Präsentation Inventarisierung leicht gemacht - hallobtf!

Inventarisierung leicht gemacht 

Inventarisierung 

leicht gemacht 

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© Diane Schmitz, Alexander Eskes KOMCOM Ost, 13./14. November 2007 1

Wer oder was ist 

Alfter ? 


Einwohner: ca. 23.000 

Fläche: 34,8 km² 

5 Ortschaften 

150 MA 

1.000 Grundschüler 

300 Hauptschüler 



In welchen Gebäuden ist eine Inventur 

durchzuführen? 

• Hauptschule mit Nebengebäuden 

• Grundschulen mit Nebengebäuden 

• Turn- und Mehrzweckhallen 

• Feuerwehrgerätehäuser 

• Kindergärten 

• Aussegnungshallen 

• Rathaus 

• Sonstige Gebäude (Übergangsheime, Jugendräume …) 


Wer oder was ist 

Weilerswist ? 


Einwohner: ca. 17.000 

Fläche: 57,2 km² 

14 Ortsteile 

160 MA 

460 Kindergartenplätze 

700 Grundschüler 

1.000 Gesamtschüler 



In welchen Gebäuden ist eine Inventur 

durchzuführen? 

• 1 Gesamtschule mit Nebengebäuden (z.B. Aula, Mensa) 

• 4 Grundschulen mit Nebengebäuden 

• 6 Turn- und Mehrzweckhallen 

• 6 Feuerwehrgerätehäuser 

• 7 Kindergärten 

• 1 Bücherei 

• 5 Aussegnungshallen 

• 1 Rathaus 

• Sonstige Gebäude (Bahnhofsempfangsgebäude, 

Übergangsheime, Jugendräume …) 



Ziele der Gemeinde bei der Inventur: 

• Minimaler Aufwand für die Ersterfassung aber auch bei 

den Folgeinventuren 

• Möglichst einheitliche Vorgehensweise bei der 

Erfassung und Bewertung 


Grundsatz: 


So viel wie nötig, 

so wenig wie möglich!!! 



Gesetzliche Grundlagen: 

§§ 91 GO und 28 GemHVO NRW 

„Die Gemeinde hat zum Schluss eines jeden 

Haushaltsjahres sämtliche Vermögensgegenstände, 

Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten in einer 

Inventur unter Beachtung der Grundsätze 

ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen und 

dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und 

Verbindlichkeiten anzugeben (Inventar).“ 



Welche Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur 

sind zu beachten? 

• Grundsatz der Vollständigkeit 

• Grundsatz der Richtigkeit 

• Grundsatz der Nachprüfbarkeit 

• Grundsatz der Einzelerfassung 

• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 



Grundsatz der Vollständigkeit 

„Der Grundsatz der Vollständigkeit besagt, dass im Inventar 

sämtliche im wirtschaftlichen Eigentum der Gemeinde 

befindlichen Vermögensgegenstände sowie die Schulden 

und die Rechnungsabgrenzungsposten aufgeführt werden 

müssen. Hierzu zählen auch vollständig abgeschriebene, 

aber noch genutzte Wirtschaftsgüter.“ 

(Kommentar der GPA NRW zu § 28 GemHVO) 



Grundsatz der Richtigkeit 

„Nach dem Grundsatz der Richtigkeit sind Art, Menge und 

Wert der Vermögensgegenstände sachlich zutreffend zu 

erfassen. Hierzu zählen die sachgerechte Identifizierung 

(Bestimmung der Art), die mengenmäßige Erfassung durch 

Zählen, Messen oder Wiegen und die zutreffende 

Bewertung entsprechend den Regelungen der GemHVO.“ 




Grundsatz der Nachprüfbarkeit 

„Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit verlangt, das 

Verfahren und die Ergebnisse der Inventur so zu 

dokumentieren, dass sie für sachverständige Dritte 

nachvollziehbar sind.“ 




Grundsatz der Einzelerfassung 

„Grundsätzlich müssen alle Vermögensgegenstände und 

Schulden einzeln erfasst und bewertet werden. 

Ausnahmen von diesem Grundsatz stellen die 

Gruppenbewertung und die Festbewertung nach § 34 

GemHVO dar.“ 




Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 

„Der Inventuraufwand soll in angemessener Relation zu 

dem Ergebnis stehen. Prüfungskriterium ist die 

Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und das im 

Vergleich zu einer genaueren Prüfung entstehende 

Abweichungsrisiko.“ 




Welche gesetzlichen Vereinfachungen sind 

möglich? 

