varianten anlegen
Jetzt mal auseinanderdividiert. Wollen
Sie als Beispiel den Text für das «Modell
XL» in Schweizer Franken zeigen,
müssen Sie die Bedingungen «[Ohne
Bedingung]», «Modell XL» und «Modell
XL CHF» einblenden. Sollen nun rasch
die unterschiedlichen Varianten als
PDF exportiert werden, ist es mühsam
und fehleranfällig, die jeweils korrekten
Bedingungen anzuzeigen. Hier
helfen die Sätze für Textbedingungen.
In Sätzen können Sie unterschiedliche
Status des Panels Bedingter Text
zusammenfassen. Blenden Sie also, wie
oben beschrieben, die für das «Modell
XL in Schweizer Franken» notwendigen
Bedingungen ein und klicken Sie dann
im Panel Bedingter Text auf das Pulldown-Menü
hinter Satz und erstellen
Sie so einen neuen Satz. Insgesamt
müssen Sie die vier Sätze «Modell L
CHF», «Modell L Euro», «Modell XL CHF»
und «Modell XL Euro» anlegen. Vorsicht:
Die InDesign-Entwickler haben
sich bei den Textbedingungen einen
Stolperstein ausgedacht. Man kann die
Markierungen für die Textbedingun-

Prepress
Publisher 3 · 2010 21
Varianten
Im Alltag gibt es schier unendlich
viele Einsatzmöglichkeiten
für die Funktion Bedingter
Text. Spontan kommen mir aus
Beratungen und Schulungen die
folgenden in den Sinn:
n Von einem Lehrmittel gibt es
die Lehrer- und die Schülerausgabe.
Die Lehrerausgabe
soll zusätzlich die Antworten
beinhalten.
n Ein Katalog wird in unterschiedlichen
Währungen
gedruckt.
n Von einem Produkt gibt es
eine Anleitung für unterschiedliche
Modelle.
n Ein Produkt heisst pro Sprachregion
anders.
n Eine InDesign-Vorlagendatei
soll personalisiert auf mehrere
Mitarbeiter zugeschnitten
sein. Bei ulrich-media haben
wir so auch die Briefvorlagen
individualisiert.
n Unterschiedliche Textvariablen
sollen für verschiedene
Varianten des Layouts einund
ausgeblendet werden.
Die vier Varianten des Bike-Produktblattes, verwaltet über Bedingter Text und Objektstatus.
gen ausdrucken, aber auch in das PDF
exportieren. Ob solche Markierungen
mit ausgegeben werden, steuern Sie
über das Pulldown-Menü Kennzeichen,
das ebenfalls im Panel Bedingter Text
zu finden ist. Tipp: Mit dem Preflight
können Sie Kennzeichen für Bedingten
Text, die gedruckt werden, aufspüren.
Bedingungen automatisch
zuweisen
Bei mehrseitigen Arbeiten ist es
mühsam, Bedingungen manuell
zuzuweisen. Schade, lassen sich
Bedingungen nicht mit Zeichen- und
Absatzformaten verbinden. Doch
vollständig von Hand müssen Sie
gleichwohl nicht daran. Im Suchen/
Ersetzen-Dialog gibt es in der Abteilung
Text und GREP die Möglichkeit,
Bedingungen zu suchen und zu
ersetzen. So können Sie nach einem
bestimmten Absatz- oder Zeichenformat
suchen und diesem über Ersetzen
die gewünschten Bedingungen zuweisen.
Unterschiedliche Bildvarianten
Die mit InDesign CS5 eingeführten
Objektstatus sind eigentlich für interaktive
Dokumente gedacht. Doch
lassen sie sich auch einsetzen, um
für Printdokumente unterschiedliche
Varianten von Objekten zu verwalten.
In unserem Beispiel hat es zwei Bike-
Bilder. Eines für das «Modell L» und
eines für das «Modell XL». Platzieren
Sie die beiden Bilder in InDesign und
positionieren Sie sie deckungsgleich
übereinander. Öffnen Sie das Objektstatus-Panel
über Fenster > Interaktiv.
Wählen Sie nun mit dem Auswahlpfeil
(schwarzer Pfeil) die beiden Bilder aus
und klicken Sie dann auf das Icon mit
der umgelegten Ecke unten im Objektstatus-Panel.
Im Panel erscheinen jetzt
die beiden Bilder als unterschiedliche
Status. Tragen Sie für dieses Multi-Status-Objekt
oben im Panel einen geeigneten
Objektnamen ein und benennen
Sie die beiden Status mit dem jeweils
korrekten Namen des Modells. Um nun
das gewünschte Bike-Modell einzublenden,
reicht ein Klick auf den Status
innerhalb des Objektstatus-Panels.
Dienlich wäre nun, wenn Objektstatus
mit Textbedingungen verknüpft
werden könnten. Leider ist dies in der
Oberfläche von InDesign nicht vorgesehen.
Natürlich liesse sich ein InDesign-Script
schreiben, das zwischen den
unterschiedlichen Varianten umschaltet.
Für umfangreiche Dokumente, die
mehrmals jährlich aktualisiert werden
sollen, würde sich die Programmierung
eines solchen Scripts rechtfertigen. Bei
Bedarf vermittle ich Ihnen gerne einen
Programmierer, der dies kann.
Ausgabe der Varianten zu PDF
Als Beispiel wollen wir das «Modell
XL in Schweizer Franken» in ein PDF
exportieren. Wählen Sie im Panel
Bedingter Text den Satz «Modell XL
CHF». Vergewissern Sie sich, dass die
Kennzeichen in eben diesem Panel auf
Einblenden und nicht auf Einblenden
und drucken stehen. Im Panel Objektstatus
klicken Sie auf das «Modell XL».
Über Datei > Exportieren geben Sie
eine PDF-Datei aus. Damit die Objektstatus-Bilder
auch wirklich exportiert
werden, müssen Sie in der Abteilung
Allgemein in den PDF-Exportoptionen
noch Hand anlegen. Stellen Sie bei
Einschliessen ein, dass Interaktive Elemente
als Erscheinungsbild berücksichtigt
werden.
Fazit
Sollen mehrere Varianten eines Layouts
in einer InDesign-Datei verwaltet
werden, müssen Sie von Fall zu Fall
entscheiden, welche Strategie Ihnen
am besten dient. Zur Auswahl stehen
neben den altbekannten Ebenen
seit CS4 Bedingter Text und seit CS5
Objektstatus. Wer umfangreiche Dokumente
so verwaltet, tut gut daran, sich
das Umschalten zwischen den Varianten
mithilfe eines InDesign-Scripts zu
vereinfachen.
n
swiss publishing week
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Programm und Anmeldung:
www.swiss-publishing-week.ch
Der Autor
Haeme Ulrich, ulrich-media.
ulrich-media ist bekannt für In-
Design- und Photoshop-Wissen.
www.ulrich-media.ch
ulrich@ulrich-media.ch
Kostenloser Tricks-Blog:
http://blogs.ulrich-media.ch