Word 2013 - Schritt für Schritt erklärt

34 Word 2013 – Schritt für Schritt erklärt
Ein Word-Dokument anlegen
Bevor Sie einen Text in Word erzeugen können, müssen Sie zunächst
einmal ein neues Dokument anlegen. Die Anwendung stellt
zu diesem Zweck verschiedene Optionen zur Verfügung. So lässt
sich ein neues Dokument z. B. direkt in Word, aber auch außerhalb
der Anwendung erzeugen.
1. Die vielleicht gängigste Methode ist diese: Starten Sie Word.
Auf dem Begrüßungsbildschirm klicken Sie auf die Schaltfläche
Leeres Dokument 1. Daraufhin wird Ihnen ein einzelnes leeres
Dokument zur Verfügung gestellt.
A
2. Es ist durchaus möglich, mit mehreren Word-Dokumenten zu
arbeiten. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten bereits längere Zeit an
einem vorhandenen Dokument und müssen nun eine andere Arbeit
kurz dazwischenschieben. In diesem Fall öffnen Sie einfach
ein weiteres Dokument. Klicken Sie auf Datei 2.
B
3. Lassen Sie einen Mausklick auf den Eintrag Neu 3 links in der
Backstage-Ansicht folgen. Das sorgt dafür, dass der bereits in
Schritt 1 erwähnte Dialog bereitgestellt wird. Auch hier muss
noch auf Leeres Dokument geklickt werden.
C
Eine vorhandene Word-Datei öffnen
Wenn Sie bereits eine Word-Datei erstellt und gespeichert
haben, lässt sich diese mit einem Doppelklick auf das Datei-
Symbol öffnen. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf das Symbol und wählen Öffnen mit Word aus dem
Menü.

Kapitel 2: Dokumente erstellen und bearbeiten 35
4. Die Erstellung eines Word-Dokuments kann sogar außerhalb
der Anwendung erfolgen, d. h., Word muss dazu
nicht geöffnet sein! Das geht so: Begeben Sie sich zunächst
in den Ordner, in dem das Word-Dokument erstellt
werden soll. (Das kann auch der Desktop sein.)
5. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine freie
Stelle. Zeigen Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Neu.
Das hat zur Folge, dass sich eine zweite Tafel öffnet. Fahren
Sie mit dem Mauszeiger darüber, und klicken Sie auf
Microsoft Word-Dokument 4.
6. Das neue Dokument wird im in Schritt 5 ausgewählten
Ordner angelegt 5, und Sie können gleich mit der Eingabe
des Dokumentnamens beginnen (siehe dazu auch den
Abschnitt »Ein Word-Dokument speichern« auf Seite 37).
Schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. Auf dem Desktop
sieht das ein bisschen anders aus 6.
D
Kontextmenü
Das Kontextmenü ist eine Zusammenstellung von Befehlen
und stellt in Abhängigkeit davon, wo es aktiviert
wurde, unterschiedliche Optionen bereit (eben passend
zum Kontext). Ein Kontextmenü wird stets durch einen
Klick mit der rechten Maustaste geöffnet.
E
F