1. Inventurvereinfachungsverfahren 

(§ 29 GemHVO NRW) 

• Buch- oder Beleginventur 

• mathematisch-statistische Methoden 

• Nichterfassung von Vermögensgegenständen < 60 € 

• Fiktion des Verbrauchs von Roh-, Hilfs- und 

Betriebsstoffen 



2. Geringwertige Vermögensgegenstände 

(§ 33 Abs. 4 GemHVO NRW) 

„Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, 

deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 

wertmäßig den Betrag von 410 € ohne Umsatzsteuer 

nicht überschreiten, die selbstständig genutzt werden 

können und einer Abnutzung unterliegen, sind als 

geringwertige Vermögensgegenstände zu erfassen 

und können im laufenden Haushaltsjahr vollständig 

abgeschrieben werden. Bei einem Wert unter 60 € 

ohne Umsatzsteuer können die Vermögensgegenstände 

unmittelbar als Aufwand verbucht werden.“ 



2. Geringwertige Vermögensgegenstände 

(Kommentar der GPA zu § 33 Abs. 4 GemHVO NRW) 

„Die aktivierungspflichtigen Vermögensgegenstände, 

also solche mit einem Wert von 60 € und mehr, sind 

zum Anschaffungszeitpunkt als GVG zu erfassen und 

damit zu aktivieren. Die Erfassung kann sowohl über 

entsprechende Verzeichnisse, z.B. ein 

Inventarverzeichnis für GVG oder im Rahmen der 

Anlagenbuchhaltung, als auch über die Buchhaltung 

durch Bebuchung eines speziellen Kontos „Geringwertige 

Vermögensgegenstände“ erfolgen.“ 



3. Vermögensgegenstände mit einem Zeitwert von 

< 410 € 

(§ 56 Abs. 1 GemHVO NRW) 

„Vermögensgegenstände, für die ein Zeitwert von 

weniger als 410 € ohne Umsatzsteuer ermittelt wird, 

müssen nicht angesetzt werden. Sie können mit ihrem 

Zeitwert, wenn sie noch länger als ein Jahr genutzt 

werden oder mit einem Erinnerungswert angesetzt 

werden.“ 

�� Gilt nur für die Eröffnungsbilanz 



Die §§ 33 Abs. 4 und 56 Abs. 1 GemHVO NRW 

entsprechen den Regelungen des § 6 EStG 

§ 6 Abs. 2 Sätze 4 und 5 EStG: 

„Satz 1 ist nur bei Wirtschaftsgütern anzuwenden, die unter 

Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder 

Einlage des Wirtschaftsgutes oder der Eröffnung des 

Betriebs und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten 

oder des nach Absatz 1 Nr. 5 oder 6 an deren Stelle 

tretenden Wert in einem besonderen, laufend zu führenden 

Verzeichnis aufgeführt sind. Das Verzeichnis braucht nicht 

geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der 

Buchführung ersichtlich sind.“ 



Länderspezifische Unterschiede: 

z.B. § 33 Abs. 4 GemHVO Doppik Sachsen 

„Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des 

Anlagevermögens, deren Anschaffungs- und 

Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag 

von 60 € ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann 

verzichtet werden.“ 



z.B. § 53 Abs. 1 und 2 GemHVO Doppik Sachsen 

(1) „…Bei beweglichen Vermögensgegenständen kann 

eine pauschale Abschreibung von 50 v.H. vorgenommen 

werden; der Restwert ist in diesem Fall innerhalb von fünf 

Jahren abzuschreiben. 

(2) Für Vermögensgegenstände, die vor dem Stichtag für 

die Aufstellung der Eröffnungsbilanz angeschafft oder 

hergestellt worden sind, darf von Absatz 1 abgewichen 

werden, wenn die tatsächlichen Anschaffungs- oder 

Herstellungskosten nicht oder nur mit 

unverhältnismäßigem Aufwand ermittelt werden können. In 

diesem Fall sind vorsichtig geschätzte Zeitwerte 

anzusetzen.“ 



Für Weilerswist wurde demnach folgendes 

festgelegt: 

• Bewegliche Vermögensgegenstände mit einem Wert 

zwischen 60 und 410 € netto werden als GVG auf dem 

Bestandskonto erfasst und im Jahr der Anschaffung 

vollständig abgeschrieben. 

• Bewegliche Vermögensgegenstände mit einem Wert 

über 410 € netto werden sowohl in „KAI“ als auch in der 

Anlagenbuchhaltung erfasst und über die Nutzungsdauer 

abgeschrieben. 



Was war vor diesem Hintergrund für die 

Erstinventur zu beachten? 

Um den Grundsätzen der Vollständigkeit, Richtigkeit, 

Nachprüfbarkeit und Einzelerfassung gerecht zu werden, 

mussten im Rahmen der Erstinventur alle beweglichen 

Vermögensgegenstände (mit Ausnahme von VG unter 60 € 

netto) in entsprechenden Inventurlisten eingetragen 

werden. Bei der Inventur wurden die Anschaffungs- oder 

Herstellungskosten bzw. der Zeitwert vermerkt. 



Beispiel einer Zählliste für die Erstinventur: 

Produktbereich: 

Produktgruppe: 

Objekt/Gebäude: 

Zähllistennummer: 

Zeilen- 

Nr. 

NKF-Inventarnummer 

021 (Schulträgeraufgaben) 

218 (Gesamtschulen) 

Gesamtschule Weilerswist 

Zählliste zur körperlichen Inventur 

1 Späteste Rückgabe der Zählliste an die Aufnahmeleitung: 

Inventar-bezeichnung Inventarbeschreibung 

Standort 

(Raum) 

30.05.2006 

AK/Stück 

in € 

1 00030 

Beamer 

Panasonic LCD Projektor 

PT-LC 76 E 

Seriennr.: SD 33187 

Gesamtschule 1 1.080,95 x 1.080,95 

2 keine Stühle Schülerstühle 13 20 100,00 2.000,00 

© Diane Schmitz, Alexander Eskes KOMCOM Ost, 13./14. November 2007 24 

Menge 

Bemerkungen 

(Fremdeigentum/ 

Leasing) 

Ansager Aufschreiber Aufnahmeleitung / FBL 

Zeitwert 

> 410 € 

Name/Datum Frau Ansager, 11.05.2006 Herr Aufschreiber, 11.05.2006 MitarbeiterIn der Kämmerei, 11.05.2006 

Unterschrift 

Gesamtwert 

in €


• In den Schulen wurden die Vermögensgegenstände 

raumbezogen eingetragen. 

• In den Feuerwehrgerätehäusern, Kindergärten, 

Leichenhallen und dem Rathaus jeweils nur 

objektbezogen. 



In „KAI“ werden die beweglichen Vermögensgegenstände 

erfasst, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. 

deren Zeitwert über 410 € netto liegt. Gleichzeitig wird 

hierfür ein Anlagegut in der Anlagenbuchhaltung angelegt. 

Die Gegenstände werden mit einem Barcode versehen. 

Die handgeschriebenen, bearbeiteten Inventurlisten 

werden anschließend eingescannt und digital archiviert. 

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre (§ 58 Abs. 1 

GemHVO NRW). 



Beispiel einer Erfassung eines VG > 410 € in KAI: 



Warum werden Gegenstände > 410 € sowohl in der 

Anlagenbuchhaltung als auch in KAI erfasst? (1) 

Aus Sicht der Finanzbuchhaltung: 

• Ein Ausdruck von Barcodes ist nur mit KAI möglich 

• Mit KAI sind Folgeinventuren einfacher; durch die 

Barcodes ist elektronische Bestandsaufnahme möglich 

• KAI liefert eine Liste, die das Ergebnis der aktuellen 

Inventur mit dem vorhandenen Inventar vergleicht 

(Inventurdifferenzen) 

• Zusammenfassung der vorhandenen Inventarlisten und 

Dateien durch eine einheitliche Software 



Warum werden Gegenstände > 410 € sowohl in der 

Anlagenbuchhaltung als auch in KAI erfasst? (2) 

Aus Sicht der Fachabteilungen – z.B.: 

• bei den einzelnen Inventargütern können weitere 

Informationen (z.B. das Ablaufdatum des 

Leasingvertrages von PC‘s oder TÜV-Termine bei 

Fahrzeugen) hinterlegt werden; hierdurch werden 

spezielle Abfragen ermöglicht 



Welche Probleme können auftreten? (1) 

• Gegenstände, die privates Eigentum sind oder geleast 

bzw. gemietet sind, müssen vor der Inventur 

entsprechend gekennzeichnet werden. 