36 Word 2013 – Schritt für Schritt erklärt
Zuletzt verwendete Dokumente öffnen
Nachdem Sie ein Word-Dokument gespeichert haben (siehe den
Abschnitt »Ein Word-Dokument speichern« auf Seite 37), müssen
Sie natürlich auch in der Lage sein, es jederzeit wieder aufzurufen.
A
1. In der geöffneten Word-Anwendung können Sie direkt auf
Ihre Dateien zugreifen, indem Sie auf die Registerkarte Datei 1
klicken. Das aktuelle Dokument wird ausgeblendet, und Sie
gelangen in die Backstage-Ansicht. Keine Sorge: Das Dokument
bleibt im Hintergrund aktiv (siehe den Kasten »Zurück zum
Dokument«).
2. In der linken Spalte klicken Sie auf den Befehl Öffnen 2. Im
zugehörigen Menü können Sie auf sämtliche Speicherorte und
-medien zugreifen 3.
3. In der Spalte ganz rechts werden standardmäßig die (25!) zuletzt
bearbeiteten Dokumente aufgelistet 4. Sollten Sie noch keine
25 Dokumente gespeichert haben, ist die Liste natürlich entsprechend
kürzer. Mit einem Mausklick wählen Sie nun das Dokument
aus, das geöffnet werden soll.
E
B
4
C
Zurück zum Dokument
Sicher ist Ihnen bereits der nach links weisende Pfeil in der oberen
linken Ecke des Backstage-Bereichs aufgefallen 5. Ein Klick
darauf bewirkt, dass das aktuelle Fenster verlassen wird und Sie
z. B. zum zuletzt bearbeiteten Dokument zurückkehren können.
Dateinamen eingeben
Da der Dateiname im gleichnamigen Feld bereits markiert
ist, können Sie gleich damit beginnen, den Dokumentnamen
über die Tastatur einzugeben. Zum Schluss drücken Sie die
(¢)-Taste oder klicken auf Speichern. Wenn Sie keinen Namen
angeben, bekommt das Dokument entweder einen Namen
wie Dok1, oder es werden die ersten Wörter des im Dokument
enthaltenen Textes als Name eingesetzt.

Kapitel 2: Dokumente erstellen und bearbeiten 37
Ein Word-Dokument speichern
Auch zum Speichern stellt Word eine Fülle von Möglichkeiten zur
Verfügung. Hier muss allerdings zunächst einmal zwischen Speichern
und Speichern unter unterschieden werden. Letzteres kommt
nämlich immer dann zum Zuge, wenn mehrere Versionen eines
Dokuments unabhängig voneinander archiviert werden sollen.
1. Um die beiden Speicheroptionen zu erreichen, klicken Sie oben
links auf Datei (siehe Schritt 1 auf Seite 36). In der linken Spalte
wählen Sie nun den für Sie relevanten Eintrag: Speichern unter
1 nehmen Sie immer dann, wenn ein neues Dokument gespeichert
werden muss. Zum Nachspeichern eines vorhandenen
Dokuments reicht Speichern 2. Wenn Sie auf Speichern klicken,
dem Dokument aber noch kein Speicherort zugewiesen wurde,
wird automatisch das Menü Speichern unter geöffnet.
2. Im Menü Speichern unter legen Sie nun in der mittleren Spalte
den Speicherort fest. Wenn Sie die Festplatte benutzen wollen, klicken
Sie hier also auf Computer 3 und dann auf Durchsuchen 4.
3. Im Dialog Speichern unter wählen Sie einen Ordner aus 5 und
vergeben einen Namen für das Dokument 6. Wenn Sie auf Speichern
7 klicken, wird es im ausgewählten Ordner abgelegt.
B
A
E
C
D
Dateiendungen anzeigen lassen
Standardmäßig werden die Dateiendungen nicht angezeigt.
Sie können das in den Systemeinstellungen ändern (zum
Aufrufen auf dem Startbildschirm »sys« eingeben und (¢)
drücken). Stellen Sie oben rechts die Anzeige Symbole ein, und
klicken Sie auf Ordneroptionen. Im zugehörigen Dialog wählen
Sie das Register Ansicht und deaktivieren in der Liste Erweiterte
Einstellungen das Häkchen vor Erweiterungen bei bekannten
Dateitypen ausblenden. Bestätigen Sie mit OK.
F
G