• Es muss der Zugang zu allen Räumen gewährleistet 

sein (z.B. durch die Hausmeister). 

• In Schulen und Kindergärten kann nur während der 

Ferien eine Inventur durchgeführt werden, da die 

Gegenstände nur zu diesem Zeitpunkt am „richtigen“ Ort 

sind und der Betrieb nicht gestört wird. 



Welche Probleme können auftreten? (2) 

• Für die Aufnahme von Gegenständen in Fachräumen 

von Schulen (Chemie, Physik) ist eine fachkundige 

Person erforderlich, da manche Gegenstände ansonsten 

nicht identifiziert werden können. 



Welche Besonderheiten ergaben sich? (1) 

• Im Bereich der Feuerwehr wurden die Ausstattungen 

der Feuerwehrfahrzeuge nicht einzeln erfasst, 

sondern als ein gesamtes Anlagegut, da es sich i.d.R. 

um eine DIN-Ausstattung handelt und die 

Nutzungsdauer somit einheitlich festgelegt wird. 

• Die Bestände der Bücherei wurden mit einem 

Erinnerungswert von 1 € pro Medium erfasst, da die 

gesamten Bestände aus der Nebenbuchhaltung der 

Bücherei ersichtlich sind. 



Welche Besonderheiten ergaben sich? (2) 

• Der Wunsch der EDV-Abteilung war, auch die IT- 

Ausstattung in KAI zu erfassen, obwohl diese 

gemietet ist und damit eigentlich nicht erfasst werden 

müsste. 

Aus diesem Grunde wurde für die EDV-Abteilung ein 

eigener Belegkreis in KAI eingerichtet, in welchem 

die Mitarbeiter ihre eigenen, geforderten Daten 

erfassen. 



Welche Vorarbeiten/-überlegungen sind erfolgt? 

• Intensive Gespräche mit den zuständigen Fachabteilungen, 

welche Gegenstände im wirtschaftlichen 

Eigentum der Gemeinde stehen und welche 

Informationen hierzu vorliegen 

• „Durchforstung“ der Haushaltsstellen des Vermögenshaushaltes, 

um festzustellen, wie viele Vermögensgegenstände 

> 410 € netto/Jahr angeschafft werden 

• Erstellung einer Dokumentation durch die Kämmerei 

• Erstellung einer Projektarbeit durch Studenten der FHöV 



Wie erfolgt die Fortschreibung der beweglichen 

Vermögensgegenstände? 

• Das Anlagegut (> 410 €) wird unmittelbar nach 

Rechnungseingang (zentral bei der Kämmerei) in KAI 

erfasst und automatisiert an die Anlagenbuchhaltung 

übergeben. 

• Es erfolgt ein Barcodedruck. 

• Der Barcode wird mit einer Kopie der Rechnung an die 

Schule, den Kindergarten oder den entsprechenden 

Fachbereich gesandt. Diese ist für die Anbringung 

verantwortlich. 



Wie werden die Folgeinventuren durchgeführt? 

• Der in KAI vorhandene Datenbestand wird für die 

Inventur vorbereitet und auf einem Notebook 

gespeichert. 

• Der Mitarbeiter, der die Inventur durchführt, scannt die an 

den Vermögensgegenständen befindlichen Barcodes ein. 

• Inventurdifferenzen werden anschließend von der 

Anlagenbuchhaltung bearbeitet und mit dem 

Inventarverantwortlichen geklärt. 



Wir denken, dass wir hiermit den 

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit soweit wie 

es uns vertretbar erscheint „ausgenutzt“ 

und somit die Inventarisierung sowohl für 

die Erstinventur als auch für die 

Folgeinventuren leicht gemacht haben! 



Vielen Dank für Ihre 

Diane Schmitz 

Kämmerin 

Gemeinde Alfter 

Am Rathaus 7 • 53347 Alfter 

Telefon: 0228/6484-151 

eMail: diane.schmitz@alfter.de 

Internet: www.alfter.de 

Aufmerksamkeit! 

Alexander Eskes 

Fachbereichsleiter Finanzdienste 

Gemeinde Weilerswist 

Bonner Straße 29 • 53919 Weilerswist 

Telefon: 02254/9600-120 

eMail: aeskes@weilerswist.de 

Internet: www.weilerswist.de 

Weitere Informationen zur leichten Inventarisierung: 

btf / is – Breitenfelder GmbH 

Stand D 10, E 02

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