38 Word 2013 – Schritt für Schritt erklärt
Speicheroptionen
Auf Seite 37 haben Sie erfahren, wie sich ein Word-Dokument auf
herkömmliche Weise speichern lässt. Die dort beschriebene Methode
ist jedoch nur dann praktikabel, wenn Sie ein Dokument anlegen
bzw. wenn Sie es zum ersten Mal speichern wollen. Ansonsten wäre
es natürlich sehr unpraktisch, jedes Mal dieses Prozedere durchlaufen
zu müssen. Und deshalb gibt es ein paar Tricks:
◼◼
◼◼
Sie können den Dialog Speichern unter schneller öffnen, indem Sie
die Taste (F12) drücken.
Von Zeit zu Zeit werden Sie den Wunsch verspüren, das vorhandene
Word-Dokument nachzuspeichern. Das sollten Sie im Übrigen
sowieso immer dann tun, wenn Sie einen wichtigen Schritt innerhalb
Ihrer Arbeit abgeschlossen haben. Drücken Sie dazu einfach
die Tastenkombination (Strg) + (S), oder klicken Sie auf das kleine
Disketten-Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Auf
diese Art wird kein Speichern-Dialog zur Verfügung gestellt, sondern
alle Änderungen werden einfach in dem Dokument gespeichert,
das bereits besteht (es wird sozusagen überspeichert).
Über Datei Optionen Speichern können Sie unterschiedliche Speicheroptionen
festlegen, z. B. in welchem Format die Dateien standardmäßig
abgelegt werden sollen 1, ob Sie zur Sicherheit eine automatische
Speicherung wünschen (AutoWiederherstellen) 2 oder welcher
Standardspeicherort für Ihre Dateien und Vorlagen genutzt wird 3.
B
A
C

Kapitel 2: Dokumente erstellen und bearbeiten 39
Dateiformate und Kompatibilität
Standardmäßig speichert Word die Arbeit als klassisches Word-Dokument
mit der Dateiendung .docx 1. Sie sollten dieses Format am
besten immer verwenden, weil es das hauseigene Speicherformat
von Word ist, das darüber hinaus sämtliche Optionen unterstützt, die
in Word 2013 integriert sind. Lediglich ältere Versionen verwenden
noch das mittlerweile in die Jahre gekommene DOC-Format. Einzige
Ausnahme: Sie möchten das Dokument an jemanden weitergeben,
der zwar über Word verfügt, nicht jedoch über eine Version,
die bereits mit dem DOCX-Format umgehen kann (vor Word 2007).
Sie können mit der aktuellsten Version von Word zwar Dokumente
öffnen, die in Word-Vorgänger-Versionen angelegt wurden und die
Dateiendung .doc haben. Auch das Überarbeiten und Speichern ist in
diesem Format problemlos möglich. Ihre DOCX-Dokumente können
allerdings mit älteren Versionen entweder gar nicht geöffnet werden
oder sind nur mit Einschränkungen nutzbar (viele grafische Effekte
können dann z. B. nicht dargestellt werden). Wenn Sie sichergehen
wollen, dass Ihr Gegenüber etwas mit Ihrer Datei anfangen kann,
wählen Sie beim Speichern aus, ob Sie das Dokument als Word
97-2003-Dokument mit der Endung .doc speichern wollen 2.
A
B
Ein anderes Problem bei der Weitergabe von Word-Dokumenten
besteht darin, dass die Seiten beim Empfänger nicht immer so aussehen
wie auf Ihrem Rechner. Zum Beispiel können die verwendeten
Schriftarten nur dann richtig angezeigt werden, wenn sie auch auf
dem anderen Rechner installiert sind. Ansonsten wird eine Ersatzschriftart
benutzt, was die Erscheinung des Dokuments beeinträchtigen
kann. Hier schafft die Ausgabe als PDF Abhilfe. Dabei können Sie
nahezu sicher sein, dass der Empfänger alles genau so sieht, wie Sie
es vorbereitet haben. Außerdem sind PDFs in der Regel kleiner und
lassen sich prima per E-Mail verschicken. Einziger Nachteil: In älteren
Word-Versionen können PDFs nicht bearbeitet werden (siehe dazu
auch den Kasten »PDFs bearbeiten« auf Seite 301 in Kapitel 11).
Im Dialog »Speichern unter« werden viele verschiedene Formate
zur Verfügung gestellt.